Gli impianti di videosorveglianza, il Garante e le 10 regole per i farmacisti Dott.ssa Priscilla Dusi Consulente Aziendale
Gli impianti di videosorveglianza La crescente diffusione di questi impianti e il fatto che sono sempre più numerosi gli incaricati, anche in un normale ambiente ad uso ufficio, che hanno occasione di utilizzare questi impianti, rendono necessario illustrare le modalità con cui questi impianti possono essere utilizzati nel rispetto della vigente normativa sulla privacy.
Gli impianti di videosorveglianza L acquisizione dell immagine di un soggetto, che ad esempio entra in una farmacia, rappresenta un acquisizione di dati personali. Pertanto al successivo trattamento di questa immagine si applicano tutti i dettati del Codice. Ad esempio, deve essere offerta un appropriata informativa al soggetto ripreso, che diventa quindi a tutti gli effetti un interessato, comunicandogli le ragioni per cui la ripresa viene effettuata e indicando gli estremi del titolare, cui egli può eventualmente rivolgersi per esercitare i suoi diritti.
Gli impianti di videosorveglianza L informativa deve essere posta in maniera tale che l interessato sia informato, prima ancora di entrare nell area ripresa, dell esistenza dell impianto, almeno nei limiti in cui ciò è fisicamente possibile. Per contro, non viene richiesto consenso, perché il soggetto è libero di allontanarsi.
Gli impianti di videosorveglianza Il titolare del trattamento, ad esempio il gestore della farmacia, deve elaborare un regolamento interno, che stabilisca quali sono gli incaricati che possono accedere alla visualizzazione delle immagini e, elemento ancora più delicato, all eventuale osservazione delle videoregistrazioni.
Gli impianti di videosorveglianza A questo proposito si fa presente che non vi è una sostanziale differenza fra impianti dotati di videoregistrazione o meno, se non per l introduzione di specifiche prescrizioni, circa la durata di archiviazione della registrazione.
Gli impianti di videosorveglianza Le immagini registrate possono essere conservate per periodo limitato e fino ad un massimo di 24 ore, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a indagini di polizia e giudiziarie. Per attività particolarmente rischiose (es. banche) è ammesso un tempo più ampio, che non può superare comunque la settimana. Eventuali esigenze di allungamento della conservazione devono essere sottoposte a verifica preliminare del Garante.
Gli impianti di videosorveglianza Se, ad esempio, l impianto fa capo all ingresso, nel quale si trovano dei monitor, occorre orientarli in modo tale da consentire l osservazione solo all addetto alla zona, e non anche a terzi estranei, eventualmente di passaggio o in sosta davanti all entrata dell esercizio.
Gli impianti di videosorveglianza Occorre inoltre ricordare che l installazione di questi impianti può andare in conflitto con le prescrizioni della legge, che ormai tutti chiamato statuto dei lavoratori. In caso di contenzioso con le rappresentanze sindacali occorre seguire un apposita procedura, che determina le modalità con cui è possibile tutelare la privacy dei lavoratori, pur utilizzando l impianto per le doverose finalità di sicurezza delle persone e dei beni, che si trovano nell insediamento in questione.
Le prime norme sulla videosorveglianza Direttiva comunitaria n.95/46/ce del 1995 e la convenzione n.108/1981 del Consiglio d Europa: applicano in modo vincolante la disciplina del trattamento dei dati personali anche ai suoni e alle immagini (quali sono quelli registrati nei controlli video) nel caso consentano l identificazione di un soggetto anche in via indiretta (ad esempio mediante collegamento con altre informazioni).
Le prime norme sulla videosorveglianza Legge 31 dicembre 1996, n.675 (che ha attuato la convenzione n.108 e ha recepito la direttiva europea): considera come dato personale qualunque informazione che consenta l identificazione dei soggetti interessati sebbene derivante da suoni o da immagini anziché da dati alfanumerici.
