Guida dell'utente Revisione D SaaS Email Archiving Email Archiving Email Archiving è un servizio basato su cloud che consente di archiviare automaticamente i messaggi e-mail in una posizione centralizzata sicura. Inoltre, consente di effettuare ricerche nelle e-mail archiviate per individuare e recuperare rapidamente i messaggi desiderati. Figura 1 Architettura di Email Archiving 1
Ricerca nell'archivio È possibile trovare, visualizzare ed esportare i messaggi e-mail attualmente memorizzati nell'archivio. Per creare una ricerca, digitare i dati conosciuti sul messaggio (o sui messaggi) nei campi dei criteri e fare clic su Cerca. Miglioramento dei risultati di ricerca È possibile migliorare i risultati della ricerca seguendo alcune linee guida e procedure consigliate. Utilizzare la giusta combinazione di termini di ricerca e funzionalità di filtraggio per trovare rapidamente le email necessarie. Regole della ricerca di base Compilare almeno un campo di ricerca per iniziare una nuova ricerca. Maggiore è il numero di campi compilati e più specifica sarà la ricerca, ovvero più limitato sarà il numero di risultati. Per i campi di ricerca non viene fatta distinzione tra maiuscole e minuscole. La ricerca di Sales Reports equivale alla ricerca di sales reports. Scegliere con attenzione i termini di ricerca. Utilizzare parole o frasi che possono trovarsi esclusivamente nel messaggio che si desidera trovare. Evitare l'uso di parole o frasi comuni come un, uno e il. Altre regole per le ricerche complesse La maggior parte dei caratteri speciali (compresi +-&!><) vengono interpretati come testo normale se utilizzati all'interno di una parola o di una frase; altri caratteri speciali (compreso #) vengono ignorati. È possibile effettuare ricerche con i caratteri jolly asterisco finale (*) e punto interrogativo (?). L'utilizzo di un asterisco consente di cercare uno o più caratteri, mentre con il punto interrogativo si cerca un singolo carattere. È possibile eseguire una ricerca fra gli indirizzi e-mail utilizzando l'intero indirizzo, il solo dominio o qualsiasi parte dell'indirizzo. Selezionare Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole per determinare il modo in cui deve essere interpretato il testo immesso. Linee guida per i caratteri speciali Non utilizzare i caratteri speciali da soli. Alcuni caratteri speciali sono consentiti e possono essere interpretati come testo normale se inclusi in una stringa alfanumerica. I caratteri speciali all'inizio o alla fine di una stringa vengono spesso ignorati. Tabella 1 Caratteri speciali interpretati come testo normale Carattere speciale Nome + Segno più - Trattino & Barra E commerciale! Punto esclamativo 2
Tabella 1 Caratteri speciali interpretati come testo normale (segue) Carattere speciale Nome ) Parentesi chiusa ( Parentesi aperta { Parentesi graffa aperta } Parentesi graffa chiusa [ Parentesi quadra aperta ] Parentesi quadra chiusa ^ Accento circonflesso " Virgolette ~ Tilde : Due punti Ricerche con caratteri jolly La ricerca in archivio supporta due tipi di caratteri jolly, l'asterisco (*) e il punto interrogativo (?), inseriti all'interno o alla fine di una stringa. Un carattere jolly non può essere inserito all'inizio di una stringa di testo. Si consiglia di non inserire un carattere jolly all'inizio di un termine di ricerca e di non utilizzarlo con un numero limitato di caratteri. Ad esempio, il termine di ricerca cavallo* restituisce risultati più rapidi e precisi rispetto a c* o c*l. I caratteri jolly non possono essere utilizzati nella ricerca di frasi. La combinazione di caratteri jolly e caratteri speciali può causare incongruenze nei risultati della ricerca. Ad esempio,.doc* e doc* restituiscono risultati