Come acquistare in convenzione con i contratti stipulati dalla Centrale Regionale Acquisti Tutta la documentazione relativa alle Convenzioni è disponibile sul portale www.centraleacquisti.regione.lombardia.it, nel canale Contratti della Centrale Acquisti > Ausili per Incontinenti Fabbisogni degli Assistiti È possibile inviare richieste di informazione sulle Convenzioni (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di compilazione ed invio degli ordinativi, ecc.) alla casella di posta elettronica supporto.centraleacquisti@lispa.it oppure chiamando il numero verde 800.116.738. - 1 -
Guida alla Convezione Fornitura di Ausili Monouso ad Assorbenza per Incontinenza per i fabbisogni degli Assistiti delle Aziende Sanitarie Locali lombarde La presente guida ha l obiettivo di sintetizzare le principali caratteristiche della Convenzione e non sostituisce né integra la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte degli Enti nei confronti del fornitore e/o della Centrale Regionale Acquisti né possono ritenersi prevalenti rispetto alle disposizioni contrattuali. Data di attivazione della convenzione 23/06/2011 Data di scadenza della convenzione 23/12/2012 Durata della Convenzione Durata dei contratti di fornitura Prezzo 18 mesi a decorrere dalla data di attivazione della convenzione. Tale durata è prorogabile soltanto da Lombardia Informatica S.p.A. fino ad un massimo di ulteriori 6 mesi, nell ipotesi in cui alla scadenza del termine non sia stato esaurito il massimale della Convenzione. 12 mesi a decorrere dall invio dell ordinativo di fornitura Tale durata non è prorogabile dall Ente Si faccia riferimento agli allegati corrispettivi Convenzione relativa al Lotto 2 Massimale della convenzione Fornitori aggiudicatari 18.426.938,15 IVA esclusa RTI costituito Fater S.p.A. e Silc S.p.A. (riferimenti del fornitore a pagina 9 ) Convenzione relativa al Lotto 3 Massimale della convenzione Fornitori aggiudicatari 17.253.656,49 IVA esclusa Artsana S.p.A. (riferimenti del fornitore a pagina 11) - 2 -
Prodotti e servizi in convenzione (art. 3 della Convenzione) Oggetto della convenzione è la fornitura di ausili monouso ad assorbenza per incontinenti, sia bambini che adulti, destinata ai fabbisogni degli assistiti dislocati sul territorio lombardo che fanno riferimento alle aziende sanitarie locali. La convenzione prevede di scegliere le seguenti modalità di consegna: consegna dei prodotti presso il domicilio degli assistiti, così come precisato al paragrafo 3.1.3.1 del Capitolato Tecnico; consegna dei prodotti presso punti di distribuzione identificati dagli enti, così come precisato al paragrafo 3.1.3.2 del Capitolato Tecnico. La convenzione prevede inoltre la possibilità di scegliere le seguenti tempistiche di consegna, siano esse presso il domicilio dell assistito o presso un punto di distribuzione: ogni 75 giorni a partire dalla prima consegna; ogni 60 giorni a partira dalla prima consegna. Per i prodotti offerti dal fornitore RTI costituito Fater S.p.A. e Silc S.p.A. è possibile ricevere la fornitura anche ogni 30 giorni a partire dalla prima consegna. Servizi aggiuntivi (art. 3 della Convenzione) La convenzione prevede i seguenti servizi aggiuntivi di cui al paragrafo 3.5. del Capitolato Tecnico: Call Center; Responsabile della Fornitura; Collaboratore scientifico. - 3 -
