Alcune azioni suggerite per un uso più efficiente di Lotus Notes Lotus Notes (versione R7) dispone di molte funzionalità che permettono di organizzare e assegnare la priorità desiderata ai messaggi di posta, e quindi di ridurre al minimo il tempo di gestione. Queste funzioni consentono di risparmiare tempo, aumentano la produttività e ti aiutano a concentrarti sulle attività aziendali di maggiore importanza. 1. Power Draft / Modelli I Power Drafts sono modelli utili per comunicazioni che si ripetono (messaggi di posta o riunioni di calendario). Se ti capita di inviare frequentemente un certo tipo di messaggio, crea e salva una bozza in modo da non dover riscrivere ogni volta lo stesso testo. Ricorda che le bozze devono essere archiviate, altrimenti vengono eliminate ogni 60 giorni. 1.1 A-B-C Email Power Draft: Crea un New Memo con la struttura Action-Background- Close mostrata qui sotto e seleziona Save as Draft. Il messaggio viene memorizzato in Lotus Notes Drafts. Evidenzia il messaggio A-B-C Power Draft archiviato nella cartella Draft. Fanne una copia con Ctrl-C (copia) Ctrl V (incolla). Apri la copia, completa il messaggio e invialo.
1.2 Power Draft di riunione: Crea e archivia un Meeting Power Draft nelle bozze di Lotus Notes creando un New Memo e selezionando Save as Draft. Seleziona Meeting Power Draft nella cartella Draft e trascinalo nell'icona Calendar (nella barra degli strumenti a sinistra). Seleziona Meetings. Viene aperta una voce del calendario secondo il modello Meeting Power Draft. Completa con le informazioni, invita i partecipanti e invia. 1.3 Power Draft di lavoro: Crea un modello Power Draft (ripetizione dell'informazione) in New Memo. Save as Draft nella cartella delle bozze. Il messaggio viene memorizzato nelle bozze di Lotus Notes. Evidenzia il messaggio Work Power Draft nella cartella Draft. Fanne una copia con Ctrl-C (copia) Ctrl V (incolla). Apri la copia, completa il messaggio e invia. 2. Gestione delle email 2.1 Filtra le email di scarso valore utilizzando Auto-route: Per ridurre la quantità di tempo passato quotidianamente a gestire le email, indirizza automaticamente i messaggi di bassa priorità, ad esempio newsletter provenienti dall esterno, in cartelle specifiche e controllale 1-2 volte al mese. Per usare questa funzione in Lotus Notes e inserire tutti i messaggi provenienti da uno specifico mittente in un apposita cartella: Fai clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio a bassa priorità che vuoi indirizzare automaticamente a una cartella di posta designata. Seleziona Create Quick Rule, quindi When Sender (conterrà l'indirizzo email del mittente), spunta Move to Folder, quindi la cartella di destinazione o Create New Folder e premi OK.
2.2 Opzioni di consegna: 1) Return receipt: Ti viene recapitata una ricevuta quando il destinatario apre il messaggio. È importante utilizzare questa funzionalità solo quando è assolutamente necessario. 2) Prevent copying: Impedisci al destinatario di copiare o inoltrare un messaggio confidenziale. Anche questo è un metodo per garantire la sicurezza di informazioni confidenziali o dati sensibili che devono anche essere crittografati. 3) Auto spellcheck: Assicurati che sia stato effettuato il controllo ortografico su tutti i messaggi prima dell'invio. Ciò migliorerà la chiarezza di quanto scrivi e la tua immagine professionale. Dalla barra degli strumenti seleziona la scheda Delivery Options, spunta le caselle Return receipt, Prevent copying o Auto spellcheck. Fai clic su OK e invia il messaggio nel solito modo.
2.3 Codifica con colori / Contrassegno del messaggio: Codifica con i colori i messaggi in arrivo da mittenti importanti. Da Lotus Notes selezionare Tools Preferences Mail Immettere nome e cognome del mittente, quindi selezionare opportunamente il colore di sfondo o del testo. Cliccare OK. 2.4 Personalizza la ricezione: Nella barra degli strumenti selezionare File Preferences User Preferences Mail. In Receiving selezionare la casella Controlla nuove email in arrivo ogni 30 minuti. In When New Mail Arrives deseleziona la casella Play a sound.
2.5 Creare una firma automatica: Per creare una firma automatica da Lotus Notes seleziona Actions Tools Mail footer. Completa il modulo e premi il pulsante Enable the Mail Footer nella parte inferiore del modulo.
2.6 Cartelle Crea cartelle in Lotus Notes per organizzare e archiviare i messaggi. Etichetta le cartelle, ad esempio in questo modo: Per priorità: URGENTE, IMPORTANTE, SOLO AGGIORNAMENTI Per completamento: DA INIZIARSI IL (DATA), IN CORSO, FATTO Per nome del progetto Per persona Per futuro evento o riunione Ogni giorno, trascina le email in ciascuna cartella in base all oggetto o in seguito a una rapida occhiata al contenuto. Quando la cartella della posta in arrivo è vuota, esamina ogni cartella e agisci su ciascun elemento in base alla sua importanza. Almeno una volta al giorno prenditi il tempo di leggere e svolgere i contenuti delle cartelle URGENTE e IMPORTANTE. Copia o trascina i messaggi con scadenza temporale nel calendario e/o l'elenco delle attività invece di lasciarli nelle cartelle. Quando invii un messaggio di cui desideri tenere traccia, inserisci il tuo indirizzo nel campo Bcc oppure trascinalo dalla cartella messaggi inviati alla cartella della persona o del progetto corrispondente. Rivedi e aggiorna secondo necessità. Infine, ricorda che tutti i messaggi che non sono stati archiviati vengono eliminati dopo 60 giorni. Controlla regolarmente la tua cartella della posta in arrivo e assicurati di archiviare tutti i messaggi importanti che devi salvare. 2007 CKS www.cohesiveknowledge.com