i soggetti sottoposti al controllo condizioni per le esenzioni

A. SVILUPPO STORICO: NORMA COMUNITARIA LA IV a DIRETTIVA 25/7/1978 N. 78/660 Art. 1 Art. 11 Art. 51 comma 1: Art. 51 comma 2: i soggetti sottoposti al controllo condizioni per le esenzioni in cosa consiste il controllo soggetti esentabili 1

A. SVILUPPO STORICO: NORMA COMUNITARIA LA IV a DIRETTIVA 25/7/1978 N. 78/660 Pertanto in forza della norma comunitaria è obbligatorio e non eludibile un controllo effettuato. I Sui conti annuali, e quindi in sede di bilancio; II III IV Sulla concordanza della relazione sulla gestione con i conti annuali; Da persone fisiche a ciò abilitate; Ogni qual volta le società oggetto di controllo superino determinati volumi quantitativi di attività. 2

A. SVILUPPO STORICO Il recepimento in Italia Codice Civile 1942: articoli da 2397 a 2409 vecchio testo ante 2004: - Disposizioni di carattere generale; - Controllo non solo contabile; - Poca enfasi sul controllo contabile. 3

A. SVILUPPO STORICO Il recepimento in Italia Necessità di una diversa attenzione all aspetto contabile. Necessità di separazione dei compiti nelle realtà complesse. Ciò è avvenuto dapprima con la legge 136/1975 con riferimento alle società quotate, quindi con il decreto 88/92 in tema dei soggetti abilitati al controllo dei conti in generale, decreto che va letto in uno con le disposizioni in merito al collegio sindacale dettate dal decreto 127/91, e da ultimo con la riforma Draghi (decreto legislativo 58/98) che ha per la prima volta, e anche se solo per le società quotate, individuato separati compiti e funzioni per il collegio sindacale e per il revisore contabile. 4

A. SVILUPPO STORICO Il recepimento in Italia Il legislatore italiano ha così adempiuto alla previsione comunitaria senza rinunciare al maggior rigore e al maggior controllo che è garantito dal collegio sindacale, ma anzi ha fornito all Europa un modello che molti cominciano ad apprezzare, come dimostra il green paper e l attenzione di Bruxelles. L opera cominciata con il decreto legislativo 58/98 ha trovato quindi completamento con la riforma del codice civile a seguito della legge delega n. 366 del 3/10/2001 5

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) L attività di controllo del Collegio Sindacale ai sensi art. 149 Legge Draghi e dell art. 2403 C.C. dall 1/1/2004 può essere in conclusione così riassunta: 6

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza sull osservanza della legge e dello statuto, ossia sul rispetto formale e sostanziale di tutte le norme statutarie e delle norme legislative e regolamentari che disciplinano il funzionamento degli organi della società ed i rapporti con gli organismi istituzionali, nonché sul rispetto delle disposizioni normative in generale (fiscali, previdenziali, lavoro, sicurezza, ambiente, privacy, etc.) e che disciplinano il settore di attività in cui opera l azienda. 7

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, che si sostanzia nel verificare la conformità delle scelte di gestione a criteri di razionalità economica ispirate al principio di ragionevolezza e di compatibilità con le risorse e il patrimonio di cui la società dispone, senza però entrare in un controllo di merito sull opportunità e la convenienza delle scelte effettuate dagli amministratori. 8

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) A tale proposito i Sindaci devono accertare che gli amministratori non compiano operazioni: estranee all oggetto sociale; nel rispetto degli adempimenti previsti dal nuovo art. 2391 C.C. qualora sussistano interessi degli amministratori ; che possano compromettere l integrità del patrimonio sociale; volte a sopprimere o modificare i diritti attribuiti dalla legge o dallo statuto ai singoli soci; in contrasto con le delibere assunte dall assemblea, dal consiglio o dal comitato esecutivo. 9

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La documentazione che riveste una certa rilevanza al riguardo è costituita da: - i piani aziendali e i programmi gestionali, - i budget annuali e pluriennali, - le deliberazioni degli altri organi, - i documenti emessi e ricevuti, rappresentativi delle operazioni compiute. 10

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza sull adeguatezza dell assetto organizzativo, ossia che la società sia dotata di una organizzazione efficiente ed efficace e quindi che: il sistema organizzativo adottato sia compatibile con le dimensioni, la natura e le modalità di svolgimento dell oggetto sociale; l organigramma aziendale definisca chiaramente ruoli, responsabilità, obiettivi e processi di ciascuna funzione aziendale; il personale sia dotato di una adeguata competenza a svolgere le mansioni assegnate; sussista un idoneo sistema di informazione e documentazione delle direttive impartite e delle procedure organizzative stabilite al fine di assicurarne l effettiva conoscenza per svolgere i controlli operativi necessari; venga adeguatamente utilizzato il sistema informativo e salvaguardato il patrimonio informatico della società anche attraverso l attendibilità e tempestività dei dati e delle informazioni fornite. 11

