REGIONE LOMBARDIA COMUNITÀ MONTANA LARIO INTELVESE PROVINCIA DI COMO CONSORZIO FORESTALE LARIO INTELVESE MANUALE DEL SISTEMA DI CONTROLLO DELLA CATENA DI CUSTODIA DEL GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE Standard PEFC ITA 1002:2013 CERTIFICATO N PRIMA EMISSIONE EMISSIONE CORRENTE SCADENZA ICILA COCPEFC098 18/05/2009 SCADUTA IN CORSO NUOVA CERTIFICAZIONE REVISIONI REV. N DATA NATURA DELLA REVISIONE 00 06/08/2008 PRIMA EMISSIONE 01 06/05/2009 REVISIONE 02 15/03/2010 REVISIONE 03 02/02/2011 REVISIONE 04 04/04/2012 REVISIONE 05 03/04/2013 REVISIONE 06 28/05/2014 REVISIONE PER NUOVA COC MULTISITO EMISSIONE DEL DOCUMENTO PREPARAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE PRESA VISIONE DELLA REV. Dott. For. Lorenzo Guerci Dott. For. Davide Beccarelli Dott. For. Davide Beccarelli D. CDA del 28/05/2014
DEL GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE Pagina 2 di 26 Revisione 06 INDICE 1 PREMESSA...3 2 IL GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE...5 (PROCEDURA DOCUMENTATA A DI ITA1002:2013)...5 2.1 CAMPO DI APPLICAZIONE E SOGGETTI COINVOLTI... 5 2.2 MEMBRI E STRUTTURA DEL GRUPPO... 5 2.3 LA POLITICA DELLA QUALITÀ DEL GRUPPO PEFC LARIO-INTELVESE... 6 2.4 STRUTTURA ORGANIZZATIVA DEL CONSORZIO (UFFICIO CENTRALE) E RESPONSABILITÀ... 7 2.5 STRUTTURA ORGANIZZATIVA DELLE IMPRESE (SITI/MEMBRI) E RESPONSABILITÀ... 8 3 LA CERTIFICAZIONE DELLA CATENA DI CUSTODIA...9 3.1 ATTIVITÀ SVOLTE DAL GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE INTERESSATE DALLA CERTIFICAZIONE FORESTALE E CATEGORIE MERCEOLOGICHE... 9 3.1 STRUTTURE INTERESSATE DAI PROCESSI AZIENDALI NEL SISTEMA COC... 10 4 LE FASI DELLA CATENA DI CUSTODIA...10 (PROCEDURA DOCUMENTATA B DI ITA1002:2013)...10 4.1 FASE DI APPROVVIGIONAMENTO DEL MATERIALE LEGNOSO... 10 4.2 FASE DI TRASPORTO DEL MATERIALE LEGNOSO... 11 4.3 FASE DI STOCCAGGIO DEL MATERIALE LEGNO... 11 4.4 FASE DI VENDITA E TRASFORMAZIONE... 12 5 MODALITA DI CONTROLLO DELLA CATENA DI CUSTODIA...13 (PROCEDURA DOCUMENTATA C DI ITA1002:2013)...13 5.1 VERIFICA DELLA RINTRACCIABILITÀ IN ENTRATA... 13 5.2 FASE APPROVVIGIONAMENTO DI LEGNO CERTIFICATO... 14 5.3 FASE APPROVVIGIONAMENTO DI LEGNO NON CERTIFICATO... 14 5.4 FASE DI TRASPORTO DEL LEGNO CERTIFICATO... 15 5.5 FASE DI STOCCAGGIO DEL MATERIALE CERTIFICATO... 16 5.6 FASE DI CONTROLLO DEI TERZISTI... 16 5.7 FASE DI TRASFORMAZIONE... 17 5.8 VERIFICA DELLA RINTRACCIABILITÀ IN USCITA... 17 6 ASPETTI DI SISTEMA...18 (PROCEDURA DOCUMENTATA D, E,F DI ITA1002:2013)...18 6.1 GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI... 18 6.2 MANSIONARIO... 19 6.3 VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE... 20 6.4 GESTIONE NON CONFORMITÀ, AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE... 22 6.5 GESTIONE DEI RECLAMI... 23 6.6 RIESAME DEL SISTEMA DA PARTE DELLA DIREZIONE... 23 6.7 USO DEL MARCHIO... 24 6.8 FORMAZIONE DEL PERSONALE... 24 6.9 AGGIORNAMENTO DEL MANUALE... 25 RESPONSABILITÀ... 25 DISTRIBUZIONE... 25 MODIFICHE DEL MANUALE... 25 6.10 COMUNICAZIONE... 25 6.11 CONFORMITÀ AL REGOLAMENTO U,E. 995/2010... 25
DEL GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE Pagina 3 di 26 Revisione 06 ALLEGATO 1: FAX SIMILE CARTELLI PER LA SEPARAZIONE FISICA ALLEGATO 2: TIPOLOGIA DI PRODOTTI CERTIFICATI PEFC ALLEGATO 3: REGISTRO DEL MATERIALE IN ENTRATA E IN USCITA; ALLEGATO 4: MODELLO SEGNALAZIONE DI RECLAMO ALLEGATO 5: PROCEDURA DI VALUTAZIONE DEL RISCHIO DUE DILIGENCE 1 PREMESSA L implementazione di forme di tutela del patrimonio forestale e di valorizzazione dei prodotti e dell economia locale rientrano tra le priorità statutarie del Consorzio Forestale Lario Intelvese 1 (di seguito Consorzio o CFLI ). Nel 2007 si è così dato il via ad una politica della qualità di cui l ottenimento della certificazione PEFC per la gestione forestale sostenibile (GFS), successivamente rinnovata ed ampliata nel corso del 2014, ha rappresentato il primo importante passo. Perché la certificazione forestale raggiunga obiettivi davvero importanti è fondamentale che tutta la filiera produttiva sia coinvolta; affinché l etichettatura di un prodotto ricavato dal legno sia credibile è necessario che tutto il suo ciclo produttivo sia tracciabile, cioè documentabile; occorre che ci sia la capacità di ricostruire la storia del prodotto attraverso l identificazione e la documentazione di tutte le attività, i materiali e i soggetti che concorrono alla sua produzione. Da ciò ha avuto origine il progetto di certificazione della catena di custodia (chain of custody - di seguito - COC): essa consiste in un procedimento che permette di rintracciare il legname certificato nelle varie fasi delle successive lavorazioni, sino al prodotto finito, lavorato o semilavorato. Il Consorzio ha ottenuto la certificazione COC nel 2008. Nell ottica di un ulteriore valorizzazione della filiera foresta-legno, nell ambito del Progetto ordinario Legno avviato dalla Provincia di Como, è nata l opportunità di avviare un serio coinvolgimento dei primi soggetti che vanno ad operare nei boschi certificati ovvero le imprese boschive (Il Consorzio ha approvato questo progetto di coinvolgimento delle imprese boschive con delibera del CDA n. 278 del 21/02/2014). Andando ad estendere la certificazione della catena di custodia agli operatori forestali, il messaggio e l attestazione di garanzia della buona gestione forestale non si limiterà più soltanto ai gestori forestali, ma anche ai primi soggetti coinvolti nella trasformazione del prodotto legno. Questo rappresenta l inizio di una vera e propria catena di custodia sviluppata a scala locale in cui ogni soggetto che partecipa alla realizzazione di un prodotto è un anello incastrato al successivo, se la catena si spezza non è più possibile mettere in relazione i due estremi; in questo modo il certificato e il logo sul prodotto attestano che un certo contenuto di legno, oppure l intero prodotto, proviene da foreste gestite in modo sostenibile. Infine un attività consortile e di collaborazione con le imprese boschive locali impostata per garantire la rintracciabilità del prodotto è sinonimo di un impegno gestionale che parte dalle utilizzazioni forestali passa per l organizzazione dei singoli processi produttivi per arrivare a coinvolgere ogni addetto anche attraverso un iter formativo ed educativo. A questo riguardo è cura e priorità del Consorzio coinvolgere sia le imprese boschive sia tutti gli stakeholders potenzialmente interessati mediante un adeguata informazione sugli sviluppi e gli aggiornamenti del processo di certificazione. dello Statuto. 1 Cfr. Art. 4 punto a b c dello Statuto del Consorzio e art. 78 punto e e f del regolamento per l applicazione
