Situazione attuale applicativi web. Applicativi Web Applicativi di base Nello schema seguente vengono illustrate le applicazioni realizzate all'atto del primo impianto del sistema e le loro mutue relazioni. Studenti Forum Banners Newsletter MediaCenter Sondaggi Lavoratori Portale Web Aziende Operatori Raccolta dati di navigazione e livello di soddisfazione Portal Management Miglioramento del servizio Applicativo Gestione Curriculum Applicativo Avviamento a Selezione (Art 16) SMS E-Mail Gateway Multicanale Fax Utenti di Front Office Single Sign On Utenti di Back Office Le 4 categorie di visitatori del portale vengono accolte in aree differenti del portale stesso con contenuti, informazioni e strumenti adeguati al loro singolo profilo. Il sistema di Single Sign On, trasversale alle applicazioni del sistema, garantisce un punto unico di censimento e profilazione dei singoli utenti del portale secondo una anagrafica univoca e in grado di alimentare i contatti sulla base dei quali agisce il Gateway Multicanale per quanto riguarda le comunicazioni ad Personam (SMS, EMail, Fax). Il Portale Web (e i contenuti da distribuire attraverso il Gateway Multicanale) è alimentato da un gruppo di applicazioni il cui accesso a BackOffice è regolamentato dallo stesso sistema di Single Sign On secondo una profilazione per applicazione e funzione applicativa. Le applicazioni governate sono quindi:
Portal Management : Sistema di Content Management con editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) comprensivo di sistema di backoffice per i seguenti tool del portale: o gestione dati delle form attivate, o gestione dei Forum, o gestione della Newsletter, o gestione dei Sondaggi, o gestione dei Banners interni al portale o gestione del sistema di Media Center o raccolta dati di tracciamento percorsi di navigazione dei singoli utenti o raccolta dati di livello di soddisfazione dei singoli utenti o tracciamento dei percorsi di navigazione degli utenti Applicativo Gestione Curriculum : Sistema per l analisi e la gestione dei dati provenienti da portale (o da BackOffice stesso) relativi ai Curriculum degli utenti e del loro aggiornamento, alle inserzioni delle aziende e al rapporto di servizio tra amministrazione e aziende inserzioniste (visualizzazione temporanea di curriculum selezionati da BackOffice). Il sistema consente la gestione del curriculum in formato Europass opportunamente personalizzato dalla Provincia di Verona e mantiene la storicizzazione dei diversi dati presenti nel curriculum presentando versioni successive del CV. Una unica versione è però valida e attiva. Applicativo Avviamento a Selezione (Art.16) : Sistema per l analisi e la gestione dei dati provenienti da portale (o da BackOffice stesso) relativi alle richieste di Avviamento a Selezione delle Pubbliche Amministrazioni secondo il procedimento denominato Art. 16 e delle relative adesioni. Il sistema consente l adesione diretta di utenti alle richieste delle Pubbliche Amministrazioni sia l adesione attraverso CAAF o Patronato (certificatore ISEE) generando una classifica secondo l opportuno algoritmo e dandone comunicazione (anche attraverso il Gateway Multicanale) alle Pubbliche Amministrazioni interessate (in formato pieno) e con una pubblicazione della graduatoria sul portale stesso o su altri media (in formato parziale). Gateway multicanale : Sistema di appoggio utilizzato per l invio di messaggistica di diverso genere sia da portale che da back office nelle diverse applicazioni per l invio di email, sms e fax. Il sistema si appoggia a KPN Quest e invia messaggi ai destinatari secondo i canali preferenziali indicati dagli utenti stessi in modo trasparente a chi invia il messaggio. Applicativi evoluti Nello schema seguente vengono indicati gli applicativi sviluppati con evoluzioni successive alla prima installazione del sistema.
