PREDISPOSIZIONE DEL RAPPORTO PREDISPOSIZIONE FINALE E DEL RENDICONTAZIONE RAPPORTO FINALE Colombo E 9/12/05 RENDICONTAZIONE Colombo 9/12/05 in collaborazione con:
Questions time! Rapporto Finale e Rendicontazione: di cosa abbiamo bisogno?
Titolo 01 da 01.01. A 01.12.! Costi per formazioni, borse di studio 01.0X.80! Personale espatriato Personale Locale di terreno Personale 01.13.01./02.01.01.! di Headquarters 01.13.02. e 02.01.02.! 02.09.! Beni Durevoli Acquisti e/o ammortamenti Local Logistic Costs Titolo 01 e 02.03.! 02.02.! Servizi specialistici (valutazione,, audit, controllo qualità) 02.06.! Donazione dei beni - handover! Studi di fattibilità / eleggibilità pregressa spese 02.05.! Visibilità Allocazione dei costi! 02.08.! Reportistica e allegati (formati e tempisitiche)! Tender e gare di appalto Titolo 01! Altri costi di supporto 02.09.! Deroghe, proroghe e modifiche!
Seminario Formativo sulle procedure ECHO e le modalità di gestione in Sri Lanka ROMA 21 e 22 Giugno 2005 Con la collaborazione del Seminario formativo sulle procedure ECHO e le modalità di gestione in Sri Lanka COLOMBO 01 e 02 Settembre 2005
Rapporto Finale Proposta di progetto Da presentare entro 3 mesi dalla fine dell intervento Usare formato Annesso I (narrativo) e III (finanziario, almeno a 8 digit con numero di riferimento contabile e tipologia elementi) Riportare risultati raggiunti, attività svolte, procedure adottate per lavori/servizi/forniture, riepilogo deroghe/modifiche/proroghe Indicare solo costi reali e speso (i costi impegnati non sono eleggibili; no esborsi dopo rapporto finale) Rapporto Pre-Finale Dicembre 05: a che punto siamo? 3 allegati finanziari (1. Elenco beni acquistati e stock con destinazione d uso d finale e giustificativi donazioni; 2. Elenco beni durevoli con relativo piano di ammortamento e procedure di ammortamento; 3. Elenco del personale espatriato impegnato) Piano esecutivo di dettaglio Rapporti Intermedi a richiesta Da presentare 1 mese prima della fine dell intervento Usare formato Annesso I (narrativo) e II (finanziario, a 6 digit) Evidenziare i cambiamenti con le colonne INITIAL/MODIFIED Stato di avanzamento motivando le modifiche + somme spese/impegnate aggiornate a 15 gg. prima della data di presentazione 1 allegato finanziario: elenco beni acquistati con proposta di destinazione d uso d (formato libero, risposta DPC entro 15 gg.)
Il DPC procederà al pagamento dei saldi (10%) entro 30 giorni dall approvazione approvazione del Rapporto Finale I documenti contabili sono conservati dalla ONG per 5 (cinque) anni Liberatorie sulle fideiussioni come da convenzione Pagamento Saldo Finale Rapporto Finale Rapporto Intermedio e Pre-Finale Tempistiche approvazione Rapporti Approvazione del DPC entro 15 giorni (salvo proroghe per informazioni aggiuntive richieste dal DPC alle ONG) Non vale in ogni caso il principio del silenzio assenso In caso di richieste aggiuntive da parte del DPC, l ONG ha 15 gg. di tempo per rispondere) Proroghe di progetto Approvazione del DPC entro 45 giorni dalla presentazione (salvo proroghe per eventuali informazioni richieste alle ONG) Non vale in ogni caso il principio del silenzio assenso In caso di richieste aggiuntive da parte del DPC, l ONG l ha 15 gg. di tempo per rispondere) Eventuali proroghe, comprese quelle a carattere straordinario, sono approvabili dal DPC entro 7 giorni dalla ricezione della richiesta dell ONG
Attenzione Reportistica Eventuali richieste di modifica, proroga o deroga devono essere presentate per tempo, ed in ogni caso prima della presentazione del Rapporto Pre-Finale Finale; Nei rapporti vanno chiaramente definiti i riferimenti a deroghe, proroghe, modifiche approvate nel corso dell iter progettuale e le esigenze per il riconoscimento di eventuali eleggibilità di spese anteriori alla firma della Convenzione; E necessario che la data di chiusura del progetto venga comunicata al DPC con almeno due settimane di anticipo. (Cfr. Circolare DPC del 15/11/2005).
