IMPORTAZIONE ESPORTAZIONE DATI VIA FTP Per FTP ( FILE TRANSFER PROTOCOL) si intende il protocollo di internet che permette di trasferire documenti di qualsiasi tipo tra siti differenti. Per l utilizzo della procedura occorre creare un account presso il gestore del server. Ogni utente potrà liberamente scegliere il proprio gestore. La Mecam s.a.s. potrà fornire questo servizio tramite il proprio gestore server con la garanzia di un corretto funzionamento. Per la gestione del collegamento remoto tra sede e punti vendita, occorre richiedere licenza di Dynamic automation + il modulo importazione esportazione dati, da installare sia in sede, che nei punti vendita. COSA FARE IN SEDE. 1) GESTIONE DELLE POSTAZIONI REMOTE Dal menù file selezionare preferenze, appare la figura a lato. Cliccare su: Appare le seguente figura: In questa maschera occorre stabilire il tipo d installazione: SEDE, spuntare sede TIPO CONNESSIONE, altro Tutti gli altri campi vanno lasciati vuoti. 1
Cliccare su per accedere alla programmazione del SERVER remoto. Server FTP, inserire il percorso server (account presso il gestore del server remoto). Per poter inserire il percorso server occorre richiedere la password a Mecam. Mecam s.a.s. mette a disposizione dei propri clienti il servizio di trasmissione ricezione dati utilizzando un proprio Gestore, con la garanzia di un corretto funzionamento del sistema. I tempi relativi alla trasmissione / ricezione dati, sono dovuti dalla potenzialità del server REMOTO e dalla velocità di transito dei dati su internet. (Le prove effettuate in sede sono state eseguite utilizzando un servizio internet a 10 Mbits/s), è ovvio che se uno dei due elementi non hanno le caratteristiche basilari i tempi di ricezione / trasmissione dati possono allungarsi a dismisura. Nelle prove effettuate in sede simulando (3 postazioni) di cui 1 postazione sede e 2 punti vendita abbiamo fatto transitare verso i punti vendita circa 5.000 articoli presenti in anagrafica, che moltiplicato x 3 diventano 15.000 che moltiplicato x 3 diventano 45.000 questo perchè ogni punto vendita in seguito dovrà conoscere l esistenza degli articoli da ogni singolo punto vendita. Considerando questi dati il tempo impiegato con le caratteristiche di cui sopra per concludere l operazione si è completata in circa 3 ore. E ovvio che i tempi possono variare in funzione alle caratteristiche utilizzate dal sistema. FTP user name FTP password Campi utilizzati per la connessione FTP Automatico ogni minuti, impostare ogni quanti minuti deve avvenire la trasmissione / ricezione dati. Eliminare files ogni giorni, impostare il numero dei giorni dopo i quali i files verranno eliminati dall archivio server. Salva, permette di salvare i dati inseriti. Invia /ricevi / processa, permette di forzare la trasmissione / ricezione dati senza aspettare il tempo programmato, oppure di eseguire manualmente quando si vuole l operazione se nel campo (automatico ogni minuti) il valore inserito è 0 zero. Ripulisci i files processati, consente di cancellare il files processati in base al numero dei giorni inseriti. Immettendo il valore 0 (zero) i file processati non vengono conservati, ciò consente di ottenere le massime prestazioni nella trasmissione e ricezione dati. Invia tutte le tabelle, invia presso i punti vendita le tabelle programmate in sede. Questa operazione deve essere effettuata prima di inviare gli articoli. Invia tutti gli