Le prime norme sulla videosorveglianza Relazione 1998: il Garante rileva che l Italia manca di una normativa che disciplini specificamente la videosorveglianza, diversamente da quanto accade negli altri paesi europei come Francia, Danimarca, Islanda e Norvegia. Il Garante ha quindi sollecitato il rispetto di alcune specifiche prescrizioni della L. 31 dicembre 1996, n.675. In risposta, ad esempio, ai quesiti di alcuni Comuni in ordine alla legittimità di taluni progetti relativi all installazione di telecamere in luoghi pubblici.
Principi generali per la videosorveglianza: 1. liceità 2. necessità 3. proporzionalità 4. finalità Il Codice sulla Privacy ha lasciato in vigore lo Statuto dei lavoratori resta il divieto assoluto di controllo a distanza dei lavoratori
1. Principio di liceità La videosorveglianza deve avvenire nel rispetto, oltre che della disciplina in materia di protezione dei dati, di quanto prescritto da altre disposizioni di legge da osservare in caso di installazione di apparecchi audiovisivi.
1. Principio di liceità Vanno richiamate al riguardo le vigenti norme dell ordinamento civile e penale in materia di interferenze illecite nella vita privata, di tutela della dignità, dell immagine, del domicilio e degli altri luoghi cui è riconosciuta analoga tutela (toilette, stanza d albergo, cabine, spogliatoi, ecc.). Vanno tenute presenti, inoltre, le norme riguardanti la tutela dei lavoratori, con particolare riferimento alla legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori)
2. Principio di necessità L installazione di un sistema di videosorveglianza comporta l introduzione di un vincolo per il cittadino, costituisce infatti una limitazione e un condizionamento. Quindi: quando si installa un sistema di videosorveglianza, va escluso ogni uso superfluo e vanno evitati eccessi e ridondanze.
2. Principio di necessità Ciascun sistema informativo e il relativo programma informatico vanno conformati da subito in modo da non utilizzare dati relativi a persone identificabili quando le finalità del trattamento possono essere realizzate impiegando solo dati anonimi (esempio per monitorare il traffico un programma configurato in modo da consentire solo riprese generali che escludano la possibilità di ingrandire le immagini). Il software va configurato anche in modo da cancellare periodicamente e automaticamente i dati eventualmente registrati.
3. Principio di proporzionalità Un impianto di videosorveglianza va installato solo dopo aver preso in esame altri sistemi ed aver constatato che altre misure risultano insufficienti o inattuabili. Occorre infatti tenere conto dell impatto che la videosorveglianza può avere sui diritti degli altri cittadini o di chi ha diversi legittimi interessi.
3. Principio di proporzionalità Non risulta di regola giustificata un attività di sorveglianza rivolta non al controllo di eventi, situazioni e avvenimenti, ma a fini promozionali-turistici o pubblicitari, attraverso web cam che rendano identificabili i soggetti ripresi.
3. Principio di proporzionalità Anche l installazione di telecamere finte, sebbene non comporti alcun trattamento di dati personali, può determinare forme di condizionamento nei movimenti e nei comportamenti delle persone in luoghi pubblici e privati e pertanto può essere legittimamente oggetto di contestazione.
4. Principio di finalità Gli scopi perseguiti devono essere determinati, espliciti e legittimi. Ciò comporta che il titolare possa perseguire solo finalità di sua pertinenza. Possono essere perseguite solo finalità determinate e rese trasparenti, ossia direttamente conoscibili attraverso adeguate comunicazioni e/o cartelli di avvertimento al pubblico. Le finalità inoltre devono essere correttamente riportate nell informativa.
GLI ADEMPIMENTI DEL PROVVEDIMENTO IN MATERIA DI VIDEOSORVEGLIANZA DEL 8/04/2010
Adempimenti: informativa Gli interessati devono essere sempre informati che stanno per accedere in una zona videosorvegliata; ciò anche nei casi di eventi e in occasione di spettacoli pubblici (es. concerti, manifestazioni sportive). A tal fine, il Garante ritiene che si possa utilizzare lo stesso modello semplificato di informativa "minima", indicante il titolare del trattamento e la finalità perseguita, già individuato ai sensi dell'art. 13, comma 3, del Codice nel provvedimento del 2004.
Adempimenti: informativa Il modello è ovviamente adattabile a varie circostanze. In presenza di più telecamere, in relazione alla vastità dell'area oggetto di rilevamento e alle modalità delle riprese, potranno essere installati più cartelli.
