ALBO FORNITORI ONLINE MANUALE PER I FORNITORI
Sommario Che cos è jalbo - Albo Fornitori Online... 2 A cosa serve... 2 La Home Page... 3 Conferma dati e invio richiesta di iscrizione... 7 Inserimento sedi, certificazioni, soggetti... 9 Inserimento categorie merceologiche... 10 Inserimento Allegati... 11 Stampa Autocertificazione... 14 Rinnovo iscrizione e variazione dati... 15 Cancellazione iscrizione... 16
Che cos è jalbo - Albo Fornitori Online jalbo è un Portale Web a cui accedono tutte le aziende che intendono proporsi come fornitori attraverso un processo di iscrizione e invio di documentazione in formato elettronico. Il sistema si caratterizza per la presenza di varie tipologie di utenti: Aziende che intendono proporsi come fornitori dell A. M. Gas Bari S.p.A. Aziende già iscritte all albo dell A. M. Gas Bari S.p.A. e che interagiscono con il sistema per il perfezionamento del processo d iscrizione e/o rinnovo, o per inviare documentazione in formato elettronico. Personale interno dell A. M. Gas Bari S.p.A. che utilizzerà il sistema per gestire i processi di accreditamento delle aziende, per la raccolta dei feedback sul comportamento dell azienda e la stesura, automatica o manuale, degli elenchi delle aziende da invitare. Il personale tecnico dell A. M. Gas Bari S.p.A. con compiti di amministrazione delle procedure informatiche. A cosa serve Il D.Lgs.163/2006 Codice dei Contratti Pubblici e relativi lavori, servizi e forniture indica l obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di mantenere un elenco aggiornato degli operatori economici accreditati e certificati per effettuare acquisti o assegnare incarichi.
La Home Page Il sistema Albo Fornitori ONLINE è basato su tecnologia web ed è quindi accessibile tramite un qualsiasi PC dotato di browser web (Google Chrome 54.0.2840 +, Microsoft Edge 20.10240.17146.0+, Modzilla Firefox 49.0.1+) e connesso in Internet. L Home Page è di accesso per gli utenti registrati e non, e presenta i collegamenti ai servizi trasversali quali Contatti e FAQs (risposte ai quesiti più comuni di cui l utente può avere bisogno per la navigazione del Portale), consultazione documenti e modulistica (sezione Documenti). Per i fornitori che non risultano iscritti all albo, procedere con la Registrazione della propria richiesta di iscrizione. Per gli utenti già registrati basta entrare in Area Riservata.
Per gli utenti non registrati il primo passo consiste nella creazione del profilo utente per l autenticazione:
Il profilo così creato deve essere attivato per poter procedere con la registrazione. L attivazione avviene tramite il link Prosegui Registrazione, contenuto in una mail inviata dal sistema in automatico all atto della registrazione:
Il link consente di inserire i principali dati aziendali (ragione sociale, partita IVA e Codice Fiscale, indirizzo sede legale ecc): La registrazione dei dati aziendali consentirà l attivazione del profilo utente per l accesso in Area Riservata. NB: la fase di iscrizione all albo non è conclusa ma richiede l accesso in Area Riservata per la selezione delle categorie merceologiche, l invio di documenti digitalizzati e la stampa della richiesta di iscrizione La richiesta di iscrizione deve essere sottoscritta dal legale rappresentante e spedita, con gli allegati richiesti, all Ufficio Sezione Acquisti, Via Accolti Gil, Z.I. BARI nei tempi stabiliti dal Regolamento Albo Fornitori consultabile dal sito istituzionale di Retegasbari Spa. L iscrizione si perfeziona solo se al controllo cartaceo risulta che l impresa possiede tutti i requisiti richiesti per l inserimento nell Albo Fornitori.
Conferma dati e invio richiesta di iscrizione L iscrizione, la rettifica e l aggiornamento dei propri dati può avvenire solo attraverso la compilazione on-line: non saranno pertanto prese in considerazione modalità di comunicazione alternative quali fax, e-mail, ecc. Per confermare e inviare la propria richiesta di iscrizione accedere in Area Riservata: Stato Iscrizione quindi servirsi della funzione menu Utenti > Gestisci Iscrizione:
Per le iscrizioni non ancora inviate un pratico menu consente di aggiornare e/o integrare i propri dati: Modifica e integrazione dati Il pulsante Conferma e invia consentirà la stampa dell autocertificazione richiesta. NB: L accertamento di idoneità per l iscrizione dei soggetti all Albo dei fornitori è effettuato entro 30 giorni dal ricevimento della Domanda di iscrizione con annessa la documentazione. Sulla base della domanda completa ed esaurita la fase istruttoria, l A.M.GAS S.p.A. entro 30 giorni accetterà la domanda ed approverà o rifiuterà la richiesta del fornitore, dandone formale comunicazione via posta elettronica.
