I programmi nel settore e-procurement della Regione Lombardia Milano, 28 gennaio 2004 1
Le politiche di e-government e per la società dell informazione di Regione Lombardia PRINCIPI DI RIFERIMENTO DELL AZIONE REGIONALE La Società dell Informazione è caratterizzata dalla estrema facilità di accesso da parte di ciascun cittadino, e si connota pertanto come ambito di partecipazione, di trasparenza, di messa a confronto delle eccellenze. Gli strumenti di ICT consentono e stimolano il rafforzamento di una logica di rete, indispensabile per sostenere la competitività dei sistemi regionali in uno scenario globale 2
Le politiche di e-government e per la società dell informazione di Regione Lombardia OBIETTIVI STRATEGICI procedere alla effettiva messa in rete del sistema della Pubblica Amministrazione, perché essa divenga sempre più trasparente, efficiente, efficace, interattiva e capace di favorire la crescita delle eccellenze grazie all uso dei moderni strumenti della ICT garantire il diritto di accesso alla comunicazione da parte degli utenti (cittadini e imprese) senza discriminazioni di alcun genere: quindi operare al fine di eliminare qualsiasi forma di digital divide legato agli aspetti infrastrutturali (connettività a banda larga), sociali (fasce deboli, portatori di handicap) e formativi (adeguamento del sistema scolastico) gestire in una logica di sussidiarietà e di facilitazione il rapporto con il mercato della comunicazione, per massimizzare la capacità di diffondere innovazione e trasferimento tecnologico, fattori fondamentali per la competitività del sistema regionale 3
Le politiche di e-government e per la società dell informazione di Regione Lombardia STRUMENTI Documento strategico e-lomb@rdia dall e-government all e-governance (aprile 2002) Piano d azione Società dell informazione (giugno 2003) Accordo di Programma Quadro con Ministero Innovazione e Tecnologie e Ministero Economia e Finanze (dicembre 2003) 4
Il progetto e-procurement Risultati attesi L applicazione di tecnologie e strumenti innovativi consente di migliorare l efficacia e l efficienza nell approvvigionamento di beni e servizi nella PA Semplificazione del processo di acquisto Nuovi processi, nuove competenze, sistemi e tecnologie innovativi Riduzione della spesa Maggiore trasparenza Una maggiore competitività nel mercato comporta economie di spesa riallocabili su investimenti La rete permette una maggiore diffusione di informazioni Ampliamento dell offerta Diffusione di tecnologie di avanguardia Ampliamento della base fornitori (locale e nazionale) per la PA La PA come riferimento per le imprese per lo sviluppo e l utilizzo di tecnologie d avanguardia 5
La sperimentazione in Regione Lombardia Modifiche della normativa regionale che disciplina l attività contrattuale (L.R. 19 maggio 1997, n. 14), con l introduzione della possibilità di utilizzare le tecniche informatiche e Internet Aprile 2001: svolgimento di una procedura di selezione secondo le modalità previste dalla normativa vigente per la fornitura del sistema informatico e la creazione di un portale web per la negoziazione telematica REQUISITI: integrabilità con i dati presenti nell Albo Fornitori e con le procedure informatiche già adottate per la gestione dei processi d acquisto; rispetto del principio di riservatezza delle offerte Maggio 2001: individuazione del fornitore e inizio delle attività propedeutiche: analisi, personalizzazione dello strumento, formazione del personale Ottobre 2001: operatività del sistema utilizzo da parte della Struttura Contratti, preposta agli approvvigionamenti di beni e servizi per l amministrazione regionale 6
La sperimentazione in Regione Lombardia AMBITO DI APPLICAZIONE Ottobre 2001: piccoli acquisti di importo non superiore a 10.329,14 (L. 20.000.000) + IVA Marzo 2003: estensione della soglia fino a 50.000 + IVA Gennaio 2004: estensione della soglia fino a 130.000 + IVA Criterio di aggiudicazione: prezzo più basso 7
Modalità per iscrizione all Albo Pubblicazione di un bando aperto Fornitori regionale per l iscrizione all Albo Possibilità di accreditarsi al marketplace anche attraverso il portale Link dal portale regionale www.regione.lombardia.it Oltre 2.500 ditte oggi iscritte all Albo Fornitori (dati gennaio 2004) Circa 750 di esse (30%) aderenti al marketplace 8
