INDICE PRINCIPI E REGOLE 2 DEFINIZIONI 3 VISITE DI ISTRUZIONE DI UN GIORNO 4 Autorizzazioni 4 Presentazione 4 Accordi con il vettore 4 Raccolta del denaro 4 Annotazione sul registro 5 Spunti 5 Modulistica 5 Promemoria 5 VIAGGI DI ISTRUZIONE DI PIU GIORNI 6 Proposta 6 Conferma 6 Approvazione 7 Controlli 7 Autorizzazioni, anticipi, rinunce 7 Comnicazione alle famiglie 8 Effettuazione 8 Al ritorno 8 Spunti 8 Documentazione 8 Voli Low Cost 8 Modulistica 9 Promemoria 9 SCAMBI CULTURALI 10 Organizzazione 10 Voli Low Cost 10 Modulistica 10 Promemoria INDENNITA E RIMBORSI PER VISITE 11 DI ISTRUZIONE, VIAGGI, SCAMBI 1
ISTRUZIONI PER VISITE, VIAGGI e SCAMBI ESTRATTO DAL QUADERNO 1 PRINCIPI E REGOLE Le iniziative considerate sono: visite di istruzione (un giorno); viaggi d istruzione, di integrazione culturale in località italiane ed estere (più giorni) scambi culturali; viaggi connessi a progetti soggiorni/viaggi studio le vacanze studio Il periodo massimo utilizzabile per classe ogni anno è di sei giorni scolastici e dette iniziative devono essere ultimate prima dell ultimo mese di scuola. Non rientrano in questo limite le visite di istruzione coincidenti con il normale orario delle lezioni e le vacanze-studio che di regola si svolgono in periodi di sospensione delle lezioni. I viaggi di istruzione all estero sono previsti solo per le classi del triennio. L adesione degli alunni deve essere non inferiore ai ¾ della classe, per i viaggi d istruzione, e dell intera classe per le visite d istruzione.. Ad ogni visita, viaggio ecc. non possono prendere parte di regola più di tre classi purché parallele o consecutive, possibilmente appartenenti allo stesso indirizzo scolastico, salvo diverso parere del Consiglio d Istituto. La programmazione di queste iniziative deve seguire le istruzioni previste dall apposita procedura (vedi più avanti) con presentazione di tutta la documentazione richiesta in tempo utile per l approvazione del Consiglio di Istituto. Il personale amministrativo e scolastico può partecipare alla visita o viaggio con funzione di vigilanza, in caso di necessità. In questo caso è considerato in servizio e senza oneri a suo carico. Il personale esterno alla scuola (figli, coniugi o parenti) non possono prendere parte a visite o viaggi di istruzione a meno che non abbiano una apposita autorizzazione del dirigente previa approvazione del Consiglio di Istituto. Almeno uno degli accompagnatori deve essere insegnante della classe e preferibilmente di materie attinenti alle finalità del viaggio. A conclusione del viaggio il docente accompagnatore presenterà una relazione sul viaggio utilizzando l apposito modello D 29VIR. evidenziando informazioni che possano fornire suggerimenti per le future iniziative. Se, nella relazione finale dei docenti accompagnatori, vengono segnalati comportamenti individuali o collettivi negativi, questi verranno valutati dal consiglio di classe, che assumerà provvedimenti disciplinari del caso e potrà decidere di sospendere i singoli alunni dalla partecipazione a future visite oppure lo svolgimento della visita di istruzione per l anno successivo per l intera classe. L Istituto favorisce gli scambi tra classi e scuole in Italia ed all estero. Gli scambi possono essere svolti da tutte le classi secondo la programmazione dei Consigli di Classe ed in conformità con le norme vigenti. 2
L Istituto sostiene l esperienza delle vacanze-studio all estero che potranno svolgersi su richiesta degli studenti senza alcun onere diretto per la scuola DEFINIZIONI Docente responsabile: E il docente che propone ed effettua il viaggio o scambio con una singola classe. E anche il Responsabile del gruppo. Qualora accetti di organizzare lo stesso viaggio per più classi viene nominato Responsabile di gruppo dal Coordinatore V.I. Con esso collaborano per le procedure gli insegnanti accompagnatori. Ad esso spettano le decisioni durante lo svolgimento del V.I. Docente accompagnatore: Collabora con i colleghi alla buona riuscita del viaggio dal punto di vista organizzativo didattico e disciplinare. *Direttore amministrativo/a: Verifica la congruità a bilancio delle varie spese per i V.I.; registra i versamenti ed emette gli ordini di pagamento e di rimborso a vettori ed agenzie. E il DSGA *Coordinatore V.I.: Con