Guida introduttiva di CardScan Capitolo 1
1 Copyright 2006 CardScan, Inc. Tutti i diritti riservati. La presente guida è protetta dalle vigenti leggi sul copyright. Nessuna parte del presente documento può essere riprodotta o distribuita, trascritta, salvata in un sistema di archiviazione, tradotta in un linguaggio parlato o informatico in nessuna forma o mezzo senza ricevere autorizzazione scritta da: CardScan, Inc. 25 First Street, Suite 107 Cambridge, MA 02141, Stati Uniti Tel: (617) 492-4200 Fax: (617) 492-6659 Marchi: CardScan e AtYourService sono marchi registrati di CardScan, Inc. Windows è un marchio di Microsoft Corporation. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Esclusioni di garanzia: CardScan, Inc. non fornisce alcuna garanzia, dichiarazione o promessa non esplicitamente dichiarata nel presente contratto. CardScan, Inc. esclude qualsiasi garanzia implicita di commerciabilità, proprietà o adattabilità a uno scopo specifico. CardScan, Inc. non garantisce che il software o la documentazione possano soddisfare i requisiti del cliente oppure che non contengano difetti, errori o che il funzionamento del software non si interrompa. LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ: la responsabilità complessiva di CardScan, Inc., come pure quella dei programmi commercializzati da CardScan, Inc., derivante da o correlata al presente contratto o al software o alla documentazione è limitata all'importo pagato dal cliente o per conto del cliente per la licenza. Alla garanzia sono associati diritti legali specifici, che possono variare in base al paese. In alcuni paesi non è consentita l'esclusione o la limitazione dei danni accidentali o consequenziali, quindi non si applicano le limitazioni o le esclusioni di cui sopra.
Sommario Introduzione a CardScan Riepilogo dei prodotti... 1 Funzionalità principali... 2 Risorse per gli utenti CardScan... 4 Supporto tecnico... 4 Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan Operazioni preliminari... 1-1 Visualizzazione dei contatti nella visualizzazione Elenco... 1-4 Verifica dell'accuratezza... 1-5 Accesso ai contatti da CardScan... 1-6 Capitolo 2 Utilizzo di CardScan per la gestione dei contatti Aggiunta di contatti senza biglietti da visita... 2-1 Utilizzo di campi aggiuntivi per ulteriori informazioni... 2-2 Organizzazione dei contatti in categorie... 2-2 Funzionalità principali per la ricerca dei contatti... 2-3 Ricerca e rimozione dei duplicati... 2-4 Gestione di file di contatti multipli... 2-4 Backup dei contatti... 2-5 Aggiornamento dei contatti mediante scansione... 2-6 Capitolo 3 Utilizzo dei dati di CardScan in Microsoft Outlook e in altre applicazioni desktop Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati... 3-1 Sincronizzazione di CardScan e Outlook... 3-3 Capitolo 4 Copia di contatti da e verso dispositivi palmari Palm OS Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati... 4-1 Sincronizzazione... 4-2 Guida introduttiva di CardScan i
Capitolo 5 Copia di contatti da e verso dispositivi Windows Mobile Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati... 5-1 Sincronizzazione manuale... 5-2 Appendice A: Conformità alle normative FCC e alle direttive europee ii CardScan, Inc.
Riepilogo dei prodotti Introduzione a CardScan Nel presente manuale sono descritte le funzionalità principali della famiglia di prodotti CardScan. Lo scopo è illustrare i vantaggi e la flessibilità dei prodotti CardScan, nonché fornire all'utente indicazioni su come accedere alle informazioni dettagliate e alle istruzioni per imparare ad utilizzare i prodotti. Riepilogo dei prodotti Prodotto Utenti Caratteristiche principali CardScan Executive CardScan Team CardScan Lead Qualifier CardScan Personal Utenti che desiderano uno strumento veloce e preciso per trasformare i biglietti da visita in rubriche elettroniche. Lavoratori indipendenti che gestiscono grandi quantità di contatti e che preferiscono la scansione a colori. Gruppi di lavoro che condividono informazioni sui contatti in una rete aziendale Gruppi di lavoro che desiderino acquisire contatti in occasioni differenti, condividere i contatti acquisiti e operare rapidamente sulle informazioni. Utenti di CardScan che desiderano uno scanner portatile. CardScan Executive è un prodotto completo che consente di acquisire informazioni dai biglietti da visita in modo preciso, ben organizzato e di facile utilizzo in rubriche elettroniche. CardScan Executive è ideale per la gestione dei contatti. Se invece si preferisce gestire i dati senza un'applicazione desktop o un palmare, Scambio guidato dati di CardScan consente di scegliere la procedura migliore per copiare i dati da e verso CardScan. È quindi possibile utilizzare i dati in Microsoft Outlook e in altri strumenti per la gestione dei contatti, agende elettroniche e palmari come Palm e dispositivi Windows Mobile. Sono incluse tutte le funzionalità di CardScan Executive, con l'ulteriore possibilità di condividere file in rete. Acquisire dati sui contatti ed elementi importanti per identificare un lead mediante la scansione di moduli. Una volta eseguita la scansione dei dati, sono disponibili tutte le funzionalità di CardScan Executive e Team per consentire ai gruppi di verificare e utilizzare i dati in modo efficiente. Versione portatile di CardScan Executive con tutte le funzionalità, esclusa la scansione a colori dei biglietti da visita. È possibile scambiare dati con un numero limitato di Agende elettroniche e palmari. Guida introduttiva di CardScan 1