differenti. Esempi di ricerca con caratteri jolly asterisco (*) L'asterisco (*) consente di eseguire la ricerca di uno o più caratteri. Tabella 2 Esempi di ricerca con caratteri jolly asterisco (*) Termine di ricerca greg* gre* pi*a *pin Restituisce... greg, gregs, gregg, gregory, gregorian greg, gregs, gregg, gregory, gregorian pina, pinta, pinza pina, pila, pizza, pirata Non consentito Esempi di caratteri jolly punto interrogativo (?) Il punto interrogativo (?) consente di eseguire la ricerca di caratteri singoli. Tabella 3 Esempi di caratteri jolly punto interrogativo (?) Termine di ricerca greg? pin? pi?a Restituisce... gregs, gregg pino, pina pila, pina 3
Tabella 3 Esempi di caratteri jolly punto interrogativo (?) (segue) Termine di ricerca p??no?pin Restituisce... piano, panno, pruno Non consentito Indirizzi e-mail I campi Da e Destinatario consentono di cercare indirizzi email nei campi A e Da dell'intestazione del messaggio. È possibile cercare un indirizzo email completo ad esempio Giuseppe.Rossi@esempio.it, solo la parte locale (Giuseppe.Rossi) o solo il dominio (esempio.it). È inoltre possibile cercare all'interno della parte locale e del dominio utilizzando parti di ogni frase come Giuseppe, Rossi, esempio o com. Utilizzare le diverse opzioni di ricerca in modo strategico per espandere o restringere i risultati della ricerca. Utilizzare l'indirizzo completo per limitare i risultati a un indirizzo specifico. Utilizzare la parte locale per trovare tutti i messaggi associati a un determinato nome o account utente. Utilizzare la parte di dominio per trovare tutti i messaggi associati a un determinato dominio. Utilizzare solo le parti di un indirizzo per espandere la ricerca e trovare tutti gli indirizzi associati a uno o più termini. All'interno di un indirizzo email è possibile cercare una parte o un termine di cui è stato modificato il tipo di testo o l'uso delle maiuscole/minuscole. Testo separato da un carattere speciale. Passaggio da lettere maiuscole a lettere minuscole e viceversa. Passaggio da caratteri alfabetici a caratteri numerici e viceversa È possibile utilizzare i caratteri jolly con termini di ricerca all'interno di un indirizzo email. Non è possibile effettuare ricerche in base a una combinazione di termini di ricerca che non costituiscono una parte locale, un dominio o un indirizzo completo. 4
Tabella 4 Ricerche dell'indirizzo email: GiuseppeM.Rossi7@esempio.secondario.it Ricerca di parti dell'indirizzo email... Indirizzo email completo I termini di ricerca validi includono... I termini di ricerca non validi includono... GiuseppeM.Rossi7@esempio.secondario.it GiuseppeM.Rossi7@esempio.secondario Rossi7@esempio.secondario.it Parte locale Dominio GiuseppeM.Ros si7 Giuseppe 7 M esempio.secondario.it esempio secondario it Rossi GiuseppeM Rossi7 GiuseppeM.Rossi esempio.secondario esempio.it In alcuni casi, viene visualizzato un nome con l'indirizzo email. Ad esempio, Giuseppe Rossi <ammin@esempio.it>. In questo caso, la ricerca del nome Giuseppe o del cognome Rossi restituisce messaggi associati a Giuseppe Rossi e all'indirizzo email ammin@esempio.it. 5
Esempi di ricerca di indirizzi e-mail Tabella 5 Esempi di ricerca di indirizzi e-mail Termine di ricerca leo leo rossi Restituisce... Leo Bianchi <leo@impresa.it> Leonardo Rossi <leo.rossi@altro.it> Leo Rossi <lrossi@test.it> Leo Verdi <leo99@test.it> Leo Bianchi <leo@impresa.it> Leonardo Rossi <leo@altro.it> Leo Rossi <lrossi@test.it> Leo Verdi <leo99@test.it> Leo Verdi <lv99@speciale.it> Pino Rossi <leo111@speciale.it > Leo Verdi <lv99@speciale.it> Pino Rossi <leo111@speciale.it > Pino Verdi <pino.verdi@leo.it> Pino Verdi <pino.verdi@leo.it> Pino Rossi <prossi99@test.it> Giuseppe Rossi <grossi@impresa.it> GigiR <gigi_rossi@altro.it> Pino Bianchi <p.bianchi@rossi.it> impresa.it filiale.impresa.it leo@impresa.it Leo Bianchi <leo@impresa.it> Giuseppe Rossi <grossi@impresa.it> Leo Bianchi <leo@filiale.impresa.it> Giuseppe Rossi <grossi@filiale.impresa.it> Leo Bianchi <leo@impresa.it> Mario Verde <leo@impresa.it> le* Leo Verdi <lv99@speciale.it> Leandro Neri <ln@test.it> Pino Rossi <leo111@speciale.it > Bruno levi <levi333@impresa.it > Pino Verdi <pino.verdi@leo.it> Mario Tozzi <mtozzi@leopardo.it > 6
