ALLEGATO A: BUSINESS PLAN SINTETICO 2011
PREMESSA IL QUADRO DI RIFERIMENTO La recessione mondiale che ha colpito l economia a partire dal 2008 non ha risparmiato il settore congressuale. Sebbene negli ultimi mesi del 2009 si sia registrato un incremento dell attività della meeting industry italiana, complessivamente il 2009 si è chiuso con un segno negativo (-7,76%). Tuttavia il numero dei congressisti e le giornate di presenza hanno recuperato le flessioni subite l anno precedente segnando rispettivamente + 2,82 e +2,92. Le tendenze registrate a Torino ricalcano quanto avvenuto a livello nazionale, ma con risultati più favorevoli. Nel 2009 il numero degli incontri si è ridotto del 4,77%, ma è aumentata la durata degli eventi portando ad un +12,61% le presenze congressuali. Nel 2009 Torino Convention Bureau (TCB) ha acquisito un totale di 28 eventi per circa 18.130 partecipanti e un totale di 54.600 presenze; il 2010 si preannuncia con performance ancora più positive in quanto già nel primo semestre sono stati acquisiti 22 congressi per un totale di 27.425 partecipanti, 82.275 presenze e una ricaduta economica stimata tra i 24 e 41 milioni di euro. Il 2010 è un anno estremamente significativo per il congressuale torinese. Nel mese di settembre si concluso il processo di fusione tra Torino Convention Bureau e Turismo Torino e Provincia (TTP) fortemente voluto dagli Enti pubblici locali che ha portato all incorporazione di TCB nell agenzia di accoglienza e promozione turistica del territorio provinciale di Torino. Si tratta di una grande opportunità per lo sviluppo turistico della città di Torino, prima in Italia a dotarsi di un Convention&Visitors Bureau, in linea con quanto accade nelle principali destinazioni europee. Con l ottimizzazione dei costi e la razionalizzazione della promozione si potrà trarre vantaggi consistenti per l intero comparto turistico locale. In considerazione dell importanza strategica del segmento congressuale in termini di volume d affari e per le rilevanti ricadute economiche e occupazionali sul territorio, risulta indispensabile proseguire l attività di promozione di Torino nella meeting industry internazionale. Fondamentale è l apporto degli operatori privati che con la loro professionalità ed efficienza hanno sempre costituito la chiave di
successo della Torino congressuale e consentito a Torino Convention Bureau di dotarsi di progetti, strumenti e strutture in grado di supportarne al meglio l operatività sul versante nazionale ed internazionale.
OBIETTIVI Qui di seguito, gli obiettivi prioritari e specifici per il 2011 della divisione promozione congressuale di Turismo Torino e Provincia denominata Convention Bureau. OBIETTIVI GENERALI 1. Ottimizzare costi e moltiplicare i benefici derivanti dalla fusione tra Torino Convention Bureau e Turismo Torino e Provincia per una maggior razionalizzazione e incisività della promozione congressuale del territorio. 2. Sfruttare la visibilità derivante dal fatto di essere la prima città italiana a dotarsi di un Convention&Visitors Bureau. 3. Affermare Torino sul mercato nazionale ed internazionale come città congressuale dai servizi avanzati e ricca di molteplici attrattive turistiche, artistico/culturali. Oltre agli eventi del settore associativo, promuovere anche la città sul segmento corporate e incentive. 4. Ampliare la gamma dei servizi offerti per la clientela congressuale. 5. Attivare piani di promozione congressuale coordinati con i piani marketing del turismo leisure, sviluppando mercati comuni ed azioni congiunte. 6. Attivare sinergie con il Settore Cultura, Comunicazione e Promozione della Città di Torino e con il Settore Cultura, Turismo e Sport della Regione Piemonte, Sviluppo Piemonte Turismo e CEIP. 7. Rafforzare i legami con gli operatori privati del settore congressuale incentivandone l iscrizione al Registro Operatori Congressuali.
OBIETTIVI SPECIFICI 1. Declinare sul settore congressuale le iniziative di marketing del turismo leisure per incrementare la promozione di Torino e provincia nella meeting industry nazionale ed estera. 2. Incrementare il numero di candidature per acquisire grandi eventi congressuali, sviluppando progetti speciali e strumenti di azione concreti ed efficaci. 3. Sviluppare il mercato internazionale, in particolare quello europeo, partecipando attivamente alle iniziative promosse dall ENIT, soprattutto per ciò che concerne le fiere internazionali. 4. Sfruttare i numerosi congressi ed eventi 2011, che hanno scelto Torino in concomitanza con le celebrazioni di Italia 150, per sviluppare ulteriormente il congressuale nazionale proseguendo con i progetti di co-marketing insieme al Comitato Italia 150. 5. Rendere omogenea e complementare la promozione dell offerta turistica di Torino, nei settori business e leisure, coordinandosi ove è possibile con la Regione e la Città di Torino, su iniziative di comunicazione, in occasione di fiere e workshop, di conferenze stampa ed incontri con gli operatori. OBIETTIVI INTERNI 1. Realizzare nuovi strumenti di comunicazione e promozione istituzionale e aggiornare gli strumenti operativi uniformandosi con la linea grafica della divisione leisure. 2. Organizzare strategicamente ed operativamente lo staff, attraverso la messa a punto di un organigramma, con definizione di aree funzionali, attribuzione di progetti specifici e responsabilità. Proseguire corsi di formazione e aggiornamento per lo staff per accrescere competenze e professionalità. 3. Sviluppare la comunicazione verso gli operatori privati iscritti al Registro per un costante aggiornamento dei medesimi.