Introduzione a CardScan 1 Funzionalità principali Nella sezione che segue sono illustrate le principali funzionalità comuni a tutti i prodotti CardScan. Scansione Verifica dell'accuratezza Interfaccia grafica di facile utilizzo Gestione dei contatti con funzioni di esplorazione avanzate Scambio dati Ampie possibilità per raggiungere i contatti online Funzionalità di scansione Scansione ed elaborazione di biglietti da visita internazionali. Classificazione automatica, durante la scansione, di gruppi di biglietti da visita e possibilità di aggiungere note a ciascun biglietto del gruppo. In caso di biglietti da visita con informazioni su entrambi i lati, è possibile acquisire e salvare l'immagine sul retro del biglietto. Avviare CardScan inserendo il biglietto da visita nello scanner. La funzionalità di rilevamento automatico del biglietto nello scanner è sempre attiva. Quando lo scanner rileva la presenza di un biglietto viene avviato il programma CardScan. Verifica dell'accuratezza La possibilità di utilizzare una rubrica dipende dall'accuratezza dei dati che contiene. CardScan rende semplice la verifica dei dati evidenziando i campi in cui è possibile che i dati non siano esatti. L'opzione Controlla dettagli di CardScan consente di verificare che i dettagli di nome e indirizzo siano stati immessi nei campi appropriati e di correggere velocemente gli eventuali errori. Interfaccia grafica di facile utilizzo Spostare il cursore all'interno della finestra di CardScan e puntare sulle varie sezioni. Quasi tutti gli elementi della finestra rappresentano una funzione e la descrizione della funzione viene visualizzata negli aiuti veloci. Le icone della visualizzazione Elenco consentono di mostrare i contatti nel formato preferito dall'utente. Mediante le icone è possibile ottenere vari tipi di visualizzazioni, da una raccolta di sole immagini dei biglietti, al livello di dettaglio che consente di interagire con i dati (ad esempio, trovare un indirizzo con una mappa Web facendo clic sull'indirizzo in visualizzazione Elenco). 2 CardScan, Inc.
Funzionalità principali Funzionalità per la gestione dei contatti Mediante la Barra di spostamento è possibile accedere immediatamente a contatti raggruppati secondo un criterio specifico, ad esempio, categorie, modifiche recenti, duplicati e così via. Utilizzare una funzionalità efficace, complessa e flessibile denominata QuickSearch per trovare i contatti in più file aperti. Gestione guidata duplicati consente di trovare automaticamente e gestire le informazioni dei contatti duplicati. Visualizzare contemporaneamente più file in finestre di CardScan separate. Salvare la copia di un file in un account personale e protetto nel sito Web AtYourService (all'indirizzo www.cardscan.net), quindi accedere ai file in qualsiasi momento da qualsiasi parte del mondo con un semplice browser Web. Se i file locali vengono abilitati per il Web e salvati nel sito di AtYourService, è possibile ricevere automaticamente aggiornamenti dai contatti mediante AtYourService. Gli aggiornamenti ricevuti possono essere esaminati, accettati o rifiutati nel browser. Scambio di dati con altri programmi e dispositivi Utilizzare Scambio guidato dati per rilevare automaticamente le applicazioni installate nel computer e scegliere il metodo migliore per copiare i dati da e in CardScan. La procedura guidata consente di scambiare dati con: - Altre applicazioni desktop (ad esempio, Microsoft Outlook) - Dispositivi palmari Palm OS - Dispositivi Windows Mobile Migliore utilizzo delle funzioni di funzioni di invio di messaggi, di composizione dei numeri e di esplorazione del Web È possibile avviare l'invio di un messaggio, la composizione di un numero o la visita a un sito Web semplicemente facendo clic sui dati nelle visualizzazioni Elenco e Riepilogo. È inoltre possibile inviare messaggi di posta elettronica a contatti di CardScan da Microsoft Outlook, senza copiare i contatti in Outlook, semplicemente indicando un file di CardScan come rubrica in Outlook. In questo modo sarà possibile visualizzare e inviare messaggi ai contatti di CardScan da Outlook. L'indirizzo di un contatto può essere individuato su una mappa Web facendo clic sull'indirizzo nella visualizzazione Elenco o Riepilogo. È inoltre possibile scegliere il servizio di mappe via Web da utilizzare. Guida introduttiva di CardScan 3
Introduzione a CardScan 1 Risorse per gli utenti CardScan Guida in linea Nella Guida in linea sono disponibili istruzioni, descrizioni dettagliate delle funzionalità e suggerimenti per la risoluzione dei problemi. Per accedere alla Guida in linea relativa a una finestra di dialogo, fare clic su? nella finestra. Viene visualizzato l'argomento corrispondente della Guida in una finestra a tre riquadri, con schede per Sommario, Indice, Ricerche e Glossario. La Guida in linea può anche essere aperta premendo il tasto F1 della tastiera o dal menu? di CardScan. Sito Web di CardScan Visitare il sito www.cardscan.com per: Aggiornamenti del software Scaricare la documentazione Accedere alla Knowledge Base gestita dal supporto tecnico Supporto tecnico Per contattare il supporto tecnico nella propria area geografica/lingua, sono disponibili le seguenti informazioni: Inglese/Nord America Tel: 617-492-4200 o 1-866-900-6902 Fax: 617-492-6659 http://www.cardscan.com Europa Francese Tel: +49 (0) 2203 9113333 Fax: +49 (0) 2203 9113390 http://www.cardscan.com Tedesco Tel: +49 (0) 2203 9113331 Fax: +49 (0) 2203 9113390 http://www.cardscan.com 4 CardScan, Inc.
