Ozieri, 02 Aprile 2007 Protocollo n 5276 CITTÀ DI OZIERI OGGETTO: Fornitura di servizi specifici per la realizzazione del progetto di digitalizzazione Documentazione Archivio Storico Comunale, secondo quanto previsto nel Piano di Salvaguardia Archivi e Documenti Enti Locali coordinato dalla Regione Autonoma delle Sardegna (Progetto SADEL). CAPITOLATO TECNICO Beni da digitalizzare Sarà cura dei concorrenti che intendono partecipare all appalto, prendere visione dei documenti durante il sopralluogo obbligatorio che si terrà nei tempi e nei modi definiti dalla lettera d invito e dal capitolato di gara. La partecipazione al suddetto sopralluogo, certificata dal rilascio di apposito attestato da parte dell ente, da inserire tra i documenti di partecipazione, costituisce un requisito imprescindibile per presentare la propria offerta al presente appalto. Durante tale sopralluogo i concorrenti avranno occasione di prendere visione dei documenti e poter valutare sia la consistenza dell archivio che le particolari caratteristiche del singolo documento. Tali informazioni dovranno essere poi alla base della proposta progettuale dell offerente, per la realizzazione dei servizi richiesti. Le aziende partecipanti dovranno descrivere e dettagliare ampiamente, nella propria proposta progettuale, tutte le procedure che intendono applicare e le modalità operative che intendono utilizzare per la realizzazione dei lavori. In particolare dovrà essere chiaramente dettagliato e approfondito quanto segue: numero, caratteristiche e peculiarità delle tipologie di documenti che l offerente ritenga opportuno sottoporre a digitalizzazione; numero di documenti, caratteristiche e peculiarità dei documenti da digitalizzare, suddivisi in base alla tipologia di documenti di appartenenza; metodi e procedure che si intende utilizzare per la digitalizzazione di ciascuna tipologia documentale; numero complessivo di documenti da sottoporre a digitalizzazione; attività accessorie e propedeutiche che si realizzare unitamente agli interventi di digitalizzazione documentale; pagina 1 di 22
livello di intervento e unità archivistiche coinvolte; Realizzazione dei lavori di digitalizzazione Nel processo di digitalizzazione si dovrà provvedere all acquisizione del cartaceo e alla produzione di immagini in formato elettronico perfettamente corrispondenti al documento originale. Si riportano di seguito tutte le indicazioni tecniche e le caratteristiche minime a cui l aggiudicatario dovrà scrupolosamente attenersi durante la realizzazione dei lavori. Le scelte effettuate riguardano sia le caratteristiche tecniche e tecnologiche delle apparecchiature da impiegare per la realizzazione dei lavori, che le specifiche tecniche relative ai prodotti finali attesi dalla realizzazione del progetto. Utilizzo di attrezzature specifiche Scanner Al fine di ottenere un risultato di alta qualità i documenti dovranno essere acquisiti esclusivamente tramite scanner con tecnologia di ripresa planetaria a distanza ridotta, per documenti fino al formato 2A0, ovvero doppio A0 (pari a 118,9x168,2cm) a colori ed equipaggiato con lampade a luce fredda. Tale scelta tecnica è essenziale al fine di garantire: altissima qualità dell immagine totale assenza di problemi di messa a fuoco sull immagine digitale eliminazione completa dell effetto di distorsione dell immagine dovuta alla diversa densità degli strati d aria compresi tra il punto focale della camera di ripresa e il soggetto ripreso perfetta omogeneità di illuminazione del soggetto massima definizione dei contorni di immagini e caratteri perfetta corrispondenza di illuminazione contrasto e saturazione dell immagine al documento originale pagina 2 di 22
