Documento di programmazione del progetto denominato: Realizzazione della seconda fase di sviluppo di intranet: Dall Intranet istituzionale all Intranet per la gestione e condivisione delle conoscenze. 1) Le premesse: Con delibera della Giunta comunale n. 196 del 4.6.2002 si è approvato il il Progetto ed il documento di programmazione per la realizzazione dell Intranet del Comune di Argenta. Gli obiettivi del progetto così come sintetizzati nel Progetto operativo e nel piano di attuazione del Progetto Comune di Argenta On line sono i seguenti: Potenziare l uso della posta elettronica; a tale fine ogni comunicazione interna sarà inviata ai destinatari in formato digitale, utilizzando i sistemi in essere presso l Amministrazione, nel rispetto delle disposizioni normative riguardanti l utilizzo del firma digitale e della firma elettronica; Semplificare e potenziare le modalità di comunicazione e informazione interna su oggetti, temi e attività la cui conoscenza sia funzionale al migliore svolgimento dell attività dei Decisori e degli Uffici del Comune, lo svolgimento di riunioni e incontri di cui sia utile dare notizia interna e, ancora, l attività dei diversi settori, con riferimento sia alle procedure concernenti l elaborazione di atti normativi e di indirizzo, sia alle procedure concernenti l attività amministrativa e gestionale. In altri termini, scopo del sito Intranet è di rendere più facile il reperimento di informazioni utili per lo svolgimento dei compiti istituzionali mediante l attivazione di un unico luogo di incontro dove viene semplificato, in virtù di un sistema digitale di gestione degli stessi, l accesso a dati e documenti d interesse comune. Semplificare il coordinamento e la gestione dell iter formativo degli atti regolamentari e dei provvedimenti amministrativi di competenza dei Settori assicurando, contemporaneamente, la massima trasparenza interna; Semplificare il linguaggio ed essere occasione di esercizio all utilizzazione, nell attività lavorativa e nei documenti dell amministrazione, della lingua di uso comune. Favorire l efficienza e l economicità dell attività amministrativa e della gestione, attraverso la semplificazione dei processi organizzativi interni, il rafforzamento della cooperazione tra gli uffici e la condivisione delle esperienze lavorative. Contribuire alla qualificazione del personale tramite attività di formazione on line con corsi multimediali. Contribuire a sviluppare canali di ascolto e forme di comunicazione diretta con il personale su programmi e obiettivi dell amministrazione; Creare e sviluppare sinergie e scambi di prodotto con il sito Internet, sia agevolandone l alimentazione e l implementazione, sia creando con esso, per il tramite della Redazione del Sito presso l URP, sinergie operative che consentano di offrire con la massima rapidità, anche alle altre
pubbliche amministrazioni e agli utenti privati, l accesso a documenti ufficiali e ad informazioni sintetiche sull attività del Comune; Rappresentare un vero e proprio portale della comunicazione interna che sviluppi il senso di comunità e di appartenenza tra tutte le risorse umane del Comune. Il progetto è stato realizzato secondo gli obiettivi definiti dal documento di programmazione sottoindicati in tabella: Obiettivi Indicatori Stato di attuazione 1) Predisposizione prototipo 1) Entro Ottobre 2) Realizzazione prototipo come 2002 intranet istituzionale 3) Collegamento in rete 2) Entro Novembre 2002 4) Sperimentazione del sito parte 3) Entro Marzo del personale (gruppo dei referenti) 2003 5) Collegamento di tutto il 4) Entro Giugno personale al sito 2003 6) Sviluppo del sito come intranet 5) Entro Settembre di supporto ai processi operativi e 2003 di Knowledge management (120 postazioni) 6) Entro Marzo 2004 1) Pienamente attuato 2) Pienamente attuato 3) Pienamente attuato 4) Pienamente attuato 5) Pienamente attuato 6) In corso di attuazione; sono in via di realizzazione i modelli gestionali per l automazione dei flussi comunicativi Come può evincersi dalla tabella già nel primo progetto si era prevista la realizzazione di una fase di sviluppo dell intranet comunale destinata alla creazione della parte dedicata alla gestione delle comunicazioni interne ed alla condivisione delle conoscenze tra tutti gli operatori dell Amministrazione. 