delega del dirigente scolastico è responsabile delle visite di istruzione e organizza i viaggi di istruzione. Riceve dai docenti proponenti la documentazione descritta nella procedura per i V.I. E il tramite tra i docenti e le agenzie di viaggio nella richiesta di V.I. Tiene informati i docenti; conferma gli ordini alle agenzie; collabora con l ufficio del personale per le necessità organizzative interne; redige il prospetto complessivo per l approvazione del Consiglio di Istituto e la relazione finale. *Assistente amministrativa/o Fornisce la modulistica e gli elenchi alunni. Riceve dai docenti proponenti la documentazione descritta nella procedura per le visite di istruzione. Collabora con il coordinatore dei viaggi di istruzione raccogliendo e controllando la modulistica, i permessi ed i versamenti. Collabora con l ufficio del personale per le necessità organizzative interne comunicando i nominativi di classi e docenti impegnati. * Per il nominativo vedi l organigramma del personale nel sito per l anno i corso. 3
PROCEDURA per le VISITE DI ISTRUZIONE di UN GIORNO Per visite d istruzione si intendono tutte le attività da svolgersi all esterno dell istituto con durata al massimo di una giornata Esse seguono la seguente procedura: 1. AUTORIZZAZIONE DEI DOCENTI DELLA CLASSE a. L autorizzazione, di regola, viene richiesta in Consiglio di Classe e deve risultare a verbale. b. Un docente può comunque proporre una visita di istruzione anche se non dispone ancora della preventiva autorizzazione del C.d.C. compilando il modello D33-AV3rev4 e procurando personalmente il consenso scritto (firma) dei docenti nelle cui ore di lezione si svolgerà l attività. In nessun caso gli studenti possono essere considerati responsabili di questa fase. c. I docenti organizzatori sono tenuti a comunicare per iscritto alle famiglie degli alunni la meta della visita di istruzione e la spesa prevista utilizzando il modello D30-AV1rev4 da compilare in modo completo. d. L uso del mezzo personale di trasporto è consentito solo all inizio e alla fine del regolare orario di lezione. e. Per motivi di sicurezza le visita di istruzione che si svolgono in coincidenza con l orario delle lezioni devono prevedere per gli alunni del biennio la partenza ed il rientro obbligatorio a scuola. f. Alla visita di istruzione è tenuta a partecipare l intera classe, chi non vi partecipa sarà considerato assente. 2. PRESENTAZIONE DELLA RICHIESTA Almeno 3 giorni prima vanno presentati in segreteria didattica alla assistente amministrativa: a. il modello D33-AV3rev4 di domanda con le firme dei docenti in servizio che autorizzano. b. tutti i permessi dei genitori o facenti funzione su modello D30-AV1rev4 c. il modello D28-EVIrev6 Elenco degli alunni visita istruzione N.B. Nessun alunno minorenne può partecipare alla visita se non ha il permesso firmato dai genitori. I nomi di chi non ha presentato il permesso saranno depennati dall elenco dei partecipanti e risulteranno assenti nel giorno della visita. 3. ACCORDO CON IL VETTORE. Se non si utilizzano i mezzi pubblici il CVI provvederà a contattare le ditte per la prenotazione del mezzo e a confermare l ordine. 4. RACCOLTA DEL denaro per il trasporto e VERSAMENTO della quota. Se è prevista una partecipazione alle spese da parte degli studenti (per esempio per il mezzo di trasporto, per ingresso a mostre, per cinema, teatro, ecc.) il docente responsabile deve provvedere a comunicare alle famiglie degli alunni la quota richiesta ( MOD-D30-AV1rev4), a raccogliere le ricevute di versamento e a consegnare il tutto in segreteria didattica, alla assistente amministrativa. Le famiglie provvederanno a versare la quota sul CCP n. 12458352 o tramite bonifico bancario( IBAN vedi sito). Non dimenticare di riportare sulla ricevuta le indicazioni: destinazione, giorno, classe e nome dello studente. Il versamento può avvenire anche collettivamente o a gruppi. 4