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La documentazione che riveste una certa rilevanza al riguardo è rappresentata da: - il manuale e le linee guida organizzative; - le procedure organizzative e operative relative ai diversi processi e/o cicli aziendali; - il manuale della qualità e dell ambiente ; - la documentazione tecnica e funzionale del sistema informativo aziendale utilizzato. 12

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza sull adeguatezza dell assetto amministrativocontabile, che attiene alla corretta rappresentazione dei fatti aziendali, al presidio della economicità (efficacia ed efficienza) delle operazioni aziendali e alla salvaguardia del patrimonio aziendale e che si esplica verificando il sistema di controllo interno nonché eventuali altri tipi di controlli. 13

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza sul controllo amministrativo-contabile svolto dal revisore contabile e che ha per oggetto la corretta rappresentazione contabile dei fatti aziendali, attraverso una adeguata struttura tecnico-contabile, e la salvaguardia del patrimonio che si esplica anche applicando idonee procedure amministrative. 14

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La documentazione che riveste una certa rilevanza al riguardo è costituita da: gli indicatori gestionali (Kpi) e l analisi di bilancio; il budget e il reporting contabile e gestionale periodico; il manuale contabile e il piano dei conti; le procedure amministrative con cui vengono evidenziati e svolti i controlli operativi specifici sugli adempimenti di legge, sui dati, sulle elaborazioni, sui risultati e che attengono in particolare al magazzino, cespiti e ammortamenti, crediti, debiti, personale, imposte, etc.; la documentazione tecnica e funzionale del sistema di amministrazione-finanzacontrollo gestionale e del personale. 15

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza in ordine al bilancio così da poter formulare le proprie osservazioni e proposte in relazione al bilancio e alla sua approvazione in virtù del nuovo art. 2429 C.C. e acquisisce certezza che il medesimo costituisca una rappresentazione veritiera e corretta dei risultati di gestione in applicazione sia di quanto previsto dai principi contabili che in forza del principio della prevalenza della sostanza sulla forma nella rappresentazione delle operazioni aziendali 16

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza sulle operazioni straordinarie ed in particolare: sulla corretta esecuzione delle operazioni di aumento e riduzione del capitale deliberato; in occasione di emissione di obbligazioni; nelle operazioni di trasformazione, fusione, scissione; nell esercizio dei diritti di opzione, prelazione e in ipotesi di recesso del socio. 17

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza sul controllo gestionale: ossia sull insieme delle direttive, procedure e tecniche che permettono di programmare e successivamente controllare le operazioni aziendali allo scopo di raggiungere gli obiettivi di gestione prefissati e sul suo effettivo esercizio 18

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza sul controllo interno, qualora l attività e la dimensione della società ne giustifichi l istituzione. A tal fine occorrerà valutare se la tipologia di attività svolta dalla società e le dimensioni della medesima rendono opportuna l istituzione qualora già non vi fosse di una apposita funzione di controllo interno, ovvero se tale funzione può essere delegata ad un apposito comitato costituito in prevalenza da amministratori indipendenti, il quale potrà avvalersi anche di professionalità esterne, oppure se il semplice rispetto delle procedure essenziali e il controllo su di esse sia ritenuto sufficiente, anche per la qualità e l indipendenza degli operatori, a garantire unitamente al controllo di gestione un sistema di controllo e di back office affidabile sull organizzazione e sulla corretta operatività della società. 19

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza sul controllo interno, qualora l attività e la dimensione della società ne giustifichi l istituzione. Al fine di valutare il modello di controllo disegnato dall azienda nel suo complesso è opportuno che i sindaci: a. acquisiscano, all inizio del mandato, conoscenza della struttura organizzativa aziendale richiedendo all alta direzione una relazione sullo stato del sistema dei controlli, e verificando che alla funzione di controllo interno sia assicurato il necessario grado di autonomia, di indipendenza e funzionalità 20

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza sul controllo interno, qualora l attività e la dimensione della società ne giustifichi l istituzione. Al fine di valutare il modello di controllo disegnato dall azienda nel suo complesso è opportuno che i sindaci: b. assumano informazioni su eventuali carenze o anomalie riscontrate nel sistema dei controlli interni, richiedendo e prendendo visione anche delle eventuali risultanze dei lavori effettuati dalla società di revisione in relazione ai temi di sua competenza c. segnalino all alta direzione le carenze riscontrate nel sistema affinché vengano eliminate al più presto, verificando successivamente le azioni intraprese per superare i punti di debolezza. 21

