L innovazione del processo di acquisto nella Pubblica Amministrazione

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1 Milano Roma Bari Napoli L innovazione del processo di acquisto nella Pubblica Amministrazione Ing. Filippo Chesi CONFERENZA Acquisti di beni e servizi nella PA Milano, e 21 aprile L impatto della razionalizzazione della spesa Il contesto di riferimento Pressioni esterne/istituzionali sul miglioramento delle prestazioni complessive della PA aumento della qualità dei servizi contenimento e razionalizzazione della spesa Innovazioni normative trasferimento di funzioni e riforma Tit. V semplificazione e innovazione della gestione degli approvvigionamenti Innovazioni tecnologiche (e-procurement) 2 1

2 1- L impatto della razionalizzazione della spesa Il contenimento della spesa pubblica CONTENIMENTO della spesa pubblica razionalizzazione delle spese di funzionamento IMPATTO SULLA GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI: COSA COMPRARE? COMPRARE BENE COMPRARE QUELLO CHE SERVE 3 2 La situazione degli enti pubblici Il modello di lettura delle innovazioni Considera tre grandi aree di contenuto, viste in maniera integrata: A. Gli aspetti organizzativo-gestionali B. La gestione dei rapporti con il mercato C. La leva tecnologica e le soluzioni e-procurement 4 2

3 2 La situazione degli enti pubblici Gli aspetti organizzativo-gestionali Modelli organizzativi e ruoli sviluppati in funzione della gestione degli approvvigionamenti Articolazione e presidio dei processi di approvvigionamento Valutazione dei fabbisogni e programmazione degli approvvigionamenti 5 2 La situazione degli enti pubblici La gestione dei rapporti con il mercato Esperienze di valutazione dei fornitori strutturata e sistematica Attivazione di acquisti in forma associata Oggetto della fornitura: dal servizio singolo al global service Creazione di marketplace ad uso degli enti del territorio 6 3

4 2 La situazione degli enti pubblici Il ruolo di Consip Ricorso diffuso alle convenzioni Consip: risparmi, riduzione tempi, capitolati ingegnerizzati Stimolo verso approcci evoluti all approvvigionamento: uso dei capitolati Consip per orientare il mercato locale partnership e supporto alla realizzazione di innovazioni riferimento per le scelte di approvvigionamento Progetti di attivazione di Consip locali e/o settoriali. I principali limiti segnalati sistematicità e costanza del servizio adeguatezza dell offerta difficoltà di integrazione con i processi interni 7 2 La situazione degli enti pubblici La leva tecnologica e le soluzioni e-procurement Soluzioni ICT funzionali all organizzazione della funzione acquisti - S.I. a supporto del ciclo dell ordine - sistemi di valutazioni fornitori (Albo fornitori intelligente ) per innescare un circuito virtuoso di miglioramento - integrazione con i sistemi amministrativi in una logica ERP Soluzioni ICT funzionali ai rapporti con il mercato - database gestionali sui fabbisogni e sui consumi - supporto alla gestione dei contratti quadro 8 4

5 2 La situazione degli enti pubblici Sintesi finale Tensione diffusa a innovare/migliorare la gestione degli approvvigionamenti: scelte organizzativo-gestionali modalità di approccio al mercato Portata dell innovazione molti approcci parziali ma significativi non si riscontrano casi di approccio integrato e coordinato di tutti gli aspetti del problema Tecnologie ICT ed e-procurement sono una leva importante ma, ancora, non determinante nel panorama delle innovazioni attuali. L orientamento sembra privilegiare l organizzazione del sistema approvvigionamenti nel suo complesso. 9 2 La situazione degli enti pubblici Criticità ed aree di intervento Problematiche per la P.A. Possibili leve di intervento Criticità Vincoli Scelte gestionali e-procurement 10 Fase del ciclo di approvvigionamento Imposta-zione previsione difficoltà di approvvi gionamenti sscarsa integrazione tra utilizzo e programmazione pubblicità dei fabbisogni capienza del Bilancio, ciclo di strategie approvvigionamento integrazione con ciclo programmazione programmazione.. capacità di procedure ad razionalizzazione fare/gestire evidenza processi contratti pubblica Ciclo selezione fornitori strumenti: acquisto onerosità vincoli temporali contratti quadro tempi lunghi.. vendor rating strutture associate di acquisto Gestione livello di servizio ciclo della tempestività autorizzatorio fornitura controllo qualità.. razionalizzazione processi semplificazione procedure responsabilizzaz. sui consumi monitoraggio dei consumi magazzini integrati.. market place asta on-line cataloghi elettronici.. integrazione online clientefornitore servizi a valore aggiunto da parte del fornitore 5

