Pag. 1 di pag. 6 NORME UNI EN ISO 9001:2008 GESTIONE LE E DEI TRASFERIMENTI INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. RESPONSABILITA 4. PROCEDURA 4.1 Iscrizioni 4.2 Trasferimenti 4.3 Cambi di sezione 4.4 Ritiri Natura modifica Rev. 2 Adeguamento alla norma europea EN ISO 9001/2008 Modifica paragrafo 4.1 Preparazione Verifica Approvazione
Pag. 2 di pag. 6 1. SCOPO Scopo della procedura è definire le modalità e i criteri adottati dall Istituto per una corretta gestione delle iscrizioni, dei trasferimenti, dei ritiri e dei cambi di sezione degli alunni, al fine di assicurare il corretto iter burocratico e una chiara e puntuale informazione alle famiglie, tale da garantire l effettuazione di una scelta responsabile. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura è applicabile a tutte le attività relative a: Iscrizioni Trasferimenti Ritiri Cambi di sezione 3. RESPONSABILITA ATTIVITA Richiesta organici Definizione criteri formazione classi Formazione classi Verifica motivazioni ritiri, trasferimenti, cambi di sezione Approvazione cambio di sezione Richiesta elenchi agli Enti Locali Comunicazioni con le famiglie Affissione all albo delle liste degli iscritti Predisposizione della modulistica Comunicazioni ai docenti Archiviazione modulistica Compilazione registri Verifica competenze Raccolta moduli iscrizioni RESPONSABILITA Consiglio d Istituto Dirigente scolastico Docenti Docenti Docenti/
Pag. 3 di pag. 6 4. PROCEDURA 4.1 Iscrizioni Scuola dell Infanzia Nella Scuola dell Infanzia, entro il mese di dicembre dell anno scolastico precedente, il Dirigente Scolastico, attraverso l Ufficio di segreteria dell Istituto, richiede ai Comuni del territorio l elenco dei bambini nati tre anni prima. Successivamente, la, sulla base delle disposizioni impartite dal, espone sulla porta dell asilo nido e della scuola dell infanzia un avviso firmato dal Dirigente che illustra tempi e modalità per l iscrizione. I genitori, entro i tempi stabiliti dalla Circolare Ministeriale sulla iscrizioni, si presentano in per espletare le pratiche d iscrizione o nelle sedi delle scuole dell infanzia, per consegnare i documenti all insegnante responsabile. I genitori, per l iscrizione, compilano i seguenti moduli: richiesta d iscrizione (P.7.5.07 modulo 1) autocertificazione (P.7.5.07 modulo 5) scelta di avvalersi o non avvalersi dell insegnamento della religione cattolica (P.7.5.07 modulo 6) scelta delle attività alternative (P.7.5.07 modulo 7) dichiarazione sostitutiva per l inserimento nella lista d attesa (P.7.5.07 modulo 14) Qualora le richieste d iscrizione siano superiori alla disponibilità della scuola, il Dirigente Scolastico propone una lista d attesa in base ai criteri deliberati dal Consiglio d Istituto Le domande d iscrizione agli anni successivi avvengono con le stesse modalità seguite per quelle del primo anno. Scuola Primaria Nella Scuola Primaria, entro il mese di dicembre dell anno scolastico precedente, l Ufficio di chiede ai comuni del bacino d utenza l elenco dei bambini che dovranno frequentare la prima elementare l anno successivo. La informa le famiglie, su tempi e modalità per l iscrizione, attraverso una comunicazione esposta sulla porta delle varie sedi delle Scuola dell Infanzia e Primaria. I genitori, entro i tempi stabiliti dalla Circolare Ministeriale, si presentano in per espletare le pratiche d iscrizione o nelle sedi delle Scuole Primarie dove consegnano i documenti all insegnante responsabile.
Pag. 4 di pag. 6 I genitori per l iscrizione, compilano i seguenti moduli: richiesta d iscrizione (P.7.5.07 modulo 2) autocertificazione (P.7.5.07 modulo 5) scelta di avvalersi o non avvalersi dell insegnamento della religione cattolica (P.7.5.07 modulo 6) scelta della attività alternative (P.7.5.07 modulo 7) La segreteria, prima dell inizio dell anno scolastico, espone all albo le classi prime formate, per darne comunicazione alle famiglie. Entro il mese di ottobre, la compila, per ogni alunno, il fascicolo personale che lo seguirà per tutto il percorso scolastico e che viene aggiornato prima di ogni trasferimento ad altra scuola. Scuola Secondaria di I grado Nella Scuola secondaria di I grado, nel mese di dicembre, l Ufficio di, sulla base delle indicazioni del, chiede ai Comuni del bacino di utenza, l elenco dei ragazzi che dovranno frequentare la prima classe della scuola secondaria. Successivamente il Dirigente Scolastico, attraverso una lettera consegnata agli alunni delle classi quinte, invita i genitori ad un assemblea illustrativa delle forme di organizzazione della scuola secondaria di I grado. Entro il termine fissato dalla circolare ministeriale, i genitori, attraverso i figli, restituiscono agli insegnanti delle classi quinte i moduli d iscrizione, distribuiti loro dagli stessi insegnanti. Consegnano i seguenti moduli: richiesta d iscrizione (P.7.5.07 modulo 3) autocertificazione (P.7.5.07 modulo 5) scelta di avvalersi o non avvalersi dell insegnamento della religione cattolica (P.7.5.07 modulo 6) scelta delle attività alternative (P.7.5.07 modulo 8) Scuola Secondaria di II grado Per l iscrizione alla classe prima della scuola secondaria di II grado, entro i termini stabiliti dalla Circolare Ministeriale sulle iscrizioni, gli alunni e le famiglie compilano i moduli (su modello regionale) che vengono recapitati alla segreteria. Il personale di segreteria provvede all inoltro delle iscrizioni: on line alla Regione e cartaceo alle scuole. Dopo l avvenuta conferma dall iscrizione da parte della scuola secondaria di II grado, viene inviato alla stessa il fascicolo personale dell alunno che ha superato l esame di stato. All atto dell iscrizione ai diversi ordini di scuola, i genitori ricevono l informativa ex art. 13 D.lgs 196/2003 per il trattamento dei dati personali di cui restituiscono copia firmata per ricevuta (P.7.5.07 modulo 13).
