European Union European Regional Development Fund Comune di Gallipoli Lettera d invito per l individuazione del fornitore del servizio di progettazione, realizzazione e attività complementari del sistema software di prenotazione unica per diportisti denominato NetLam_Booking nell ambito delle attività del progetto Net.L.A.M. - Network of the Lower Adriatic Marinas (deliverables 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3 e 4.1.4) finanziato nell ambito del Programma Europeo di Cooperazione Territoriale Grecia - Italia 2007/2013, ai sensi del combinato disposto dell articolo 125, comma 11, ultimo periodo, del Decreto Legislativo 163/2006 (Codice dei contratti pubblici), degli articoli 329 e seguenti del DPR 207/2010 (Regolamento di attuazione ed esecuzione del codice dei contratti pubblici) e del Regolamento comunale per i lavori, le forniture ed i servizi in economia del Comune di Gallipoli (approvato con deliberazione del Commissario Straordinario n. 88 del 05/05/2012). CUP H49C12000020006 CIG 6076355EC2 Allegato 1 Oggetto della prestazione Allegato 1 Pagina 1 di 11
INTRODUZIONE Il progetto NetL.A.M. è finalizzato alla realizzazione di una rete permanente di servizi integrati di qualità nel Basso Adriatico, in grado di collegare le strutture portuali dei partner per consentire la standardizzazione dei servizi e lo sviluppo di un circuito turistico transfrontaliero nel settore della nautica da diporto. Le attività principali per il raggiungimento degli obiettivi del progetto riguardano: la realizzazione di una mappa dei porti; l'analisi e l'integrazione dei servizi; la formalizzazione della Carta dei Servizi NetL.AM; la realizzazione e la gestione di un sistema software di prenotazione unico attraverso il portale del progetto; la creazione di strumenti di comunicazione ed eventi integrati di promozione dei territori coinvolti (seminari, workshop, conferenze); la definizione e la promozione di pacchetti di servizi turistici integrati. La partnership di cooperazione territoriale del progetto NetL.A.M. in cui ogni attore sta svolgendo una specifica attività progettuale, è composta da: Lead Partner: 1. Comune di Gallipoli (IT) Partners: 2. Province of Brindisi (IT) 3. Autorità Portuale di Igoumenitsa SA (GR) 4. Regione delle Isole Ioniche (GR) 5. Comune di Bisceglie (IT) 6. Comune di Castrignano del Capo (IT) 7. Comune di Santa Cesarea Terme (IT) 8. Comune di Parga (GR) 9. Comune di Igoumenitsa (GR) Con riferimento alla realizzazione e alla gestione di un sistema di prenotazione unico questo documento definisce i principali requisiti funzionali del sistema da realizzare. Allegato 1 Pagina 2 di 11
Il sistema software di prenotazione unica previsto nel progetto Net.L.A.M., denominato NetLam_Booking, dovrà essere un prodotto installabile preferibilmente su un Application Server Web che sia in grado di ospitare componenti software sviluppati con le tecnologie e le piattaforme della famiglia Microsoft.NET. Conseguentemente, almeno in questa fase preliminare di definizione delle specifiche funzionali, non si prevede la realizzazione di plug-in o moduli o partizioni del prodotto da installare in locale. Si è deciso di puntare su quest ultima caratteristica perché risulta essere fondamentale in termini di efficienza del sistema. Questa caratteristica, infatti, consentirà di evitare i costi dell installazione e della manutenzione del sistema software presso le postazioni degli utenti i quali, per poter interagire con tutte le funzionalità previste, avranno bisogno solo di un browser e di un collegamento ad internet. Il sistema NetLam_Booking è finalizzato ad automatizzare il processo di gestione dei viaggi dei diportisti lungo gli itinerari del circuito NetLam che possono comprendere al minimo la disponibilità del porto barca in uno o più dei porti italiani e greci interessati, sino ad arrivare ad includere la prenotazione di posti letto presso strutture ricettive presenti nei territori coinvolti, visite guidate dei monumenti e dei contenitori culturali, spostamenti e visite dell entroterra, ristorazione e degustazioni di prodotti tipici. L applicazione NetLam_Booking sarà fruibile attraverso un apposito link nel sito web di progetto. Gli utenti diportisti potranno effettuare le loro prenotazioni esclusivamente via web, indicando il viaggio/itinerario che desiderano effettuare, quali e