Fido e Scoperto, Blocchi Amministrativi

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1 Release 5.20 Manuale Operativo CLIENTI PLUS Fido e Scoperto, Blocchi Amministrativi Il modulo Clienti Plus è stato studiato per ottimizzare la gestione amministrativa dei clienti, abilitando la gestione dei Fidi e dei Blocchi Amministrativi collegati al flusso dei documenti di vendita. Il modulo permette l impostazione di una serie di controlli che verificano in tempo reale la situazione del singolo cliente, confrontandola con i parametri impostati e segnalando all utente, se necessario, l impossibilità di evadere il documento in fase di emissione (bloccando quindi la fornitura di prodotti ad un particolare cliente).

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 CLIENTI PLUS Gestione Fido e Scoperto Impostazione nell Anagrafica Clienti Impostazione dei Parametri della procedura Segnalazione del Fido e dello Scoperto FIDO: controllo in emissione documenti (Esempio Pratico) SCOPERTO: Controllo in emissione documenti (Esempio Pratico) Gestione Insoluti Stampa Utilizzo Fido Clienti Lista Documenti Forzati Sblocco del singolo cliente Gestione Blocchi Amministrativi... 19

3 CLIENTI PLUS: Fido e Scoperto, Blocchi Amministrativi CLIENTI PLUS Il modulo permette l attivazione di due procedure: Gestione Fidi/Scoperti: consente di assegnare ad ogni cliente un valore di Fido concesso e di massimo Scoperto. Gestione Blocchi Amministrativi: consente di apporre dei Blocchi Amministrativi su alcuni clienti, anche indipendentemente da sospesi di natura contabile e fino ad una data prestabilita. Il modulo è pensato sia per il personale di gestione del credito, sia per qualsiasi funzione aziendale che ha l esigenza di sospendere la fornitura di prodotti o servizi ad un cliente, per motivi di natura contabile e non. Le funzionalità gestite permettono l impostazione di controlli automatici durante l emissione dei documenti di vendita: a partire da un certo documento del ciclo attivo (Ordine cliente, Bolla di consegna, Fattura accompagnatoria) il programma verifica se il cliente è abilitato alla fornitura dei prodotti venduti. A seguito di questa verifica, vengono visualizzati dei messaggi che riportano lo stato del cliente oppure, a seconda delle impostazioni effettuate e nel caso di superamento del valore del Fido e/o dello Scoperto, che bloccano l emissione del documento in fase di inserimento.

4 4 Manuale Operativo 1.1 Gestione Fido e Scoperto La gestione dei fidi permette di verificare se in fase di emissione dei documenti di vendita viene superato il valore di Fido e/o dello Scoperto relativo al singolo cliente. Le impostazioni di base richieste dalla procedura sono le seguenti: Impostazione nell Anagrafica Clienti In Anagrafica clienti è possibile indicare i massimali sui quali effettuare il confronto e la verifica tra i valori di fido concessi e gli importi presenti in archivio, all atto dell emissione dei documenti (caricamento ordini, bolle e fatture). Dal Menù Archivi Anagrafica Clienti cartella Dati Contabili è possibile associare ad ogni cliente i valori di: Fido: importo di affidamento massimo concesso al cliente che comprende gli importi ancora da regolare relativi a Fatture, Bolle, Ordini clienti (per qualsiasi condizione di pagamento); Scoperto: importo massimo che il cliente può avere come scoperto: il programma effettua un controllo su tutte le scadenze (clienti) ancora aperte. Occorre effettuare una particolare premessa nel caso di utilizzo della gestione effetti: infatti, in base al tipo di gestione degli effetti impostato nei parametri della procedura (emissione ed incasso, emissione a portafoglio con cliente aperto oppure chiuso) la gestione dello scoperto è differente. Se per esempio è stata impostata la gestione dell emissione a portafoglio con cliente chiuso, il cliente verrà chiuso direttamente in fase di contabilizzazione della fattura e quindi l importo della fattura non farà parte dell ammortare da controllare per il superamento dello scoperto, ma solo dell eventuale fido (in quanto l effetto non è ancora stato incassato). L importo del superamento del FIDO è determinato dalla differenza tra la somma degli Importi Non ancora Fatturati, quelli già fatturati e l importo del documento corrente con il valore dell Importo concesso, mentre quello dello SCOPERTO è determinato dalla differenza tra gli Importi già fatturati ancora da incassare e l importo concesso. Si ricorda che il controllo dello scoperto dipende dalla data di elaborazione del gestionale. In particolare, gli importi delle ricevute bancarie vengono rilevati tra gli scoperti solo se scadute rispetto alla data di emissione del documento.

