REGIONE LIGURIA Regolmento Regionle 19 febbrio 2010 n. 2 REGOLAMENTO ESECUTIVO ED ATTUATIVO DELLA LEGGE REGIONALE 6 OTTOBRE 2009, N. 37 (NORME IN MATERIA DI FLUSSI DOCUMENTALI): MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI (DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEL FLUSSO DOCUMENTALE E DEGLI ARCHIVI) AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (AOO) REGIONE LIGURIA IL PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE Visto l rticolo 121 dell Costituzione; Visto l rticolo 50, commi 1 e 3 dello Sttuto; Visto il prere fvorevole espresso dll competente Commissione consilire nell sedut del 20 gennio 2010; Vist l deliberzione dell Giunt regionle n. 206 del 5 febbrio 2010 il seguente regolmento regionle: EMANA TITOLO I DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 1 Oggetto 1. Il presente regolmento, dottto i sensi dell'rticolo 4 dell legge regionle 6 ottobre 2009 n. 37 (Norme in mteri di flussi documentli), const del mnule di gestione, così come previsto dll normtiv nzionle vigente, costituito dll'insieme delle regole tecniche ed orgnizztive l ttuzione del protocollo informtico e l gestione del flusso documentle e, in prticolre, disciplin le ttività di formzione, protocollzione, registrzione, clssificzione, fscicolzione, gestione, rchivizione e conservzione dei documenti su qulsisi supporto formti, considerte come flusso di lvorzione degli stessi, nonché di tre llegti, contenenti le informzioni esplictive di crttere orgnizztivo, otivo e tecnico. Articolo2 Definizioni 1. Ai fini del presente regolmento si intende : ) Amministrzione, l ente Regione Liguri (R. L.), comprendente le strutture dell Giunt e del Consiglio regionle Assemble legisltiv dell Liguri; b) rchivizione digitle o elettronic, il processo di memorizzzione, su qulsisi idoneo supporto, di documenti elettronici, firmti digitlmente o meno, identificti in modo univoco medinte un codice di riferimento, che precede l conservzione digitle; c) rchivio corrente, l documentzione reltiv d ffri in corso di trttzione;
d) rchivio di deposito, l documentzione reltiv d ffri esuriti, non più occorrente ll trttzione degli ffri in corso, che riveste comunque un vlenz giuridico mministrtiv, non ncor destint, previe le opportune ozioni di selezione e scrto, ll conservzione mnente; e) rchivio storico, il complesso di documenti reltivi d ffri esuriti d lmeno qurnt nni, che rivestono un vlenz storico-culturle, destinti ll conservzione mnente e consultbili d prte del pubblico; f) re orgnizztiv omogene (AOO), l insieme degli uffici che tipologi di mndto istituzionle, di funzione mministrtiv seguit, di obbiettivi e ttività svolte present esigenze di gestione dell documentzione unitri e coordint, secondo principi uniformi, con strumenti comuni, sull bse di criteri univoci, dl momento di produzione/cquisizione dell documentzione sino ll su conservzione; g) ssegntrio competenz, colui cui viene ttribuito il documento l su trttzione, indipendentemente dl ftto che si o meno responsbile del procedimento; h) ssegntrio conoscenz, colui cui viene ttribuito il documento fini informtivi; i) Consiglio, il Consiglio regionle Assemble legisltiv dell Liguri; j) documento mministrtivo, ogni rppresentzione, comunque formt, del contenuto di tti, nche interni, delle pubbliche mministrzioni o, comunque, utilizzti i fini dell ttività mministrtiv; k) documento informtico, l rppresentzione informtic di tti, ftti o dti giuridicmente rilevnti; l) fscicolo, l unità rchivistic indivisibile che rccoglie i documenti reltivi d un medesimo ffre, individuto seguito dell ozione di clssificzione. Per motivi di crttere gestionle può essere orgnizzto in sottofscicoli. Il fscicolo, se costituito d documenti si crtcei si elettronici, può essere indicto come fscicolo ibrido ; m) firm elettronic, l insieme dei dti in form elettronic, llegti oppure connessi trmite ssocizione logic d ltri dti elettronici, utilizzti come metodo di identificzione informtic; n) firm elettronic qulifict, l firm ottenut ttrverso un procedur informtic che grntisce l connessione univoc l firmtrio, cret con mezzi sui quli il firmtrio può conservre un controllo esclusivo e collegt i dti i quli si riferisce in modo d poter rilevre se i dti stessi sino stti successivmente modificti, che si bst su un certificto qulificto e relizzt medinte un dispositivo sicuro l crezione dell firm; o) firm digitle, un prticolre tipo di firm elettronic qulifict bst su un sistem di chivi crittogrfiche, un pubblic e un privt, correlte tr loro, che consente l titolre trmite l chive privt e l destintrio trmite l chive pubblic, rispettivmente, di rendere mnifest e di verificre l provenienz e l integrità di un documento informtico o di un insieme di documenti informtici; p) gestione dei documenti, l insieme delle ttività finlizzte ll formzione, ricezione, registrzione, nonché ll clssificzione, orgnizzzione, ssegnzione e ccesso dei documenti mministrtivi formti o cquisiti dll Amministrzione; q) impront del documento informtico, un sequenz di simboli binri di lunghezz predefinit e fiss, genert medinte l ppliczione l documento di un funzione mtemtic, che comptt il testo ssicurndone l univocità ( testi diversi corrispondono impronte diverse) e l inequivocbilità (quell impront è di quel testo); r) mssimrio di selezione e scrto, lo strumento che fornisce indiczioni sui tempi di conservzione mettere lo scrto corretto dei documenti e l selezione di quelli destinti ll conservzione mnente; s) metdto, l informzione che descrive un insieme di dti reltivi l contesto, l contenuto e ll struttur dei documenti e ll loro gestione nel tempo llo scopo di identificre, conservre e recure i documenti su qulsisi supporto formti;
t) pino di conservzione dell rchivio, il pino derivnte dll integrzione del titolrio o pino di clssificzione con il mssimrio di selezione e scrto, contenente i criteri di orgnizzzione e di conservzione dell rchivio, nel rispetto delle vigenti disposizioni in mteri di tutel dei beni culturli; u) post elettronic certifict (PEC), un servizio di messggistic che, ttrverso l utilizzo degli stndrd rigurdnti l post elettronic, è in grdo di fornire ttestzioni di recpito con grnzi di identificzione del mittente e del destintrio. Inoltre funzionlità ccessorie grntiscono l riservtezz, l integrità, il non ripudio, l trccibilità e l storicizzzione dei messggi; v) retorio dei fscicoli, il registro sul qule vengono nnotti con numero progressivo i fscicoli e il reltivo oggetto, secondo l ordine cronologico in cui vengono ti ll fine di ogni singolo indice di clssificzione; w) segntur di protocollo, l pposizione o l ssocizione, ll originle del documento, in form mnente e non modificbile, delle informzioni che consentono di identificre/individure in