CREAZIONE E GESTIONE DI DOCUMENTI, CERTIFICATI E VERBALI GUIDA PER L'UTENTE
In questa sezione del manuale viene spiegato come creare, gestire e stampare documenti, certificati e verbali servendosi delle funzionalità dedicate offerte da MasterCom PRO. Assimilarne i principi di funzionamento si rivelerà estremamente utile nell'esecuzione di numerose operazioni. CREAZIONE E GESTIONE DI DOCUMENTI, CERTIFICATI E VERBALI : MasterCom PRO integra un editor HTML completo, versatile e di facile utilizzo, attraverso il quale è possibile creare ex novo, acquisire e modificare documenti, certificati e verbali di vario genere. Nel prosieguo della guida ne verrà illustrato il funzionamento.
Creazione di un modello originale All'interno di MasterCom PRO sono già presenti numerosi documenti, certificati e verbali, eventualmente modificabili, utili sia alle segreterie che ai docenti. Per creare un nuovo documento si dovrà procedere come segue. Innanzitutto, dal menù generale di MasterCom PRO bisognerà selezionare '04', 'SETUP', e quindi, dalla sezione 'A - Impostazioni di base' la funzione 'A11 - Creazione verbali e certificati'. Si accederà così alla seguente schermata: La prima parte della schermata 'Documenti esistenti' mostra i documenti presenti all'interno del programma, suddivisi in 'Moduli', 'Certificati', 'Dichiarazioni', 'Documenti vari', 'Verbali' e 'Verbali esami di stato'. Per aprire uno qualunque di questi documenti sarà sufficiente fare doppio 'click' sul relativo nome. La sezione sottostante è 'Crea documento nuovo', e quella successiva 'Immagini esistenti'. Soffermarsi brevemente su quest'ultima sezione, nella quale appaiono le eventuali anteprime di tutte le immagini a disposizione dell'utente durante la creazione di un nuovo documento, si rivelerà estremamente utile ai fini di una migliore comprensione del funzionamento dell'editor HTML. Nel caso dell'immagine precedente non è presente alcuna anteprima. Per inserire una nuova immagine sarà sufficiente premere 'Scegli file' e selezionarne una, ed essa verrà caricata nel sistema. Per rimuoverla, invece, basterà apporre la spunta nella relativa casella e premere 'elimina'.
Dopo aver menzionato questo particolare è possibile proseguire con la spiegazione di come creare un nuovo documento. In primo luogo bisognerà stabilirne il 'Nome', inserendolo nell'apposito campo. Supponiamo, ad esempio, di voler creare un certificato di iscrizione per studenti stranieri, il quale verrà denominato 'Certificato di iscrizione studenti stranieri'. Successivamente si dovrà selezionare dal menù a tendina il 'Tipo' di documento, ovvero la sezione nella quale esso verrà caricato una volta creato; in questo caso la tipologia prescelta sarà, ovviamente, 'Certificato'. A questo punto l'utente avrà a sua disposizione due diverse opzioni, 'nuovo' oppure 'crea nuovo a partire dal documento selezionato'. Opzione di creazione 'nuovo' L'opzione di creazione 'nuovo' andrà selezionata in caso il documento in oggetto sia difforme da altri già presenti all'interno di MasterCom, o nel caso si intenda creare un documento a partire da una base del tutto 'pulita'. Selezionando 'nuovo', infatti, il browser aprirà una nuova scheda, corrispondente ad una pagina bianca dell'editor di testo HTML, com'è possibile osservare nell'immagine seguente.
In caso vi siano delle immagini a disposizione dell'utente, queste saranno chiaramente visibili all'interno dell'editor, com'è possibile osservare nell'immagine seguente: Per inserire l'immagine all'interno del documento sarà sufficiente posizionare il cursore nel punto desiderato, e quindi fare doppio click sull'anteprima. Si otterrà il seguente risultato: Una volta inserita all'interno del documento, qualunque immagine potrà essere facilmente ridimensionata. In questo caso, però, è necessario specificare che la relativa procedura dipenderà esclusivamente dal tipo di browser in uso. All'interno di Mozilla Firefox, ad esempio, la gestione delle immagini è estremamente facilitata, avvenendo direttamente tramite mouse o Touchpad. In Google Chrome ed in altri browser, invece, cliccando sull'immagine e selezionando l'opzione 'proprietà immagine' verrà richiesto all'utente di inserire le dimensioni desiderate.