Al fine di preservare totalmente l integrità del documento originale tutti i documenti dovranno essere maneggiati con la massima cura durante tutte le fasi dell elaborazione, esclusivamente da operatori qualificati e con adeguata esperienza nel trattamento di documenti di valore storico. Workstation di scansione Per il funzionamento degli scanner e le elaborazioni delle immagini digitali realizzate è richiesto l utilizzo di workstation grafiche dedicate, dalle caratteristiche tecniche evolute. Tutte le apparecchiature impiegate dovranno essere delle migliori marche presenti sul mercato, dimensionate e configurate in modo tale da garantire in qualsiasi momento la totale integrità di tutti i dati trattati. In dettaglio le workstation utilizzate dovranno rispettare le seguenti caratteristiche minime: prodotto da azienda in possesso di Certificazione di Qualità ISO 9001 case tower di grandi dimensioni, specificamente progettato con conformazione e materiali tali da garantire un elevato livello di dissipazione del calore prodotto; scheda madre di marca primaria processore Intel Pentium 4 o superiore; memoria ram 2 GB espandibile a 4 GB doppio hard disk in configurazione Raid Mirroring per garantire l integrità del sistema operativo e di tutte le immagini digitali Caratteristiche delle Immagini Digitali Ripresa L originale dovrà essere ripreso nella sua interezza, nel senso di lettura, rispettando le dimensioni reali del supporto cartaceo. Pertanto visualizzando i file delle immagini, ogni file conterrà sempre un solo documento orientato coerentemente al contenuto, in modo tale da renderne immediata la lettura. pagina 3 di 22
Risoluzione Al fine di garantire una leggibilità di alto livello, e una notevole possibilità di dettaglio e ingrandimento, tutte le immagini dovranno essere acquisite con i massimi standard qualitativi attualmente disponibili sul mercato. Tutte le scansioni dovranno essere realizzate esclusivamente alla risoluzione di 800 dpi ottici (non interpolati), con profondità di colore di 40 bit durante la fase di scansione e true color RGB 24 bit per il file digitale definitivo, sia per documenti fino al formato A4 e che per quelli fino al formato A0 e oltre. Gli scanner utilizzati dovranno utilizzare una propria modalità di interpretazione dei colori e adeguate procedure di calibrazione del colore e del bilanciamento del bianco, per garantire nel tempo la resa omogenea dei colori anche su lotti diversi di documenti La produzione delle immagini deve avvenire utilizzando esclusivamente gli scanner professionali sopradescritti per garantire la qualità del processo di digitalizzazione e le immagini digitali originali, così prodotte dovranno essere memorizzate in formato TIFF con compressione senza perdita di qualità. La risoluzione scelta oltre ad assicurare in ogni caso una visualizzazione ottimale, garantirà una stampa chiara e dettagliata sia delle immagini complete che di loro particolari, sia in formato ridotto che ingrandito. Modelli di immagini digitali In funzione delle esigenze di conservazione e di utilizzo dell'archivio digitale dovranno essere realizzati due differenti modelli di digitalizzazione delle immagini: Modello Conservazione (master): immagine origine in formato TIFF con compressione senza perdita di qualità, con risoluzione di 800 DPI; pagina 4 di 22
Modello web : immagine per l utilizzo da consultazione, di bassa qualità, compressa per ridurre i tempi di visualizzazione, con risoluzione 640x480, a 256 colori e compressione in formato JPG Formato Come previsto nelle indicazioni tecniche fornite dalla Regione Sardegna, le immagini digitali dovranno essere prodotte nel formato TIFF con compressione senza perdita di qualità per il modello Conservazione (master), e nel formato JPEG per le copie del modello Web. Manipolazione dell Immagine Durante l attività di digitalizzazione, le ditte offerenti devono prevedere adeguate procedure di manipolazione ed elaborazione delle immagini scansionate, necessarie al fine di migliorare la leggibilità del documento: rifilatura di quanto ecceda dal supporto; orientamento dell immagine in modo conforme all originale (uguale verso di lettura); allineamento dell immagine; calibrazione di luminosità e contrasto; bilanciamento di gamma cromatica, intensità, saturazione del colore; bilanciamento del bianco e dei canali di colore fondamentali; rimozione dell effetto resinatura; rimozione della curvatura del documento originale qualora fosse rilegato; Tutte le operazioni sopra descritte dovranno essere realizzate senza causare nessuna perdita di qualità sulle immagini elettroniche originariamente prodotte. pagina 5 di 22