modo inequivocbile il documento stesso; x) servizio, il servizio l tenut del protocollo informtico, dell gestione dei flussi documentli e degli rchivi previsto dll rt. 61, comm 1 del d.p.r. n. 445/2000; y) sistem di gestione informtic dei documenti, l insieme delle risorse di clcolo, degli pprti, delle reti di comuniczione e delle procedure informtiche utilizzti dll Amministrzione come strumenti l gestione dei documenti sopr descritt; z) struttur utente, un struttur o un unità funzionle dell re orgnizztiv omogene che prtecip ll gestione del flusso documentle e utilizz i servizi messi disposizione dl sistem di gestione informtic dei documenti; ) testo unico, il d.p.r. 28 dicembre 2000, n 445, recnte il testo unico delle disposizioni legisltive e regolmentri in mteri di documentzione mministrtiv; bb) titolrio o pino di clssificzione, un sistem precostituito di prtizioni strtte, cioè un insieme di voci logiche, gerrchicmente ordinte dl generle l prticolre, individute sull bse dell nlisi delle funzioni e delle mterie di competenz dell mministrzione, l qule deve ricondursi l molteplicità dei documenti prodotti, ricevuti, spediti consentirne l orgnizzzione secondo un ordine che rispecchi l ttività svolt e fvorisc il reimento e il recuo dei documenti in modo funzionle. TITOLO II DISPOSIZIONI ORGANIZZATIVE Articolo 3 Are orgnizztiv omogene 1. Per l gestione dei documenti è istituit l Are orgnizztiv omogene Regione Liguri di cui gli rticoli 7 e 11 dell legge regionle n. 37 del 2009, come meglio specificto nell llegto 1, contenente le informzioni identifictive richieste dll normtiv vigente. 2. L istituzione di ltre ree orgnizztive omogenee vviene con provvedimento dell Giunt e dell Ufficio di Presidenz del Consiglio, qunto di rispettiv competenz. Articolo 4 Servizio l tenut del protocollo informtico, l gestione dei flussi documentli e degli rchivi ----- 1. Nell Are orgnizztiv omogene è istituito il servizio l tenut del protocollo informtico, l gestione dei flussi documentli e degli rchivi, le cui competenze sono svolte dll struttur o sezione individut nell mbito dell ssetto orgnizztivo dell AOO e indict
nell llegto 1. Il responsbile del servizio e il suo sostituto sono nominti dl direttore generle competente. ------ 2. Il servizio, in ccordo e nel rispetto dell normtiv vigente, nonché dell struttur orgnizztiv dell Amministrzione e delle disposizioni che l regolno: ) grntisce il buon funzionmento degli strumenti e dell orgnizzzione delle ttività di registrzione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentli, compreso il sistem dei livelli di utorizzzione e delle bilitzioni dottto dll Amministrzione secondo i criteri indicti nell llegto 3, incluse ltresì le funzionlità di ccesso di cui gli rticoli 59 e 60 del testo unico e le ttività di gestione dell rchivio di cui gli rticoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico; b) grntisce che le ozioni di registrzione, di segntur, l produzione e conservzione del registro di protocollo e l conservzione delle copie dei dti di protocollo e dei documenti rchiviti su supporto informtico, in luoghi sicuri e differenti, si svolgno nel rispetto dell normtiv vigente e utorizz le ozioni di nnullmento delle registrzioni di protocollo; c) verific e cur l osservnz delle disposizioni del presente regolmento, in collborzione con l rete orgnizztiv intern di cui ll rticolo 6; d) svolge compiti di coordinmento ed di indirizzo nei confronti dell rete orgnizztiv intern di cui ll rticolo 6; e) cur, qunto di competenz, i processi di demterilizzzione dei flussi documentli edell digitlizzzione dei documenti. 3. Al responsbile del servizio compete l ggiornmento degli llegti, come previsto ll rticolo 60. Articolo 5 Modello orgnizztivo dottto l gestione dei documenti 1. Per l gestione dei documenti è dottto un modello orgnizztivo che prevede l prtecipzione ttiv di più utenti, ognuno dei quli è bilitto svolgere le ozioni secondo le proprie responsbilità e competenze. 2. Le bilitzioni ll utilizzo delle funzionlità del sistem di gestione informtic dei documenti ed i criteri l identificzione delle strutture utenti e del sonle bilitti llo svolgimento delle ozioni di registrzione di protocollo, di gestione e consultzione dei documenti sono riportti nell llegto 3. 3. Il dirigente è responsbile, secondo i principi stbiliti dll normtiv vigente, dell corrett ppliczione delle disposizioni contenute nel presente regolmento in relzione ll ttività dell struttur cui è preposto, con prticolre rigurdo lle ozioni di protocollzione, clssificzione, fscicolzione, conservzione e gestione dei documenti. Articolo 6 Rete orgnizztiv intern 1. E costituit un rete orgnizztiv intern compost dlle seguenti figure: ) il coordintore l gestione del flusso documentle il Consiglio, i fini di un gestione omogene ed efficiente del flusso documentle ll interno dell Are orgnizztiv omogene, gli spetti specifici del Consiglio; b) i referenti l gestione del flusso documentle, diprtimentli e/o di struttur, individuti di rispettivi direttori o dirigenti i fini di un efficce rccordo tr il servizio previsto ll rticolo 4 e le singole strutture. 2. Gli incricti di cui l comm 1 hnno il compito di:
) supportre le strutture utenti i fini dell corrett ppliczione delle regole e delle procedure stbilite e descritte nel mnule di gestione, nonché delle direttive in mteri di protocollzione, rchivizione e gestione del flusso documentle, si crtceo che elettronico; b) supportre le strutture utenti i fini dell ppliczione del titolrio di clssificzione di cui ll rticolo 42, con prticolre ttenzione ll formzione dei fscicoli e l loro collegmento con i procedimenti mministrtivi, ll segnlzione di eventuli problemtiche ed esigenze di ggiornmenti o modifiche; c) suvisionre e coordinre l orgnizzzione e l gestione dell rchivio corrente delle strutture in modo omogeneo, compres l segnlzione di eventuli questioni connesse gli spetti informtici e logistici; d) suvisionre e coordinre le ozioni di versmento ll rchivio di deposito delle prtiche esurite, nel rispetto delle procedure previste; e) mntenere i rpporti con il servizio previsto ll rticolo 4, preposto ll indirizzo e l coordinmento delle zioni di cui l presente comm Articolo 7 Protocollo informtico generle -------- 1. L Are orgnizztiv omogene Regione Liguri è dott di un unico protocollo generle informtico, gestito secondo le disposizioni del presente regolmento e le indiczioni previste negli llegti 1 e 3, i sensi dell normtiv vigente. 