ASSOWEB Manuale Operatore Sistemi Internet per la gestione delle Associazioni dei Donatori di Sangue integrata con il sistema informativo del Servizio Trasfusionale L utilizzo delle più moderne tecnologie Internet per offrire un miglior servizio al Donatore
Asso Web Manuale utente INDICE 1. Requisiti di base e accesso al sistema...3 1.a Requisiti...3 1.b Accesso...3 2. Menu Donatori...4 2.a Ricerca Donatori...5 2.b Consultazione dati Donatori...6 2.c Convocazione singola...13 3. Menu Utilità...15 3.a Ricerca e Convocazione...15 3.b Gestione Donatori Convocati...20 3.c Statistiche e Reports...23 3.d Premiazioni...25 2
1. Requisiti di base e accesso al sistema 1.a Requisiti Per accedere al programma di AssoWeb bisogna innanzi tutto disporre di un computer collegato ad internet che disponga del programma di navigazione Internet Explorer aggiornato almeno alla versione 5.5. 1.b Accesso Una volta aperto Internet Explorer digitare nello spazio indicato con il riquadro rosso nella figura sottostante (fig.1) l indirizzo internet che vi è stato fornito. Per una futura consultazione più facile e veloce è consigliabile salvare la pagina tra i Preferiti. La pagina iniziale presenta due caselle bianche (riquadro verde, fig. 1) che andranno riempite con il proprio CODICE UTENTE e la propria PASSWORD. Entrambi questi dati saranno preventivamente forniti dal gestore del programma. Una volta compilati questi due campi, è sufficiente cliccare sul pulsante giallo Accedi (di fianco alle caselle sopra citate, nella figura si può vedere nel riquadro verde). Figura 1 3
2. Menu Donatori Figura 2 Una volta entrati nel programma, per accedere al menu Donatori basta cliccare sul pulsante nel menu in alto, come indicato nel riquadro rosso in figura 2. Una volta fatto, la schermata che si presenterà sarà come quella visibile in figura 3: Figura 3 4
2.a Ricerca Donatori Da questo pannello (fig. 3) è possibile effettuare delle ricerche relative ai donatori della propria sezione. Si possono seguire diversi criteri (riquadro rosso, fig. 3): Codice Cognome Nome Codice Fiscale Codice Regionale Data di Nascita Tessera Sanitaria Inoltre, è possibile anche effettuare la ricerca in base all associazione e/o alla sezione di appartenenza del donatore, compilando i campi relativi alla Tessera Associativa (riquadro verde). Una volta compilati i campi desiderati, per avviare la ricerca non serve altro che cliccare sul pulsante Cerca (riquadro viola). Comparirà così la lista dei donatori della propria sezione che rispondono ai criteri richiesti (fig. 4). Figura 4 5
2.b Consultazione dati Donatori Figura 5 Una volta trovato nella lista il donatore desiderato, per visualizzare la sua scheda bisogna cliccare sul cognome del donatore, come indicato in figura 5. In questo modo, si aprirà la scheda donatore (fig. 6) Figura 6 Da questa scheda è possibile ricavare tutte le informazioni necessarie relative al donatore in questione. Nel dettaglio, nella parte più alta (riquadro rosso) sono visibili le informazioni principali: 6
Nome Cognome Sesso Codice: identifica in maniera univoca ogni donatore registrato nel programma, viene assegnato al momento della registrazione Data di Nascita Stato (riquadro giallo): indica l attuale stato del donatore Comune di nascita Sono inoltre presenti i campi ULTIMO ACCESSO e CONVOCAZIONE (riquadro arancione), entrambi non modificabili, che indicano rispettivamente a quando risale l ultimo accesso del donatore in questione e per quando è fissata la convocazione più prossima (se ne è stata attivata una). Andiamo adesso ad analizzare nel dettaglio la parte più bassa della scheda, dove sono visionabili altri campi che andremo a spiegare. Anagrafica Figura 7 Cliccando sul tasto Anagrafica (riquadro rosso, fig. 7) si visualizzeranno tutte le informazioni anagrafiche registrate a proprosito del donatore in analisi. Il campo Codice Fiscale (riquadro verde) è compilabile in automatico cliccando sul piccolo pulsante di fianco alla riga bianca di scrittura. Se dopo una verifica con il donatore il codice generato in automatico risulta giusto, cliccando sulla casellina vuota sotto alla scritta Confermato comparirà all interno di essa una piccola V (spunta), e il campo Codice Fiscale non sarà più modificabile finchè non si cliccherà nuovamente sulla casellina. Le altre informazioni non sono altro che i dati anagrafici del donatore che sono stati forniti: Tessera Sanitaria Codice Regionale Residenza Città (di residenza) CAP (di residenza) 7
