Parma Gestione Entrate S.p.A. Regolamento per la disciplina delle spese in economia e dei relativi contratti (approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 20/12/2013) Art. 1 Oggetto del Regolamento e Principi generali per il sostenimento di spese in economia 1. Il presente atto disciplina il sistema normativo di acquisizione in economia di beni mobili e servizi, la stipula dei relativi contratti, finalizzati al funzionamento degli uffici e dell attività della Società. 2. Per tutto quanto concerne l acquisizione di beni o servizi, la presente disciplina si ispira ed integra per quanto applicabili, le norme particolari prescritte dal D.Lgs. 163/2006 e del D.P.R. 207/2010 che restano ferme ed impregiudicate, e le successive modifiche. 3. Il responsabile unico di procedimento di cui all art. 10 del D.Lgs. 163/2006 è individuato con delibera del consiglio di amministrazione; il responsabile unico di procedimento cura, altresì, gli adempimenti previsti dal presente regolamento. 4. Nell adozione degli atti concernenti le spese in economia si debbono, comunque, salvaguardare ed osservare i seguenti principi: a. principio di concorrenzialità di mercato, intesa come perseguimento del miglior rapporto possibile fra qualità-prezzo dei beni o servizi, con economicità della spesa; b. principio di non discriminazione nei confronti degli operatori, potenziali contraenti della Società; c. trasparenza nelle procedure formali o informali. 5. Nessun intervento di importo superiore ai limiti previsti D.Lgs. 12 aprile 2006 n. 163 e che possa considerarsi unitario, potrà essere frazionato artificiosamente al fine di ricondurne l'esecuzione alle regole ed ai limiti di valore del presente Regolamento o di sottrarsi al ricorso a procedure di evidenza pubblica secondo le modalità definite dal Codice degli appalti. Art. 2 Albo dei fornitori della Società 1. La scelta del contraente, in applicazione delle norme del presente regolamento deve avvenire utilizzando l Albo dei fornitori della Società, inteso come l elenco dei soggetti ritenuti idonei, per specializzazione, capacità e serietà, alla fornitura di beni e servizi alla Società; l albo dovrà essere utilizzato per l affidamento a mezzo di procedura negoziata ovvero in economia, preceduta da indagine di mercato o gara ufficiosa. 2. All interno dell albo, gli operatori economici sono classificate per categorie merceologiche, indicate nell allegato 1 al presente regolamento, che identificano l ambito di fornitura dei beni o servizi per la quale l operatore economico si propone. Ogni soggetto si può proporre per più categorie di fornitura, coerentemente con il proprio oggetto sociale. 3. Per iscriversi all albo, gli operatori interessati devono produrre apposita istanza, specificando le categorie merceologiche per le quali chiedono l iscrizione. La domanda deve essere sottoscritta dal legale rappresentante e inoltrata presso la sede legale di Parma Gestione Entrate, oppure all indirizzo parmagestioneentrate@pec.it. 4. Alla richiesta d iscrizione dovrà essere allegato o dichiarato quanto segue:
a. Iscrizione presso il Registro delle Imprese della Camera di Commercio competente per territorio, che rechi, tra l altro, l indicazione delle persone legittimate a rappresentare ed impegnare legalmente l impresa, b. Dichiarazione sottoscritta dal legale rappresentante con le modalità di cui al D.P.R. 445/2000, con cui si attesti l insussistenza dei divieti di cui all art. 38 del D.Lgs. 163/2006, c. Dichiarazione sostitutiva del certificato antimafia ai sensi dell art. 3 del D.Lgs. 490/1994, d. Dichiarazione Unica sulla regolarità contributiva, in data non anteriore a tre mesi dalla domanda di iscrizione all albo, e. Bilanci (estratti) degli ultimi tre esercizi o modello Unico o dichiarazioni annuali IVA corredati dalla relativa ricevuta di presentazione, f. Dichiarazione firmata dal rappresentante legale circa l avvenuto espletamento negli ultimi tre anni antecedenti alla data della domanda d iscrizione, di servizi e forniture riguardanti la categoria per la quale si richiede l