Ricerca con le opzioni Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole La ricerca in archivio consente di cercare parole o frasi specifiche all'interno di un messaggio email. È inoltre possibile applicare regole agli stessi campi di testo per filtrare i risultati Quando si immettono più termini di ricerca in un campo di testo, è possibile trattarli come una frase esatta, come singoli termini o come gruppo di termini. Nelle ricerche evitare l'uso di parole comuni come un, uno o il. Generalmente la ricerca ignora le parole comuni. Utilizzare invece parole e frasi specifiche delle email che si desidera visualizzare o scaricare. Ricerca con l'opzione Frase: consente di trovare le e-mail contenenti la frase esatta con le parole esattamente nell'ordine specificato. Ricerca con l'opzione Qualsiasi parola: consente di trovare le e-mail contenenti una o più parole specificate, indipendentemente dall'ordine. Ricerca con l'opzione Tutte le parole: consente di trovare le e-mail contenenti tutte le parole specificate in qualsiasi ordine. Non è possibile utilizzare i caratteri jolly in una ricerca di frasi. Esempi di ricerca con le opzioni Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole La ricerca dei termini milano memo restituisce serie di risultati diverse a seconda di come si applicano le regole. 7
Tabella 6 Ricerca di milano memo con le opzioni Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole Regola Restituisce il testo... Ma non... Frase martedì milano memo milano memo risposta milan o trasp orti mem o firenz e mem o mem o per milan o trasp orti mem o firenz e trasp orti Qualsiasi parola martedì milano memo firenze memo firenze trasporti milano memo risposta memo per milano milano trasporti memo trasporti memo Tutte le parole martedì milano memo milano memo risposta milano trasporti memo memo per milano firenze memo firenze trasporti trasporti memo Evitare le parole non significative Le parole non significative comprendono parole di uso comune che vengono ignorate dal sistema quando si effettua una ricerca in quanto è difficile che restituiscano risultati univoci. Quando si imposta una ricerca, è consigliabile utilizzare parole e frasi specifiche dei messaggi e-mail che si desidera trovare, evitando parole e frasi generiche o utilizzate molto frequentemente. In Email Archiving sono supportate diverse lingue ed è disponibile un elenco di parole non significative per ciascuna lingua. 8
Visualizzazione di un messaggio È possibile aprire e visualizzare i messaggi e-mail per leggerne il contenuto, recuperare gli allegati ed esaminare i metadati e le informazioni dell'intestazione. Prima di iniziare Per trovare il messaggio che si desidera visualizzare, è necessario innanzitutto eseguire una ricerca e quindi ordinare i risultati. Aprire il messaggio dal riquadro Risultati effettuando una delle operazioni seguenti: Fare doppio clic sul messaggio per visualizzarlo nella finestra Messaggio. Selezionare un'opzione dal menu Anteprima per aprire il messaggio nel riquadro Messaggio. Se si seleziona Anteprima, il messaggio viene visualizzato nel riquadro Messaggio. In caso contrario, viene visualizzato in una finestra separata. Visualizzazione