C3 IL DBMS MICROSOFT ACCESS 1 GERARCHIE OBBLIGATORIE Nella progettazione di una base di dati abbiamo moltissimi gradi di libertà ma anche alcune regole rigide che siamo costretti a rispettare. Il primo vincolo riguarda la gerarchia delle entità con cui andiamo ad operare: 1. Creazione di un nuovo database vuoto; 2. Creazione di una nuova tabella vuota all interno del database; 3. Creazione di campi all interno della tabella. All interno di un database le fasi 2 e 3 si possono ripetere un numero indeterminato di volte. Questo significa che ogni database può contenere un numero indeterminato di tabelle e che ogni tabella può avere un numero indeterminato di campi. Naturalmente, all interno dello stesso sistema informatico si possono creare e gestire diversi database (tutto dipende dalle dimensioni della memoria di massa che il sistema mette a disposizione). Tabella A Campo1 Campo2 Campo3 Tabella B Campo1 Campo2 Campo3 Campo4 Database Esempio1.accdb Tabella X Campo1 Campo2 Campo3 3.1 Database Esempio2.accdb Un database di Microsoft Access può essere visto come un contenitore all interno del quale si trovano, oltre alle tabelle, vari altri oggetti quali query, maschere, report. Ogni tabella di un database deve avere un nome univoco. Ogni campo di una tabella deve avere un nome univoco. 1
2 TABELLE E TIPI DI DATI In Microsoft Access 2010 esistono vari modi per creare un nuovo database. A prescindere dalla modalità, è importante selezionare una cartella dove memorizzare il database e scegliere un nome adeguato per il file. Un database di Access è costituito da un unico file avente estensione accdb. In versioni precedenti di Access l estensione era mdb. Subito dopo averlo creato, Access apre il nuovo database e vi crea una nuova tabella pronta per essere riempita di campi. Il nome di questa tabella (Tabella1) viene visualizzato nel riquadro a sinistra (riquadro di spostamento). Questo riquadro è lo strumento di lavoro principale ed in esso vengono visualizzati tutti gli oggetti appartenenti al database corrente. Le principali modalità operative di Access sono due: Visualizzazione Foglio Dati e Visualizzazione Struttura. Il Foglio Dati viene utilizzato per inserire i dati nelle tabelle mentre Struttura si utilizza per definire in dettaglio i campi. Per commutare da una modalità all altra cliccare sul pulsante Visualizza della barra multifunzione. Nella modalità Struttura si può vedere che Access crea un campo chiamato ID di tipo Numerazione automatica (detto anche Contatore). Nella colonna a sinistra del nome un simbolo di chiave indica che il campo è definito chiave primaria. Modificare opportunamente il nome del campo e cliccare sulla colonna Tipo dati. Dal menu a discesa che compare si potrà scegliere uno fra i seguenti tipi di dati: Testo: Testo o combinazione di testo e numeri (alfanumerico). La lunghezza massima è 255 caratteri; Memo: Come il precedente ma con lunghezza massima di 65535 caratteri; Numerico: Solo dati numerici utilizzabili per calcoli matematici. E possibile scegliere la dimensione dalla proprietà Dimensione Campo presente nella parte inferiore della finestra Struttura. E possibile scegliere fra: Byte (1 byte), Intero (2 byte), Intero lungo (4 byte), Precisione singola (4 byte), Precisione doppia (8 byte); Data/Ora: Valori per data e ora (8 byte); Valuta: Valori di valuta (es. euro) e valori numerici da utilizzare nei calcoli matematici (es. percentuale). (8 byte); Si/No: Valore booleano. Valori possibili: si/no, vero/falso, true/false (1 bit); Oggetto OLE: Documento Word, foglio Excel, foto, filmato, ecc. 2
Numerazione automatica (Contatore): Valore numerico progressivo e univoco incrementato automaticamente di una unità a ogni aggiunta di una nuova riga nella tabella. Access assicura l univocità del valore assegnato e perciò molto spesso viene inserito un campo con questo tipo di dato per utilizzarlo come chiave primaria (fittizia). Ogni tabella può contenere un solo campo con questo tipo di dato. In pratica questo tipo è un formato numerico intero lungo (4 byte) gestito autonomamente da Access. Collegamento ipertestuale: Testo utilizzato come un collegamento ipertestuale a un documento memorizzato su disco oppure ad un URL su Internet. Ricerca guidata: Un valore da un altra tabella o da un altro elenco di valori tramite una casella combinata. Se si sceglie questa opzione nell elenco dei tipi di dati, verrà avviata una procedura guidata. Il primo carattere del nome di un campo non può essere uno spazio. La lunghezza massima del nome di un campo può essere di 64 caratteri. Inoltre, non tutti i caratteri presenti sulla tastiera sono consentiti come ad esempio il punto (.), il punto esclamativo (!), le parentesi quadre ([ ]) e l accento grave ( ). Vediamo alcune buone norme di progettazione (non obbligatorie): Decidere a priori i nomi opportuni di tabelle e campi per evitare di modificarli in un secondo tempo. In particolare: 1) Utilizzare nomi brevi; 2) Scegliere nomi con la prima lettera maiuscola; 3) Evitare di inserire spazi in nomi formati da più parole, al limite utilizzare il carattere underscore (es, Data_nascita); 4) Precedere il nome scelto di ogni tabella con i caratteri tbl (abbreviazione di table). Così, ad esempio, una tabella Clienti si potrebbe chiamare tblclienti. Scegliere il tipo Numerico solo per quei dati soggetti a calcoli matematici (es. quantità e prezzi). Per dati tipo numeri telefonici o CAP è meglio scegliere il formato Testo. Bisogna sapere che i dati numerici vengono ordinati in maniera diversa da quelli di tipo testo. Ad esempio, con il formato Numerico si avrebbe una sequenza così ordinata: 1, 2, 3, 4, 5, 10, 100. La stessa sequenza nel formato Testo sarebbe così ordinata: 1, 10, 100, 2, 3, 4, 5. Se si prevede di utilizzare numeri piccoli, la scelta del formato Intero lungo sarebbe uno spreco di spazio (4 byte per ogni record). Utilizzare i campi Memo con moderazione. Il loro utilizzo rallenta l elaborazione di Access. Quando si lavora con le date è sempre meglio utilizzare il tipo Data/Ora invece del tipo Testo. I valori testo sono ordinati in maniera diversa rispetto alle date. Dopo aver inserito i campi con gli opportuni formati, selezionare il campo da impostare come chiave primaria. 3
