LE TRASFERTE DEL LAVORATORE Profili giuridici, fiscali e previdenziali 17/04/2009 A cura avv. Paola Ferrari ed avv. Franca Genio Via g. Carducci, 1/f 20060 Cassina De Pecchi ( mi) Tel 02 9522003 fax 02 95343062 Info@studiolegaleferrari.it www.studiolegaleferrari.it
SOMMARIO CARATTERISTICHE ED INDENNITA DI TRASFERTA... 2 IL DISTACCO... 3 L INDENNITA DI TRASFERTA NEL CCNL... 5 IL REGIME FISCALE E PREVIDENZIALE DELLE TRASFERTE... 6 TRASFERTA FUORI DAL COMUNE... 6 A)RIMBORSO A PIÈ DI LISTA O ANALITICO... 6 B) RIMBORSO FORFETTARIO... 7 C) RIMBORSO MISTO... 7 INDENNITA TRASFERTA NEL COMUNE... 8 L INDENNITA' CHILOMETRICA... 9 DOCUMENTAZIONE DELLE SPESE... 9 IL TRASFERTISTA... 10 LA PIU RECENTE GIURISPRUDENZA... 11 CARATTERISTICHE ED INDENNITA DI TRASFERTA Le trasferte di lavoro comportano un cambiamento provvisorio, rispetto a quanto scritto nel contratto, del luogo in cui il lavoratore svolge le sue mansioni. Le trasferte di lavoro si differenziano dal trasferimento del lavoratore per la durata del mutamento di luogo, poiché nel trasferimento lo spostamento è definitivo e non provvisorio. 2
NOZIONE TRASFERTA COMPARTA UN MUTAMENTO TEMPORANEO RISPETTO A QUANTO SCRITTO NELLA LETTERA DI ASSUNZIONE TRASFERIMENTO COMPORTA IL CAMBIAMENTO DEFINITIVO DEL LUOGO DI LAVORO 15/04/2009 La trasferta può essere definita come un temporaneo trasferimento del prestatore di lavoro dalla sede abituale lavorativa (e non quindi dal proprio domicilio). Con le trasferte di lavoro dei dipendenti, il datore di lavoro fa fronte ad esigenze lavorative di carattere transitorio, trasferendo provvisoriamente uno o più lavoratori che rientreranno al termine nella sede abituale Dell'invio in missione del lavoratore deve essere data inoltre comunicazione alla sede INAIL in cui ha sede l'azienda. Per quanto riguarda la determinazione dell'importo spettante al lavoratore si deve fare riferimento, principalmente, ai CCNL e secondariamente agli accordi aziendali o tra le parti, se esistenti. I CCNL disciplinano diversamente le trasferte di lavoro rispetto alle normali ore lavorative svolte nella sede abituale. Al lavoratore in trasferta è riconosciuta un'indennità di trasferta e/o il rimborso delle spese da lui sostenute per lo spostamento. IL DISTACCO Il distacco, invece, si verifica quando il datore di lavoro comanda o distacca il proprio dipendente presso un'altra società, anche estera. 3
COMANDO O DISTACCO ART. 30 D.LGS 276/2003 DATORE DI LAVORO PER SODDISFARE UN PROPRIO INTERESSE PONE IL LAVORATORE A DISPOSIZIONE DI UN ALTRO SOGGETTO SENZA ALTERARE IL RAPPORTO DI LAVORO 15/04/2009 In sostanza nel distacco (o comando) il datore di lavoro colloca il lavoratore presso un altro datore di lavoro, affinché renda in favore di questi la sua prestazione lavorativa. Il rapporto con l'originario datore di lavoro rimane fermo ma, parallelamente, ne sorge un altro, con sospensione di quello originario. Il decreto legislativo n. 276/2003, avendo abrogato la legge n. 1369/1960 sull'interposizione nelle prestazioni di lavoro, ha offerto per la prima volta una definizione normativa del distacco, sostanzialmente mutuata dalla precedente elaborazione giurisprudenziale. I criteri individuati dalla giurisprudenza sono i seguenti: il distacco doveva essere temporaneo, eccezionale ed occasionale; il datore di lavoro distaccante doveva avere interesse a che il dipendente prestasse la sua opera in favore del datore di lavoro distaccatario; in ogni caso il datore di lavoro distaccante doveva conservare il potere direttivo (eventualmente delegabile al datore di lavoro distaccatario); infine, il datore di lavoro distaccante doveva conservare il potere di porre fine al distacco. L'art. 30 del D.Lgs. n. 276, rifacendosi a detti criteri, ha precisato che si parla di distacco quando un datore di lavoro, per soddisfare un proprio interesse, pone temporaneamente uno o più lavoratori a disposizione di altro soggetto per l'esecuzione di una determinata attività lavorativa, rimanendo responsabile del trattamento economico e normativo a favore del lavoratore. 4
