PROGETTO T.O.C.C.O. Territorio ed Oncologia in Connessione per Comunicare tra Operatori Legenda e manuale di utilizzo Polo Oncologico - 1
LEGENDA Che cos è T.O.C.C.O. - Territorio ed Oncologia in Connessione per Comunicare tra Operatori Si tratta di un programma che mette in contatto medici ed operatori del territorio con l Oncologia di Biella. Tale sistema permette di presentare pazienti con sospette o effettive patologie oncologiche al servizio ospedaliero, inserendone già i dati anagrafici e la visita effettuata dal Medico di famiglia o dall operatore del territorio. Il Paziente potrà essere preso in carico" dall Oncologia, il Medico di famiglia potrà richiedere una visita, un parere/consiglio, oppure richiedere che tale paziente venga discusso durante un GIC - Gruppo Interdisciplinare Cure. L Oncologia potrà quindi procedere con l inserimento di tale paziente nel percorso di cura e il Medico di famiglia vedrà, direttamente sul sistema, tutte le visite effettuate al paziente che l Oncologo riterrà opportuno condividere, rimanendo quindi aggiornato sul suo percorso e sull andamento della malattia. AREA OPERATIVA: L area operativa è la struttura fondamentale del progetto TOCCO, incentrata sul pazienti, permette lo scambio di informazioni tra il Medico di famiglia e l Oncologia. Ogni Medico di famiglia troverà qui l elenco dei pazienti che ha presentato al Centro (Oncologia). Qui troverà le prestazioni che i suoi pazienti hanno ricevuto, le comunicazioni da parte dell Oncologo di riferimento e il percorso che ogni suo paziente avrà fatto in Oncologia. A sua volta potrà inviare al centro le Prestazioni MMG, ovvero le visite che lui fa al paziente e che vuol far pervenire all Oncologia. PAZIENTI PRESENTATI (all interno dell AREA OPERATIVA): elenco dei pazienti di cui sono stati inviati all Oncologia i dati anagrafici e la visita di presentazione. Per ognuno di questi pazienti è indicato anche lo stato in cui si trova (presentato, accettato, rifiutato, in attesa di run in). PRESENTATO : quando il Medico di famiglia ha inviato all Oncologia i dati anagrafici e la visita di presentazione, ma l Oncologia non ha ancora preso in carico il paziente. RIFIUTATO : quando l Oncologia ritiene che il paziente presentato non sia di sua competenza e ne rifiuta la presa in carico, indicandone la motivazione. ACCETTATO : quando il paziente viene effettivamente preso in carico dall Oncologia. IN ATTESA DI RUN IN : quando il Medico di famiglia invia i dati anagrafici del paziente ma non ha ancora fatto la visita di presentazione. Senza la visita di presentazione l Oncologia non può prendere in carico il paziente. NUOVO ARRUOLAMENTO: il Medico di famiglia inserisce un nuovo paziente compilando i campi anagrafici e la visita di presentazione, ricordandosi sempre di flaggare la casella del consenso informato e di scrivere correttamente i dati anagrafici, specialmente il codice fiscale su cui il sistema identifica, in maniera univoca, il paziente. ATTIVITA si intende la tipologia di prestazione (Presentazione, Prestazioni dal Centro, Comunicazioni da parte del centro, Prestazioni MMG): Presentazione: visita che fa il Medico di famiglia per inviare il paziente al Centro Polo Oncologico - 2
Prestazioni del Centro: le visite fatte dall Oncologia (con eventuali esami strumentali associati) che il Centro invia al Medico di famiglia Comunicazioni da parte del Centro: le note di accompagnamento alle visite che il Centro invia al Medico di famiglia (tali note potranno arrivare assieme ad una o più visite). Prestazioni MMG: le visite effettuate dal Medico di famiglia e che sono state inviate al Centro. PRESTAZIONI si intendono: Visita: tutte le visite ricevute dal Centro Visita di follow up: comunicazioni ricevute da parte del Centro Presentazione paziente: visita fatta dal Medico di famiglia per arruolare il paziente al progetto TOCCO Visita di follow up MMG: visita fatta dal Medico di famiglia e inviata al Centro. Questa sezione va utilizzata dal Medico di famiglia tutte le volte che la visita/comunicazione riguarda direttamente il paziente (questo è necessario per la tracciabilità delle informazioni che riguardano il paziente) MESSAGGISTICA: serve per integrare il sistema e scambiare informazioni ed allegati (in.pdf), non necessariamente legati a dei pazienti. Tali messaggi arrivano al Centro in un unica casella, che viene vista dall operatore di turno. Diventa quindi importante, affinché il messaggio venga processato e preso in carico dall oncologo di riferimento, che il Medico di famiglia inserisca sempre nell oggetto il nome del paziente a cui è riferito oppure il nome dell Oncologo a cui è destinato il messaggio. Polo Oncologico - 3