Rapporto Finale e rendicontazione Rapporto Finale e rendicontazione in collaborazione con:
Total estimated budget Total direct costs of the Operation Maximum EC contribution Percentage of total eligible costs BUDGET BREAKDOWN Il Budget Code Heading Initial Modified Actual Budget 01 Goods & services delivered to the beneficiaries 01.01. Food Security 01. 01. 01. Basic food security 01. 01. 02. Other food distribution 01. 01.03. Food for work 01. 01. 04. School feeding 01. 01. 05. Public Canteens 01. 01. 06. Agricultural activities 01. 01. 07. Livestock 01. 01. 08. Fisheries 01. 01. 80. Training, local capacity building 01. 01. 99. Other food and security Richiesta iniziale e Interim BREAKDOWN OF EXPENDITURE - FINAL FINANCIAL REPORT Unit price Total in Code Heading Quantity Unit Duration Unit in EUR EUR Richiesta finale 01 TITLE : Goods and services delivered to the beneficiaries (direct costs) 01.01 Food Security 01.01.01. Basic Food security 01.01.02. Other food distribution 01.01.03. Food for work 01.01.04. School feeding 01.01.05. Public Canteens 01.01.06 Agricultural activities 01.01.07. Livestock 01.01.08. Fisheries 01.01.80. Training, local capacity building 01.01.99. Other food and security
I 4 principi di eleggibilità a) Costi direttamente collegati e necessari per l operazione b) Costi incorsi/impegnati nel periodo di eleggibilità c) Costi reali, supportati s da giustificativi di spesa verificabili e registrati nei documenti contabili del Soggetto Attuatore (no contribuzioni in kind) d) Costi in conformità con le procedure di acquisto (cfr. deroghe del FPA)
ATTENZIONE Rapporto Fin. Finale: Principi di eleggibilità La rendicontazione finale (annex 3 + allegati) deve essere La (annex 3 + allegati) deve essere presentata entro 3 mesi dalla data di chiusura del progetto imputando solo i costi reali sostenuti. Non potranno dunque essere imputati eventuali impegni di spesa non ancora effettivamente liquidati. L imputazione di impegni di spesa non liquidati al momento della presentazione del Rapporto Finale sarà considerata dal DPC una spesa non eleggibile
Attenzione Rapporto Fin. Finale: Reportistica La parte finanziaria del Rapporto Finale dovrà essere redatta utilizzando il modello per il Rapporto Finanziario Finale (annesso( 3); 3 Il Rapporto dovrà essere presentato entro 3 mesi dalla data di chiusura del progetto; Il Rapporto dovrà essere redatto almeno a 8 digit e contenere tutte le informazioni relative alle spese sostenute; Il Rapporto dovrà indicare un numero di riferimento contabile per ogni elemento acquistato nella colonna numero di riferimento contabile. (Cfr. Circolare DPC del 15/11/2005).
Rapporto Fin. Finale: esempio Titolo 01
Rapporto Fin. Finale: esempio Titolo 02
Attenzione Rapporto Fin. Finale: Reportistica Fanno parte integrante del Rapporto Finanziario Finale e vanno dunque trasmessi al DPC usando un formato libero 3 allegati: 1) Elenco finale dei beni acquistati (con remaining stocks) ) per la realizzazione del progetto con destinazione d uso e attestati di donazione (solo per beni durevoli acquistati con fondi DPC con costo unitario > 516,00 ); 2) Elenco dei beni durevoli ammortizzati sul progetto e piano/procedure di ammortamento (solo per beni durevoli ammortizzati con costo unitario > 516,00 ); 3) Elenco del personale espatriato,, con evidenza di quello effettivamente impegnato e delle relative mansioni e retribuzioni, con l indicazione l dei criteri retributivi normalmente applicati. (Cfr. Circolare DPC del 15/11/2005).
Attenzione Rendicontazione: note generali (1) Sono ammesse fatture/documenti contabili intestati ad altri solo in presenza di accordi formali con controparti riconosciute; in questo caso documenti contabili non originali devono essere certificati dai partner come copie conformi all originale; E necessario provvedere a formalizzare con MoU forme di rapporto e/o partenariato fiduciario per stabilire certi, stabili e tracciabili ambiti di responsabilità operativo, amministrativo e finanziario; Sono accettate solo spese inerenti al periodo di eleggibilità del progetto (data fattibilità,, data inizio e durata progetto indicate nella reportistica approvata dal DPC, fatte salve eventuali deroghe/proroghe).