5 CLIENTI PLUS: Fido e Scoperto, Blocchi Amministrativi Impostazione dei Parametri della procedura Sono presenti diversi flag che abilitano specifici controlli e consentono di impostare come dovranno essere effettuate le verifiche tra i valori di Fido e di Scoperto concessi al cliente (segnalati nella corrispondente Anagrafica) e gli importi inseriti durante il caricamento dei documenti (Ordini, Bolle, Fatture e Fatture Accompagnatorie). La gestione si attiva impostando gli appositi parametri dal Menù Archivi Parametri Parametri della Procedura cartella Gestione Fido: Per abilitare i campi successivi, è necessario selezionare il primo flag: Controllo del fido del Cliente: flag principale che attiva la gestione del fido/scoperto I tre campi Tipo di Controllo permettono di associare una modalità di controllo per ogni tipo di documento per il superamento del fido. Possono assumere uno dei seguenti valori: : non viene effettuato il controllo dello stato del fido; : è segnalato solamente un messaggio di avviso; : è segnalato un messaggio di blocco forzabile; : viene bloccato il caricamento del documento. Controllo dello scoperto cliente: per attivare il controllo rispetto al valore dello scoperto inserito nell anagrafica del cliente. Gli altri parametri e controlli che si possono abilitare sono: Giorni di tolleranza oltre la scadenza effetto permette di impostare i giorni necessari, oltre la naturale scadenza, per considerare un effetto pagato (se ad esempio ho una data di scadenza 10/01/2006 ed imposto 5 giorni, il programma non considererà lo scaduto fino al 15/01/2006) Inclusione, nel calcolo del fido, dei documenti di livello ordine: nel controllo viene incluso nella somma totale, anche il valore inserito nell ordine cliente non ancora evaso Controllo all inserimento del codice cliente: il controllo viene effettuato nel momento in cui si inserisce il codice del cliente in fase di emissione del documento Evidenziazione dei pagamenti diretti/ricevute bancarie: consente di specificare il valore rappresentato dai pagamenti di tipo PD e RB.

6 6 Manuale Operativo Segnalazione del Fido e dello Scoperto Le funzioni che controllano il superamento del fido e dello scoperto sono: Caricamento Ordini Cliente Evasione Ordini Cliente Caricamento DDT Caricamento Fatture Caricamento Fatture Accompagnatorie Generazione Fatture Caricamento Ricevute Fiscali Generazione Fattura da Proforma Il controllo è presente sia in fase di caricamento di nuovi documenti sia in fase di variazione di documenti già esistenti. In caso di superamento del fido o dello scoperto viene aperta una maschera con gli importi dettagliati che hanno generato il superamento dei valori impostati nell anagrafica del cliente: Nella maschera sono visualizzati i seguenti parametri: L intestazione della colonna FIDO e SCOPERTO assumono un colore di sfondo differente a seconda che sia stato superato il limite (colore rosso) oppure non sia stato superato il limite (colore verde): la maschera non appare se non è stato superato né il fido né lo scoperto. Importo Concesso: importi prelevati dall anagrafica dei clienti: se uno dei due dati è a zero, viene indicata la dicitura Non Definito e tutte le altre cifre della relativa colonna restano vuote. Importi non fatturati: somma dell importo degli ordini (se è stato attivato il controllo nei parametri della procedura) e delle bolle. Le due righe del campo di cui degli importi non fatturati, sono visualizzate solo se, nei parametri della procedura, è previsto di conteggiare nel fido anche gli ordini. In caso contrario, le due righe non sono presenti: in questo caso, l importo indicato nella riga Importi non Fatturati corrisponderà alla somma delle bolle non ancora fatturate. Importi fatturati da Incassare: somma degli importi delle fatture da incassare.