Adempimenti: informativa Il supporto con l'informativa: deve essere collocato prima del raggio di azione della telecamera, anche nelle sue immediate vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti; deve avere un formato ed un posizionamento tale da essere chiaramente visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale, anche quando il sistema di videosorveglianza sia eventualmente attivo in orario notturno; può inglobare un simbolo o una stilizzazione di esplicita e immediata comprensione, eventualmente diversificati al fine di informare se le immagini sono solo visionate o anche registrate.
Adempimenti: misure di sicurezza
Adempimenti: misure di sicurezza I dati raccolti mediante sistemi di videosorveglianza devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza, riducendo al minimo i rischi di distruzione, di perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, anche in relazione alla trasmissione delle immagini (art. 31 e ss. del Codice).
Adempimenti: misure di sicurezza Devono quindi essere adottate specifiche misure tecniche ed organizzative che consentano al titolare di verificare l'attività espletata da parte di chi accede alle immagini o controlla i sistemi di ripresa (se soggetto distinto dal titolare medesimo, nel caso in cui questo sia persona fisica).
Adempimenti: responsabili e incaricati Il titolare o il responsabile devono designare per iscritto tutte le persone fisiche, incaricate del trattamento, autorizzate sia ad accedere ai locali dove sono situate le postazioni di controllo, sia ad utilizzare gli impianti e, nei casi in cui sia indispensabile per gli scopi perseguiti, a visionare le immagini (art. 30 del Codice). Deve trattarsi di un numero delimitato di soggetti, specie quando il titolare si avvale di collaboratori esterni.
Adempimenti: responsabili e incaricati Occorre altresì individuare diversi livelli di accesso in corrispondenza delle specifiche mansioni attribuite ad ogni singolo operatore, distinguendo coloro che sono unicamente abilitati a visionare le immagini dai soggetti che possono effettuare, a determinate condizioni, ulteriori operazioni (es. registrare, copiare, cancellare, spostare l'angolo visuale, modificare lo zoom, ecc.).
Adempimenti: durata dell eventuale conservazione La conservazione deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell'autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.
Adempimenti: durata dell eventuale conservazione Solo in alcuni casi, per peculiari esigenze tecniche (mezzi di trasporto) o per la particolare rischiosità dell'attività svolta dal titolare del trattamento (ad esempio, per alcuni luoghi come le banche può risultare giustificata l'esigenza di identificare gli autori di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina), può ritenersi ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati che, sulla scorta anche del tempo massimo legislativamente posto per altri trattamenti, si ritiene non debba comunque superare la settimana.
Adempimenti: rapporti di lavoro Nelle attività di sorveglianza occorre rispettare il divieto di controllo a distanza dell'attività lavorativa, pertanto è vietata l'installazione di apparecchiature specificatamente preordinate alla predetta finalità: non devono quindi essere effettuate riprese al fine di verificare l'osservanza dei doveri di diligenza stabiliti per il rispetto dell'orario di lavoro e la correttezza nell'esecuzione della prestazione lavorativa (ad es. orientando la telecamera sul badge).
AUTORIZZAZIONE VIDEOSORVEGLIANZA
Autorizzazione videosorveglianza I gestori di attività commerciali che voglio installare un impianto di videosorveglianza devono presentare l istanza di autorizzazione di videosorveglianza. Si tratta di un autorizzazione all installazione di impianti di videosorveglianza che deve essere richiesta dagli esercenti non che datori di lavoro gestori di attività commerciali o di aziende. A stabilirlo è una legge del 1970, la n 300 (lo Statuto dei Lavoratori), il cui art. 4 stabilisce la necessità di compilazione e presentazione della domanda presso le Direzioni Provinciali del Lavoro.
Autorizzazione videosorveglianza Tale autorizzazione Videosorveglianza, naturalmente, deve essere avanzata per impianti la cui installazione si rende indispensabile, le cui registrazioni interessano gli orari di lavoro e che toccano l attività e la vita in azienda dei dipendenti. Viene, altresì, specificato e dichiarato nella stessa autorizzazione Videosorveglianza una serie di importanti punti a favore dei dipendenti.