Attenzione Rendicontazione: note generali (2) Tutti i documenti contabili devono essere numerati secondo un ordine cronologico e devono includere il codice e il numero del progetto indicato in Convenzione; E molto probabile che il DPC richieda, in fase di approvazione del Rapporto Finale, l invio l a Roma della documentazione contabile completa; Tutti i documenti contabili devono essere mantenuti per 5 anni dall approvazione approvazione del Rapporto Finale.
Attenzione Rendicontazione: note generali (3) Traduzione pezze Nei mastrini della contabilità la registrazione e l imputazione dei costi deve essere fatta in italiano, allegando il documento di spesa tradotto almeno nelle sue parti principali in italiano o in inglese con espressa formula di autocertificazione circa la corrispondenza fra i due testi. I costi di traduzione sono una spesa eleggibile, e pertanto l ONG l può inserirle nei costi di funzionamento del progetto (cap.. 02.09. Others) (Cfr. Trenino, Parte Prima, Cap. 6 Certified ECHO Document).
Attenzione Rendicontazione: note generali (4) Progetti co-finanziati Nel caso di progetti co-finanziati la parte di finanziamento a carico del DPC dovrà essere chiaramente tracciabile e identificabile dal punto di vista contabile/amministrativo (Cfr. Circolare DPC del 15/11/2005)
Modalità di Gestione: Costi eleggibili (1) Costi Eleggibili In Evidenza Costi dello staff impiegato nel progetto, corrispondenti alle retribuzioni lorde e ai relativi oneri previdenziali. Possono essere anche inclusi i costi del personale a livello dell Headquarters direttamente correlati all esecuzione del progetto. I salari e i costi non possono eccedere quelli normalmente applicati dall ONG (General Conditions, art. 15.3); Costi di viaggio e sussistenza per lo staff impiegato nel progetto, che non possono superare quelli normalmente applicati dall ONG (General Conditions, art. 15.3); Costi di acquisto e/o ammortamento (nuovo o usato) per le attrezzature attribuibili all operazione (General Conditions, art. 15.3).
Modalità di Gestione: Costi eleggibili (2) Costi Eleggibili In Evidenza Costi di acquisto di beni e servizi (trasporto, immagazzinamento e distribuzione, affitto attrezzature, ecc.) se debitamente attribuibili alle attività del progetto (General( Conditions,, art. 15.3); Beni di consumo e forniture direttamente attribuibili all operazione (General( Conditions,, art. 15.3); Il costo delle fidejussioni previste dalle convenzioni; Costi amministrativi in loco per field offices per i quali si dimostri la diretta correlazione nell interesse della realizzazione dei progetti o spese a livello Headquarters direttamente collegate all esecuzione del progetto (cioè generate dall esecuzione stessa del progetto). Questi costi vanno inclusi tra i costi diretti (Titolo 02) (General(
In Evidenza Modalità di Gestione Costi eleggibili (3) Costi a forfait Costi indiretti ( (administrative costs): questi costi sono coperti fino a un massimo del 7 % dei costi diretti eleggibili e vengono rendicontati a forfait, con separata dichiarazione del Legale Rappresentante dell ONG (General Conditions,, art. 15.5) La riserva non è prevista per gli interventi in Sri Lanka
Attenzione IVA E' stato possibile ottenere da parte del governo dello Sri Lanka,, previa registrazione dell ONG, l esenzione l in materia di IVA. In ogni caso per il pregresso e per ogni qualvolta ne ricorrano i presupposti di assoggettabilità (ad es. per le ONG non registrate), l IVA l sarà considerata un costo eleggibile da parte del DPC.
