PIANO DI COMUNICAZIONE ARCO LATINO (Novembre 2007) 1
PIANO DI COMUNICAZIONE ARCO LATINO 1. - INTRODUZIONE L Associazione Arco Latino individua nella comunicazione, nella trasparenza e nella condivisione degli obiettivi e delle strategie un fattore chiave di buon funzionamento dell organizzazione e di successo dei progetti. Il piano di comunicazione che si intende realizzare mira, da una parte, ad aumentare la notorietà dell associazione Arco Latino, a svilupparne la conoscenza, e a modificarne e migliorarne la percezione, anche mediante la semplificazione del messaggio, in base all identificazione dei target group a cui esso si dirige. Dall altra, è orientato a migliorare e a regolare la comunicazione interna dell associazione, al fine di aumentarne l efficienza operativa e l efficacia dell azione. Il piano di comunicazione è dettagliato ed articolato in obiettivi, destinatari, strumenti, e budget. 2. - LA REALTÀ DELLA COMUNICAZIONE DI ARCO LATINO Dall inizio dell attività dell associazione, la strategia di comunicazione di Arco Latino si è incentrata maggiormente sugli strumenti per comunicare, lasciando temporaneamente da parte l elaborazione di un piano che inglobasse tutte le dinamiche della comunicazione e fosse pratico allo stesso tempo. Nell ultimo periodo di attività dell associazione si è cercato di puntare specialmente al raggiungimento di un livello minimo di unità di immagine, il quale ha richiesto l unificazione dei colori dell associazione e l utilizzo da parte di tutti gli attori di Arco Latino di un logo comune. Attualmente Arco Latino ha elaborato e dispone dei seguenti strumenti di comunicazione: Trittico di presentazione in quattro lingue (castellano, catalán, italiano e français); Scheda di presentazione in arabo e inglese; Un roll-up; Uno stand; Presentazione in power-point; Schema riassuntivo; DVD di presentazione; Dossiers; Sito web (Sezione pubblica ed intra web); bollettini elettronici; alcuni posizionamenti di AL su tematiche specifiche. 2
Si considera opportuno: o impiegare questi strumenti in modo più efficente ed efficace, procedendo periodicamente al loro aggiornamento e ad una semplificazione mirata, ampliando i canali di diffusione o creare nuovi strumenti sempre più funzionali (compatibilmente con il budget disponibile). Sino ad ora si è lavorato per acquisire un immagine unitaria e coordinata dell associazione, partendo dal logo e dai colori azzuro ed arancione, ma non si è ancora provveduto all elaborazione di guidelines dettagliate per quanto riguarda l immagine corporativa. Arco Latino mira ora a sviluppare queste guidelines e a perfezionare i messaggi, che dovranno divenire ancor più semplici e chiari (sempre in accordo con il Piano Strategico dell Associazione e con il Piano di Azione). Quando si prende in considerazione la comunicazione di AL, è importante distinguere con chiarezza tra la comunicazione interna, diretta ai soci, e la comunicazione esterna, diretta a terzi. I punti deboli da migliorare nella comunicazione di AL su questi due versanti si individuano principalmente: Nella scarsa agilità, chiarezza ed organizzazione della comunicazione interna all associazione (versante interno). Nell insufficiente diffusione delle informazioni all interno di ogni singola amministrazione membro di Arco Latino (versante interno). Nella scarsa visibilità data ad Arco Latino sui siti web e, in generale, sui canali di informazione propri di ogni membro dell associazione (versante esterno). Nell insuffciente risalto del nome Arco Latino in internet, legato a parole chiave come mediterraneo, mediterraneità, cooperazione transfrontaliera, ecc... Nell ancora scarso sfruttamento del sito web come strumento di comunicazione interna ed esterna (entrambi i versanti). In questo momento, la comunicazione di Arco Latino si trova in una fase chiave di riorganizzazione e potenziamento; l obiettivo di questo piano di comunicazione è quello di concretizzare una strategia operativa di comunicazione, proponendo soluzioni pratiche facilmente applicabili a breve e medio termine e regole organizzative e procedurali effettive. 3