Gestione delle attività preparatorie alla fornitura Creazione Elenco Assistiti da parte dell Ente Al fine di definire tipologia, modalità e tempistiche della fornitura destinata a ciascun assistito l Ente, previa raccolta per ciascun assistito della liberatoria per la tutela della privacy secondo quanto previsto dalla legge n. 196/2003, dovrà predisporre un Elenco Assistiti contente almeno le seguenti informazioni: nome, cognome, codice fiscale, numero di tessera sanitaria, numero di telefono, riferimento all acquisizione della autorizzazione di cui al D.M. 332/1999; marca, modello e taglia dei prodotti da consegnare; sede di consegna dei prodotti (residenza dell assistito, domicilio dell assistito, punto di distribuzione) specificando, nel caso di residenza o domicilio dell assistito, l indirizzo completo; nel caso di ritiro dei prodotti presso un punto di distribuzione, il preciso punto di distribuzione cui il paziente fa riferimento; i tempi di consegna della fornitura come sopra indicati; la durata dalla prescrizione medica; eventuali note per la consegna (quali ad esempio il nome del familiare autorizzato alla ricezione dei prodotti nel caso di assistiti con problemi di mobilità e/o deambulazione e/o di assistiti minorenni). Tali informazioni dovranno essere specificate per ogni assistito facente riferimento all Ente e successivamente condivise con il fornitore. Resta intesa la responsabilità da parte dell Ente di richiedere l autorizzazione al trattamento dei dati personali anche per conto terzi. Inoltre l Ente dovrà contemporaneamente comunicare ai fornitori: i propri giorni e orari di apertura e/o eventuali indicazioni di luoghi differenti ove il fornitore dovrà ritirare ogni aggiornamento dell Elenco degli Assistiti che dovesse intercorrere nel periodo di validità della Convenzione; l indirizzo dei Punti di distribuzione, gli orari ed i giorni di apertura, nonché il nominativo del Responsabile di ciascun Punto di Distribuzione territorialmente indicato dall Ente. Ulteriori informazioni in merito al predetto Elenco Assistiti sono disponibili al paragrafo 3.1.1 del Capitolato Tecnico. - 4 -
Creazione Archivio Informatizzato da parte dei Fornitori Al fine di una corretta gestione degli ordini e delle consegne, nonché per la gestione e l aggiornamento di tutti i dati relativi agli assistiti, ciascun fornitore in relazione al lotto di propria competenza, a proprio esclusivo onere e spese, dovrà creare e rendere operativo un archivio informatizzato garantendo a ciascun Ente l accesso in qualsiasi momento per tutta la durata della Convenzione. I dati contenuti nell Elenco degli Assistiti costituiranno il set iniziale di dati dell archivio informatizzato. Tale archivio sarà consultabile in tempo reale, tramite rete internet, da parte del personale dell Ente appositamente autorizzato, tramite l attribuzione di specifiche chiavi di accesso al sistema (username e password) al fine di monitorare e gestire gli ordini. Ulteriori informazioni in merito all archivio informatizzato sono disponibili al paragrafo 3.1.2 del Capitolato Tecnico. Modalità di acquisto È possibile acquistare in convenzione con i contratti stipulati dalla Centrale Acquisti tramite negozio elettronico NECA. Gli Enti che utilizzano per la prima volta i servizi della Centrale Regionale Acquisti dovranno procedere alla registrazione (una tantum). Le informazioni necessarie per registrarsi alla Centrale Regionale Acquisti sono disponibili sul Portale www.centraleacquisti.regione.lombardia.it, alla pagina Registrazione. Acquisto tramite Negozio Elettronico - NECA Cos è il NECA Si tratta di un vero e proprio catalogo elettronico delle convenzioni attivate dalla Centrale Regionale Acquisti, in cui i fornitori aggiudicatari di Convenzione che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line; gli Enti registrati possono consultare il catalogo delle offerte ed emettere direttamente ordini di acquisto. Una volta effettuata la registrazione, per accedere al NECA è necessario collegarsi al portale della Centrale Regionale Acquisti e, nel menu accesso rapido situato in alto a destra, cliccare sulla voce NECA ed inserire la username e la password rilasciate all atto della registrazione. - 5 -