L INDENNITA DI TRASFERTA NEL CCNL Di seguito, vengono riportate in tabella le disposizioni relative alle trasferte di lavoro, così come disciplinate nei più ricorrenti CCNL. Tipologia Contratto Disciplina Indennità di Trasferta CCNL Piccola e Media Industria Metalmeccanica Al lavoratore di cui alla presente Parte terza in missione per esigenze di servizio spetterà il rimborso delle spese effettive di viaggio corrispondenti ai mezzi normali di trasporto e delle altre spese vive necessarie per l'espletamento della missione. Spetterà inoltre il rimborso delle spese di vitto e di alloggio, quando la durata del servizio obblighi il lavoratore a incontrare tali spese, o una diaria giornaliera. Gli importi del suddetto rimborso spese o diarie saranno riferiti ai trattamenti aziendali in atto. Al lavoratore che durante la trasferta usufruisca delle ferie collettive e continuative di cui all'art. 10 della presente Parte terza, verranno rimborsate le spese di viaggio qualora egli rientri nella sede normale di lavoro oppure, ma sempre con il limite di spese di cui sopra, qualora rientri nella propria abitazione. Per quanto riguarda i trattamenti per malattia ed infortunio, permessi, condizioni di miglior favore, vale quanto previsto ai punti V), VIII), XV) di cui all'art. 21 - Disciplina speciale, Parte prima - fermo restando che gli importi dei rimborsi spese o diarie saranno riferiti ai trattamenti aziendali in atto. CCNL Commercio Art. 86 Missioni L'azienda ha facoltà di inviare il personale in missione temporanea fuori della propria residenza. In tal caso al personale - fatta eccezione per gli operatori di vendita - compete: 1) il rimborso delle spese effettive di viaggio; 2) il rimborso delle spese effettive per il trasporto del bagaglio; 3) il rimborso delle spese postali, telegrafiche ed altre, sostenute in esecuzione del mandato nell'interesse dell'azienda; 4) una diaria non inferiore al doppio della quota giornaliera della retribuzione di fatto di cui all'art.187; qualora non vi sia pernottamento fuori sede la diaria verrà ridotta di un terzo. Per le missioni di durata superiore al mese verrà corrisposta una diaria ridotta del 10%. Analogamente si procederà quando le attribuzioni del lavoratore comportino viaggi abituali. In luogo delle diarie di cui al n. 4) del secondo comma, nonché della diaria di cui al terzo comma del presente articolo, il datore di lavoro ha facoltà di corrispondere il rimborso a piè di lista delle spese di vitto e alloggio, con trattamento uniforme per tutto il personale. 5
Per brevi trasferte in località vicine verrà rimborsata la spesa effettiva del viaggio e quella di soggiorno. Al rientro dalle trasferte lavoro, il dipendente dovrà presentare all'azienda la documentazione relativa alle spese. Tale documentazione deve essere precisa e dettagliata e riepilogare i dati della trasferta (data - descrizione), i costi sostenuti (documenti di viaggio fatture - hotel) oltre ad essere firmata dal collaboratore in trasferta. L'indennità di trasferta prevede anche delle esenzioni ai fini IRPEF con un limite di 46,48 per giornata intera (all'estero 77,47). L'indennità di trasferta è differente dal punto di vista economico a seconda che si tratti di: Indennità di trasferta fuori dal comune della sede di lavoro Indennità di