1. Considerazioni generali 1.0 Premessa Il presente documento vuole costituire uno strumento di supporto all attività di rendicontazione delle attività di formazione professionale; per soddisfare l esigenza di una semplificazione documentale, è stato predisposto in allegato al presente documento un insieme di modelli di dichiarazione. 1.1 Considerazioni Generali L attività di verifica della rendicontazione è fondata su un esame di ammissibilità della spesa basato su un esame di carattere formale della documentazione prodotta nonché nella verifica della coerenza tra le indicazioni fornite a preventivo, cioè nel progetto approvato, e l effettiva realizzazione dell attività in termini qualitativi e quantitativi. I rendiconti devono essere redatti su apposita modulistica rilasciata dalla Provincia, e consegnati entro e non oltre il termine indicato nella convenzione di riferimento. 1.2 Documenti essenziali costituenti il Rendiconto Il Rendiconto dell Ente/Azienda, firmato dal legale rappresentante secondo il modello predisposto dalla Provincia, è costituito dalla seguente documentazione: 1. Registro presenze (deve essere prodotto l originale), vidimato dalla Provincia e, nei casi richiesti, dall INAIL. Tale registro rappresenta il documento fondamentale dell azione formativa, in quanto consente di verificare la presenza dei partecipanti, l orario, i docenti, le materie trattate in corrispondenza al progetto approvato ed al programma didattico di dettaglio. Non deve presentare abrasioni e le correzioni apportate devono essere leggibili. 2. Fogli stage, (devono essere prodotti gli originali) ove previsti, regolarmente vidimati e tenuti nel rispetto delle regole di cui al punto 1. 3. Registro di carico e scarico (deve essere prodotto l originale), vidimato dalla Provincia, dove dovranno essere registrati in ordine cronologico e per voci merceologiche raggruppate in modo omogeneo, i movimenti dei materiali e le relative fatture inerenti gli acquisti dei beni previsti a progetto del corso. Tali movimenti devono essere debitamente quantificati, al fine di effettuare una reale registrazione dei movimenti stessi (carico della merce e relativo scarico). Allo stesso deve essere allegato un prospetto riepilogativo del materiale in dotazione individuale e un prospetto riepilogativo degli indumenti di lavoro consegnati agli allievi, entrambi datati e sottoscritti dagli stessi per ricevuta. 4. Estratto del Registro dei cespiti ammortizzabili (ove previsto da obblighi di legge) o, in alternativa del Piano di Ammortamento Tecnico autenticato dal Legale Rappresentante, relativo alle quote di ammortamento previste a progetto. 5. Documentazione amministrativa delle spese. La stessa deve essere allegata in ogni rendiconto in copia conforme all originale e l originale deve poter essere esaminato all atto della verifica contabile (Allegato A). I documenti allegati al rendiconto devono riferirsi ad un periodo compreso tra la data di approvazione del progetto e la data di fine corso, ad eccezione delle spese di progettazione e delle spese relative ai consulenti amministrativi. 6. Dichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 445 del 28.12.2000 a firma del Legale Rappresentante attestante che la documentazione contabile e/o amministrativa (ivi compresi i relativi titoli e/o quietanze pertinenti a ciascuna spesa esposta) risulta integralmente conforme alle pattuizioni contenute nella convenzione (Allegato A).
7. Dichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 445 del 28.12.2000 a firma del Legale Rappresentante circa la percentuale dell indetraibilità dell IVA (Allegato B). 8. Dichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 445 del 28.12.2000 a firma del Legale Rappresentante attestante il non aver posto a carico di altri finanziamenti pubblici i costi imputati all attività finanziata di cui trattasi (Allegato A). 9. Dichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 445 del 28.12.2000 a firma del Legale Rappresentante attestante che con la quota di spese generali imputata al corso, non viene superata la totalità delle spese stesse effettivamente sostenute e imputate alla Programmazione Regionale nel periodo di riferimento (Allegato E). 10. Dichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 445 del 28.12.2000 a firma del Legale Rappresentante attestante che la ripartizione delle spese tra i corsi è stata effettuata nel rispetto del principio di veridicità (Allegato A). 11. Dichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 445 del 28.12.2000 a firma del Legale Rappresentante relativa al calcolo del costo orario per personale dipendente, con allegato il relativo prospetto analitico di determinazione (Allegato C e/o C1). 12. Tabella riepilogativa impiego personale dipendente relativa al piano di utilizzo del personale su base annua, al fine di individuare per ciascun soggetto il ruolo svolto nonché il numero di ore impiegate in ciascun corso (Solo per gli Enti di Formazione - Allegato O). 13. Dichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 445 del 28.12.2000 a firma del Legale Rappresentante attestante l avvenuto pagamento delle ritenute d acconto IRPEF e degli eventuali oneri fiscali e previdenziali per il personale dipendente (Allegato C e/o C1) e consulente (Allegato D). 