DEL GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE Pagina 4 di 26 Revisione 06 Il Consorzio Forestale, con il presente manuale descrive le modalità predisposte dal GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE per implementare un sistema MULTISITO O DI GRUPPO di controllo della catena di custodia dei prodotti legnosi derivanti dai boschi del territorio lariano in conformità con i requisiti stabiliti dallo schema di certificazione PEFC (Programme for Endorsement of Forest Certification schemes) standard ITA 1002:2013. Obiettivo della certificazione è quello di garantire la rintracciabilità del materiale legnoso e dimostrare a tutti i soggetti coinvolti la provenienza del prodotto finale da foreste gestite in modo sostenibile. Il sistema di controllo della catena di custodia verrà applicato in modo indipendente da ciascun membro del gruppo per tutto il materiale legnoso in entrata e per quello in uscita, sotto il controllo ed il coordinamento del Consorzio Forestale Lario Intelvese. Il Manuale è così costituito: - una sezione generale, relativa all inquadramento del GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE e delle driving force alla base della certificazione della COC; - una sezione descrittiva relativa all attività del GRUPPO in riferimento alla COC; - una parte speciale, dedicata alle procedure specifiche implementate per il controllo della COC.
Pagina 5 di 26 2 IL GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE (PROCEDURA DOCUMENTATA a di ITA 1002:2013) 2.1 Campo di applicazione e soggetti coinvolti Il sistema di controllo della catena di custodia così come definito nello standard ITA 1002:2013 e così come descritto nel presente manuale si applica al GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE costituito dai soggetti elencati nello schema seguente: 2.2 membri e struttura del gruppo Il gruppo PEFC Lario Intelvese Intelvese si è costituito nella primavera 2014 mediante specifiche convenzioni siglate tra: CONSORZIO FORESTALE LARIO INTELVESE: ente consortile ufficialmente riconosciuto da Regione Lombardia, che gestisce circa 2174 ha di boschi certificati PEFC, con cui collaborano a diverso titolo alcune imprese boschive locali. Il Consorzio è esso stesso impresa boschiva iscritta all albo regionale e, all interno del processo di certificazione, assume il ruolo di ufficio centrale con lo scopo di coordinare e gestire l intero processo di certificazione secondo i contenuti e i requisiti di cui al paragrafo 3.2.1 dello standard PEFC ITA 1002:2013. Informazioni di dettaglio in merito alla struttura e al funzionamento del consorzio sono contenute nello statuto, nel Regolamento per l applicazione dello statuto e nella convenzione di conferimento dei beni, e più in generale nel manuale di GFS-PEFC, documenti disponibili presso gli uffici dello stesso Consorzio. N. 3 IMPRESE BOSCHIVE: operatori forestali iscritti all albo delle imprese boschive della Regione Lombardia, attivi nei processi di prima utilizzazione dei boschi e di prima lavorazione del legname. Ciascuna impresa assume il ruolo di sito o membro del
Pagina 6 di 26 gruppo 2, soggetto coinvolto attivamente nel processo di certificazione con l obbligo di rispondere efficacemente a tutte le richieste dell ufficio centrale o dell organismo di certificazione al fine di ottenere e mantenere il certificato COC-PEFC. 2.3 la politica della qualità del gruppo pefc lario-intelvese ll GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE, visto quanto già illustrato nella premessa del presente manuale, al fine di: a. Assicurare un adeguata organizzazione per il raggiungimento degli obiettivi posti e definiti nelle convenzioni sottoscritte tra le parti (Consorzio Forestale e singole imprese boschive); b. Garantire un continuo adeguamento del sistema alle dinamiche di mercato (DUE- Diligence); c. Assicurare il mantenimento nel tempo della qualità dei prodotti e dei servizi offerti; d. Assicurare l'eliminazione o la minimizzazione degli impatti dei processi e prodotti sull'ambiente; e. Assicurare una gestione sostenibile del patrimonio forestale utilizzato; f. Assicurare la conformità alle norme cogenti e prescrizioni legislative; g. Assicurare l utilizzo di materia prima legnosa proveniente da una gestione sostenibile secondo i criteri stabiliti dallo schema PEFC, per quanto concerne la realizzazione di prodotti che saranno venduti come certificati per la rintracciabilità del prodotto legnoso. Ha adottato un propria politica della qualità adeguando la propria gestione aziendale allo standard ITA 1002:2013 per la certificazione della Catena di Custodia. Per quanto riguarda il controllo della Catena di il GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE ha stabilito la presente politica, finalizzata all applicazione dei requisiti degli schemi di riferimento PEFC ai fini dell utilizzo di materia prima legnosa che provenga da una gestione sostenibile da un punto di vista, ambientale, sociale ed economico. Il quadro generale degli obiettivi viene così riassunto: h. Implementare un sistema di valorizzazione del legname certificato PEFC di provenienza locale; i. sensibilizzazione degli stakeholders sull impiego di materiale legnoso proveniente da boschi gestiti in modo sostenibile e più nel dettaglio sulla mission del PEFC; j. sensibilizzazione dei propri fornitori e clienti sulle tematiche relative alla gestione forestale sostenibile; k. rispetto della legislazione vigente; l. scelta di fornitori che operino nel rispetto delle specifiche definite dal Gruppo; m. formazione periodica dei propri dipendenti relativamente ai controlli da porre in essere al fine di garantire la rintracciabilità dei prodotti legnosi; Questi obiettivi non vengono visti come vincoli, ma come opportunità di crescita per l intera struttura aziendale, in modo da rispondere sempre più e sempre meglio ai bisogni dei soci, dei clienti e di tutti gli stakeholders del Consorzio Forestale Il GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE si impegna a diffondere questi principi ad ogni livello sinonimi. 2 Le parole sito e membro, così come ufficio centrale e capogruppo. nel presente manuale si intendono come
