Modulo Trasmissione Dati Il modulo trasmissione dati consente il riversamento automatico fra due DataBase sia dei dei DATI DI FLUSSO che DATI ANAGRAFICI (o dati di base) necessari per la corretta compilazione dei dati di flusso. DATI DI FLUSSO Accettazione pazienti e/o dipendenti ditta Fatture pazienti privati Risultati dei referti di laboratorio e /o prestazioni specialistiche APPLICAZIONI PRATICHE Laboratori di analisi con Punti di Prelievo dislocati sul territorio Società operanti nell ambito di servizi di sorveglianza sanitaria con attività presso le aziende clienti (ditte) Consorzi fra laboratori di analisi DATI ANAGRAFICI Anagrafica analisi Listini prezzi Anagrafica Ditte Anagrafica Dipendenti.. MASTER ( PRINCIPALE) Mentre i dati di flusso vengono esportati/importati attraverso delle procedure di creazione e di scambio di files in entrambe le direzioni (sia dal MASTER al SECONDARIO che dal SECONDARIO al MASTER), i dati anagrafici vengono sincronizzati sempre in modo unidirezionale, ovvero il MASTER invia al SECONDARIO tutte le modifiche/inserimenti/cancellazioni effettuate nelle tabelle oggetto della sincronia. SECONDARIO 1 SECONDARIO 2 Direzione Dati Anagrafici (sincronizzazione) Direzione Dati Accettazioni e Fatturazioni (effettuate dalle sedi secondarie) Direzione Dati Risultati (referti di laboratori e Prestazioni specialistiche) Collegamenti LAN - 1 -
Questo sistema di interscambio di flussi di dati permette soddisfare l esigenza di avere punti di lavoro remoti (sia fissi che mobili) superando i tipici problemi dei sistemi con utilizzo esclusivo di Database remoti centralizzati con collegamenti VPN, ovvero: La performance del gestionale dalle postazioni server remote è strettamente vincolata alla velocità della connessione internet: le connessioni internet al alta velocità o più performanti hanno costi superiori (es HDSL, banda minima garantita) L'utilizzo e la configurazione di periferiche remote (come stampanti) collegati al client puo' essere complessa; Nel caso in cui la connessione tra client e server abbia dei problemi (ad esempio se la connessione ad internet non e' funzionante) il client non avra' nessun modo per poter utilizzare il server (a meno di non prevedere una linea di backup da utilizzare in caso di emergenza) Infine con questa modalità di trasmissione dei dati è possibile avere postazioni di lavoro mobili (es PC portatili) in grado di funzionare autonomamente (anche in assenza di connessione Internet) che riporteranno i dati elaborati sul database principale una volta ritornati in sede al collegamento con la LAN locale. Modalità di trasmissione dei dati Le modalità di trasmissione dei dati possono essere diverse in relazione alla tipologia di infrastruttura di cui dispone l azienda ed alle modalità operative. Via Directory Remota La modalità prevede l esistenza di una VPN fra le sedi dove sono installati i (Master e Secondario). VPN (Virtual Private Network) Da Wikipedia, l'enciclopedia libera. Una Virtual Private Network o VPN è una rete privata instaurata tra soggetti che utilizzano un sistema di trasmissione pubblico e condiviso come per esempio Internet. Lo scopo delle reti VPN è di dare alle aziende le stesse possibilità delle linee private in affitto ad un costo inferiore sfruttando le reti condivise pubbliche. Alle strutture con Punti di Prelievo che dispongano di copertura ADSL. Questa modalità è quella che consente il più elevato automatismo e semplicità operativa nella trasmissione dei dati. Via e-mail Attraverso questa modalità i files creati vengono allegati ad una e-mail ed inviati all indirizzo digitato (o impostato nei parametri). Alle strutture con punti di prelievo che dispongano di un collegamento ad Internet ma non necessariamente ad alta velocità oppure a chi non dispone di infrastrutture/assistenza tecnica sistemistica adeguata (per l installazione e la manutenzione della VPN). Via Dischetto o Directory a scelta Attraverso questa modalità i files creati vengono salvati su un supporto esterno (es. floppy o chiave USB) oppure in una directory sul disco fisso. Alle strutture con punti di prelievo/postazioni che non dispongono di collegamenti internet; in questo caso i files vengono trasportati con il supporto fisico. NB: Questa modalità può essere utilizzata anche come procedura di emergenza in caso di momentaneo non funzionamento del collegamento internet o VPN. - 2 -