6 3- L innovazione dei modelli di acquisto Le possibili direzioni GESTIRE IN MANIERA CONSAPEVOLE LA LEVA DELL APPROVVIGIONAMENTO: Presidio del mercato (opportunità e vincoli) e delle in novazioni tecnologiche Strategia di approvvigionamento (COSA? COME?) Ruolo della funzione approvvigionamenti Razionalizzazione del processo Visione integrata del processo: collegamento clienti interni/fornitori esterni Presidio delle fasi critiche Uso della tecnologia (sistemi informativi ed e-procurement) 11 3 L innovazione dei modelli di acquisto L innovazione della funzione approvvigionamento CARATTERISTICHE SERVIZIO ACQUISTI TRADIZIONALE (PROVVEDITORATO) FUNZIONE APPROVVIGIONAMENTI STRUTTURA ORGANIZZATIVA BASSA VISIBILITA DISTANZA DAI VERTICI ALTA VISIBILITA DIPENDENZA DIRETTA DAI VERTICI PERCEZIONE ESTERNA EVASIONE PRATICHE DI GARA FUNZIONE ATTIVA, CONSULENZIALE INFORMAZIONI DISPONIBILI FOCUS PROBLEMATICHE LEGATE AGLI APPALTI POCHE INFORMAZIONI SUI VOLUMI E SULLE CARATTERISTICHE RISPETTO PROCEDURA AMPIA GAMMA DI DATI INTERNI ED ESTERNI, BEN STRUTTURATI SUPPORTO OPERATIVO E DECISIONALE RESPONSABILITA IMPOSTAZIONE GARA D APPALTO SELEZIONE DELL OFFERTA PIU ECONOMICA RIFERIMENTO NELL ENTE PER: PIANIFICAZIONE DEI FABBISOGNI INFORMAZIONI SUI MERCATI ANDAMENTO MERCATO RAPPORTI CON I FORNITORI ANTAGONISMO MOLTI FORNITORI IN CONCORRENZA TRA LORO COSTRUZIONE DI RAPPORTI DI PARTNERSHIP CON NUMERO CONTENUTO DI FORNITORI 12 SUPPORTO ALLA STRATEGIA DELL ENTE SCARSO O NULLO REPERIBILITA DI BENI E/O SOLUZIONI GESTIONALI INNOVATIVE 6

7 3- L innovazione dei modelli di acquisto La razionalizzazione dei processi Previsione fabbisogni PIANIFICAZIONE E STRATEGIA DI APPROVVIGIO_ NAMENTO Stesura capitolato GESTIONE RICHIESTE ACQUISTO GESTIONE PROCESSI DI ACQUISTO AD EVIDENZA PUBBLICA GESTIONE PROCESSI DI ACQUISTO NON AD EVIDENZA PUBBLICA GESTIONE FORNITURA Procedure di ordine STIPULA CONTRATT O ED EMISSIONE ORDINI DI ACQUISTO Valutazione fornitori GESTIONE BENI A MAGAZZINO L innovazione dei modelli di acquisto Le strategie di approvvigionamento Modalità con cui si attua la risposta della funzione approvvigionamenti alle esigenze dell Ente: modulazione degli sforzi tipologie dei rapporti e di integrazione messe in atto con i fornitori criteri di negoziazione tipologie di contratto sistemi di qualifica e valutazione sviluppo del marketing d'acquisto