iscrizione. Nella dichiarazione dovrà essere indicata per ciascuna fornitura o servizio l oggetto, l importo, la percentuale di importo attribuibile alla categoria per cui si chiede l iscrizione e il periodo di esecuzione, g. Dichiarazione che l impresa non è, negli ultimi tre anni, incorsa in risoluzione per inadempimento di contratti stipulati con la pubblica amministrazione o enti e società dalla stessa partecipati per forniture o prestazioni analoghe a quelle per l esecuzione delle quali si chiede l iscrizione, h. Dichiarazione di adesione al Codice Etico della Società, adottato ai sensi del D.Lgs. 231/2001. 5. L albo ha validità quinquennale con aggiornamento annuale per le nuove iscrizioni, variazioni e cancellazioni. 6. La Società rende nota l istituzione dell Albo Fornitori e la procedura d iscrizione mediante avviso pubblicato sul proprio sito web. 7. La Società, prima di procedere all aggiornamento dell albo, dovrà valutare le prestazioni che i vari operatori economici hanno eventualmente già reso alla Società, ed in base a eventuali risultati negativi nell esecuzione di precedenti prestazioni, potrà decidere la cancellazione dell albo previa motivata comunicazione al soggetto interessato. 8. La cancellazione dall elenco è disposta nei seguenti casi: a. Qualora sia accertata la negligenza dell impresa o malafede in sede di svolgimento di prestazioni contrattuali, b. Quando vengano meno i requisiti di ordine generale di cui all art. 38, del D.lgs. 163/2006, c. Su richiesta scritta dell interessato, d. L operatore che abbia rinunciato a partecipare ad almeno tre su cinque inviti o che sia stato dichiarato inadempiente contrattualmente con sentenza esecutiva. 9. In casi del tutto eccezionali, nella scelta delle ditte da invitare potrà essere individuato l operatore economico in relazione alla tipologia della prestazione o fornitura e, motivando, non invitare quelle ditte che, pur se iscritte, appaiono obiettivamente inadatte al tipo di prestazione o fornitura richieste, anche se in tal modo risultasse disapplicato il criterio di rotazione e quello del numero minimo di operatori da invitare. 10. Ove risulti iscritto all albo, per la categoria di prestazioni oggetto di gara, un numero di ditte inferiori a cinque, la Società è autorizzata ad estendere l invito ad altri operatori economici non iscritti all albo.
Art. 3 Procedura per l acquisizione di beni e servizi con per importo pari o superiore ad euro 40.000,00 e inferiore ad euro 211.000,00 1. La scelta del contraente per l acquisizione in economia di beni e servizi, quando il contratto da concludere supera la soglia complessiva di euro 40.000,00, avviene mediante gara informale con le modalità di seguito stabilite. 2. La gara da espletare viene effettuata a mezzo di lettera-invito indirizzata ad almeno cinque operatori economici iscritti all Albo dei fornitori della Società, scelti a rotazione; l invito può essere rivolto a soggetti non iscritti all albo e presenti nel mercato, nel caso in cui manchi nell Albo il numero dei soggetti necessari, ovvero, quando il responsabile del procedimento ne ravvisi una motivata esigenza. 3. La lettera-invito deve fare riferimento ad un capitolato d oneri che rappresenta le caratteristiche e le condizioni della fornitura necessaria alla Società. 4. La lettera-invito ed il capitolato d oneri devono contenere: a. Oggetto della prestazione b. CIG (codice identificativo gara) se previsto, c. Le caratteristiche tecniche e la qualità del bene o del servizio richiesto, d. Il periodo in giorni di validità delle offerte, e. Le modalità di fornitura o di esecuzione del servizio, f. I termini di pagamento, g. I termini e le modalità di consegna, h. Le eventuali garanzie richieste, i. Le eventuali penalità, j. L importo a base dalla richiesta d offerta, se prevedibile, k. Il criterio di aggiudicazione nonché tutti gli altri elementi necessari per la particolarità del bene o del servizio acquisito, l. La dichiarazione di uniformarsi alle condizioni previste dalle vigenti disposizioni, m. I termini di presentazione dell