I Costi Occulti della Migrazione dei Dati Brett Callow Copyright Acronis, Inc., 2000 2008
Quando si sostituiscono o consolidano i sistemi e si incontrano esigenze in continua crescita rispetto alle capacità, l unica soluzione è la migrazione dei dati da un posto a un altro; ormai si tratta di un attività di routine svolta nella maggior parte dei reparti IT. Tuttavia, con le esigenze commerciali e operative che dettano legge sulla disponibilità dei sistemi 24 ore al giorno, 7 giorni a settimana, 365 giorni l anno e la complessità che deriva da ambienti sempre più eterogenei e non ampiamente disponibili e a basso costo, la migrazione dei dati è diventata un attività sempre più importante e sempre più difficile. In questo white paper verranno delineati i fattori che promuovono la migrazione dei dati ed esaminati i costi occulti in cui si può incorrere durante tale attività. Introduzione Nella maggior parte delle aziende, la migrazione dei dati è divenuta una necessità di routine, un attività che i responsabili IT svolgono ormai regolarmente. Tuttavia, poiché le esigenze operative e aziendali richiedono oggi che i sistemi mission-critical, quali server Web e di posta elettronica, siano disponibili 24 ore al giorno, 7 giorni a settimana, 365 giorni l anno, l intervallo temporale che può essere dedicato alla migrazione dei dati è spesso limitato. In più, la maggior parte dei sistemi aziendali contiene oggi molti più dati rispetto a quanto accadeva in tempi meno recenti, e pertanto il volume dei dati da trasferire è maggiore. Inoltre, molti database e archivi informativi si espandono in maniera esponenziale, cosicché le aziende devono accrescere le proprie capacità di storage con sempre maggiore frequenza, e di conseguenza migrare con sempre maggiore frequenza anche i dati. In breve, si tratta di spostare molti più dati, molto più spesso e molto più rapidamente. Come se non bastasse, il processo di migrazione dei dati è sempre più complicato. Infatti, la migrazione avviene tra sistemi distribuiti ed eterogenei. Può essere necessario spostare i dati da una origine fisica a una destinazione virtuale o da una origine virtuale a una destinazione fisica, oppure migrarli in una destinazione con un hardware differente rispetto al sistema di origine. Di certo, il processo non è più diretto e semplice e deve essere pianificato con attenzione se si desidera che avvenga in modo semplice e senza inconvenienti. Per verificare che la migrazione dei dati avvenga in modo economico e che abbia un impatto minimo sulla continuità aziendale, è essenziale che le aziende elaborino una strategia che possa consentire lo spostamento sicuro, protetto ed efficiente. Affinché sia possibile elaborare una tale strategia, un azienda deve comprendere a fondo non solo le complessità tecniche, ma anche i costi nascosti e i fattori che possono far crescere tali costi in modo esponenziale. Il perché della migrazione: cause e motivazioni Nella maggior parte delle aziende, la migrazione dei dati è divenuta una necessità sempre più frequente. Sebbene una delle ragioni più comuni sia l obsolescenza delle attrezzature, altri fattori si combinano per motivare la maggiore frequenza con la quale i dati devono essere migrati, inclusi quelli indicati di seguito: Crescita esponenziale dei database, che richiede capacità di storage aggiuntive Aziende che passano a server che eseguono architetture x64 e rilascio di sistemi e applicazioni che funzionano solo con tecnologie x64, come ad esempio Exchange Server 2007 Iniziative che cercano di ridurre la complessità e i costi spostandosi verso piattaforme con ampia disponibilità e a basso costo Spostamento verso la virtualizzazione e conseguente necessità dei dati di essere trasportabili, rendendo possibile la migrazione da e verso ambienti virtuali e fisici Razionalizzazione dei reparti IT, per facilitare la conformità con i requisiti legislativi, ad esempio la legge statunitense Sarbanes-Oxley Act (SOX) 2
Anche laddove la migrazione dei dati non è oggi effettivamente necessaria per il funzionamento di una divisione IT, la probabilità che si tratti di un attività che dovrà essere eseguita con frequenza sempre maggiore in futuro è molto alta. Sviluppare adesso una strategia di migrazione dei dati garantisce che le future decisioni di acquisto soddisfino pienamente sia le esigenze presenti che quelle future dell azienda, e che forniscano il massimo profitto sugli investimenti. Inoltre, poiché la migrazione dei dati e la pianificazione della continuità aziendale sono così strettamente correlate, elaborando una strategia per la migrazione dei dati, l azienda potrà anche migliorare le opzioni di ripristino in caso di emergenza e aumentare le probabilità di un ripristino rapido nel caso