Pagina 7 di 26 all interno della propria organizzazione ed ai propri clienti / fornitori tramite comunicazioni, corsi di formazione, indagini di mercato, attività di promozione e comunicazione per altro già ampiamente programmate ed evidenziate nell ambito della politica di GFS. 2.4 Struttura organizzativa del Consorzio (UFFICIO CENTRALE) e responsabilità Il Consorzio Forestale Lario Intelvese ha sede legale in Via Roma, 9 a San fedele Intelvi (CO). In questa sede è svolta tutta l attività di gestione tecnica ed amministrativa ed è conservata tutta la documentazione ad essa connessa oltre che tutti i documenti inerenti la costituzione del GRUPPO PEFC LARIO INTELVESE. La struttura organizzativa di dettaglio è descritta nello schema seguente:
Pagina 8 di 26 RESPONSABILITÀ DELL UFFICIO CENTRALE (cfr. punto 3.2.1 di ITA 1002:2013). 1. Rappresentanza dell organizzazione multisito/gruppo; 2. Presentazione della domanda di certificazione e garanzia del rapporto contrattuale; 3. Presentazione all organismo di certificazione di eventuali richieste di estensione e riduzione del campo di applicazione; 4. Impegno formale del rispetto dei contenuti dello standard PEFC ITA 1002:2013; 5. Coordinamento dei siti nel processo di certificazione collettiva; 6. fornire il collegamento organizzativo o contrattuale con tutti i siti; 7. stabilire le procedure scritte per la gestione dell organizzazione multisito; 8. tenere le registrazioni relative alle conformità della stessa seda centrale e dei singoli siti; 9. predisporre ed applicare un programma di audit interno; 10. predisporre una revisione delle conformità inclusa la revisione del programma di audit interno; 2.5 Struttura organizzativa delle imprese (SITI/MEMBRI) e responsabilità Ciascun sito, indipendentemente dalla propria ragione sociale, risulta iscritte all albo delle imprese boschive della Regione Lombardia istituito con Dgr. n. 8396/08, la struttura organizzativa in generale è la seguente: RESPONSABILITA DEL SITO (cfr. punto 3.2.2 di ITA 1002:2013). 1. attuazione e mantenimento dei requisiti della catena di custodia; 2. stipula di un rapporto contrattuale con l ufficio centrale; 3. rispondere efficacemente a tutte le richieste dell ufficio centrale e dell ente di certificazione per quanto di pertinenza all iter di certificazione e ai requisiti dello standard; 4. fornire piena collaborazione durante le visite di audit interno ed esterno; 5. attuazione di pertinenti azione correttive e preventive stabilite dall ufficio centrale.
Pagina 9 di 26 3 LA CERTIFICAZIONE DELLA CATENA DI CUSTODIA 3.1 Attività svolte dal gruppo pefc lario intelvese interessate dalla certificazione forestale e categorie merceologiche Il Consorzio Forestale gestisce 2174,80 ha di foreste certificate PEFC tale patrimonio boschivo fornisce buona parte del legname lavorato dallo stesso CFLI e dai siti n. 2 e 3. Attualmente il sito n. 1 non utilizza abitualmente legname certificato, bacino preferenziale di approvvigionamento in questo caso potranno ad esempio essere, oltre gli stessi boschi gestiti dal CFLI, anche le proprietà del Demanio Regionale attualmente in gestione all ERSAF. Le diverse attività condotte dal Gruppo ed interessate dalla certificazione forestale sono riconducibili a due macro-comparti: quello della gestione forestale (attualmente prerogativa univoca del CFLI) e quello del taglio del legname e della prima trasformazione del prodotto; se lo strumento di garanzia per la gestione forestale è la certificazione PEFC della gestione forestale sostenibile 3, per quello della trasformazione del prodotto è la certificazione della Catena di Custodia. Le categorie merceologiche a cui si applica la certificazione della catena di custodia si possono così sintetizzare per ciascun membro del gruppo: MEMBRO PRODOTTO PRINCIPALI SPECIE CFLI SITO 1 SITO 2 SITO 3 CFLI SITO 1 Legname in stanga da ardere Legname in stanga da opera Paleria e materiale per ingegneria naturalistica Legname in stanga e cimali per cippatura Arredi verdi Cippato per servizio calore Faggio, Frassino, Betulla, Acero spp, Carpino spp., Castagno, Abete, Larice et al. Faggio, Frassino, Betulla, Acero spp, Carpino spp., Castagno, Abete, Larice et al. Castagno e Larice Faggio, Frassino, Betulla, Acero spp, Carpino spp., Castagno, Abete, Larice et al. Castagno e Larice Faggio, Frassino, Betulla, Acero spp, Carpino spp., Castagno, Abete, Larice et al. Per un maggior approfondimento dei prodotti a cui si applica il controllo della COC si rimanda allo specifico documento allegato al presente manuale. Le fasi dei processi aziendali a cui si applicano le procedure di controllo descritte nel presente documento sono quindi le seguenti: - fase di approvvigionamento del materiale legnoso; - fase di approvvigionamento del materiale legnoso non certificato; - fase di trasporto dall imposto al centro legno; - fase di immagazzinamento del materiale grezzo; - fase di trasformazione; - fase di lavorazione da parte di eventuali terzisti; 3 Cfr. il manuale di Gestione Forestale Sostenibile del Consorzio Forestale Lario Intelvese redatto in data 28.11.2008.