2. Il registro di protocollo certific, come tto pubblico di fede privilegit, che un determinto documento è stto ricevuto o spedito dll re orgnizztiv omogene, qundo l su compilzione, corrett e in form immodificbile, contiene i quttro elementi principli: numero progressivo, dt, mittente o destintrio, oggetto. ---------- 3. L ufficio del protocollo generle riceve tutti i documenti indirizzti ll Are orgnizztiv omogene, eccetto i csi previsti i commi 7 e 8 e ll rticolo 8 4. Le strutture dell Amministrzione sono bilitte ll funzione di protocollo generle l registrzione dei documenti in uscit dll Are orgnizztiv omogene ------- 5. L numerzione delle registrzioni di protocollo è unic, progressiv e nnule; si chiude l 31 dicembre di ogni nno e si rinnov ll inizio dell nno successivo. 6. Il numero di protocollo è costituito d lmeno sette cifre numeriche, i sensi dell rticolo 57 del testo unico. ---- 7. Le strutture utenti decentrte, dotte di un utonomo servizio di post, sono bilitte svolgere le funzioni di protocollo generle nche l registrzione dei documenti in entrt. 8. Le strutture utenti, in presenz di motivte esigenze istituzionli e orgnizztive, possono essere bilitte svolgere le funzioni di protocollo generle secondo le modlità e le procedure indicte ll llegto 3. Articolo 8 Protocollo prticolre 1. Per prticolri esigenze istituzionli di riservtezz, presso le strutture individute nell llegto 1 è istituito il protocollo prticolre. L numerzione e l dt di registrzione sono generte utomticmente dl protocollo generle, contestulmente ed in ggiunt ll numerzione e dtzione del protocollo prticolre; queste ultime sono registrte in uno specifico retorio, gestito dl progrmm informtico con le stesse modlità e grnzie del protocollo generle. Al documento sono ttribuiti dl sistem informtico due numeri, uno di protocollo generle e uno di protocollo prticolre.
2. L visibilità e l gestione di tutti i dti di registrzione sono messe solo lle strutture ed i soggetti utorizzti, ftt slv l visibilità del numero di protocollo generle, dell dt, del codice e del nome dell struttur. Articolo 9 Registrzione documenti interni 1. I registri di protocollo diprtimentle o di struttur sono boliti e sostituiti d specifici retori gestiti dl sistem informtico di protocollo e gestione documentle. 2. Per i documenti interni trsmessi esclusivmente tr strutture dell Are orgnizztiv omogene, si utilizz, nell mbito del sistem del protocollo informtico, un funzione di registrzione, gestit dllo specifico retorio denominto IN (interni), con un numerzione unic tutt l Are orgnizztiv omogene, progressiv, nnule e ssegnt un sol volt dll struttur che h spedito il documento. 3. L registrzione dei flussi interni h finlità gestionli ed ssicur l trccibilità dei movimenti del documento ll interno dell Are orgnizztiv omogene, secondo le modlità indicte nell llegto 1. 4. Il documento contenente nche un solo destintrio esterno ll Are orgnizztiv omogene è registrto nel protocollo generle. 5. I documenti interni non movimentti tr strutture, che hnno un rilevnz mministrtivo-procedurle e che fnno prte di un fscicolo, sono soggetti registrzione gestit d un retorio denominto NP (non protocollti), l loro clssificzione e l fscicolzione i sensi degli rticoli 43 e 44. TITOLO III DOCUMENTI E LORO PRODUZIONE Articolo 10 Tipologi dei documenti 1. I documenti, qulunque si il loro supporto, i fini dell gestione documentle si distinguono in: ) documenti in rrivo, cioè documenti ricevuti dll esterno dll Are orgnizztiv omogene; b) documenti in prtenz, cioè i documenti prodotti e spediti ll esterno dll Are orgnizztiv omogene; c) documenti interni, cioè documenti prodotti ll interno dell Are orgnizztiv omogene, che sino o meno scmbiti tr strutture. Articolo 11 Elementi formli e sottoscrizione dei documenti in prtenz o scmbiti internmente ---- 1. I documenti in prtenz e i documenti interni con rilevnz giuridico-mministrtiv, indipendentemente dl supporto sul qule sono prodotti, contengono i seguenti dti: ) stemm dell Regione Liguri con le intestzioni dell Amministrzione e il reltivo codice identifictivo; b) re orgnizztiv omogene e reltivo codice identifictivo; c) struttur o strutture, ove necessrio in ordine gerrchico; d) indirizzo; e) numero di telefono e fx; f) indirizzo istituzionle di post elettronic; g) eventule ltro indirizzo di post elettronic;
h) dt topologic e cronologic (luogo, giorno, mese, nno); i) numero di protocollo generle o di registrzione intern; l) indice di clssificzione e indiczione numero e nno del fscicolo; m) riferimento d eventule precedente; n) oggetto del documento; o) numero degli llegti; p) indiczione dell utore del documento (nome e cognome, nche bbreviti), ovvero dell utore intellettule e mterile del documento. ---------- 2. L sottoscrizione, ppost sui documenti di cui l comm 1, è ccompgnt dll indiczione dell funzione e del nome e cognome del sottoscrittore. Articolo 12 Oggetto dei documenti in prtenz o scmbiti internmente -------- 1. Al fine di consentire un corrett gestione documentle, un estt registrzione di protocollo ed un univoc clssificzione, ciscun documento, in prtenz o scmbito internmente, deve vere un unico oggetto indicto in modo sintetico, chiro e corrispondente ll effettivo contenuto del documento, nel rispetto delle disposizioni vigenti in mteri di protezione dei dti sonli, secondo le indiczioni previste nell llegto 1. Articolo 13 Documento informtico - 1. Il documento informtico è prodotto, gestito e conservto in form elettronic, medinte modlità conformi lle regole tecniche stbilite dll normtiv vigente, idonee grntirne l sicurezz, l integrità, l immodificbilità e l ccessibilità. 2. Il documento informtico, oltre qunto indicto ll rticolo 11, deve possedere i seguenti requisiti: ) identificbilità del soggetto che h formto il documento e dell mministrzione di riferimento; b) sottoscrizione, qundo prescritt, trmite firm digitle o ltro tipo di firm elettronic come indicto nell llegto 3; c) idoneità del documento d essere gestito medinte strumenti informtici e d essere registrto nel sistem informtico di protocollo e di gestione documentle; d) ccessibilità l documento medinte sistemi informtivi utomtizzti; e) leggibilità del documento; f) interscmbibilità del documento. 3. I formti dottti, indicti nell llegto 3, che devono essere comunque ti, stndrd e documentti, devono grntire l rispondenz del documento i requisiti elencti l comm 2 ed inoltre: ) l non lterbilità del documento durnte le fsi di ccesso e conservzione b) l immutbilità nel tempo del contenuto e dell form. Articolo 14 Sottoscrizione dei documenti informtici 1. L sottoscrizione dei documenti informtici rilevnz estern, e comunque nei csi in cui si prescritt, è eseguit con firm digitle bst su un certificto rilscito d un certifictore ccreditto e genert con un dispositivo sicuro, secondo le disposizioni dell normtiv vigente. 2. L sottoscrizione dei documenti informtici rilevnz esclusivmente intern può essere relizzt con ltro tipo di firm elettronic riconosciut e utilizzt dll Amministrzione.