Supporto tecnico Inglese/Regno Unito Tel: 0845-6000588 - per chiamate dal Regno Unito Tel: +49 (0) 2203 9113332 - Per chiamate in inglese provenienti da altre aree. Fax: +49 (0) 2203 9113390 http://www.cardscan.com Per le altre lingue, contattare il rivenditore locale. Per conoscere il rivenditore più vicino, visitare il sito www.cardscan.com. Guida introduttiva di CardScan 5
Introduzione a CardScan 1 Questa pagina è stata lasciata vuota intenzionalmente. 6 CardScan, Inc.
Operazioni preliminari Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan Nel presente capitolo viene illustrato come creare una rubrica in CardScan eseguendo semplicemente la scansione dei biglietti da visita. Vengono inoltre evidenziate le funzionalità per la verifica dell'accuratezza delle informazioni. Nel capitolo sono incluse le seguenti sezioni: Operazioni preliminari per la scansione di biglietti da visita Visualizzazione dei contatti di CardScan Verifica dell'accuratezza Accesso ai contatti da CardScan Operazioni preliminari In questa sezione sono descritti i passaggi da eseguire dopo aver installato e configurato CardScan. La procedura di installazione e configurazione è descritta nel documento fornito nel CD del prodotto. Dal momento che si presuppone che l'utente non abbia scelto di avviare CardScan come ultimo passaggio della procedura di installazione, sarà necessario innanzitutto avviare il programma. Effettuare la seguente procedura: 1. Avviare CardScan scegliendo Start Programmi CardScan CardScan. CardScan viene avviato e si visualizza l'introduzione guidata. 2. Seguire l'introduzione guidata per configurare CardScan all'utilizzo dello scanner e per abilitare le funzionalità che consentiranno di utilizzare al meglio CardScan. Al termine della configurazione, viene visualizzata una finestra di dialogo che richiede di creare un file o di aprire un file esistente. 3. Scegliere l'opzione desiderata e fare clic su OK. CardScan apre il file dei nuovi contatti. 4. Eseguire la scansione di un biglietto da visita. Viene visualizzata la finestra di dialogo mostrata di seguito: Fare clic su questa freccia per espandere la finestra di dialogo ed esaminare le immagini salvate. Consente di trasformare l'immagine salvata in un contatto. Consente di assegnare note e categorie ai contatti durante la scansione dei biglietti. Consente di salvare le immagini senza elaborarle e chiudere la finestra di dialogo. Guida introduttiva di CardScan 1-1
Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan 1 5. Eseguire la scansione di più biglietti inserendoli nello scanner e utilizzare una delle seguenti opzioni: Fare clic sulla freccia blu per espandere la finestra di dialogo ed esaminare le immagini salvate prima dell'elaborazione. Fare clic sulla freccia su/giù per ridurre la finestra di dialogo e nascondere le immagini salvate. Fare clic sulle frecce a sinistra e a destra per visualizzare le immagini salvate una per volta. Fare clic per eliminare l'immagine visualizzata. Fare clic su Elabora per creare contatti dalle immagini salvate. CardScan elabora le immagini e mostra i dettagli dell'ultima immagine nella visualizzazione Modifica, per consentire la verifica dell'accuratezza. 1-2 CardScan, Inc.
Operazioni preliminari NOTA: il nome del contatto visualizzato in dettaglio è evidenziato nella Barra di spostamento. Scheda della visualizzazione Elenco Scheda della visualizzazione Riepilogo Per ulteriori dettagli sulla Barra di spostamento, vedere "Utilizzo di CardScan per la gestione dei contatti" a pagina 2-1. Scheda della visualizzazione Modifica Guida introduttiva di CardScan 1-3
Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan 1 Visualizzazione dei contatti nella visualizzazione Elenco Fare clic sulla scheda Elenco per visualizzare i contatti presenti nel file. Le informazioni sui contatti vengono visualizzate in un elenco a più colonne. È possibile personalizzare la visualizzazione Elenco in modo da includere colonne relative a qualsiasi tipo di informazione sui contatti. Stato degli aggiornamenti di AtYourService (vedere pagina 2-6) Il pulsante Visualizza tutti consente di visualizzare tutti i contatti di un file Lo stato di verifica indica i contatti non verificati con il simbolo. Barra QuickAccess Barra Lettera: consente di elencare solo i nomi dei contatti che iniziano con una determinata lettera. Numero di contatti all'interno del file Barra di stato Pulsanti che consentono di scegliere la modalità di visualizzazione dell'elenco NOTA: l'intensità del simbolo varia in base alla probabilità che il contatto non sia preciso. Tuttavia, persino accanto ai contatti accurati è presente un punto interrogativo fino a quando non viene selezionata la casella "Verificato" della visualizzazione Modifica. Vedere "Verifica dell'accuratezza" a pagina 1-5. 1-4 CardScan, Inc.