Attenzione ACQUISTI La normativa in vigore in ragione della natura degli interventi di aiuti umanitari CONSENTE IN SITUAZIONI STRAORDINARIE DEBITAMENTE DOCUMENTATE, una deroga alle normative in essere. In considerazione di ciò l ONG l deve SEMPRE farsi carico di pianificare ex ante i propri piani di acquisti per dimostrare la NECESSITA di tali deroghe e quindi RICHIEDERE la possibilità al DPC di operare in regime di QUOTA SINGOLA e al di fuori della REGOLA di NAZIONALITA e di origine In caso di mancata richiesta, ogni acquisto ricade nella procedura indicata del regolamento della commissione in materia di operazione umanitarie e pertanto una violazione di tali regole porta al mancato riconoscimento dei costi sostenuti Per la richiesta di deroga si deve adottare la procedura di flessibilità B [cfr. modalità di gestione]
Attenzione FIDEIUSSIONI e TRASFERIMENTI BANCARI Il costo delle fideiussioni è per il DPC un costo eleggibile e va imputato nel Capitolo di budget 02.09. Other Il costo dei trasferimenti bancari è un costo eleggibile e va imputato nel Capitolo di Budget 02.09. Other
Attenzione TASSI DI CAMBIO E preferibile applicare i tassi di cambio InfoEuro,, ma non esiste alcuna direttiva ufficiale del DPC in proposito. E comunque sempre consigliato riferirsi a tassi di cambio ufficiali Eventuali perdite generate dai tassi di cambio non possono essere considerate come costi eleggibili
Modalità di Gestione: Costi non eleggibili In Evidenza I I costi non eleggibili rimangono quelli standard.. In particolare: Acquisto di terreni o costruzioni Perdite generate da tassi di cambio (Cfr. Trenino, Parte I, Capitolo 4)
Attenzione MoU & Handover Beni Durevoli (1) Il DPC considera determinante stabilire condizioni favorevoli e garantiste nei confronti dei beneficiari per i quali sono state finanziate le iniziative. Non esiste un formato standard ma è necessario prevedere che in ogni MoU o documento di Handover si preveda non solo di definire il passaggio di consegna o di proprietà ma anche la tutela degli interessi del beneficiario che riceve una barca, un motore, una casa, l usufrutto l di un bene, il godimento di un servizio, ecc.
Attenzione MoU & Handover Beni Durevoli (2) Includere clausole che impediscano la vendita, l affitto, la cessione o qualsiasi altra forma di lucro che possa essere generata con il bene ricevuto da progetti finanziati dal DPC. Ove possibile prevedere forme di tutela del beneficiario tramite supervisione di credibili enti morali, controparti, Associazioni, Cooperative, Enti Statali.
Attenzione MoU & Handover Beni Durevoli (3) Quando possibile includere garanzie scritte, impegni formali, penali, clausole vessatorie per improprio uso, usufrutto o forme di lucro ottenute tramite il bene ricevuto dall ONG. Tutelare inoltre il beneficiario da eventuali ingerenze da parte di Associazioni, Cooperative, Enti, ecc. che possano riappropriarsi del bene per fini diversi da quelli stabiliti tra l ONG l e il beneficiario.
Help-desk Supporto a Soggetti Attuatori / DPC Verifica Rapporti Intermedi, Pre-Finali e Finali Comunicazione continua con DPC Monitoraggio Formazione Consulenza spot Supporto a casi specifici
AVETE DOMANDE?? AVETE ESEMPI DI DOMANDE?? QUESTIONI ESEMPI SCIVOLOSE DI. QUESTIONI SCIVOLOSE. in collaborazione con:
FAQ Posso pagare una fattura o una ricevuta in assenza di un contratto o di un impegno di spesa?? Dipende dall ammontare ammontare del costo e dalla tipologia della spesa: per spese quotidiane ordinarie può bastare la fattura o la ricevuta; per acquisti di beni durevoli, servizi, lavori e grosse forniture vanno stipulati contratti, ordini, pro forma, fatture e ricevute di pagamenti intermedi.
FAQ Ho pagato del personale nazionale in assenza di un contratto o di un cedolino paga..? Non e e possibile se non per il pagamento di prestazioni occasionali o giornaliere
FAQ Posso liquidare un contratto di un tender senza adeguate fatture e ricevute corrispondenti alle tranches di pagamento in funzione degli stati avanzamento lavori?? NO!!!
FAQ Nel rendiconto finale considero il personale espatriato, il noleggio, i costi di HQ e perfino la visibilità come costi a forfait.? No, ogni spesa deve essere un costo reale e non può essere rendicontata a forfait. In particolare per i costi di personale verificare sempre che i cedolini corrispondano a quanto previsto nei contratti.
FAQ Dal punto di vista della rendicontazione, quali attenzioni particolari devo prestare se il DPC approva proroghe al progetto? In questo caso ogni tipo di contratto a tempo (affitti auto, case, personale espatriato e locale, ecc.) deve essere adeguatamente prolungato con apposite lettere di integrazione e trovare corrispondenza anche nelle fatture e ricevute di pagamento.?
FAQ Sono eleggibili i costi di un contratto se ho ricevuto deroghe alle procedure di acquisto ma per scrupolo ho applicato la consultazione semplificata al posto della single quote?? SI!!!