Per qualsiasi impiego o utilizzo pratico anche futuro, oltre alla copia di conservazione e alla copia web dovrà essere creata anche una ulteriore copia di tutte le immagini digitali su cui dovrà essere apposto un timbro elettronico chiaramente visibile e indelebile, tale da identificare le immagini come proprietà del Comune di OZIERI. Questa funzione si rivelerà molto utile, ad esempio nel caso si decida di pubblicare i documenti direttamente su un sito internet di dominio pubblico e di libero accesso, in modo tale da rendere sempre evidente la proprietà dell opera digitale e i diritti di utilizzo. Stampe Dalle immagini digitali opportunamente riversate nel sistema di gestione documentale, dovrà sempre essere possibile realizzare la stampa del singolo documento o di gruppi di documenti. Per ciascun documento dovrà essere possibile stampare l intera immagine o una particolare zona del documento adeguatamente ingrandita. Controllo di Qualità Durante la realizzazione del progetto, dalle fasi di digitalizzazione delle immagini al riversamento delle immagini stesse e dei dati dovranno essere pianificate e messe in atto adeguate procedure di controllo di qualità. In particolare la qualità di tutti i materiali digitali dovrà essere garantita da diversi livelli di controllo, verifica e correzione: verifica di leggibilità; orientamento; esposizione e contrasto; corrispondenza dei colori; altri parametri specifici delle immagini; pagina 6 di 22
l offerente deve dettagliare nella propria proposta progettuale le procedure di controllo di qualità che intende applicare, illustrandone approfonditamente le modalità di applicazione. All elaborato progettuale deve inoltre essere allegato il piano della qualità che si intende applicare per la realizzazione del progetto. Quanto proposto e descritto per la gestione della qualità sarà oggetto di specifica analisi e valutazione da parte della commissione tecnica dell amministrazione appaltante. Consegna delle immagini digitali Tutte le immagini digitali, prodotte attraverso i sopradescritti processi di acquisizione, dovranno essere memorizzate nei corretti formati, e consegnate presso la sede dell Archivio Storico archiviate su supporti DVD e nastri magnetici DAT/LTO, opportunamente strutturati, di capacità adeguata al contenimento, alla conservazione e alla gestione. Tale copia delle immagini costituirà la copia di conservazione definitiva di tutte le immagini realizzate. Queste immagini, originali e ad alta risoluzione, potranno essere utilizzate anche in futuro qualora sia necessario elaborare una copia delle stesse immagini con caratteristiche o formati particolari, espressamente destinati a specifiche applicazioni. Hardware e Software Accessori Oltre alla realizzazione dei servizi specialistici di digitalizzazione documentale precedentemente descritti, la realizzazione dell appalto prevede la fornitura di hardware e software accessori. Nas Application Server È ormai risaputo che i supporti ottici e magnetici costituiscono sicuramente il metodo più efficiente e sicuro per archiviare a lungo termine grandi quantitativi di dati, in particolar modo immagini digitali prodotte ad altissima risoluzione. Gli stessi supporti risultano invece inadatti alle pagina 7 di 22
attività di ordinaria consultazione, che richiede spesso un numero di accessi giornaliero elevato e un archivio completamente on-line. Per poter permettere agli utenti la consultazione di tutta la documentazione, anche in rete locale, l impresa aggiudicataria dovrà fornire quindi un Nas Application Server di caratteristiche e capienza adeguate. Tale server dovrà svolge contemporaneamente il doppio ruolo di Network Attached Storage, ovvero Server di Archiviazione e Gestione delle Immagini Digitali e di Application Server per il funzionamento del software di gestione dell archivio storico in seguito descritto. L apparecchio fornito dovrà essere in possesso di tutte le certificazioni di legge, ed essere prodotto da azienda in possesso di Certificazione di Qualità ISO 9001, dovrà avere caratteristiche tecniche e tecnologiche di ultima generazione e ed essere in grado di archiviare in modo permanente una quantità di immagini digitali e dati pari a 3 Terabyte, ovvero oltre 3000 Gigabyte. Tale dimensionamento permetterà di mantenere on-line, costantemente accessibili da tutti i personal computer collegati alla stessa rete, tutti i dati di indicizzazione dei documenti e l intero archivio di immagini digitali prodotte. Le copie delle immagini prodotte su DVD e nastro magnetico LTO potranno così essere utilizzate per la conservazione e