Verifica dell'accuratezza Verifica dell'accuratezza Per verificare l'accuratezza di un contatto, aprirlo nella visualizzazione Modifica, come illustrato a pagina 1-2. Verifica dei campi evidenziati da CardScan. CardScan evidenzia tutti i campi in cui probabilmente sono contenute informazioni incomplete o non accurate. Per verificare un campo evidenziato, confrontarne il contenuto con le informazioni presenti nell'immagine del biglietto. Quando si seleziona un campo, CardScan evidenzia la parte corrispondente dell'immagine. Verifica dei campi e del testo nascosto nella visualizzazione. Accertarsi di aver esaminato i campi e le righe di testo che potrebbero essere nascoste nella visualizzazione. Il pulsante indica la presenza di un altro campo o di altre righe di testo. Facendo clic sul tasto, la freccia si modifica in e il campo viene visualizzato. Se i campi contenenti informazioni non sono visibili, in CardScan viene visualizzato il simbolo. Per visualizzare le informazioni nascoste, fare clic direttamente sul simbolo. Una volta terminata la verifica dell'accuratezza, selezionare questa casella. Verifica dei dettagli relativi al nome e all'indirizzo. Spesso i nomi delle persone contengono dettagli complessi. Ad esempio, alcuni nomi contengono qualifiche o titoli, quali Rev., Ph.D ecc. Tali dettagli devono essere posizionati in modo corretto, specialmente se devono essere esportati, trasferiti o sincronizzati. Dal momento che un numero sempre crescente di persone sceglie design elaborati per i biglietti da visita, è importante controllare gli indirizzi per essere certi che i relativi componenti si trovino nei campi giusti. Tale verifica è importante soprattutto quando si esegue la scansione dei biglietti da visita di persone di altri paesi. Guida introduttiva di CardScan 1-5
Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan 1 Per iniziare la verifica dei dettagli dei nomi e degli indirizzi, fare clic sul pulsante Nome o Indirizzo nella visualizzazione Modifica. Verrà visualizzata la seguente finestra di dialogo: Facendo clic sul pulsante Nome, la scheda Nome sarà visualizzata per prima. Se invece si fa clic sul pulsante Indirizzo, sarà visualizzata per prima la scheda Indirizzo. Una volta terminata la verifica, selezionare la casella "Verificato". Accesso ai contatti da CardScan Per modificare il testo di questa finestra di dialogo e della visualizzazione Modifica, è possibile digitarlo, trascinarlo e rilasciarlo oppure tagliarlo e incollarlo. Se le informazioni sul contatto sono accurate, è possibile interagire con il contatto nelle visualizzazioni Riepilogo ed Elenco. Spostando il cursore all'interno della visualizzazione Riepilogo, questo diventa un puntatore a forma di mano. Puntando sul collegamento e facendo clic con il mouse su di esso è possibile effettuare le seguenti operazioni: Avviare il sito Web all'interno del browser. Creare un messaggio di posta elettronica con il campo relativo all'indirizzo già compilato. Comporre numeri di telefono, se nel computer è installato un modem. Visualizzare una mappa Web dell'indirizzo del contatto. Nell'esempio riportato di seguito sono illustrate le visualizzazioni Riepilogo ed Elenco in cui è possibile svolgere le operazioni elencate in precedenza con un semplice clic del mouse. Accesso a un contatto dalla visualizzazione Riepilogo Di seguito è mostrato un esempio in cui si visita il sito Web del contatto dalla visualizzazione Riepilogo di CardScan. 1-6 CardScan, Inc.
Accesso ai contatti da CardScan 1. Selezionare un contatto e fare clic sulla scheda Riepilogo. Viene mostrata la visualizzazione Riepilogo del contatto. 2. Puntare all'indirizzo Web. Fare clic sull'indirizzo quando la forma del cursore cambia in puntatore a forma di mano. Accesso a un contatto dalla visualizzazione Elenco Facendo clic sui pulsanti a destra della visualizzazione Elenco è possibile scegliere il modo in cui vengono visualizzati i contatti presenti nel file. Fare clic su questi pulsanti per vedere le diverse modalità di visualizzazione dei contatti. Il pulsante in alto rappresenta la visualizzazione meno dettagliata e non include le immagini dei biglietti. Gli altri pulsanti consentono di visualizzare l'elenco con l'opzione per includere le immagini dei biglietti. NOTA: per interagire con i contatti dalla visualizzazione Elenco, accertarsi che l'opzione Mostra immagini biglietti non sia selezionata. Nell'illustrazione seguente è rappresentata la composizione del numero di telefono di un contatto della visualizzazione Elenco. Guida introduttiva di CardScan 1-7
Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan 1 Visualizzazione delle mappe degli indirizzi in Internet È possibile utilizzare lo stesso metodo per generare una mappa dell'indirizzo del contatto sul Web. Per avviare questa funzionalità, è anche possibile scegliere Biglietto Visualizza la mappa dell'indirizzo. Effettuare la seguente procedura: 1. Visualizzare il contatto nella visualizzazione Riepilogo o selezionarlo nella visualizzazione Elenco. Posizionare il puntatore sull'indirizzo nella finestra oppure scegliere Biglietto Visualizza la mappa dell'indirizzo. Viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona servizio Web di mappe. 2. Scegliere il servizio desiderato e fare clic su OK. CardScan avvia il browser installato nel computer e visualizza la mappa tramite il servizio selezionato. Se il browser è già aperto, CardScan consente di visualizzare la mappa all'interno della finestra del browser esistente. 1-8 CardScan, Inc.
