Patrimonio & Acquisti nella P.A.

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1 Patrimonio & Acquisti nella P.A. Workshop VERSO NUOVI MODELLI DI GESTIONE DEGLI ACQUISTI Roma 19 marzo 2003 Individuazione e studio di best practice nella P.A. italiana in materia di e-procurement Presentazione della ricerca Formez - Lattanzio e Associati ing. Filippo Chesi - Lattanzio e Associati

2 Obiettivi della ricerca fare il punto sulle linee di evoluzione in corso nel campo degli acquisti della PA Locale valutare l impatto delle innovazioni sulle modalità di funzionamento dei singoli enti: cambiamenti organizzativo-gestionali impatto sulle prestazioni fornire una chiave di lettura delle innovazioni realizzate e delle difficoltà incontrate per indirizzare le azioni di sostegno/sviluppo dal centro

3 Il modello di lettura delle innovazioni Concepito per realizzare una descrizione il più possibile completa e dinamica di come funzionano nel concreto gli approvvigionamenti nelle amministrazioni pubbliche considerate Considera tre grandi aree di contenuto, viste in maniera integrata tra loro: A. gli aspetti organizzativo-gestionali B. la gestione dei rapporti con il mercato C. la leva tecnologica e le soluzioni e-procurement

4 Il Contesto diminuzione delle risorse a disposizione condizioni per il cambiamento (normative, culturali, tecnologiche) Tendenza a mantenere un approccio tradizionalista al problema degli approvvigionamenti

5 A. Aspetti organizzativo-gestionali Lo schema di indagine Gli aspetti considerati Modelli organizzativi prevalenti e ruoli all interno dell organizzazione Articolazione e presidio dei processi di approvvigionamento Valutazione dei fabbisogni e programmazione degli approvvigionamenti Schemi regolamentativi interni

6 A. Aspetti organizzativo-gestionali Lo schema di indagine Criteri di valutazione Livello di coerenza dell assetto organizzativo-gestionale con le finalità generali della funzione approvvigionamenti: ricerca sul mercato delle condizioni di fornitura migliori in funzione di: - le esigenze di erogazione dei prodotti/servizi dell Ente - la struttura dei fornitori e dei canali di acquisto perseguimento della qualità degli acquisti contenimento dei costi, sia delle forniture sia dei processi di gestione contenimento/ragionevolezza dei tempi del processo

7 A. Aspetti organizzativo-gestionali I risultati della ricerca - Le tendenze innovative Percezione diffusa dell esigenza di un presidio strutturato della funzione approvvigionamenti : Promozione di una logica di servizio del settore acquisti Definizione di corresponsabilità sugli obiettivi di risparmio tra il settore acquisti e le altre U.O. Tentativi in itinere di definizione di efficaci modalità di programmazione e controllo dei fabbisogni Razionalizzazione dei processi e dei flussi: Razionalizzazione e diffusione di procedure e modelli Ridimensionamento dei magazzini

8 A. Aspetti organizzativo-gestionali I risultati della ricerca - La situazione complessiva Prevalenza del know how amministrativo piuttosto che di quello gestionale Integrazione parziale tra struttura centrale acquisti e strutture di line nella gestione del processo di approvvigionamento Limitata responsabilizzazione dei dirigenti di line sul consumo degli approvvigionamenti Debolezza dei processi di programmazione e controllo dei fabbisogni

9 B. Gestione dei rapporti con il mercato Lo schema di indagine Gli aspetti considerati A. Utilizzo delle Convenzioni Consip (valutazione della convenienza, adesione o meno alle convenzioni per le diverse categorie di beni e servizi e motivazioni connesse) B. Il rapporto diretto con il mercato modalità e procedure di selezione dei fornitori forme contrattuali adottate (ricorso a convenzioni e contratti quadro, associazione con altre amministrazioni, impatto sull efficacia degli acquisti.) criteri di acquisizione e di valutazione dei fornitori

10 B. Gestione Dei Rapporti Con Il Mercato Lo Schema Di Indagine Criteri di valutazione Capacità di utilizzare le opportunità offerte dal contesto esterno. Consip associazioni per aumentare il potere contrattuale strategie di approvvigionamento Consapevolezza nella scelta delle procedure di selezione adottate e delle forme contrattuali in funzione della convenienza. Capacità di attrarre fornitori e di attivare meccanismi concorrenziali. Criteri di acquisizione e di valutazione dei fornitori

11 B. Gestione dei rapporti con il mercato I risultati della ricerca - Le tendenze innovative Esperienze di valutazione dei fornitori strutturata e sistematica Attivazione di acquisti in forma associata Oggetto della fornitura: dal servizio singolo al global service Creazione di marketplace ad uso degli enti del territorio progetti di attivazione di Consip locali e/o settoriali.

12 B. Gestione dei rapporti con il mercato I risultati della ricerca - La situazione complessiva Il ruolo della Consip Ricorso diffuso alle convenzioni Consip: risparmi riduzione tempi capitolati ingegnerizzati Stimolo verso approcci evoluti all approvvigionamento uso dei capitolati Consip per orientare il mercato locale partnership e supporto per la realizzazione di innovazioni riferimento per impostare le scelte di approvvigionamento Limiti segnalati sistematicità e costanza del servizio adeguatezza dell offerta difficoltà di integrazione con i processi interni

13 C. La leva tecnologica e le soluzioni di e-procurement Lo schema di indagine Gli aspetti considerati Soluzioni ICT funzionali all organizzazione della funzione acquisti, -S.I. a supporto del ciclo dell ordine -sistemi di valutazioni fornitori -integrazione con i sistemi amministrativi in una logica ERP -database gestionali sui fabbisogni e sui consumi -. Soluzioni ICT di e-procurement -asta on-line -market place -bandi on-line -albo fornitori on-line Soluzioni ICT funzionali ai rapporti con il mercato -database gestionali sui fabbisogni e sui consumi -supporto alla gestione dei contratti quadro -..

14 C. La leva tecnologica e le soluzioni di e-procurement Lo schema di indagine Criteri di valutazione Livello di coerenza ed integrazione delle soluzioni ICT con il modello organizzativo-gestionale delle funzioni approvvigionamento il funzionamento effettivo del flusso di approvvigionamento Possibilità che le innovazioni tecnologiche favoriscano cambiamenti concreti nell approccio gestionale

15 C. La leva tecnologica e le soluzioni di e-procurement I risultati della ricerca - Le tendenze innovative Aste on line snellimento procedure riduzioni prezzo aumento parco fornitori Market place regionali su internet Sistema informativo per gli approvvigionamenti Albo fornitori intelligente

16 C. La leva tecnologica e le soluzioni di e-procurement I risultati della ricerca - La situazione complessiva L impiego di soluzioni ICT per gli acquisti richiede condizioni di base spesso non presenti Le soluzioni ICT funzionali alla gestione e controllo degli acquisti sono poco mature Le soluzioni ICT funzionali ai rapporti con il mercato sono diffuse soltanto nelle forme più semplici

17 Conclusioni Tensione diffusa a innovare/migliorare la gestione degli approvvigionamenti Scelte organizzativo-gestionali Modalità di approccio al mercato Portata dell innovazione molti approcci parziali ma significativi non si riscontrano casi di approccio integrato e coordinato di tutti gli aspetti del problema Tecnologie ICT ed e-procurement sono una leva importante ma non cruciale nel panorama delle innovazioni attuali.