MANUALE OPERATIVO CONVENZIONI CONSIP Le convenzioni sono accordi-quadro, sulla base dei quali le imprese fornitrici - aggiudicatarie di gare indette da Consip su singole categorie merceologiche - s'impegnano ad accettare (alle condizioni e ai prezzi stabiliti in gara e in base agli standard di qualità previsti nei capitolati) ordinativi di fornitura da parte delle Pubbliche Amministrazioni, fino al limite massimo previsto (il cosiddetto massimale). Le convenzioni attivate da Consip riguardano una spesa standard, cioè l'acquisto di quei beni e servizi che vengono largamente utilizzati da tutte le amministrazioni (computer, stampanti, gasolio per il riscaldamento degli edifici, buoni pasto, telefonia mobile e fissa ecc.). Acquistando attraverso la convenzione Consip, tutte le amministrazioni possono evitare di sostenere i costi di una gara d'appalto, anche nel caso in cui l'acquisto superi le soglie previste dalla legge e possono ottenere notevoli risparmi di processo oltre che sul prezzo dei beni. Infatti, aggregando la domanda delle amministrazioni, Consip riesce ad abbattere i costi unitari d'acquisto (in media il 15-20% in meno, secondo rilevazioni dell'istat), mantenendo al contempo standard qualitativi elevati nelle forniture. Per poter effettuare ordinativi tramite l attivazione delle convenzione Consip occorre accedere al portale www.acquistinretepa.it, le cui modalità di registrazione e di accesso sono state già fornite affrontando la tematica dell utilizzo del MEPA- Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione. Dopo aver effettuato l accesso al portale menzionato, e selezionando il campo Che strumento vuoi usare, si accederà direttamente alla Vetrina delle Convenzioni Fig.1) 105
Fig.2) Per individuare le convenzioni Consip di interesse si può procedere in due modi ed in particolare: 1) scorrendo l elenco presente a schermata tramite lo scorrimento delle pagine, tenendo a mente che il sistema visualizza da prima le Convenzioni Attive, sulle quali è possibile procedere al relativo ordine, poi di seguito vengono visualizzate le Convenzioni Consip che sono o in fase di aggiudicazione, o pubblicate o in fase di studio. 2) Utilizzando il menu filtri presente sulla sinistra della schermata. 106
Una volta individuata la Convenzione oggetto d interesse e dopo averla selezionata, apparirà la seguente schermata: Fig.3) Sotto la voce Scheda Riassuntiva sono riportati in maniera sintetica i dati relativi alla Convenzione, da tenere in particolare rilievo la modalità indicata per l emissione dell ordine che può essere : on line, off line o entrambi. La modalità on line vuol dire che può essere effettuato esclusivamente tramite portale, per cui il punto ordinante deve essere dotato di firma digitale. La modalità off line consente la trasmissione dell ordine tramite modelli cartacei e per tale motivo non è richiesta la dotazione della firma digitale da parte del punto ordinante, che comunque rimane l unico soggetto autorizzato da Consip a firmare l ordinativo. 107
Fig.4) Sotto la voce Dettaglio Lotti sono specificati i dati dei vari Lotti (descrizione del Lotto, Ditta aggiudicataria del Lotto, ecc.). Si fa presente che i Lotti normalmente sono suddivisi o per territorio geografico o per caratteristiche Tecniche o per quantitativo. 108
Fig.5) Sotto la voce Documentazione vengono riportati tutti i documenti (amministrativi, tecnici ed economici) relativi alla Convenzione. In particolare nella prima sezione Documentazione di gara vi sono tutti i documenti istruttori della Gara che ha portato alla aggiudicazione della Convenzione. Nella voce Documentazione dell iniziativa sono presenti i documenti necessari per poter procedere all emissione dell ordinativo. 109
Fig.6) Arrivati a questo punto, è bene studiare accuratamente la Guida alla Convenzione che, oltre a sintetizzare le caratteristiche della Convenzione a livello tecnico ed economico, fornisce le indicazioni necessarie per poter attivare tramite l ordinativo la Convenzione oggetto di interesse. E importante ricordare che sotto la voce Convenzione, bisogna prendere nota del CIG relativo a o ai Lotti di interesse, in quanto, al momento dell attivazione della Convenzione, con l emissione del relativo ordinativo, dovrà essere inserito il cosiddetto CIG derivato. Il CIG derivato è il codice CIG che obbligatoriamente l Amministrazione deve richiedere per identificare i singoli contratti stipulati a valle di accordi quadro o convenzioni. Tale codice CIG dovrà essere riportato al momento dell emissione dell ordinativo di attivazione della convenzione e nei pagamenti derivanti dall attivazione della stessa. 110
Il CIG derivato si ottiene nelle stesse modalità descritte per ottenere il CIG tramite il portale web dell AVCP www.autoritalavoripubblici.it ed in particolare: 1) Se sia usa la modalità Smart CIG bisognerà porre attenzione alla voce da scegliere al punto Procedura di scelta del contraente dove sotto il menu a tendina sarà obbligatorio selezionare la voce Affidamento diretto in adesione ad accordo quadro/convenzione. Una volta selezionata la voce di interesse bisognerà riportare il codice CIG della Convenzione Consip alla voce CIG accordo Quadro Si ricorda che anche tutti gli altri campi dovranno essere debitamente compilati. Fig.7) 111
2) Se si usa la modalità SIMOG bisognerà porre attenzione alla voce da scegliere al punto Modalità di realizzazione dove sotto il menu a tendina sarà obbligatorio selezionare la voce Accordo quadro/convenzione Una volta selezionata la voce di interesse bisognerà riportare il codice CIG della Convenzione Consip alla voce CIG relativo all accordo Quadro/Convenzione cui si aderisce Si ricorda che anche tutti gli altri campi dovranno essere debitamente compilati. Fig.8) 112
Ottenuto il CIG derivato e appreso le modalità necessarie per l attivazione della Convenzione, si deve selezionare la voce Vai al catalogo (Vedi Fig.6) Una volta selezionata tale voce comparirà la seguente schermata, dove si sceglierà il Prodotto o il Servizio di interesse e bisognerà selezionare la voce Visualizza Fig.9) 113
Fig.10) Selezionando il dettaglio del prodotto o del servizio oggetto della Convenzione premere Aggiungi al Carrello. A questo si potrà procedere alla creazione dell ordine opzionando il relativo campo Crea Ordine. Fig.11) 114
Come si può notare vedendo la Fig.11 sotto riportata verrà visualizzata la medesima schermata presente nel Manuale al Punto 5 dell Esempio pratico Ordine Diretto MEPA. Fig.11) La compilazione dell ordine, la sua generazione e tutto l iter successivo (firma digitale, invio ordine al fornitore e visualizzazione stato, ecc..) verranno effettuate esattamente nelle stesse modalità riportate dal Punto 5 in poi relativo all Esempio Pratico Ordine Diretto MEPA. 115