Corso Sistemi Informativi Aziendali,. Sistemi informativi aziendali di Simone Cavalli (simone.cavalli@unibg.it) Bergamo, Marzo 2008
I Sistemi ERP Pagina 2
Enterprise resource planning Enterprise Resource Planning Azienda/Corporation Persone, materiali, impianti, capitale Tempi, luoghi, quantità L acronimo ERP è stato coniato agli inizi degli anni Novanta dal Gartner Group per indicare una suite di moduli applicativi che supportano l intera gamma dei processi di un impresa. Pagina 3
Suite ERP Una suite completa comprende decine di moduli, di tipo orizzontale e intersettoriale (cross-industry solution) o verticale e settoriale (industry solution) PLM (Product Lifecycle Management) CRM Administration Support Operations Support Management Support SCM Finance HR mngt Materials Planning Production Planning Distribution Planning Strategic plng Budgeting ERP cross industry modules ERP industry modules ERP extended modules Miscell. Supply Orders Materials receiving and raw materials Plant Orders Schedule & shop floor control Shipment Orders Shipment schedule and control Activity Based Costing Balance Scorecard Pagina 4
Diffusione ERP Il numero totale di vendor sul mercato può essere stimato in circa un centinaio. Tuttavia, solo un piccolo numero di vendor, fra cui SAP, Oracle, Peoplesoft, è in grado di offrire l intera gamma ERP Oracle Peoplesoft (J.D. Edwards) SAP Altri Installazioni nel mondo 12.000 12.200 24.450 n.a. Suite Verticali 19 24 25 n.a. Vendite (in milioni di dollari) Quota di mercato 2.870 2.716 5.839 7.127 15% 14% 30% 41% Pagina 5
ERP e piccola e media impresa (1/3) I vendor multinazionali dominano il mercato nelle aziende multinazionali e nella grande impresa. Nelle piccole e medie imprese, invece, i primi 5 vendor hanno solo una quota minoritaria del mercato (20-30%) Il diverso posizionamento deriva da due cause convergenti, ovvero: Diversità delle esigenze della piccola e media impresa; Diversità dell offerta ad essa rivolta. Pagina 6
ERP e piccola e media impresa (2/3) La piccola e media impresa ha una mappa di opportunità ES (Enterprise System) eguale a quella della grande impresa. Tuttavia, varie caratteristiche limitano l esigenza del supporto dei sistemi informativi: Capacità di spesa: mediamente le aziende spendono nell IT dall 1% al 7-10% dei loro ricavi. I costi di un ERP standard possono essere molto superiori alle capacità di spesa di una piccola azienda. Conseguentemente le PMI devono cercare soluzioni alternative agli ERP standard; Minore complessità aziendale: una PMI è spesso mono-località e non richiede un sistema capace di elaborare in più lingue e di operare secondo diverse regole contabili e legali. Conseguentemente, alle PMI sono sufficienti ERP più semplici e meno complessi; Minore complessità dei processi: le PMI operano con processi più semplici, con un minore numero di casi d uso o con casi d uso più leggeri. Per queste ragioni il sistema ERP necessario alla piccola e media impresa è molto più semplice e piccolo di quello tipico della media e grande impresa e l ERP standard può apparire inutilmente costoso e complesso. Pagina 7
ERP e piccola e media impresa (3/3) In secondo luogo l offerta di ERP per le PMI include tipologie diverse: Package orizzontali semplificati: molti vendor offrono a un prezzo conveniente moduli orizzontali preconfezionati e pronti all uso (paghe, contabilità e simili) che l azienda integra con package o sistemi verticali custom; Nicchie e package superverticali : molte PMI operano su nicchie di settore che, date le loro piccole dimensioni non sono supportate dalle versioni verticali di ERP standard (aziende della moda e del tessile, aziende municipalizzate di acqua e gas, etc ) Versioni downsized dei package standard; Modalità ASP: l azienda si limita a pagare l uso di un software preconfezionato e verticalizzato, che risiede sui server di un centro servizi a cui l azienda accede via web. Pagina 8
Evoluzione dei sistemi per l informatizzazione (aziende manifatturiere) Progetti custom 1960-1990 Soluzioni ad hoc Linguaggi classici (COBOL e C++) Architetture soprattutto centralizzate Pacchetti integrati Database MRP Manufacturing Resource Planning 1970-1995 Architetture di elaborazione soprattutto centralizzate Integrazione fra informatica di processo e informatica gestionale Elaborazione in tempo reale Reti di fabbrica composte da PLC e server vari CIM Computer Integrated Manufacturing Dal 1980 ERP Enterprise Resource Planning Dal 1990 Pacchetti integrati e unico modello di dati Architettura client-server (rete dal 1997) CRM Customer Relationship Management. Dal 1995 E-procurement Dal 1995 Pagina 9
