Pag. 1 di 7 RIFERIMENTI UNI EN ISO 9001:2008 Par. Manuale SEZ UNI EN ISO 14001:2004 Par. Manuale SEZ REVISIONI REV. DATA DESCRIZIONE DELLA MODIFICA PARAGRAFI 00 30/10/2015 Prima emissione Tutti Data Redazione ACQ Verifica RDD Approvazione DG 30/10/2015
Pag. 2 di 7 Sommario 1. SCOPO... 3 2. CAMPO DI APPLICAZIONE... 3 3. TERMINI E DEFINIZIONI... 3 4. RESPONSABILITÀ... 3 5. MODALITÀ OPERATIVE... 4 6. DOCUMENTI ALLEGATI... 7
Pag. 3 di 7 1. SCOPO La presente istruzione descrive le modalità e le responsabilità relative alla corretta gestione per l acquisizione del codice CIG e la conseguente assegnazione delle pratiche per la lavorazione 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione si applica alla gestione di tutte le procedure d acquisto. 3. TERMINI E DEFINIZIONI RUP: Responsabile Unico di Procedimento 4. RESPONSABILITÀ GAC e Acquisti sono responsabili della gestione della procedura d acquisto durante tale fase preliminare, interfacciandosi direttamente con il sito dell A.N.AC. e adoperandosi per l ottenimento, la registrazione e l archiviazione dei dati relativi alla procedura in essere.
Pag. 4 di 7 5. MODALITÀ OPERATIVE FASE Descrizione Resp. Rif. Doc. 1 Affidamento procedura Dopo aver ricevuto dal Servizio Fruitore il fascicolo acquisti e a seguito di esito positivo della verifica della correttezza e completezza della documentazione presentata assieme alla corrispondenza con la pianificazione, il Responsabile Ufficio Gestione Acquisti provvede ad affidare la gestione della procedura d acquisto a personale d ufficio - delegato dal RUP ad operare in suo conto nei sistemi informativi dell ANAC - che ne seguirà la gestione sino alla repertoriazione (divenendone così il soggetto assegnatario ). Durante tutta la gestione della procedura, il soggetto assegnatario provvede alla compilazione dei modelli SCHEDA AVANZAMENTO PRODUZIONE DELLA PRATICA TIPO A/B/C, distinti rispettivamente tra affidamenti diretti inferiori ad un importo di 40.000., superiori ad un importo di 40.000. E procedure di gara. In essi vengono riportati il nome della procedura, il soggetto aggiudicatario, l importo in essere; per ognuna delle fasi gestionali date relative alla redazione, ritorni, rientri e registrazioni eventuali dei vari documenti prodotti in iter assieme ai soggetti sottoscriventi li stessi. GAC; Acquisti; Fascicolo Acquisti MOD 1 IST3 PRS 8 MOD 2 IST 3 PRS 8 MOD 3 IST 3 PRS 8 2 Creazione della gara L operatore incaricato della gara/procedura d acquisto si interfaccia personalmente con il sito dell A.N.AC. in qualità di stazione appaltante. Compilando appositi form immette i dati della procedura d acquisto necessari alla creazione della gara Acquisti; MOD 1 IST3 PRS 8 MOD 2 IST 3 PRS 8 MOD 3 IST 3 PRS 8 e al suo conseguente monitoraggio
Pag. 5 di 7 da parte di A.N.AC. tramite l ottenimento di un codice identificativo SmartCig o Cig a seconda del caso: SmartCig per procedure di importo inferiori a 40.000 euro, Cig per importi superiori superiori alla cifra sopraindicata. I dati richiesti per l acquisizione dello SmartCig/Cig sono reperibili dal Fascicolo Acquisti e dal Disciplinare associati alla procedura d acquisto e sono così riassumibili: Stazione appaltante; Oggetto della gara (Lavori / Servizi / Forniture); Scelta del contraente (tipologia di procedura); Numero dei lotti previsti per la gara; Importo del lotto; Settore del contratto (Speciale / Ordinario); Modalità di indizione (prevista solo per i Settori Speciali); Modalità di realizzazione (se Adesione accordo quadro, necessità di indicare il CIG di riferimento dell accordo quadro); Indicazione se la gara deve essere esclusa dall acquisizione dei requisiti ai fini di AVCPass; Indicazione se la gara rientra nella fattispecie Estrema urgenza ex art. 9 commi 1 e 2 D.L. 133/2014 3 Acquisizione codice SmartCIG/SIMOG A seguito del completamento del form viene rilasciata da ANAC una scheda contentente tutte le informazioni della gara assieme al codice identificativo SmartCig o Simog. L operatore dell ufficio acquisti provvede alla sua stampa e alla sua archiviazione nella cartella Acquisti; MOD 1 IST3 PRS 8 MOD 2 IST 3 PRS 8 MOD 3 IST 3 PRS 8 Scheda ANAC associata alla gara
Pag. 6 di 7 contenente tutta la documentazione cartacea della procedura d acquisto presa in esame, previa firma del RUP. 4 Assegnazione procedura 5 Registrazione della procedura nel software Gestione Contratti I dati ottenuti dalla scheda gara vengono utilizzati per l inserimento della gara all interno del foglio excel Assegnazione pratiche. Per ciascuna gara essa riporta: RdA; Oggetto; Tipo di procedura; CIG/SMARTCIG; Importo CIG/SMARTCIG; Ordine/Contratto; Data presa in carico; Soggetto assegnatario; Ufficio emittente; Documento. I dati della scheda A.N.AC. vengono anche utilizzati per provvedere al completamento del suo fascicolo all interno del software Gestione Contratti (autoprodotto dall azienda). Il software si occupa della gestione delle seguenti tipologie di procedure: Procedure d acquisto pianificate; Procedure d acquisto pianificate ma incorse in modifiche; Procedure non pianificate e di importo superiore a 1000 euro Per i dati inseriti si rimanda alla lettura della IST.1 PRS8. Punto 2. Redazione piano acquisti Acquisti; Acquisti; Scheda ANAC associata alla gara MOD 4 IST3 PRS 8 Scheda ANAC associata alla gara Fac simile della tabella predisposta alla compilazione dal software Gestione Contratti Nel caso di Fascicoli Acquisti integrati/modificati rispetto al piano, l addetto provvede ad aggiornare la scheda procedura dal software Gestione Contratti in coerenza con le modifiche intervenute. In tali casi i valori modificati vengono riportati nella tabella del software e se ne fa un annotazione nella
Pag. 7 di 7 sezione Note del fascicolo virtuale. 6. DOCUMENTI ALLEGATI MOD 1 IST3 PRS 8 - SCHEDA AVANZAMENTO PRODUZIONE DELLA PRATICA TIPO A MOD 2 IST 3 PRS 8 - SCHEDA AVANZAMENTO PRODUZIONE DELLA PRATICA TIPO B MOD 3 IST 3 PRS 8 - SCHEDA AVANZAMENTO PRODUZIONE DELLA PRATICA TIPO C MOD 4 IST 3 PRS 8 - SCHEDA ASSEGNAZIONE PRATICHE