STRATEGIE L unificazione tra Torino Convention Bureau e Turismo Torino e Provincia e la conseguente creazione del Convention & Visitors Bureau a Torino rappresenta un ottima opportunità per una maggior incisività della promozione della città e del suo territorio sia nel mercato del turismo leisure, sia nella meeting industry. Per quanto riguarda quest ultimo le strategie di promozione e marketing 2011 di Convention Bureau saranno orientate ove è possibile verso una condivisione delle linee guida pianificate per il mercato leisure attraverso una gestione integrata delle attività da realizzarsi con un opportuno coordinamento interno dello staff ed esterno con gli operatori privati. Si prevede dunque un incremento di fiere e workshop di settore cui partecipare, al fine di diffondere l immagine di Torino e provincia ed instaurare nuovi contatti, e di educational tour rivolti al mercato estero ed organizzati con lo scopo di diffondere la conoscenza del sistema turistico-congressuale locale, presentando un ventaglio di proposte e di servizi che solo un Convention&Visitors Bureau può offrire. Nell ambito dei progetti di co-marketing attivati con le compagnie aeree Alitalia e Ryanair per la promozione del Piemonte e di Torino, saranno declinate sul settore congressuale iniziative specifiche (es. road show e press trip). Le celebrazioni dei 150 anni dell unità d Italia che vedono Torino protagonista del ricco programma di manifestazioni ed eventi da marzo a novembre 2011 rappresentano un importante occasione per l incremento della visibilità della città e del suo territorio provinciale soprattutto in ambito nazionale. Dopo i Giochi Olimpici Invernali del 2006, Italia 150 è un appuntamento che ancora una volta dimostrerà le capacità organizzative del territorio, da sfruttare come traino per lo sviluppo del mercato congressuale e convegnistico. Le strategie messe in atto negli anni antecedenti all evento, in particolare l accordo di co-marketing con il Comitato organizzatore, hanno permesso di assicurare alla città di Torino numerosi congressi per il 2011. Ora occorre impiegare tutti i mezzi di comunicazione e promozione per proseguire sul percorso individuato e per prolungare gli effetti positivi che un evento di tale portata è in grado di generare. Nell ambito delle strategie di promozione, in sinergia con altre realtà del territorio, proseguiranno le iniziative congiunte con Lago Maggiore Conference e Alba Bra Convention Bureau, coordinate dal Tavolo Mice della Regione Piemonte, e con il CEIP per progetti di internazionalizzazione.
STRUMENTI E AZIONI PIANO ATTIVITA ATTIVITA DI PROMOZIONE E MARKETING Partecipazione a fiere e workshop Le fiere ed i workshop di settore rappresentano gli appuntamenti principali per l incontro tra domanda e offerta. Grazie all unificazione tra Torino Convention Bureau e Turismo Torino e Provincia e la conseguente razionalizzazione della promozione crescerà la presenza di Torino alle fiere e workshop nazionali ed internazionali. Sarà così diffusa con più incisività l immagine di Torino destinazione turistico-congressuale, sviluppando maggiori opportunità di business per gli operatori privati. DATA LUOGO EVENTO 17-20 febbraio MILANO BIT Borsa Internazionale del Turismo 24-26 febbraio FIRENZE Workshop EXMEETEX 1-3 marzo LONDRA 24-26 maggio 30 giugno - 01 luglio FRANCOFORT E RIMINI CONFEX Fiera internazionale turismo congressuale IMEX - Fiera internazionale turismo congressuale BTC Borsa Turismo Congressuale ottobre MILANO Travel Trend ottobre Da definire Workshop EXMEETEX ottobre RIMINI TTG Incontri Fiera internazionale del turismo novembre ROMA MICE Day workshop 29 nov-01 dic. EIBTM - Fiera internazionale turismo BARCELLONA congressuale Altre fiere e altri workshop saranno pianificati nel corso dell anno. Ricerca clientela (direct marketing) Fondamentale l attività di ricerca clientela sulle associazioni internazionali attraverso l utilizzo di banche dati fornite in parte dal Laboratorio ed in parte dal database ICCA, ma soprattutto attraverso l attività di direct marketing condotta internamente. L attività prevede: raccolta di informazioni attraverso database, Internet e contatti telefonici, invio materiale di presentazione e visite presso potenziali clienti.
