Le SGR: autorizzazione e assetti organizzativi

Le SGR: autorizzazione e assetti organizzativi Roma, 15 novembre 2013 Avv. Agostino Papa 1

Le SGR Le SGR sono S.p.A., con sede legale e direzione generale in Italia e capitale sociale superiore a 1 mln, alle quali è riservata la possibilità di prestare congiuntamente il servizio di gestione collettiva e individuale di patrimoni. Le SGR possono: istituire e/o gestire fondi di propria o altrui istituzione e SICAV; prestare il servizio di gestione di portafogli; prestare il servizio di consulenza in materia di investimenti; commercializzare Oicr di terzi (e ovviamente i propri). La Sgr può delegare a soggetti terzi specifiche funzioni inerenti la prestazione dei servizi di cui ai commi 1 e 2 con modalità che evitino lo svuotamento della società stessa. La direttiva AIFMD impatterà sui profili operativi e organizzativi delle SGR. L Italia non ha ancora completato l implementazione. 2

Premessa Le SGR, per poter svolgere il servizio di gestione collettiva e le altre attività dalle stesse esercitabili, devono essere autorizzate dalla Banca d Italia, sentita la CONSOB. sia una SpA italiana (Sede e direzione generale) e la denominazione contenga «società di gestione del risparmio»; il capitale sociale versato non sia inferiore a 1 mln ; i soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo abbiano i requisiti di professionalità, indipendenza e onorabilità indicati dall'articolo 13; i soci qualificati, abbiano i requisiti di onorabilità e non ricorrano le condizioni per il divieto previsto dall'articolo 15, comma 2; Il gruppo della SGR non sia tale da pregiudicare l'effettivo esercizio della vigilanza sulla società stessa e siano fornite almeno le informazioni richieste ai sensi dell'articolo 15, comma 5; venga presentato, unitamente all'atto costitutivo e allo statuto, un programma di attività iniziale nonché una relazione sulla struttura organizzativa; 3

Premessa L autorizzazione si concentra sui profili organizzativi e procedurali, per assicurare la sana e prudente gestione dello stesso. Ad ogni impresa è connaturato l elemento organizzativo, tanto più rilevante quanto più complessa è l attività svolta; l adeguata organizzazione presiede al buon funzionamento; Il diritto finanziario ascrive rilievo al profilo organizzativo. Nella L.77/1983 era riconosciuto come solo l organizzazione funzionale ed il progetto del gestore evidenziassero la serietà dell iniziativa; Da allora, l importanza degli assetti interni è, nel tempo, sempre cresciuta, attraverso l emanazione di norme organizzative e di norme comportamentali a riflessi organizzativi (es. normativa MiFID); Nei gestori i risparmio, che investono risorse di terzi, tale aspetto ha priorità rispetto anche alla vigilanza prudenziale sulla SGR, in considerazione della separazione patrimoniale dei fondi (art. 36 Tuf). 4

I profili procedurali ed organizzativi Nelle SGR le norme organizzative hanno anzitutto mitigato le asimmetrie informative e il c.d. moral hazard tipici della gestione in monte. In questo senso, ad esempio: La rimessione agli organi collegiali di vertice delle decisioni di investimento e disinvestimento; L applicazione del principio dei c.d. quattro occhi ; La disciplina dei conflitti di interessi della SGR e del suo gruppo; In sostanza, a fronte del ruolo passivo dell investitore edella debolezza della sua posizione, venivano enfatizzati, nell ottica della sana e prudente gestione della SGR, i presidi di difesa dello stesso; In questo quadro si è vista con lo sviluppo dei fondi immobiliari una progressiva espansione del ruolo degli investitori e della loro partecipazione ai processi gestionali; I poteri di veto dei partecipanti (nell Assemblea dei partecipanti e nei Comitati Consultivi dei Fondi) potevano assicurare il bilanciamento della posizione della SGR e limitarne le potenziali responsabilità; 5