Dai sistemi MRP ai sistemi ERP I sistemi ERP sono il risultato di un evoluzione e di uno sviluppo dei sistemi MRP. I sistemi MRP sono il risultato di una graduale evoluzione: Anni Settanta, Materials Requirements Planning: informatizzazione della distinta base e del calcolo del fabbisogno delle materie prime. In seguito sono integrate le funzioni (di informatizzazione) di: ricevimento materiali; magazzino materie prime; pianificazione produzione; controllo avanzamento. Anni Ottanta (schema standardizzato), Manufacturing Resource Planning, personalizzabile (a seconda del prodotto). In sintesi un sistema MRP è formato da diversi applicativi software (alcune centinaia) che supportano produzione ed approvvigionamenti, dalla programmazione operativa sino alla gestione dei flussi fisici dei materiali (oltre che, limitatamente, le operazioni fisiche delle officine). Non integra (o integra limitatamente) i processi di: vendita e distribuzione; processi amministrativi legati alla contabilizzazione degli acquisti e del magazzino materie prime. Pagina 10
I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) I sistemi ERP integrano, ai sistemi MRP, la contabilizzazione. Sono composti da moduli e sottomoduli. Le imprese possono scegliere quali implementare. Human Resource Management Personnel management Organization management Payroll accounting Time management Personnel development Financial Management Treasury Controlling Documento # Enterprise controlling Investment management Logistics Product data management Production planning & control Materials management Plant maintenance Quality management Sales & distribution Service management Pagina 11
Il paradigma ERP La suite ERP rispecchia una precisa concezione del sistema informativo aziendale, con caratteristiche distintive che ne costituiscono il paradigma funzionale, ovvero: Unicità dell informazione; Estensione e modularità funzionale; Prescrittività. Pagina 12
Unicità dell informazione (1/2) L unicità dell informazione è ottenuta quando tutte le elaborazioni del sistema condividono (share) uno e un solo valore per una data informazione. L unicità dell informazione è normalmente ottenuta con una base dati unica, che può essere unita fisicamente o unificata mediante servizi di replica automatica. La base dati quindi memorizza dati condivisi sui quali operano i moduli. Vantaggi: Sincronizzazione e non ridondanza dei dati: l aggiornamento unificato delle basi dati abilita la sincronizzazione di processi gestionali interdipendenti (es: l arrivo di materiale a magazzino aggiorna la situazione delle scorte, degli ordini ai fornitori e della contabilità fornitori, dando ai corrispettivi processi un informazione unica e sincrona); Tracciabilità degli aggiornamenti: ogni aggiornamento della base dati viene registrato. A questo requisito generale, i migliori ERP integrano la tracciabilità degli eventi gestionali (inclusa la registrazione dei documenti cartacei e/o digitali associati agli eventi che aggiornano la base dati); Integrazione e tracciabilità dell informazione direzionale: l unicità dell informazione operativa rende facilmente ottenibile l informazione direzionale (sintesi e derivazione dei dati operativi). Pagina 13
Unicità dell informazione (2/2) Architettura ad isole dei sistemi legacy Architettura ERP dei dati Pagina 14
Estensione e modularità La suite ERP si propone come soluzione per il sistema informativo aziendale. Tuttavia, l estensione funzionale sarebbe vana se la suite non fosse composta da moduli autosufficienti. Grazie alla modularità, l azienda può scegliere una strategia coerente con la situazione dei sistemi e con il grado di rischio che è in grado di sostenere. Con la modularità, l implementazione di un ERP diventa simile a un LEGO, in cui l utente prende dalla scatola i moduli prescelti e li mette insieme. Esattamente come in un lego, l incastro tra i diversi moduli è critico, soprattutto quando i moduli fanno parte di suite diverse (o scatole diverse, proseguendo la metafora dei LEGO), ovvero sono di diversi fornitori o, ancora, sono in parte moduli ERP e in parte legacy. Pagina 15
Prescrittività I moduli ERP incorporano una logica di processo gestionale. Il software ERP infatti incorpora un modello funzionale di flusso, casi d uso e informazioni. Definiamo prescrittività la normazione dei processi gestionali derivante dal modello funzionale incorporato nel software (es: i materiali che entrano in azienda devono essere stati ordinati). L approccio al progetto ERP è l esatto contrario di quanto avveniva ed avviene con lo sviluppo di un sistema su misura; in questo secondo caso, è l azienda a definire il modello funzionale ed è il software che si adatta all azienda, o, meglio, è fatto su misura per l azienda. L impatto organizzativo della prescrittività può essere elevato, poiché costringe un azienda a conformare il suo comportamento allo standard previsto dal sistema. Tale standard, per l elevata diffusione degli ERP, riflette pratiche ottimali (best practice) che garantiscono la certificazione delle informazioni. La prescrittività non deve fare concludere che gli ERP sia sistemi immodificabili e perfettamente completi. Il punto chiave per un progetto ERP è la duplice analisi dei cambiamenti che l azienda deve fare [BPR] per adeguarsi all ERP e delle modifiche (parametrizzazioni) che è necessario apportare all ERP per adeguarlo al funzionamento dell azienda. Pagina 16