Database: aggiornamento e incremento contatti commerciali L unificazione tra TTP e TCB ha consentito un ampliamento consistente della banca dati che ora può contare su oltre 15.000 contatti tra trade e utenti finali. Periodicamente verranno selezionate determinate categorie (es. PCO, DMC, meeting planner, incentive house, agenzie di comunicazione, aziende ed associazioni nazionali ed esteri per azioni promo-commerciali). Presentazione candidature ed ospitalità La partecipazione a gare internazionali attraverso la presentazione di una candidatura è piuttosto lunga ed impegnativa e l unità di promozione congressuale di Turismo Torino e Provincia è l organismo che meglio può seguire ed occuparsi di questa attività in qualità di rappresentante del congressuale della città. I risultati che, con molta pazienza, vengono raggiunti si concretizzano in eventi prestigiosi e di carattere internazionale. Con questo obiettivo vengono organizzate inspection visit per i membri di associazioni invitati a Torino per verificare l effettiva capacità della destinazione a realizzare il loro congresso. La delegazione viene ospitata ed accompagnata durante il soggiorno nelle visite alle varie strutture. Incontri con professori del settore ospedaliero e del mondo universitario locale Nel settore accademico di Torino sono presenti eccellenze riconosciute a livello internazionale. Rinomati l Università degli Studi, il Politecnico - leader in Italia e in Europa nella formazione e nella ricerca tecnico scientifica - e i grandi poli ospedalieri. Con lo scopo di acquisire più congressi, Convention Bureau incrementerà le sinergie con i referenti locali che occupano posizioni di rilievo in associazioni medico scientifiche a livello internazionale affinché siano sensibilizzati a proporre la città di Torino quale sede per i congressi dell associazione cui appartengono. Statisticamente infatti una candidatura risulta maggiormente vincente se all interno del board di un associazione il referente scientifico locale è in grado di influenzare la scelta finale. Educational tour Risulta estremamente efficace invitare a Torino meeting planner, incentive house ed aziende con l obiettivo di far conoscere il territorio, le strutture e le attrattive artistico-culturali, affinché la scelta della destinazione dei prossimi eventi ricada su Torino. Nel 2011 sono in programma numerosi educational tour per una promozione trasversale dell offerta turistico-congressuale della città e della provincia. Il periodo individuato è quello tra marzo e novembre in concomitanza delle manifestazioni di Italia 150.
Incontri b2b Con l obiettivo di generare opportunità di business per gli operatori locali saranno organizzati incontri mirati tra i medesimi e buyer nazionali ed esteri selezionati ed ospitati a Torino. ATTIVITA DI COMUNICAZIONE Creazione nuovi materiali con adeguamento alla linea grafica dell area di promozione leisure Newsletter rivolta alla clientela Migrazione sito di TCB nel sito di TTP, restyling linea grafica e aggiornamento Presentazioni in power point Uscite pubblicitarie su riviste di settore nazionali ed estere Attività di ufficio stampa: realizzazione conferenze e comunicati stampa Organizzazione press trip Monitoraggio andamento settore congressuale Aggiornamento calendario eventi Comunicazione locale: incontri con gli operatori Servizio desk di informazione turistica
ATTIVITA ASSOCIATIVA E DI FORMAZIONE Associazioni settore congressuale: seguito fusione di Meet in Italy in Federcongressi, Turismo Torino e Provincia con la business unit Convention Bureau sarà associato a quest ultima, ricoprendo un ruolo attivo e di primo piano all interno dell associazione e assicurando alla città un posto di rilievo a livello decisionale nelle politiche di sviluppo del congressuale del Paese. CB fa anche parte di MPI Meeting Professionals International (Capitolo Italiano) e ICCA, le più grandi realtà associative nell ambito dell industria congressuale mondiale. L attività associativa permette inoltre un costante confronto con le altre destinazioni congressuali in occasione dei convegni e delle assemblee annuali: DATA LUOGO EVENTO 13-15 febbraio DUSSELDORF EMEC Congresso Europeo MPI 27febbraio 1 marzo FIRENZE Congresso Nazionale Federcongressi 8-10 luglio Da definire Assemblea annuale MPI Italia 22-26 ottobre Lipsia Congresso internazionale ICCA Tavolo coordinamento regionale MICE: CB insieme ad Alba Bra Convention Bureau e Lago Maggiore Conference, fa parte del gruppo di lavoro istituito e coordinato dalla Regione Piemonte con lo scopo di ottimizzare le risorse territoriali destinate alla meeting industry, assicurare l efficienza delle iniziative promosse, coinvolgere maggiormente gli operatori del settore congressuale di tutto il territorio regionale, incrementando la conoscenza reciproca, e far crescere la qualità dell offerta. Corsi di formazione e aggiornamento per gli iscritti al registro: nel corso dell anno saranno organizzati incontri periodici di formazione e aggiornamento per gli operatori privati iscritti a CB per favorire anche il networking. Budget indicativo 2011 per le attività programmate e la gestione ordinaria: 500.000