3. ANNOTAZIONE SUL REGISTRO DI CLASSE a. Il docente proponente, comunica agli studenti e docenti del CdC la visita programmata ed annota l uscita sul registro di classe elettronico, nella sezione agenda, in corrispondenza del giorno della sua effettuazione. 6. SPUNTI PER VISITE DI ISTRUZIONE a. Materiali vari, offerte ecc. ecc. sono reperibili in vicepresidenza e nel Sito. 7. MODULISTICA Ecco i modelli da utilizzare e dove si trovano MOD-D33-AV3rev4 MOD-D30-AV1rev4 MOD-. D28-EVIrev6 Richiesta visita di istruzione ed elenco alunni Autorizzazioni dei genitori visite di istruzione Elenco alunni visita istruzione Distributori presso la portineria, in segreteria didattica, nel sito della scuola Distributori presso la portineria, in segreteria didattica, nel sito della scuola Distributori presso la portineria, in segreteria didattica, nel sito della scuola PRO MEMORIA 1. Ho compilato il modulo di richiesta con le firme dei colleghi e l elenco dei partecipanti? 2. Ho prenotato il mezzo di trasporto? 3. Ho avuto la conferma dal vettore? 4. Ho raccolto i permessi dei genitori? 5. Ho annotato l uscita sul registro di classe? 6. Ho raccolto le ricevute? 7. Ho presentato il tutto in segreteria didattica almeno 3 giorni prima della visita? 5
1. LA PROPOSTA PROCEDURA per i VIAGGI DI ISTRUZIONE DI PIU GIORNI a. La proposta di V.I. con la relativa meta deve essere approvata dal C. di classe e verbalizzata. In mancanza di verbalizzazione il C. di classe dovrà essere riconvocato. b. Il docente proponente compila il modello D52-CVIrev4 (comunicazione viaggio istruzione) e lo consegna al coordinatore viaggi di istruzione. c. Nel più breve tempo possibile il coordinatore viaggi di istruzione raccoglie le indicazioni sui presumibili costi dei i viaggi proposti e comunica ai docenti proponenti la spesa indicativa prevista. d. Il docente responsabile il V.I. Comunica agli alunni l ammontare della spesa individuale indicativa che va riportata dagli alunni sui moduli per l autorizzazione (MOD D49-APrev6) reperibile in segreteria didattica e sul sito di Istituto. Raccoglie le autorizzazioni e la ricevuta del versamento che può essere effettuato tramite bollettino di CC postale o bonifico bancario. Nella ricevuta va indicato il nome dello studente, la classe, la meta del Viaggio. e. Il docente proponente consegna: Copia della richiesta al Consiglio di Istituto sul modello D52-CVIrev4 e il D35-EVSrev0 (elenco alunni partecipanti), al coordinatore V.I. I moduli di autorizzazione delle famiglie firmati ed accompagnati dalle ricevute del versamento degli anticipi pari al 50% delle quote individuali prevedibili (oppure dell intero costo del biglietto aereo se si utilizza una compagnia low cost, quando il detto 50% sia inferiore a quello del volo), alla assistente amministrativo/a. ----------------------------------------------------- f. Le eventuali richieste di agevolazioni economiche, corredate dalla domanda scritta dei genitori e dalla fotocopia del loro modello ISE, vanno presentate, in segreteria amministrativa, prima della approvazione del V.I. da parte del Consiglio di Istituto. g. La proposta al Consiglio di Istituto si realizza tramite la presentazione di un prospetto da parte del Coordinatore V.I Qualora il CdI non approvasse il viaggio o, se il viaggio non potesse essere realizzato, le somme versate verranno restituite ad eccezione di quelle utilizzate per l acquisto del biglietto aereo delle compagnie low cost. 6
2. L APPROVAZIONE a. Il coordinatore V.I. raccoglie almeno tre preventivi di spesa e collabora con il docente responsabile alla individuazione del preventivo più conveniente e idoneo alle esigenze e invia conferma alle Agenzie. b. Il coordinatore V.I. prepara un prospetto complessivo dei viaggi lo presenta al Consiglio di Istituto per l approvazione a. L approvazione del CdI. avviene di regola entro il 15 di Ottobre b. In caso di approvazione il coordinatore V.I. la comunica al docente responsabile del viaggio. c. In caso di non approvazione la documentazione andrà integrata ed eventualmente, ripresentata. d. In caso di successivo cambiamento della meta del viaggio dovrà essere riconvocato il Consiglio di classe per l approvazione della nuova destinazione. e. In caso di rinuncia all iniziativa, il docente responsabile del viaggio comunica la decisione al coordinatore V.I. f. Una volta scelta l Agenzia, accettato il suo preventivo e conosciuta la quota individuale definitiva, il docente proponente provvede a comunicare alle famiglie l ammontare del saldo del viaggio. Il saldo dovrà essere versato sul CCP n 12458352 prima della partenza. g. Le ricevute del saldo indicanti nome, classe e meta