Utenti del portale Portale Web Gestione Curriculum Articolo 16 Applicativo Mobilità Applicativo DID Applicativo PAA Applicativo Cert. Online Applicativo PAI Applicativo Agenda Gestore procedimenti Applicativo Protocollo (richiamato da altri applicativi) Enti Applicativo Fascicoli (alimentato da altri applicativi) Applicativo Collocamento Mirato Utenti di Front Office Single Sign On Utenti di Back Office
Piano Azione Individuale (PAI) Il piano di azione individuale si concretizza attraverso il tracciamento di un flow volto a seguire l iter che l utente ha nel rapporto con gli Uffici del Lavoro. L applicativo tiene traccia del flow e ne determina le tempistiche di attuazione COLLOQUIO DI ORIENTAMENTO SEMPLICE COLLOQUIO DI ORIENTAMENTO SPECIALISTICO PROPOSTA FORMATIVA AVVIAMENTO A PROGETTI SPECIALI AVVIAMENTO A STAGE O TIROCINIO PROPOSTA LAVORATIVA Piano Azione Aziendale (PAA) Il piano di azione aziendale si concretizza attraverso un sistema di tracciamento degli appuntamenti e degli incontri che l ufficio del lavoro ha avuto con una determinata azienda. In particolare, è possibile formalizzare, stampare e storicizzare un contratto (PAA) che la provincia stipula con l azienda e tenere traccia dell agenda di incontri avvenuti tra le parti. Piano d Azione Aziendale Generazione e stampa contratto Gestione agenda appuntamenti Modulo PAA DB Aziende Il PAA è un patto bilaterale (contratto) tra la provincia e un sottoinsieme delle aziende servite dagli uffici della provincia stessa. Le aziende con PAA hanno un trattamento privilegiato rispetto alle altre. La generazione del PAA consiste nella generazione di 2 PDF : il contratto deve riportare i dati di azienda secondo il modello attuale ed è un documento unico la scheda azienda mod 19mkt che può essere ripetuta più volte per una azienda e vanno quindi storicizzate La compilazione e la produzione avviene su backoffice e le aziende possono solo consultare tali documenti su front office in area riservata.
Modulo Agenda Il modulo Agenda è stato realizzato con il sistema WebCal (software opensource realizzato in Php) ed è accessibile da tutte le applicazioni attraverso opportuno link. Il sistema presenta una piccola personalizzazione nell interfaccia e una più importante nell integrazione del sistema di Single Sign On per la visualizzazione personale e condivisa degli appuntamenti e per altre peculiarità come le tipologie di appuntamenti (categorie) da poter fissare. Fascicoli Il modulo consiste in una ricerca a backoffice per codice fiscale (studenti, lavoratori, aziende, enti) che fornisce una visualizzazione riassuntiva e sinottica di tutte le attività svolte a fronte di quel determinato codice fiscale. Attività sul web (curriculum, inserzioni, PAI, PAA, messaggi spediti, appuntamenti effettuati) con indicazione se l attività recuperata è di origine internet o di ufficio. La visualizzazione consente di raggruppare le varie parti ad albero per argomento (albero con checkbox) in modo da poterne selezionare un sottoset e generare un documento pdf contenente i dati selezionati. Si tratta di una funzionalità di backoffice che recupera dati a partire da tutte le basi dati del sistema. Protocollo Il protocollo è un numerico progressivo per anno di 7 cifre che non ammette posizioni vuote nella sua sequenza. Non è prevista una gestione del progressivo per tipologia di informazione da protocollare anche se è possibile classificare per servizio i singoli item di protocollo generati.
Le fasi dell applicativo sottoposto a protocollazione sono i seguenti: - Curriculum - Inserzioni - Richieste Articolo 16 - Adesioni Articolo 16 - Documenti pertinenti al PAA Il backoffice consente di ricerca sui protocolli di tutte le applicazioni ed ha quindi una profilazione su utenti propri. Per tale modulo è in corso di realizzazione l integrazione con Folium (protocollo informatico della Provincia). Mobilità Il modulo Mobilità presenta una parte su front office dove gli utenti possono compilare on line i dati della richiesta di mobilità ottenendone un documento protocollato. A back office è presente un semplice sistema di gestione e visualizzazione delle singole pratiche. Collocamento Mirato Il modulo Collocamento Mirato è costituito di 2 applicazioni distinte entrambi accessibili a back office. La prima è destinata agli utenti della provincia, la seconda è destinata agli utenti di enti esterni che in qualità di gestori delle proprie pratiche entrano per aggiornarne i contenuti. Il modulo prevede la gestione dei seguenti tipi di procedimento - TRASFERIMENTO SEDE - SOSPENSIONE - ESONERO - COMPUTABILITA' - CONVENZIONE DI PROGRAMMA E dei seguenti tipi di Adempimento CONVENZIONE Art.14 COMPENSAZIONE TERRITORIALE GRADUALITA' ALTRO (CIGO) Nel caso della convenzione di programma i singoli enti possono entrare in un back office dedicato avendo visibilità dei soli dati di propria pertinenza per aggiornare i dati che consentono la redazione (pdf automatica) della relazione. Gli enti tengono inoltre aggiornati i dati di appuntamenti, visite e scadenziari. La provincia ha supervisione e gestione dei dati di tutti gli enti. Da proprio back office la provincia può generare un pdf riassuntivo della situazione di tutti i procedimenti e adempimenti riguardanti una azienda. L anagrafica di una azienda viene caricata con un procedimento di caricamento da file attraverso il tracciato prodotto dalla regione Veneto.