trasferta entro il comune della sede lavorativa IL REGIME FISCALE E PREVIDENZIALE DELLE TRASFERTE L'art. 51 del Tuir si occupa del reddito di lavoro dipendente stabilendo al comma 1, in ossequio al principio fiscale dell'omnicomprensività dei redditi di lavoro dipendente, che lo stesso "è costituito da tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d'imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro". Lo stesso articolo in materia di trasferte e in deroga al predetto principio disciplina: a) il regime fiscale del trasfertista al comma 6; b) il regime fiscale per le trasferte al comma 5. Però, al fine di stabilire se le indennità e/o i rimborsi spese corrisposti al lavoratore, a fronte dell'effettuazione delle trasferte, rientrino o meno nella base imponibile fiscale/previdenziale occorre delineare le diverse discipline delle trasferte, effettuate fuori dal comune oppure effettuate all'interno dell'ambito del territorio comunale ove ha sede l'azienda presso la quale il lavoratore è stato assunto, contemplate dallo stesso comma 5. TRASFERTA FUORI DAL COMUNE A)RIMBORSO A PIÈ DI LISTA O ANALITICO Il dipendente viene rimborsato a fronte di presentazione: 6
- di un'idonea documentazione delle spese sostenute per la trasferta - l'importo complessivo non concorre a formare il reddito Il datore di lavoro può, comunque, fissare tramite regolamento interno dei limiti di spesa ai rimborsi erogabili al dipendente, facendosi rilasciare i documenti delle spese sostenute e consegnarli al datore di lavoro che provvederà ad allegarli alla distinta di rimborso che deve obbligatoriamente predisporre e conservare. L'esistenza di un limite predeterminato o tetto nella rifusione delle spese di vitto e d'alloggio non sposta la collocazione del rimborso, che è e rimane a piè di lista. E' possibile, in alternativa, fissare un limite per giorno o per singolo pasto o pernottamento: - se il dipendente non arriva al tetto, il rimborso ha luogo nei limiti delle spese sostenute e documentabili - se il dipendente supera il tetto, il rimborso si blocca a questo limite, rendendo inutilizzabile presso l'azienda la parte della documentazione che si colloca oltre il limite (i documenti sono da accludere comunque alla nota spese). Il rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, quello delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto non concorre a formare reddito. Non concorrono, altresì, a formare reddito i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all'importo massimo giornaliero di 15,49, elevate ad 25,82 euro per le trasferte all'estero. Ogni altro eventuale rimborso spese corrisposto al di fuori dei limiti predetti è assoggettato interamente a tassazione. B) RIMBORSO FORFETTARIO La norma stabilisce il limite massimo di indennità giornaliera (o diaria), oltre il quale l'emolumento eccedente concorre alla formazione del reddito imponibile. L'ammontare a forfait varia a seconda che la trasferta avvenga nel territorio nazionale ( 46,48) ovvero all'estero ( 77,47). Pertanto, dal punto di vista fiscale, le indennità di trasferta sono escluse dell'imponibile Irpef fino all'importo di 46,48 al giorno, elevate ad 77,47 per le trasferte all'estero, a nulla rilevando che la durata della trasferta sia superiore o inferiore alle 24 ore, o più in generale che la trasferta non comporti un pernottamento fuori sede. A queste indennità si aggiunge la possibilità di corrispondere i rimborsi analitici per spese di viaggio e di trasporto che non concorrono a formare reddito purché debitamente comprovate. C) RIMBORSO MISTO E' riconosciuta al dipendente una indennità giornaliera (ridotta) e il rimborso delle spese di vitto o alloggio (o nel caso in cui vitto o alloggio siano gratuiti). 7