vanno consegnate in segreteria didattica alla collaboratrice amministrativa Sig.ra. Amalia Melaccio da parte del docente responsabile del viaggio che si avvarrà della collaborazione del docente accompagnatore. h. La collaboratrice amministrativa fornisce a tutti i docenti accompagnatori gli elenchi dei partecipanti da utilizzare per i controlli, l ingresso a musei, mostre, ecc. 3. LA CONFERMA a. Il coordinatore V.I. invia conferma alle Agenzie di viaggio prescelte.. b. Prima dell effettuazione dei V.I. il coordinatore V.I. si riunisce con la segretaria del personale per le verifiche relative ai docenti, agli orari ed alle date dei V.I. 4. AUTORIZZAZIONI, ANTICIPI e RINUNCE Anticipo ed autorizzazione vanno consegnate congiuntamente in segreteria didattica. Il saldo va versato prima della partenza. La rinuncia al viaggio da parte di uno o più alunni, dopo che la scuola ha accettato le quote definitive comunicate dall agenzia di viaggio, qualora comporti una maggiorazione delle quote individuali degli altri partecipanti comporta la non restituzione parziale o totale dell anticipo versato. In caso di rinuncia(per giustificati motivi di famiglia o di salute), dopo il versamento dell acconto, sarà restituita la quota ad eccezione delle seguenti voci: Costo dei biglietti aerei non rimborsabili.(low cost) Eventuale penale richiesta dall agenzia. Eventuale penale dovuta all incremento delle quote individuali in seguito a riduzione del numero dei partecipanti. In caso di rinuncia per motivi non giustificati, l acconto versato non sarà restituito. Anche la mancata partenza per qualsiasi motivo comporta il pagamento di una penale stabilita dall agenzia. La restituzione dell anticipo potrà essere fatta solo dopo l effettuazione del viaggio e solo dopo il pagamento della fattura, detratte eventuali penali. 7
5. ASSICURAZIONI SANITARIE E PER RINUNCIA VIAGGIO. Gli studenti sono coperti da una assicurazione medico bagaglio in caso di smarrimento delle valige durante il viaggio aereo o in caso di malattia all estero, in aggiunta a quella fornita dal Servizio Sanitario Nazionale. Per tutte le prestazioni di assistenza in viaggio i numeri telefonici di riferimento sono : In Italia 800914956 All estero 00390642115564 Il testo del contratto assicurativo completo è reperibile sul Sito dell Istituto nella Home al link Assicurazione In caso di rinuncia al viaggio da parte di uno studente, documentata da certificato medico, l assicurazione rimborserà le spese dietro presentazione di ricevute o fatture. Il docente responsabile è tenuto a comunicare immediatamente o almeno entro le 24 ore il nominativo dello studente assente, alla segreteria didattica. L Assicurazione rimborserà le spese solo se la denuncia di infortunio/malattia viene presentata entro il 7 giorno lavorativo successivo alla partenza programmata. 6. LA COMUNICAZIONE ALLE FAMIGLIE a. Il docente responsabile del viaggio comunica a tutti gli alunni ed alle loro famiglie il programma definitivo dettagliato del viaggio su modello D53-PVIrev2, indicando anche tutte le attività di carattere didattico-culturale che saranno svolte ed i recapiti. In calce al programma del viaggio sono indicate le norme comportamentali da osservare con particolare riguardo alla sicurezza individuale degli alunni. 7. L EFFETTUAZIONE a. Se durante il viaggio sorgono problemi, il docente responsabile del viaggio è tenuto a mettersi in contatto con il Dirigente scolastico o con il Dirigente Amministrativo per concordare la soluzione. 8. AL RITORNO a. Al ritorno i docenti responsabili del viaggio sono tenuti a stendere la relazione utilizzando il modello D29-VIRrev2 ed a consegnarla, entro un mese, al CV I 9. SPUNTI PER VIAGGI DI ISTRUZIONE a. Materiali vari, offerte ecc. ecc. sono reperibili in vicepresidenza o nel Sito 10. DOCUMENTAZIONE DIDATTICA a. Su richiesta dei docenti organizzatori Il coordinatore V.I fornisce il materiale didattico relativo alle visite di istruzione. 11. MODULISTICA Elenco dei modelli da utilizzare e dove si trovano: MOD-D52-CVIrev2 MOD-D49-APrev6 Comunicazione viaggio di istruzione Autorizzazioni dei genitori con accettazione dei costi indicativi prevedibili 8