FAQ E eleggibile il costo per la riparazione di un veicolo in affitto e non di proprietà?? Si, ma solo se il contratto lo prevede. Inoltre è opportuno verificare ogni volta che per case, magazzini, uffici, ecc., i termini della locazione prevedano tutti i costi che vengono imputati.
FAQ L IVA sui farmaci è un costo eleggibile? Si, perché le disposizioni del DPC in materia di IVA prevedono sempre l eleggibilità di tale costo.? Sarebbe tuttavia opportuno, per tutte le ONG registrate in Sri Lanka, tentare di ottenere l esonero l in modo da riallocare il costo dell IVA su attività progettuali.
FAQ Come si rendicontano il logista espatriato e la missione del Desk HQ?? A costi reali e secondo i contratti che ne determinano la durata, il costo, i criteri di imputazione al progetto DPC. In particolare il personale di HQ può essere caricato solo per quelle figure per le quali risulti dimostrabile una effettiva permanenza in Sri Lanka per motivi legati al progetto. Tutti i costi del personale di HQ devono essere imputati sulla linea di budget 02.09. Other.
FAQ L IVA sui farmaci è un costo eleggibile? Si, perché le disposizioni del DPC in materia di IVA prevedono sempre l eleggibilità di tale costo.? Sarebbe tuttavia opportuno, per tutte le ONG registrate in Sri Lanka, tentare di ottenere l esonero l in modo da riallocare il costo dell IVA su attività progettuali.
FAQ E eleggibile una spesa imputata su una linea di spesa errata nel budget a 8 digit?? Si, sempre che ovviamente la spesa sia eleggibile. E comunque sempre importante verificare nel Rapporto Finanziario Pre-Finale che tutte le spese siano state imputate nei centri di costo corretti secondo quanto stabilito nel Trenino.
FAQ? Tra la presentazione del Rapporto Pre- Finale e il Finale posso accendere nuove linee di budget (Capitoli e/o Articoli) realizzando attività non previste? No, per il DPC sono ammissibili solo modifiche < 15% solo tra Capitoli e Articoli già previsti nel Rapporto Finanziario Pre- Finale. Nel Rapporto Finanziario Finale non è dunque ammesso accendere nuove linee di budget diverse da quelle previste nel Rapporto Finanziario Pre-Finale Finale.
FAQ E eleggibile il costo di un satellitare senza le bollette che ne provino l utilizzo l?? Si, se previsto per motivi di sicurezza
FAQ Gli ammortamenti per i progetti DPC in Sri Lanka possono essere opportunisticamente creati e applicati unicamente ai fini della rendicontazione?? No, ogni SA deve avere proprie procedure interne approvate dal management facenti riferimento alla normativa nazionale o a specifiche procedure elaborate e applicate internamente al SA
Beni Durevoli Beni Durevoli in collaborazione con:
Le procedure prevedono Beni durevoli (veicoli, sistemi di Beni durevoli comunicazione, altri beni (veicoli, durevoli) sistemi di comunicazione, altri beni durevoli) Acquisti (beni durevoli acquistati con fondi del DPC) Ammortamenti (beni durevoli di proprietà dell ONG e messi a disposizione del progetto)
2 ipotesi in particolare Scenario 1: 1: beni durevoli acquistati con fondi DPC Scenario 2: 2: beni durevoli di proprietà ONG messi a disposizione del progetto Ammortamento con procedure interne dell ONG diverse da legislazione nazionale Ammortamento con procedure interne dell ONG secondo legislazione nazionale
Scenario 1: beni durevoli Scenario acquistati 1: con beni durevoli fondi DPC acquistati con fondi DPC in collaborazione con:
ACQUISTI Acquisti (Eleggibilità) Beni durevoli acquistati nel corso di un operazione finanziata dal DPC: indipendentemente dal costo del bene, e eleggibile l intero costo di acquisto, non vengono riconosciute quote di ammortamento, mentre sono eleggibili i costi di funzionamento. (cfr. Trenino, Parte Prima, Cap. 7 Certified ECHO Document).