Domicilio Città (di domicilio) CAP (di domicilio) Tel. Casa Cellulare Tel. Lavoro E-Mail Fax Luogo di Lavoro Professione Condizione non professionale Dati Associativi Figura 8 Cliccando sul bottone Dati Associativi (riquadro rosso, fig. 8) si visualizzeranno tutte le informazioni relative, appunto, ai dati associativi del donatore. Nella parte più alta (riquadro verde) sono visionabili: Associazione: l Associazione di appartenenza del donatore Sezione: la Sezione di appartenenza del donatore N Tessera: il numero della tessera rilasciata al donatore Data Iscrizione: data di iscrizione all associazione da parte del donatore Data congedo: data di congedo dall associazione da parte del donatore Nella parte inferiore (riquadro viola), invece, sono visualizzabili i premi ricevuti dal donatore in questione (in questo caso nessuno). 8
Preferenze Figura 9 Cliccando sul pulsante Preferenze (riquadro rosso, fig. 9), si apre il pannello delle preferenze. Nella parte relativa alla Convocazione (riquadro verde) sono selezionabili le modalità scelte dal donatore per essere convocato. Ne può essere selezionata più di una, per farlo non serve altro che cliccare sulla casella bianca di fianco alla modalità desiderata: Telefono Lettera Fax E-Mail SMS Nella parte relativa all accesso al Web (riquadro viola), invece, è possibile inviare al donatore un messaggio via E-Mail contenente la richiesta di attivazione, che gli permetterà a sua volta di accedere al programma nelle modalità consentite. Per inviare il messaggio è sufficiente cliccare sul tasto Abilita Web N.B.!!: per poter abilitare al web un donatore è necessario che tra i dati anagrafici compaia anche un indirizzo E-Mail, altrimenti il messaggio non potrà essere inviato 9
Idoneità e Donazioni Figura 10 Cliccando sul pulsante Idoneità e Donazioni (riquadro rosso, fig. 10) è possibile vedere per quale tipo di donazioni è idoneo il donatore in esame e quante donazioni e di che tipo ha effettuato in totale. Nella parte più alta (riquadro verde) sono scritti i tipi di donazione a cui il donatore è abilitato e tramite l opportuno tasto Inserisci possono essere aggiunte eventuali abilitazioni mancanti.. Nella seconda colonna è indicato l indice di donazione, nella terza la data in cui il donatore è stato abilitato a quel tipo di donazione e nell ultima la data a partire dalla quale sarà disponibile effettuare un altra donazione di quel tipo. Nella parte bassa (riquadro viola) è invece consultabile una tabella riassuntiva di tutte le donazioni effettuate dal donatore in questione, divise per tipo. I totali delle donazioni possono essere modificate cliccando sulla descrizione che si desidera modificare. Nel riquadro Blu sono riportati i centri di prelievo dove il donatore ha effettuato almeno una donazione. 10
Scheda Immunoematologica Figura 11 Cliccando alla voce Scheda immunoematologica (riquadro rosso, fig. 11) è possibile visualizzare la suddetta scheda in relazione al donatore selezionato. Le informazioni ricavabili sono quelle relative a: Gruppo sanguigno (riquadro verde) Citomegalovirus (riquadro viola) Anticorpi (riquadro blu) Fenotipo (riquadro giallo) Hla (riquadro arancione) 11
Accessi Figura 12 Cliccando sul pulsante Accessi (riquadro rosso, fig. 12) si visualizzerà l elenco degli accessi registrati per il donatore in esame (riquadro verde). I dati consultabili sono la data dell accesso, il tipo di accesso, il tipo di donazione, il Centro in cui è stato effettuato il prelievo e la Sezione. Nel caso una donazione del donatore in questione sia effettuata in un altra sezione, o comunque per svariate ragioni un accesso non si sia aggiunto in automatico, è possibile aggiungerlo manualmente cliccando sul pulsante Registra Accesso ed inserendo tutti i dati necessari alla registrazione. 12
2.c Convocazione singola Figura 13 Sempre dal pannello di ricerca, cliccando sul pulsante Convoca (riquadro rosso, fig. 13) è possibile impostare una nuova convocazione per il donatore in esame. La schermata che apparirà sarà quella visibile in figura 14 Figura 14 13
Di tutti i campi presenti, quello che è indispensabile compilare è il campo Data Convocazione (riquadro rosso, fig. 14). Seguono poi altri campi facoltativi: Ora: eventuale orario di convocazione Poltrona: poltrona assegnata al donatore Tipo di accesso Centro Prelievi Nella parte dedicata alle chiamate (riquadro azzurro), invece, si possono gestire i contatti col donatore in questione. È possibile registrare tutti i tipi di contatto presi, inserendo data, orario, modalità (le opzioni selezionabili in questo campo dipendono da quelle impostate tra le preferenze del donatore) e facendo click su Aggiungi. Nel caso si volesse contattare il donatore tramite lettera, fax, E-Mail o SMS è possibile spuntare la casella Esegui per far si che si apra una finestra dove è possibile selezionare uno dei messaggi predefiniti e inviarlo direttamente, oppure stamparlo nel caso delle lettere. Per registrare un eventuale conferma da parte del donatore basta spuntare la casella Ricevuta conferma del donatore in data (riquadro viola) ed eventualmente aggiungere nell apposito spazio la data in cui è stata ricevuta la conferma. Una volta terminato, cliccare su Conferma. 14
