AZIENDA PER IL DIRITTO AGLI STUDI UNIVERTARI Viale Unità d'italia 32/A CHIETI SCALO Piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni Premesse Riferimenti normativi D. Lgs. n. 82/2005 Codice dell'amministrazione digitale D. Lgs. n. 90/2014 Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l'efficienza degli uffici giudiziari D. Lgs. n. 33/2013 Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicita', trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni DPCM 13 novembre 2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, GU Serie Generale n.8 del 12-1-2015 Descrizione degli obiettivi del documento Il presente documento definisce il piano di miglioramento dell informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni all Azienda per il Diritto agli Studi Universitari di Chieti Pescara. Il documento preliminarmente analizza lo stato dell arte in ADSU e delinea conseguentemente un piano di miglioramento, in linea con la normativa vigente e in ottica di completa digitalizzazione, della trasparenza della azione della pubblica amministrazione. E da evidenziare che L Azienda ha stabilito come obiettivo strategico 2015 l ottimizzazione, in continuità con il 2014, di un sistema di gestione dei documenti e dei fascicoli informatici secondo le regole tecniche dettate dal Dpcm 13 Novembre 2014 Nel Piano delle Performance 2015, infatti, è stato previsto, per tutte le Aree Organizzative, l obiettivo operativo Definizione del sistema di archiviazione informatica documentale, al 1
fine di dare immediata contezza della priorità che vuole darsi alla trasparenza dell azione amministrativa quale fase aggiuntiva dell obiettivo triennale di semplificazione ed in piena e concreta attuazione del piano triennale della trasparenza e dell integrità dell Azienda DSU Chieti-Pescara. Descrizione dello stato dell Arte Descrizione degli strumenti/piattaforme di Egov in uso L ADSU di Chieti Pescara utilizza come strumenti informatici: Il Protocollo informatico La Posta Elettronica Certificata La Firma Digitale Il Sito Web istituzionale (www.) Il Portale Diritto Allo Studio fornito in modalità ASP ( Application Service Provider ) dalla Società In4matic di Pavia. Su esso risiedono gli applicativi necessari per la compilazione delle domande di borsa Di Studio, iscrizione all Anagrafe e richiesta servizi (Ristorazione ) e per la Gestione (Backoffice) delle domande, delle Graduatorie e dei Servizi associati (tesserini mensa ) Le sale Informatiche delle sedi di Chieti e Pescara Le istanze di domanda delle Borse di Studio sono già attualmente compilabili direttamente (in modalità Web Form) sul portale Diritto allo Studio (), previa registrazione online dell utente e successiva autenticazione. Il modulo di domanda di Borsa di Studio, in formato PDF, generato a seguito della compilazione della domanda online, viene attualmente inviato per posta raccomandata o tramite PEC. Per tutte le altre istanze riportate in tabella nel paragrafo successivo sono disponibili, sul sito istituzionale www., i moduli di domanda in formato PDF, i quali possono essere inviati anche tramite PEC (pur se tale modalità non è attualmente esplicitamente indicata), firmati digitalmente o allegando copia fotostatica di un documento di riconoscimento valido. L ADSU di Chieti Pescara, considerando che, a causa del Digital Divide, non tutti gli studenti possono avere a disposizione l accesso ad Internet, e considerando anche particolari esigenze o situazioni di disabilità, mette a disposizione nella sua sede una sala informatica dotata di Personal Computer, applicativi ed assistenza personale per la compilazione delle istanze relative alle Borse di Studio. Elencazione dei procedimenti rilevanti e della Modulistica in uso In tabella si riporta l elenco dei procedimenti rilevanti ed il loro grado di informatizzazione, ossia la possibilità che l istanza possa essere compilata ed inviata tramite strumenti elettronici (ad es, via Web o su documento in formato elettronico inviabile tramite PEC). Tale condizione è necessaria al fine di adempiere ai requisiti previsti dalla normativa. 2
