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2 Il modulo Raccolta ordini è la soluzione ideale per l azienda che intende automatizzare la raccolta degli ordini (impegni cliente) da parte della propria rete di agenti. L applicazione, pensata per e/, permette infatti di dotare l agente di un vero e proprio ufficio portatile con tutte le informazioni necessarie all attività di vendita: dalla gestione del portafoglio clienti e pianificazione delle visite fino alla ricerca degli articoli e possibilità di visualizzarne l immagine, dalla gestione dei listini, dei contratti di vendita, dello storico prezzi e dello storico degli impegni, fino alla situazione delle scadenze aperte e gestione degli incassi. Grazie a Raccolta ordini si velocizza e semplifica il lavoro dell agente, si evita l inserimento manuale dell impegno in e/ (con perdita di tempo e possibilità di errori) e si riduce drasticamente il materiale cartaceo a supporto dell agente o le continue richieste che egli deve fare in azienda per ottenere informazioni (ultimi prezzi, situazione ordini e scadenze, giacenza e disponibilità articoli, ecc.). Raccolta ordini è stato pensato e realizzato per poter essere utilizzato su TABLET PC, che a differenza di un notebook consente di effettuare consultazioni e inserire gli impegni velocemente, con pochi tocchi di dita (o penna) e senza necessità di una scrivania. Queste caratteristiche rendono Raccolta Ordini ideale per le aziende che vendono agli esercizi commerciali (punti vendita, bar/ristoranti, ecc.) e comunque per coloro che hanno agenti che effettuano molte visite ogni giorno, raccolgono diversi ordini da evadere in tempi brevissimi ed eventualmente incassano dai clienti le vecchie fatture. La procedura è composta da due applicazioni. La parte server, che risiede in azienda all interno di e/, permette di configurare gli agenti e i relativi permessi e filtri di export, definire eventuali giri visita, inviare gli archivi aggiornati agli agenti e ricevere da questi gli impegni. La parte client, che risiede sul tablet PC dell agente, permette di selezionare un cliente dal proprio portafoglio o di inserirne uno nuovo e quindi di inserire l impegno, con la possibilità contestuale di interrogare in varie modalità il catalogo articoli, lo storico del cliente, incassare eventuali partite aperte, ecc. Il funzionamento del programma lato client avviene in modalità off-line: tutti gli archivi sono in locale sul Tablet PC; la sincronizzazione degli archivi fra server e client, che inserisce in e/ impegni e nuovi clienti e aggiorna gli archivi sul tablet PC, può avvenire sia in rete locale (una volta che l agente torna in azienda) sia da remoto tramite VPN e connessione internet. 2