quante soste, di quale posto barca avranno bisogno, per quanto tempo. In fase di prenotazione il diportista trasferirà, per ogni posto prenotato, il nome e i dati anagrafici del referente cui il posto va intestato, il tipo di imbarcazione richiedente e tutte le informazioni tecniche necessarie a completare con successo la prenotazione del posto barca. Per quanto riguarda l organizzazione dei programmi di viaggio, bisogna dire che ogni programma potrà includere un certo numero di località turistiche presenti nel circuito NetLam. Ciascuna località turistica del circuito dovrà avere gli elenchi ad essa associati e relativi ai beni turistici presenti, alle strutture ricettive ed ai ristoratori convenzionati, alla disponibilità dei collegamenti logistici con l entroterra, alle info relative ai musei ed ai contenitori culturali ed in generale a tutti gli attrattori turistici del territorio. Allegato 1 Pagina 3 di 11
Saranno disponibili anche informazioni relative alla distanza tra le principali località ed alle caratteristiche dei porti e degli ormeggi, strutturate con mappe e testi di facile consultazione. Tutto ciò consentirà di rendere personalizzabile il programma di viaggio di ciascun diportista. In questo documento sono descritti i requisiti funzionali definiti in fase di pre-fattibilità che costituiranno le specifiche di riferimento per il soggetto che si occuperà, a valle dell affidamento pubblico da parte del Comune di Gallipoli, dell esecuzione delle successive fasi lavorative: - Progettazione di dettaglio - Sviluppo - Testing - Collaudo e validazione - Rilascio e avviamento del sistema - Training degli utenti - Assistenza e supporto agli utenti Il pacchetto software NetLam_Booking, sarà composto da una serie di «moduli» (assimilabili a dei sottoprogrammi) tutti espressamente in doppia lingua (italiano/inglese) il cui insieme consentirà di risolvere qualsiasi problema, anche complesso, relativo alla prenotazione e gestione dei servizi appartenenti al circuito NetLam. Con riferimento alla definizione degli Attori dei processi mappati in questa fase che saranno gestiti dal sistema NetLam_Booking, di seguito sono elencati i Profili Utente previsti in questa fase: ADMINISTRATOR, MEMBER STAFF, USER, PARTNER. ADMINISTRATOR Ha il controllo su tutte le funzioni del sistema; configura e manutiene le tabelle relative a tratte, porti, imbarcazioni, posti barca, promozioni e sconti; definisce le tratte ed i viaggi con i relativi codici di prenotazione; supervisiona i contenuti delle organizzazioni associate al circuito con i relativi servizi Allegato 1 Pagina 4 di 11
offerti per la visita dell entroterra, presidia il collegamento e l aggiornamento di tutte le informazioni e dei dati contenuti nell applicazione. MEMBER STAFF Può accedere a tutte le funzioni del sistema ed alle relative stampe, escluse le procedure di gestione degli utenti. Gli è consentito di effettuare prenotazioni per privati ed agenzie anche attraverso il booking telefonico; può eventualmente effettuare prenotazioni anche quando la tratta risulta chiusa per la saturazione dei posti barca disponibili, solo con riferimento ai servizi accessori di visita dell entroterra. Ogni operatore accede al sistema utilizzando il proprio codice univoco ed ogni sua operazione è tracciata dal sistema. USER Gli è consentita la sola prenotazione (ovviamente da web) del posto barca relativo alla tratta/itinerario/destinazione prescelto ed, eventualmente, dei servizi accessori per la visita dell entroterra. E previsto Il pagamento on-line tramite carta di credito (transazione SSL sicura). Dopo la conferma di prenotazione il programma produce il TITOLO DI PRENOTAZIONE in formato PDF che potrà essere trasmesso direttamente via fax e/o via e-mail al destinatario. E prevista la gestione differenziata per imbarcazione/itinerario e di tutte le tipologie di prezzo (adulti, studenti, bambini, etc..) in merito ai servizi accessori di visita/ricezione turistica e culturale dell entroterra. Un ampia gamma di interrogazioni, consentirà di monitorare in tempo reale l andamento delle prenotazioni sia nel loro complesso che nel dettaglio (per data di partenza, per destinazione, per specifici servizi, ecc). PARTNER Può accedere a tutte le funzioni del sistema che riguardano i contenuti soggetti ad aggiornamento (listini, sconti, offerte, promozioni, ecc.) delle pagine presenti sull applicazione dedicate alla propria organizzazione, precedentemente associata al circuito NetLAM (hotel, ristorante, b&b, centro diving, museo, ecc.). A ciascuna organizzazione è consentito effettuare proposte di prenotazioni per i propri clienti che successivamente devono essere comunque lavorate dal Member Staff. Ogni Organizzazione Partner accede al sistema utilizzando il proprio codice univoco ed ogni propria operazione è tracciata dal sistema. Allegato 1 Pagina 5 di 11