1) L obiettivo del nuovo progetto: L obiettivo principale del nuovo progetto è quello di sviluppare una seconda fase della intranet comunale che consenta al personale del Comune, agli amministratori, ai dirigenti di gestire tutte le comunicazioni interne nell ambito della intranet, favorendo la gestione dei processi trasversali in modo automatizzato e di condividere le conoscenze in una logica non verticistica, ma di massima partecipazione. Questo obiettivo finale condurrà all attivazione di obiettivi parziali con possibili miglioramenti sul piano della qualità del lavoro, del benessere organizzativo e della riduzione dei tempi. Sono previsti indicatori di efficienza ed efficacia legati alla realizzazione del progetto che dovranno misurare il raggiungimento dei risultati attesi. 2) Servizi e Uffici coinvolti nel progetto: Sono coinvolti nel progetto i seguenti Servizi ed Uffici del Comune: - Settore Segreteria Generale: Ufficio Relazioni con il Pubblico con il supporto di un esperto reperito mediante contratto interinale; Ufficio C.E.D. Ufficio Stampa. Tutti i Settori del Comune attraverso il personale che sarà abilitato alla creazione delle proprie pagine in una logica di gestione dei contenuti
3) Output e caratteristiche del progetto: Il progetto dovrà fornire i seguenti output coerenti con l obiettivo definito al punto 1) precedente: 1) Definizione di un modello organizzativo per l intranet di gestione dei contenuti, sulla base del documento allegato A) al presente atto. (entro il 31.3.2004) 2) Definizione del progetto per la gestione dei contenuti ed i flussi di comunicazione interna sulla base della proposta tecnica predisposta dalla soc. Yacme allegata B) al presente documento.(entro il 31.3.2004) 3) Installazione e nuova configurazione dell intranet per la gestione della parte dinamica del sito anche in remoto sulla base delle applicazioni in ambiente open source predisposte da Yacme. (entro il 31.5.2004). 4) Installazione dell Intranet sul nuovo server potenziato per la gestione in remoto delle pagine del sito. (entro il 31.7.2004) 5) Implementazione del nuovo intranet con l inserimento di tutta l attuale parte statica Intranet istituzionale con le seguenti azioni: a) Condivisione della metodologia operativa e formazione ed aggiornamento.(entro il 31.5.2004) b) Trasferimento della parte statica sul nuovo intranet (entro il 30.7.2004) c) Predisposizione autenticazioni per l accesso all intranet ed abilitazioni per la gestione dei contenuti in remoto (entro il 30.9.2004) 6) Creazione dei gruppi di lavoro al fine di pervenire alla costituzione di utenti abilitati alla creazione di spazi virtuali destinati ai flussi comunicativi interni automatizzati ed alla pubblicazione di pagine intranet dedicate ai singoli gruppi (entro il 30.9.2004) a) Gruppo denominato Tutti : comprende tutto il personale dipendente e gli amministratori e consente una condivisione complessiva di porzioni del sito. b) Gruppi denominati Settori : comprende il personale inserito nei diversi Settori del Comune come definiti nella struttura organizzativa (Segreteria, Ragioneria ecc.) e consente una condivisione di argomenti e pagine nell ambito della struttura di appartenenza. c) Gruppi denominati Servizi : comprende il personale inserito nei diversi Servizi del Comune come definiti nella struttura organizzativa (Personale, Tributi ecc.) e consente una condivisione di argomenti e pagine nell ambito della struttura di appartenenza.