I profili procedurali ed organizzativi (segue) L esasperazione delle prerogative amministrative attribuite ai quotisti ha, tuttavia, contribuito poi al recupero, in chiave organizzativa e procedurale, dei principi di autonomia e indipendenza della SGR dagli stessi investitori e dai gruppi di appartenenza; L autonomia e indipendenza della SGR, dai gruppi e dai quotisti, viene di nuovo posta al centro del sistema organizzativo, aggiungendosi ai principi di sana e prudente gestione; In questo senso si possono citare tra l altro: Il Provvedimento della Banca d Italia del 23/10/2009 Poteri di direzione e coordinamento della capogruppo di un gruppo bancario nei confronti delle società di gestione del risparmio appartenenti al gruppo ; Le Circolari ed i Bollettini della Banca d Italia volte a richiamare le SGR ad un utilizzo proprio dello strumento del fondo comune (in rapporto, ad esempio, ai c.d. fondi di famiglia ); I recentissimi interventi normativi in materia di governance dei fondi immobiliari e pluralità dei partecipanti ai fondi, soprattutto di tipo fiscale; 6

I profili procedurali ed organizzativi (segue) L accresciuta importanza del profilo organizzativo e l evoluzione dei suoi obiettivi trovano facile riscontro normativo: Art. 40 Tuf: le Sgr devono: (i) operare con diligenza, correttezza e trasparenza; (ii) organizzarsi in modo tale da ridurre il rischio di conflitti di interesse e assicurare un equo trattamento degli Oicr; (iii) adottare misure idonee a salvaguardare i diritti dei partecipanti; (iv) disporre di adeguate risorse e procedure idonee. Regolamento congiunto Banca d Italia/Consob del 29.10.2007: Solidi dispositivi di governo societario; Efficace sistema di gestione del rischio d impresa; Corretto esercizio delle responsabilità; Presenza di personale qualificato e competente; Efficaci sistemi di segnalazione e comunicazione delle informazioni; Registrazione ordinata dei fatti di gestione; Tutela della riservatezza delle informazioni; Politiche di continuità e regolarità dei servizi; Sistema dei controlli interni; 7

I profili procedurali ed organizzativi (segue) Tale sempre maggiore attenzione delle Autorità di Vigilanza ha riflessi: In fase di autorizzazione, le Autorità richiedono oggi molti più dettagli di quelli che sono tipicamente previsti nella normativa, proprio per limitare l accesso al mercato a soggetti non adeguatamente o efficacemente strutturati o, comunque, imporre che l organizzazione minima e fondamentale sia realizzata prima dell accesso al mercato (e non si operi per prassi); In fase di vigilanza ispettiva, attraverso l incremento dei procedimenti sanzionatori avviati per la violazione di norme e presidi organizzativi. Dalla violazione puntuale di una norma comportamentale si desume la violazione del principio organizzativo e, quindi, la responsabilità degli organi di vertice, cui compete l assetto organizzativo. Così, ad esempio, la mancata registrazione di un operazione in AUI è rilevata dagli ispettori non in quanto violazione specifica, ma quale riflesso di un inadeguato assetto organizzativo e procedurale; 8

I profili procedurali ed organizzativi (segue) Quanto fin qui descritto ha generato una nuova consapevolezza degli operatori per i profili organizzativi e di compliance (per la definizione, almeno, di adeguate procedure interne di investimento e disinvestimento, di identificazione e gestione dei conflitti di interessi, di archiviazione e selezione degli outsourcers, di identificazione e gestione degli incentivi, nonché delle procedure MiFID e antiriciclaggio); Nelle slides seguenti vengono evidenziate alcune applicazioni pratiche ed operative dei principi e obblighi sopra sintetizzati con riferimento: Alla Relazione sulla struttura organizzativa; e Al Manuale delle procedure interne, al codice interno di comportamento e a taluni processi gestionali. 9

Relazione Struttura Organizzativa Fra i documenti da presentare per l autorizzazione delle SGR particolare rilievo ha la Relazione sulla struttura organizzativa (RSO); Nella RSO sono descritti (i) il tipo di attività svolta, (ii) l assetto organizzativo di quest ultimo (e.g. la governance, articolazioni delle deleghe; le principali funzioni ed aree operative, ecc.) e (iii) i principali processi dello stesso (investimento, valorizzazione quote, conflitti di interessi di cui più avanti). Il documento si compone di diverse sezioni: a) governance, b) processo di investimento, c) processo di valorizzazione quote, d) controlli interni e risk management, e) sistemi informativocontabili, f) rapporti con gli altri soggetti coinvolti nel processo produttivo, g) accordi di servizio con enti esterni, h) altri controlli; Il documento contiene inoltre la descrizione dell organigramma aziendale, specificando i compiti attribuiti alle singole unità aziendali ed indicando i responsabili delle medesime; 10