offerta, n. La possibilità per la Società di procedere ad aggiudicazione anche in presenza di una sola offerta valida ovvero di non procedere all aggiudicazione vi sia una sola offerta valida, o. La riserva per la Società di non procedere all aggiudicazione anche nel caso vi siano una o più offerte valide, p. La data in cui la commissione di valutazione procederà all apertura dei plichi, q. Il nominativo del responsabile unico del procedimento, r. Facoltà per la Società di provvedere all esecuzione dell obbligazione eventualmente inadempiuta a spese del contraente, ovvero, alla risoluzione che comporta penalità per colpa dello stesso, s. Ogni elemento necessario per la migliore determinazione dell oggetto da acquisire. 5. Il procedimento è improntato al principio della segretezza: pertanto, le offerte dovranno pervenire, a pena di nullità, in busta chiusa e sigillata, entro il termine prescritto nell invito. Sulla busta dell offerta devono essere indicati i dati riguardanti la ditta e la gara per cui si concorre. 6. La scelta del contraente può avvenire con il criterio del massimo ribasso o con quello dell offerta più vantaggiosa, in base a quanto previsto nella lettera invito. 7. Le operazioni relative allo svolgimento della gara informale devono risultare da verbale redatto da apposita commissione di gara; la commissione di gara è formata da tre commissari e in particolare:
a. Dall amministratore delegato, con funzioni di Presidente, b. Dal coordinatore operativo, c. Dal capo dell ufficio cui si riferisce lo specifico contratto. 8. Il verbale è sottoscritto dai componenti della commissione e dal segretario verbalizzante e tiene luogo di aggiudicazione provvisoria. 9. L aggiudicazione definitiva e la stipulazione del contratto sono a cura del responsabile unico del procedimento. Art. 4 Procedura per l acquisizione di beni e servizi con contratti inferiori ad euro 40.000,00 1. Per importi inferiori a 40.000,00 euro, la società può procedere ad affidamento diretto con scelta del contraente, tramite gara informale tra almeno tre ditte iscritte all albo dei fornitori, oppure, secondo quanto previsto dall art. 125, co. 11, del D.lgs. 163/2006. 2. L individuazione dei migliori prezzi correnti di mercato viene effettuata sulla base di comparazione dei prezzi rilevati da listini, cataloghi, prezziari, preventivi ricevuti per altre gare espletate ed ancora validi, listini della Camera di Commercio, ed altri elementi di mercato documentati. 3. La selezione è effettuata sulla base delle offerte pervenute, salvaguardando gli elementi di economicità, qualità dei beni o servizi offerti. Art. 5 Forma dei contratti 1. L ordinazione dei beni e dei servizi è perfezionata con lettera oppure con contratto sottoscritto dalla Società, tenuto conto dei poteri di firma attribuiti nell ambito della stessa. Il fornitore o prestatore deve dare immediata accettazione per iscritto alla Società dell ordinazione ricevuta, formalizzando in tal modo la propria volontà anche contrattuale. 2. Tali atti devono riportare i medesimi contenuti indicati nella lettera-invito inviati al momento dell avvio della procedura di acquisizione e comunque almeno i seguenti elementi: a. La descrizione dei beni o servizi oggetto dell ordinazione, b. La quantità ed il prezzo degli stessi con l indicazione dell IVA, c. La qualità e le modalità ed i tempi, di esecuzione, d. La forma ed i termini di pagamento, e. L ufficio referente ed eventuali altre indicazioni utili al fornitore, f. Le speciali clausole previste dall art. 3 della L. 136/2010 in materia di tracciabilità dei flussi finanziari ove applicabili. 3. Il contratto non può comunque essere stipulato prima di 35 giorni dall invio dell ultima delle comunicazioni del provvedimento di aggiudicazione definitiva, salvo i casi di deroga previsti dal D.Lgs. 163/2006. Le obbligazioni sorgeranno a carico della Società soltanto con la stipulazione del contratto. 4. La garanzia definitiva può non essere richiesta per le forniture di beni o le prestazioni di servizi di non particolare complessità e di limitato valore.