3.- GLI OBIETTIVI DELLA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA DI ARCO LATINO Gli obiettivi della comunicazione interna dell associazione sono due: 1. Sveltire e ordinare il flusso di informazioni riguardanti AL che circolano tra i vari organi dell associazione (SP-CDA-GT) e tutti i membri. 2. Favorire la diffusione capillare delle informazioni concernenti AL in tutte le aree in cui si strutturano le comunità locali membro Nel caso della comunicazione esterna, gli obiettivi sono 1. Dare una maggiore chiarezza ai messaggi (chi siamo, cosa vogliamo e perché) indirizzati ai destinatari esterni. 2. Accrescere il numero di destinatari esterni rilevanti per l associazione Per raggiungere tutti questi obiettivi, occorre differenziare gli attori ai quali Arco latino deve dirigere la comunicazione e gli strumenti specifici da utilizzare. 4. - I DESTINATARI DELLA COMUNICAZIONE DI ARCO LATINO I destinatari della comunicazione di Arco Latino si dividono in interni ed esterni: da una parte le amministrazioni associate, e dall altra gli attori del territorio delle collettività membro, gli attori statali europei ed internazionali ed i mezzi di comunicazione. I DESTINATARI INTERNI La comunicazione tra i soci deve funzionare a tre livelli: Presidente Eletto (deputato, assessore o consigliere) con mandato politico Tecnico Per far si che tutti i soci dispongano tempestivamente di tutte le informazioni relative all associazione è necessario disporre di una base di dati e di contatti per ogni collettività. Inoltre, nella maggior parte dei casi, le persone che hanno preso parte alla vita dell associazione rappresentavano l area delle relazioni internazionali e dell Europa. E fondamentale che Arco Latino sia conosciuto nelle differenti aree nelle quali si struttura la collettività. 4
In questa fase di riorganizzazione e consolidamento della comunicazione dell associazione, si vuole garantire a tutti i soci un informazione costante e completa, senza però che questo implichi una saturazione dei destinatari. I DESTINATARI ESTERNI - Attori del territorio delle collettività membro (specialmente i comuni, ma anche: camere di commercio, università, opinion leader nel mondo delle imprese, dei lavoratori etc..). - Attori statali, europei e internazionali. E qui necessario disporre di una base dati uniforme. - Altre Reti di attori locali europei (es. Eurocities, UBC etc..) e altre reti tematiche mediterranee (Lega Ambiente etc..) - Mezzi di comunicazione/media 5.- STRUMENTI DI COMUNICAZIONE Gli strumenti della comunicazione interna ed esterna La comunicazione con i destinatari dovrebbe svilupparsi con l ausilio degli strumenti già disponibili e mediante l ultilizzo di nuovi strumenti. Strumenti disponibili 1. E-mail - per convocare le riunioni, la ricerca dei soci, o le notizie più urgenti e importanti. 2. Notizie della settimana - (bolettino elettronico settimanale): per le notizie di attualità o di interesse per Arco Latino. 3. Sezione pubblica del sito web - per tutte le infomazioni inerenti ad Arco Latino (agenda, notizie, documenti, progetti, buone pratiche, dichiarazioni, etc ) 4. Sezione interna del sito web (intranet) - per tutte le informazioni di lavoro di Arco Latino non disponibili al pubblico (documenti di lavoro, proposte, liste dei contatti, etc ). La intranet deve diventare lo strumento di lavoro tra il CdA e i GT tra le riunioni. 5. Invio dei posizionamenti di AL per fornire ai destinatari esterni un punto di riferimento nei temi chiave dell associazione 5