Pagina 10 di 26 3.1 Strutture interessate dai processi aziendali nel sistema coc MEMBRO STRUTTURA FUNZIONE INDIRIZZO Uffici amministrativi amministrazione Via Roma, 9 San Fedele CFLI - Intelvi Capogruppo Nuovo Centro Legno del Consorzio Deposito e lavorazione del tondame e del cippato Via San Rocco Laino Uffici amministrativi amministrazione Via Provinciale snc. 22030 Lasnigo Co SITO 1 CipCalor Magazzino/Capannone Deposito e lavorazione del tondame e del cippato Via Provinciale snc. 22030 Lasnigo Co Uffici amministrativi amministrazione Vicolo Val d Intelvi 5 - Sito 2 Intelforest Magazzino/Capannone Deposito e lavorazione del tondame e del cippato Sito 3 Vanini Giancarlo Via Provinciale 22010 Claino con Osteno Uffici amministrativi amministrazione Via Roma 12 Cerano d intelvi Magazzino/Capannone 4 LE FASI DELLA CATENA DI CUSTODIA Deposito e lavorazione del tondame e del cippato (PROCEDURA DOCUMENTATA b di ITA1002:2013) 4.1 Fase di approvvigionamento del materiale legnoso Via Roma 12 Cerano d intelvi Per tutti i membri del gruppo il legno certificato di norma proviene da diversi interventi di utilizzazione boschiva quali: - tagli di utilizzazione; - miglioramenti forestali; - altri interventi che prevedono il taglio di piante (pulizie, interventi puntuali, potature); Il legname può anche essere oggetto di trasferimenti, mediante compravendita, tra i diversi membri del gruppo (ad es. il sito 2 compra dal sito 3 un lotto di legname a sua volta acquistato da quest ultimo dal CFLI). Per quanto riguarda le imprese boschive il legname viene generalmente comprato in piedi o in stanga dai gestori di boschi certificati presenti sul territorio (principalmente il CFLI). Il taglio dei lotti può essere quindi eseguito direttamente dal CFLI in amministrazione diretta, tramite i propri operai o conto terzi (eseguito dalle imprese boschive). In quest ultimo caso tutte le operazioni di taglio avvengono comunque sotto il pieno controllo della Direzione Lavori del Consorzio. Il materiale ricavato, accatastato all imposto, è per lo più rappresentato da: - legname in stanga; - ramaglie e scarti di lavorazione; - cippato.
Pagina 11 di 26 4.2 Fase di trasporto del materiale legnoso Dall imposto dei cantieri forestali il materiale allestito viene movimentato presso i luoghi individuati per lo stoccaggio (magazzini del CFLI e dei siti); il trasporto può essere effettuato direttamente dagli stessi membri del gruppo o mediante terzisti incaricati. Nell ambito del trasporto dal bosco ai magazzini, non è richiesto alcun documento di trasporto; ciò al fine di snellire gli oneri burocratici e formali a carico della struttura; nel caso in cui il trasporto avvenga conto terzi, la lavorazione avviene sempre sotto il pieno controllo dei membri del gruppo. 4.3 Fase di stoccaggio del materiale legno I siti di immagazzinamento del materiale legnoso sono di norma i magazzini di ciascun membro del gruppo individuati al paragrafo 2.2. e gli imposti dei cantieri. Per imposto si intende il luogo dove viene accatastato temporaneamente il legname proveniente dal taglio boschivo in attesa di essere definitivamente allontanato. All interno dei magazzini, il legname certificato è stoccato in un spazio ad hoc opportunamente delimitato da cartelli d identificazione di dimensioni A4, collocati su supporti in legno o affissi direttamente sulle cataste, riportanti la dicitura MATERIALE CERTIFICATO accompagnata dal logo PEFC e da quello del si sito se in dotazione. IL cartello riporta anche il codice univoco identificativo del lotto boschivo di provenienza (es. codice attributi dal CFLI al momento della vendita o codice della denuncia di taglio di riferimento). Il materiale non certificato viene immagazzinato in un altro spazio delimitato dai medesimi supporti con la dicitura MATERIALE NON CERTIFICATO accompagnata dal solo logo del sito se in dotazione. Attraverso queste misure si garantisce la separazione fisica del legno PEFC da quello non certificato; non è quindi prevista la marchiatura con logo dei singoli assortimenti.
Pagina 12 di 26 4.4 Fase di vendita e trasformazione Il legname certificato proveniente dai cantiere forestali può essere venduto direttamente all imposto, in questo caso non entra nei magazzini dei siti, questi però possono farsi carico del trasporto all acquirente. In alternativa il legname entrato nei magazzini può essere lì stoccato per una successiva vendita senza subire processi di trasformazione o subire alcune prime lavorazioni che determinano principalmente i seguenti prodotti legnosi trasformati: - Legna da ardere spaccata per stufa e caminetti; - Cippato; Sarà a discrezione di ciascun sito se applicare la certificazione a questi prodotti garantendone le separazione fisica in sede di produzione (ad es. accatastando il materiale in luoghi idonei o scalandone temporalmente la lavorazione). In alcuni case l operazione di cippatura può avvenire presso il cantiere forestale in corso, anche in questo caso, l intervento avviene sotto lo stretto controllo del CFLI, che tra le altre cose supervisione e coordina il trasporto del cippato presso il centro legno. Secondariamente e saltuariamente il gruppo può attivare anche le seguenti linee di produzione: - prodotti finiti per arredo verde e oggettistica; - componenti per mobili e semilavorati; - materiale per ingegneria naturalistica; Gli arredi verdi prodotti seguono le linee guida predisposte dalla Provincia di Como nell ambito del quaderno per le opere tipo (QUOT):