Art. 6 Verifica degli adempimenti alle obbligazioni assunte con l acquisizione di beni e servizi in economia. 1. La fornitura di beni o servizi in economia deve essere sottoposta, prima della liquidazione della spesa, ad attestazione di collaudo o di regolare esecuzione da parte del coordinatore operativo 2. L attestazione può essere resa attraverso un visto su fattura. Art. 7 Spese giornaliere e di modesto ammontare 1. Le seguenti spese potranno essere effettuate tramite acquisizione diretta, nel limite massimo di euro 1.500,00 al giorno, fermo restando il divieto di frazionamento artificioso dei contratti di cui al D.Lgs. 163/2006 e salvo il caso in cui tali spese originino da contratti d appalto: a. Spese postali e telegrafiche, spese di ritiro pacchi in contrassegno, svincoli ferroviari e da auto corrieri, b. Spese per giornali, riviste e pubblicazioni periodiche, c. Biglietti per mezzi di trasporto, d. Spese per pubblicazioni di avvisi e inserzioni varie, e. Acquisto di cancelleria, stampati, rilegatura volumi, sviluppo fotografie, f. Acquisto di materiale di consumo per stampanti e fax, g. Riparazioni minute di mobili, attrezzature e macchine, h. Acquisto di materiale per piccoli lavori di manutenzione, i. Spese relative a beni e servizi in regime di monopolio, tasse, imposte e altri diritti, j. Anticipazioni ai dipendenti inviati in missione, k. Spese per partecipazioni a convegni, corsi di aggiornamento e corsi di formazione, l. Altre spese, non indicate nei precedenti punti, sostenute per l acquisto di materiale di modesta entità e di facile consumo ed altre spese minute d ufficio che per le modalità proprie di effettuazione sono incompatibili con i costi derivanti dalle procedure di negoziazione contrattuale, o nei casi in cui si verifichi una situazione contingente ed urgente, a fronte della quale i tempi delle procedure di negoziazione non sono compatibili con la necessità di provvedere immediatamente per la funzionalità dell azienda. 2. Trattandosi di spese non originate da contratto d appalto, per le quali non si applicano gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all art. 3 della L. 136/2010, non deve essere indicato il numero di CIG e di CUP e il riferimento ad offerta di gara. 3. Tali spese dovranno essere documentate da giustificativi fiscalmente rilevanti. 4. Per il pagamento in contanti delle spese in oggetto, deve essere costituito un fondo cassa tramite strumento di pagamento idoneo a consentire la tracciabilità delle operazioni, in favore del responsabile cassiere, il quale ha l obbligo di rendicontazione mensile. Art. 8 Acquisizione di beni e servizi per fronteggiare situazioni contingibili ed urgenti In presenza di provvedimenti emanati dal Coordinatore operativo, per fronteggiare situazioni di contingibilità ed urgenza, il responsabile del procedimento, può provvedere all acquisizione di beni e servizi necessari, in deroga alle prescrizioni del presente regolamento e con l osservanza dei principi prescritti dal presente regolamento (art. 1).
Art. 9 Disposizioni finali ed entrata in vigore 1. I dati di cui la Società entra in possesso nel corso dell esecuzione del presente Regolamento sono raccolti e trattati esclusivamente per le finalità consentite dalla legge ed in conformità alle previsioni contenute nella legislazione vigente in materia di Protezione dei dati personali. 2. Dalla data di entrata in vigore di nuove leggi statali o regionali che innoveranno la materia contrattuale, si intenderanno automaticamente abrogate le norme del presente regolamento con esse incompatibili e/o aggiornate con le nuove disposizioni normative. 3. Il presente regolamento entra in vigore mediante approvazione del consiglio di amministrazione. Allegato 1 Categorie merceologiche ALLEGATO 1 A - FORNITURE apparati e accessori di telefonia e trasmissione dati; elettronica, fotografia e audio/video; hardware; macchine per ufficio arredamenti e complementi di arredo apparecchiature e materiali per la sicurezza apparecchiature di raffreddamento e ventilazione cancelleria e cartotecnica materiale elettrico materiale bibliografico e documentario; libri e giornali ALLEGATO 1 B - SERVIZI servizi di formazione personale, consulenza gestionale servizi amministrativi di supporto servizi di pulizia servizi di assicurazione servizi postali servizi di tipografia servizi di locazione, noleggio e leasing servizi di trasloco e trasporto servizio di ticket restaurant servizi di manutenzione dei beni servizi informatici e telematici