come ulteriore copia di sicurezza. In dettaglio il server offerto dovrà rispettare le seguenti caratteristiche minime: case tower di grandi dimensioni, specificamente progettato con conformazione e materiali tali da garantire un elevato livello di dissipazione del calore prodotto; scheda madre per server con slot di espanzione PCI-X 133MHz; processore Intel Pentium 4 o superiore; memoria ram 1 GB espandibile a 4 GB doppio hard disk in configurazione Raid Mirroring per garantire l integrità del sistema operativo e degli applicativi installati controller RAID SATAII (300MB/s) con supporto per le configurazioni Raid tipo 1, 10, 3, 5, 6 e JBOD; Supporto fino a 8 dischi fissi con tecnologia SATAII, per l archiviazione delle immagini digitali e dei dati; Migrazione a caldo del livello di RAID; Espansione a caldo della capacità del volume dati; pagina 8 di 22
Disponibilità immediata dei dati ed inizializzazione in background dei volumi di dati; Interfaccia di configurazione RAID tramite piattaforma WEB/embedded; Fault Tollerance e possibilità di funzionamento anche in caso di 2 dischi danneggiati; Hot Swap per la sostituzione a caldo dei dischi danneggiati; Capacità di 3 TB in configurazione RAID 5, per l archiviazione delle immagini digitali e dei dati; Amministrazione server tramite porta ethernet, con funzionalità SMNP agent, SMTP manager, e Telnet over Ethernet; Interfaccia Web per l erogazione dei servizi applicativi ai client della rete locale; Condivisione file multipiattaforma, tramite ftp per sistemi operativi Microsoft/Linux/Unix/MacOS; Pieno supporto per l integrazione in ambiente Microsoft Active Directory e supporto per le funzionalità LDAP; pagina 9 di 22
Sistema software di catalogazione La schedatura archivistica viene attualmente gestita attraverso una banca dati in formato ISO2709, basata sul software WINISIS 1.5b, distribuito dall Unesco attraverso il Centro Documentazione per le Biblioteche e gli Archivi. Il software di descrizione cartografica, denominato Cartografia Storica Comunale, contiene un sistema automatico di inserimento dati a scelta multipla (automatic data entry) che permette di schedare, ordinare, ricercare, selezionare e stampare le schede cartografiche. Per garantire l utilizzo di tutti i dati già presenti nella banca dati preesistente, l impresa aggiudicataria dovrà provvedere alla fornitura del medesimo sistema software nella sua versione più aggiornata. Il software non sarà sostituito, bensì aggiornato con la nuova versione interamente basata su interfaccia web, con funzionalità ampliate e migliorate e con particolari personalizzazioni appositamente studiate in base alle necessità specifiche dell archivio e alle caratteristiche dei documenti archiviati, andando così a creare un vero e proprio sistema di gestione elettronica documentale personalizzato. Sarà onere dell aggiudicatario provvedere a tutte le attività necessarie per l aggiornamento del sistema di archiviazione e il mantenimento dei dati attualmente presenti. L aggiudicatario dovrà provvedere inoltre ad eseguire tutte le personalizzazioni e le configurazioni necessarie per garantire la realizzazione di una piattaforma di gestione documentale perfettamente aderente alle necessità operative dell Archivio Storico. Dovranno essere previsti, ad esempio, la presenza di un Thesaurus di chiavi di accesso alle informazioni e adeguati indici, con vari gradi di analiticità, appositamente elaborati per rispondere alle esigenze di facile accessibilità e di rapida consultazione, al fine di aiutare il ricercatore nell individuazione della fonte iconografica. Si riportano di seguito le caratteristiche tecniche che dovranno essere pienamente rispettate per la realizzazione del sistema software di gestione elettronica documentale Cartografia Storica Comunale. pagina 10 di 22