3 Principali funzionalità server (lato e/) Impostazione parametri generali (default impegni, nuovi clienti, export, evidenziazione articoli, ecc) Impostazione giri visita. Agenti: definizione funzionalità, permessi e avvisi. Parametri e filtri export dei vari archivi globali e per agente. Preparazione archivi per agenti. Ricezione e importazione impegni e nuovi clienti da agenti. Contabilizzazione incassi clienti. Principali funzionalità client (lato tablet PC) Predisposizione per utilizzo con Tablet PC (con penna o multitouch): tastiere virtuali sensibili al contesto, griglie dimensionabili e pulsanti di navigazione Ricerca e selezione cliente dal giro visita o dall archivio clienti Inserimento nuovo cliente Messaggi di warning in caso di cliente fuori fido, con insoluti o scaduto (stessa logica di e/) Gestione testata documento e relative informazioni (inclusi tipo documento, stato documento, annotazioni) Ricerca articoli per codice / descrizione Ricerca articoli per navigazione (gruppo/sottogruppo merceologico o line prodotto) Ricerca articoli: possibilità di applicare filtro ultime vendite (visualizza solo articoli già venduti al cliente corrente) Visualizzazione listini, ultimi prezzi e contratti attivi relativi all articolo selezionato Visualizzazione giacenza dell articolo selezionato Visualizzazione immagine dell articolo selezionato Evidenziazione articoli, anche multipla (es. in promozione, novità, fine serie, ecc) Gestione delle varianti Inserimento rapido articolo nella riga impegno Gestione righe descrittive, forfait e fuori magazzino Gestione omaggi Interrogazione storico impegni del cliente (evasi, inevasi e parzialmente evasi) Visualizzazione scadenze aperte del cliente Incasso di una o più scadenze Gestione (interrogazione, modifica, cancellazione) degli impegni e degli incassi inseriti Sincronizzazione archivi con server: solo invio oppure invio e ricezione Sincronizzazione archivi incrementale (solo records nuovi o modificati) A chi si rivolge: Raccolta Ordini è adatto a tutte le aziende con una rete di agenti sul territorio che raccolgono gli ordini dei clienti e li trasmettono in sede. Caratteristiche generali: Raccolta Ordini funziona in modalità offline: gli archivi sono in locale e la connessione a internet è necessaria solo per la sincronizzazione degli archivi con la sede. Raccolta Ordini è stato pensato espressamente per e/ (stessa interfaccia e stessa logica funzionale) Raccolta Ordini è costituito da due parti: server (lato e/) e client (lato Tablet PC) La parte server è sviluppata con e/sdk e risiede all'interno di e/ La parte client è sviluppata in visual basic; la base dati è su archivi MDB (Ms Access) Requisiti: Raccolta Ordini richiede la presenza di e/ in una configurazione qualsiasi purchè includa il modulo impegni clienti La parte client della Raccolta Ordini funziona su Tablet PC (o Notebook) con sistema operativo Windows XP o superiore Per sincronizzare gli archivi (invio ordini e ricezione aggiornamenti degli archivi) da remoto il client deve avere connessione VPN al database server di e/ della sede. 3

4 LE FUNZIONALITA LATO SERVER Parametri Con questo programma è possibile impostare diversi parametri di funzionamento della procedura. Fra le altre cose è possibile definire: I prezzi da proporre in inserimento impegno e relativa priorità I default dei nuovi impegni (tipo documento, deposito, stato, ecc.) Parametri generali di export validi per tutti gli agenti (archivi da esportare, filtri di export, ecc.) I criteri di evidenziazione degli articoli Agenti Per ogni agente che utilizzerà Raccolta Ordini client per inserire gli impegni è possibile indicare una serie di parametri aggiuntivi a quelli di e/ serie documento, attivazione incassi, attivazione giri visita, visualizzazione provvigioni sul client in inserimento impegni, tipologia di dispositivo utilizzato, attivazione tastiere virtuali, ecc.. Inoltre si può definire se l agente in fase di inserimento impegno potrà variare le condizioni commerciali del cliente (es. sconti di testata, condizioni di pagamento) e i prezzi e gli sconti di riga proposti dal programma. E possibile attivare gli avvisi (bloccanti o meno) in caso di clienti fuori fido, con insoluti o scaduto oppure bloccati. Infine per ogni agente si possono inserire ulteriori filtri di export specifici aggiuntivi a quelli generali (ed. es. per esportare a ciascun agente solo i clienti della sua zona) Giri visita Con questa funzione è possibile definire, per ciascun agente uno o più giri visita. Ogni giro visita contiene, per ogni giorno della settimana, l elenco dei clienti da visitare e in quale sequenza. Trasferimenti Questa funzione permette di preparare, per uno o più agenti, gli archivi aggiornati che verranno trasferiti sul Tablet PC al prossimo collegamento, considerando i filtri generali e di ciascun agente La stessa funzione consente di importare tutti gli impegni inseriti dagli agenti e gli eventuali nuovi clienti, che verranno memorizzati negli appositi archivi nella sezione impegni e/commerce di e/, in modo che possano essere verificati dagli utenti amministrativi prima di essere confermati 4