Pag. 5 di pag. 6 Ricevuta dalla Direzione Regionale la comunicazione dell organico assegnato, il Dirigente Scolastico forma le classi e le sezioni e verifica le difformità tra richieste e assegnazioni. In caso di difformità, si attiva per adattare l offerta formativa dell Istituto alla nuova situazione che si è venuta a creare. Le classi formate vengono esposte all albo dal personale della segreteria addetto, perché le famiglie possano conoscere a quale classe il figlio è stato assegnato. L iscrizione alle classi successive alla prima è automatica, sulla base degli scrutini finali, salvo trasferimenti. L alunno non ammesso alla classe successiva viene iscritto nuovamente alla stessa classe. 4.2 Trasferimenti In qualunque momento dell anno scolastico, i genitori possono richiedere il trasferimento del figlio dall Istituto. A tal proposito, compilano un modulo per acquisire il nulla osta (P.7.5.07 modulo 9) e su di esso indicano anche la scuola in cui intendono iscriverlo. Il, se ne ravvisa la necessità, prima di concedere il nulla osta, può convocare i genitori per verificare le motivazioni del trasferimento e proporre, in alternativa, un cambio di sezione. Verificata l ottemperanza a tutte le norme, il concede il nulla osta (P.7.5.07 modulo 10). L Ufficio di trasmette il fascicolo personale su richiesta della scuola di nuova iscrizione e, in caso di mancata richiesta dello stesso, inizia accertamenti attraverso l Ente Locale. La documentazione relativa ai trasferimenti viene archiviata come atto perpetuo. In qualunque momento dell anno, il genitore può chiedere l iscrizione dell alunno ad una delle scuole dell Istituto, previa presentazione del nulla osta della scuola di provenienza. Al momento dell inserimento nella nuova scuola, i genitori compilano il modulo d iscrizione (P.7.5.07 modulo 4) e, in base alla richiesta in esso contenuta, l alunno viene assegnato ad una specifica sezione/classe. L Ufficio di provvede a richiedere il fascicolo personale e/o la documentazione dell alunno alla scuola di provenienza. I genitori, il e/o i docenti possono richiedere un colloquio, qualora insorgessero particolari problemi dopo l inserimento dell alunno nella classe. Nel primo periodo d inserimento, i docenti accolgono l alunno nella classe, ne verificano le competenze e organizzano, se necessario, l attività di recupero.
Pag. 6 di pag. 6 Ogni trasferimento in entrata e in uscita viene documentato dall insegnante sul Registro di classe e sul Giornale dell insegnante/professore, come descritto nella procedura P.7.5.05 Preparazione e gestione dei Registri. 4.3 Cambi di sezione Solo all inizio dell anno scolastico, un genitore può chiedere il trasferimento da una sezione all altra dell Istituto. La richiesta, stesa su apposito modulo (P.7.5.07 modulo 11), deve essere motivata e può essere accolta, dopo un colloquio con il, solo se compatibile con gli studi effettuati e se il nuovo inserimento non intacca l assetto complessivo delle classi. 4.4 Ritiri Entro i termini fissati annualmente dal Ministero, il genitore può chiedere il ritiro del proprio figlio dall Istituto, previo colloquio obbligatorio con il. Al ritiro non segue alcun passaggio ad altra scuola, ma i genitori dichiarano su un apposito modulo (P.7.5.07 modulo 12) di far assolvere, comunque, l obbligo scolastico all alunno. MODULI Modulo d iscrizione alla scuola dell Infanzia (P.7.5.07 modulo 1) Modulo d iscrizione alla scuola Primaria (P.7.5.07 modulo 2) Modulo d iscrizione alla scuola Secondaria di I^ grado (P.7.5.07 modulo 3) Modulo d iscrizione alle scuole dell Istituto per alunni provenienti da altre scuole (P.7.5.07 modulo 4) Autocertificazione (P.7.5.07 modulo5) Scelta di avvalersi/non avvalersi dell insegnamento della religione cattolica (P.7.5.07 modulo 6) Scelta delle attività alternative (scuola dell Infanzia e Primaria) (P.7.5.07 modulo 7) Scelta delle attività alternative (scuola Secondaria di I^ grado) (P.7.5.07 modulo 8) Richiesta di nullaosta (P.7.5.07 modulo 9) Rilascio nullaosta (P.7.5.07 modulo 10) Richiesta di cambio di sezione (P.7.5.07 modulo 11) Richiesta di ritiro dall Istituto (P.7.5.07 modulo 12) Trattamento dati personali (P.7.5.07 modulo 13) Dichiarazione sostitutiva per l inserimento nella lista d attesa nella scuola dell infanzia (P.7.5.07 modulo 14)