Procedura DID Si tratta del modulo relativo appunto alla seguente procedura: Inserimento di una nuova richiesta di certificazione dal nome Dichiarazione di Immediata Disponibilità (DID) ; il cittadino compila una form (vedi MOD06) e sulla base di questa viene prodotto un pdf. La form prevede l upload di un documento di identità che verrà accodato al pdf generato. se il cittadino presenta la DID anche in funzione della domanda di disoccupazione, nella form precisa che la DID serve anche per l INPS (vedi MOD06); certificazione del pdf con passaggio su Folium; la DID compilata e protocollata è disponibile nell area riservata utente; gli operatori del CpI ricevono la DID per l attivazione delle procedure di servizio, non gestite dall applicativo in oggetto; l INPS deve avere accesso al contenitore di DID al fine di ricercare quelle di interesse impostazione del filtro di ricerca codice fiscale e/o altri filtri con opportuna area riservata a front office J4U Procedura Certificati On Line Si tratta del modulo integrato a front end e back end con J4U relativo al rilascio di certificati on line riservato ad utenti autenticati con domicilio in provincia di Verona. L applicativo si riferisce unicamente alle 2 tipologie di documento indicate 1) scheda professionale 2) inserimento in liste mobilità La procedura prevede una form di richiesta al seguito della quale viene generato un pdf che viene protocollato su Folium e inviato via mail all utente e al back office. Il pdf è il medesimo per ogni tipo di documento.
A back office gli utenti hanno a disposizione l elenco delle richieste inevase e possono prenderla in carico (escludendone la presa in carico da parte di altri utenti). Una richiesta presa in carico può essere evasa esternamente, ossia l utente di back office produce un pdf con sistemi differenti da J4U e va ad allegare il documento pdf in risposta alla richiesta pervenuta. Il documento viene protocollato su Folium da J4U e chiusa la pratica inviando una mail all utente richiedente contenente il link per accedere al portale e scaricarsi il documento protocollato. A back office è presente un sistema di semplici statistiche relative ai tempi di esecuzione delle pratiche nei differenti step filtrabili per utente e tipi di richiesta. Tali dati non potranno essere esportati in alcun modo. Gestore Procedimenti Il modulo consente di gestire i singoli procedimenti da parte degli operatori della provincia di Verona. Il modulo contiene l insieme delle funzionalità relative alla creazione di un nuovo procedimento di un determinato tipo, all assegnazione delle singole attività ai diversi attori del processo e alla compilazione dei dati relativi alle singole fasi o alla testata del procedimento stesso. In tale modulo sono presenti anche le funzionalità di visualizzazione profilata dei singoli utenti che consentono la visualizzazione dei soli procedimenti che li riguardano e la modifica delle sole attività di loro pertinenza. Non è prevista integrazione con nessuno dei procedimenti già realizzati per il collocamento mirato o per altri uffici (richiesta certificati, did o altro se non in termini generali di stato di avanzamento). Il modulo ha carattere generale e deve consentire ai vari attori unicamente di caricare files generati in modo diverso e di tracciare l iter della pratica. Non è prevista la produzione di pdf specifici. E previsto di poter protocollare su Folium i documenti che vengono caricati nelle varie fasi del flusso. Sono previste funzionalità di reportistica e visualizzazione a cruscotto delle pratiche gestite con indicazione delle performances per utente, periodo, tipo di pratica. Modulo autorizzazione missioni Il modulo consente di gestire le richieste di incarico di missione da parte degli operatori del settiore lavoro e la relativa autorizzazione del dirigente. L applicativo consiste nella creazione di 2 differenti moduli pdf secondo 2 distinti form: 1. Autorizzazione a missione 2. Autorizzazione all utilizzo del mezzo proprio