B. L ATTIVITÀ DEL COLLEGIO SINDACALE IN ITALIA (Art. 149 D.Leg. 58/98 e Art. 2403 C.C.) La vigilanza sul controllo interno, qualora l attività dimensione della società ne giustifichi l istituzione. e la Al fine di valutare il modello di controllo disegnato dall azienda nel suo complesso è opportuno che i sindaci: d. assicurino, in caso di società appartenenti al medesimo gruppo, i collegamenti funzionali ed informativi con i collegi sindacali delle altre società del gruppo e. accertino che esista un adeguato coordinamento tra l internal auditing e la società di revisione, idoneo ad assicurare l affidabilità, anche informativa, del sistema di rilevazione contabile. 22

C. L INTERAZIONE TRA SOGGETTI PREPOSTI AL CONTROLLO L analisi del Collegio Sindacale rappresenta solo una delle diverse componenti tramite le quali si configura un sistema di controllo completo e funzionale e quindi una best practice di corporate governance. In un sistema di controllo efficiente il Collegio Sindacale è nello stesso tempo fornitore di informazioni (ad esempio verso i revisori e gli amministratori indipendenti) e fruitore di informazioni provenienti dai medesimi, nonché dal controllo interno e da quanti possano concorrere (Information Tecnology) a confermare la validità anche tecnica della struttura di rilevamento e trasmissione delle informazioni. 23

C. L INTERAZIONE TRA SOGGETTI PREPOSTI AL CONTROLLO In via di principio l interazione è soprattutto con il Consiglio di Amministrazione (ovvero il comitato per il controllo sulla gestione) ai quali spetta la valutazione e il giudizio sulla idoneità della organizzazione aziendale (e quindi non solo contabile-amministrativa) a rappresentare correttamente i fatti di gestione (e quindi non solo i dati contabili) in considerazione delle dimensioni e della attività svolta. 24

C. L INTERAZIONE TRA SOGGETTI PREPOSTI AL CONTROLLO Lo scambio di informazioni con il revisore contabile è essenziale, per quanto concerne l aspetto contabile in quanto il collegio sindacale non ha il controllo né la conoscenza diretta dei dati contabili, ma ne subisce l effetto, mentre il revisore contabile non ha accesso diretto alle informazioni societarie sulle strategie, sui programmi e sulle decisioni assunte dal Consiglio di amministrazione. É quindi necessario che ciascuno scambi le sue informazioni con l altro onde avere un quadro più completo e dare il giusto significato a ciò che vede e rileva nello svolgimento del proprio incarico. 25

C. L INTERAZIONE TRA SOGGETTI PREPOSTI AL CONTROLLO Quale fonte di informazione e valutazione la funzione di controllo interno è la più idonea allo scambio di informazioni in quanto acquisisce ma in una funzione di indipendenza sovente solo relativa sia informazioni di natura tecnica che di natura contabile e, talora, è a conoscenza anche delle strategie di breve periodo. 26

C. L INTERAZIONE TRA SOGGETTI PREPOSTI AL CONTROLLO L interazione con la funzione di controllo interno è in tal caso efficace anche per il revisore contabile quanto alla verifica della qualità e della validità organizzativa, ma è ancor più efficace per il collegio sindacale per quanto concerne la verifica della adeguatezza della struttura operativa del corretto rispetto delle norme di legge nell operatività della medesima. 27

C. L INTERAZIONE TRA SOGGETTI PREPOSTI AL CONTROLLO Per contro la funzione di controllo interno può acquisire dal Collegio Sindacale sia quelle informazioni ancora eventualmente mancanti, che soprattutto -, quella autonomia e autorevolezza che sono assolutamente necessarie per poter svolgere in modo efficace, e non solo efficiente, il proprio compito. 28

D. RAPPORTI CON IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Sembra opportuno richiamare ancora l attenzione sul fatto che la responsabilità dell assetto strutturale ed organizzativo dell impresa e la verifica di un sistema di controllo interno efficiente compete in primis all alta direzione che dovrà riferire periodicamente al consiglio di amministrazione e al Collegio Sindacale sullo stato del sistema. Tale argomento dovrà altresì essere oggetto della relazione semestrale ai sensi art. 2381, 5 comma C.C. nelle società non quotate e almeno trimestralmente nelle quotate. 29

D. RAPPORTI CON IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Sarà, quindi, cura del consiglio di amministrazione verificare che l assetto del sistema di controllo definito dall alta direzione sia coerente con gli obiettivi allo stesso affidato, che la funzionalità, l efficienza e l efficacia del sistema dei controlli interni siano periodicamente valutate e che siano adottate le misure correttive nel caso che emergano carenze o anomalie. 30