Acquisti (Eleggibilità) SITUAZIONE RC QA CA Le attrezzature sono acquistate nel corso di un operazione finanziata dal DPC SI NO SI CA Costo di acquisto QA Quote di ammortamento RC Running Costs
ATTENZIONE Acquisti (Eleggibilità) I durable equipment acquistati con i fondi del DPC vanno inclusi nel budget breakdown dell operazione, possibilmente nei Capitoli/Articoli di riferimento del Titolo 01 corrispondenti alle attività svolte. Alternativamente si possono inserire nel Titolo 02, ma in questo caso ne va specificata l esistenza l nei rapporti narrativi. Alla fine del progetto tutti i beni acquistati con fondi del DPC devono essere trasferiti in regola generale ai beneficiari finali, i, ai partner locali (escludendo i commercial contractors) ) o alle autorità locali. Deve comunque essere necessariamente proposta una destinazione d uso d nel Rapporto Pre-Finale Finale. ATT.NE! In via straordinaria, la ONG nel caso desideri continuare a disporre dei beni per l esecuzione l di altri progetti umanitari in Sri Lanka può richiedere al DPC la destinazione di uso per i beni durevoli acquistati.
ATTENZIONE Acquisti (Eleggibilità) Il DPC richiede che venga proposta nel Rapporto Pre-Finale e riportata nel Rapporto Finale (formato libero) la destinazione d uso finale solo dei beni durevoli > 516,00 acquistati con fondi del DPC. La lista dei beni < 516,00 verrà eventualmente rilevata nell analisi analitica della contabilità di progetto. Nel caso di trasferimento di beni durevoli > 516,00 a parti terze si deve provvedere a fornire la seguente documentazione in allegato al Rapporto Finale: Documenti comprovanti il trasferimento (MoU( o lettera di donazione) Prova di accettazione da parte del beneficiario, includendo la prova di accettazione delle condizioni d usod
Acquisti (Eleggibilità) COME SI RENDICONTANO GLI ACQUISTI (cfr. Trenino parte seconda 02.03 Durable Equipment) COSTI ELEGGIBILI DOCUMENTI PER RENDICONTAZIONE Costo pieno di acquisto (100% del costo) Solo per i veicoli e solo in casi eccezionali: forwarding costs, handling, customs clearance, other taxes Fattura di acquisto e prova di pagamento Documenti comprovanti il trasferimento a parti terze Solo per i veicoli: contratto/ordine di acquisto e immatricolazione
Scenario 2: beni durevoli di Scenario proprietà 2: ONG beni durevoli di proprietà ONG in collaborazione con:
Ammortamenti (Eleggibilità) AMMORTAMENTO: Beni durevoli di proprietà dell ONG messi a disposizione di un operazione finanziata dal DPC
Ammortamenti (Eleggibilità) SITUAZIONE RC QA CA Le attrezzature sono di proprietà del Soggetto Attuatore, acquistate prima o durante il progetto e registrate in apposita contabilità del Soggetto Attuatore. Le attrezzature sono di proprietà del Soggetto Attuatore, ma sono state ricevute in dono e/o precedentemente completamente ammortizzate e/o acquistate con fondi di un altro ente finanziatore. CA Costo di acquisto QA Quote di ammortamento RC Running Costs SI SI NO SI NO NO
Hp.A Ammortamento secondo la legislazione nazionale (1) Caso A Valore del bene durevole < 516,00 In generale il bene viene completamente ammortizzato in quanto lo si considera generalmente non riutilizzabile e senza generazione di profitto per il SA. Per il DPC è eleggibile il costo reale del bene (ammortamento totale). Si considera di conseguenza che alla fine del progetto il bene resta di proprietà della ONG. Non deve essere proposta destinazione di uso nel Rapporto Pre-Finale e non è necessario indicare tali beni nella lista degli ammortamenti da allegare al Rapporto Finale.