Inserimento sedi, certificazioni, soggetti Per l inserimento dei dati relativi a sedi, certificazioni, soggetti accedere alle relative voci del menu iscrizione, quindi compilare la pagina con le informazioni richieste: nell area sinistra dello schermo sarà possibile visualizzare / rimuovere precedenti inserimenti: Nella sezione Sedi possono essere indicate sedi diverse da quella legale (già registrata durante l attivazione del profilo utente). Nella sezione Soggetti possono essere indicati altri soggetti di riferimento, diversi dall utente registrato, che è l unico in grado di eseguire l accesso in Area Riservata. I dati inseriti in queste sezioni saranno riportate nella stampa della richiesta di iscrizione all Albo dei Fornitori.
Inserimento categorie merceologiche Le categorie merceologiche sono suddivise in gruppi, categorie e prodotti (articoli): dal riquadro destro selezionare il gruppo o la categoria richiesta, quindi indicare se si desidera aggiungere l intera voce in elenco o singoli articoli associati, qualora previsti. La selezione di una categoria implica l automatica selezione di tutti gli articoli ad essa associati. Selezione nuova voce Rimozione voci già inserite
Inserimento Allegati L inserimento degli allegati è previsto solo per le iscrizioni non confermate. Per eseguire un caricamento selezionare la voce Allegati dal menu iscrizione:
Utilizzare il pulsante Carica Allegato:
Selezionare il file, compilare eventuali informazioni aggiuntive (scadenza) e premere il pulsante Carica: Ripetere l operazione ciascun documento richiesto. I documenti inseriti potranno essere scaricati e/o sostituiti secondo le proprie esigenze e fino alla conferma dei dati:
Stampa Autocertificazione La stampa dell autocertificazione è abilitata dopo la conferma e invio dei dati: La richiesta di iscrizione (autocertificazione) deve essere stampata e sottoscritta dal legale rappresentante. Gli allegati da trasmettere unitamente alla domanda di iscrizione sono i seguenti: 1. Certificato della Camera di Commercio rilasciato ai sensi del D.P.R. 252/98 (antimafia) in data non anteriore a tre mesi, attestante l attività specifica dell impresa ed il nome delle persone legalmente autorizzate a rappresentarla o impegnarla. 2. Dichiarazione di Responsabilità rilasciata in carta libera dal legale rappresentante, nelle forme previste dal D.P.R. 445/2000 redatta attraverso la compilazione online. Qualora la domanda fosse incompleta o fossero necessari approfondimenti specifici, entro i termini indicati nel Regolamento saranno richieste ulteriori informazioni, in ogni modo nel rispetto degli obblighi di comunicazione e dei diritti di partecipazione al procedimento amministrativo e di acceso, di cui alla legge 7 agosto n. 241: saranno indicate la documentazione e gli elementi mancanti, specificando tempi e modalità con le quali il soggetto deve provvedere all integrazione. La mancata osservanza dei tempi o delle modalità di risposta comporta il non accoglimento della domanda, senza ulteriore avviso.
Rinnovo iscrizione e variazione dati La variazione dei dati inseriti può avvenire solo tramite apposita richiesta: il sistema riporterà l iscrizione nello stato non inviata, riabilitandone la modifica. La richiesta di variazione / rinnovo prevede quindi: 1. l inserimento dei dati aggiornati 2. un nuovo caricamento della documentazione richiesta 3. la stampa e invio della richiesta di rinnovo (autocertificazione) Durante tale fase e fino alla comunicazione di approvazione da parte dell A.M. Gas Spa, l iscrizione risulterà temporaneamente esclusa dall elenco dei fornitori.
Cancellazione iscrizione Se si desidera eliminare la propria iscrizione (e tutti i dati ad essa inerenti, comprese le credenziali di accesso al Portale) selezionare la voce Utenti > Il mio profilo utente: Quindi premere il pulsante Elimina: il profilo risulterà dunque disabilitato, dando la possibilità agli operatori del portale di eseguire la cancellazione dell iscrizione.