Il software così aggiornato dovrà costituire un vero e proprio sistema per la gestione completa dell archivio digitale; e pertanto dovrà avere caratteristiche tali da consentire il trattamento del documento fin dal momento in cui viene acquisito in forma digitale (in via diretta o tramite scansione) o in forma elettronica o virtuale. Architettura del sistema L intero sistema per la gestione delle immagini digitalizzate, nonché dei dati descrittivi e di indicizzazione dei documenti dovrà essere implementato su una architettura OAI-PMH compatibile, garantendo la piena adesione ai principali standard per la gestione della biblioteca ibrida e della documentazione di archivio, mentre l interfaccia utente dovrà essere completamente Web-Based. Il sistema di gestione software dovrà essere configurato in modo da renderlo completo e articolato, con un application server principale e diversi moduli applicativi facilmente integrabili. Queste caratteristiche fondamentali si dovranno tradurre sul piano pratico in un sistema altamente efficace ed efficiente, facilmente dimensionabile in base alle esigenze di documenti (record e immagini) da gestire; semplicemente e velocemente ampliabile per potersi adeguare alle necessità future garantendo l investimento realizzato. Web technology Il sistema dovrà essere realizzato con tecnologie web ed in ambiente interamente open source e comunque con l'utilizzo di software completamente free. Questa particolare struttura, oltre a contenere i costi e garantire grandi possibilità di espansione applicativa futura, essendo completamente Web-based consentirà l uso del software anche su diverse piattaforme di sistema, sia in rete locale che in rete geografica/internet. pagina 11 di 22
Gestione dei diritti La piattaforma dovrà permettere il controllo di tutti i diritti a tutti i livelli e per ogni singolo oggetto o gruppi di oggetti. In particolare potranno essere gestite le seguenti classi di diritti: pubblico (ricerca tramite OPAC, visualizzazione record -metadata- preview e scaricamento di tutte le immagini vidimate, in formato leggero) operatore tecnico (scansione immagini, creazione metadata gestionali amministrativi, archiviazione) operatore documentalista (creazione metadata descrittivi, upload immagini) responsabile dei dati (modifica, cancellazione metadata e oggetti digitali responsabile del sistema (assegnazione diritti, gestione sicurezze) Modalità di registrazione dei metadata Il software deve consentire una prima registrazione a livello di operatore tecnico addetto alla scansione, quindi senza competenze documentalistiche. Il software deve consentire l associazione in forma automatica dei metadata amministrativi gestionali ai metadata descrittivi. Sarà cura dell'operatore eseguire la registrazione di base a livello di descrizione del documento origine (autore, titolo, anno, editore) e individuare i file immagine da associare nell'ordine di scansione. Il software provvederà all'assegnazione di un codice univoco identificativo di ogni oggetto ed alla creazione dei metadata amministrativi gestionali con valori di default preventivamente definiti (ad es. ente responsabile, progetto) e con valori derivati dall'analisi automatica (dimensione, tecnica di scansione ecc). Alcuni valori potranno essere inseriti dall operatore di scansione (ad es. tipologia o tecnica di ripresa). Tale catalogazione sommaria potrà poi revisionata, ampliata e completata dall'operatore documentalista. pagina 12 di 22
Funzioni per l inserimento controllato e standardizzato La struttura della base dati dovrà essere improntata sulla base dello schema Dublin Core, in modo tale da ottimizzare la gestione delle informazioni secondo le indicazioni MAG. Il database del software dovrà essere in grado di gestire le informazioni dei diversi oggetti (materiali, virtuali, elettronici e digitali) e le descrizioni dei documenti in coerenza con le regole elaborate nei diversi ambiti disciplinari, ed ospitare le informazioni provenienti da sistemi specializzati mediante semplici profili di importazione. L'operatore potrà così descrivere i documenti primari in una struttura Dublin Core qualificato. Gli inserimenti dovranno poter avvenire anche mediante l'ausilio di Authority file e Authority list, in modo tale da facilitare il lavoro degli operatori e garantire la normalizzazione, e quindi la qualità, dei dati inseriti e trattati. La scelta della soluzione basata su Dublin Core qualificato permetterà all'operatore di utilizzare diversi Authority file in relazione alla tipologia dei documenti, in modo tale da registrare i dati con le diverse codifiche. Dovrà essere possibile ad esempio decidere di trattare i dati di tipo bibliografico con marcatura MARC, quelli di tipo archivistico con marcatura ISAD ecc. I principali standard utilizzabili oltre a Dublin Core e MAG sono: MARC per le informazioni bibliografiche e documentali in generale ISAD ISAR (CPF) EAD per il materiale archivistico ISO 19115 per la cartografia Produzione report in diversi formati Tutti i dati registrati nel database del software di gestione dovranno essere facilmente esportabili nei diversi formati di stampa: PDF, RTF, ASCII tagged, MARC, EAD, ISO 2709, HTML, XML, e altro. pagina 13 di 22