8 3- L innovazione dei modelli di acquisto Le strategie di approvvigionamento criteri principali rapporto tra la struttura territoriale dei fornitori e quella della P.A: grado di specificità dei bisogni nella P.A. rilevanza strategica del prodotto per l Ente complessità e rischi connessi con il mercato della fornitura il fatturato relativo per classe di materiale (curva ABC) forza relativa Ente/fornitore L innovazione dei modelli di acquisto Le strategie di approvvigionamento ESIGENZE CONCENTRATO (pochi fornitori su scala nazionale) enfasi sui rapporti aumentare potere contrattuale MERCATO DISPERSO (molti fornitori su scala nazionale) ricerca di economie di scala LOCALE (prevalenza di fornitori locali) enfasi sul prezzo definizione standard SPECIFICO FABBISOGNO COMUNE 16 8

9 3- L innovazione dei modelli di acquisto Le strategie di approvvigionamento RISPOSTE MERCATO CONCENTRATO (pochi fornitori su scala nazionale) DISPERSO (molti fornitori su scala nazionale) enfasi sui Agenzie rapporti specialistiche ricerca Centrali di Acquisti ad hoc economie d acquisto di scala locali aumentare potere contrattuale CONSIP LOCALE (prevalenza di fornitori locali) enfasi Gruppi sul d acquistodefinizione prezzo Protocolli d intesa standard SPECIFICO FABBISOGNO COMUNE L innovazione dei modelli di acquisto La leva tecnologica ALTA GARA MARKET PLACE DOMANDA Valore acquisti BASSA ASTA ON LINE CATALOGO ELETTRONICO A CONVENZIONE MULTIPLA BASSA MEDIA ALTA 18 DOMANDA (Frequenza d'acquisto) 9

10 Conclusioni I problemi Gli enti pubblici si confrontano storicamente con una serie di difficoltà per affrontare efficacemente il problema degli approvvigionamenti: Vincoli burocratici e amministrativi Resistenze culturali Inerzia Scarsità di risorse da dedicare all innovazione DA DOVE INIZIARE? 19 Conclusioni Le opportunità Gli enti pubblici nel loro complesso possono sfruttare delle leve e opportunità di innovazione molto potenti: Rappresentano un mercato enorme, che può esercitare un forte potere d acquisto Possono sfruttare leve di sussidiarietà e/o solidarietà reciproca Sono di fronte ad una scelta obbligata 20 10

11 Lattanzio e Associati Le aree di intervento Sistemi di governance interna Modelli organizzativi, programmazione, riforma del bilancio, controllo strategico e gestionale, contabilità analitica, internal auditing, valutazione dei dirigenti, produttività ed incentivazione. Sistemi di governance esterna Governance e modelli di cooperazione interistituzionale per la gestione delle politiche, programmazione partecipata, gestione associata dei servizi e delle funzioni. e-government Semplificazione amministrativa, sportelli unici, ridisegno dei processi e nuove tecnologie ICT. 21 Lattanzio e Associati Le aree di intervento Modelli di gestione degli acquisti Programmazione dei fabbisogni, strategie di approvvigionamento, e- procurement, outsourcing e global service. Public Utilities Strategie e piani industriali, evoluzioni societarie, gestione dei contratti di servizio, controllo di gestione ed operativo. Formazione manageriale Programmazione e definizione di piani formativi, progettazione, coordinamento e realizzazione, valutazione. Gestione dell innovazione Laboratori, Cantieri, diffusione buone prassi, project management

12 Le sedi operative Milano Via Borgonuovo, 26 (20121) Tel , Fax Roma Viale di Trastevere, 85 (00153) Tel , Fax Bari Corso della Carboneria, 15 (70123) Tel , Fax Napoli Centro direzionale Isola E5, scala A (80143) Tel , Fax Per informazioni: posta@lattanzioeassociati.it,