Modulo Trasmissione Dati e interfacciamento strumenti Esempio di Flusso SEDI DISLOCATE SEDI DISLOCATE Accettazione pazienti Fatturazione Acquisizione delle accettazioni Acquisizione delle fatture Invio delle work-list agli strumenti diagnostici Acquisizione risultati da strumenti Inserimento manuale altri esami Invio risultati alle sedi dislocate Acquisizione dei risultati Stampa dei referti e consegna ai pazienti FLUSSO AUTOMATIZZATO DI UN LABORATORIO DI ANALI- SI CON STRUTTURE DISLOCATE ore 7:30-10:00 Accettazione pazienti sia nella Sede Principale che nei Punti Di Prelievo dislocati e relativa fatturazione ore 10:00 SEDI DISLOCATE Creazione di files con: A. I dati delle accettazioni generate B. Le fatture emesse ai pazienti ed invio alla sede principale (**) INVIO A MEZZO E-MAIL (ALLEGATO) O TRAMITE VPN (CONSIGLIATO) O INVIO SU SUPPORTO FISICO (ES. CHIAVE USB) A. Acquisizione dei files delle accettazioni (automatica in caso di collegamento VPN) B. Acquisizione dei files della fatturazione da parte dell ufficio amministrazione ore 10:15 Passaggio immediato all'esecuzione degli esami ore 12:00 Validazione dei risultati ed acquisizione sul server del Laboratorio Sede ore 12:15 Creazione di files con i risultati ed invio dello stesso alle sedi dislocate -vedi (**) ore 12:30 Stampa dei referti dalle varie sedi e preparazione per consegna ai pazienti. - 3 -
Modulo Trasmissione Dati e Medicina del Lavoro Esempio di Flusso AZIENDA CLIENTE Accettazione dipendenti Inserimento nuovi dipendenti in anagrafica azienda Generazione e compilazione Cartella Sanitaria Acquisizione delle accettazioni Inserimento risultati (referti di laboratorio, visite specialistiche) Stampa Cartelle Sanitarie Dipendenti FLUSSO AUTOMATIZZATO DI UN LABORATORIO DI ANALI- SI CON ATTIVITA' DI MEDICINA DEL LAVORO PRESSO AZIENDE CLIENTI FASE A - ACCETTAZIONE DEI DIPENDENTI PRESSO L'A- ZIENDA CLIENTE Grazie alle funzionalità di allineamento dei DB il personale che si reca presso l'azienda (es. medico del lavoro o infermiere prelevatore) avrà a disposizione tutti i dati dell'azienda cliente: - Elenco dipendenti - Protocollo sanitario - Esami effettuati in passato con relativi risultati - Cartelle sanitarie on-line Il DB potrà inoltre essere aggiornato presso l'azienda cliente (es. nuovi dipendenti). Potranno essere effettuate le accettazioni dei dipendenti. FASE B - TRASFERIMENTO DELLE ACCETTAZIONI ALLA Al ritorno in sede le accettazioni verranno trasferite nel DB principale, con 2 possibili modalità: collegando alla locale LAN i PC portatili (CONSIGLIATO) attraverso un trasferimento di dati su un supporto esterno (es. chiave USB). Le accettazioni potranno essere processate dal laboratorio di analisi come quelle effettuate in sede. Quando il PC portatile viene connesso alla rete LAN locale, la procedura automatica effettua anche la sincronizzazione dei database. - 4 -
CASE HISTORY: UNA NOSTRA IMPLEMENTAZIONE DI SUCCESSO Abbiamo realizzato con successo un'implementazione in un laboratorio di analisi Toscano con una struttura articolata sia come servizi offerti che come dislocazione territoriale dell'attività. CARATTERISTICHE E FLUSSO SEGUITO PRIMA DELL IMPLE- MENTAZIONE DI LABPRO 5.0-4 sedi dislocate Prima della nostra implementazione le sedi non avevano collegamenti informatici. Le accettazioni venivano pertanto processate 2 volte (una nel punto di prelievo e poi nuovamente nella sede centrale che eseguiva gli esami); i referti venivano inviati per fax in caso di urgenza, altrimenti venivano consegnati il giorno successivo. Le sedi dislocate non avevano possibilità di ristampare i referti. - Attività svolta presso le aziende clienti COS E UNA CASE HISTORY La Case History è la storia di un progetto ICT esemplare, concluso con successo e con reciproca soddisfazione del Cliente e dell'azienda; per questo motivo viene chiamata spesso Success Story. Un'Azienda realizza quindi Case History per narrare i migliori progetti in cui essa ha supportato i Clienti come partner qualificato, capace di affrontare e risolvere le sfide più complesse. Il laboratorio effettua molta attività in ambito della Medicina del Lavoro. Anche in questo caso l'attività svolta presso il cliente veniva documentata su materiale cartaceo (soggetto talvolta a smarrimenti) e riprocessata nella sede centrale. - Attività amministrativa La fatturazione delle sedi dislocate era manuale; le fatture emesse venivano riprocessate in sede centrale. La fatturazione delle prestazioni di Medicina del Lavoro (manuale) era una attività complessa e impegnativa. FLUSSO ATTUALE - sedi dislocate Invio giornaliero di accettazioni e di risultati. Il DB delle sedi è sempre allineato con quello centrale. - Attività svolta presso le aziende clienti Allineamento giornaliero dei dati processati con le postazioni mobili. - Attività amministrativa Ogni sede dislocata emette le fatture che vengono inviate al DB centrale. Le fatture vengono passate automaticamente al software contabile. La fatturazione delle prestazioni di Medicina del Lavoro viene processata in automatico in base alle prestazioni erogate. - 5 -