Cosa fare per acquistare in convenzione tramite il NECA Ordinativi di fornitura (art. 5 della Convenzione) Contratto Nel momento in cui l Ente invia l ordinativo di fornitura al fornitore, da origine al contratto di fornitura, uno specifico contratto tra l Ente ed il fornitore stesso. Tale contratto può essere stipulato dagli enti e le aziende, anche autonome, istituiti dalla Regione, dagli enti del servizio sanitario regionale, dalle società regionali che costituiscono il sistema regionale (art.1 della L.R. 30 del 27/12/2006). Tale contratto di fornitura impegna l Ente per un particolare importo ma non contiene le informazioni relative alle singole forniture da eseguire. Tale informazioni dovranno essere trasmesse dall Ente tramite l archivio informatizzato messo a disposizione dal fornitore, selezionando tutti i pazienti cui l ordine fa riferimento. Gli Ordinativi di Fornitura non possono essere prorogati, hanno durata massima di 12 mesi decorrenti dalla loro data di emissione e si intendono conclusi: al raggiungimento del importo massimo della fornitura indicato nell ordinativo di fornitura; ad un anno dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura. - 6 -
Nel periodo di validità dell Ordinativo di Fornitura, l Ente, sempre attraverso l utilizzo dell Archivio informatizzato messo a disposizione dal Fornitore, potrà effettuare l inserimento della fornitura destinata a nuovi pazienti. Soltanto a seguito della completa erosione dell importo totale indicato nell ordinativo di fornitura, l Ente può emettere un nuovo ordinativo di fornitura, entro l arco temporale di validità e qualora sia ancora disponibile il massimale della convenzione. Si ricorda che entro la data di validità dell'ordinativo, l'ente ha la possibilità di ridurre l importo dello stesso del 20%, senza che il fornitore possa avanzare alcuna pretesa, inviando comunicazione a mezzo fax al fornitore e a Lombardia Informatica S.p.A.. In tal caso tali importi saranno reinseriti nel massimale di gara e resi disponibili per gli altri Enti Modello Il modello sarà compilabile direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al NECA. Importo L importo della fornitura va indicato nell ordinativo di fornitura e rappresenta l impegno di spesa che l Ente assume nei confronti del fornitore. L emissione di ulteriori ordinativi di fornitura sarà accettata dal fornitore soltanto se gli ordinativi precedentemente emessi sono stati completamente utilizzati. Invio e Revoca (art. 5 della Convenzione) L invio e la conferma di invio dell ordinativo di fornitura avverrà direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al Negozio Elettronico. Verbale (paragrafo 3.2 del Capitolato Tecnico) All atto della consegna il fornitore consegnerà, - 7 -
all Assistito o a persona delegata dall Assistito al ritiro dei prodotti, per consegne presso il domicilio del paziente; al responsabile del Punto di Distribuzione, per consegne presso il Punto di Distribuzione; il verbale di consegna o, in sostituzione, il Documento di Trasporto. Il verbale o il documento di trasporto dovranno contenere: i riferimenti relativi al relativo Lotto ed alla Convenzione per Ausili per Incontinenti il numero di protocollo e la data di ricezione dell Ordinativo di Fornitura, la data dell avvenuta consegna ed il luogo di consegna; i dati relativi all Ente; la tipologia e la quantità di ogni Prodotto consegnato. Copia di tale documento dovrà inoltre essere consegnata anche all Ente al fine di monitorare le effettive consegne. La firma posta su tale documento indica la mera consegna dei prodotti. Resta intesa la possibilità di accertare l effettiva quantità e qualità