in cui si verifichi un evento imprevisto. Costi occulti Benché alcune delle voci di spesa associate alla migrazione possano apparire evidenti, ad esempio il prezzo d acquisto degli strumenti di migrazione necessari, ve ne sono alcune non altrettanto trasparenti. Per poter pianificare una migrazione efficiente dal punto di vista economico, un azienda deve comprendere e conoscere tali costi occulti. Tempi di inattività Il tempo di inattività, anche se pianificato, è comunque costoso. Quello non previsto lo è ancora di più. Secondo uno studio recente di Gartner Inc., società leader nel campo della ricerca e della consulenza informativa, i tempi di inattività costano alle aziende statunitensi il 3,6% dei loro profitti annuali. Nel caso di imprese di piccole e medie dimensioni, i tempi di inattività costano in media 18.000 dollari l ora, mentre nelle istituzioni di e-commerce di livello enterprise tali costi possono arrivare all incredibile cifra di 7 milioni di dollari l ora. Tali costi così elevati rendono i tempi di inattività non solo indesiderabili, ma anche disastrosi dal punto di vista finanziario. La non disponibilità di dati o applicazioni colpisce invariabilmente i profitti. In maniera seria. Per garantire che sia i dati che le applicazioni restino disponibili, e per evitare costi di inattività non necessari, i responsabili IT devono garantire che le attività di migrazione siano il meno invasive possibile rispetto alle normali operazioni. Tempo del personale Molte aziende pianificano le migrazioni durante la sera o nei fine settimana, per evitare di dover mettere in offline i sistemi durante le normali ore di lavoro. Questo tipo di pianificazione evita certamente l inattività durante le ore più critiche, ma ha anche l effetto di far lievitare i costi delle ore di straordinario. Da questo punto di vista, nelle aziende in cui la migrazione dei dati è un esigenza settimanale o mensile, tali costi possono ammontare a somme significative alla fine di un anno. Per ridurre al minimo la necessità di costosi straordinari, le aziende dovrebbero individuare quelle soluzioni che consentono attività di migrazione che non prevedono interruzioni della produzione. In questo modo, non solo si riduce la necessità del lavoro straordinario, ma si consente anche al reparto IT di affrontare determinati problemi senza la necessità di incorrere in tempi di inattività non programmati, invasivi e costosi. Mancanza di convalida Può sorprendere, ma un gran numero di aziende non convalidano in modo adeguato i risultati delle migrazioni. Al contrario, si affidano alla verifica degli utenti per stabilire se lo spostamento dei dati ha avuto o meno esito positivo. Questa pratica può comportare ritardi nell identificazione dei problemi e provocare costosi tempi di inattività non programmati durante le ore lavorative, oppure ulteriori straordinari in orari serali o feriali. Per evitare questo tipo di situazione, le aziende dovrebbero cercare di implementare una soluzione che integri anche la possibilità di verifica della migrazione. 3
Perdita di dati Sfortunatamente, la perdita dei dati non è un evento raro. Il fatto che molte aziende non desiderino ammettere la perdita dei dati rende difficile stabilire la frequenza con la quale i dati vengono persi. Detto ciò, gli analisti del settore sono d accordo nell affermare che circa un terzo delle aziende ha perso parte dei dati durante la migrazione, e circa la metà di tali perdite di dati si è tradotta in una perdita monetaria. AcronisTrueImage stilthebestsolution Benché alcuni fattori - ad esempio la minore fiducia dei clienti - siano intangibili e rendano impossibile quantificare il costo reale della perdita dei dati, ogni azienda sarà capace di comprendere le potenziali conseguenze finanziarie derivanti della perdita di dati critici, quali gli ordini di acquisto o altri record dei clienti. Le strategie di migrazione devono pertanto cercare di ridurre al massimo l eventualità di una perdita dei dati. Il meccanismo più semplice utilizzato a tal fine è la creazione di un backup completo del volume del sistema di origine prima dell esecuzione della migrazione dei dati. Budget maggiori del previsto Malgrado il grande impegno dei responsabili IT nel prevedere la quantità di ore uomo e di inattività necessarie per una migrazione, le stime risultano spesso errate. Nella maggior parte dei casi, l errore è dato dall aver previsto budget inferiori e non superiori. Secondo gli analisti di settore, in due terzi di tutte le migrazioni aziendali, le società sottovalutano i propri budget sia in termini di ore uomo che di esigenze di inattività. Malgrado le aziende non sempre possano velocizzare gli effettivi processi di migrazione dei dati, possono senza meno impegnarsi