d) Gruppi denominati Interfunzionali : si tratta di gruppi diversi dai precedenti perché destinati a rappresentare comunità virtuali non appartenenti alle strutture organizzative standard, ma destinate a comunità interfunzionali (ad es. Gruppi di progetto, strutture a matrice) ovvero a comunità di soggetti che necessitano di spazi comunicazionali in rapporto al proprio ambito operativo o gestionale (ad es. Comitato di Direzione). e) Gruppo denominato Amministratori : si tratta della comunità coincidente con la Giunta comunale. 7) Realizzazione formazione destinata alla predisposizione delle News generali e Rassegna Stampa da parte della Redazione di Intranet e realizzazione fase di sperimentazione (entro il 31.10.2004) a) Verifica modalità di funzionamento e sperimentazione operativa. b) Realizzazione percorso formativo e di addestramento per il personale della redazione. c) Sperimentazione e gestione delle News e Rassegna stampa attraverso il nuovo modello operativo. d) Allineamento delle news e della rassegna stampa giacente al nuovo strumento mediante trasferimento dei dati in essere. 8) Predisposizione linee guida operative per la gestione in remoto delle News e della Agenda per i Settori e dei siti intranet per le comunicazioni di Settore (entro il 31.10.2004), formazione e attivazione sperimentale. a) Definizione della struttura organizzativa in coerenza con la attuale struttura del Gruppo di Sviluppo Intranet; b) Individuazione dei referenti di Settore (gestori dei contenuti in remoto) per la gestione delle news e dell agenda di Settore ed attribuzione delle abilitazioni necessarie; c) Predisposizione delle linee guida condivise tra redazione e gestori dei contenuti per la predisposizione delle pagine intranet di ciascun settore. d) Realizzazione di un percorso formativo teorico sulla gestione dell intranet di knowledge management e sui sistemi informatici utilizzati. e) Avvio sperimentazione guidata con contestuale formazione del personale da parte della redazione. 9) Progettazione e predisposizione della parte dinamica del sito destinato alla gestione dei flussi comunicativi e dei processi (entro il 31.12.2004). a) Individuazione, analisi e workflow dei processi trasversali principali da automatizzare (gestione del personale, richieste pareri interne, ecc.); b) Predisposizione dei collegamenti nell ambito delle abilitazioni date da intranet per la gestione automatizzata dei processi; c) Formazione ed addestramento del personale di tutti i Settori e Servizi all utilizzo dei flussi comunicativi di processo previsti e realizzati. d) Sperimentazione della parte dinamica per le comunicazioni su alcuni processi
4) Esclusioni: Il progetto non prevede l integrazione dell intranet con il Progetto Panta rei per la gestione dei flussi documentali. 5) Relazioni: Il progetto si interrelaziona con i seguenti progetti già attivati dall Amministrazione comunale: - Ottimizzazione del sito internet; - Sperimentazione Firma digitale; - Realizzazione Ufficio SUA digitale; - Progetto Open Source 6) Vincoli/Opportunità: Vincoli: - Necessità di un percorso formativo complesso ed innovativo per i colleghi; - Possibili difficoltà del personale nel modificare l attuale approccio di tipo tradizionale alla gestione dei processi; - Carichi di lavoro dei dipendenti nei vari Settori coinvolti nel progetto; Opportunità: - Sviluppare il senso di appartenenza all Ente da parte dei dipendenti; - Veicolare le conoscenze e le modalità operative tra tutto il personale; - Gestire le comunicazioni ed i flussi informativi e procedurali all interno dell Ente in modo automatizzato; - Ridurre i tempi gestionali e le spese di riproduzione cartacea dei documenti. 7) Risorse necessarie: La realizzazione del progetto presuppone la utilizzazione di risorse finanziarie, strumentali, umane e promozionali. Risorse finanziarie: Incarico per la Progettazione e realizzazione della parte di Intranet di knowledge management rivolta a favorire la gestione, l archiviazione e la condivisione della conoscenza nel comune e lo scambio documentale in ambiente Open Source: Euro 8.844,00 Risorse strumentali: Server di rete; Personal computer; Risorse Umane: Come descritte nel Diagramma di Gantt 8) Data prevista per il completamento del progetto: Il progetto si svilupperà attraverso varie unità elementari che potranno essere tempificate in fasi successive di sviluppo, da definirsi in sede di pianificazione.
La conclusione del progetto, ivi compresa la fase di controllo finale e di verifica, è prevista per il 31.12.2004. ALLEGATI: 1) Matrice responsabilità. Argenta: 24-06-2004