REQUISITI FUNZIONALI Queste sono le principali funzionalità del sistema previste : GESTIONE PRENOTAZIONI Funzionalità INSERIMENTO Caricamento di un nuovo viaggio da parte di personale appartenente allo Staff, che comprende l inserimento di: Data partenza Itinerario (elenco tappe) Data fine itinerario Tipo imbarcazione Id Imbarcazione Proprietario imbarcazione Durata (n. gg. inclusi partenza e arrivo) Cognome e nome referente prenotazione Codice Fiscale referente prenotazione n. persone in barca (adulti/bambini sotto i 12 anni) Posto barca prenotato/porto/tappa (n campi per n. tappe) Altri servizi (noleggio auto, noleggio guida turistica, noleggio pullman, prenotazione albergo/b&b, prenotazione ristorante) Salva viaggio (Id viaggio) Funzionalità VISUALIZZAZIONE Richiamo e visualizzazione di un viaggio salvato da parte di personale appartenente allo Staff, che comprende la visualizzazione di: Elenco viaggi caricati (classificati tra conclusi, in corso, da avviare) Per ciascun viaggio caricato: Id Viaggio Data partenza Itinerario (elenco tappe) Data fine itinerario Tipo imbarcazione Allegato 1 Pagina 6 di 11
Id Imbarcazione Proprietario imbarcazione Durata (n. gg. inclusi partenza e arrivo) Cognome e nome referente prenotazione Codice Fiscale referente prenotazione n. persone in barca (adulti/bambini sotto i 12 anni) Posto barca prenotato/porto/tappa (n campi per n. tappe) Altri servizi (noleggio auto, noleggio guida turistica, noleggio pullman, prenotazione albergo/b&b, prenotazione ristorante). Modifica viaggio salvato (mantiene Id viaggio acquisito durante Inserimento) Funzionalità MODIFICA-ELIMINAZIONE Richiamo e visualizzazione di un viaggio salvato tramite Id viaggio da parte di personale appartenente allo Staff con la possibilità di modificare-eliminare il viaggio salvato durante Inserimento (Id viaggio eliminato). GESTIONE CLIENTI Funzionalità INSERIMENTO/VISUALIZZAZIONE/MODIFICA-ELIMINAZIONE Caricamento di un nuovo cliente da parte di personale appartenente allo Staff, che comprende l inserimento di: Data inserimento, Cognome e nome referente prenotazione Codice Fiscale referente prenotazione Indirizzo e Nazionalità Tel, Cell, e-mail Tipo imbarcazione Proprietario imbarcazione (se diverso) GESTIONE PARTNER Funzionalità INSERIMENTO/VISUALIZZAZIONE/MODIFICA-ELIMINAZIONE Caricamento di un nuovo partner del circuito da parte di personale appartenente allo Staff, che comprende l inserimento di: Allegato 1 Pagina 7 di 11
Data inserimento, Cognome e nome referente Partner Denominazione Codice Fiscale/PIVA Indirizzo Tel, Cell, fax, e-mail Tipo di Partner (struttura ricettiva, struttura culturale, trasporti a terra, guida turistica, museo e altri) Breve descrizione delle struttura Partner con supporti fotografici GESTIONE CONVENZIONI Funzionalità INSERIMENTO/VISUALIZZAZIONE/MODIFICA-ELIMINAZIONE Caricamento di una nuova convenzione con un partner del circuito da parte di personale appartenente allo Staff, che comprende l inserimento di: Data inserimento Data convenzione Cognome e nome referente Partner Denominazione Codice Fiscale/PIVA Indirizzo Tel, Cell, fax, e-mail Breve descrizione dell oggetto della convenzione Il sistema consentirà di emettere i seguenti documenti: Email Ticket: titoli di prenotazione mono multi tratta Prenotazioni di visite guidate e viaggi a pacchetto dell entroterra Mail Scadenza Opzioni ; quotidianamente il sistema provvederà ad inviare al responsabile una mail con il riepilogo delle opzioni in scadenza Estratto Conto: il sistema genera automaticamente gli estratti conto delle commissioni agenzia; sono previste funzioni di export in file formato testo, dbf, xls. Allegato 1 Pagina 8 di 11
