GUIDA DI APPROFONDIMENTO LA SCELTA DEI FORNITORI A CURA DEL BIC SARDEGNA SPA 1
SOMMARIO PREMESSA... 3 LE CONSIDERAZIONI STRATEGICHE DA FARE SUI FORNITORI... 4 CONCENTRARSI SUGLI OBIETTIVI... 4 RIDURRE IL NUMERO DEI FORNITORI... 4 TROVARE DEI PARTNER... 5 LE QUALITÀ DA RICERCARE IN UN FORNITORE... 6 LE QUALITÀ DI UN FORNITORE... 6 COME RICERCARE FORNITORI... 7 LE FONTI DI INFORMAZIONE... 7 SCEGLIERE UN FORNITORE... 8 CREARE UNA LISTA DI FORNITORI... 8 CONTATTARE I FORNITORI... 8 COMPARARE I FORNITORI... 9 GESTIRE LE RELAZIONI CON I FORNITORI... 10 FORMALIZZARE LE CLAUSOLE CONTRATTUALI... 10 UTILIZZARE UNA COMUNICAZIONE APERTA... 10 IL CONTROLLO... 10 2
PREMESSA Scegliere i giusti fornitori implica molto di più che scorrere una semplice lista di prezzi. La tua scelta dovrà dipendere da un ampia serie di fattori quali: il costo, la qualità, l affidabilità, il servizio offerto. Questi fattori possono pesare di più o di meno a seconda delle priorità e delle strategie che hai individuato nel tuo piano di impresa. Questa guida ti illustra un approccio da seguire passo dopo passo per aiutarti a fare le scelte giuste; in particolare ti aiuterà a capire: quali caratteristiche ricercare in un fornitore; come identificare i tuoi potenziali fornitori; come gestire il rapporto con loro. 3
LE CONSIDERAZIONI STRATEGICHE DA FARE SUI FORNITORI La scelta dei fornitori è un aspetto essenziale che incide sulla capacità che hai di soddisfare le esigenze dei tuoi clienti attuali e futuri: ecco perché è importante che tu, nel tempo, possa costruire con loro un rapporto di fiducia e di collaborazione. CONCENTRARSI SUGLI OBIETTIVI Il punto di partenza è focalizzare con attenzione: cosa effettivamente richiede il processo produttivo della tua azienda e quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere. Un buon prodotto o un prezzo conveniente non sono dunque i soli fattori da considerare. Comincia il processo analizzando le esigenze dei clienti che vuoi soddisfare e la corretta identificazione di quei fattori del prodotto e servizio che rappresentano il tuo vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti esistenti. Sulla base di queste considerazioni cambiano le valutazioni sulle performance che devi ricercare nei fornitori. Esempi 1. Se ridurre il tempo necessario per servire, soddisfare i tuoi clienti è l aspetto che ti distingue e ti qualifica rispetto ai tuoi concorrenti, i fornitori che ti offrono una veloce e affidabile consegna saranno preferibili rispetto a quelli che ti offrono soltanto un buon prezzo. 2. Se invece, la tua strategia è volta a garantire un prodotto o servizio di qualità superiore rispetto ai tuoi concorrenti evidentemente dovrai privilegiare l aspetto qualitativo delle forniture. RIDURRE IL NUMERO DEI FORNITORI È molto meglio relazionarsi solo con i fornitori di cui si ha davvero bisogno. Comprare da una rosa selezionata di fornitori può avere molti vantaggi: è più facile controllarli, diventerai più importante per loro, puoi concludere più facilmente accordi vantaggiosi dal punto di vista economico. Ricordati per altro che è importante avere delle alternative. Comprare da un solo fornitore può essere pericoloso specie se il rapporto si compromette ovvero hanno difficoltà finanziarie o falliscono. Inoltre, dare l esclusiva a qualcuno può incentivarlo a fornire un 4
miglior servizio, ma talvolta può portarlo a dare per scontato il rapporto con la tua impresa con un abbassamento dell attenzione e dello standard di qualità nel servizio. TROVARE DEI PARTNER Quando vi sono dei fornitori che ti procurano beni o servizi davvero fondamentali per il successo della tua impresa intensifica i rapporti con questi. Una forte relazione commerciale può portare benefici a entrambi: dimostrare ai tuoi fornitori quanto sono importanti per te è un buon modo per far sì che facciano il massimo dello sforzo per procurarti il miglior servizio possibile. 5