7 CLIENTI PLUS: Fido e Scoperto, Blocchi Amministrativi - 7 Le prime due righe del campo di cui degli Importi già fatturati sono visualizzate solo se, nei parametri della procedura, è previsto il relativo dettaglio: viceversa, non sono presenti. Se viene visualizzata almeno una delle due righe, è visualizzata anche la terza riga che corrisponde alla differenza tra il valore della riga principale degli importi fatturati e i dettagli visualizzati. L Importo massimo consentito sarà determinato sottraendo dall importo del fido concesso gli importi non fatturati e quelli già fatturati: se negativo, sarà indicato il valore zero. Nella riga dell Importo del documento corrente è visualizzato il valore del documento che si sta caricando o variando. L Importo dello sforamento è determinato da: o o FIDO: differenza tra la somma degli Importi Non ancora Fatturati, quelli già fatturati e l importo del documento corrente con il valore dell Importo concesso, SCOPERTO: determinato dalla differenza tra Importi già fatturati da incassare e l Importo concesso. In fondo alla maschera è sempre presente il pulsante OK tranne quando viene richiesta la forzatura del blocco: in questo ultimo caso, sono presenti i pulsanti Forza e Annulla. Qualora sia stata abilitatala gestione dell IVA sugli Ordini la gestione del fido consente di effettuare il controllo sull importo totale dell ordine comprensivo di IVA. In questa condizione, infatti, il controllo di superamento del fido considera anche l importo dell IVA, così come avviene per tutti gli altri tipi di documento. Esempio: Gestione FIDO con Iva sugli Ordini Assegniamo ad un cliente un fido di

8 8 Manuale Operativo Carichiamo un ordine con un imponibile di con iva al 21% Il programma visualizza il superamento dell importo del fido in quanto il valore complessivo dell ordine ( IVA compresa) supera il valore impostato nell anagrafica del cliente (9.000).

9 CLIENTI PLUS: Fido e Scoperto, Blocchi Amministrativi FIDO: controllo in emissione documenti (Esempio Pratico) Per verificare il funzionamento, prendiamo in esame un esempio pratico di gestione. Per prima cosa, abilitiamo nei Parametri della procedura i seguenti parametri: nel campo Tipo di Controllo sui documenti fattura = attiviamo il flag nel campo Controllare anche all inserimento del codice cliente. Quindi inseriamo in Anagrafica Clienti un nuovo cliente Antonio ROSSI : nella cartella Dati Contabili indichiamo nel campo Fido il valore (che rappresenta l ammontare concesso al cliente che dovrà essere preso come valore di riferimento), la Banca cliente e la Nostra banca. 1. Caricamento Documento (fattura) Dal Menù Vendite Caricamento Fatture Inseriamo una Fattura per il nuovo cliente indicando i valori come in figura e confermiamo. Alla conferma, avendo superato il fido, apparirà una maschera in cui è possibile decidere se annullare il caricamento del documento oppure se forzare l inserimento:

10 10 Manuale Operativo Procediamo inserendo un nuovo documento per il cliente ANTONIO ROSSI : al tentativo di inserire un nuovo documento, avendo superato il fido concesso e avendo attivato il controllo a livello di inserimento del codice cliente, appena si indica il codice del cliente viene immediatamente visualizzato il messaggio seguente: Caricata la fattura, senza modificare le impostazioni e i dati in archivio, si può procedere con le fasi successive di: 2. Contabilizzazione Fattura Dalla funzione Vendite - Contabilizzazione Fatture contabilizzare la fattura. Confermando si crea in Prima Nota la relativa scrittura contabile. Nota: verificare nello scadenziario che siano state inserite le banche d appoggio del cliente utili per l assegnazione degli effetti. 3. Emissione Effetti Dalla funzione Contabilità - Gestione Effetti: Assegniamo gli effetti dalla Assegnazione Effetti Confermiamo gli effetti dalla Conferma Effetti Fino a quando l effetto non viene effettivamente incassato, verrà segnalato il messaggio relativamente al superamento del fido.

11 CLIENTI PLUS: Fido e Scoperto, Blocchi Amministrativi SCOPERTO: Controllo in emissione documenti (Esempio Pratico) Per verificare il funzionamento, prendiamo in esame un esempio pratico di gestione. Per prima cosa, abilitiamo nei Parametri della procedura i seguenti parametri: nel campo Tipo di Controllo sui documenti fattura = attiviamo il flag nel campo Controllare anche all inserimento del codice cliente. attiviamo il flag nel campo Controllo dello scoperto cliente Quindi, nell Anagrafica Clienti per il cliente Antonio ROSSI (creato nell esempio precedente) indichiamo nel campo Scoperto il valore Inserire anche una banca cliente e la nostra banca. 1. Caricamento Documento (fattura) Dal Menù Vendite - Caricamento Fatture Inseriamo una Fattura per il cliente indicando i valori come in figura e confermiamo forzando l inserimento (superamento fido) In questo esempio, la fattura emessa avrà come condizione di pagamento RD Rimessa Diretta. Quindi, procediamo inserendo un nuovo documento (avendo prima l accortezza di cambiare la data di elaborazione, per esempio 05/01 al fine di avere la scadenza precedente scaduta) per il cliente ANTONIO ROSSI : al tentativo di inserire un nuovo documento, avendo superato anche lo scoperto, all inserimento del codice viene visualizzato il seguente messaggio:

12 12 Manuale Operativo Esempio Supponiamo di avere RIBA con scadenza: 28/02-31/03-30/04

13 CLIENTI PLUS: Fido e Scoperto, Blocchi Amministrativi - 13 In fase di caricamento di una nuova fattura in data 01/01 (con data elaborazione 01/01), viene segnalato solo il superamento del fido, in quanto il controllo considera tutti i documenti (anche le riba presenti non ancora scadute) In fase di caricamento di una nuova fattura in data 31/12 (con data elaborazione 31/12), viene segnalato anche il superamento dello scoperto, in quanto il controllo considera le ricevute bancarie già scadute

14 14 Manuale Operativo Gestione Insoluti Contabilizzazione Fattura Dalla funzione Vendite - Contabilizzazione Fatture contabilizzare la fattura. Confermando si crea in Prima Nota la relativa scrittura contabile. Nota: verificare nello scadenziario che siano state inserite le banche d appoggio del cliente utili per l assegnazione degli effetti. Emissione effetti Dalla funzione Contabilità - Gestione Effetti: Assegniamo gli effetti dalla Assegnazione Effetti Confermiamo gli effetti dalla Conferma Effetti Incasso effetti Dalla funzione Contabilità - Gestione Effetti: Incassiamo gli effetti dalla Gestione Incassi Effetti La conferma di questa operazione implica lo sblocco della fatturazione per il cliente Rossi in quanto la scadenza risulta chiusa e l incasso andato a buon fine. Ipotizziamo ora di registrare un insoluto legato alla fattura: Ritorno dell insoluto Dalla funzione Contabilità - Gestione Effetti: Rileviamo l insoluto dalla Gestione Insoluti La conferma dell operazione comporta il blocco della fatturazione per il cliente Rossi: infatti accedendo alla funzione Caricamento Fatture (con una data di elaborazione superiore alla scadenza dell insoluto) all inserimento del codice del Cliente Rossi viene visualizzato il consueto messaggio di blocco. Incasso definitivo e chiusura della situazione Dalla funzione Contabilità Prima Nota DD: per sbloccare definitivamente il cliente, provvediamo ad incassare l insoluto da Prima Nota. La conferma del pagamento consente di sbloccare i documenti relativi al cliente insolvente: se accediamo alla funzione Caricamento Fatture è quindi possibile inserire nuove fatture e non viene più visualizzato alcun tipo di messaggio di superamento della disponibilità, fino alla nuova manifestazione di eventi bloccanti.

15 CLIENTI PLUS: Fido e Scoperto, Blocchi Amministrativi Stampa Utilizzo Fido Clienti La funzione consente di effettuare la stampa della situazione dei clienti in base all utilizzo del fido concesso al cliente. Si accede alla funzione dal menù Vendite Controllo Clienti Stampa Utilizzo Fido Clienti: Sono presenti i seguenti dati: Codice: codice del cliente Ragione sociale: ragione sociale del cliente Fido concesso: importo del fido concesso, impostato nell anagrafica del cliente Fido utilizzato: importo del fido già utilizzato Differenza: importo di differenza tra il fido concesso ed il fido utilizzato (calcolato in base ai documenti emessi) % di utilizzo: valore percentuale di utilizzo del fido rispetto al fido concesso

16 16 Manuale Operativo Lista Documenti Forzati La funzione consente di effettuare la stampa della lista dei documenti forzati, cioè quelli per i quali è stata effettuata una forzatura di superamento del fido. Si accede alla funzione dal menù Vendite Controllo Clienti Lista Documenti Forzati: Premendo sul pulsante Stampa si ottiene il seguente prospetto.