dei prodotti consegnati in un successivo momento (cfr. paragrafo 3.3 Resi, del Capitolato Tecnico). Condizioni economiche (art. 9 della Convenzione) Fatturazione e pagamenti Il pagamento per il bene/servizio fornito viene effettuato dall Ente sulla base delle fatture emesse dal fornitore. I pagamenti sono effettuati entro 90 (novanta) giorni dalla data fine mese di ricevimento della fattura, con accredito sul conto corrente intestato al fornitore e rispettivamente: Per i prodotti del Lotto 2: Marca: Linidor, Dignity, Pampers e Attends Fater S.p.A. presso ISTITUTO BANCARIO Monte dei Paschi di Siena Agenzia di Francavilla al Mare (CH) IBAN IT11E0103077690000001997078 Marca: Soffisof, Abri Man Silc S.p.A. presso ISTITUTO BANCARIO Intesa San Paolo Filiare di Crema IBAN IT07L0306956841000013085154-8 -
Per i prodotti del Lotto 3: Artsana S.p.A. presso ISTITUTO BANCARIO Unicredit Banca S.p.A. IBAN IT67F0200820411000004049644 Prezzi (art. 8 Corrispettivi della Convenzione) Gli importi dovuti per le consegne effettuate in forza degli ordinativi di fornitura, sono calcolati sulla base dei prezzi unitari e dei quantitativi consegnati. I prezzi unitari sono iva esclusa, e comprendono il costo di eventuali servizi connessi e prestazioni accessorie alla fornitura (ad esempio: trasporto, consegna, call center e reportistica). Detti prezzi sono riportati, in relazione a ciascun Lotto, nei rispettivi allegato D - Corrispettivi. Riferimenti del fornitore (art. 24 della Convenzione) LOTTO 2 RTI Costituito Fater S.p.A. e Silc S.p.A. LOTTO 2 RTI Costituito Fater S.p.A. e Silc S.p.A. Call Center Fater S.p.A.: 800 347 788 Fax Fater S.p.A.: 085 4501400 Call Center Silc S.p.A.: 800 270 379 Fax Silc S.p.A.: 0373 271438 Il servizio sarà disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi il sabato, la domenica ed i festivi, dalle ore 8:30 alle ore 17:30 Responsabile della fornitura: Fater S.p.A. Sig. Pietro Tateo (per le ASL di BG, CO, LC, MI, MI1, MI2, MB, PV, SO, VA) Cel: 335.7389986 Fax: 085.4501288-9 -
Email: tateo.p@fater.it Sig. Pierantonio Chiodetto (per le ASL di BS, CR, LO, MN) Cel: 335.7389978 Fax: 085.4501287 Email: chiodetto.p@fater.it Silc S.p.A. Dr. Lorenzo Tadeo Tel: 0373.271208 Fax: 0373.271438 Email: lorenzotadeo@silc.it Collaboratore scientifico: Fater S.p.A. Sig. Giampietro Bistoletti (per le ASL di BG, CO, LC, MI, MI1, MI2, MB, PV, SO, VA) Cel: 335.7389975 Fax: 085.4501284 Email: bistoletti.g@fater.it Sig. Guglielmo Maltraversi (per le ASL di BS, CR, LO, MN) Cel: 335.7389981 Fax: 085.4501286 Email: maltraversi.g@fater.it Silc S.p.A. Daniela Bonadeo Tel: 0373.271249 Fax: 0373.271438-10 -
Email: danielabonadeo@silc.it LOTTO 3 Artsana S.p.A. Call Center: Fax: 031.382700 Indirizzo: 800 746 746 E-mail: venditereteaaitalia@artsana.com Il servizio sarà disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi il sabato, la domenica ed i festivi, dalle ore 8:30 alle ore 21:00. Responsabile della fornitura: Dr. Ezio Gambirasio Tel: 031.382758 Fax: 031.382700 Email: ezio.gambirasio@artsana.com Collaboratore scientifico: Dr.ssa Raffaella Ria Tel. 031.382409 Fax 031.382700 Email: raffaella.ria@artsana.com Per le chiamate ricevute al di fuori della fascia oraria prevista è attivo un servizio di segreteria telefonica al fine di registrare le chiamate che saranno intese come ricevute alle ore 08:30 del giorno lavorativo successivo. Il call center del fornitore è a disposizione per: richiedere informazioni sulle forniture e i servizi oggetto della convenzione; richiedere chiarimenti sulle modalità di compilazione ed invio dell ordinativo di fornitura; richiedere chiarimenti sulle modalità di consegna; richiedere chiarimenti ed informazioni relativi allo stato delle consegne; - 11 -