LE QUALITÀ DA RICERCARE IN UN FORNITORE Le qualità del fornitore devono tradursi in altrettanti benefici per i tuoi prodotti o servizi ed in ultima istanza per la tua impresa. Individuare correttamente queste qualità ti permetterà di costruire una lista dei fornitori di maggior valore per la tua azienda. LE QUALITÀ DI UN FORNITORE Quando volete creare la vostra lista ristretta di fornitori ci sono una serie di qualità fondamentali che dovete ricercare. Un buon fornitore deve essere in grado di dimostrare di potervi fornire i seguenti benefici: Qualità e affidabilità, la qualità delle materie prime che utilizzi deve essere elevata, i clienti associano la cattiva qualità a te e non ai tuoi fornitori. Ugualmente se il fornitore tradisce le tue attese con una consegna in ritardo o con merce difettosa, disattendi le aspettative dei tuoi clienti. Velocità e flessibilità, fare ordini piccoli e frequenti può risparmiarti la necessità di avere un grande magazzino; fornitori flessibili possono aiutarti a dare risposte veloci a cambiamenti della domanda dei clienti e a emergenze improvvise. Il giusto prezzo, il prezzo più basso non è sempre il prezzo migliore. Se vuoi qualità e affidabilità dai tuoi fornitori, devi decidere quanto sei disposto a pagare per i materiali di cui hai bisogno e l equilibrio che vuoi raggiungere tra costo, affidabilità, qualità e servizio. Buone capacità relazionali, i migliori fornitori sono quelli che vogliono comunicare regolarmente con te per capire di cosa hai bisogno ora e di cosa potrai avere bisogno in futuro con effetti diretti sulla tua capacità di soddisfare le esigenze dei tuoi clienti e di porre rimedio a eventuali criticità: ad esempio tu hai interesse che i tuoi fornitori consegnino in tempo la merce o se non possono, per un qualsiasi motivo, che siano onesti e ti diano congrui avvisi che ti permettano di trovare delle soluzioni alternative. Sicurezza finanziaria, è bene accertarsi sempre che il tuo fornitore abbia una forte solidità finanziaria per poter acquistare ciò che ti serve e rifornirti in tempo, quando ne hai bisogno; un controllo sulla loro solidità finanziaria può rassicurarti che non falliranno proprio quando hai maggior bisogno di loro. 6
COME RICERCARE FORNITORI Per cercare fornitori hai a disposizione molteplici canali a basso costo: è meglio utilizzare più fonti di ricerca per aumentare le possibilità di selezionare le migliori aziende esistenti sul mercato. LE FONTI DI INFORMAZIONE Le migliori fonti di informazione che ti consigliamo di utilizzare sono: Raccomandazioni da imprese e clienti in genere, è molto più probabile ottenere un giudizio attendibile sui punti di forza e di debolezza di un fornitore da qualcuno che si sia già avvalso dei suoi servizi; Elenchi commerciali, come Pagine Gialle e simili per ricercare fornitori che operano nella tua zona; Associazioni Industriali, se hai bisogno di prodotti o servizi di un particolare settore, un associazione di categoria può indicarti degli ottimi fornitori; Organizzazioni locali, come Camere di Commercio o Consorzi possono spesso indirizzarti verso potenziali fornitori che operano nel tuo territorio; Fiere, rappresentano una grande opportunità per parlare a un buon numero di potenziali fornitori nello stesso posto e allo stesso tempo. Effettua dei controlli prima di incontrarle per capire quali aziende possono essere potenzialmente rilevanti per te e adatte alle esigenze della tua impresa; Pubblicità, riviste commerciali o avvisi commerciali possono fornire informazioni su potenziali fornitori. Avere una raccolta di volantini, riviste e giornali commerciali della tua zona può essere molto utile. 7
SCEGLIERE UN FORNITORE Dalle informazioni raccolte sul mercato sulle qualità detenute da ciascun fornitore è necessario creare una lista ristretta di fornitori e compararli in maniera oggettiva per arrivare a una scelta consapevole. CREARE UNA LISTA DI FORNITORI Dopo che hai chiaramente capito quali sono i tuoi bisogni e hai capito le qualità dei tuoi potenziali fornitori, puoi creare una breve lista di fornitori che facciano al caso tuo. Quando passi in rassegna i fornitori della tua lista devi porti le seguenti domande: 1. I fornitori individuati possono consegnarmi quello che voglio, quando voglio? 2. Sono finanziariamente solidi? 3. Da quanto tempo esistono sul mercato? 4. Conosco qualcuno che si sia servito da loro e possa raccomandarli? 5. Sono in una lista di fornitori virtuosi approvata da associazioni di categorie o autorità locali e nazionali? Fai qualche ricerca e riduci la lista a non più di 4 o 5 candidati. È una perdita di tempo contattare imprese che hanno poche possibilità di soddisfare le tue richieste. CONTATTARE I FORNITORI Una volta che hai creato una lista, allora puoi contattare i potenziali fornitori. Nel corso del colloquio, eventualmente preceduto dall invio di schede tecniche in forma scritta o in formato file preventivamente trasmesse ai tuoi candidati, devi dare informazioni precise, sintetizzando quali sono le tue richieste e le caratteristiche delle merci o dei servizi che ti interessano e devi inoltre fornire un idea precisa del tipo e del volume di attività che intendi realizzare. Talvolta, invece di specificare dettagliatamente cosa vuoi acquistare, puoi preferire chiedere un consiglio ai fornitori. Per esempio a un fornitore di servizi tecnologici puoi spiegare che cosa vuoi fare con il prodotto che cerchi e chiedergli qualche consiglio che tenga conto del budget che hai a disposizione: è questo un metodo che ti permetterà di 8