MANUALE DI UTILIZZO COME RICHIEDERE l ACCREDITAMENTO I medici invieranno una mail con la richiesta di accreditamento per T.O.C.C.O. a info@oncologiabiellese.org (per informazioni sarà possibile contattare il call center 015/1515.7503, dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 13.00). In tale mail dovranno inserire obbligatoriamente: nome, cognome, data di nascita, indirizzo mail, recapito telefonico; saranno invece opzionali: indirizzo, città, fax. Entro breve il Centro invierà, all indirizzo di posta segnalato dal medico, gli accrediti per poter accedere al programma. Una volta accreditati: COME ACCEDERE A T.O.C.C.O. 1 - Accedere da internet utilizzando il sito www.oncologiabiellese.org (come da immagine seguente) Polo Oncologico - 4
Il pulsante si trova nella parte finale della home. (E possibile anche scaricare il manuale) NB: Potrebbe succedere che dia errore di certificato, proseguire ugualmente. Polo Oncologico - 5
Inserire lo USER NAME e PASSWORD (il sistema proporrà la seguente schermata per poter cambiare la password) Polo Oncologico - 6
Una volta modificata la password si potrà accedere al sistema Sulla destra del video si trovano i dati dell utente che sta utilizzando il programma. Polo Oncologico - 7
Sarà sempre possibile modificare la password, premendo Modifica dati. Si arriva a questa schermata: E possibile modificare la mail compilando il campo modifica mail con il nuovo indirizzo e premendo SALVA. Polo Oncologico - 8
Per cambiare password bisogna premere Modifica password e compilare i dati nella schermata sottostante, che appare automaticamente. Polo Oncologico - 9
MESSAGGISTICA Per entrare nella messaggistica premere il pulsante corrispondente: Polo Oncologico - 10
si ottiene la seguente schermata: Si tratta di una normale mail in cui sarà possibile scambiare messaggi tra specialista (Centro) e medico di famiglia e in cui il medico di famiglia riceverà l avviso di avvenuta presa in carico dei pazienti da lui presentati o di eventuali comunicazioni e visite effettuate dal Centro e inviategli. Polo Oncologico - 11
Come appare il messaggio, una volta aperto. Sarà possibile inviare una mail a Polo Oncologico (qui a leggere le mail saranno i medici dell oncologia di Biella, il Centro) Per il resto sarà utilizzabile come una normale casella di mail (con cestino, posta inviata e busta gialla che appare sulla destra ogni volta che arriva un messaggio nuovo). Sarà possibile anche inviare fino a 5 allegati (premendo Sfoglia). NOTA BENE: gli allegati sarebbe meglio fossero in formato.pdf nell oggetto sarebbe meglio indicare o il nome del paziente a cui il messaggio è riferito oppure il nome dell oncologo a cui è indirizzato il messaggio ricevendo degli allegati e premendo rispondi, gli allegati che si erano ricevuti non saranno più presenti nel messaggio e quindi non verranno più visti da chi riceve. Polo Oncologico - 12
AREA OPERATIVA: per inserire un nuovo paziente Per entrare nell area operativa premere il pulsante corrispondente: Appare questa schermata che contiene l elenco dei pazienti presentati, con relativo stato di arruolamento (Presentato, Accettato, Rifiutato, Uscito nel caso sia un paziente precedentemente accettato e poi, per qualsiasi motivo uscito dal programma). Polo Oncologico - 13
Per inserire un nuovo paziente, premere nuovo arruolamento; apparirà la seguente schermata da compilare: A Ricordarsi di far firmare il consenso informato al paziente, sottoscritto in duplice copia (la duplice copia permette di trattenerne uno per se e uno darlo al paziente che, in sede di prima visita, lo porterà al Centro) e inserire un check sul format (A). NB: Nel caso non venga evidenziata la casella del consenso informato apparirà un ALLERT che avviserà il Medico di famiglia. Polo Oncologico - 14