articoli, permette di inviare tutti gli articoli caricati in sede presso tutti i punti vendita. AL PRIMO COLLEGAMENTO VERSO I PUNTI VENDITA INVIARE PRIMA LE TABELLE E SUCCESSIVAMENTE TUTTI GLI ARTICOLI. NOTA: Ad attività avviata sarebbe consigliabile aggiornare i punti vendita sfruttando la possibilità data da Dynamic di effettuare delle copie di salvataggio dal computer che dispone degli archivi, e di effettuare il ripristino dei dati attraverso il comando ripristino dati azienda restart esterno. In questo modo si evita di utilizzare la procedura invia tutti gli articoli nei punti vendita. 2
La fase iniziale di preparazione prevede: 2) Creazione delle tabelle. Menù tabelle. Oltre alle tabelle qui di fianco elencate sarà possibile trasmettere anche le tabelle relative al modulo taglie e colori per chi ne farà richiesta. Dal menù archivi sarà possibile trasmettere: Clienti Fornitori Agenti Banche, ecc. Dal punto vendita sarà possibile inserire sia clienti che fornitori. Fare attenzione di rispettare il numero progressivo, es. se si trova nei clienti/fornitori ultimo codice 100 caricare il cliente/fornitore con il codice 101. (al primo collegamento i nuovi dati saranno variati anche nel computer della sede). 3) Creare il magazzino 00 (zero zero) già creato per default dal programma in sede. 4) Dal menù file posizionarsi su preferenze e marcare il campo: Aggiungi tutti i magazzini su inserimento o modifiche del magazzino 00. Questa opzione consente di poter generare in automatico gli articoli relativi ai punti vendita. Ogni nuovo articolo caricato, ogni variazione effettuata su articoli esistenti nel magazzino 00 saranno automaticamente generati nei magazzini dei punti vendita. 5) Dal menù archivi, posizionarsi su Utility magazzino articoli selezionare creazione nuovo magazzino e creare tanti magazzini quanti sono i punti vendita MASSIMO 99. ATTENZIONE, prima di dare avvio alla generazione dei magazzini occorre inserire almeno un articolo nel magazzino 00 (zero zero). FATTO QUESTA OPERAZIONE SI PUO DARE AVVIO AL CARICAMENTO DEGLI ARTICOLI CHE VERRANNO GENERATI IN AUTOMATICO ANCHE PER I PUNTI VENDITA. MASSIMO 99. 3
PROMOZIONI SE GESTITE Dalle sede sarà possibile programmare la tabella principale delle promozioni. Data inizio e durata della promozione. Sarà possibile attivare le promozioni per singolo punto vendita. Cliccando su questo pulsante si accede alla selezione degli articoli da promozionare es: Inserire il codice del magazzino (01) negozio (01) selezionare gli articoli da promozionare, si possono selezionare gli articoli anche per famiglie. Al termine cliccare su ESCI verranno salvati automaticamente i dati inseriti. QUESTA OPERAZIONE DEVE ESSERE FATTA PER SINGOLO PUNTO VENDITA. SPECIFICANDO IL CODICE DEL MAGAZZINO DI DESTINAZIONE DELLE PROMOZIONI. INSERIRE MAGAZZINO 01 SE NEGOZIO 1 ATTENZIONE: OGNI PUNTO VENDITA GESTIRA LE SUE PROMOZIONI PROGRAMMATE IN SEDE, IL PUNTO VENDITA NON POTRA VARIARE LE SUE PROMOZIONI. SE CIO AVVIENE ESSE TRANSITERANNO VERSO SEDE E ALTRI NEGOZI. E CONSIGLIABILE EFFETTUARE LE MODIFICHE IN SEDE VERSO IL NEGOZIO INTERESSATO. SCORTA MINIMA DELL ARTICOLO. DALLA SEDE SARA POSSIBILE IMPOSTARE LA SCORTA MINIMA DI OGNI SINGOLO ARTICOLO. QUESTO DEVE ESSERE FATTO NEL CODICE MAGAZZINO INTERESSATO. ES. MAGAZZINO 01 INSERIRE LA SCORTA MINIMA DELL ARTICOLO. QUESTO DATO VERRA TRASMESSO AL NEGOZIO AL PRIMO COLLEGAMENTO. 4