MOD D35-EVSrev0 Modulo Elenco alunni viag. istr CCP 12458352 Bollettino di conto corrente postale In segreteria didattica o ufficio postale MOD D09-RSrev0 Registr. sito dovesiam Nel sito di Istituto MOD-D53-PVIrev2 Programma definitivo del viaggio di istruzione da dare alle famiglie MOD-D29-VIRrev2 Valutazione finele del viaggio 12. PRO MEMORIA 1. Ho compilato e presentato al coord. V.I. la Proposta del viaggio di istruzione? 2. Ho compilato e presentato al cord. V.I. e al assistente amministrativo l elenco alunni? 3. Ho compilato e presentato al assistente amministrativo i permessi assieme alle ricevute dell anticipo di tutti i partecipanti? 4. Ho comunicato alle famiglie l ammontare del saldo? 5. Ho dato alle famiglie il programma definitivo del viaggio? 6. Ho compilato e presentato al coordinatore V.I. il modulo Dovesiamonelmondo? 7. Ho compilato e presentato al coord. V.I. la relazione finale del viaggio? 9
1. ORGANIZZAZIONE PROCEDURA per gli SCAMBI CULTURALI L organizzazione dello scambio culturale compete al docente organizzatore che ne riceve l incarico dal Dirigente scolastico. La documentazione che comprendente la richiesta al C.d.I., le autorizzazioni, le varie schede, gli elenchi dei partecipanti, il programma di massima, la valutazione finale, CVI che ne verifica la completezza. 2. MODULISTICA Ecco i modelli da utilizzare e dove si trovano MOD-D52-CVIrev4 Comunicazione scambio del C. di classe (al CVI e C.d.I) MOD- D46-SC3 Scheda studente (infosheet) D38-ASCrev0 Autorizzazioni studenti MOD D35-EVSrev0 Elenchi studenti per scambio MOD D09-RSrev0 Iscrizione sito dovesiamo... Nel sito D47-RSC rev2 Relazione scambio 3. PRO MEMORIA 1. Ho compilato e presentato al coord. V.I. e al Consiglo di classe, la Proposta dello Scambio? 2. Ho raccolto le autorizzazioni per la partecipazione allo scambio? 3. Ho fatto compilare agli studenti la Scheda studente e la ho inviata al partner? 4. Ho ricevuto dal partner la scheda studente? 5. Ho consegnato anche l elenco studenti contenente numeri di telefono, nomi, ecc. in segreteria didattica e ne ho stampato e fatto firmare alcune copie da portare in viaggio? 6. Ho dato alle famiglie il programma definitivo dello scambio? 7. Ho compilato e consegnato il modulo dovesiamonelmondo al coordinatore V.I.? 10
INDENNITA E RIMBORSI PER VISITE DI ISTRUZIONE, VIAGGI, SCAMBI Non è previsto alcun rimborso per pasti relativamente alle visite e viaggi di istruzione. Per quanto riguarda gli scambi il Consiglio di Istituto ha deliberato un contributo di 50 per ogni studente ospitato per spese generali di ospitalità La gestione di questa cifra è affidata al docente responsabile dello scambio.. E prevista poi una quota di 50 a notte per il docente che ospita un collega straniero. Si precisa inoltre che: quando un docente si reca all estero per accompagnare gli studenti tutte le spese, viaggio, vitto, alloggio e altre spese connesse allo scambio in loco devono essere incluse nella quota individuale degli studenti. Se si chiede la collaborazione di un docente esterno (per es. un collega in pensione) l eventuale compenso pattuito deve essere a carico delle famiglie che inviano i ragazzi all estero Solo i docenti che ospitano un collega straniero ricevono un rimborso spese pari a 50 per ogni notte di ospitalità. Il docente può anche decidere di ospitare il collega in una pensione, B&B o appartamento. Comunque il limite rimane 50 a notte tutto incluso (vitto, alloggio, trasporti ecc. ecc.). Il numero di docenti ospitati deve essere pari al numero dei docenti che sono stati ospitati dai colleghi stranieri.. Questa cifra è netta se si tratta di effettivo rimborso spesa. E invece lorda se si tratta di un compenso alla persona. Il rimborso netto è tale solo a fronte della presentazione di pezze giustificative (fatture o scontrini fiscali), fino alla cifra dimostrata con pezze giustificative ; per la parte residua vi sarà corrisposto un riconoscimento economico con relative trattenute fiscali. Viene riconosciuto poi un compenso a parte, a carico del fondo d istituto, ai docenti che gestiscono lo scambio (ospiti o non ospiti che siano) o il progetto. Il compenso è lordo e si basa su un calcolo approssimativo delle ore impiegate nella preparazione e nell organizzazione dell accoglienza. In genere viene comunicato con la lettera d incarico sul fondo d istituto. 11
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