Dopodiché premere il pulsante Salva > compare la schermata seguente: Affinché il paziente venga elaborato è OBBLIGATORIO premere Inserisci visita di presentazione Polo Oncologico - 15
A B Sarà necessario procedere a compilare anche i campi presenti nell area Presentazione e poi premere Salva (A) NB: nel caso in cui la visita di presentazione non venga fatta immediatamente, per recuperare dal punto interrotto sarà necessario premere Presentazione (B) Polo Oncologico - 16
Nel caso il medico voglia richiedere una prima visita potrà selezionare anche il tipo di priorità: Polo Oncologico - 17
Nel caso si dovesse modificare l anagrafica paziente, sarà possibile: 1) richiamare il paziente dall elenco e poi premere il nome del paziente a sinistra sul nome (A) > comparirà la schermata dell anagrafica A Sarà possibile modificarne solamente l indirizzo e i recapiti telefonici (parte scritta in nero) NB: una volta compilato il campo relativo al codice fiscale, sarà possibile verificarne l esattezza in modo da evitare di inviare al Centro un paziente con dati erronei (tale sistema è necessario affinché il paziente, inviato al Centro, non venga trovato nell anagrafica dell ASL BI con relative difficoltà nella procedura di ACCETTAZIONE) Polo Oncologico - 18
2) andando su modifica paziente (B). B Polo Oncologico - 19
AREA OPERATIVA: vedere cosa viene fatto dal centro Ogni volta che il Centro invia qualche cosa o fa una visita di controllo sul paziente, il medico di famiglia riceverà un messaggio sulla messaggistica. Per visualizzare il tutto bisognerà per prima cosa selezionare dall elenco il nome del paziente. Su STATUS PAZIENTE compariranno tutte le visite e le comunicazioni inviate dal Centro (follow-up) relativi a tale paziente: C D A B A - A sinistra i filtri per le tipologie di comunicazione che il medico può selezionare B In basso, l elenco di tutto ciò che il Centro ha inviato e i follow up inviati dal MMG al Centro (è possibile inserire il filtro data inserendo le data esatta). C - Per Attività si intende la tipologia di prestazione: Presentazione: visita che fa il Medico di famiglia per inviare il paziente al Centro Prestazioni del Centro: le visite fatte dall Oncologia (con eventuali esami strumentali associati) che il Centro invia al Medico di famiglia Polo Oncologico - 20
Comunicazioni da parte del Centro: le note di accompagnamento alle visite che il Centro invia al Medico di famiglia (tali note potranno arrivare assieme ad una o più visite). Prestazioni MMG: le visite effettuate dal Medico di famiglia e che sono state inviate al Centro. D Per Prestazioni si intendono: Visita: tutte le visite ricevute dal Centro Visita di follow up: comunicazioni ricevute da parte del Centro Presentazione paziente: visita fatta dal Medico di famiglia per arruolare il paziente al progetto TOCCO Visita di follow up MMG: visita fatta dal Medico di famiglia e inviata al Centro. Questa sezione va utilizzata dal Medico di famiglia tutte le volte che la visita/comunicazione riguarda direttamente il paziente (questo è necessario per la tracciabilità delle informazioni che riguardano il paziente) PRESTAZIONI DEL CENTRO Per vedere la visita di follow up premere sulla prestazione corrispondente Polo Oncologico - 21
Nelle NOTE si vede il messaggio/referto o le indicazioni che il Centro manda al MMG. Sotto l elenco delle visite inviate assieme al commento (cliccando sulla visita si può vedere il dettaglio come da schermata seguente): Trascinando l angolo è possibile ampliare le finestre Polo Oncologico - 22
AREA OPERATIVA: come fare a fare una visita di Follow-up MMG 2 1 1 A sinistra seleziono follow-up mmg, 2 Nuova visita e appare la schermata sottostante: Trascinando l angolo è possibile ampliare le finestre Una volta compilati i campi della visita, premere Salva e in automatico la visita effettuata sarà inviata al Centro. Polo Oncologico - 23