Funzionalità di ricerca Il sistema deve consentire la ricerca in modalità OPAC potenziata da accessi semantici e classificatori, secondo diverse modalità Ricerca semplice (cerca) L utente deve avere la possibilità di inserire una parola che il sistema utilizza come chiave di ricerca per interrogare l indice di tutte le parole che sono state inserite nel database. La risposta deve avvenire mediante la visualizzazione in forma tabellare dei record che contengono il termine ricercato. Una volta individuato il record utile questi deve poter essere visualizzato in forma completa cliccando sul titolo. Cliccando sul nome deve essere poi possibile visualizzare o scaricare eventuali file associati. Ricerca con uno o più termini: L utente deve poter effettuare le ricerche mediante l utilizzo di più di una chiave di ricerca. Il sistema dovrà offrire le indicazioni per l utilizzo immediato anche da parte dell utente meno esperto. Devono essere possibili almeno le seguenti opzioni: Tutte le parole (AND). L utente inserisce le parole che ritiene essere contenute assieme nello stesso record (ad es. due termini di un titolo, un cognome ed una parola del nome di un ente), il sistema provvede automaticamente a legare con l operatore AND le parole chiave in una espressione di ricerca. Il risultato è dato dall intersezione dei due insiemi. Frase esatta. L utente deve inserire la frase come è stata inserita nel database, ad esempio un soggetto composto da più di una parola, un codice, Una o più parole (OR). L utente inserisce le parole che ritiene essere contenute in un record (ad es. due termini di un titolo, un cognome ed una parola del nome di un ente), il sistema provvede automaticamente a legare con l operatore OR le parole chiave in una espressione di ricerca. Il risultato è dato dalla somma dei due insiemi. pagina 14 di 22
Il risultato della ricerca dovrà mostrare in forma tabellare i record che contengono il termine ricercato. Una volta individuato il record utile questi deve poter essere visualizzato in forma completa cliccando sul titolo. Cliccando sul nome deve essere poi possibile visualizzare o scaricare eventuali file associati. Ricerca per termini con operatori booleani (AND, OR): L utente dovrà avere la possibilità di utilizzare un interfaccia di tipo OPAC per effettuare ricerche guidate utilizzando anche espressioni sofisticate, particolarmente utili quando i dati sono molti o esistono numerose registrazioni simili. Il sistema dovrà mostrare un modulo che permetta la costruzione di un espressione booleana con selezione dei campi su cui effettuare la ricerca. Ad esempio deve essere possibile realizzare una ricerca del tipo: trova nome X nel campo autore che deve essere presente assieme alla parola Y nel campo titolo ma non deve riguardare il soggetto Z. Il risultato della ricerca dovrà mostrare in forma tabellare i record che contengono l espressione formulata. Una volta individuato il record utile questi deve poter essere visualizzato in forma completa cliccando sul titolo. Cliccando sul nome deve essere poi possibile visualizzare o scaricare eventuali file associati. Ricerca per liste: La ricerca per liste non dovrà operare come le precedenti ricerche direttamente sul database principale, ma sui database di controllo (authority file). Questi database vengono costruiti dagli addetti alla schedatura mentre implementano il database principale e sono controllati dal responsabile dei dati. I termini che vi sono contenuti sono associati ai corrispondenti record del database principale e a questi relazionati in modo analogo a quello che avviene tra le diverse tabelle di un RDBMS. Dovrà essere possibile eseguire questo tipo di ricerche almeno sulle seguenti liste controllate: Lista autori. Visualizza l elenco alfabetico degli autori nella forma normalizzata Cognome, Nome Lista titoli. Visualizza l elenco alfabetico delle parole contenute nei titoli Lista soggetti. Visualizza l elenco alfabetico dei soggetti nell espressione completa pagina 15 di 22