Aggiunta di contatti senza biglietti da visita Capitolo 2 Utilizzo di CardScan per la gestione dei contatti CardScan include diverse funzionalità efficaci per la gestione dei contatti, tra cui: Aggiunta di contatti senza scansione in modi differenti Aggiunta di campi per immettere una maggiore quantità di dati Organizzazione dei contatti in categorie Utilizzo della Barra di spostamento per visualizzare i contatti raggruppati in categorie, modifiche recenti, stato di verifica ecc. Ricerca dei contatti con QuickSearch Ricerca e rimozione dei duplicati Sostituzione dell'immagine e dei dati del biglietto tramite la scansione di un nuovo biglietto Backup e recupero dei dati sui contatti con AtYourService Ricezione di aggiornamenti automatici tramite AtYourService Gestione di più file in più finestre Aggiunta di contatti senza biglietti da visita È possibile aggiungere contatti a CardScan in diversi modi: Creando un nuovo contatto e digitando le informazioni nei diversi campi Trascinando e rilasciando i contatti da altre applicazioni e dal Web Importando file Creazione manuale dei contatti. Per creare un contatto manualmente: 1. Fare clic sul pulsante Nuovo biglietto nella barra degli strumenti di QuickAccess. CardScan apre un contatto vuoto nella visualizzazione Modifica. 2. Digitare le informazioni sul contatto nei campi appropriati. NOTA: dal momento che si presuppone che le informazioni immesse siano accurate, la casella "Verificato è già selezionata. Se non si è certi, è possibile deselezionarla. Trascinamento dei contatti da altre applicazioni e dal Web. È possibile creare contatti in un file CardScan selezionando il testo in un'altra applicazione, trascinandolo e rilasciandolo nella visualizzazione Elenco. Questa operazione consente di creare contatti dai messaggi di posta elettronica o dalle lettere in formato elettronico. È anche possibile trascinare e rilasciare i file vcard dal Web. Importazione di file in CardScan. È possibile importare interi file da qualsiasi strumento per la gestione dei contatti o da un agenda elettronica in grado di esportare i dati in un file di testo con i campi delimitati da tabulazioni o virgole. Per importare un file, scegliere File Scambio dati Procedura guidata. Lo Scambio guidato dati consente di eseguire il processo. Guida introduttiva di CardScan 2-1
Capitolo 2 Utilizzo di CardScan per la gestione dei contatti 1 Utilizzo di campi aggiuntivi per ulteriori informazioni Nella visualizzazione Modifica le informazioni sono mostrate in campi separati: Nome, Posizione, Azienda, Indirizzo, Secondo indirizzo, Telefono, Fax, Posta elettronica, Pagina Web e Altro. Sono anche disponibili i campi per sei numeri telefonici e sei indirizzi di posta elettronica aggiuntivi, che è possibile etichettare singolarmente. Fare clic su questi pulsanti per aprire i campi per le informazioni aggiuntive. Se, ad esempio, si fa clic sul pulsante accanto al numero di telefono, CardScan apre un campo vuoto per il numero e l'elenco a discesa delle etichette. Digitare il numero e fare clic sull'elenco a discesa per scegliere tra le etichette disponibili oppure per crearne una personalizzata. NOTA: è possibile aggiungere un secondo indirizzo utilizzando il metodo descritto in precedenza. Tuttavia, per garantire l'accuratezza, fare clic sul pulsante Indirizzo e utilizzare la scheda Secondo indirizzo della finestra di dialogo Controlla dettagli biglietto. Aggiunta di note. Per aggiungere delle note a un contatto, aprire il contatto nella visualizzazione Modifica e fare clic sulla scheda Note. Organizzazione dei contatti in categorie Le categorie offrono la possibilità di organizzare i contatti in gruppi significativi, che consentono di trovare i contatti rapidamente, di selezionarli per la stampa di etichette di spedizione, ecc. Per ulteriori informazioni, consultare la Guida in linea. 2-2 CardScan, Inc.
Funzionalità principali per la ricerca dei contatti È possibile assegnare categorie a: Singoli contatti, aprendo il contatto nella visualizzazione Modifica e facendo clic sulla scheda Categorie. Contatti multipli, selezionando i contatti nella visualizzazione Elenco e scegliendo Categorie Assegna. Funzionalità principali per la ricerca dei contatti Le due funzionalità più efficaci per la ricerca dei contatti sono la Barra di spostamento e QuickSearch. Barra di spostamento La Barra di spostamento di CardScan offre l'accesso immediato a raccolte diverse di informazioni sui contatti. La parte superiore della barra di spostamento contiene pannelli che forniscono l'accesso immediato a raccolte diverse di contatti. Per trovare tutti i contatti di una raccolta specifica, fare clic sul pannello che rappresenta la raccolta e utilizzare le voci all'interno di ciascun pannello per trovare i contatti. Nell'esempio riportato di seguito viene illustrato come, facendo clic sul pannello Verificato della Barra di spostamento, sia possibile isolare i contatti verificati e quelli non verificati. Pannelli della Barra di spostamento Fare clic sul pannello Verificato per isolare e accedere ai contatti verificati e non verificati. Guida introduttiva di CardScan 2-3
Capitolo 2 Utilizzo di CardScan per la gestione dei contatti 1 Ricerca dei contatti con QuickSearch È possibile cercare i contatti in qualsiasi numero di file aperti. Sulla barra degli strumenti QuickAccess il componente QuickSearch viene visualizzato nel modo illustrato di seguito: Per perfezionare la ricerca, fare clic su questo pulsante e utilizzare la finestra di dialogo QuickSearch. Per effettuare la ricerca con le parole incluse nel contatto, digitare le parole. Per ripetere la ricerca di una parola già eseguita in precedenza, utilizzare l'elenco a discesa delle combinazioni di parole utilizzate precedentemente. QuickSearch consente di effettuare la ricerca nei modi indicati di seguito: Digitando semplicemente le parole dal contatto che si sta cercando. Specificando i campi in cui ricercare. Combinando parole e campi. Per perfezionare la ricerca, fare clic sul pulsante QuickSearch e utilizzare la seguente finestra di dialogo: Digitare le parole in questa casella. Scegliere le combinazioni di parole dall'elenco a discesa. Scegliere il campo dall'elenco a discesa. Se sono aperti più file, scegliere i file in cui effettuare la ricerca dall'elenco a discesa. Ricerca e rimozione dei duplicati La funzione Gestione guidata duplicati di CardScan consente di trovare le informazioni duplicate relative ai contatti e di rimuovere i duplicati automaticamente oppure manualmente. Per avviare Gestione guidata duplicati, scegliere Biglietto Trova Duplicati. Gestione di file di contatti multipli CardScan consente di eseguire il programma in più finestre. In tal modo è possibile gestire più file. Scegliendo File Apri un'altra finestra si apre CardScan in un'altra finestra. Nella finestra appena aperta vengono visualizzate le stesse informazioni della finestra precedente. A questo punto, è possibile aprire un altro file (ad esempio, per trascinare e rilasciare i contatti da un file all'altro oppure è possibile che si desideri mostrare, contemporaneamente, visualizzazioni diverse di contatti dello stesso file). 2-4 CardScan, Inc.