Questa forma di rimborso prevede che sia presentata idonea documentazione a fronte delle spese che devono essere rimborsate. - il vitto è comprensivo dei pasti e delle bevande effettuati presso pubblici esercizi - l'alloggio è relativo al pernottamento del lavoratore e comprende generalmente oltre al pernottamento stesso anche il telefono, l'uso della lavanderie, le spese di frigo bar ecc.. ad esclusione delle spese "voluttuarie". Nel caso in cui l'impresa adotti il sistema misto (forfetario e a piè di lista): - l'importo forfetario è ridotto di un terzo se le spese di alloggio sono rimborsate o l'alloggio è gratuito; - il rimborso ridotto di un terzo se le spese di vitto sono rimborsate o il vitto è gratuito; - la riduzione di due terzi del rimborso in caso di rimborso di spese di vitto e alloggio ovvero di vitto e alloggio forniti gratuitamente. Dal punto di vista fiscale, nel caso si sia in presenza di rimborso misto le franchigie di 46,48 e di 77,47 sono ridotte : - di 1/3 nel caso in cui vengano rimborsate o siano fornite gratuitamente le spese di vitto o le spese di alloggio; - di 2/3 nel caso in cui vengano rimborsate o siano fornite gratuitamente sia le spese di vitto che le spese di alloggio. Anche in questo caso i rimborsi analitici delle spese di viaggio di trasporto non concorrono alla formazione della base imponibile se debitamente documentati. INDENNITA TRASFERTA NEL COMUNE Le indennità o i rimborsi a fronte di spese (vitto, alloggio e viaggio), inerenti trasferte effettuate in territorio comunale, concorrono a formare il reddito e sono soggette pertanto a tassazione. E' escluso dall'imposta il rimborso per le spese di trasporto opportunamente comprovate dal vettore mediante documentazione (ad esempio la ricevuta del taxi, il biglietto dell'autobus, il biglietto del treno, ecc.). LA LETTERA D INCARICO PER TRASFERTE: fac-simile Il Signor dipendente della Ditta è autorizzato a svolgere, per conto della medesima, la seguente missione presso la ditta dal al con lo scopo di eseguire la prestazione utilizzando il proprio automezzo tipo targa cilindrata (oppure) l autovettura az endale. 8
Data Firma del datore di lavoro L'indennità di trasferta copre tradizionalmente e in misura forfettaria le spese di vitto e alloggio, ma non quelle di viaggio, del lavoratore temporaneamente chiamato a prestare la sua opera fuori dal comune in cui ha sede l'azienda e per un periodo di tempo sufficiente a coprire una notte. Il rimborso delle spese di viaggio avviene invece normalmente con il sistema detto "a piè di lista", cioè dietro presentazione al datore di lavoro delle fatture relative all'acquisto di titoli di viaggio su treni, aerei, bus, taxi e altri mezzi pubblici oppure in base alla fattura di noleggio auto o di rimborso chilometrico AC, se l'auto è del dipendente. L INDENNITA' CHILOMETRICA L'indennità chilometrica è dovuta al dipendente è stato autorizzato ad effettuare la trasferta con la propria autovettura. L'autorizzazione è rilasciata dal datore di lavoro con apposita documentazione sulla quale si riporta il luogo obiettivo della trasferta, i chilometri percorsi ed il tipo di mezzo utilizzato. DOCUMENTAZIONE DELLE SPESE Tutta la documentazione deve essere il più possibile precisa e dettagliata. Per le spese a piè di lista occorre indicare nel prospetto riepilogativo: data, descrizione, documento allegato e importo. Per i rimborsi chilometrici occorre indicare: data, percorso, società, enti o persone visitati, chilometri percorsi. Tutti i riepilogativi delle spese devono riportare i dati del collaboratore e la sua firma (importante in quanto attesta la natura e la quantità della spesa, in particolare per quelle non documentate o i biglietti di viaggio non intestati come i biglietti ferroviari o autostradali). Se il totale della nota spese è superiore a 77,47, occorre applicare una marca da bollo da 1,81. Si consideri infine che incomplete o inesatte note spese, considerate regolari, se contestate in seguito a verifiche sia dell amministrazione finanziaria che degli istituti ed enti previdenziali e assicurativi, potrebbero 9