6. Eventi di presentazione sul territorio eventi (a convenienza) organizzati dalle comunità membro di AL 7. Eventi di alto livello grandi eventi (sul modello delle giornate di Bruxelles) con molti partecipanti ed ospiti di alto livello. Da organizzarsi ogni 2 anni 8. Rassegna Stampa sugli eventi di AL per informare i destinatari esterni degli eventi ufficiali più importanti di AL 9. Siti web e altri canali d informazione propri di ogni provincia membro 10. Trittico multilingue (in spagnolo-catalano-italiano e francese) 11. Stand per gli eventi di Arco Latino (a disposizione di tutti i membri) 12. Roll Up per gli eventi e le presentazioni di AL (a disposizione di tutti i membri) 13. Presentazione in power point (in spagnolo-catalano-italiano e francese) 14. Schema riassuntivo (in spagnolo-catalano-italiano e francese) 15. DVD di presentazione interattivo (in spagnolo-catalano-italiano e francese) 16. Scheda di Presentazione (in arabo e inglese) Nuovi Strumenti: 17. Rivista/ dossier - per articoli di riflessione ed analisi sulle tematiche dell Arco Latino (da due a quattro pubblicazioni annuali) 18. Campagna di promozione di AL con parole chiave su google per spingere Arco Latino sui motori di ricerca, cercando di raggiungere il maggior numero di destinatari possibile 19. Press Analysis - catalogazione e analisi delle notizie pubblicate nel mondo su Arco Latino 20. Strumenti per eventi e riunioni etc.. - libretti di AL, nuovi trittici e nuovi roll up, buste americane e DIN-A4, carta intestata In ogni caso, la comunicazione deve tenere conto della specificità del destinatario - in modo da evitare messaggi dispersivi e generici - e degli interessi specifici di destinazione dell informazione. 6
Miglioramenti da apportare agli strumenti disponibili ed osservazioni sui nuovi strumenti In relazione alla sezione pubblica del sito web, si sottolinea l importanza di un aggiornamento costante nelle 4 lingue dell associazione, ed i seguenti miglioramenti per quanto riguarda la comunicazione interna: Motore di ricerca interno di notizie, progetti e pubblicazioni organizzato per temi Linkare le parole chiave del sito (ad esempio ETE MED ecc...) a siti internet esplicativi (come SCAD plus) Aggiungere dei link tematici alla sezione corrispondente (ad esempio, i link della Gazzetta ufficiale dell UE proposte di legge, siti di monitoraggio dei bandi dei fondi europei come EuropaFacile, siti delle istituzioni comunitarie, internazionali e reti). Per quanto riguarda la comunicazione esterna invece, si è pensato di creare delle mappe interattive per l identificazione più dettagliata delle comunità territoriali che compongono l Arco Latino. Si potrebbero anche creare delle mappe che includano i simboli tipici di ogni provincia per aumentare l identificazione visiva delle stesse. Infine, sarebbe molto utile aggiungere un opzione nel sistema di gestione del sito web che dia la possibilità di apporre un etichetta lampeggiante New a lato della sezioni recentemente aggiornate. Circa la sezione intranet del sito web, si propone la creazione di FORUM interattivi tematici su argomenti d interesse di AL e sui 7 Gruppi Tematici (che includano la possibilità di pubblicare dei post statici, e di comunicare allo stesso tempo in chat collettive), come strumento pratico per dare la possibilità ai membri di Arco Latino di scambiare opinioni e conoscenze in tempo reale. Si sottolinea, inoltre, l importanza di utilizzare i canali d informazione propri di ogni membro di AL (in primis i siti web), come volano per la comunicazione esterna dell associazione. Ogni provincia dovrebbe promuovere la sua appartenenza ad Arco Latino, dando visibilità al logo, posizionando link sul proprio sito web, dedicandole una sezione riassunta ed aggiornata (descrivendo l associazione e la sua storia, e dettagliando la partecipazione della provincia alla sua attività). 7
Si ritiene opportuno creare anche dei banners dinamici prototipo per promuovere gli eventi dell associazione ed inviarli, quando necessario, a tutti i membri. Per quanto riguarda i nuovi strumenti di comunicazione si ritiene indispensabile la pubblicazione periodica di una rivista dossier (di una ventina di pagine di estensione), con il doppio fine di offrire uno spazio di analisi ed approfondimento a tutti i soci e allo stesso tempo dare visibilità agli stessi, alla rete e diffondere a tutti i destinatari un messaggio più dettagliato e ricco di contenuti. Riguardo alla press analysis, si pensa che sarà molto utile ricorrervi quando aumenterà il volume di notizie pubblicate sull attività dell associazione, per poter valutare internamente la portata mediatica della comunicazione, e perfezionare allo stesso tempo il messaggio