Autorizzazione videosorveglianza Infatti, chi compila e avanza la domanda di autorizzazione, deve dichiarare che: 1. le telecamere non riprenderanno luoghi riservati al personale 2. l accesso alle immagini deve essere gestito per mezzo dell uso di chiavi o l applicazione di password e in forma congiunta, sia dal datore di lavoro che da un rappresentante dei lavoratori 3. le immagini non saranno diffuse all esterno 4. le registrazioni non saranno conservate per più di 24 ore 5. prima dell installazione tutti i dipendenti devono essere informati
CARTELLI DI VIDEOSORVEGLIANZA
Cartelli videosorveglianza - I cittadini che transitano in aree sorvegliate devono essere informati con cartelli, visibili al buio se il sistema di videosorveglianza è attivo in orario notturno. - I sistemi di videosorveglianza installati da soggetti pubblici e privati (esercizi commerciali, banche, aziende etc.) collegati alle forze di polizia richiedono uno specifico cartello informativo, sulla base del modello elaborato dal Garante. - Le telecamere installate a fini di tutela dell ordine e della sicurezza pubblica non devono essere segnalate, ma il Garante auspica l utilizzo di cartelli che informino i cittadini.
Autorizzazione videosorveglianza
Autorizzazione videosorveglianza - rilevazione
RIPRESE NON IDONEE
Riprese non idonee
Riprese non idonee
Riprese non idonee
RIPRESE IDONEE
Riprese idonee
DECALOGO PER L INSTALLAZIONE DI IMPIANTI DI VIDEOSORVEGLIANZA
I regola: liceità La raccolta e l uso delle immagini sono consentiti solo se fondati su presupposti di liceità: cioè per i soggetti pubblici, quando siano necessari allo svolgimento di funzioni istituzionali e, per i privati, quando siano necessari per adempiere ad obblighi di legge o effettuate per tutelare un legittimo interesse.
II regola: proporzione Prima di installare un impianto di videosorveglianza occorre valutare se la sua utilizzazione sia realmente proporzionata agli scopi perseguiti o se non sia invece superflua. Gli impianti cioè devono essere attivati solo quando altre misure siano realmente insufficienti o inattuabili.
III regola: informativa I cittadini che transitano nelle aree sorvegliate devono essere informati della rilevazione dei dati. L informativa (nel modello semplificato è un cartello con un simbolo che indica l area videosorvegliata) deve essere chiaramente visibile ed indicare chi effettua la rilevazione delle immagini e per quali scopi.
IV regola: 24 ore In caso di registrazione, il periodo di conservazione delle immagini deve essere limitato: a poche ore o al massimo 24 ore, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a indagini. Per attività particolarmente rischiose (es. banche) è un tempo più ampio, che non può superare comunque la settimana.
V regola: pertinenza Chi installa telecamere deve perseguire finalità determinate e di propria pertinenza.
VI regola: intreccio Quando si intende installare sistemi di videosorveglianza che prevedono un intreccio delle immagini con altri particolari (es. dati biometrici, voce) o in caso di digitalizzazione delle immagini o di sorveglianza che valuti percorsi o lineamenti (es: riconoscimento facciale) è obbligatorio sottoporre tali sistemi alla verifica preliminare del Garante
VII regola: logistica e dinamicità Va valutata, da parte di chi istalla telecamere una serie di aspetti: se sia realmente necessario raccogliere immagini dettagliate, la dislocazione e la tipologia delle apparecchiature (fisse o mobili)
VIII regola: limitazione delle banche dati Va limitata rigorosamente la creazione di banche dati quando è sufficiente installare un sistema a circuito chiuso di sola visione delle immagini senza la loro registrazione (controllo del flusso ad uno sportello)
IX regola: no alla rilevazione a fini promozionali Non risulta comunque giustificata un attività di rilevazione a fini promozionali, turistici o pubblicitari, attraverso web cam che rendano identificabili i soggetti ripresi
X regola: richiesta di autorizzazione Per l installazione di un sistema di videosorveglianza è obbligatorio richiedere l autorizzazione alla Direzione Provinciale del lavoro.