comportare oltre alla ripresa fiscale per reddito non dichiarato da parte del collaboratore, anche sanzioni per l inosservanza degli obblighi previdenziali e assicurativi. Dunque, quando si parla di ambito territoriale comunale deve intendersi l'ambito comunale in cui materialmente il lavoratore subordinato o parasubordinato ha la propria abituale sede di lavoro, a nulla rilevando l'ampiezza dell'estensione territoriale comunale. Per abituale sede di lavoro si intende quella dichiarata dal datore di lavoro nella lettera di assunzione sottoscritta col lavoratore, fatti salvi eventuali trasferimenti che comporterebbero la variazione di tale sede. Per ciò che riguarda invece le trasferte fuori dell'ambito del territorio comunale occorre precisare che, affinché non sorgano problemi in merito al riconoscimento dei limiti di esenzione, è opportuno che venga tenuta la documentazione della trasferta stessa come ad esempio la lettera d'incarico, l'autorizzazione all'utilizzo della propria auto e la qualsivoglia altre documentazione (es. corrispondenza intrattenuta con i clienti o fornitori) in cui viene evidenziata la necessità di uno spostamento del dipendente al di fuori dell'ambito comunale nell'interesse dell'azienda. Infine, si ricorda che a decorrere dal 1 gennaio 1998 la retribuzione sulla quale devono essere calcolati i contributi per il finanziamento delle prestazioni pensionistiche e per tutte le altre prestazioni previdenziali ed assistenziali è quella individuata dall'art. 12 della L. 30 aprile 1969, n. 153 che ha fissato il principio in base al quale l'assoggettamento al prelievo contributivo dei redditi di lavoro dipendente avviene sulla medesima base imponibile determinata ai fini fiscali a norma dell' art. 51, del Tuir (armonizzazione). Pertanto, nel caso di specie, le indennità e i rimborsi corrisposti ai dipendenti e/o collaboratori nel rispetto dei criteri e limiti sopra esposti essendo esenti dalla base imponibile fiscale sono esenti anche dalla base imponibile previdenziale. IL TRASFERTISTA La figura del lavoratore "in trasferta" non deve essere confusa con quelle del cosiddetto "trasfertista". 10
LAVORATORE TRASFERTISTA TRASFERTA COMPARTA UN MUTAMENTO TEMPORANEO RISPETTO A QUANTO SCRITTO NELLA LETTERA DI ASSUNZIONE TRASFERTISTA IL LAVORATORE SI IMPEGNA, PER CONTRATTO, A SVOLGERE LA PROPRIA ATTIVITA IN LUOGHI SEMPRE DIVERSI. 15/04/2009 Infatti, mentre il lavoratore inviato in trasferta presta la sua attività soltanto temporaneamente in un luogo diverso da quello contrattualmente stabilito, il "trasfertista" si impegna a prestare la sua attività in luoghi sempre diversi. La differenza è apprezzabile, oltre che sul piano della conformazione della attività lavorativa, anche e precipuamente sotto il profilo del trattamento fiscale e contributivo delle somme percepite dal lavoratore. Il trasfertista è la persona che per motivi di lavoro è costretta a spostarsi frequentemente da un luogo all'altro di lavoro - luoghi sempre variabili e diversi. In questo caso le indennità o le maggiorazioni di retribuzione, a fronte di detti trasferimenti concorrono a formare il reddito nella misura pari al 50% dell'intero ammontare. Tale riduzione