che si vuole trasmettere (al momento è diponibile solamente un data base che raccoglie tutte le apparizioni di Arco Latino in stampa scritta e digitale). Si ritiene inoltre oppotuno rinnovare il disegno, ed in alcuni casi i contenuti, di alcuni strumenti come il trittico e i Roll Up e dotare l associazione di libretti e buste griffate AL (da usare specialmente in eventi e riunioni) al fine di comunicare un immagine corporativa sempre più professionale ed unitaria. Si propone, infine, una Campagna di promozione di AL su internet che prevede la connessione del nome dell associazione con un numero elevato di parlole chiave. Questo nuovo strumento di comunicazione permetterà (con una spesa relativamente contenuta) di ampliare esponenzialmente il numero dei destinatari esterni (soprattuto gli incidentali ), aumentando di conseguenza la visibilità dell associazione. 8
Schema riassuntivo degli strumenti e dei destinatari della Comunicazione di AL Destinatari D. INT D. ET Membri di Arco Latino Attori del territorio delle collettività membro Attori statali, europei ed internazionali Altre Reti di attori locali europei e altre reti tematiche mediterranee Strumenti disponibili 1. E - mail 2.Notizie della settimana (bolettino elett. sett.) 3.Sezione pubblica del sito web Mezzi di comunicazione / media. 4. Sezione Intra-web 5.Invio dei posizionamenti di Arco latino. 6.Eventi sul territorio (a convenienza) 7.Eventi di Alto Livello (ogni due anni). 8.Rassegna Stampa sugli eventi di Arco Latino 9. Siti web e canali d informazione propri di ogni provincia membro 10. Trittico multilingue 11. Stand 12. Roll - up 13. Presentazione in power point 14. Schema riassuntivo 15. DVD di presentazione inter. 16. Scheda di Presentazione (in arabo e inglese) Nuovi Strumenti 17. Rivista - dossier 18. Campagna di promozione di AL con parole chiave su google 19. Press Analysis 20. Strumenti per eventi e riunioni etc..: libretti di AL, nuovi trittici e nuovi roll up, buste americane e DIN-A4, carta intestata 9
+ Annesso GUIDA DI STILE (in ogni capitolo si indicherà a chi si rivolgono le guidelines; la guida sarà redatta nelle 4 lingue dell associazione) (Da sviluppare una volta approvato il piano di comunicazione) Indice dei contenuti: 1. Introduzione: il fine della guida di stile 2. Il Logo 3. I colori corporativi 4. Lettering (fonts and usage) 5. Stationery (formato degli strumenti di comunicazione testuali e dei documenti ufficiali di AL) 6. Letteratura (uso dei colori terminologia tecnica comune nelle 4 ligue di AL frasi e concetti comuni brochure di presentazione tipo ecc..) 7. Mezzi di comunicazione elettronici (Sito web power point firma e mail) 10
6. BUDGET per il 2007 (dettagliato per attività) II.- Comunicazione ed Eventi Dettaglio TOTALE 59.999,42 1. Sito web Mantenimento e sviluppo: aggiornamento, disegno generale dei nuovi miglioramenti (forums; opzione new ; buscador tematico; links; mappe interattive; banners dinamici etc.. Assistenza tecnica a livello di modifiche nella struttura del sito 5.336,00 2. DVD multimediale 3. 1.000 trittici (italiano, spagnolo, catalano, francese) 4. 1000 trittici in inglese ed arabo Aggiornamento dei dati, revisione delle fotografie e nuova edizione Disegno grafico del formato e elaborazione dei contenuti e stampa Disegno grafico del formato, elaborazione dei contenuti, traduzione e stampa 1.969,32 2.933,13 1.445,39 5. 500 cartelline dossier di Arco Latino Stampa e modifica dei dati di contatto 4.183,76 6. 6 Roll-Ups / Displays Disegno grafico e stampa 5.162,58 7. 2 bollettini-dossier di Arco Latino Disegno, edizione, impaginazione e stampa 14.611,30 8. 1000 buste americane di Arco Latino Stampa 1.402,41 9. 1000 buste DIN-A4 Arco Latino Stampa 10. Carta intestata di Arco Latino Stampa 11. Libretti di Arco Latino Disegno e stampa 12. Altro Nuove proposte 2.189,43 1.492,41 2.055,69 17.218,00 11
Preventivo per altri possibili strumenti di comunicazione (punto 12 del preventivo) 1. Campagna di promozione di AL con parole chiave su google Parole chiave relazionate con Arco Latino usate tatticamente nelle varie lingue 4.000,00 2. 3. 12