Fattura Commissione; il sistema genera automaticamente il CAMPIONE PRO-FORMA delle fatture relative alle commissioni d agenzia dovute dai porti e dalle strutture convenzionate con il circuito. Interrogazioni e Stampe; il sistema consentirà di effettuare numerose interrogazioni e stampe tra cui: o ricerca passeggeri nei booking attivi o venduto per porto o venduto per tratta o lista di Prenotazioni o e altri Servizi Sms Il sistema disporrà di un gateway SMS; più semplicemente questa funzionalità permetterà di inviare SMS in automatico ad uno o più cellulari prescelti. Booking Su Web Il modulo permetterà ai clienti privati di effettuare la prenotazione direttamente su web ricevendo subito il titolo di prenotazione via e-mail. Accesso per Autorità Di Controllo Il modulo metterà a disposizione degli enti deputati al controllo (Polizia, Agenzia delle Dogane, Guardia di Finanza, Capitanerie di Porto, ecc.) un insieme di informazioni relative alle previsioni di partenza ed arrivo, suddivise per passeggeri e tipologie di imbarcazioni. Servizi a Terra Permette di prenotare eventuali servizi in connessione es. autobus; autonoleggio; guida turistica; ristorante, museo e altri. Allegato 1 Pagina 9 di 11
Tutti i documenti generati dovranno essere disponibili in formato PDF (Portable Document Format), di fatto lo standard per la distribuzione e lo scambio sicuro e affidabile di documenti e moduli in tutto il mondo. DISPIEGAMENTO INFRASTRUTTURA TECNOLOGICA L architettura dell infrastruttura tecnologica minima da dispiegarsi ai fini dell erogazione del servizio previsto si compone di due elementi principali: Nodo Elaborativo Centrale: un cluster elaborativo da dispiegarsi e destinato ad ospitare le componenti applicative server del sistema; Nodo di Backup e CO/DR: nodo da predisporre presso un Data Center certificato ed in grado di fungere da centro di backup e CO/DR. DISPIEGAMENTO E TUNING DEI SERVIZI L intervento dovrà essere finalizzato all avvio in esercizio di quanto realizzato prevedendo un periodo di tuning di tutti i Servizi attivati. A tal fine dovrà essere definito un piano di avvio dei servizi realizzati, in modo da validarne il funzionamento, i risultati, le modalità operative, le integrazioni e i livelli prestazionali. Dovranno essere dettagliati il piano di avvio, le modalità organizzative, unitamente al crono programma delle fasi ed alla specifica delle figure professionali coinvolte con le relative giornate uomo previste. Oggetto di fornitura è inoltre l erogazione dei servizi professionali di formazione e addestramento del personale addetto all uso del nuovo sistema e dell infrastruttura tecnologica prevista in fornitura. SERVIZI DI ASSISTENZA E MANUTENZIONE Oggetto della fornitura è il servizio professionale di help desk per l assistenza e il supporto operativo all utenza, da erogarsi per sei mesi dalla consegna del software e dell attività di training. Di seguito si riportano i requisiti minimi di carattere organizzativo e funzionale, cui il Fornitore dovrà attenersi nell erogazione del servizio: il servizio deve fornire supporto operativo ed assistenza alle diverse classi di utenza nell utilizzo di tutti i servizi applicativi dispiegati nell ambito della fornitura; il servizio deve prevedere un unico contact center per la ricezione, trattamento e smistamento della chiamata ai diversi livelli di assistenza che l intervento richiede; l accesso e l erogazione del servizio deve avvenire in modalità multicanale (numero verde telefonico, fax, e-mail dedicata e web); l organizzazione del trattamento delle richieste di assistenza deve avvenire secondo un approccio multilivello. Allegato 1 Pagina 10 di 11
Il Fornitore, deve organizzare ed assicurare adeguati servizi di manutenzione preventiva e correttiva finalizzati a mantenere in perfette condizioni di funzionamento ed esercizio tutte le componenti del sistema oggetto dell appalto. I requisiti minimi cui il Fornitore dovrà attenersi nell erogazione del servizio sono: manutenzione adeguativa; manutenzione correttiva; dispiegamento degli aggiornamenti periodici dei prodotti e delle soluzioni, introdotti per il miglioramento delle loro funzionalità e delle performance. SERVIZI PER LA SOSTENIBILITA DEL SISTEMA Il fornitore deve effettuare delle proposte di sostenibilità del sistema offerto a regime, presentando in sede di offerta tecnica un apposito piano di sostenibilità che riporti le modalità e si servizi che permetteranno all Amministrazione di garantire la sostenibilità del sistema nel tempo. Allegato 1 Pagina 11 di 11