1.3 Caratteristiche della documentazione La documentazione esibita a giustificazione delle spese sostenute deve avere le seguenti caratteristiche: 1. deve essere conforme alle disposizioni contabili fiscali. In nessun caso potranno essere considerati come giustificativi gli scontrini fiscali, gli avvisi di fatture, le fatture proforma e i preventivi; 2. deve essere registrata nella contabilità dell Ente o Azienda secondo le disposizioni previste per la natura giuridica del soggetto realizzatore e del settore di appartenenza; 3. deve essere quietanzata; 4. deve riportare i riferimenti all attività corsuale (es. riportare il Codice Corso) nel caso in cui l importo del documento giustificativo sia imputato interamente ad un singolo corso. Nel caso di giustificativi di spesa riferiti a prestazioni d opera gli stessi devono contenere, oltre al riferimento al corso, il dettaglio del numero di ore svolte e il relativo costo orario; qualora trattasi di persona giuridica, preventivamente comunicata alla Provincia od autorizzata nei casi previsti, oltre ai suddetti elementi, deve contenere il nominativo del o dei prestatori d opera e la relativa posizione aziendale (titolare, socio, dipendente o collaboratore coordinato e continuativo). 5. deve riportare, sull originale, il riparto completo delle quote attribuite a ciascun corso, qualora le spese siano imputate pro-quota. 1.4 Quietanza I documenti giustificativi delle spese sostenute s intendono quietanzati quando è evidente una delle seguenti forme di certificazione di avvenuto pagamento: 1. riscontro diretto sul documento di spesa mediante data, timbro del prestatore del servizio e firma leggibile e per esteso apposta sopra la scritta PAGATO (scritta o timbrata); 2. dichiarazione di ricevuta predisposta dal creditore con il dettaglio dei documenti di spesa per i quali dichiara di aver ottenuto il pagamento nonché la data dell avvenuto pagamento; 2
3. bonifico bancario nel quale devono essere evidenti nella causale gli estremi dei documenti pagati (es. numero e data fattura); 4. attestazione di avvenuto pagamento su c/c postale; 5. assegno circolare in fotocopia corredato di matrice in originale e da estratto c/c; 6. assegno bancario corredato da estratto c/c; 7. vaglia postale; 8. ricevute bancarie con timbro PAGATO della banca del debitore; 9. le contabili bancarie per pagamento cumulativo si accettano se corredate da distinta elenco fatture riportante il timbro di pagato della banca. Non è ammessa l erogazione in contanti per pagamenti superiori a 516,00. 3
1.5 I costi I costi riconosciuti per le attività corsuali sono classificati in 4 grandi gruppi (macrovoci):! Costi indiretti! Costi diretti! Spese generali! Costi accessori Nell ambito delle singole macrovoci costi indiretti e diretti, è possibile il trasferimento fino al 10% delle risorse complessive del gruppo di appartenenza, previo storno da altra voce di spesa dello stesso gruppo. Tale operazione deve essere evidenziata con apposita comunicazione in allegato al rendiconto ed è realizzabile solo per le sottovoci di spesa che prevedano finanziamento sulla scheda preventivo approvata. Nell ambito delle singole macrovoci costi indiretti e diretti, all interno di ogni voce, sono ammessi eventuali storni tra le relative sottovoci, purché nella scheda progetto siano valorizzate. Tale operazione è consentita solo nel caso in cui l importo totale (a preventivo) della voce non subisca variazioni. Nell ambito della macrovoce spese generali sono ammessi eventuali storni tra le sottovoci di qualsiasi voce, purché nella scheda progetto siano valorizzate e nel limite del rispetto dell importo totale validato della macrovoce. Occorre invece richiedere formale autorizzazione motivata, in fase gestionale, per effettuare storni nell ambito delle macrovoci costi indiretti e diretti nei seguenti casi: 1. storno da sottovoci in misura superiore al 10%; 2. storno dalla voce b01 Docenza personale dipendente alla voce b02 Docenza personale consulente e dalla voce b03 Tutor dipendente alla voce b04 Tutor consulente; 3. storno da sottovoce valorizzata a sottovoce non valorizzata in scheda progetto. ESEMPI Caso 1 E ammesso lo storno nell ambito del gruppo costi diretti dalla sottovoce b02 Docenza personale consulente, alla voce b05 Materiale didattico collettivo. Caso 2 E ammesso lo storno dalla sottovoce b05-materiale didattico in dotazione collettiva alla sottovoce b06-materiale di consumo per esercitazioni (fermo restando che il totale della voce Materiale didattico e viaggi - b05+b09 - non superi l importo validato). Caso 3 Non è ammesso lo storno dalla sottovoce b02 Docenza personale consulente alla sottovoce b09 Viaggi Allievi, se tale sottovoce non prevede finanziamento nella scheda preventivo approvata. Caso 4 Non è ammesso lo storno dalla voce a01 Progettazione personale dipendente (gruppo costi indiretti) alla sottovoce b02 Docenza personale consulente (gruppo costi diretti). Si ricorda che i costi per essere considerati ammissibili devono: 1. figurare nell elenco dei Costi indiretti Costi diretti Spese Generali Diritti allo studio e Costi accessori; 2. essere strettamente connessi all azione approvata e realizzata; 3. essere giustificati da prove documentali conformi all originale; 4
4. essere conformi alle leggi contabili e fiscali nazionali; 5. essere registrati nella contabilità generale e specifica del soggetto gestore; 6. essere effettivamente sostenute e imputate in un periodo compreso tra la data di approvazione del progetto e la data di fine corso, ad eccezione delle spese di progettazione e delle spese relative ai consulenti amministrativi. 7. essere contenuti nei limiti degli importi approvati a preventivo. La documentazione richiesta nel presente documento, già inviata in fase gestionale (verbale di selezione, contratti, ecc.), non dovrà essere nuovamente trasmessa. L elenco dei documenti necessari al fine del riconoscimento dei costi, riportato di seguito per ogni voce di spesa, è stato definito sulla base delle vigenti normative; ogni eventuale variazione verrà tempestivamente comunicata. L Ufficio Rendicontazione si riserva, comunque, di richiedere ulteriore documentazione ritenuta opportuna per la valutazione dell ammissibilità dei costi. 5