di un messaggio e-mail archiviato È possibile aprire e visualizzare qualsiasi messaggio e-mail memorizzato nell'archivio direttamente dal riquadro dei risultati di ricerca. Sia la finestra di anteprima che la finestra del messaggio consentono di visualizzare il contenuto del messaggio, le intestazioni ed eventuali allegati associati al messaggio e di archiviare informazioni specifiche, compresi l'id e la data di scadenza. Individuazione di e-mail mediante la ricerca Utilizzare il modulo di ricerca per trovare i messaggi e-mail in base a un indirizzo, a un intervallo di date o a un testo. Attenersi alle seguenti linee guida: Compilare un campo per trovare i messaggi corrispondenti a un unico valore. Compilare più campi per trovare i messaggi corrispondenti a tutti i valori. Combinare campi aggiuntivi con una ricerca di tipo Testo messaggio per filtrare i risultati in una ricerca Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole Quando si seleziona Frase, non è possibile utilizzare i caratteri jolly. Attività Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia. 1 Selezionare Email Archiving Messaggi archiviati. La ricerca viene visualizzata per impostazione predefinita. 2 Compilare uno o più dei seguenti campi: Da Destinatario Intervallo date Testo messaggio 9
3 Fare clic su Cerca. I messaggi e-mail corrispondenti ai criteri di ricerca vengono visualizzati nel riquadro Risultati. Esempi di ricerca Nell'esempio seguente vengono confrontati i risultati di due ricerche simili, una eseguita con l'opzione Frase e l'altra effettuata con l'opzione Qualsiasi parola in una ricerca Testo messaggio. 10
Tabella 7 Esempi di ricerca Criteri Restituisce... Non... Destinatario: pino@dominio.it Intervallo date: dall'01/07/2009 all'01/11/2009 Testo messaggio con Frase: milano memo I messaggi inviati a Pino tra luglio e ottobre 2009 contenenti la frase milano memo. I messaggi inviati a Pino nel giugno 2009 contenenti la frase milano memo. I messaggi inviati a Pino nell'agosto 2009 contenenti la frase memo per milano. I messaggi inviati a Stefano tra luglio e ottobre 2009 contenenti la frase milano memo. Destinatario: pino@dominio.it Intervallo date: dall'01/07/2009 all'01/11/2009 Testo messaggio con Qualsiasi parola: milano memo Destinatario: pino@dominio.it Intervallo date: dall'01/07/2009 all'01/11/2009 Testo messaggio con Tutte le parole: milano memo I messaggi inviati a Pino tra luglio e ottobre 2009 contenenti le parole milano o memo, comprese le seguenti stringhe: milano memo viaggio a milano firenze memo I messaggi inviati a Pino tra luglio e ottobre 2009 contenenti le parole milano e memo nella riga dell'oggetto, comprese le seguenti stringhe: milano memo memo per ufficio di milano memo relativo a software milano I messaggi inviati a Pino nel giugno 2009 contenenti le parole milano o memo, comprese le seguenti stringhe: milano memo, viaggio a milano,firenze memo. I messaggi inviati a Stefano tra luglio e ottobre 2009 contenenti le parole milano o memo, comprese le seguenti stringhe: milano memo,viaggio a milano,firenze memo. I messaggi inviati a Pino nel giugno 2009 contenenti entrambe le parole milano e memo nella riga dell'oggetto, comprese le seguenti stringhe: milano memo e memo per ufficio di milano. La posta inviata a Pino tra luglio e ottobre 2009 contenente una sola delle parole milano o memo nella riga dell'oggetto, comprese le seguenti stringhe: convention di milano, viaggio a milano, firenze memo. I messaggi inviati a Stefano tra luglio e ottobre 2009 contenenti entrambe le parole nella riga dell'oggetto, comprese le stringhe milano memo, memo per l'ufficio di milano e memo relativo al software di milano. I messaggi inviati a Pino tra luglio e ottobre 2009 contenenti la parola milano nella riga dell'oggetto e memo nel corpo del messaggio. 11