Pagina 13 di 26 Codice Descrizione Etichettatura Specie legnosa DP1, DP2, DP3, DP3bis, DP4 Panche senza schienale in Abete PEFC 100% Picea excelsa DP1, DP2, DP3, DP3bis, DP4 Panche senza schienale in Larice PEFC 100% Larix decidua DP1, DP2, DP3, DP3bis, DP4 Panche senza schienale in Castagno PEFC 100% Castanea sativa DPS1, DPS2, DPS3 Panche con schienale in Abete PEFC 100% Picea excelsa DPS1, DPS2, DPS3 Panche con schienale in Larice PEFC 100% Larix decidua DPS1, DPS2, DPS3 Panche con schienale in Castagno PEFC 100% Castanea sativa DT1, DT2, DT3 Tavoli in Abete PEFC 100% Picea excelsa DT1, DT2, DT3 Tavoli in Larice PEFC 100% Larix decidua DT1, DT2, DT3 Tavoli in Castagno PEFC 100% Castanea sativa IS1, IS2, IS3 Segnali di località in Abete PEFC 100% Picea excelsa IS1, IS2, IS3 Segnali di località in Larice PEFC 100% Larix decidua IS1, IS2, IS3 Segnali di località in Castagno PEFC 100% Castanea sativa OS2, OS3, OS4 staccionate in Abete PEFC 100% Picea excelsa OS2, OS3, OS4 staccionate in Larice PEFC 100% Larix decidua OS2, OS3, OS4 staccionate in Castagno PEFC 100% Castanea sativa IBG1, IBG2, IBG3 Bacheche in Abete PEFC 100% Picea excelsa IBG1, IBG2, IBG3 Bacheche in Larice PEFC 100% Larix decidua IBG1, IBG2, IBG3 Bacheche in Castagno PEFC 100% Castanea sativa - Paleria in Castagno PEFC 100% Castanea sativa - Paleria in Larice PEFC 100% Larix decidua - Semilavorati per ingegneria naturalistica in Larice e PEFC 100% Larix decidua Castagno - Toppi da sega/trancia per mobili in Faggio PEFC 100% Fagus sylvatica - Toppi da sega/trancia per mobili in Frassino PEFC 100% Fraxinus excelsior - Toppi da sega/trancia per mobili in Castagno PEFC 100% Castanea sativa Toppi da sega/trancia per mobili in Abete Toppi da sega/trancia per mobili in Tiglio - Cippato uso energetico PEFC 100% varie Allo stato attuale il Consorzio non ha ancora commercializzato alcun prodotto provvisto di logo on prduct, si tenga inoltre presente che qualora il prodotto venga impiegato come fornitura in progetti gestiti dal Consorzio non sussiste esplicita fattura di vendita; tuttavia la fornitura del manufatto è deducibile dai capitolati di progetto. 5 MODALITA DI CONTROLLO DELLA CATENA DI CUSTODIA (PROCEDURA DOCUMENTATA c di ITA 1002:2013) 5.1 Verifica della rintracciabilità in entrata Il Gruppo mette in funzione un sistema per dare garanzia sull origine della materia prima legnosa utilizzata per la produzione dei prodotti legnosi elencati nel paragrafo 4.4; la norma PEFC ITA 1002 prevede due approcci possibili per la verifica della rintracciabilità: il sistema percentuale e il sistema della separazione fisica. E' stato scelto l approccio della separazione fisica 4. Applicando la metodologia della separazione fisica si garantisce che le materie prime vengono mantenute separate o chiaramente identificabili in tutte le fasi della produzione o del processo commerciale. A questo riguardo sono debitamente individuati i siti d immagazzinamento del materiale certificato, distinti da quelli destinati al materiale non certificato; l individuazione ed il riconoscimento dei siti avviene mediante apposita cartellonistica. Il controllo della catena di custodia è eseguito in ciascuna delle fasi sopra descritte, per ogni step è individuato un responsabile del controllo, la procedura di controllo e la documentazione atta 4 Il principio su cui si basa il metodo è quello della identificazione e segregazione completa e costante del legno certificato lungo l'intero processo di trasformazione: dalla foresta certificata, fino all'ultimo anello della catena. Se questo principio è sempre correttamente rispettato, il prodotto finale, realizzato utilizzando solamente materiale che è stato gestito in questo modo, potrà essere etichettato con il logo PEFC.
Pagina 14 di 26 al controllo. 5.2 Fase approvvigionamento di legno certificato Allo stato attuale i bacini principali se non esclusivi di approvvigionamento di legname certificato sono i boschi gesti dal CFLI e potenzialmente le altre foreste certificate presenti sul territorio (Foreste demaniali di proprietà della Regione e gestite da ERSAF). Responsabile del controllo: responsabile della catena di custodia individuato per ciascun membro del gruppo di norma coincidente con il titolare dell impresa boschiva stessa. Procedura di controllo: il responsabile della COC verifica che l imposto sia correttamente individuato anche in base alle indicazioni del progetto di taglio 5 e che in questa fase il materiale certificato non si contamini con eventuale materiale non certificato proveniente da lotti limitrofi. Toppi da opera Ramaglia Cimali Cippato Prodotti finiti Semilavorati Legna da ardere Prodotto Unità di misura m 3 ms- quintali m 3 ms- quintali m 3 ms- quintali m 3 ms- quintali cad. m 3 cad. m 3 - quintali Documentazione di verifica: nel piedilista di contrassegnatura, qualora presente, è riportata la stima della massa al taglio, gli assortimenti ritratti devono quindi avere una corrispondenza con quanto riportato nel progetto di taglio. A corredo delle informazioni riportate all interno dei progetti di taglio ciascun membro dispone di un registro del legno certificato dove viene specificato tra le altre cose: - il lotto di provenienza; - l anno di utilizzazione; - il quantitativo esatto espresso in metri cubi o quintali suddiviso per specie; Ciascun membro del gruppo nella fattura di vendita e nella bolla di trasporto dovrà dare evidenza al RCOC della propria certificazione riportando il numero del certificato ed il lotto di provenienza del materiale. Inoltre dovrà consegnare anche copia del proprio certificato per il controllo della Catena di Custodia al RCOC del Consorzio. 5.3 Fase approvvigionamento di legno non certificato Il CFLI utilizza esclusivamente legname certificato proveniente dai boschi conferiti in gestione, percentuale di legname non certificato che giunge in magazzino è quindi minima e legata a lavorazioni particolari eseguite ad esempio all interno dei boschi del FAI (socio del Consorzio con in disponibilità 15 ha di boschi non certificati presso il dosso del Lavedo). Questo non avviene per le imprese boschive che si utilizzano abitualmente boschi privati locali non certificati. 5 Dato che il legname certificato proviene principalmente da boschi proprietà pubblica di norma è sempre presente il progetto di taglio con i relativi allegati (piedilista di martellata e cartografia) che fornisce indicazioni sul volume di legname al taglio.