IL SITO DEL GARANTE
Il garante A sorvegliare il regolare funzionamento del trattamento dei dati personali viene posto dal Codice un organo collegiale, chiamato Garante per la protezione dei dati personali. Il Garante è organo collegiale, formato da quattro componenti, nominati a due a due, dai due rami del Parlamento.
Il garante La sede dell Ufficio del Garante è in Piazza di Monte Citorio, 121 00186 Roma Questo organo ha diverse funzioni. La sua funzione primaria è quella di costituire un registro, sul quale devono essere riportati gli estremi di tutti i titolari, che trattano dati personali critici ed elencati nel Codice. Il documento, con cui ogni titolare si annuncia al Garante, si chiama notificazione. Di pari e forse maggiore importanza è il compito, che il Codice affida al Garante, di diventare motore primo di informazione ed educazione dei cittadini sui diritti e doveri previsti da questo nuovo Codice.
Il garante A tal fine il Garante ha attivato un sito Internet www.garanteprivacy.it, nel quale vengono regolarmente riportate comunicazioni afferenti alla sua attività ed una completa rassegna legislativa. Altra funzione non trascurabile è la sorveglianza sull attività di tutti coloro che trattano dati personali, con ampi poteri di controllo ed ispezione e, se è il caso, di emissione di sanzioni amministrative, anche pesanti.
Il garante Particolare enfasi è stata posta dal Codice nel sottolineare che è diritto di ogni cittadino, che ritenga violata la sua privacy, di ricorrere al Garante in modo rapido ed informale; il Garante deve pronunciarsi su qualsiasi ricorso di un cittadino entro 20 giorni dalla sua ricezione, a riprova della snellezza ed incisività di questo nuovo organo di tutela.
Il sito internet del garante Vediamo alcune delle pagine di principale interesse del sito internet del Garante: - HOME PAGE - IL GARANTE - I PROVVEDIMENTI - NORMATIVA - FAC-SIMILE ED ADEMPIMENTI - LA NOTIFICAZIONE ED IL REGISTRO - CONTATTI
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IL GARANTE
Il garante
I PROVVEDIMENTI
I provvedimenti
I provvedimenti La suddivisione dei provvedimenti per materia è molto utile poiché, scegliendo l argomento di nostro interesse, vengono elencati tutti i provvedimenti che sono stati emanati fino ad oggi
I provvedimenti
I provvedimenti
I provvedimenti
I provvedimenti I provvedimenti si possono ricercare o per ordine cronologico se si conosce il periodo di uscita del provvedimento stesso.
LA NORMATIVA
La normativa
La normativa Troviamo sia la normativa italiana sia quella comunitaria ed internazionale Nella pagina della normativa italiana troviamo: - Il codice in materia di protezione dei dati e gli allegati - La legge n. 675/1996 (Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali) - Leggi e Decreti Legislativi - Autorizzazioni del Garante - Codici Deontologici
La normativa
La normativa Nella pagina della normativa comunitaria ed internazionale troviamo: - Unione Europea (la normativa di riferimento, le autorità comuni di controllo, il consiglio UE ecc.) - il Consiglio d Europa - O.C.S.E. (Organizzazione per la Cooperazione e lo Sviluppo Economici) - WPPJ (Working Party on Police and Justice)
La normativa
FAC-SIMILE ED ADEMPIMENTI
Fac-simile ed adempimenti Nella pagina dei fac-simile ed adempimenti troviamo: - Esercizio dei diritti (modello per rivolgersi al titolare o al responsabile del trattamento) - Documento Programmatico sulla Sicurezza (informazioni e guida operativa per la redazione del DPS) - Modello per la segnalazione al Garante della ricezione di telefonate pubblicitarie nonostante l'iscrizione nel Registro delle opposizioni - Rilevazione di impronta digitale e immagine presso le banche
Fac-simile ed adempimenti
LA NOTIFICAZIONE ED IL REGISTRO
La notificazione ed il registro Aprendo la pagina della notificazione ed il registro ci si presenta una schermata con elencato tutto ciò che ci serve sapere per procedere con la notificazione al Garante: - Cos'è la notificazione - Istruzioni - Gli intermediari convenzionati - Link utili - Consultazione del registro - Notificazione: esoneri, chiarimenti e precisazioni
La notificazione ed il registro
Contatti Sul sito abbiamo a disposizione una pagina con indicati tutti i modi per contattare il Garante: Indirizzi email e numeri di telefono suddivisi in base all informazione di cui abbiamo bisogno, l orario di apertura al pubblico degli uffici e l indirizzo dell unica sede del Garante situata in Piazza di Monte Citorio, 121-00186 ROMA
Contatti
COLPE, ILLECITI E TUTELA
Sebbene in caso d infrazione del Codice il titolare e il responsabile siano i soggetti maggiormente coinvolti, possono essere chiamati in causa anche gli incaricati, se viene dimostrata una loro palese inadempienza a precise istruzioni che sono state impartite, nel rapporto funzionale e operativo che lega titolari, responsabili e incaricati.