3. Menu Utilità 3.a Ricerca e Convocazione Ricerca per profilo Figura 15 Per accedere al pannello di ricerca e convocazione multipla bisogna cliccare sul menu in alto alla voce Utilità e poi Ricerche e Convocazioni (fig. 15). Si presenterà quindi una pagina come quella in figura 16: Figura 16 Da qui è possibile effettuare una ricerca in base ai profili di ricerca, definiti nella parte di programma relativa alla gestione degli utenti. Dopo aver selezionato il profilo desiderato (riquadro rosso), cliccando sul pulsante Cerca (riquadro verde) comparirà la lista di tutti i donatori che rispondono a tale requisito. 15
Ricerca per chiavi Figura 17 Cliccando su Ricerca per chiavi (riquadro rosso, fig. 17) sarà invece possibile effettuare una ricerca in base a determinati parametri: Tipo donazione Data prevista donazione Se entrambi questi campi (Tipo donazione e Data prevista donazione) sono riempiti e si clicca su Cerca, compariranno tutti i donatori disponibili in base agli indici di donazione impostati, al tipo dell ultima donazione effettuata e ai diversi intervalli di tempo tra una donazione e l altra stabiliti nella parte del programma dedicata alla gestione. Idoneità alla donazione Data ultimo accesso: è possibile selezionare i donatori la cui ultima donazione è stata effettuata in un certo intervallo di tempo (da inserire nei campi Da A ). Città di residenza Stato convocazione Si può inoltre impostare la ricerca in base al gruppo sanguigno (riquadro verde). Una volta selezionato dal menu il gruppo sanguigno desiderato, cliccando su Aggiungi questo verrà aggiunto alla lista e quindi sarà considerato come parametro di ricerca. Per eliminare un parametro invece bisogna selezionarlo dalla lista e cliccare su Elimina. 16
Altri parametri di ricerca sono: Tipo ultimo accesso Fenotipo Tipo di chiamata Per aggiungere parametri da questi menu (riquadro viola) bisogna agire come indicato per quanto riguarda i gruppi sanguigni (ovvero, selezionare il parametro desiderato e fare click su Aggiungi. Per rimuoverli, click sul parametro in lista e poi su Elimina ). Cliccando su Cerca comparirà la lista di tutti i donatori che rispondono alle richieste selezionate (fig. 18) Figura 18 Qui è possibile innanzi tutto decidere l ordinamento dei risultati (riquadro rosso). I donatori possono essere visualizzati in ordine: Alfabetico Di Associazione Di Sezione Di data ultimo accesso Si può inoltre decidere se ordinare i dati in ordine crescente o decrescente. 17
A questo punto è possibile selezionare i donatori desiderati tramite spunta sulle caselle di fianco al cognome (riquadro verde scuro), oppure selezionarli tutti spuntando l opzione Seleziona tutti (riquadro giallo). Una volta selezionati i donatori è possibile effettuare due tipi di operazioni: Stampa: (riquadro blu) permette di stampare dei documenti selezionabili tra quelli impostati come generali nella gestione dei moduli, che conterranno i dati dei donatori selezionati Convoca: (riquadro viola) permette di effettuare una convocazione di massa a tutti gli utenti selezionati. Cliccando su questo pulsante si aprirà una nuova pagina di impostazione della convocazione (fig. 19) Convocazione multipla Figura 19 Una volta entrati nel pannello di convocazione, bisogna innanzi tutto inserire la data per quando è prevista la convocazione (riquadro rosso). La compilazione di questo campo è obbligatoria, altrimenti la convocazione non verrà registrata. È inoltre possibile impostare un orario, nonché il tipo di accesso e il centro prelievi presso il quale dovranno presentarsi i donatori selezionati (riquadro verde). Nello spazio delle chiamate (riquadro viola) si può invece impostare il modo in cui verranno contattati i donatori tramite spunta nelle apposite caselle. Selezionando lettera o fax sarà inoltre possibile impostare quale modulo usare, tra quelli impostati dalla gestione. Le convocazioni verranno poi inviate in base alle preferenze impostate per il donatore, tuttavia se si tratta di una convocazione urgente è possibile spuntare la casella Escludi controllo preferenze chiamata (riquadro blu) in modo da mandare i messaggi a tutti i donatori selezionati indipendentemente dalle loro preferenze. N.B.!!: anche se è spuntata la casella Escludi controllo preferenze chiamata, la convocazione verrà inviata solo se tra i dati anagrafici del donatore è presente il recapito corrispondente alla modalità desiderata 18