Le modalità di compilazione oggi utilizzabili sono: Web Form: compilazione del modulo online su una pagina Web previa Registrazione ed Autenticazione dell Utente PDF: modulo redatto in PDF e disponibile su sito Web per il Download, la compilazione e l invio anche con mezzi telematici (PEC). Procedimento Erogazione Borse di Studio Modalità di presentazione delle istanze Modulistica disponibile online su Modulistica Richiesta di riesame della domanda di partecipazione al concorso Borse di Studio (Web Form) Richiesta reinvio dati di registrazione Domanda online Cambio dati identificativi del Conto Corrente Bancario Cambio di residenza Cambio di corso di Laurea Cambio indirizzo di Posta Elettronica (Email) Autocertificazione Merito Universitario Matricole Autocertificazione Merito Universitario per saldo sussidio Richiesta Attestato Richiesta di accesso ai Documenti Amministrativi Informatizzato Richiesta rimborso Tassa Regionale e/o somme non dovute Dichiarazione di rinuncia alla Borsa di Studio Dichiarazione di avvenuto conseguimento del titolo Integrazione della Borsa di Studio per i Laureati in corso regolare di studi di laurea Richiesta di integrazione della Borsa di Studio 3
Servizio Ristorazione Domanda iscrizione Anagrafe e richiesta servizio Mensa (Web Form) Richiesta di Duplicato tesserino Mensa per smarrimento/furto Richiesta tesserino Mensa extra domanda Anagrafe e/o BdS Interventi a favore di studenti diversamente abili Sussidio di Studio Mobilità internazionale degli Studenti Rimborsi spese viaggio Informazione e orientamento Rimborso spese iscrizione Servizio Sanitario Nazionale per Studenti extracomunitari Servizi di Counseling Non applicabile Non applicabile Richiesta Sussidio Richiesta di rimborso spese viaggi Richiesta di rimborso per spese di iscrizione al Servizio Sanitario Nazionale per Studenti extra-comunitari Pianificazione delle azioni da intraprendere Definizione soluzioni tecnologiche Al fine di completare l informatizzazione delle procedure relative alla presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni all Azienda per il Diritto agli Studi Universitari di Chieti Pescara, è necessario che l attuale modulistica sia adeguata in modo tale da attivare in modo effettivo la modalità trasmissiva tramite PEC, dandone informativa nella stessa modulistica e indicando come modalità di autenticazione la firma digitale o in allegato la copia di un documento d identità, integrando l intero processo con il Protocollo Informatico. La modulistica, inoltre, dovrà riportare il nominativo del responsabile del procedimento e l indicazione dei tempi di completamento dell istanza, ove applicabile. L intero processo dovrà essere tracciabile, per cui dovrà essere svolta una revisione degli iter relativi alle istanze in modo tale da determinare le modalità di registrazione al protocollo delle stesse ed i relativi flussi informativi. L ADSU CH PE ha avviato, inoltre, un progetto di digitalizzazione, che prevede la dematerializzazione della documentazione amministrativa, tramite l adozione di un Sistema di Conservazione (il progetto è previsto nel Piano delle Performance 2014-15). 4
Per ogni istanza dovrà essere prevista, pertanto, l archiviazione nel Sistema di Gestione Documentale. Il personale addetto al protocollo ed il personale dell Area Servizi e Attività dovranno essere formati sulle nuove modalità. Cronoprogramma degli interventi Marzo 2015 Aprile-Maggio 2015 Giugno 2015 Marzo-Novembre 2015 Dicembre 2015 Revisione della modulistica Revisione dei flussi documentali al protocollo Formazione del personale e attivazione nuove procedure Realizzazione del sistema di conservazione Documentale Avvio Sistema di conservazione Documentale Monitoraggio dell attuazione Indicazione soggetti coinvolti nell attuazione Direttore Responsabile Area Sistemi Informativi (coordinamento) Responsabile Area Servizi e Attività Tutti i Responsabili di Area (per il progetto di Dematerializzazione) Modalità di aggiornamento del Piano Il piano viene aggiornato trimestralmente a seguito di incontri specifici tra i Responsabili di Area ed i dipendenti che si riterrà di volta in volta di coinvolgere. 5