è valida anche se l'indennità viene erogata con carattere di continuità. Dal punto di vista fiscale, le indennità e le maggiorazioni di retribuzione corrisposte ai trasfertisti sono imponibili nella misura del 50 per cento del loro ammontare. LA PIU RECENTE GIURISPRUDENZA - Con la sentenza n. 24658/2008 la Suprema Corte, nel distinguere tra trasferimento e trasferta, precisa che presupposto del trasferimento del lavoratore è la sussistenza di comprovate ragioni tecniche, organizzative e produttive di natura tendenzialmente definitiva. Infatti, in caso di trasferimento del lavoratore da una unità produttiva all'altra si realizza un mutamento definitivo e non temporaneo del luogo di lavoro, in ciò differenziandosi dall'istituto della trasferta, che resta caratterizzato dalla temporaneità dell'assegnazione del lavoratore medesimo ad una sede diversa da quella abituale; ne consegue che, ove la nuova assegnazione di sede del lavoratore sia giustificata, nella prospettiva 11
aziendale, da esigenze non transitorie, la modifica del luogo di lavoro costituisce trasferimento, rilevante ai sensi dell'art. 2103 c.c.. - Con la sentenza n. 8135 del 28/03/2008, la Cassazione ha ribadito che il diritto all indennità di trasferta presuppone che il lavoratore venga temporaneamente comandato a prestare la propria opera in un luogo diverso da quello in cui deve abitualmente eseguirla mentre, ai fini del sorgere di tale diritto, non rilevano la sede aziendale, il luogo di residenza del lavoratore o l esistenza di una dipendenza aziendale nel luogo di esecuzione della prestazione (principio affermato in controversia concernente l assoggettamento a contribuzione previdenziale dell indennità di trasferta). - Di recente la Corte di Cassazione con la sentenza nr. 4346 del 26 febbraio 2007 ha ribadito il carattere retributivo della cosiddetta indennità di trasferta, in contrasto con l'orientamento precedente che era quello di porre l'accento invece sulla natura risarcitoria coerentemente a quanto stabilito dalla maggior parte dei Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro. In pratica, l'indennità di trasferta possiede entrambe le caratteristiche, retributiva e indennizzatoria. Il carattere retributivo determina la tassabilità ai fini fiscali per il dipendente, mentre quella indennizzatoria ne determina l'esenzione. - La Cassazione n. 12301 del 21 agosto 2003 ha stabilito che la temporaneità costituisce requisito indefettibile della trasferta. - La Cassazione Sezione Lavoro n. 12895 del 5 settembre 2002 ha stabilito che l'indennità di trasferta deve essere riconosciuta al collaboratore anche per i giorni festivi o di sabato e domenica qualora tali giornate rientrino nel periodo della trasferta. - Con sentenza n. 5701 del 22 marzo 2004, la Cassazione ha affermato che il tempo impiegato per raggiungere il posto di lavoro rientra nell'attività lavorativa vera e propria (con sommatoria al normale orario di lavoro), allorchè sia funzionale rispetto alla prestazione. Tale requisito sussiste quando il dipendente, obbligato a presentarsi presso la sede dell'impresa, sia inviato, di volta in volta, in varie località per svolgere la prestazione lavorativa. La Corte aggiunge che un discorso diverso va fatto, invece, durante il periodo della trasferta. Il tempo impiegato ogni giorno per raggiungere la sede di lavoro non può considerarsi esplicazione di attività lavorativa vera e propria e pertanto non si somma al normale orario di lavoro salvo diverse previsioni contrattuali. Ciò discende dal fatto che l'indennità di trasferta è finalizzata a compensare il disagio psico-fisico e materiale correlato alla faticosità degli spostamenti. 12