3. I requisiti, le modlità e le procedure reltive lle firme elettroniche sono riportte nell llegto 3. Articolo 15 Minute dei documenti --------- 1. Per ogni documento spedito ll esterno o d ltr struttur ll interno dell Are orgnizztiv omogene deve essere prodott e conservt un minut, fettmente corrispondente detto documento. TITOLO IV RICEZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 16 Ricezione dei documenti su supporto crtceo 1. I documenti su supporto crtceo in qulunque modo venuti ll Amministrzione devono essere consegnti ll ufficio del protocollo generle, slvo qunto previsto l comm 3. 2. I documenti ricevuti mezzo fx, se soggetti registrzione di protocollo, in ssenz di un sistem informtico che ne consent l cquisizione in formto elettronico, sono trttti come quelli consegnti mno lle strutture utenti. In presenz del suddetto sistem informtico si pplicno le procedure previste l ricezione dei documenti informtici. 3. Le strutture utenti bilitte, i sensi dell rticolo 7, commi 7 e 8, svolgono funzioni di protocollo generle i documenti d esse ricevuti. 4. I documenti consegnti mno lle strutture utenti, se soggetti registrzione di protocollo, sono ftti venire, cur del sonle che li riceve, con l mssim celerità e comunque non oltre il giorno successivo, ll ufficio del protocollo generle, d eccezione dei csi previsti l comm 3 e ll rticolo 8. Articolo 17 Ricevute ttestnti l ricezione di documenti su supporto crtceo 1. Il sonle dell ufficio del protocollo generle e delle strutture utenti bilitte ll protocollzione in entrt è utorizzto firmre ed è tenuto rilscire ricevut di plichi, lettere o pcchi rccomndti o ssicurti. 2. Il sonle di cui l comm 1 rilsci ricevut dell vvenut consegn dei documenti su richiest del consegntrio. Articolo 18 Corrispondenz dnneggit o erronemente t 1. Qulor si ccerti il cttivo stto dei mezzi di chiusur di plichi, lettere o pcchi, tle d fr temere dnni o mnomissioni, o nel cso di errone tur dell corrispondenz inerente le procedure d evidenz pubblic di cui ll rticolo 36, il responsbile del servizio o ltro dipendente delegto, redige pposito rpporto in duplice esemplre, uno dei quli è conservto cur del responsbile del servizio e l ltro invito ll struttur destintri. Articolo 19 Notific degli tti giudiziri
1. Il responsbile del protocollo generle, o ltro soggetto ll uopo incricto, è utorizzto ricevere gli tti notificti dgli ufficili giudiziri negli orri di tur l pubblico dell ufficio. Articolo 20 Atur e ttribuzione dell corrispondenz su supporto crtceo --- 1. L ufficio del protocollo generle provvede ll tur dell corrispondenz e ppone sul documento il timbro dtrio con l indiczione dell Are orgnizztiv omogene e l dt di ricezione. 2. Nel cso in cui l or di ricezione ssum vlenz giuridico probtori, quest deve essere ppost, contestulmente ll pposizione del timbro dtrio, indicndo or, minuti, secondi con l firm dell otore. - 3. Il sonle ddetto l protocollo generle individu ciscun documento le strutture regionli destintrie secondo qunto previsto ll rticolo 38. Articolo 21 Corrispondenz nomintiv riservt ------ 1. L corrispondenz indirizzt nomintivmente e riportnte l dicitur riservt, sonle, s.p.m. o ltr simile, viene inoltrt, senz tur, l diretto interessto d prte del protocollo generle. ---------- 2. Nel cso in cui l corrispondenz di cui l comm 1 risulti essere di crttere istituzionle mministrtivo, deve essere restituit ll ufficio del protocollo generle l registrzione, nei tempi più brevi possibili e comunque non oltre il giorno successivo, slvo il cso che l struttur cui pprtiene il destintrio si bilitt ll registrzione di protocollo dei documenti in entrt i sensi dell rticolo 7, commi 7 e 8 e dell rticolo 8. Articolo 22 Ricezione dei documenti informtici 1. L Amministrzione ccett i documenti informtici sottoscritti con firm elettronic i sensi dell normtiv vigente e nei formti e con i requisiti indicti ll rticolo 13, slvo qunto previsto ll rticolo 23, comm 2, riservndosi di richiedere, prticolri tipologie di documenti o procedimenti, specifici tipi di firm e formto. 2. L ricezione dei documenti informtici indirizzti ll Are orgnizztiv omogene è ssicurt trmite: ) l csell di post elettronic certifict istituzionle dichirt e pubblict sull Indice delle Pubbliche Amministrzioni, il cui indirizzo è riportto nell llegto 1; b) d ltre cselle di post elettronic certifict ppositmente ttivte determinte tipologie documentrie o specifiche esigenze orgnizztive e procedurli, dichirte e pubblicte sull Indice delle Pubbliche Amministrzioni; c) d eventuli ltri sistemi di cquisizione di documenti informtici grntendo il loro trsferimento con meccnismi di interobilità con il sistem di protocollo informtico. L cquisizione dei documenti informtici indirizzti lle cselle di cui lle lettere ) e b) è effettut utomticmente dl sistem di protocollo e gestione informtic dei documenti. 3. I documenti informtici che vengono d indirizzi di post elettronic dell Ente, se soggetti registrzione di protocollo, sono immeditmente inoltrti cur del ricevente ll indirizzo di post elettronic istituzionle dell re orgnizztiv omogene, inserendo nello stesso messggio il mittente copi conoscenz. Il protocollo generle provvede ll registrzione del documento inoltrto solo se nel messggio di invio è presente nche il mittente originrio in copi conoscenz.