Com'è possibile osservare, nella parte superiore destra dell'editor sono presenti alcuni tasti, ovvero 'Vari', 'Istituto', 'Classe', 'Studenti', 'Parenti' e 'Tabelle', cliccando sui quali si apriranno degli elenchi: Ciascuna delle voci in elenco corrisponde ad un diverso campo a compilazione automatica. Ognuno di essi, esattamente come accade per le immagini, potrà essere posizionato all'interno del documento posizionando il cursore nel punto desiderato della pagina e facendo doppio click sul nome presente in elenco. Il risultato ottenuto sarà simile a quello riportato di seguito: Utilizzando la stessa metodica sarà inoltre possibile inserire all'interno del documento eventuali tabelle. Per inserire invece altro testo oltre ai campi a compilazione automatica e alle tabelle si potrà procedere liberamente, valendosi dei vari comandi a disposizione, perfezionando l'impaginazione fino ad ottenere il risultato desiderato; tali comandi, sostanzialmente, sono analoghi a quelli normalmente presenti nei software dedicati all'editing di testo.
Attenzione! Per una visualizzazione ottimale del documento si suggerisce di ricorrere ad un carattere con 'Dimensione' 16. Una volta completato il nuovo documento, inoltre, per uniformare l'altezza di tutti i caratteri presenti al suo interno (i campi a compilazione automatica, infatti, risulterebbero essere automaticamente impostati a 12) si consiglia di selezionare l'intero documento e di definirne nuovamente la dimensione del testo, sempre stabilendo che sia 16. Una volta completato il nuovo documento sarà sufficiente selezionare 'Salva e chiudi', e lo si ritroverà inserito fra gli altri già presenti all'interno del programma. In caso invece, non si intenda salvare nulla, basterà semplicemente chiudere la finestra del browser. Il comando 'Elimina modello', invece, andrà selezionato solamente in caso si intenda cancellare definitivamente un documento. Opzione di creazione 'crea nuovo a partire da documento selezionato' La funzione 'crea nuovo a partire da documento selezionato' può rivelarsi utile in caso il documento da creare sia simile ad un altro già esistente. Nel caso summenzionato si potrebbe procedere selezionando il 'Certificato di iscrizione' già presente in elenco apportandovi le modifiche necessarie. Ad esempio, i campi a compilazione automatica 'città nasc.' e 'prov. nasc.' potranno essere rimpiazzati con 'nazione straniera nasc.' e 'città straniera nasc.' ecc. ecc. Una volta apportate le varie modifiche necessarie si potrà quindi selezionare 'Salva e chiudi', ritrovando il nuovo documento fra gli altri già presenti all'interno del programma..
Caricamento di documenti creati attraverso altri programmi In caso un utente, anziché creare un documento ex novo, intenda caricarne uno creato servendosi di altri programmi, la procedura da seguire è alquanto semplice: sarà sufficiente aprire il documento in oggetto nel programma d'origine, selezionarne tutto il contenuto, copiarlo (digitando sulla tastiera CTRL+C) e quindi incollarlo all'interno dell'editor HTML MasterCom PRO (digitando sulla tastiera CTRL+V).
Stampa dei documenti creati Per stampare documenti, certificati o verbali, si procederà come segue: dal menù generale di MasterCom PRO si dovrà selezionare la funzione '01', 'Trova', e quindi l'alunno, gli alunni o le intere classi per le quali stampare un dato documento. Nel caso seguente, ad esempio, verrà stampato un certificato per l'alunno Mario Bianchi. Una volta trovato l'alunno d'interesse si dovrà premere su 'Certificati'. Si accederà così alla seguente schermata:
Lasciando selezionato l'alunno per il quale si intende stampare il certificato, sarà sufficiente fare doppio click sul nome del documento d'interesse. A questo punto il browser aprirà una nuova scheda, corrispondente all'editor HTML, all'interno della quale, prima di procedere alla stampa, sarà ancora possibile apportare eventuali modifiche. Per visualizzare un'anteprima di stampa sarà sufficiente selezionare l'apposita icona posta in alto a sinistra. Dopodiché, per lanciare la stampa si dovrà cliccare sull'icona che compare in alto a destra. Master Training srl Reg. Imp. di RE - P.I. e C.F. 01932770355 Sede operativa: Via Sani, 15 42100 Reggio Emilia - Tel. +39 0522-1590100 fax +39 0522-331673 www.registroelettronico.com www.mastertraining.it e-mail info@mastertraining.it