La RSO (segue) Revisione Interna Consiglio di Amministrazione e Presidente Collegio Sindacale Controllo di Conformità Risorse Umane Risk Management Amministratore Delegato / DG Sistemi Informativi Area Amministrazione Pianificazione e Controllo Area Investimenti Back Office Amministrazione e Controllo Tesoreria Responsabili Investimento 11

La RSO (segue) Le tipologie di attività svolta e le prospettive delle masse in gestione determinano, secondo il principio di proporzionalità, la struttura dell organigramma; La struttura della SGR sarà improntata a criteri di efficienza e snellezza operativa, al fine di contenere i costi iniziali, anche attraverso l esternalizzazione delle funzioni non operative; Il CdA, tra l altro, determina gli obiettivi e le scelte strategiche aziendali, definisce le politiche di investimento/disinvestimento dei fondi ed è responsabile dell organizzazione aziendale; Spetta al CdA l assunzione delle decisioni di investimento (eventualmente delegate sulla base di criteri specifici di asset strategy e allocation). In questo modo, la responsabilità per gli atti di gestione viene comunque riportata sull organo di vertice, con l effetto di filtrare le occasioni di investimento e limitare il moral hazard; L AD/DG ha i poteri per la gestione della SGR; In staff all AD sono normalmente poste le Funzioni Infrastructure; 12

La RSO (segue) L Area AP&C, di solito interna alla SGR, cura la gestione amministrativa, finanziaria e contabile della SGR e dei fondi, i rapporti operativi e di vigilanza con le Autorità e sovrintende alle attività gestite in outsourcing relative alla medesima Area; A tale area appartengono le funzioni di Back Office, Tesoreria ed Amministrazione e Controllo; L Area Investimenti, di solito interna alla SGR, coordina l attività di investimento/disinvestimento ed i processi gestionali dei fondi, nel rispetto delle strategie generali di investimento e disinvestimento individuate dal CdA; L Area è presieduta da uno o più responsabili interni, sotto la supervisione dell AD; L Area, inoltre, coordina l attività dei fornitori di servizi tecnici e gestisce i processi di conflitto di interessi nell operatività ordinaria; 13

La RSO (segue) Le Funzioni di Controllo (Revisione Interna, Compliance e Risk Management) sono poste in posizione di autonomia funzionale e gerarchica dalle funzioni operative e di business; Il Regolamento Congiunto Banca d Italia - Consob del 29/10/2007 stabilisce che le SGR istituiscano e mantengano funzioni di controllo permanenti, efficaci ed indipendenti, fermo il principio di proporzionalità; le funzioni di controllo devono disporre di autorità, risorse e competenze necessarie a svolgere i loro compiti; non vi deve essere subordinazione tra controllanti e controllati; i soggetti che esercitano le funzioni aziendali di controllo non partecipano alla prestazione dei servizi controllati; le funzioni aziendali di controllo devono essere separate sotto il profilo organizzativo; i meccanismi di remunerazione dei soggetti titolari delle funzioni di controllo non devono comprometterne l obiettività; 14

La RSO (segue) Il sistema dei controlli interni di una SGR è basato su 3 livelli: Controlli di linea ; Controlli di secondo livello; Revisione Interna; Un adeguata architettura dei controlli assicura il funzionamento dei processi, l individuazione delle criticità, la gestione e mitigazione dei rischi e la correzione delle anomalie; Alcune SGR prevedono, poi, differenti linee di business per l attività di gestione mobiliare/ immobiliare o speculativa/plain vanilla; l istituzione di Comitati di Investimento interni con funzioni consultive-propositive nell ambito del processo di investimento; 15