Pagina 15 di 26 Le imprese dimostrano e garantiscono che tale materiale non provenga da fonti non controllate o da eventuali tagli illegali, attraverso un analisi del rischio secondo quanto previsto dal punto 5 dello standard PEFC ITA 1002:2013 e mediante l applicazione della specifica valutazione del rischio predisposta da Regione Lombardia per assolvere a quanto richiesto dal R.E. 995/2010 e codificata nel sistema come specifica procedura. Dall applicazione dei suddetti indicatori, e per la peculiarità della filiera foresta-legno di fatto limitata al contesto territoriale locale, emerge una bassa (se non nulla) probabilità di impiego di legno non controllato. Responsabile del controllo: responsabile della catena di custodia individuato per ciascun membro del gruppo di norma coincidente con il titolare dell impresa boschiva stessa. Procedura di controllo: il responsabile della COC verifica applica a qualsiasi partita di legno non certificato in entrata gli indicatori del punto 5 dello standard PEFC e la procedura di valutazione del rischi secondo la procedura predisposta da Regione Lombardia. Documentazione di verifica: modulistica predisposta nell ambito della procedura regionale inoltre il responsabile della certificazione può provvedere a far firmare al fornitore un autodichiarazione attestante che il legno non provenga da fonti controverse. L autodichiarazione del fornitore deve includere: a) una dichiarazione scritta che, secondo le migliori conoscenze del fornitore, le materie prime fornite non provengono da fonti controverse; b) un impegno scritto a dare informazioni sull origine geografica (nazione / regione) delle materie prime fornite; tali informazioni sono necessarie per la valutazione di rischio dell organizzazione; c) un impegno scritto, nel caso in cui le forniture siano considerate ad alto rischio, in cui si stabilisca che il fornitore deve dare le informazioni necessarie per identificare le/a unità di gestione forestale di origine della materia prima e l intera catena della fornitura collegata alla fornitura ad alto rischio; d) un impegno scritto, nel caso in cui le forniture siano considerate ad alto rischio, in cui si stabilisca che il fornitore deve autorizzare l organizzazione a svolgere ispezioni di seconda o terza parte sulle operazioni del fornitore così come sulle operazioni del fornitore precedente nella catena. 5.4 Fase di trasporto del legno certificato I trasporti del materiale legnoso certificato rientrano in due tipologie; - Trasporti interni: trasporti in cui non si ha alcun passaggio di proprietà del materiale; - Trasporti esterni: trasporti legati alla vendita del materiale; I trasporti interni sono documentati dai soli registri dei materiali in entrata/uscita predisposti per ogni sito. Ogni trasporto esterno di materiale certificato è documentabile attraverso un apposita bolla di trasporto o la stessa fattura dove è riportato il quantitativo di legno prelevato e trasportato e gli estremi identificativi di chi esegue il trasporto. Durante la fase di trasporto la separazione fisica del materiale è garantita dal fatto che sullo stesso mezzo sarà caricata una sola tipologia di materiale evitando così ogni possibile contaminazione. Responsabile del controllo: responsabile della catena di custodia individuato per ciascun membro del gruppo di norma coincidente con il titolare dell impresa boschiva stessa.
Pagina 16 di 26 Per quanto riguarda i trasporti esterni il responsabile della COC redige in duplice copia una bolla (può far fede la stessa fattura), tale documento riporta la seguenti informazioni: - quantitativo di materiale trasportato; - destinazione del materiale; - lotto di provenienza del materiale; - estremi del mittente del materiale; - presenza/assenza di certificazione forestale; - estremi di chi esegue il trasporto; - codice di certificazione PEFC; - data di spedizione / periodo di spedizione. Al momento della consegna del materiale il documento di trasporto deve essere controfirmata dall addetto al controllo merci in entrata (destinatario Responsabile della COC), dal trasportatore e dal mittente del materiale; queste disposizioni rimangono valide anche qualora il Consorzio provveda ad una fornitura di legno certificato non proveniente dalla foreste ad esso conferite. Documentazione di verifica: bolla di trasporto, fatture e registri del materiale in entrata ed in uscita. 5.5 Fase di stoccaggio del materiale certificato I referenti della COC per ciascun sito identificano tutte le categorie di legno in entrata e provvedono ad archiviare la documentazione di riferimento (es. pesate). Responsabile del controllo: responsabile della catena di custodia individuato per ciascun membro del gruppo di norma coincidente con il titolare dell impresa boschiva stessa. Procedura di controllo: il Responsabile della certificazione della catena di custodia o un suo delegato (addetto al controllo delle merci in entrata) verifica la provenienza del lotto di legname e controlla la validità dell eventuale documento di trasporto. Successivamente il registro del materiale in entrata, che costituisce il documento dove sono riportati tutti i flussi di materia prima legnosa in entrata. Documentazione di verifica: registro del materiale in entrata. 5.6 Fase di controllo dei terzisti Ciascun membro del gruppo, tramite il Responsabile della catena di custodia, procede al controllo dell attività dei terzisti in riferimento al rispetto della COC. Responsabile del controllo: responsabile della catena di custodia individuato per ciascun membro del gruppo di norma coincidente con il titolare dell impresa boschiva stessa. Procedura di controllo: il Responsabile della certificazione della catena di custodia o un suo delegato procede a far sottoscrivere impegno formale di rispetto del metodo della separazione fisica alle ditte contoterziste; qualunque esse siano ed indipendentemente dalla lavorazione eseguita (imprese boschive, segherie ecc). Qualora alla lavorazione eseguita dai terzisti partecipi, assista o vigili fisicamente il personale dell impresa affinché non vi sia contaminazione con materia prima sprovvista di certificazione, potrà essere omessa la sottoscrizione formale di un impegno scritto.