4 L ozione di ricezione dei documenti informtici comprende i processi di verific dell loro provenienz, dell vlidità dell firm digitle, qundo presente, e dell loro leggibilità. 5. L mnct ccettzione di un documento informtico non rispondente i requisiti previsti è comunict, con idone motivzione, l mittente del documento, trmite messggio di post elettronic, qunto di competenz, cur dell ufficio del protocollo generle o del responsbile del procedimento o di ltro soggetto espressmente individuto. 6. L ricezione dei documenti informtici provenienti d ltre pubbliche mministrzioni è eseguit dl sistem di protocollo informtico con modlità conformi ll normtiv vigente. Articolo 23 Post elettronic certifict 1. L trsmissione dei documenti informtici vviene ttrverso un servizio di post elettronic certifict fornito d un soggetto bilitto i sensi dell normtiv vigente o nlogo servizio di post elettronic che fornisc le stesse grnzie. 2. Ai fini dell registrzione di protocollo, i documenti informtici non sottoscritti e provenienti d un indirizzo di post elettronic certifict sono considerti equivlenti i documenti crtcei non firmti, m di cui si h certezz dell provenienz e dell integrità. 3. Le ricevute e gli vvisi provenienti di gestori del servizio di post elettronic certifict e quelli provenienti di sistemi di gestione informtic dei documenti dei destintri sono riconosciuti e collegti dl sistem i documenti cui si riferiscono, se conformi ll normtiv ed lle regole tecniche vigenti in tem di interobilità. In cso contrrio le ozioni di collegmento vengono effettute in modlità non utomtic. Articolo 24 Ricevute ttestnti l ricezione di documenti informtici 1. Nel cso di ricezione di documenti informtici vi telemtic, l notific l mittente dell vvenuto recpito è ssicurt dl servizio di post elettronic certifict utilizzto dll Amministrzione, condizione che il mittente utilizzi su volt un servizio di PEC. 2. Fuori dl cso di cui l comm 1, trmite il sistem di gestione informtic dei documenti si provvede ll formzione e ll invio i mittenti di messggi conformi lle disposizioni normtive vigenti. TITOLO V REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 25 Documenti soggetti registrzione di protocollo 1. I documenti, si crtcei si informtici, ricevuti e spediti dll Are orgnizztiv omogene, d eccezione di quelli indicti ll rticolo 26, sono soggetti registrzione obbligtori di protocollo generle. Articolo 26 Documenti non soggetti registrzione di protocollo ----- 1. Sono esclusi dll registrzione di protocollo: gzzette ufficili, bollettini ufficili e notiziri dell pubblic mministrzione, giornli, riviste, libri, mterili pubblicitri, ctloghi, inviti mnifestzioni, convegni, corsi, estrtti conto e documenti similri con mer funzione
informtiv iodic e tutti i documenti che loro ntur non rivestono rilevnz giuridico mministrtiv. -- 2. I documenti interni, su qulsisi supporto formti, non sono soggetti registrzione di protocollo, m sono registrti sul retorio IN o NP, i sensi dell rticolo 9. 3. Le modlità di trttmento dei documenti soggetti forme prticolri di registrzione sono riportte nell llegto 1. Articolo 27 Registrzione di protocollo dei documenti su supporto crtceo 1. Per ogni documento su supporto crtceo, ricevuto o spedito dll Amministrzione, è effettut un registrzione di protocollo. 2. Tle registrzione è eseguit in un unic ozione, i sensi dell rticolo 53, comm 3 del testo unico, senz possibilità l otore di inserire successivmente le informzioni obbligtorie, slvo l registrzione dei dti di cui l comm 3, letter f). 3. Ciscun registrzione di protocollo contiene i seguenti dti obbligtori: ) numero di protocollo, generto utomticmente dl sistem e registrto in form non modificbile; b) dt di registrzione di protocollo, ssegnt utomticmente dl sistem e registrt in form non modificbile; c) mittente i documenti ricevuti o, in lterntiv, destintrio o destintri i documenti spediti, registrti in form non modificbile; d) oggetto del documento, registrto in form non modificbile; e) dt e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili, registrti in form non modificbile. f) indice di clssificzione, numero di fscicolo ed nno di tur. 4. Ciscun registrzione di protocollo contiene i seguenti ulteriori dti ccessori: ) dt di rrivo; b) luogo di provenienz o di destinzione del documento; c) numero degli llegti; d) descrizione sintetic degli llegti; e) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrzione; f) mezzo di ricezione o, in lterntiv, mezzo di spedizione; g) tipo di documento; h) struttur utente di competenz; i) copie conoscenz. 5. Qulor l oggetto indicto dl mittente fosse errto, insufficiente o generico, l otore lo modific o lo integr con i dti corretti, in un formulzione che sintetizzi il contenuto del documento, secondo le modlità previste nell llegto 1. 6. I documenti con destintri multipli sono registrti secondo le modlità previste nell llegto 1. Articolo 28 Registrzione di protocollo dei documenti informtici 1. L registrzione di protocollo di un documento informtico è eseguit dopo che l otore ddetto ne h verificto lmeno i requisiti di cui gli rticoli 22, comm 4 e 23, comm 2. -------- 2. L registrzione di protocollo di un documento informtico contiene gli stessi dti di cui ll rticolo 27, commi 3 e 4, nonché, tr i dti obbligtori, l impront del documento informtico,