La RSO (segue) linee di business 16

La RSO (segue) - i comitati di investimento La specializzazione delle SGR può determinare la necessità di istituire organi tecnici intermedi, con funzioni consultive o di filtro rispetto alle proposte presentate dalle strutture interne; Tale organo ha normalmente composizione mista, con membri del CdA e dell Area Investimenti, in modo che a ciascun livello di valutazione della proposta, l organo deputato sia in maggioranza formato da soggetti diversi rispetto al proponente; Tali Comitati, tuttavia, possono rivestire funzioni diverse di governance per: Logiche di gruppo, consentendo un controllo sui processi operativi della SGR (si pensi ai limiti di esercizio dell attività di direzione e coordinamento diretta ), attraverso la nomina di soggetti indicati dalla controllante; Equilibri negli assetti proprietari, se la SGR ha sia soci tecnici che istituzionali (rappresentati solo in CdA); I Comitati di investimento sono diversi dai c.d. Comitati Consultivi o Advisory Committee dei fondi, che sono organi dei fondi (rappresentativi dei quotisti) e non della SGR; 17

Il Manuale delle Procedure Interne Le procedure interne che regolano le diverse attività dell intermediario sono contenute in uno o più manuali e mansionari interni, destinati a tutte le risorse della SGR o solo a quelle appartenenti a specifiche funzioni; In effetti, come il sistema dei controlli, anche il sistema procedurale conosce tipicamente una tripartizione, secondo un livello di dettaglio crescente e di competenza approvativa e attuativa decrescente: Codici di comportamento, linee guida e policies; Procedure interne; e Protocolli operativi; Consiglio di Amministrazione; Alta Direzione; Responsabili di funzione. Le procedure possono distinguersi anche in orizzontali e verticali. Tipico esempio di una procedura verticale è il processo di investimento, che interseca una serie di processi, come quello di archiviazione, di tipo strumentale e orizzontale; 18

I Codici interni di comportamento Al vertice del sistema procedurale si pongono i Codici Etici (che descrivono i principi di relazione e comportamento della SGR) e i Codici Interni di Comportamento; Questi ultimi, in particolare, definiscono le linee guida generali del sistema comportamentale e organizzativo della SGR; si occupano, tra l altro, di: Riservatezza e trattamento informazioni privilegiate e confidenziali; Conferimento incarichi e procure da parte degli investitori; Omaggi e rapporti con soggetti esterni; Gestione dei conflitti di interesse (trasparenza ed obblighi specifici); Sanzioni; La corretta applicazione delle misure e delle procedure suddette è valutata periodicamente dall organo con funzione di controllo, che comunica le proprie valutazioni all organo con funzione di supervisione strategica affinché adotti le misure necessarie; 19

I Codici interni di comportamento (segue) Principali punti dei Codici interni di comportamento: Informazione Il possesso di informazioni di carattere privilegiato o, comunque, confidenziale da parte di risorse della SGR rende indispensabile una definizione degli obblighi di riservatezza cui tali soggetti sono tenuti. L obiettivo è quello di prevenire la conoscenza (anche accidentale) delle informazioni da parte di soggetti diversi da coloro che abbiano effettiva necessità di conoscerle, in ragione dell attività lavorativa o professionale ovvero in ragione delle funzioni svolte ; Trasparenza La tutela dell interesse degli investitori e dell effettiva autonomia della SGR rende necessaria l adozione di procedure trasparenti; La SGR si impegna, attraverso le previsioni del codice, ad assicurare la tracciabilità dei suoi investimenti e l archiviazione della documentazione. Gestione dei conflitti Anche nei codici interni la disciplina dei conflitti riveste un ruolo primario; A condizione che sia garantita la parità di trattamento dei fondi gestiti e che venga assicurata la massima tutela dell interesse dei partecipanti, è generalmente consentito alla SGR concludere operazioni in conflitto; 20

Il processo di investimento Il processo di investimento è una sequenza di fasi che conducono alla migliore definizione degli investimenti dei fondi gestiti dalla SGR. Assumono rilevanza: La struttura del processo, che scandiscono i momenti chiave nella prestazione del servizio di gestione. Il processo incrocia altre procedure della SGR; L approvazione avviene sulla base di memorandum e documenti tecnici che devono necessariamente contenere specifiche informazioni; La tracciabilità è garantita dal Fascicolo dell Investimento e da una specifica procedura di archiviazione; È previsto un report periodico di monitoraggio dell investimento; la comparabilità è assicurata dalla presenza del Fascicolo di Investimento, in cui confluiscono tutti i documenti dell operazione; Le fasi del processo: (A) definizione delle strategie generali di gestione e degli obiettivi di investimento; (B) analisi e processo valutativo interno; (C) esecuzione delle scelte di investimento immobiliare e mobiliare; e (D) gestione degli investimenti, amministrazione del patrimonio e disinvestimento; 21