Pagina 17 di 26 Documentazione di verifica: capitolati, contratti, prontuari, giornaliere ecc. 5.7 Fase di trasformazione Ciascun membro del gruppo, tramite personale adeguatamente formato provvede ad identificare il materiale certificato durante la fase di trasformazione, anche qualora venga eseguita conto-terzi. Responsabile del controllo: responsabile della catena di custodia individuato per ciascun membro del gruppo di norma coincidente con il titolare dell impresa boschiva stessa. Procedura di controllo: il materiale certificato dovrà essere lavorato evitando ogni contaminazione con materiale non certificato. A questo riguardo il personale adeguatamente formato provvederà a scindere i cicli di lavorazione dei macchinari in base al tipologia di materiale in entrata. Inoltre verrà posta particolare attenzione allo stoccaggio dei semilavorati o di eventuali prodotti intermedi. Eventualmente si procederà a distinguere il materiale certificato con apposito contrassegno (vernice). 5.8 Verifica della rintracciabilità in uscita Ciascun membro del gruppo documenta e controlla tutti i movimenti dei prodotti certificati al di fuori del strutture del Consorzio. Responsabile del controllo: responsabile della catena di custodia individuato per ciascun membro del gruppo di norma coincidente con il titolare dell impresa boschiva stessa. Procedura di controllo: il responsabile della catena di custodia in base agli ordini e alle richiesta di prodotto certificato predispone in duplice copia un bolla di trasporto ed un documento di fatturazione a cui verrà sempre allegata copia del certificato, dove sono riportate le seguenti informazioni: - quantità di materiale o prodotto venduto/fornito; - indicazione se si tratta o meno di materiale certificato; - dichiarazione 100% PEFC ; - numero e data delle corrispondenti fatture (se presenti); - indicazione degli acquirenti destinatari dei prodotti; - codice di certificazione PEFC; Le registrazioni devono essere conservate per almeno 5 anni, contestualmente il responsabile della certificazione provvede ad aggiornare il registro del materiale certificato. Documentazione di verifica: bolle di trasporto, fatture, registro del materiale in uscita. SINTESI DELLA DOCUMENTAZIONE PER L IDENTIFICAZIONE DELLA MATERIA PRIMA LEGNOSA IN ENTRATA E IN USCITA MATERIALE IN ENTRATA Progetti/relazioni di taglio, denunce di taglio presentate a SITAB Registri del materiale certificato in entrata Bolla/documentazione di trasporto (DDT) Fatture MATERIALE IN USCITA Fatture con certificato allegato, richieste/ordine di fornitura Registro del materiale certificato in uscita Scheda di fornitura Bolla/documentazione di trasporto (DDT)
Pagina 18 di 26 Progetto, in cui sono indicate le forniture di arredi verdi Copia di ciascuno dei documenti nella loro versione ufficiale e definitiva è archiviato dalla segreteria e adeguatamente conservata per permettere la successiva verifica dell OdC. 6 ASPETTI DI SISTEMA (PROCEDURA DOCUMENTATA d, e,f di ITA1002:2013) 6.1 Gestione delle registrazioni Sono registrazioni tutti i documenti (cartacei ed informatici) che riportano i risultati ottenuti nell applicazione del sistema o che forniscono evidenza delle attività svolte. La tabella seguente riporta le registrazioni utilizzate, la loro identificazione, la responsabilità per l archiviazione, conservazione, reperibilità, protezione ed eliminazione. Le registrazioni devono essere conservate per 5 anni, a meno che non sia specificatamente prevista una tempistica diversa oppure gli ordini del cliente o le norme di legge prescrivano periodi più lunghi. Quando previsto dagli ordini dei clienti, le registrazioni sono consultabili dagli stessi per tutto il periodo di conservazione stabilito. Al termine del periodo di conservazione previsto, le registrazioni possono essere eliminate, a cura dei responsabili incaricati della conservazione. SINTESI DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE LA GESTIONE DELLE REGISTRAZIONE Soggetto Registrazione Responsabilità Tempo di conservazione minimo Uff. Centrale Convenzione e Regolamento per la costituzione del Gruppo PEFC Lario Intelvese RCOC-Direzione - Uff. centrale Siti Documenti inerenti il lotto di taglio (progetto, denuncia di taglio, capitolati). Registro del materiale certificato in uscita/entrata Fatture attive passive RCOC di ciascun membro 5 anni Uff. centrale Siti RCOC di ciascun membro 5 anni Uff. centrale RCOC di ciascun membro 5 anni Siti Uff. centrale Bolle di trasporto RCOC di ciascun membro Siti Uff. centrale Copia del certificato RCOC di ciascun membro 5 anni Siti Uff. centrale Scheda/moduli d ordine del Siti materiale Uff. centrale Documenti di trasporto RCOC di ciascun membro 5 anni Siti Uff. centrale Piano dell audit interno RCOC di ciascun membro 5 anni Siti Uff. centrale Verbali dell audit interno RCOC di ciascun membro 5 anni Uff. centrale formazione PEFC RCOC di ciascun membro 5 anni Uff. centrale Registro delle non RCOC di ciascun membro 5 anni conformità, azioni correttive, preventive e reclami Uff. centrale Verbale di riesame RCOC di ciascun membro 5 anni
Pagina 19 di 26 6.2 Mansionario Nel capitolo 2 sono state descritte le responsabilità di ciascun soggetto che costituisce il Gruppo PEFC Lario Intelvese. Il CFLI nelle figura del Responsabile della COC nominato dalla direzione ha la funzione di coordinamento del gruppo secondo quanto stabilito nella convenzione e nel regolamento sottoscritto tra le parti. L RCOC del gruppo si interfaccia con i singoli RCOC di ciascun sito di norma coincidenti con il titolare dell impresa, ciascuno con i seguenti compiti e responsabilità: In merito allo specifico caso del CFLI i compiti e le responsabilità dei soggetti attivi all interno del Consorzio connessi con il controllo della catena di custodia sono riportati nella seguente tabella: Direzione CDA Presidente Direttore Presidente CDA - Approva la politica COC; - Effettua i riesami periodici; - Approva il programma annuale dell Audit interno; - Presenta domanda di certificazione; - Rappresenta il consorzio; - Presenta domanda al PEFC Italia per l utilizzo del logo. - Mantiene i contatti con l Organismo Certificatore e con la segreteria PEFC Italia; - Rappresenta il Consorzio nelle sedi opportune; - Garantisce la comunicazione interna ed esterna; - Gestisce i reclami ricorsi e controversie; - Informa le parti interessate su diritti e doveri; - Pianifica e programma l approvvigionamento del materiale legnoso certificato; - Custodisce il certificato emesso dall Organismo di Certificazione; - Approva le modifiche e le revisioni del manuale;