Il Codice in materia di protezione dei dati illustra gli strumenti a disposizione dell interessato che ritiene i suoi diritti in materia di dati personali violati. L interessato ha a disposizione due percorsi privilegiati per vedere riconosciuti i propri diritti: può adire la Magistratura, seguendo i procedimenti consueti tutela giurisdizionale;
può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali (che mette a disposizione uno strumento snello ed efficiente di valutazione delle sue ragioni, con costi decisamente inferiori, rispetto a quelli che l interessato dovrebbe sostenere nel caso decidesse di adire la tutela giurisdizionale tutela amministrativa.
L interessato non può rivolgersi alla Magistratura e contemporaneamente al Garante, ma gli è consentito di rivolgersi dapprima al Garante e, ove non ritenga che le sue ragioni siano state pienamente comprese, egli può rivolgersi successivamente alla Magistratura. Uno degli articoli più frequentemente disatteso è quello relativo all esercizio del diritto di accesso. (Il diritto di accesso è un diritto primario dell interessato ed offre la prova
provata del fatto che l interessato è per così dire signore e padrone dei propri dati.) Il Codice prevede che ogni interessato: possa rivolgersi a un titolare o al suo responsabile per chiedere di conoscere tutti i dati personali, a lui afferenti, in possesso del titolare, modalità di trattamento e simili; possa imporre limiti specifici di trattamento, fino a giungere al punto di imporre al titolare di cancellare i suoi dati personali.
Il Codice pone alcune limitazioni a questi poteri, ma in linea di massima essi sono sempre validi e il titolare altro non può fare che adeguarsi alle specifiche istruzioni date dall interessato. VEDIAMO ORA LE AZIONI POSSIBILI A TUTELA DI UN INTERESSATO
Nel caso un interessato ritenga che i suoi diritti in materia di trattamento di dati personali siano stati lesi dal titolare, egli può rivolgere un interpello preventivo al titolare o responsabile del trattamento. L interessato dovrà avanzare una richiesta formale precisando quali sono i dati per i quali chiede di esercitare il diritto di accesso o precisando quali sono le sue doglianze, in modo da mettere il titolare in condizione di individuarle correttamente e soddisfarle per quanto possibile.
La proporzione dell interpello deve avvenire con un documento certo, come ad esempio una raccomandata con ricevuta di ritorno, sebbene il Codice ammetta altri canali di comunicazione, che diano sufficienti garanzie circa l identità di chi ha inviato l interpello, per evitare al titolare di cadere nell errore di rispondere a un soggetto non autorizzato o non coinvolto.
Il termine massimo per la risposta è stato fissato in 15 giorni, che si presume decorrano dal momento in cui il titolare ha ricevuto la richiesta. Per questo è utile una raccomandata con ricevuta di ritorno: grazie a essa è possibile conoscere con certezza la data nella quale il titolare è venuto a conoscenza della richiesta da parte dell interessato.
Solo in casi particolari, quando la richiesta avanzata dall interessato richiede l attivazione di una procedura d indagine particolarmente complessa, che deve essere debitamente giustificata dal titolare, è consentito di prolungare il tempo massimo di risposta a 30 giorni. Per questioni di educazione il Codice impone comunque che il titolare entro 15 giorni risponda all interessato facendogli presente le difficoltà cui va incontro per esaudire il suo interpello ed inviare una esauriente risposta.