attivare le pratiche di reso; inoltrare i reclami. Il Responsabile della Fornitura dovrà: essere il referente per tutti gli Enti che emettono Ordinativi di Fornitura; implementare le azioni necessarie per garantire il livello dei servizi attesi, nonché il rispetto delle prestazioni richieste; essere costantemente in contatto con il Collaboratore Scientifico; gestire le eventuali segnalazioni di disservizi provenienti dagli Enti e/o da Lombardia Informatica S.p.A. attraverso il Call Center. Il Collaboratore Scientifico dovrà: fornire, anche presso le sedi di ciascun Ente, tutte le eventuali informazioni di carattere clinico, nonché le caratteristiche tecniche, relative ad ogni singolo Prodotto; fornire qualunque tipologia di informazione che supporti gli Enti nell utilizzo operativo quotidiano di ogni singolo Prodotto. Gestione dei Reclami (par. 4.5 del Capitolato Tecnico) Gli Enti, eventualmente su comunicazione scritta degli Assistiti e/o dei Responsabili dei Punti di Distribuzione, potranno segnalare le disfunzioni di qualsiasi genere recanti pregiudizio alla regolarità della fornitura e dei servizi ad essa connessi attraverso il Modulo di reclamo, disponibile sul sito della centrale. Ai fini della validità del reclamo, dovranno essere fornite almeno le informazioni che nel predetto modulo sono contrassegnate con l asterisco (campi obbligatori) e comprovanti il disservizio contestato. Nel caso in cui non vengano fornite dette informazioni, il reclamo s intenderà non ricevibile ed il Fornitore, nel rispondere all Ente, richiederà di inviare nuovamente il reclamo integrato con le informazioni obbligatorie. I suddetti Moduli di Reclamo dovranno essere inviati al Fornitore e a Lombardia Informatica S.p.A. dagli Enti via e-mail, fax o posta ordinaria (raccomandata A/R) Le tipologie di reclamo previste sono: Mancata consegna dei Prodotti entro i tempi e nelle modalità stabiliti nel Capitolato Tecnico Mancata rispondenza tra Prodotti richiesti e Prodotti consegnati Consegne parziali Disservizio del Call Center per le informazioni sull incontinenza - 12 -
Disservizio del Call Center per le informazioni sulla fornitura Mancato rispetto della privacy Mancata consegna della cartolina contenente le informazioni relative alla successiva consegna. - 13 -
Breve glossario Contratto di fornitura: il contratto tra l Ente ed il fornitore originato dall invio da parte dell Ente dell ordinativo di fornitura. Convenzione: l atto nonché i suoi allegati e i documenti in esso richiamati che regolano i rapporti tra il fornitore aggiudicatario e l Ente/Amministrazione che ha emesso l Ordinativo di Fornitura. Data di attivazione: data a partire dalla quale la Convenzione è utilizzabile dagli Enti. Durata della Convenzione: periodo temporale - intercorrente dalla data di attivazione alla data di scadenza della convenzione - entro il quale l Ente può aderire alla convenzione ed inviare l'ordinativo di Fornitura. Massimale della Convenzione: importo massimo entro cui il fornitore si impegna a garantire la fornitura del bene alle condizioni contrattuali di riferimento. NECA: Negozio Elettronico delle convenzioni attivate dalla Centrale Regionale Acquisti, in cui i fornitori aggiudicatari che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line. Sede di consegna: il luogo o i luoghi sedi e uffici dell Ente Contraente indicati negli Ordinativi di Fornitura, presso il quale o i quali il Fornitore deve consegnare i Prodotti richiesti. Sito: lo spazio web all indirizzo www.centraleacquisti.regione.lombardia.it in cui è reperibile la documentazione relativa alla Convenzione oggetto della presente guida. Unità Richiedenti: Uffici dell Ente/amministrazione legittimati ad emettere gli Ordinativi di Fornitura. - 14 -