5 LE FUNZIONALITA CLIENT Selezione cliente Prima di iniziare l inserimento dell impegno occorre selezionare il cliente dal giro visita o dall elenco di tutti i clienti disponibili per l agente, ove è possibile effettuare ricerche veloci per codice o per ragione sociale grazie all utilizzo della tastiera virtuale. Se previsto dai parametri appare apposito messaggio di warning nel caso in cui il cliente selezionato sia fuori fido, abbia insoluti o scaduti oppure sia in stato bloccato. E anche possibile inserire un nuovo cliente con tutte le informazioni anagrafiche e commerciali e utilizzarlo immediatamente per l inserimento di un impegno Impegno Una volta selezionato il cliente si entra nella maschera di inserimento dell impegno, suddivisa nelle sezioni sotto indicate. Sezione Dati documento I dati di testata dell impegno vengono integralmente compilati con valori di default prelevati dai parametri di Raccolta Ordini, dal tipo documento o dall anagrafica cliente. Alcuni dei dati di testata (es. condizioni di pagamento, sconti di chiusura) possono essere modificati solo se l agente è abilitato. Sezione Ricerca Articoli La ricerca degli articoli è un punto cruciale nell inserimento dell impegno, in quanto con pochi tocchi di penna o dita è necessario identificare l articolo desiderato e avere a disposizione tutte le informazioni che lo riguardano prima di inserirlo eventualmente nell ordine corrente. La ricerca dell articolo può avvenire per navigazione (gruppo/sottogruppo o linea di prodotto) o per codice/ descrizione. E possibile attivare il filtro ultime vendite che visualizza i soli articoli già venduti al cliente corrente. Sulla lista articoli vengono applicati i criteri di evidenziazione definiti nei parametri (es. per articoli in promozione, novità di catalogo, prodotti in dismissione, ecc.). Per ogni articolo della lista sono immediatamente disponibili le seguenti informazioni: prezzi di listino e contratti attivi, ultime vendite cliente, giacenze sui vari depositi, impegni del cliente contenenti l articolo. E anche possibile richiamare l immagine associata all articolo. Infine l agente può effettuare anche una selezione multipla di articoli da inserire nell ordine corrente. 5

6 Sezione Righe Ordine Una volta selezionato l articolo desiderato è possibile aggiungerlo nel corpo dell impegno semplicemente digitando la quantità tramite l apposita tastiera virtuale numerica. Se necessario comunque possibile modificare ciascuno dei campi di riga compilati con valori di default; per la variazione del prezzo unitario e degli sconti di riga l agente deve essere abilitato. In caso di selezione multipla di articoli le righe vengono inserite automaticamente nell ordine; in caso di necessità sarà possibile richiamarle in variazione. Sezione Storico Ordini In questa sezione vengono visualizzati tutti gli impegni del cliente provenienti da e/ con possibilità di filtrarli per stato (inevasi, evasi, inevasi o parzialmente evasi) e di visualizzarne il dettaglio delle righe. Sezione Incassi L agente può visualizzare se necessario tutte le scadenze aperte e le relative informazioni (numero e data fattura, scadenza, tipo pagamento, importo, ecc). E possibile anche incassare una o più delle scadenze presenti nella lista, dichiarando il tipo di incasso percepito (contanti, assegno, ecc.). Impegni e Incassi E possibile consultare l elenco degli impegni e degli incassi inseriti nel Tablet PC ed effettuare eventuali modifiche/ cancellazioni prima del loro trasferimento al server. Trasferimenti Periodicamente è possibile sincronizzare gli archivi fra e/ (server) e Tablet PC (client). Tale operazione può essere effettuata in locale (Tablet PC collegato alla rete aziendale) oppure da remoto (tramite connessione VPN). Sono previste le seguenti modalità di trasferimento: solo invio: vengono inviati gli impegni e gli eventuali nuovi clienti al server di e/. Tipicamente viene eseguita quotidianamente o anche più volte al giorno. invio e ricezione: vengono inviati gli impegni al server di e/ e aggiornati gli archivi sul Tablet PC dell agente (anagrafiche clienti e articoli, listini e contratti, ultimi prezzi, storico ordini, scadenze aperte, tabelle varie, ecc.) preventivamente preparati dalla sede. L aggiornamento dei dati è molto veloce in quanto vengono trattati i soli nuovi record e quelli modificati dopo l ultimo aggiornamento. Può essere eseguita quotidianamente, settimanalmente o comunque in funzione delle esigenze dell agente. 6

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