Backup dei contatti Trascinamento di contatti da un file all'altro Nell'esempio seguente viene illustrata la differenza tra il trascinamento di contatti tra due file all'interno della stessa finestra e la stessa operazione tra due file visualizzati in finestre diverse: Quando si trascinano dei contatti da un file all'altro all'interno della stessa finestra, è necessario rilasciare i contatti selezionati sul nome del file sulla barra File. Quando, invece, si trascinano i contatti da una finestra all'altra, è possibile rilasciarli in qualsiasi punto dell'area dei dettagli della finestra. Se nell'area dei dettagli è attiva la visualizzazione Riepilogo o Modifica per un determinato contatto, nel momento in cui si rilasciano dei nuovi contatti si apre la visualizzazione Elenco. I contatti aggiunti in questa finestra sono evidenziati. SUGGERIMENTO: la possibilità di trascinare e rilasciare più contatti da un file all'altro consente di suddividere i file più grandi in due file più piccoli. Per ulteriori informazioni, consultare la Guida in linea. Backup dei contatti Per garantire la sicurezza e la disponibilità delle informazioni importanti, utilizzare la funzionalità Backup guidato. Per avviare Backup guidato, scegliere File Manutenzione Backup. Backup guidato consente di salvare i file CardScan localmente, su un supporto separato e, soprattutto, nell'account protetto sul sito Web AtYourService (www.cardscan.net). AtYourService AtYourService consente di: Abilitare per il Web tutti i file CardScan presenti sul computer salvandoli nell'account privato e protetto sul sito Web AtYourService. Successivamente, sarà possibile accedere al file Web mediante un browser, apportare modifiche al file Web o a quello locale e mantenerli identici grazie alla Sincronizzazione di CardScan. L'abilitazione dei file al Web offre diverse possibilità: Se si è lontani dal proprio computer, è possibile accedere ai contatti da qualsiasi altra connessione Internet. Avviando semplicemente il browser sul sito Web AtYourService (www.cardscan.net) ed effettuando l'accesso con il proprio indirizzo di posta elettronica e la propria password, è possibile visualizzare, aggiungere o modificare contatti. Nel momento in cui si torna al proprio computer, grazie a CardScan sarà possibile disporre dei file aggiornati con le modifiche apportate tramite AtYourService. Se si dispone di un computer a casa e al lavoro, installando CardScan su entrambi, e mantenendo una copia locale dei contatti su entrambi i computer, AtYourService mantiene i file sincronizzati. Con AtYourService, è possibile consentire ai contatti di aggiornare i propri dai. Non è necessario digitare alcuna informazione: con pochi clic sarà possibile visualizzare, accettare o rifiutare gli aggiornamenti dei contatti. CardScan effettuerà la sincronizzazione tra la copia sul desktop e quella sul Web, in modo da mantenerle identiche. Guida introduttiva di CardScan 2-5
Capitolo 2 Utilizzo di CardScan per la gestione dei contatti 1 Utilizzo continuo dei contatti con gli aggiornamenti AtYourService I contatti elettronici possono essere utilizzati solo se sono aggiornati. AtYourService risolve questo problema inviando messaggi posta elettronica ai contatti quattro volte l'anno e richiedendo loro di esaminare le proprie informazioni nel file dell'utente (le informazioni contenute nel campo Note non vengono rivelate ai contatti). I contatti che hanno fornito aggiornamenti vengono contrassegnati in CardScan con il simbolo. Per esaminare gli aggiornamenti disponibili, scegliere AtYourService Esamina aggiornamenti. CardScan avvia la procedura guidata per gli aggiornamenti, che consente di esaminare rapidamente eventuali aggiornamenti, di accettarli o di rifiutarli. Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web all'indirizzo www.cardscan.net. Aggiornamento dei contatti mediante scansione Se si dispone del nuovo biglietto di un contatto, è possibile aggiornare l'immagine fronte del contatto e le informazioni nei campi corrispondenti tramite la scansione del nuovo biglietto nel contatto esistente. A tale scopo, selezionare il contatto e scegliere Biglietto Sostituisci. 2-6 CardScan, Inc.