Hp.. A Ammortamento secondo la legislazione nazionale (2) Caso B Valore del bene durevole > 516,00 Si deve fare riferimento ai piani di ammortamento previsti dalla legislazione italiana per i beni durevoli in questione. Sono eleggibili in questo caso solo le quote di ammortamento (ammortamento parziale) secondo quanto previsto dalla normativa nazionale sugli ammortamenti. Alla fine del progetto il bene resta di proprietà della ONG. Non deve essere proposta destinazione di uso nel Pre-Finale, mentre bisogna indicare tali beni nella lista degli ammortamenti da allegare al Rapporto Finale. ATT.NE! In caso di eleggibilità del costo, l ONG l può acquistare i beni durevoli con fondi del DPC. In questo caso la proposta di destinazione di uso deve essere indicata nell allegato al Pre-Finale e, previa approvazione del DPC, confermata nel Finale
Hp.. B Ammortamento diverso da legislazione nazionale Nel caso l ONG metta a disposizione del progetto un bene durevole di sua proprietà e disponga di procedure interne diverse dalle disposizioni nazionali in materia di ammortamento si deve fare riferimento alle procedure di ammortamento previste dalla ONG. Sono eleggibili in questo caso le quote di ammortamento secondo i piani previsti dalle procedure interne della ONG. Alla fine del progetto il bene resta di proprietà della ONG. Non deve essere proposta destinazione di uso nel Pre-Finale. Con il Rapporto Finale deve essere presentata al DPC unicamente la lista dei beni ammortizzati con costo unitario > 516 ATT.NE! In caso di eleggibilità del costo, l ONG l può acquistare i beni durevoli con fondi del DPC. In questo caso la proposta di destinazione di uso deve essere indicata nell allegato al Pre-Finale e, previa approvazione del DPC, confermata nel Finale
Ammortamenti ATTENZIONE Nel caso l ONG l disponga di procedure interne che prevedono piani di ammortamento accelerati rispetto alla normativa nazionale, i parametri vantaggiosi possono essere applicati solo nel rispetto dei principi di durabilità / non riutilizzo del bene (es. nel caso di un autoveicolo per cui si applichi un ammortamento accelerato, vanno spiegate le motivazioni zona rurale, strade dissestate, ecc.)
ATTENZIONE Ammortamenti (Eleggibilità) I durable equipment ammortizzati vanno inclusi nel budget breakdown dell operazione (Titolo 2 - Capitolo 02 03 - Articoli 02 03 01 Veicoli; 02 03 02 Comunicazione; 02 03 03 Altro). Nel caso di ammortamento, il Soggetto Attuatore resta l unico l proprietario dei beni durevoli e non deve dunque essere proposta nessuna destinazione d uso. d Un elenco dei beni durevoli ammortizzati durante l esecuzione l del progetto, con relativo piano e procedure di ammortamento, dovrà essere trasmesso al DPC in formato libero come allegato al Rapporto Finale solo per i beni durevoli ammortizzati con costo unitario > 516,00,, indipendentemente dalla procedura adottata per gli ammortamenti.
ATTENZIONE Ammortamenti (Eleggibilità) Per potere rendere imputabile ed eleggibile il costo di ammortamento nelle operazione finanziate dal DPC: 1. Il costo di acquisto dei beni durevoli deve essere registrato nei piani di contabilità del SA 2. Le quote di ammortamento proposte devono essere in linea con le procedure interne proprie a ogni Soggetto Attuatore, sia per gli equipaggiamenti maggiori (automezzi, equipaggiamenti, macchinari, ecc.) che per i beni minori (radio, telefonia, computer, ecc.). 3. Nel Rapporto Finale devono essere esplicitate le procedure di ammortamento utilizzate (cfr. Trenino, Parte Prima, Cap. 7 Certified ECHO Document).
ATTENZIONE Ammortamenti (eleggibilità) E responsabilità del Soggetto Attuatore avere un sistema interno per il trattamento dei beni durevoli. Tuttavia il sistema deve: Essere scritto, approvato e applicato internamente; Includere l esistenza l di un inventario del Soggetto Attuatore regolarmente aggiornato; Stabilire i criteri di contabilità applicati per il deprezzamento; Essere in linea con il principio di parità di trattamento dei donor.