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Settori merceologici interessati Da ottobre a dicembre 2001 sperimentazione limitata a 6 categorie: Stampati, cataloghi, opuscoli, manifesti Materiale elettrico di consumo Materiale informatico di consumo Timbri e timbratrici Articoli di cancelleria Quotidiani, periodici e libri Da gennaio 2002, progressiva estensione a tutte le 30 categorie merceologiche in cui è suddiviso l Albo Fornitori 10
Transazioni concluse Ottobre 2001 / dicembre 2003 650 ca processi di acquisto attivati 1380 ca offerte ricevute 390 ca ordini confermati on line spesa complessiva transata: 2001 49.356 2002 229.051 2003 362.808 11
I benefici del sistema di acquisti on line MIGLIORA L EFFICIENZA E LA PRODUTTIVITÀ Abbattimento fino al 67% del tempo impiegato dall attivazione all ordine Liberazione di risorse da attività routinarie per dedicarle ad attività con maggior valore aggiunto Monitoraggio in tempo reale Contributo al rinnovamento dei modelli organizzativi interni e della cultura gestionale dell Amministrazione Stimolando la concorrenza si induce il mercato a raffreddarsi. 12
I benefici del sistema di acquisti on line RISPARMI CONSEGUITI RISPETTO AI PREZZI DA ACQUISTI CON MODALITÀ TRADIZIONALI: QUALCHE ESEMPIO TIMBRI: risparmi dal 30% al 45% CARTUCCE A INCHIOSTRO: risparmi intorno al 16% FOGLI E BUSTE UNI: risparmi dal 10 al 14% COPERTINE UNI QUATTRO COLORI: intorno al 20% CD REGISTRABILI 650 MB: intorno al 50% 13
Le prospettive PROTOCOLLO D INTESA REGIONE LOMBARDIA-MINISTERO ECONOMIA E FINANZE-CONSIP OBIETTIVO Razionalizzare i processi di acquisto e la spesa per beni e servizi della Pubblica Amministrazione Lombarda Realizzare un sistema integrato degli acquisti 14
Lo scenario attuale Partecipazione di alcune Aziende Sanitarie Pubbliche alla fase sperimentale del Marketplace Consip Prosecuzione della sperimentazione e-procurement regionale Analisi e studio di fattibilità nuova piattaforma regionale integrata (Regione + A.S.P.) 15
Gli sviluppi futuri LA META Attivare una piattaforma comune per gli acquisti dell Amministrazione Regionale e del sistema sanitario, valutando la possibilità di estenderne l utilizzo alle altre Pubbliche Amministrazioni lombarde grazie all infrastruttura di interconnessione LI@ Garantire l interoperabilità tra il modello tecnologicoorganizzativo di Regione Lombardia e quello del sistema di e- procurement promosso dal Ministero Economia e Finanze e gestito da Consip Emanare una normativa regionale in materia di procedure telematiche per l approvvigionamento di beni e servizi 16
Le modalità Realizzato un business case, con focus iniziale sul comparto sanitario, per valutare l utilizzo di un mercato elettronico della Pubblica Amministrazione lombarda e per individuare gli strumenti di acquisto più efficaci per segmento di spesa Realizzato un business financial plan per delineare il più adeguato modello tecnologico-organizzativo, identificare le diverse possibilità realizzative, comprendere la portata dell investimento necessario alla messa in esercizio del sistema e la consistenza dei possibili benefici di diversa natura (miglior controllo della spesa, riduzione stimata del prezzo medio d'acquisto di beni/servizi, diminuzione della sperequazione dei prezzi, ottimizzazione e trasparenza del processo d'acquisto, risparmio medio di tempo, semplificazione e standardizzazione delle procedure, aumento delle competenze informatiche, diffusione delle nuove tecnologie dell'informazione nel tessuto delle imprese e della PA) 17
Il business case OBIETTIVI Indirizzare le scelte strategiche nel programma di razionalizzazione degli acquisti, valorizzando le sperimentazioni in corso nella Regione Lombardia Indirizzare, in una seconda fase, il disegno ed attivazione della piattaforma di e-procurement REALIZZAZIONE Analisi preliminare della spesa specifica sanitaria potenzialmente transabile a marketplace Indagine sulla modalità di percezione del marketplace da parte delle AS lombarde Indagine sull appetibilità del marketplace da parte del mercato di fornitura Definizione del modello organizzativo-tecnologico di gestione del marketplace che massimizzi le sinergie con la piattaforma MEF/Consip 18