Una volta ottenuta la risposta l interessato che non si ritenga soddisfatto o che non abbia ottenuto risposta o l abbia ricevuta oltre i limiti stabiliti dal Codice può rivolgersi all autorità Garante utilizzando una particolare procedura che il Codice chiama ricorso. Il ricorso consiste nella compilazione di un documento, nel quale vengono riportati tutti gli estremi relativi all interpello, l insoddisfacente risposta ed ogni altro elemento necessario, per consentire ai funzionari dell autorità Garante di valutare compiutamente il ricorso.
Occorre inoltre accompagnare il documento con la ricevuta di un versamento di una somma, che il Garante definisce e che è reperibile e aggiornata nel suo sito, a copertura dei diritti di segreteria. A questo punto l interessato deve attendere che l ufficio del Garante analizzi il suo ricorso e decida sui passi ulteriori da prendere.
Tali passi sono illustrati in dettaglio nel decreto legislativo e possono consistere nella richiesta di audizione del titolare, dell interessato, nell acquisizione di ulteriori documenti, nell avvio di ispezioni e via dicendo. Attenzione: uno dei motivi per cui il ricorso può essere rigettato, con la procedura del silenzio-rifiuto, è la mancanza della ricevuta di versamento dei diritti amministrativi, essa infatti rappresenta un elemento indispensabile per la presa in esame del ricorso stesso.
Il Codice prevede che il Garante abbia a disposizione un tempo massimo di 60 giorni per rispondere; trascorso tale termine senza risposta, il ricorso si intende rigettato. A questo punto l interessato ha piena facoltà di adire la tutela giurisdizionale, proponendo il suo ricorso alla Magistratura competente.
Mentre il ricorso è la logica conseguente di un interpello, che non ha avuto esito soddisfacente, il reclamo rappresenta un altro modo per chiedere l intervento del Garante, in ogni altro caso che non rispetti la trafila sopraelencata, che fa esclusivo riferimento alla violazione del diritto di accesso. La segnalazione è un altro strumento permette di richiamare l attenzione dell autorità Garante su situazioni che si ritengono illecite, anche se non è direttamente coinvolto un dato personale di un interessato.
ESEMPIO Supponiamo che un cittadino si rechi in un centro di prenotazione delle visite sanitarie, presso un ospedale. Il Codice prevede che le modalità, con cui avviene la comunicazione fra il paziente che vuole prenotare una visita e le strutture ospedaliere, siano tali da garantire la massima privacy del colloquio.
Un cittadino che avesse a transitare per la sala delle prenotazioni, senza avere alcun bisogno di effettuare una prenotazione e che rilevasse che queste aspettative di privacy non sono rispettate, ha piena facoltà di avanzare una segnalazione al Garante, dando una circostanziata descrizione della situazione rilevata, in modo da mettere i funzionari del Garante in condizione di intervenire, anche indipendentemente dal fatto che i suoi specifici dati personali non siano stati coinvolti.
La segnalazione ha pertanto un carattere di natura generale, anche se evidentemente è bene che la segnalazione venga accompagnata da ogni possibile elemento di inquadramento del problema, come ad esempio l indicazione del titolare o dei responsabili del sito, ove si è rilevata la supposta mancata applicazione del codice
La segnalazione non deve essere accompagnata dal versamento di diritti di segreteria, in quanto è una forma di cooperazione fra cittadinanza e Garante. Il Garante ha potenziato notevolmente tutti i servizi di analisi dei ricorsi, dei reclami e delle segnalazioni, e sono ormai parecchie migliaia le richieste che sono state evase, in quanto spesso è sufficiente una lettera abbastanza pepata del Garante affinché il titolare esaudisca le legittime richieste degli interessati.
In molti casi, la decisione del Garante viene accompagnata dall irrogazione di una sanzione, che va di solito a beneficio dell interessato, in parte per coprire i costi sostenuti per il versamento dei diritti amministrativi, in parte come ristoro delle sofferenze patite per il mancato rispetto dei suoi diritti in materia di trattamento dei dati personali.