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati Capitolo 3 Utilizzo dei dati di CardScan in Microsoft Outlook e in altre applicazioni desktop CardScan consente di copiare i contatti da e verso lo strumento di gestione dei contatti o l agenda elettronica preferita. Le opzioni di scambio dei dati offerte da CardScan sono diverse. Per scegliere l'opzione ottimale per lo strumento di gestione dei contatti utilizzato, servirsi di Scambio guidato dati. Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati NOTA: nell'esempio riportato di seguito viene descritto il modo in cui Scambio guidato dati supporta gli utenti che utilizzano Microsoft Outlook come strumento di gestione dei contatti. Se si utilizza uno strumento diverso, è sufficiente inserire le informazioni all'interno della procedura guidata e verrà indicata l'opzione più appropriata. Esempio: Microsoft Outlook. Per scegliere l'opzione più indicata: 1. Per utilizzare Scambio guidato dati, avviare CardScan, scegliere File Scambio dati e quindi Procedura guidata dal menu Scambio dati. Verrà visualizzata la seguente schermata: 2. Accertarsi che sia selezionata la prima opzione e fare clic su Avanti. 3. Nella schermata successiva, selezionare la versione di Outlook di cui si dispone e fare clic su Avanti. La procedura guidata indica come opzione ottimale l'utilizzo di Sincronizzazione di CardScan. Guida introduttiva di CardScan 3-1
Capitolo 3 Utilizzo dei dati di CardScan in Microsoft Outlook e in altre applicazioni desktop 1 4. Fare clic su Continua. Viene visualizzata la finestra di dialogo Sincronizzazione di CardScan. 5. Fare clic su Configura. Viene visualizzata la finestra di dialogo Configura sincronizzazione. 6. Individuare il file CardScan da sincronizzare. Quindi fare clic su Seleziona per selezionare una cartella di Outlook. Viene visualizzata la finestra di dialogo Selezione cartella di Outlook. 7. Selezionare la casella Contatti per la sincronizzazione con CardScan e fare clic su OK. Viene visualizzata la finestra di dialogo Configura sincronizzazione. 8. Esaminare questa finestra di dialogo per accertarsi che il file di CardScan e la cartella di Outlook selezionati siano gli elementi che si desidera sincronizzare. 9. È inoltre possibile fare clic su Opzioni per esaminare le opzioni di sincronizzazione predefinite. Sebbene sia possibile che si tratti delle opzioni desiderate dall'utente, è utile controllarle nel caso in cui si desideri modificarle. 3-2 CardScan, Inc.
Sincronizzazione di CardScan e Outlook 10.Fare clic su OK per salvare la configurazione e tornare alla finestra di dialogo Sincronizzazione di CardScan. Fare clic per modificare la configurazione corrente. Fare clic per sincronizzare i file mostrati nella finestra Stato. Fare clic per configurare la sincronizzazione automatica. Sincronizzazione di CardScan e Outlook È possibile effettuare la sincronizzazione manualmente, in qualsiasi momento, oppure scegliere la sincronizzazione automatica. Per effettuare la sincronizzazione manualmente, fare clic su Sincronizza nella finestra di dialogo Sincronizzazione di CardScan. Per configurare la sincronizzazione automatica, fare clic su AutoSync nella finestra di dialogo Sincronizzazione di CardScan. SUGGERIMENTO: è possibile utilizzare i contatti di CardScan da Microsoft Outlook senza copiare i contatti in Outlook. CardScan dispone di una funzionalità che consente di indicare i file CardScan come rubrica personale di Microsoft Outlook. Non esistono limiti al numero di numero di rubriche di CardScan per Outlook che è possibile configurare. Per eseguire questa operazione, scegliere Strumenti Rubriche per Outlook. Guida introduttiva di CardScan 3-3
Capitolo 3 Utilizzo dei dati di CardScan in Microsoft Outlook e in altre applicazioni desktop 1 Questa pagina è stata lasciata vuota intenzionalmente. 3-4 CardScan, Inc.
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati Capitolo 4 Copia di contatti da e verso dispositivi palmari Palm OS In CardScan sono disponibili varie opzioni per copiare i contatti da e nei palmari Palm OS. NOTA: le opzioni sono disponibili solo se il programma di installazione di CardScan rileva il software Palm Desktop nel PC. È necessario installare il software Palm Desktop prima di installare il software CardScan. Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati Per scegliere l'opzione più efficiente, utilizzare Scambio guidato dati. 1. Avviare CardScan, scegliere File Scambio dati. Viene visualizzato il menu Scambio dati. 2. Scegliere Procedura guidata dal menu Scambio dati. Viene avviato Scambio guidato dati. 3. Nella prima schermata di Scambio guidato dati, selezionare l'opzione per i dispositivi palmari Palm e fare clic su Avanti. Verrà visualizzata la seguente schermata: Guida introduttiva di CardScan 4-1
Capitolo 4 Copia di contatti da e verso dispositivi palmari Palm OS 1 NOTA: la prima opzione di questa schermata è preselezionata, in quanto l'utilizzo di HotSync in CardScan e nella rubrica di Palm rappresenta il metodo migliore per mantenere identici i contatti in entrambe le posizioni. Dopo la sincronizzazione iniziale, CardScan consentirà di trovare ed eliminare eventuali duplicati (vedere pagina 2-4). Nelle successive sincronizzazioni, CardScan sincronizzerà soltanto le nuove informazioni sui contatti. In tal modo è possibile evitare la generazione di duplicati. Nella procedura riportata di seguito viene descritta la configurazione di questa opzione. 4. Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la schermata introduttiva di Conduit per Palm di CardScan. 5. Fare clic su Continua. Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di CardScan Conduit. 6. Nella scheda Generale, selezionare Attiva CardScan Conduit. In tal modo vengono attivate le opzioni di CardScan Conduit. 7. Impostare le opzioni desiderate e fare clic su OK per salvarle, quindi chiudere la finestra di dialogo Opzioni di CardScan Conduit. Per ricevere assistenza durante l'impostazione delle opzioni, fare clic sul pulsante? nella finestra di dialogo. Sincronizzazione Premere il pulsante HotSync sull'alloggiamento (o sul dispositivo) per avviare la sincronizzazione. Viene visualizzata la finestra di dialogo relativa all'avanzamento, che si chiude una volta completata la sincronizzazione. 4-2 CardScan, Inc.