Ammortamenti (Eleggibilità) COME SI RENDICONTANO GLI AMMORTAMENTI (cfr. Trenino parte seconda 02.03 Durable Equipment) COSTI ELEGGIBILI DOCUMENTI PER RENDICONTAZIONE costo di ammortamento (frazione del costo di acquisto) N.B. applicabile solo per beni durevoli di proprietà del SA se non ricevuti in dono/già ammortizzati e solo se le quote sono calcolate conformemente al registro inventario e ad un predefinito sistema di ammortamento Fattura di acquisto Registro inventario Certificazione di proprietà del SA Procedure interne per il calcolo dell ammortamento
Esempio Computer desktop: valore 850,00 Ammortamento Acquisti con fondi DPC Titolo 02 (02.03.03) Bene di proprietà ONG Quote ammortamento (bene superiore ai 516 Euro = ammortamento secondo procedure interne) Indicativamente Titolo 01, in relativo capitolo operativo Bene di proprietà DPC destinazione uso Costo reale del bene
Esempio Penna USB 1 GB: valore 85,00 (< 516,00 ) Ammortamento Acquisti con fondi DPC Titolo 02 (02.03.03) Bene di proprietà ONG Quote ammortamento (bene inferiore ai 516 Euro = ammortamento totale o applicazione di procedure interne) Indicativamente Titolo 01, in relativo capitolo Operativo Bene di proprietà DPC destinazione uso affidata al SA, da non comunicare formalmente al DPC che si riserva di verificare l acquisto in fase di auditing Costo reale del bene
Acquisti e ammortamenti Acquisti nella Reportistica e ammortamenti nella Reportistica in collaborazione con:
Acquisti e ammortamenti Rapporto Narrativo Pre-Finale e Finale ATTENZIONE: Le risorse impegnate Nella sezione azioni realizzate (1.3.) vanno dettagliate le procedure di acquisto seguite per le forniture,, i servizi e i lavori + le procedure di ammortamento applicate per i beni durevoli (solo beni con valore superiore ai 516,00 ) Il formato è libero ma viene consigliato, sia per la compilazione del Rapporto Narrativo Pre-Finale che Finale - per la descrizione dei beni durevoli acquistati con i fondi del DPC - l uso della tabella che segue:
Acquisti DPC: Rapporto Narrativo Pre-Finale e Finale Descrizione del bene durevole Costo in EURO Procedura di acquisto 1 Commenti (deroghe, condizioni speciali, altro) 2 Veicoli Comunicazioni Altri beni durevoli (specificare) Il presente formato è consigliato ma non obbligatorio!
Ammortamenti DPC: Rapporto Narrativo Pre-Finale e Finale Data di acquisto Descrizione del bene durevole ammortizzato Costo di acquisto storico Veicoli Periodo totale di ammortamento sul progetto (in mesi) Periodo totale di ammortamento sul progetto (valore) Comunicazioni Altri beni durevoli (specificare) Il presente formato è consigliato ma non obbligatorio!
Acquisti DPC: Rapporto Fin. Pre-Finale Finale,, allegati obbligatori Allegati obbligatori Allegati obbligatori Elenco dei beni acquistati con i i fondi del DPC per la la realizzazione del progetto, con proposta di di destinazione d uso d finale (>516 ) ) il formato è libero, ma viene consigliato l uso della tabella che segue Risposta DPC in 15 gg.
Acquisti Rapporto Fin. Pre-Finale Finale: allegati obbligatori Descrizione Costo in valuta locale Costo in EURO Quantità distribuita Quantità rimanente Destinazione d uso propos Il presente formato è consigliato ma non obbligatorio! N.B. nella tabella devono essere inseriti sia i durable equipment acquistati con fondi DPC e contabilizzati nel Titolo 01 e 02 che i remaining stocks ; ; per tutti deve essere proposta una destinazione d usod
Acquisti e ammortamenti Rapporto Fin. Finale: allegati obbligatori Allegati obbligatori Allegati obbligatori 1. 1. Elenco finale beni acquistati (inclusi remaining stocks) con fondi del DPC (> 516 ) ) con destinazione d uso d finale e giustificativi allegati comprovanti donazione 2. 2. Per i i beni durevoli di di proprietà del Soggetto Attuatore elenco finale beni ammortizzati (> 516,00 ) ) + piano e procedure di di ammortamento Elenco del personale espatriato (inclusi volontari se se generano costi), con evidenza: Personale effettivamente impegnato Mansioni e retribuzioni i formati sono liberi Criteri retributivi normalmente applicati
Acquisti Rapporto Fin. Finale: allegati obbligatori descrizione Costo in valuta locale Costo in EURO Quantità Distribuita Quantità rimanente Destinazione finale (se ci sono beni residui) Il presente formato è consigliato ma non obbligatorio! N.B. nella tabella devono essere inseriti sia i durable equipment acquistati e contabilizzati nel Titolo 01 e 02 che i remaining stocks ; ; per tutti deve essere specificata la destinazione d uso d finale
Ammortamenti Rapporto Fin. Finale: allegati obbligatori Data di acquisto Descrizione del bene durevole Costo di acquisto storico Periodo totale di ammortam. del bene (mesi) Veicoli Ammortam. residuo all inizio del progetto (mesi) Ammortam. sul progetto (mesi) Ammortam. sul progetto (valore) Comunicazioni Altri beni durevoli (specificare) Il presente formato è consigliato ma non obbligatorio!
Informazioni Per ogni complemento d informazione si rimanda al contenuto del Trenino reperibile presso il sito www.puntosud.org. Per ogni eventuale bisogno di chiarimento potete scrivere alla mail puntosud@puntosud.org
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