Esportazione di messaggi È possibile scaricare uno o più messaggi trovati durante una ricerca e visualizzarli in un client email. Durante l'esportazione, i messaggi vengono compressi in un file.zip. I messaggi possono essere esportati dal riquadro Risultati o dalla visualizzazione Messaggio. Linee guida per i file ZIP Le norme che regolano il file.zip scaricato durante l'esportazione dei messaggi determinano la dimensione totale dei file, le email incluse, i nomi assegnati ai file delle email e il formato delle email. La dimensione totale del file scaricato non può essere superiore a 2 GB. Se il set di risultati è più grande, è necessario affinare i criteri di ricerca e limitare i risultati. Al momento del download il sistema esegue nuovamente la ricerca originale. Di conseguenza il set di messaggi del file ZIP può essere diverso dai risultati iniziali a causa delle modifiche nell'archivio. I messaggi vengono memorizzati come file.eml. Ogni nome di file corrisponde all'id di archivio univoco del messaggio. Il formato di ogni email varia in base al ruolo utente: Il ruolo Utente riceve il messaggio originale. Il ruolo Amministratore clienti riceve il diario busta oltre al messaggio originale incluso come allegato. Per estrarre i file delle email, è necessaria un'utilità per file.zip. Visualizzazione di file.eml I file di email scaricati sono in formato.eml e richiedono un client email compatibile. McAfee consiglia Microsoft Outlook Express o una versione recente di Microsoft Outlook. Tabella 8 Client e-mail per la visualizzazione di file.eml Sistema operativo Client email consigliati... Mac OS Microsoft Outlook 2011 Apple Mail Mozilla Thunderbird Windows Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2007 con KB 956693 Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo all'indirizzo http:// support.microsoft.com/kb/956693 Microsoft Outlook Express Microsoft Windows Live Mail Mozilla Thunderbird Linux Mozilla Thunderbird 12
Esportazione di messaggi È possibile scaricare i messaggi email dall'archivio e visualizzarli nel proprio client email. Questa opzione è disponibile sia nel riquadro Risultati (per più messaggi) che nella visualizzazione Messaggio (per i singoli messaggi). Prima di iniziare Elementi necessari: Utilità.zip per estrarre i messaggi e-mail scaricati Client e-mail in grado di visualizzare i file.eml Attività Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia. 1 Eseguire una ricerca nel riquadro Criteri. 2 Effettuare una delle seguenti operazioni per selezionare i messaggi da scaricare. Opzione Esporta tutti nel riquadro Risultati Definizione Fare clic su Esporta Esporta tutti per scaricare tutti i risultati di ricerca. Esporta selezionati nel riquadro Risultati Esporta nella visualizzazione Messaggio Fare clic sulla casella di controllo corrispondente a ciascun messaggio di interesse e quindi su Esporta Esporta selezionati per scaricare i risultati di ricerca selezionati. Fare doppio clic sul messaggio oppure selezionare il messaggio e fare clic su Anteprima. Quindi fare clic su Esporta per scaricare il singolo messaggio. Nel browser viene visualizzata una finestra di dialogo. 3 Seguire le istruzioni del browser per aprire o salvare il file. Il file viene salvato nel sistema locale. 4 Individuare il file e aprirlo utilizzando l'utilità.zip. Viene visualizzato il file ZIP e il relativo contenuto. 5 Estrarre i messaggi dal file ZIP e salvarli in una cartella. I singoli messaggi sono ora memorizzati nel sistema locale. È possibile aprire e visualizzare i messaggi nel client e-mail. 13
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