Le form procedono alla produzione del pdf e all invio al dirigente di una mail di avviso. Il dirigente avrà a disposizione un pannello di verifica nel quale ha l elenco delle domande pervenute suddivise per tipologia. Il dirigente procederà alla validazione e a seguito di questa viene inviata una email ad un indirizzo delle Risorse Umane con allegato il Pdf che si è autorizzato. In copia verrà messo il dipendente e il dirigente stesso. E' a disposizione un archivio delle autorizzazioni richieste e validate. Sistema di statistiche ed esportazione dati Sono state implementate alcune funzionalità di statistica ed esportazione dati riguardo alle attività svolte dalla Provincia e ai dati contenuti nel portale. Ad esempio è possibile filtrare ed esportare in Excel una serie di dati relativi alle segnalazioni. E inoltre possibile visualizzare dati statistici sull operatività svolte. Evidenziando l efficienza del CPI secondo il monitoraggio dei tempi di segnalazione
Sicurezza del sistema E stato aumentato il grado di sicurezza della parte di autenticazione e registrazione con l inserimento di Captcha sulle form e un nuovo sistema di gestione e recupero password. Integrazioni con applicativi esterni Le integrazioni con sistemi esterni riguardano i seguenti aspetti KPNQuest Tale integrazione è presente fin dalla prima formulazione della piattaforma e riguarda il sistema di messaggistica. Le specifiche tecniche sono descritte all indirizzo http://www.kpnqwest.it/ e riguardano essenzialmente la formattazione di messaggistica email che il sistema KPNQuest provvede ad interpretare e a smistare su canale sms e fax. IDO Veneto Lavoro Tale integrazione è stata aggiunta successivamente alla prima formulazione del portale e riguarda i moduli di portale e di back office relativa alla parte di gestione curriculum e inserzioni. Le specifiche dell integrazione sono state fornite da Gruppo 4 responsabile dell implementazione di IDO per la regione Veneto e riguardano i seguenti servizi: Invio nuova richiesta di lavoro Invio nuovo curriculum Invio protocollo Invio auto segnalazione (associazione curriculum a una richiesta di lavoro) Ricevimento lista delle richieste di lavoro di una azienda Ricevimento del dettaglio della richiesta di lavoro di una azienda Il sistema J4U consente di visualizzare in modo integrato sia le inserzioni presenti solo in J4U e non in IDO sia quelle presenti in IDO e non in J4U sia quelle presenti in entrambi. Folium Tale integrazione è in corso di realizzazione e riguarda la sostituzione del modulo Protocollo descritto in precedenza. Tale integrazione va a sovrapporsi e sostituirsi a quanto già implementato e prevede la chiamata di una serie di webservices forniti dalla Provincia di Verona relativi alle 3 fasi di protocollazione (protocollazione, assegnazione, fascicolazione). Per il recupero e la visualizzazione del documento protocollato esiste inoltre un quarto web service le cui specifiche sono fornite dalla Provincia di Verona.
Gli strumenti esterni Tracciabilità della navigazione Il portale è costantemente monitorato dai sistemi di Google Analytics che garantiscono la rilevazione statistica dei contatti per provenienza, pagine contattate, sistema operativo, ecc. Il periodo temporale è impostabile dall operatore. Il monitoraggio dello stato e del funzionamento delle strutture e dei servizi è effettuato dal medesimo strumento utilizzato per la definizione delle K.P.I. In particolare, lo strumento utilizzato consente attraverso un accesso web di monitorare i livelli di funzionamento dell intero portale. L applicativo CMS tiene traccia delle singole navigazioni dei singoli utenti consentendo alla provincia di individuare quegli utenti (registrati) che effettuano una navigazione giudicata non concludente o dispersiva. Cruscotto KPNQuest Il cruscotto KPNQuest completa la reportistica dei messaggi inviati secondo i diversi canali. Nessuna integrazione è stata apportata a tale cruscotto. Per accettazione Timbro e firma del Legale Rappresentante