Il processo di investimento (segue) Le unità operative e i soggetti che risultano responsabili: I Responsabili di Investimento sono le figure professionali preposte; L AD consente un coordinamento complessivo delle attività; Possono essere previsti più momenti approvativi da parte del CdA e l intervento del Comitato Consultivo del Fondo; sono previsti più interventi del Comitato Investimenti della SGR; L interesse dei partecipanti alla riservatezza delle informazioni è garantito dalle chinese walls e dalla identificazione esatta dei soggetti coinvolti nelle sottofasi di processo; È prevista la partecipazione espressa al processo delle funzioni di controllo interno (compliance e risk management), al fine di dare supporto specialistico, fermi i controlli di linea; Si applica il principio dei quattro occhi ; La procedura prevede che ogni sottofase di processo sia approvata dal responsabile della fase successiva; la funzione di proposta, in ogni sottofase di processo, risiede su un soggetto diverso da quello incaricato di valutare ed approvare l output relativo; Di seguito si riporta lo schema della fase (B) di un processo di investimento in uso in una SGR immobiliare italiana; 22

Il processo di investimento (segue) Investimento Analisi e processo valutativo interno B Comitato Consultivo CdA Approva operazioni, incarichi e costi che eccedono i poteri delegati Valuta conflitti e limiti investimento B.5b Poteri Delegati Parere per i profili di competenza (conflitti, limiti investimento) B.14 C.1 Comitato Investimenti (CI) Regolamento Fondo Valutazione B.15 Parere Tecnico B.16 AD Controllo Conformit à Analizza l Information Memorandum Preliminare, B.5a valuta conflitti e limiti investimento NO SI B.9 Valutazione Analizza l Information Memorandum Definitivo, valuta conflitti e limiti investimento B.13 SGR Responsabile Investimento Area Investimenti (AI) Amm.ne, Pianificaz. e Controllo (A,P&C ) Redazione Business Plan dell investimento B.1 Fascicolo Investimento B.4 Predispone l Information Memorandum Preliminare Analisi rischi e B.2 problematiche legate all investimento Procedura Conflitti Supplemento Istruttoria Supporto nella raccolta documentale e nella verifica dei profili di conflitto di interessi Archiviazione Acquisisce dichiarazione conflitti B.3 Procedura Selezione Consulenti Due Diligence; Analisi Legali -Tecniche -Finanziarie B.7 Fascicolo Investimento B.12 Predispone l Information Memorandum Definitivo : Verifica la presenza di conflitti di interesse ed B.11 attiva i relativi presidi Procedura AML Supplemento Istruttoria Archiviazione B.10 Espleta le attività inerenti alle procedure Antiriciclaggio Risk Management (RM) A.10 Valutazione Risk Scoring (investimento e fondo). B.8 Consulenti, Advisors e Esperti Indipendenti Supporto Riceve incarico dalla SGR ed accetta Codice Comportamento e 231/01 B.6 2 23

Selezione fornitori e outsourcer (cenni) Il processo di selezione dei fornitori esterni dei fondi e degli outsourcer ha evidente rilevanza: tali soggetti gestiscono importanti attività del fondo e possono drenare, attraverso la remunerazione dei servizi prestati, ingenti risorse dal fondo; La scelta sull affidamento, pertanto, deve essere presidiata in modo puntuale, per evitare, ad esempio, che i fornitori vengano sistematicamente selezionati all interno del Gruppo della SGR o di uno dei partecipanti senza ragioni di carattere economico o tecnico; A questi fini, le procedure interne prevedono di solito l obbligo della SGR: Di selezionare i fornitori attraverso meccanismi di gara; Di invitare solo soggetti con dati requisiti; Di confrontare le offerte economiche e il track record (eventualmente tenendo conto della conoscenza dell operazione); Di verificare la presenza di conglitti di interessi; 24