Laboratorio Imparare a 1) Lanciare Microsoft Access 2) Creare un nuovo database (vuoto); 3) Creare una nuova tabella (vuota); 4) Commutare da visualizzazione Foglio Dati a visualizzazione Struttura; 5) Definire i campi della tabella in visualizzazione Struttura; 6) Definire il campo chiave primaria della tabella; 7) Salvare la struttura della tabella e darle un nome opportuno. 8) Chiudere, nell ordine, la tabella, il database e Access. 3 PROPRIETÀ DEI CAMPI Dopo aver assegnato il tipo ad un campo, si può utilizzare la parte inferiore della finestra per impostare le sue proprietà. L insieme di proprietà disponibili dipende dal tipo di dato. Le seguenti sono relative ad un campo di tipo Testo: Etichetta: Consente di visualizzare il testo inserito come etichetta del campo quando questo appare in una maschera per l inserimento dell input da parte dell utente. Se non viene specificato alcun testo, il nome del campo apparirà come etichetta. Dimensione campo: Il valore predefinito è 255, cioè il massimo consentito. Per non sprecare memoria, si ha la possibilità di variare questo valore in maniera opportuna. Richiesto: Specifica se l immissione dei valori per quel campo è o meno obbligatoria. I possibili valori sono Sì o No. Valido se: Consente di inserire un espressione che limita i valori da poter inserire nel campo. Messaggio errore: Consente di inserire un messaggio di errore personalizzato che verrà visualizzato quando si tenterà di immettere un valore non consentito dall espressione specificata dalla proprietà Valido se. Valore predefinito: Consente di inserire un valore che viene immesso automaticamente nel campo per i nuovi record. Consenti lunghezza zero: Specifica se è consentita l immissione di stringhe a lunghezza zero. I possibili valori sono Sì o No. 4
Una proprietà comune a quasi tutti i tipi di campo è Indicizzato. Questa proprietà comunica ad Access che si desidera utilizzare un campo come indice nella tabella. I campi indicizzati sono organizzati internamente per velocizzare l ordinamento e la ricerca. In pratica, in Access gli indici di una tabella vengono utilizzati come gli indici di un libro: per trovare i dati, il software ricerca la relativa posizione nell indice. La chiave primaria di una tabella viene indicizzata automaticamente. I campi di tipo Memo e Oggetto OLE non possono essere indicizzati. Le impostazioni valide per la proprietà Indicizzato sono: No: il campo non è indicizzato (valore predefinito); Sì (duplicati ammessi): il campo è indicizzato e Access permette di duplicarne i valori. Questa impostazione è appropriata per valori quali i nomi di persona, perché è probabile che i cognomi come Rossi appaiano più di una volta nella stessa tabella. Sì (duplicati non ammessi): il campo è indicizzato e Access non permette di duplicarne i valori. Utilizzare questa impostazione per dati che dovrebbero essere unici nella tabella, per esempio i codici di previdenza sociale, gli ID degli impiegati ed i numeri dei client Nella pratica, si consiglia di indicizzare solo i campi del tipo Testo, Numerico, Valuta, Data/Ora, per i quali si prevedono operazioni di ricerca e inserimento. In tutti gli altri casi, l indicizzazione è sconsigliata! Imparare a 1) Aprire un database esistente; Laboratorio 2) Rinominare una tabella esistente del database corrente; 3) Aprire la tabella al punto 2; 4) In visualizzazione Struttura, inserire un nuovo campo tra due esistenti; 5) Provare ad eliminare un campo; 6) Impostare opportunamente le proprietà di ogni campo; 7) Impostare regole di validazione con la proprietà Valido se; 8) Impostare valori predefiniti con la proprietà Valore predefinito; 9) Impostare due campi come chiave primaria; 10) Stabilire se è opportuno indicizzare uno dei campi non-chiave. 5
4 INSERIMENTO DEI DATI Una volta definita la struttura di una tabella, si può procedere all inserimento dei dati (popolamento). Per inserire i dati, selezionare la visualizzazione Foglio Dati. I campi di tipo Numerazione automatica sono gestiti da Access e perciò non devono essere modificati. Inserire i dati un record alla volta, cioè procedendo una riga alla volta. Anche se a volte è possibile, è consigliabile non inserire i dati procedendo per colonne. Se non si conosce il dato da inserire in un campo, è possibile lasciare il campo vuoto. In questo caso il campo assume un valore particolare chiamato null. I campi chiave primaria non possono contenere un valore null. Quando si inserisce il dato in un campo, questo viene memorizzato sulla memoria di massa non appena ci si sposta su un altro campo. Perciò, alla fine dell inserimento dei dati in una tabella non è necessaria alcuna operazione di salvataggio. Imparare a Laboratorio 1) In visualizzazione Foglio Dati, inserire i record in una tabella; 2) Modificare i dati di un record; 3) Eliminare uno o più record. 6