Gap analysis Attività del processo Modello funzionale corrente Funzionalità ERP Azioni sul processo Azioni sul software Ricevimento dei materiali Solo registrazione: nessun controllo sull ordine del fornitore Controllo sull ordine del fornitore: i materiali che entrano in azienda devono essere stati ordinati Adeguamento del processo alla prescrizione ERP Controllo qualità Guidato da regole Solo registrazione - Adeguamento predefinite dell esito del software ERP controllo (le regole non sono incorporate nel sistema) Carico a magazzino Prelievo a magazzino Rettifica inventariale Il SI guida la scelta dell ubicazione da magazzino in cui stivare Il SI guida la scelta dell ubicazione di magazzino da cui prelevare Modifica dei valori nella base dati (sovrascrittura) Solo registrazione dell evento di avvenuto carico a magazzino Solo registrazione dell evento di avvenuto prelievo da magazzino I valori delle scorte sono corretti mediante apposite transazionidi rettifica Adeguamento del processo alla prescrizione dell ERP - Adeguamento software ERP - Adeguamento software ERP - - Pagina 17
Caratteristiche dei sistemi ERP (1/2) I sistemi ERP hanno le seguenti caratteristiche: 1) Copertura (estensione funzionale) Sistemi istituzionali (Human Resource Management, Financial Management); Sistemi MRP; Gestione del processo vendita & distribuzione; Funzionalità post-vendita e gestione della manutenzione tecnica. 2) Architettura applicativa La base dati è condivisa da tutti i moduli. Ciò permette la sincronizzazione dei processi interdipendenti. I sistemi si sono evoluti da una logica client-server, per progredire a schemi thin server sino alla logica ASP (Application Service Provider). L architettura è su tre livelli: Data base server; Application server; Presentation server. Pagina 18
Caratteristiche dei sistemi ERP (2/2) 3) Diffusione. Di fatto i sistemi ERP sono divenuti lo standard per la gestione dei processi delle aziende industriali (e per alcuni moduli anche per altri settori). La loro fortuna è dovuta anche, se non soprattutto, alla sindrome del Millennium Bug. Oltre il 50% delle aziende europee ha installato uno o più moduli ERP; Oltre il 35% lo utilizza in tre o più aree funzionali. Mercato. Grandi imprese: 4 competitor (SAP, Oracle, Peoplesoft - che ha acquisito JD Edwards - e Baan). PMI: primi 5 quota 20%, resto a 50 competitor. 4) Caratteristiche e considerazioni Diverso livello di competenze: da programmatore a parametrizzatore. L azienda deve adattarsi alle procedure del software (impatto invasivo); Benefici legati all accelerazione dei cicli operativi e alla condivisione delle informazioni. Non ci sono benefici strategici. Pagina 19
La catena di trasformazione dei processi gestionali Altre tecnologie abilitanti Trasformazione dei processi gestionali Nuovi prodotti Nuovi mercati Nuovi canali Potenziali vantaggi operativi Fatturato aggiuntivo Aumento marginale Migliore posizionamento competitivo Caratteristiche della suite ERP Unicità dei dati Modularità ed estensione funzionale Prescrittività Trasformazione dei processi gestionali Processi operativi Processi direzionali Processi interaziendali Potenziali vantaggi operativi Efficienza e risparmi di costo Efficacia e aumento del valore Pagina 20
Evoluzione processiva delle variabili organizzative VARIABILE EVOLUZIONE Flusso delle attività Minor numero di passi Minor durata del processo Organizzazione operativa Arricchimento delle mansioni "Deparcellizzazione" del flusso di lavoro Personale Versatilità operativa Sistema di incentivazione e di controllo Obiettivi di servizio al cliente Obiettivi di performance sui processi gestionali Pagina 21
Il fenomeno SAP (cenni introduttivi) Pagina 22
L affermazione di SAP R/3 Dopo alcune incertezze, SAP R/3 diventa, almeno in Europa, lo standard Per le caratteristiche dell economia del software, SAP sarà l impresa che avrà le risorse per fare più investimenti, e quindi potrà meglio accompagnare le imprese nel seguire l innovazione tecnologica. Le risorse di supporto (esperti del software) tenderanno a diventare competenti prevalentemente sul software vincente Pagina 23
L affermazione di SAP R/3 Dopo alcune incertezze, SAP R/3 diventa, almeno in Europa, lo standard Per le caratteristiche dell economia del software, SAP sarà l impresa che avrà le risorse per fare più investimenti, e quindi potrà meglio accompagnare le imprese nel seguire l innovazione tecnologica. Le risorse di supporto (esperti del software) tenderanno a diventare competenti prevalentemente sul software vincente Pagina 24
Le caratteristiche chiave di SAP R/3 SAP R/3 ha embedded le BEST Practices Le competenze di processo non sono più aziendali, ma del produttore del software Un altro passo verso la specializzazione nella costruzione delle conoscenze Pagina 25
La maturità di SAP R/3 Progressiva estensione a tutte le applicazioni funzionali, dopo un inizio concentrato su quelle core Sviluppo di molte verticalizzazioni, che comprendono l operatività di settori sempre nuovi, e riducono l esigenza di personalizzazioni Pagina 26
Un architettura di riferimento Pagina 27
Un architettura di riferimento Pagina 28
Il diamante SAP Pagina 29