Come utilizzare i calendari di Firstclass

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1 Come utilizzare i calendari di Firstclass Manuale di FirstClass Client Generalità Tra le nuove caratteristiche di FirstClass la più importante è sicuramente il calendario, che può essere utilizzato sia come strumento individuale che di gruppo. Esistono quattro tipi di calendari: calendario personale calendario di gruppo calendario risorsa calendario ubicazione Escludendo il primo della lista, i calendari permettono di organizzare l utilizzo di determinate risorse in comune con altri utenti del server FirstClass. Il calendario personale è indicato per l uso privato, ma può essere visualizzato da altri utenti. Un gruppo di utenti (quali i dipendenti di un azienda) può avere la necessità di condividere l utilizzo di un oggetto e/o di un luogo (ad esempio un aula) e quindi di organizzarne l utilizzo nel tempo. FirstClass permette di fare questo con il calendario risorsa e il calendario ubicazione. Quando al interno di un calendario personale o di gruppo viene creato un evento e, per lo svolgimento dell evento si prenota una risorsa o un ubicazione, il calendario di tale oggetto viene aggiornato automaticamente con l evento. Non si deve perciò inserire eventi direttamente all interno del calendario risorsa/ubicazione. Si consiglia di nominare i calendari con il nomi delle risorse o ubicazioni alle quali sono associati; così il calendario dell automobile si chiamerà Automobile, quello del proiettore Proiettore ecc.. CALENDARIO RISORSA Quando un calendario non è associato ad una persona ma ad un oggetto si parla di calendario risorsa. Una risorsa può essere l automobile aziendale o un videoproiettore. CALENDARIO UBICAZIONE Il calendario ubicazione ha lo stesso principio di funzionamento e lo stesso aspetto grafico del calendario risorsa ma l oggetto in questione sarà un luogo ben definito, tipo una sala convegni, un aula corsi ecc. CALENDARIO DI GRUPPO Il calendario di gruppo viene creato dall amministratore assegnando agli utenti che potranno visualizzarlo dei diritti specifici relativi a introduzione modifica o visualizzazione degli eventi in esso contenuti. CALENDARIO PERSONALE Per aprire il proprio calendario calendario selezionare da menu File Apri Calendario. Capitale sociale Lit o.v. - iscr. CCIAAA Pd n iscr. Trib. Pd Reg.Soc. n Vol P.IVA Sede Leg.: Largo Europa, 16 - Ufficio: V. Calatafimi, Padova Tel Fax: [email protected]

2 In questo modo sarà aggiunta al desktop l icona del calendario, sulla quale basterà fare doppio click per aprirlo. Utilizzo dei calendari I calendari possono contenere due tipi di elementi: Attività calendario Evento calendario L attività è un elemento strettamente associato all utente o al gruppo che la pianifica. L evento invece può ripetersi nel tempo e chi lo pianifica può sia prenotare delle risorse, che richiedere la partecipazione di altre persone. La prima volta che il calendario viene aperto il suo aspetto è quello della figura di destra nella quale si nota sulla parte sinistra la zona relativa agli appuntamenti odierni, mentre in quella destra il riassunto settimanale. Al di sopra di queste due aree della finestra è presente una fascia più scura che visualizza l intervallo di inizio/fine settimana, il numero di settimana (opzionale) e alcuni pulsanti per la navigazione all interno del calendario. Quello di figura non è l unico modo di visualizzare i calendari; oltre alle visualizzazioni classiche quali Vista per Icone, per icone piccole, come elenco, conosciute già da Windows, sono disponibili altri tre metodi di visualizzazione: Mensile (poco dettagliato), Settimanale (predefinito) e Giornaliero (più dettagliato). Può capitare che un utente crei un evento accavallato nel tempo ad un altro, in questo caso l appuntamento viene visualizzato nel calendario con una striscia rossa sulla parte sinistra. Gli elementi del calendario Come già detto, nel calendario personale possono esistere due tipi di oggetti; le attività e gli eventi. La scheda promemoria si attiva automaticamente quando viene impostata una data di scadenza per l attività LE ATTIVITA CALENDARIO Una nuova attività calendario si crea selezionando dal menu messaggio la voce Nuova attività calendario. L inserimento dei dati all interno dei campi risulta facilitato dalla presenza dei menu a tendina; così il contenuto del campo Stato attività sarà vincolato alle voci: Non completata, Completata, In corso, In attesa di un altro utente o Differita