genert secondo le regole tecniche vigenti, in modo d identificrne univocmente il contenuto e registrt in form non modificbile. 3. L registrzione di protocollo dei documenti informtici ricevuti post elettronic è effettut in modo d grntire l corrispondenz d ogni messggio di un registrzione; quest si riferisce l corpo del messggio o d uno o più file d esso llegti. 4. Qulor l messggio sino llegti più file contenenti documenti diversi che richiedono ognuno un utonom registrzione, si procede registrre singolrmente ogni documento. 5. Il clcolo dell impront previsto nell ozione di registrzione di protocollo grntisce l immodificbilità di tutti i file llegti l messggio di post elettronic ricevuto. Articolo 29 Segntur di protocollo 1. L ozione di segntur di protocollo è effettut contempornemente ll ozione di registrzione di protocollo. 2. L indiczione dell indice di clssificzione e del numero di fscicolo vviene secondo le procedure indicte nel Titolo VII e nell llegto 1. Articolo 30 Segntur di protocollo dei documenti su supporto crtceo 1. L segntur di protocollo di un documento crtceo in entrt è relizzt ttrverso l pposizione su di esso di un timbro di protocollo, o trmite ltro sistem con vlenz nlog, sul qule sono riportti i seguenti dti: ) denominzione dell Amministrzione; b) codice identifictivo dell Amministrzione; c) codice identifictivo dell Are orgnizztiv omogene; d) dt di protocollo; e) numero di protocollo. L indice di clssificzione e gli estremi di fscicolzione sono inseriti successivmente cur dell struttur ssegntri come previsto ll rticolo 39, commi 4 e 5. 2. Nel documento crtceo in prtenz i dti di cui lle lettere ), b), c) del comm 1 sono compresi nell intestzione. I dti di cui lle lettere d) ed e), nonché l indice di clssificzione e gli estremi di fscicolzione, sono pposti l momento dell registrzione. Articolo 31 Segntur di protocollo dei documenti informtici 1. I dti dell segntur di protocollo di un documento informtico sono contenuti, un unic volt nell mbito dello stesso messggio, in un file conforme lle regole tecniche vigenti. 2. I dti che sono inclusi nell segntur sono i seguenti: ) denominzione dell Amministrzione; b) codice identifictivo dell Amministrzione; c) codice identifictivo dell Are orgnizztiv omogene; d) dt di protocollo; e) numero di protocollo; f) indice di clssificzione; g) oggetto del documento; h) mittente; i) destintrio. 3. Possono essere inseriti i seguenti dti:
) son o ufficio destintri; b) identificzione degli llegti; c) informzioni sul procedimento e sul trttmento. Articolo 32 Termini di registrzione e differimento 1. Le registrzioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettute in giornt e comunque non oltre le qurntotto ore dl loro ricevimento. 2. Il responsbile del servizio, in presenz di cuse eccezionli, differisce con pposito provvedimento l registrzione di protocollo dei documenti ricevuti, fissndo il termine entro cui deve essere effettut l registrzione. 3. Nel cso in cui il differimento di cui l comm 2 rigurdi documenti l cui registrzione debb vvenire entro scdenze predeterminte, nello stesso provvedimento è conferito vlore giuridico probtorio l timbro dtrio d rrivo. Articolo 33 Annullmento e modific delle registrzioni di protocollo 1. Le registrzioni di protocollo possono essere nnullte, su utorizzzione del responsbile del servizio, secondo le modlità previste nell llegto 1. 2. Nel sistem di gestione informtic dei documenti sono nnotti gli estremi del provvedimento di utorizzzione dell nnullmento. 3. Le registrzioni nnullte rimngono memorizzte nell bse dti e sono evidenzite dl sistem. 4. L ozione di modific o di nnullmento nche di un solo dto generto o ssegnto utomticmente dl sistem e registrto in form non modificbile, determin l utomtico e contestule nnullmento dell inter registrzione di protocollo. 5. L ozione di modific degli ltri dti, registrti in form non modificbile, che si rendesse necessri correggere errori intercorsi in sede di immissione, comport l rinnovzione del cmpo stesso con i dti corretti e l contestule memorizzzione, in modo mnente, del vlore precedentemente ttribuito unitmente ll dt, l or e ll utore dell modific. Articolo 34 Registro di protocollo 1. L ufficio del protocollo generle provvede, l termine dell giornt lvortiv, ll produzione del registro giornliero di protocollo, costituito dll elenco dei dti inseriti con l ozione di registrzione di protocollo nell rco di uno stesso giorno, medinte conversione dello stesso in un formto non modificbile, visulizzbile e stmpbile, secondo le procedure descritte nell llegto 1. 2. Al fine di grntire l non modificbilità delle registrzioni e l loro conservzione nel tempo, il contenuto del registro giornliero di protocollo è riversto iodicmente nelle forme e con le procedure previste nell llegto 1. 3. Annulmente è prodotto su supporto informtico il registro di protocollo, con procedure e sistemi che ne grntiscno l non modificbilità, l leggibilità e l conservzione secondo le procedure descritte nell llegto 1. Articolo 35 Registro di emergenz
1. Il Responsbile del servizio utorizz lo svolgimento, nche mnule, delle ozioni di registrzione di protocollo sul registro di emergenz ogni qulvolt cuse tecniche non si possibile utilizzre il sistem informtico, secondo le procedure indicte nell llegto 1, nel rispetto di qunto previsto dll normtiv vigente. Articolo 36 Documenti inerenti procedure d evidenz pubblic 1. L corrispondenz riportnte l indiczione offert, gr d pplto o simili, o comunque dl cui spetto si evince l prtecipzione d un procedur d evidenz pubblic, è protocollt, senz essere t, con l pposizione del numero di protocollo e dell dt di registrzione direttmente sull bust, plico o simili, e invit ll struttur utente interesst. 2. Dopo l tur delle buste l struttur utente che gestisce l procedur riport gli estremi di protocollo sui documenti in esse contenuti ed inserisce i dti integrtivi dell registrzione di protocollo nel sistem di gestione informtic dei documenti. 3. Qulor si previsto l invio, d prte dei soggetti esterni, di documenti elettronici, nel bndo o comunque nel documento che individu criteri e procedure, sono indicti, quli requisiti indispensbili, i formti mmessi e il tipo di firm elettronic richiest. Articolo 37 Documenti ricevuti vi fx 1. I documenti ricevuti vi fx sono registrti nel protocollo e l reltiv segntur deve essere ppost direttmente sul documento, come indicto nell llegto 1. 2. Qulor veng ll Amministrzione, successivmente, l originle, qundo possibile, d esso è ttribuito lo stesso numero e l stess dt di protocollo ssegnto l corrispondente fx. Qulor fossero ttribuiti estremi di registrzione diversi, l registrzione ntecedente ssume vlore giuridico mministrtivo i fini dell ricezione del documento, slvo diverse prescrizioni di legge. TITOLO VI ASSEGNAZIONE, RECAPITO E REGISTRAZIONI PRESSO LE STRUTTURE UTENTI Articolo 38 Assegnzione e trsmissione del documento lle strutture utenti 1. L ufficio del protocollo generle provvede ll ssegnzione del documento individundo l struttur utente di competenz e l eventule struttur utente conoscenz. ------- 2. Qulor fossero competenti più strutture in relzione llo stesso documento, viene individut l struttur utente cpofil, qule prim ssegntri, cui srà invito l originle, se trttsi di documento crtceo, secondo le modlità indicte nell llegto 1. ------ 3. Dopo ver effettuto l registrzione di protocollo generle, il documento crtceo viene recpitto ll struttur utente destintri competenz o conoscenz. Il documento elettronico è reso disponibile vi telemtic. Articolo 39 Accettzione, ssegnzione e pres in crico del documento ll interno dell struttur utente 1. Il dirigente, ftto slvo qunto previsto ll rticolo 40, dispone l ccettzione in cpo ll struttur del documento medinte l utilizzo di un funzione del sistem di gestione informtic, secondo qunto previsto i commi 2 e 3, che consente di certificre l dt effettiv in cui l