per migliorare i propri processi di pianificazione, valutare le eventuali complicazioni al fine di valutare più accuratamente i costi di migrazione ed evitare spiacevoli sorprese in termini di budget. Riepilogo A causa della complessità del processo, molte aziende decidono di evitare o di ritardare i progetti che richiederebbero la migrazione dei dati. Sebbene questo atteggiamento possa garantire un determinato risparmio a breve termine (nessuna migrazione = nessun periodo di inattività), i risparmi potrebbero risultare compromessi dai costi aggiuntivi nel lungo termine. Si consideri ad esempio il consolidamento dei server. Un azienda può ottenere considerevoli risparmi consolidando i suoi server fisici: sono infatti possibili riduzioni dei costi hardware, dei costi per gli impianti di riscaldamento e condizionamento (HVAC), dei costi di licenza e dei costi dello spazio occupato dai rack. Un azienda che sceglie di rimandare un progetto di consolidamento solo a causa della complessità della migrazione si predispone tuttavia a perdere molto più di ciò che guadagna. Inoltre, poiché le attrezzature obsolete tendono ad essere meno efficienti e più soggette a errori, un organizzazione che continui a fare affidamento su hardware meno recenti incorrerà in tutta probabilità in costi non necessari e si esporrà a rischi inutili. Elaborando una strategia di migrazione efficace e investendo nelle applicazioni necessarie per far sì che il processo sia lineare e affidabile, è invece possibile evitare molti dei fattori che agiscono come inibitori per passare a sistemi più efficienti, più affidabili e meno costosi. 4
Riepilogo Forse il titolo del documento può essere stato lievemente frainteso. Di fatto, non abbiamo delineato solo i costi occulti della migrazione dei dati, ma anche quelli della mancata migrazione. Tuttavia, questi due aspetti sono strettamente connessi e le aziende devono comprendere che è necessario spendere per poter risparmiare. Investendo del tempo nello sviluppo di una strategia di migrazione dei dati e investendo del denaro nell acquisto degli strumenti più idonei, si può rendere la migrazione un processo sicuro e al contempo ridurre i costi. Per poter elaborare una strategia di migrazione, è bene valutare non solo la struttura fisica, ma anche la criticità dei dati. È vero, i dati sono tutti importanti, ma non tutti hanno lo stesso valore. Definendone la criticità, si possono determinare i dati che richiedono i più alti livelli di protezione, e quindi pianificare e acquistare di conseguenza. Soluzioni come la replica basata sull array offrono elevati livelli di sicurezza, ma, poiché tali ambienti sono spesso specifici per ogni singolo fornitore e richiedono hardware speciali, sono anche molto costosi. In molte situazioni tali costi non sono giustificabili. Le aziende possono proteggere i dati dal maggior valore e più frequentemente modificabili con una soluzione di questo tipo, ma spesso un applicazione per l imaging del disco è migliore, offre gli stessi livelli di sicurezza ed è molto più economica. Indipendentemente dalla scelta della tecnologia di migrazione, l implementazione di una strategia allo scopo aiuta le aziende a garantire che le migrazioni siano meno rischiose, più efficienti, meno soggette a sforare i budget e a provocare costosi periodi di interruzione dell attività. Informazioni su Acronis Acronis Inc. è leader mondiale nella produzione di soluzioni software per la gestione dell archiviazione ed il ripristino d emergenza. La brevettata tecnologia Acronis per l immagine e la gestione dei dischi consente ad organizzazioni di ogni dimensione come ai singoli utenti di spostare, gestire e mantenere tutte le risorse digitali, in ambienti fisici e virtuali. Grazie ai prodotti concepiti per le attività di backup, ripristino, consolidamento dei server, virtualizzazione e migrazione, gli utenti sono in grado di offrire la massima protezione alle informazioni digitali, garantire la continuità aziendale e ridurre i tempi di inattività. Le soluzioni software Acronis sono in vendita in oltre 180 paesi e sono disponibili in 13 lingue. Per ulteriori informazioni, visitate il sito http://www.acronis.it Per clienti aziendali: Email : sales_eu@acronis.com Tel: +39 02 84742-352 Per richieste sul canale: Email : channel_eu@acronis.com Fax: +39 02 84742-353 Copyright 2000-2008 Acronis, Inc. Tutti i diritti riservati. Acronis, Acronis Compute with Confidence, Acronis True Image Echo, Secure Zone, Acronis Recovery e il logo Acronis sono marchi di Acronis, Inc Windows è marchio registrato di Microsoft Corporation. Linux è un marchio registrato di Linus Torvalds. Tutti gli altri nomi sono marchi, marchi registrati o marchi di servizio dei rispettivi proprietary. 2008-04 5