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati Capitolo 5 Copia di contatti da e verso dispositivi Windows Mobile Il modulo CardScan ActiveSync consente di sincronizzare un file CardScan con i dispositivi Windows Mobile, tra cui Windows CE, Pocket PC e SmartPhone 2003 o versioni successive. La sincronizzazione mediante il modulo CardScan ActiveSync consente di aggiornare automaticamente i dati in un dispositivo Windows Mobile ogni volta che si apportano modifiche alle informazioni sui contatti nel file di CardScan e viceversa. NOTA: per eseguire la sincronizzazione con CardScan, è necessario che sul dispositivo Windows Mobile sia in esecuzione Microsoft Windows CE 3.0 o versione successiva. Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati Per scegliere l'opzione più efficiente, utilizzare Scambio guidato dati. Effettuare la seguente procedura: 1. Avviare CardScan, scegliere File Scambio dati, quindi scegliere Procedura guidata dal menu Scambio dati. Viene visualizzata la prima schermata di Scambio guidato dati. 2. Selezionare l'opzione Copia i contatti da e verso un dispositivo Windows Mobile e fare clic su Avanti. Verrà visualizzata la seguente schermata: Guida introduttiva di CardScan 5-1
Capitolo 5 Copia di contatti da e verso dispositivi Windows Mobile 1 NOTA: se si sceglie la seconda opzione, la procedura guidata consentirà di eseguire il processo descritto in "Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati" a pagina 3-1. 3. Scegliere l'opzione ActiveSync e fare clic su Avanti. 4. Fare clic su Continua. Viene visualizzata la finestra Microsoft ActiveSync. 5. Scegliere Strumenti Opzioni. Viene visualizzata la scheda Opzioni. 6. Attivare il servizio Contatti CardScan selezionando la casella di controllo corrispondente. Disattivare tutti gli altri servizi Contatti. NOTA: questa operazione è necessaria in quanto è possibile sincronizzare solo uno strumento di gestione dei contatti per volta. 7. Durante la configurazione iniziale, fare clic su OK. Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di CardScan ActiveSync. Se si esegue una configurazione successiva, fare clic su Impostazioni. Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di CardScan ActiveSync. 8. Fare clic su Sfoglia e selezionare il file CardScan per la sincronizzazione. 9. Se il file CardScan è protetto da password, è possibile inoltre selezionare l'opzione "Usa questa password" e digitare la password. In tal modo CardScan sarà in grado di aprire il file automaticamente ogni volta che si effettua la connessione piuttosto che richiedere la password. 10.Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di CardScan ActiveSync. La sincronizzazione viene eseguita automaticamente. In caso contrario, fare clic sul pulsante Sincronizzazione. Sincronizzazione manuale È sempre possibile sincronizzare i file selezionati facendo clic sul pulsante Sincronizzazione della finestra Microsoft ActiveSync. 5-2 CardScan, Inc.
Appendice A: Conformità alle normative FCC e alle direttive europee Dichiarazione FCC La presente apparecchiatura è stato collaudata e trovata conforme ai limiti di un dispositivo digitale di classe B, nel rispetto delle norme FCC, parte 15. Questi limiti sono studiati per fornire una protezione ragionevole dalle interferenze dannose quando l'apparecchio viene installato in un'area residenziale. L'apparecchio genera, utilizza e può irradiare energia in radiofrequenza e se non è installato e utilizzato in conformità al manuale di istruzioni può causare interferenze di disturbo alle comunicazioni radio. Tuttavia, non vengono fornite garanzie che l'interferenza non si verifichi in particolari installazioni. Per la conformità alla parte 15 delle normative FCC, è necessario utilizzare il cavo fornito con lo scanner. Se questo apparecchio causa interferenze di disturbo alla ricezione radiotelevisiva, rilevabili mediante lo spegnimento e la riaccensione dell'apparecchio, l'utente è invitato a tentare di eliminare le interferenze adottando uno dei seguenti metodi: Riposizionare l'antenna di ricezione. Aumentare la distanza tra l'apparecchio e il ricevitore. Collegare lo scanner e il computer a una presa di un circuito diverso da quello al quale è collegato il ricevitore. Dichiarazione di conformità alle normative europee Apparecchiatura Descrizione: Anno di fabbricazione: 2006 Modello CardScan 800c Apparecchiatura IT Scanner per biglietti da visita 5 V CC, 500mA Normative applicabili: Standard applicabili: 73/23/EEC, Direttiva sul basso voltaggio 89/336/EEC, Direttiva EMC EN 60950-1:2002 Apparecchiatura IT - Sicurezza EN 55022: 1998 Apparecchiatura IT - Caratteristiche sui disturbi in radiofrequenza - Limiti e metodi di misurazione EN 55024: 1998 Apparecchiatura IT - Caratteristiche relativa all'immunità - Limiti e metodi di misurazione Peter Dikeman Vice President Engineering CardScan, Inc. 1 giugno 2006 A-1
1 Questa pagina è stata lasciata vuota intenzionalmente. A-2 CardScan, Inc.