struttur utente ne divent responsbile. Quest funzione sostituisce l registrzione di struttur o protocollo diprtimentle. 2. Il dirigente individu l ssegntrio o gli ssegntri, competenz o conoscenz, del documento e l ssegnzione è registrt nel sistem di gestione informtic dei documenti. 3. Il dirigente può disporre l ccettzione del documento direttmente trmite l pres in crico dello stesso, con le modlità di cui l comm 7. -------- 4. L incricto dell struttur l registrzione dell ccettzione del documento, effettut l ozione di cui l comm 2 ovvero l ozione di cui l comm 3, ppone sul documento crtceo il timbro recnte i seguenti dti: ) denominzione re orgnizztiv omogene; b) denominzione dell struttur; c) dt di registrzione; d) indice di clssificzione ed estremi di fscicolzione. 5. Il dto di cui l comm 4, letter d) può essere inserito in un momento successivo i sensi dell rticolo 43, comm 3. - 6. L ssegntrio, dopo che sono stte effettute le ozioni di cui i commi 2 e 4, riceve il documento in originle, se crtceo, e provvede ll clssificzione e ll fscicolzione di cui l titolo VII. 7. Nell mbito del sistem di gestione informtic del flusso documentle, l pres in crico del documento d prte dell struttur utente vviene con l ttribuzione e l registrzione dell indice di clssificzione e del numero di fscicolo, secondo le modlità descritte nell llegto 1. Articolo 40 Modific dell ssegnzione ll struttur 1. Nel cso di ssegnzione errt d un struttur utente, l stess rinvi di norm il documento ll ufficio del protocollo generle o ll struttur che glielo h erronemente trsmesso, i quli effettuno l nuov ssegnzione e pportno le correzioni necessrie. 2. Il sistem di gestione informtic dei documenti tiene trcci dei movimenti, memorizzndo, ciscuno di essi, l identifictivo dell utente che effettu l ozione con l dt e l or di esecuzione. Articolo 41 Digitlizzzione dei documenti crtcei 1. Qulor l Amministrzione dotti l soluzione tecnic dell scnsione elettronic dei documenti su supporto crtceo, quest vviene nel rispetto di tutte le grnzie di integrità, utenticità, leggibilità, conservzione del documento digitle e del suo collegmento con il documento originle, secondo le indiczioni contenute nell llegto 1. TITOLO VII CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 42 Pino di conservzione dell rchivio (titolrio di clssificzione e mssimrio di selezione e scrto)
1. Il pino di conservzione dell rchivio, comprendente il titolrio o pino di clssificzione ed il mssimrio di selezione e scrto, definisce i criteri di orgnizzzione dell rchivio, di selezione iodic e di conservzione mnente ed è riportto nell llegto 2. 2. L revisione del titolrio e del mssimrio, di cui l comm 1, compete l responsbile del servizio ed è effettut con cdenz iodic secondo i tempi e le modlità indicte nell llegto 2. 3. L revisione dell sezione del pino di conservzione reltiv l Consiglio vviene cur del coordintore l gestione dei flussi documentli il Consiglio, che comunic e trsmette i provvedimenti dottti l responsbile del servizio. 4. Le modifiche pportte l titolrio di clssificzione ed l mssimrio di scrto, oltre d essere registrte nel sistem di gestione informtic dei documenti, sono portte conoscenz delle strutture utenti nei tempi e nei modi opportuni l fine di grntirne l mssim diffusione. Articolo 43 Clssificzione dei documenti - 1. L clssificzione è l ozione finlizzt ll orgnizzzione dei documenti, secondo un ordinmento logico, in relzione lle competenze, lle funzioni e lle ttività dell Amministrzione. Ess è eseguit sull bse delle voci e degli indici del titolrio di clssificzione. 2. Tutti i documenti registrti nel sistem di protocollo informtico e gestione documentle sono clssificti, indipendentemente dl supporto sul qule sono formti, i sensi dell rticolo 55 del testo unico. - 3. L ozione di clssificzione dei documenti in entrt, in uscit ed interni è effettut presso l struttur utente cur dell incricto ll registrzione dell ccettzione di cui ll rticolo 39 o dell ssegntrio o del produttore del documento, secondo le modlità indicte nell llegto 1. --- 4. L ssegntrio, qulor non vi provved direttmente, è tenuto comunque verificre l effettuzione e l correttezz delle ozioni di clssificzione. ------ 5. L indice di clssificzione e il numero di fscicolo registrti nel sistem di gestione informtic sono riportti obbligtorimente sul fscicolo e sul documento cui si riferiscono. Articolo 44 Fscicolzione dei documenti 1. Tutti i documenti registrti nel sistem informtico e clssificti, indipendentemente dl supporto sul qule sono formti, sono riuniti in fscicoli, secondo le modlità e le procedure indicte nell llegto 2. 2. L formzione di un nuovo fscicolo comport l registrzione dei seguenti dti minimi: ) re orgnizztiv omogene; b) struttur utente produttrice; c) indice di clssificzione; d) numero del fscicolo; e) dt di tur; f) oggetto del fscicolo. 3. I dti di cui l comm 2, oltre ll indiczione degli eventuli sottofscicoli, risultno nel sistem di gestione informtic dei documenti e sono riportti obbligtorimente sull cotin del fscicolo crtceo. 4. L tur, l incremento, l gestione e l chiusur del fscicolo spett l responsbile del procedimento, ll ssegntrio o loro delegto e l su conservzione è cur dell struttur utente produttrice, secondo le disposizioni degli rticoli 48, 49 e 50. 5. All tto dell chiusur del fscicolo, l reltiv dt è registrt si nel sistem di gestione informtic si sull cotin del fscicolo stesso.
