DIREZIONE GENERALE CENTRALE ORGANIZZAZIONE, PERSONALE, SISTEMI INFORMATIVI E TELEMATICA SERVIZIO AMMINISTRAZIONE E GESTIONE IL RESPONSABILE ELENA ROVERSI REG. DEL TIPO ANNO NUMERO CFR. FILE SEGNATURA XML CFR. FILE SEGNATURA XML Al Capo di Gabinetto del Presidente della Giunta Regionale Ai Direttori Generali della Giunta Regionale Al Direttore IBACN Al Direttore dell Agenzia di Informazione e Comunicazione Al Direttore dell Agenzia Sanitaria e Sociale Regionale Al Direttore dell Agenzia Regionale Protezione Civile Al Direttore dell Agenzia Regionale per le Erogazioni in Agricoltura - AGREA Al Direttore di Intercent-ER Ai Responsabili dei Servizi regionali LORO SEDI Oggetto: Esclusione dell uso del fax per la trasmissione di documenti tra PA Prima applicazione: le richieste di visite fiscali La Legge 9 agosto 2013, n. 98 Conversione in Legge, con modificazioni, del Decreto- Legge 21 giugno 2013, n. 69, recante disposizioni urgenti per il rilancio dell'economia (in G.U. del 20/8/2013 ed in vigore dal 21 agosto) ha modificato l'art. 47 del DLGS 82/2005 Codice dell Amministrazione Digital - CAD relativo alle comunicazioni tra PA. In particolare è stata introdotta la frase "E in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax" 1. 1 Testo vigente DLGS 82/2005 CAD - Art. 47 Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni 1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. 1-bis. L'inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma restando l'eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare. 2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; Viale Aldo Moro, 18 40127 Bologna tel 051.527.7612 / 7613 fax 051.527.7814 Email: persegr@regione.emilia-romagna.it PEC: persegr@postacert.regione.emilia-romagna.it INDICE LIV. 1 LIV. 2 LIV. 3 LIV. 4 LIV. 5 ANNO NUM SUB. a uso interno: DP / 2012 /3067_ Classif. Fasc.
Questa novità ha rilevanti implicazioni operative sulle prassi regionali di trasmissione di documenti tra PA, in particolare negli invii di richieste di visite fiscali. Ricordiamo che, anche se la recente modifica del CAD riguarda solo i documenti scambiati tra PA, lo scambio e la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti tra professionisti e imprese e PA, già da tempo deve avvenire esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione 2. In attesa di approfondimenti in merito, la ricezione e il trattamento di documenti pervenuti da altre PA tramite fax continua come al solito. E, invece, comunque necessario non effettuare più invii di documenti ad altre PA tramite questo strumento. Le comunicazioni verso le altre PA vanno, perciò, inviate esclusivamente tramite strumenti telematici, in particolare via PEC attraverso il sistema di protocollo informatico. Ricordiamo che la norma è già in vigore. Qualora sia necessario allegare documenti disponibili solo in forma cartacea, questi vanno scansionati utilizzando le stampanti multifunzione. Per approfondimenti sulla formazione dei documenti ed i mezzi di trasmissione, rimandiamo alla manualistica e alla documentazione (e in particolare alle Linee guida sulla gestione documentale, capitoli e allegati) presente in Internos nella pagina dedicata alla gestione documentale. Ricordiamo qui solo che, come previsto dalle Linee guida sulla gestione documentale, in caso di trasmissione a una casella di posta elettronica, la corretta procedura è la seguente: redazione della richiesta in word e salvataggio in pdf. regolare protocollazione (avendo cura di scegliere la voce di anagrafica corretta) c) ovvero e' comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71 ((. E' i n ogni caso esclusa a trasmissione di documenti a mezzo fax)); d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. 3. Le pubbliche amministrazioni e gli altri soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, provvedono ad istituire e pubblicare nell'indice PA almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo. La pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l'amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati. 2 Testo vigente DLGS 82/2005 CAD - Art. 5 bis (( (Comunicazioni tra imprese e amministrazioni pubbliche). 1. La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese )) - 2 -
invio tramite la funzione di interoperabilità di protocollo dalla casella PEC della struttura di riferimento o da quella Istituzionale della propria AOO. Le richieste di visita fiscale La principale prassi ancora in uso che comporta l invio di comunicazioni tramite fax, sono le richieste di visita fiscale. Da oggi le richieste, quando possibile, vanno inviate in maniera telematica. Il che significa tramite PEC o collegamento ai portali dedicati di alcune AUSL. Sottolineiamo che, in caso di invio tramite posta elettronica, la richiesta può NON essere firmata digitalmente ma DEVE essere spedita da una casella PEC. Un documento NON sottoscritto con firma digitale e inviato tramite caselle di posta elettronica ordinaria, infatti, NON è valido ai fini del procedimento amministrativo perché non è possibile accertarne la provenienza 3. Da qui la necessità di procedere come descritto sopra. Nel primo periodo di applicazione delle nuove modalità di trasmissione, anche all interno delle singole AUSL vi saranno assestamenti organizzativi e cambiamenti negli indirizzi da utilizzare per gli invii. Lo stato degli indirizzi mail comunicati alla Regione dalle AUSL verrà mantenuto aggiornato in Internos, nella pagina sulle assenze di lavoro per malattia, nella sezione dedicata a Cosa devono fare le Segreterie. Si invitano le Segreterie di Servizio con dipendenti fuori regione, a: procurarsi autonomamente gli indirizzi di posta elettronica a cui inviare le richieste di visita fiscale; contattare i propri referenti di Direzione per il protocollo informatico o il settore Coordinamento tecnico del sistema documentale della Giunta regionale del Servizio Amministrazione e gestione per l invio in interoperabilità di protocollo; Ad oggi, le Aziende sanitarie hanno fornito i seguenti indirizzi PEC o URL per l invio delle richieste di visita fiscale. Gli indirizzi sottostanti sono quelli ad oggi comunicati. Sarà cura del settore Coordinamento tecnico del sistema documentale implementare i nuovi indirizzi che ci venissero comunicati. Ferrara visitefiscalidsp@ausl.fe.it Imola sanitapubblica@pec.ausl.imola.bo.it Modena auslmo@pec.ausl.mo.it Ravenna mlfiscali@ausl.ra.it Reggio Emilia personalegiuridico@pec.ausl.re.it Rimini visite fiscali@auslrn.it 3 Cfr. CAD, art. 47, comma 2. - 3 -
In alternativa alla posta elettronica, per le AUSL di Cesena e Forlì, le richieste vanno inviate collegandosi agli appositi portali di cui agli url sottostanti. Si ricorda che in questi 2 casi occorre prima registrarsi. Cesena https://extranet.aausl-cesena.emr.it/visitefiscali Forlì https://visitefiscali.ausl.fo.it/ Questa circolare, eventuali novità nelle modalità di comunicazione, gli indirizzi pec da utilizzare e gli eventuali aggiornamenti, saranno pubblicati nella pagina di Internos sulle assenze di lavoro per malattia. Sarà cura del settore Coordinamento tecnico del sistema documentale implementarvi e i nuovi indirizzi che ci venissero comunicati. Per qualsiasi chiarimento o delucidazione sono disponibili: Alessandro Righini tel. 051.527.5127 mail arighini@regione.emilia-romagna.it Alessandra Cafano tel. 051.527.5775 mail acafano@regione.emilia-romagna.it Barbara Sorace tel. 051.527.5759 mail bsorace@regione.emilia-romagna.it Cordiali saluti. ELENA ROVERSI Documento firmato digitalmente - 4 -
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