COSA FARE NEI PUNTI VENDITA Dal menù file selezionare preferenze, appare la figura a lato. Cliccare su: Appare le seguente figura: Negozio, Spuntare negozio Tipo connessione, Spuntare altro Tutti gli altri campi vanno lasciati vuoti Cliccare su FTP per accedere alla programmazione del server remoto. Server FTP Inserire il percorso server (account presso il gestore). Salva, permette di salvare i dati inseriti. Invia ricevi / processa, permette di forzare la trasmissione / ricezione dati senza aspettare il tempo programmato, oppure di eseguire manualmente quando si vuole l operazione se nel campo (automatico ogni minuti) il valore inserito è 0 zero. I campi: ripulisci file processati, invia tutte le tabelle, invia tutti gli articoli, non sono attivi nei negozi. 5
ISTRUZIONI OPERATIVE: E TASSATIVO CHE LA CREAZIONE DEGLI ARTICOLI AVVENGA IN SEDE. SARANNO POI TRASMESSI VERSO I PUNTI VENDITA. NON E POSSIBILE CREARE GLI ARTICOLI NEI PUNTI VENDITA, SE CIO VIENE FATTO QUESTI NON SARANNO TRASMESSI ALLA SEDE, O PRESSO GLI ALTRI PUNTI VENDITA. 1- Ogni negozio potrà effettuare il carico merce (causale 5 o similare). I dati saranno inviati alla sede nel primo collegamento. 2- Negozi e sede possono spostare con causale 60 la giacenza verso altro negozio o sede, oppure con documento di trasporto sempre con causale 60. 3- Il prezzo di acquisto su articolo creato o caricato, passa al negozio SOLO se viene fatto anche un carico ES. CAUSALE 5 ACQUISTO. 4- Promozioni, ogni punto vendita ha le sue promozioni. Attenzione se il negozio modifica le promozioni, esse transiteranno verso sede e altri negozi. E CONSIGLIABILE EFFETTUARE LE MODIFICHE SOLO IN SEDE VERSO IL NEGOZIO INTERESSATO. 5- Movimenti di magazzino, non è consigliato modificare o eliminare movimenti di magazzino, una volta creati per punti vendita. E POSSIBILE ELIMINARE / MODIFICARE DALLA SEDE I MOVIMENTI DEL MAGAZZINO PRINCIPALE E I MOVIMENTI DEI NEGOZI. 6- Documenti di trasporto, non è possibile modificare un documento di trasporto (con causale 60 scarico a magazzino ) in quanto il modulo FTP genera in tempo reale il file del documento da inviare presso i punti vendita. Nel caso in cui si richiama dall archivio DDT il documento generato per apportare modifiche, APPARE IL MESSAGGIO: NON E POSSIBILE VARIARE UN DDT GIA CREATO. Per modificare le esistenze trasmesse erroneamente occorre modificarle manualmente. Prima in sede, successivamente selezionando il codice di magazzino del punto vendita interessato. MENU VENDITE MOVIMENTI DI MAGAZZINO, da movimenti di magazzino provvedere alla correzione sia nel magazzino principale (00) poi nel magazzino di riferimento es. (01) e salvare i nuovi valori. Successivamente effettuare la stessa procedura di variazione esistenze nel punto vendita. 7- Il modulo remoto non gestisce il collegamento ON LINE con i registratori di cassa. SOLO emulazione tastiera, i movimenti effettuati con collegamento ON LINE non saranno trasmessi alla sede. 8- Come regola generale le eliminazioni (cancellare un articolo, cancellare un movimento, ecc.) non vengono gestite dall FTP. I movimenti cancellati nella sede per il magazzino es. 01 non saranno presi in considerazione. Quindi occorre provvedere alla cancellazione manuale dei movimenti sia nella sede, magazzino principale, sia nel magazzino interessato per ripristinare le quantità esatte. PRESTARE MOLTA ATTENZIONE QUANDO VENGONO GENERATI DOCUMENTI ES. DDT PER L INVIO DEI DATI NEI PUNTI VENDITA. 6