----- 6. Il fscicolo ibrido, cioè costituito d documenti si crtcei si elettronici, mntiene sempre tutti i collegmenti tr i documenti stessi. Al fine di grntire un gestione efficce dei fscicoli ibridi, ftto slvo il processo di digitlizzzione di cui ll rticolo 41, si procede di norm ll stmp del documento elettronico ed l suo inserimento, come copi, nel fscicolo, secondo i criteri e con le modlità indicte nell llegto 2. Articolo 45 Retorio dei fscicoli 1. Il sistem di gestione informtic dei documenti prevede un pposito retorio in cui sono nnotti i fscicoli ti, con l indiczione lmeno dei seguenti dti: ) numero progressivo nnule; b) dt di tur (giorno, mese, nno); c) oggetto; d) dt di chiusur (giorno, mese, nno); e) estremi e dt del versmento ll rchivio di deposito; f) estremi e dt del provvedimento di scrto; g) estremi e dt del versmento ll rchivio storico. 2. L corrett tenut del retorio dei fscicoli spett l responsbile del procedimento, ll ssegntrio o loro delegto. TITOLO VIII SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 46 Spedizione dei documenti su supporto crtceo 1. I documenti d spedire su supporto crtceo sono trsmessi ll ufficio ddetto lle ozioni di spedizione dell post, dopo che sono stte eseguite le ozioni di registrzione di protocollo, segntur di protocollo, clssificzione e fscicolzione. 2. Nel cso di spedizioni rccomndt con ricevut di ritorno, post celere, corriere, o ltro mezzo che richied documentzione d llegre ll bust, l reltiv modulistic viene compilt cur dell struttur utente, che ne conserv copi e/o ricevut unitmente l documento cui si riferiscono. 3. Nel cso di spedizioni errte, l post restituit è recpitt ll struttur mittente, che è sempre indict nell bust o plico di spedizione.. Articolo 47 Spedizione dei documenti informtici 1. L trsmissione ll esterno dell AOO, di documenti informtici con rilevnz giuridicomministrtiv vviene ttrverso l indirizzo di post elettronic istituzionle certifict, di cui ll rticolo 23. 2. I documenti informtici sono trsmessi ll indirizzo elettronico dichirto o reso pubblico di destintri. 3. L ozione di spedizione di un documento informtico è eseguit dopo che sono stte complette le ozioni di verific dei documenti informtici, di clssificzione e fscicolzione, di registrzione e segntur di protocollo. 4. L composizione dei messggi protocollti, lo scmbio degli stessi tr Aree orgnizztive omogenee e l notific degli eventi sono effettuti conformemente ll normtiv e lle regole tecniche vigenti.
TITOLO IX ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 48 Conservzione in rchivio corrente ---- 1. Ogni struttur utente h un rchivio corrente l conservzione dei documenti, su qulsisi supporto formti, reltivi gli ffri in corso di trttzione o comunque necessri llo svolgimento delle ttività correnti, dell cui corrett gestione è responsbile il dirigente. Articolo 49 Selezione dei documenti - 1. L selezione dei documenti i fini dell conservzione e dello scrto vviene di norm ogni nno e comunque con cdenz iodic, come previsto dl pino di conservzione e secondo le modlità e le procedure descritte nell llegto 2. Articolo 50 Versmento e conservzione in rchivio di deposito 1. Le strutture utenti individuno i fscicoli reltivi d ffri e procedimenti conclusi, o comunque non più necessri llo svolgimento delle ttività correnti, di norm ll inizio di ogni nno e comunque con cdenz iodic, secondo le modlità e procedure indicte nell llegto 2. 2. I fscicoli così individuti sono trsmessi ll rchivio di deposito con l elenco di versmento, secondo le modlità e le procedure previste nell llegto 2. 3. Il trsferimento è effettuto rispettndo l orgnizzzione dei fscicoli e delle serie nell rchivio corrente dell struttur utente. Articolo 51 Gestione dell rchivio di deposito 1. L gestione dell rchivio di deposito, l consultzione e il prelevmento dei documenti dllo stesso, l rchivizione e l custodi dei documenti contenenti dti sonli vvengono in conformità ll normtiv vigente e con qunto disposto ll rticolo 68, comm 3 del testo unico, nonché secondo le modlità descritte nell llegto 2. 2. Il responsbile del servizio cur l formzione e l conservzione di un elenco dei fscicoli e delle serie trsferite e conservte nell rchivio di deposito. 3. L rchivio di deposito ospit nche l documentzione dell rchivio storico che l Amministrzione possiede seguito del pssggio di competenze e funzioni dllo Stto e d ltri enti, l cui consultzione è grntit, ove possibile, secondo le modlità e le procedure indicte nell llegto 2. 4. Le disposizioni del comm 3 trovno ppliczione sino ll istituzione dell rchivio storico dell Regione Liguri i sensi dell rticolo 30, comm 4 del decreto legisltivo 22 gennio 2004, n. 42 (Codice dei beni culturli e del pesggio, i sensi dell rticolo 10 dell legge 6 luglio 2002, n. 137).. Articolo 52 Conservzione digitle
1. L conservzione dei documenti rchiviti in formto digitle è effettut secondo le disposizioni dell normtiv vigente ed in modo tle d grntire nel tempo il mntenimento dell loro utenticità, integrità, ccessibilità, intellegibilità, prevedendo ltresì l conservzione dei metdti riferiti i documenti ed l loro contesto di produzione, secondo le modlità e le procedure indicte nell llegto 3. TITOLO X GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI: ACCESSIBILITA, RISERVATEZZA, SICUREZZA. Articolo 53 Accesso d prte di utenti interni 1. L ccesso controllto i documenti ed i dti d essi reltivi, d prte degli utenti interni, è grntito dl sistem ttrverso l uso di credenzili di ccesso l dominio regionle e di profili utente specifici dell pplictivo. 2. Il livello stndrd pplicto utomticmente dl sistem e le reltive bilitzioni ll ccesso lle informzioni documentli, i diversi profili utente, nonché le modlità e le procedure le modifiche lle bilitzioni ed i profili sono riportti nell llegto 3. Articolo 54 Accesso d prte di utenti esterni ll Amministrzione 1. L esercizio del diritto di ccesso ll documentzione mministrtiv d prte di utenti esterni ll Amministrzione è relizzto nche ttrverso il sistem di gestione informtic dei documenti, in modo conforme lle disposizioni dell normtiv vigente, medinte l impiego di sistemi di riconoscimento ed utenticzione e secondo le modlità e le procedure indicte nell llegto 3. 2. L esercizio del diritto di ccesso ll documentzione mministrtiv è grntito conformemente ll normtiv vigente ed lle disposizioni regolmentri emnte in mteri dll Amministrzione. Articolo 55 Accesso d prte di ltre Aree orgnizztive omogenee o ltre pubbliche mministrzioni 1. L ccesso l sistem di gestione informtic dei documenti d prte di ltre Aree orgnizztive omogenee od ltre pubbliche mministrzioni è relizzto conformemente lle norme e lle regole tecniche vigenti. Articolo 56 Riservtezz dei documenti 1. Il sistem di gestione informtic grntisce l riservtezz di dti e di documenti, secondo le disposizioni vigenti in mteri di dti sonli, trmite le soluzioni orgnizztive e tecniche descritte nell llegto 3. Articolo 57 Comuniczioni interne 1. Le comuniczioni di crttere informtivo e di servizio e di norm i messggi che non hnno rilevnz giuridico mministrtiv vvengono mezzo dell post elettronic ordinri.