3 La Priorità potrà essere: Normale o Urgente ecc.. Nei campi di tipo data l inserimento dei dati avviene tramite un piccolo datario popup che si apre cliccando sul campo stesso. I campi colore e categoria servono a classificare il tipo di attività mentre la riservatezza funziona esattamente come per i messaggi. Impostare una data di scadenza per un attività abilita automaticamente la scheda Promemoria, che in figura si vede disattivata e in secondo piano, e che consente di impostare un preavviso della scadenza dell attività. Questo preavviso comparirà come finestra di dialogo oppure come messaggio nella Mailbox dell utente a seconda che l utente sia collegato o meno al server FirstClass. La form è completata da un campo di testo libero che si trova nella parte bassa della finestra. GLI EVENTI CALENDARIO Un evento calendario viene creato selezionando dal menu messaggio la voce Nuovo evento calendario. La form corrispondente è un po più complessa di quella per le attività ma consente magggiori ipostazioni, è infatti composta da quattro schede contro le due dell attività. In particolare sono presenti le schede Ripeti e Partecipanti. La scheda Evento contiene il campo Ubicazione che serve ad indicare il luogo in cui si svolgerà l evento. Questo campo però va compilato solo se l ubicazione non ha un proprio calendario (vedi Calendario ubicazione), infatti, in questo caso l ubicazione va inserita nell omonimo campo della scheda Partecipanti. Nella parte destra della scheda Evento ci sono i tre campi che indicano il momento di inizio, fine e la durata dell evento e i campi Colore e Categoria per la classificazione dell evento. Quando viene pianificato un evento è possibile che a tale evento sia opportuno chiedere la partecipazione di uno o più colleghi o amici, invito che ovviamente è diretto ad utenti di server FirstClass, ma che viene inoltrato sotto forma di messaggio anche a destinatari la cui casella di posta non risiede in un server FirstClass; in particolare il messaggio sarà un elenco testuale di tutte le impostazioni settate per l evento. La richiesta di partecipazione viene fatta inserendo nel campo Partecipanti da invitare della scheda Partecipanti il nome dell invitato, se si tratta di un utente dello stesso server, altrimenti l indirizzo completo della persona. All invito inoltre è possibile anche richiedere una risposta. Basta spuntare l appo

4 sita casella e nell invito che l utente riceverà saranno presenti quattro pulsanti che gli permetteranno di accettare o meno l invito e, volendo, di creare un messaggio di risposta. Chi ha organizzato l evento può, in un secondo momento, visualizzare la cronologia del messaggio (menu Messaggio Cronologia) e verificare chi ha accettato e chi no l invito. Nel campo Risorse da prenotare si possono inserire solamente nomi di oggetti ai quali è associato un calendario. Nell esempio della pagina precedente si vede che è stata prenotata l automobile; di conseguenza gli altri utilizzatori dell automobilie basterà che ne aprano il calendario per accorgersi che è stata prenotata da un altro utente in un determinato intervallo di tempo. La scheda Ripeti consente di programmare la ripetizione di un evento. E possibile programmare un intervallo di ripetizione che va da giornaliero ad annuale ed una data dopo la quale la ripetizione non avverrà più. DEFINIZIONE DEI PERMESSI Quando in un evento calendario si inserisce il nome di un utente nel campo dei partecipanti automaticamente il calendario dell utente in questione viene aggiornato con la descrizione dell evento stesso. Per evitare però di inserire un evento in una fascia di tempo nella quale l invitato è occupato per un altro evento o attività è possibile, una volta inserito il nome dell invitato nel campo Partecipanti, aprirne il calendario personale facendo doppio click sopra al nome. In questo modo è possibile vedere il calendario di qualunque utente del server, perciò per autogarantirsi un certo livello di sicurezza si consiglia di impostare dei permessi di accesso al proprio calendario nel modo di seguito descritto, oltre che settare un certo livello di riservatezza nell omonimo campo delle schede Evento e Attività. Per definire i permessi di accesso aprire il calendario e selezionare dal menu Conferenze Permessi; inserire nel campo Nome il nome della persona a cui attribuire i permessi (premere il tasto Invio dopo aver digitato il nome). specificare nel campo Accesso il livello di accesso al calendario; esistono a questo proposito dei profili di accesso preimpostati, eccone la descrizione: - Accesso negato: non consente di accedere al calendario; - Vedere gli orari: consente di consultare solo gli orari relativi agli eventi e alle attività del calendario; - Solo programmazione: aggiunge gli eventi al calendario in modo indiretto. Un evento viene aggiunto a un calendario di risorsa o di ubicazione in modo indiretto quando un utente crea un evento in un altro - 4 -

5 calendario e prenota l ubicazione o la risorsa; - Programmazione + Orari: permette di consultare solo gli orari del calendario e di aggiungere eventi in modo indiretto; - Programmazione + Dettagli: consente di visualizzare i dettagli del calendario e di aggiungere eventi in modo indiretto; - Editor: dispone di tutti i permessi indicati sopra e può aprire gli elementi del calendario, modificare ed eliminare voci, scaricare allegati e visualizzare la cronologia degli elementi; - Personalizzato: consente di personalizzare il livello di accesso impostando permessi individuali; Può essere utile fare in modo che un altra persona (ad esempio un collega) possa visualizzare sulla sua scrivania il vostro calendario; oppure un calendario di gruppo o risorsa o ubicazione. Per posizionare un alias (collegamento) del proprio calendario sulla scrivania di un utente si deve accedere alla form per l impostazione dei permessi di accesso (menu Conferenze Permessi) e inserire il nome della persona nel campo Elenco sottoscrittori