Una volta terminato di impostare data, orario e modalità di invio della convocazione, cliccando su Conferma (riquadro azzurro) verranno inviate tutte le convocazioni a tutti i donatori selezionati. 19
3.b Gestione Donatori Convocati Dopo aver cliccato sul pulsante Conferma nella convocazione, comparirà il pannello di gestione dei donatori convocati (fig. 20) Figura 20 Qui sarà possibile avere una visuale completa dello stato della convocazione in relazione ai donatori precedentemente selezionati. Si presenterà una tabella contenente cognome, nome, sezione, data di convocazione e tipo di accesso, seguita da una serie di caselle che indicano invece il tipo di chiamata. Se la casella è verde e contiene una data (riquadro arancione) significa che quel tipo di chiamata è fattibile ed è stato fatto. Se la casella è verde ma è vuota (riquadro giallo), significa che il tipo di chiamata è fattibile, ma non è stata effettuata. Se la casella è rossa (riquadro viola), invece, significa che il tipo di chiamata è presente tra le preferenze del donatore, ma non è presente un recapito di quel tipo. Infine, se la casella è vuota significa che il tipo di chiamata non è tra le preferenze. Se si accede a questo pannello in seguito ad una convocazione multipla, i donatori presenti nella lista saranno quelli appena convocati. Selezionando uno o più nomi dalla tabella (riquadro verde scuro) sarà inoltre possibile inviare ulteriori chiamate tramite i pulsanti in alto (riquadro blu): Lettera: permette di selezionare un modulo da stampare tra quelli impostati Telefono Fax E-mail SMS 20
Stampa: questa funzione serve nel caso ci siano degli utenti da contattare via telefono. Infatti, permette di stampare un elenco con i donatori selezionati, i loro dati principali ed i rispettivi numeri di telefono. N.B.!!: se il tipo di chiamata non è tra le preferenze (ovvero se la casella corrispondente è vuota) non sarà comunque possibile effettuare chiamate di quel tipo Se di fianco al cognome del donatore è presente una C (riquadro azzurro), significa che la convocazione è stata confermata. È possibile inoltre accedere a questo pannello anche dal menu principale, cliccando su Utilità e poi Gestione Donatori Convocati (fig. 21) Figura 21 Così facendo si potrà accedere ad un pannello di ricerca come quello in fig. 22 Figura 22 21
Qui sarà possibile impostare dei parametri di ricerca tra tutti i donatori, così da poter visualizzare nella tabella già vista in fig. 20 tutti coloro che rispondono ai criteri desiderati. In breve i parametri sono: Data Convocazione: inserendo un intervallo di tempo nei campi Da A sarà possibile visualizzare tutti i convocati per quei giorni Associazione Sezione Tipo di Accesso Confermato Inoltre è possibile effettuare ricerche in base al tipo di chiamata impostato e allo stato della chiamata (riquadro verde). Una volta cliccato su Cerca apparirà una tabella simile a quella già vista sopra (fig. 23) Figura 23 22
3.c Statistiche e Reports Figura 24 Per accedere alla pagina delle statistiche e dei reports è necessario cliccare sul menu principale come indicato in fig. 24 (click su Utilità e poi su Statistiche e Reports). Si presenterà quindi una schermata come la seguente (fig. 25) Figura 25 23
Nel campo Elaborati (riquadro rosso fig. 25) è possibile vedere quali tipi di report sono disponibili. Dopo aver selezionato dalla lista quello desiderato, è necessario inserire una chiave di selezione (riquadro verde) che identifica quali dati devono figurare nel report (es. data). Cliccando su Conferma si aprirà quindi una finestra contenente l elenco desiderato, che potrà anche essere stampata (fig. 26) Figura 26 24
3.d Premiazioni Figura 27 Dal menu principale è possibile accedere al pannello di gestione delle premiazioni come indicato in fig. 27 (click su Utilità e poi su Premiazioni). La schermata che si presenterà sarà come quella in fig. 28 Figura 28 Da qui è possibile selezionare il tipo di premio desiderato dall apposito menu (riquadro rosso) e quindi cercare tutti i donatori che hanno i requisiti per poterlo ricevere cliccando su Cerca (riquadro verde). In questo modo comparirà una lista contenente tutti i donatori a cui è possibile assegnare il premio in questione (fig. 29) 25
Figura 29 Selezionando uno o più donatori dalla lista in basso (riquadro verde) sarà possibile assegnare il premio per cui si è effettuata la ricerca ai donatori in questione, cliccando sul pulsante Assegna Premio (riquadro viola). 26