17 CLIENTI PLUS: Fido e Scoperto, Blocchi Amministrativi Sblocco del singolo cliente Come meglio descritto nei precedenti paragrafi, la gestione del fido prevede che al superamento del fido/scoperto venga inviato un solo messaggio di segnalazione forzabile dall utente oppure un messaggio bloccante che non permette la registrazione del documento. Nel caso in cui sia stata impostata la modalità di segnalazione bloccante e il cliente in esame ha superato il fido, può succedere che la direzione decida eccezionalmente di accettare la registrazione del documento: a tal fine, è possibile intervenire sul singolo cliente sbloccandolo senza quindi ricorrere alla modifica dell importo del fido. A tal fine, nell Anagrafica Clienti viene visualizzato il nuovo campo flag Sblocca Fido (di default non attivo, visibile qualora sia stata attivata la gestione del fido): attivando il flag, è quindi possibile procedere all evasione di documenti anche per un codice cliente che ha superato i limiti impostati. Esempio: Impostato nei Parametri Della Procedura il tipo di controllo = B - Blocco del documento Inserendo un documento che supera il fido, alla conferma viene segnalato un messaggio che non può essere forzato, per cui si deve abbandonare il documento: Attivando il flag Sblocca fido nell anagrafica del cliente

18 18 Manuale Operativo Reinserendo il documento nelle stesse condizioni, il messaggio diventa forzabile e su sfondo giallo viene riportata l indicazione che per il cliente è stato impostato il flag per lo sblocco del fido: E possibile inoltre fare in modo che l utente non sia costretto ad annullare il documento in corso, in quanto rimanendo nel documento e facendo sbloccare il cliente dal suo responsabile (o dalla persona addetta a tale compito), il documento si sbloccherà alla riconferma. Se successivamente venissero inseriti nuovi documenti dopo avere impostato il codice del cliente, verrà segnalato il superamento del fido da parte del cliente e con, l implementazione descritta, verrà segnalato su sfondo giallo che: IL CLIENTE E ABILITATO ALLA FORZATURA DEL FIDO

19 CLIENTI PLUS: Fido e Scoperto, Blocchi Amministrativi Gestione Blocchi Amministrativi La funzione Gestione Blocchi Amministrativi permette di definire, per ogni Cliente e per ogni tipo di Documento, delle segnalazioni che possono essere visualizzate nel momento in cui vengono caricati e/o evasi i documenti di vendita. L utilizzo più classico è quello secondo cui il responsabile del Recupero Crediti decide di bloccare le spedizioni ad un cliente insolvente. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Parametri Gestione Blocchi Amministrativi: Nella maschera occorre indicare il singolo cliente a cui impostare i blocchi e i diversi livelli della catena documenti. Sono presenti le seguenti colonne: Documento e Descrizione: codici e descrizioni dei documenti da sottoporre a blocco. Ponendo un blocco a livello di Ordine Cliente, non si consente il caricamento dei documenti di livello ordine per il cliente indicato. Se invece viene impostato un blocco a livello Bolle Clienti, gli ordini possono eventualmente essere caricati, mentre le Bolle non possono essere emesse (bloccando le consegne). Se si vuole bloccare l emissione documenti dall ordine alla fattura, sarà necessario compilare più righe di blocco, relativamente all ordine, alla bolla e alla fattura. Blocco: rappresenta il tipo di blocco da attribuire al documento. Si apre la lista che visualizza le opzioni possibili: : non è possibile caricare nuovi documenti per il cliente in esame. In questo caso, al caricamento di un documento cui è associato un blocco di questo tipo, appena inserito il codice cliente, la procedura visualizza un messaggio che impedisce il proseguimento dell operazione.

20 20 Manuale Operativo : viene visualizzato un messaggio che chiede all utente come procedere. In questo caso, al caricamento di un documento cui è associato un blocco di questo tipo, appena inserito il codice cliente la procedura visualizza un messaggio di blocco forzabile. Premendo su Sì il documento può essere caricato; se si preme su No viene bloccato l inserimento. : si ha solo una segnalazione del blocco contestualmente all inserimento del codice cliente. Cliccando su OK si procede con l operazione. Scadenza: determina la validità del Blocco. Se non è indicato nulla, la validità sarà illimitata. Note: campo di testo libero, che potrà essere gestito a piacere dall'utente, ad esempio per scrivere la motivazione del blocco. I blocchi già applicati risultano evidenziati da un colore diverso: possono essere modificati, e possono essere eliminarli posizionandosi sulla riga e premendo contemporaneamente i tasti Shift + Canc. Il tasto Elimina eseguirà invece la cancellazione di tutti i Blocchi Amministrativi associati al cliente selezionato. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma Pulisci Elimina Esci.