I conflitti di interessi (cenni) Il tema dei conflitti di interessi è centrale nelle vicende procedurali ed organizzative per le implicazioni sui partecipanti; Le SGR, cui salvo alcuni limiti non è preclusa l operatività in conflitto, devono però operare in modo da identificare e gestire i potenziali conflitti attraverso idonee misure organizzative. Le norme in materia sono fondamentalmente di principio e rimettono quindi alle stesse SGR il compito di identificare le fattispecie di dettaglio potenzialmente applicabili; Nella prassi la procedura di conflitto (tipicamente orizzontale) prevede un processo rafforzato e documentale di individuazione dei conflitti potenzialmente rilevanti e mappati, cui consegue l applicazione dei presidi specificamente predefiniti dalla SGR; Tra i presidi usualmente identificati rientra il rafforzamento del processo decisionale o valutativo e anche il parere del Comitato Consultivo, nei casi e limiti previsti dal regolamento del fondo, nonché quello degli amministratori indipendenti - ove presenti; 25

I conflitti di interessi (cenni)

I conflitti di interessi (cenni)

I conflitti di interessi (cenni)

Procedura esperti indipendenti La valutazione delle quote è un momento fondamentale di gestione del fondo (cfr. Provv. BdI 14 aprile 2005), rilevando: In sede di informativa periodica ai quotisti; In occasione di operazioni straordinarie; Per la determinazione dei risultati di gestione e delle commissioni; In particolare, nei fondi immobiliari si è avuta una grande vivacità di operazioni durante la bolla immobiliare, anche grazie all utilizzo della leva finanziaria; ciò ha portato: Valutazioni al rialzo anche per operazioni molto vicine nel tempo; Crescente livello di indebitamento e valori di carico alti dei beni; Il mutato contesto di mercato, oggi, porta a fenomeni di default dei finanziamenti, difficoltà di liquidazione dei portafogli ai valori di carico e, in generale, diminuzione delle garanzie; Inoltre, c è un numero ristretto di esperti indipendenti, per di più appartenenti a network che prestano anche servizi immobiliari diversi, con riflessi sull indipendenza degli stessi; 29

Procedura esperti indipendenti (segue) In questo contesto, Banca d Italia e Consob, ad esito di un indagine (luglio 2010), hanno emanato una Comunicazione Congiunta che impone alle SGR di approvare processi che stabiliscano almeno: i criteri di valutazione da utilizzare per i beni immobili, definiti dalla SGR coerentemente con quanto previsto dalla normativa vigente; i criteri per la selezione degli esperti, le modalità per il rinnovo degli incarichi e per la commisurazione del compenso, fissando i requisiti di professionalità, onorabilità e indipendenza; i compiti delle funzioni aziendali, tra l altro, precisando: le modalità di coordinamento e i flussi informativi reciproci; gli obblighi di documentazione delle attività svolte e di raccolta della documentazione trasmessa e ricevuta dagli esperti indipendenti; gli obblighi di reporting nei confronti degli organi aziendali; le modalità di coordinamento tra la SGR e le società di revisione; la descrizione dei presidi organizzativi per verificare nel continuo la corretta applicazione dei criteri di valutazione; le cautele necessarie per identificare, gestire e minimizzare i potenziali conflitto di interessi degli esperti indipendenti; 30

Procedura esperti indipendenti (segue) Sulla base della Comunicazione Congiunta, Assogestioni ha emanato delle Linee Guida (applicabili su base volontaria) per definire i principali momenti del rapporto tra SGR ed esperti indipendenti; Le Linee Guida riguardano i seguenti ambiti: Le funzioni aziendali preposte ai processi di valutazione (referente, controlli di primo livello, verifiche di correttezza); La durata (triennale) e il rinnovo degli incarichi (uno dopo 3 anni); L indipendenza e la professionalità degli esperti, i conflitti di interesse rilevanti (con conseguente divieto di conferire l incarico ovvero obbligo di disclosure), le incompatibilità soggettive; Il contenuto minimo delle relazioni di stima (caratteristiche dei beni, metodi di valutazione e loro ragione, sopralluoghi); La determinazione dei compensi, che devono garantire qualità ed affidabilità delle valutazioni, ma anche l indipendenza del giudizio; 31