D. RAPPORTI CON IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE L alta direzione dovrà quindi assicurare, avvalendosi anche della funzione di controllo interno, l adeguatezza e l efficienza delle procedure e degli interventi effettuati, adottando, nel caso, tutte le misure necessarie a che le diverse componenti della struttura organizzativa aziendale siano funzionali ed affidabili. 31

D. RAPPORTI CON IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE In relazione ai suddetti doveri, è opportuno che i Sindaci propongano al Consiglio di Amministrazione l adozione di un programma di intervento idoneo anche ad agevolare la propria attività di vigilanza con carattere di approccio generale alla realtà della società, quale ad esempio: 32

D. RAPPORTI CON IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 1. conoscere e definire il posizionamento dell azienda sul mercato (fattori critici di successo, punti di forza e debolezza, opportunità e minacce, concorrenti) la sua strategia e i suoi obiettivi/piani a breve e medio termine, per individuare i principali rischi d impresa. 33

D. RAPPORTI CON IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 2. analizzare in tale ottica la sua struttura organizzativa, i ruoli, le responsabilità, gli obiettivi, i processi direzionali e operativi svolti dalle diverse funzioni aziendali, in particolare l area amministrazione-finanziaria-controllo, e i sistemi utilizzati al fine di individuare i principi di controllo interni e le procedure organizzative e amministrative nonché valutare eventuali rischi sul bilancio. 34

D. RAPPORTI CON IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE I Sindaci potranno pertanto invitare il Consiglio di Amministrazione a fissare un incontro per valutare ed eventualmente approfondire quanto sopra esposto nonché per definire un programma di lavoro adeguato alla specifica realtà della singola società, e che prevede anche la messa a disposizione del Collegio Sindacale dell autovalutazione del profilo di rischio dell azienda e del sistema di controllo interno adottato. 35

D. RAPPORTI CON IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Tale occasione potrà altresì essere utile affinché il Consiglio informi il Collegio Sindacale in merito alle operazioni di maggiore rilievo economico, finanziario e patrimoniale che sono state eseguite e sulla loro compatibilità con le risorse ed il patrimonio di cui la società dispone, tema per altro che è centrale nelle previste relazioni trimestrali (almeno semestrale per le non quotate). 36

CONCLUSIONI Possiamo quindi esaminare in modo finalizzato la scheda che qui di seguito si propone. Le interazioni tra i diversi organi, gli obiettivi e i compiti di ciascuno di essi, la necessità di operare congiuntamente emergono evidenti. Esse danno pieno significato alla generica previsione di cui all art. 150 comma 3, decreto legislativo 58/98 per le quotate (e dell art. 2409 septies codice civile per le società non quotate). Il collegio sindacale e i soggetti incaricati del controllo contabile si scambiano tempestivamente le informazioni rilevanti per l espletamento dei rispettivi compiti 37

Punto Oggetto Revisori Sindaci Documenti Controllo Int. Resp. Finanz. (1) Resp. Amm. (1) Resp. Legale 1 Operazioni di maggior rilievo X (X) X (X) 2.1 Operazioni atipiche / inusuali correlate X (X) X (X) 2.2 Operazioni atipiche / inusuali infragruppo a terzi X (X) X (X) 2.3 Operazioni ordinarie correlate / infragruppo X (X) X (X) 3 Adeguatezza informativa operaz. sub 2 X 4 Osservazioni sui richiami relazione società di revisione X (X) 5 Eventuali denunce ex 2408 e follow up (X) X 6 Eventuali esposti, segnalazioni e follow up (X) X 7 Incarichi a società di revisione (X) X 8 Incarichi a strutture collegate a società revisione (X) X 9 Rilascio pareri, anche ex legge (X) X 10 Presenze alle riunioni organi sociali X 11 Rispetto principi corretta amministrazione (X) X 12 Adeguatezza struttura amministrativa X (X) 13 Adeguatezza controllo interno (X) X 14 Adeguatezza e affidabilità ammin. / contabile X (X) 15 Adeguatezza disposizioni per controllate X 16 Osservazioni su riunioni con revisori X X 17 Adesione codice autodisciplina X 18 Valutazioni conclusive sull attività di vigilanza X LEGENDA:X Soggetto tenuto al controllo (X) Soggetto interessato a conoscere il risultato del controllo Opportunità di acquisire documentazione da parte del soggetto preposto al controllo Soggetti da coinvolgere ai fini del controllo (1) Soggetto preposto all informazione finanziaria 38