capire quale dei tuoi fornitori ha una maggiore conoscenza tecnica della materia e può rappresentare per te un prezioso partner. Ti consigliamo comunque di strutturare il tuo questionario preventivamente per evitare equivoci e fraintendimenti. COMPARARE I FORNITORI Quando hai tutte le risposte compara i fornitori sulla base di ciò che davvero conta di più per te. Per esempio la qualità dei loro prodotti può essere fondamentale per i tuoi clienti, mentre la loro sede e dunque il tempo di consegna delle merci può essere ininfluente. Il prezzo è importante ma non può essere l unica qualità che ricerchi in un fornitore. Prezzi molto bassi possono essere indice di cattiva qualità che, nel lungo periodo, rendono inefficienti le tue scelte, compromettendo la tua strategia. Assicurati inoltre che il tuo fornitore possa effettivamente realizzare un buon margine di guadagno applicando dei prezzi realistici per il tipo di prodotto di cui la tua impresa necessita. Infatti, se lavora sottocosto, potrebbe trovarsi in una situazione di sofferenza finanziaria che può tradursi in un futuro disservizio per mancanza di risorse o può addirittura portarlo al fallimento con conseguente difficoltà per te nel reperire un nuovo fornitore. Quando possibile, vai a conoscere di persona il tuo fornitore per capire come lavora la sua impresa. Controlla inoltre se l azienda affida il lavoro in subappalto ad altre società, oppure si approvvigiona da altri fornitori per componenti o servizi essenziali, se così ti consigliamo di controllare anche i subfornitori. Seguendo questi accorgimenti avrai la possibilità di controllare maggiormente tutto il processo e di fare delle valutazioni più appropriate sul livello di rischio che corri nell affidarti a un gruppo di fornitori piuttosto che a un altro. 9
GESTIRE LE RELAZIONI CON I FORNITORI I fornitori possono rivelarsi degli importanti partner che, con la loro esperienza e la loro conoscenza tecnica del settore, possono fornirti importanti spunti e suggerimenti per migliorare i tuoi prodotti e servizi. Per creare un rapporto più efficace sono fondamentali una comunicazione chiara e un costante controllo. FORMALIZZARE LE CLAUSOLE CONTRATTUALI Una volta che hai scelto i tuoi fornitori, negozia con loro termini e condizioni chiare e formalizzatele in contratti giuridicamente vincolanti: minimizzerai il rischio di dispute e cause giudiziali. È una buona idea dettagliare i servizi richiesti prima di cominciare la relazione commerciale, in questo modo saprai cosa aspettarti dal tuo fornitore e correlativamente lui saprà cosa aspettarsi da te. Chiarisci quali sono le tue priorità e cosa condiziona il livello di gradimento tuo e dei tuoi clienti. UTILIZZARE UNA COMUNICAZIONE APERTA Una comunicazione aperta, basata su scambi frequenti di comunicazioni sia verbali che scritte e focalizzata sugli aspetti salienti dei servizi di fornitura, ti aiuterà a costruire relazioni più salde con i tuoi fornitori, aiutando a prevenire ogni eventuale problema. Con i fornitori strategici potresti anche approfondire la relazione condividendo con loro i tuoi piani, i tuoi obiettivi e le tue strategie di crescita: un fornitore, con la sua conoscenza tecnica della materia può diventare un ottimo consulente in grado di suggerire nuove tecnologie e materiali in grado di migliorare i prodotti della tua impresa, oppure fornirti indicazioni utili sulle soluzioni adottate dai tuoi concorrenti. IL CONTROLLO Di fondamentale importanza è sottoporre a costante controllo le forniture e i servizi dei tuoi fornitori. Il controllo può essere effettuato, a seconda della frequenza e della tipologia di merci fornite, costantemente o su base statistica. Per garantire una maggior precisione nelle attività di controllo potresti incaricare del personale specializzato o appositamente formato. Quando possibile chiedi sempre un riscontro di gradimento ai tuoi clienti sulle componenti dei tuoi prodotti o servizi: avrai la testimonianza più importante sulla qualità delle forniture ricevute. Se i risultati del controllo non sono soddisfacenti, oppure viene meno il rapporto di fiducia è importante utilizzare ed eventualmente aggiornare, con le tecniche indicate nella 10
presente guida, la lista di fornitori previamente compilata per trovare delle valide alternative il più presto possibile. 11