L approccio metodologico utilizzato ANALISI LATO DOMANDA Selezione del campione di aziende sanitarie da intervistare, riclassificazione della spesa specifica sanitaria, definizione dei criteri di identificazione delle categorie potenzialmente inseribili a marketplace e selezione del perimetro di spesa su cui attivare le raccolta dati ed informazioni Raccolta dati ed informazioni sui macro-dati quantitativi d acquisto relativamente alle categorie selezionate CAMPIONE: 18 AS lombarde Invio della survey per capire la modalità di percezione del valore del mercato elettronico CAMPIONE: 16 AS lombarde Interviste sui comportamenti d acquisto, processi, sistemi e organizzazione d acquisto Analisi e sistematizzazione dei dati ed informazioni raccolte ed identificazione delle priorità Elaborazione dei risultati dell indagine e prime riflessioni sulla modalità di percezione del marketplace Valutazione degli impatti organizzativi e di processo nell introduzione dei nuovi strumenti di acquisto CAMPIONE: 6 AS lombarde Hanno formato oggetto d indagine 26 gruppi merceologici sui 74 considerati. La spesa complessiva oggetto d analisi è corrispondente ad una spesa regionale* di circa 130 milioni di euro. 19
Criteri per la selezione delle categorie inseribili a marketplace e oggetto d indagine Standardizzabilità della categoria merceologica L approccio metodologico utilizzato Una categoria merceologica difficilmente identificabile attraverso caratteristiche ben definite e scarsamente standardizzabili può presentare problemi in termini sia di definizione che di selezione dei prodotti da acquistare. In particolare per la valutazione dell idoneità di una categoria all acquisto tramite MarketPlace possono essere prese in considerazione le seguenti caratteristiche di dettaglio : Possibilità di definire parametri di aggiudicazione oggettivi Scarsa possibilità di personalizzazione Basso peso delle componenti di servizio correlate Frammentazione/ competitività del mercato Fidelizzazione/costi cambiamento Comportamento d acquisto * La presenza di diversi fornitori di una categoria e un buon livello di reale competitività del mercato amplifica i benefici dell utilizzo del MarketPlace in alternativa o in aggiunta agli altri strumenti di acquisto. Fattori quali una forte partnership del fornitore, una consolidata abitudine alla programmazione degli acquisti, la presenza di elevati costi di cambiamento, quindi una elevata durata dei contratti di fornitura, sono poco confacenti allo strumento marketplace Nel caso in cui la modalità prevalente di procedura di scelta del contraente sia del tipo ad evidenza pubblica si è valutato tale categoria come difficilmente inseribile a marketplace poichè secondo il DPR 101/02 il mercato elettronico è in grado di intercettare solo gli acquisti di beni e servizi al di sotto della soglia comunitaria. * Nel caso in cui il costo unitario sia superiore al limite comunitario di 200.000 dps viene escluso, in accordo al DPR 101/2002, l utilizzo del marketplace come procedura di scelta del contraente 20
Le risultanze del business case Le aziende sanitarie sono animate da una forte aspettativa nei riguardi del marketplace e lo considerano uno strumento in grado di potare efficienza, trasparenza, standardizzazione e innovatività nei processi d acquisto, a patto di integrare i sistemi informativi esistenti e di fare attenzione a non escludere il mercato locale. Il mercato di fornitura è propenso all utilizzo delle nuove tecnologie a supporto delle fasi di presentazione delle offerte e ricezione degli ordini, considerando il marketplace un canale di vendita aggiuntivo a quelli tradizionali. Alcuni punti di attenzione a livello procedurale e tecnologico che il marketplace dovrà considerare sono: la capacità di supportare i contratti di somministrazione, la facoltà di gestire il work-flow d acquisto proprio delle strutture sanitarie e la necessità di essere integrato con i sistemi informativi di gestione esistenti. 21
Il modello di funzionamento individuato per la piattaforma regionale ACCREDITAMENTO DEI FORNITORI, ANZICHÉ DI UN CATALOGO DI PRODOTTI Pubblicazione di un bando aperto per l iscrizione all Albo Fornitori Possibilità di abilitarsi al marketplace Popolamento Albo Fornitori distinto per categorie merceologiche: Spesa generica + Verticalizzazione per spesa specifica sanitaria Invio richieste di offerta con descrizione specifiche tecniche dei beni richiesti Aggiudicazione alla miglior offerta conforme alla richiesta inoltrata I VANTAGGI Maggiore flessibilità e adattabilità alle concrete e variabili esigenze d acquisto dei buyers Maggior semplicità di gestione nella fase di accreditamento e aggiornamento rispetto ad un sistema di acquisti da catalogo Maggior prossimità a fornitori piccoli e locali 22
Ing. Giampaolo Amadori Direttore Generale Artigianato, Nuova Economia, Ricerca e Innovazione Tecnologica giampaolo_amadori@regione.lombardia.it +39 02 6765.5229 23