Pagina 20 di 26 RCOC Segreteria Personale tecnico Nominato dalla Direzione Individuato dal RCOC - Predisporre un programma di formazione del personale; - Approva il piano di formazione; - Approva il piano della Comunicazione; - Provvede all organizzazione all operatività e al coordinamento del sistema COC; - Predispone e distribuisce documenti, informative e modulistica; - Cura l aggiornamento delle prescrizioni legali; - Partecipa e collabora alle visite ispettive svolte dall OdC; - Garantisce l aggiornamento delle informazioni relativi al controllo della COC; - Gestisce le non conformità e le azioni correttive; - Approva le azioni correttive dandone comunicazione alla Direzione; - Da attuazione al piano di Audit interno; - Verifica l approvazione del piano di audit interno; - Controlla e identifica la materia prima legnosa certificata; - Registra la materia prima legnosa certificata all ingresso della catena di custodia; - Gestisce il reporting del prodotto finito etichettabile PEFC per il periodo di riferimento; - Gestisce ed aggiorna il registro del materiale certificato del materiale etichettato PEFC; - Controlla la corretta etichettatura; - Registrazione (Note di Lavorazione) materia prima certificata in ingresso alla catena di custodia; - Tiene la contabilità della materia prima legnosa certificata all ingresso della catena di custodia; - Registrazione degli ordini di prodotto certificato; - Registrazione dell attività di formazione. - Predispone il piano di formazione; - Predisporre un programma di formazione del personale. - Supporto al RCOC nelle fasi di registrazione del materiale legno in entrata ed in uscita dalle strutture operative del Consorzio; - Registrazioni documentanti l attività di formazione e comunicazione. - Etichettatura del prodotto certificato; - Controllo dei terzisti. 6.3 Verifiche ispettive interne Le verifiche ispettive interne sono effettuate per stabilire se il sistema di controllo della catena di custodia è applicato in modo efficace, nel rispetto dei requisiti dello schema di riferimento e delle regole del sistema stesso (la visita ispettiva interna prende anche il nome di audit interno). L audit interno è condotto dal RCOC del CFLI e riguarda l attività svolta sia dall ufficio centrale sia dai singoli siti. A questo riguardo è predisposto dal Responsabile della COC piano annuale delle verifiche ispettive interne con indicazione dei siti e dei periodi di svolgimento. Nella definizione del piano si tiene conto dello stato e dell importanza delle attività oltre che dei risultati delle precedenti verifiche ispettive; I piano prevede una verifica all anno per ciascun sito/funzione, salvo la facoltà di svolgere verifiche addizionali quando ne venga ravvisata l opportunità, ad esempio per valutare l esito e l efficacia di eventuali azioni correttive o preventive. La comunicazione di preavviso inoltrata da parte dell auditor, con congruo anticipo, ai soggetti interessati, contiene le seguenti informazioni:
Pagina 21 di 26 - la data della verifica ispettiva interna; - il nome del valutatore; - l oggetto della verifica; - le modalità e i criteri adottati; - il personale di cui si richiede la presenza. La scelta dei valutatori e la conduzione delle verifiche ispettive assicurano l obiettività e l imparzialità rispetto alle attività oggetto di verifica ispettiva. I valutatori, che possono essere sia interni che esterni, verranno scelti sulla base di specifiche competenze e in modo da garantire indipendenza rispetto all oggetto della verifica. Le verifiche ispettive interne generalmente includono la valutazione di: - la disponibilità dei documenti e delle registrazioni del Sistema di competenza sito/funzione oggetto di verifica; - la disponibilità dei rapporti di verifica precedenti ed esito delle azioni svolte a seguito delle eventuali anomalie rilevate. La verifica ispettiva è effettuata mediante l ausilio di check list opportunamente predisposte. Al termine della verifica ispettiva è redatto dal valutatore un rapporto contenente: non conformità rilevate, opportunità di miglioramento e giudizio finale. Tale rapporto viene comunicato entro breve tempo dal valutatore ai referenti di ciascun sito alla Direzione e alla funzione sottoposta a verifica. La Direzione e il responsabile della COC adottano le azioni per eliminare le eventuali non conformità rilevate e le loro cause; essi inoltre verificano l attuazione delle azioni predisposte. In occasione del Riesame da parte della Direzione, vengono analizzati gli esiti delle verifiche ispettive e i risultati delle azioni intraprese per eliminare le eventuali non conformità, in modo da permettere una valutazione complessiva.
Pagina 22 di 26 6.4 Gestione non conformità, azioni correttive e preventive La segnalazione di una non conformità può avvenire da parte del personale di ciascuna impresa costituente il gruppo, a seguito dei risultati di verifiche ispettive interne od esterne oppure tramite comunicazioni o reclami da parte del cliente o delle parti interessate. La segnalazione, l identificazione delle non conformità, la definizione delle cause, le azioni per il trattamento e le eventuali azioni preventive e/o correttive sono registrate nello specifico modulo di registrazione. Il RCOC provvede a comunicare a ciascun membro del gruppo le non conformità rilevate definendo le opportune azioni di trattamento, le scadenze ed individuare il/i responsabile/i designato/i al/ai quale/i vengono comunicate tali informazioni. Quando l analisi dei motivi di non conformità porta all individuazione di cause di natura sistematica oppure quando si rileva una non conformità potenziale, è necessario aprire un azione correttiva o preventiva. Compete alla Direzione approvare le azioni stabilite. Si procede dunque all attuazione di tali azioni ed alla verifica del loro completamento ed efficacia da parte della Direzione o in occasione di verifiche ispettive interne successive. Le informazioni relative alle non conformità, azioni correttive e preventive rappresentano alcune delle informazioni oggetto di valutazione in occasione del Riesame da parte della Direzione. Tali informazioni sono riportate nel modello Registro delle non conformità, azioni correttive e preventive.
Pagina 23 di 26 6.5 Gestione dei reclami Chiunque può fare un reclamo presso le singole imprese o al Capogruppo purché in forma scritta ovvero compilando il modulo segnalazione di reclamo. Il consorzio tiene un registro dei reclami dei ricorsi e delle controversie presentati con le medesime modalità previste per la gestione delle non conformità (Potrà essere utilizzato il registro reclami ed il modello di segnalazione già implementato per la GFS). Reclami Ricorsi Controversie Manifestazione di insoddisfazione riportata in forma scritta relativa alle attività di controllo della COC del Consorzio Sono un appello formale promosso al fine di ottenere tutela di un proprio diritto o interesse leso a causa della non applicazione di una regola di gestione forestale sostenibile. Consistono nei procedimenti di appello contro le decisioni del Consorzio in merito ai ricorsi Direttore + Direzione (riesame) Direttore + Direzione (riesame) Collegio arbitrale: - Rappresentante del Consorzio - Rappresentante nominato dall appellante. - Parte terza indipendente con le funzioni di presidente del collegio arbitrale, nominato da entrambe le parti, o in mancanza di accordo dal presidente del tribunale di Como. 6.6 Riesame del sistema da parte della Direzione Il riesame è effettuato dal Direttore del CFLI sulla base di quanto emerso durante l anno di attività e sulla base dello scambio di esperienze avvenuto con i singoli membri del gruppo. La Direzione, in sede di CDA, pone periodicamente a riesame il Sistema di controllo della Catena di custodia, al fine di verificarne l adeguatezza e l efficacia nel soddisfare i requisiti dello schema di riferimento. Durante il riesame, il quale viene effettuato con cadenza di massima annuale, vengono affrontati i seguenti argomenti: 1. analisi del precedente riesame e delle problematiche eventualmente rimaste aperte; 2. risultanze emerse da verifiche ispettive interne ed esterne; 3. non conformità ed azioni correttive e preventive; 4. stato dell arte della politica della qualità; 5. adeguamenti/miglioramenti al sistema. 6. attività formativa; 7. adeguatezza risorse umane e tecnologiche; 8. programmazione delle verifiche ispettive interne. Il Riesame da parte della Direzione è documentato da un verbale che richiama i precedenti argomenti.