Lista geografico. Visualizza l elenco alfabetico dei toponimi. Il risultato della ricerca dovrà mostrare in forma tabellare i record che contengono i termini ricercati. Una volta individuato il record utile questi deve poter essere visualizzato in forma completa cliccando sul titolo. Cliccando sul nome deve essere poi possibile visualizzare o scaricare eventuali file associati. Standard di riferimento Il sistema di gestiona elettronica documentale creato dovrà rispondere agli standard Dublin Core (metadata descrittivi dei documenti origine), MAG (metadati amministrativi e gestionali, secondo quanto stabilito dall ICCU), NISO/MAG per le immagini statiche e ISO 19115 (che comprendono le compatibilità OAIS/ISO 14721 2003). Il trattamento delle coordinate geografiche dovrà essere gestito attraverso l apposita sezione MAG e all ISO 19115. Il software dovrà quindi essere strutturato in modo tale per poter essere utilizzato per diverse finalità: Per una catalogazione/inventariazione semistrutturata in forma diretta dall operatore (Dublin Core non qualificato) Per una catalogazione/inventariazione strutturata in forma diretta dall operatore (Dublin Core qualificato) Come repository di informazioni provenienti da sistemi specializzati con strutture sofisticate (biblioteconomia, archivistica, ) Come gestore delle risorse digitali da collegare a sistemi di interrogazione Web di cataloghi in modalità OPAC o altro Come sito interrogabile in modalità OPAC da Web Come portale per la consultazione simultanea di più fonti Il sistema dovrà permetterà la gestione completa degli oggetti documentali secondo le più complete regole delle discipline della documentazione. La struttura dell informazione sarà quella ISBD e le uscite potranno essere UNIMARC, MARC21, ISO2709, ecc. Inoltre tutti i dati potranno all occorrenza essere esportati in formati quali RTF, XML, HTML, PDF, altro ancora. pagina 16 di 22
La rispondenza del sistema software di gestione documentale a tutte le specifiche caratteristiche tecniche sopra elencate costituisce condizione imprescindibile per assicurare la gestione di dati e immagini in perfetta conformità allo standard MAG 2.0. Come previsto dal MAG deve essere possibile, ove necessario, l uso e l integrazione con altri standard. Metadata descrittivi, si riferiscono allo standard Dublin Core che può essere implementato sia nella forma non qualificata che qualificata. Vengono utilizzati per la descrizione dei documenti origine (cartacei o altro e digitali nativi). Metadata amministrativi gestionali, si riferiscono allo standard MAG sia per i documenti statici che per quelli dinamici. Vengono utilizzati per la gestione dei file digitali derivati e componenti la versione digitale del documento origine. Metadata strutturali, si riferiscono allo standard MAG ed ai relativi riferimenti. Vengono utilizzati per descrivere la struttura interna dei documenti (es. introduzione, capitoli, indice di un libro: serie, fascicolo ecc di un archivio) e gestire le relazioni fra le varie parti componenti degli oggetti digitali (es. le componenti di un ipermedia). pagina 17 di 22
Formazione del personale Terminata l installazione e la personalizzazione dell intero sistema di gestione elettronica documentale, l azienda aggiudicataria dovrà concordare con l ente appaltante la realizzazione di un adeguato ciclo di formazione. Il personale interno dell ente dovrà sottoposto ad un adeguato corso di formazione espressamente mirato all utilizzo del sistema. Il corso di formazione dovrà avere una durata minima di 72 ore ed essere suddiviso in 12 giornate, con sessioni di 6 ore ciascuna. I tempi e i modi di erogazione del corso dovranno essere concordati con il responsabile dell archivio, in modo da non interferire con le normali attività dell archivio storico stesso. L offerente, nel proprio elaborato progettuale dovrà tuttavia proporre, indicare, e dettagliare chiaramente: modalità di erogazione del corso di formazione; tempistica proposta; metodi formativi che intende applicare; piano formativo oggetto del corso stesso; programma didattico proposto. pagina 18 di 22
Tempi di realizzazione del progetto Le attività di realizzazione del progetto avranno inizio esclusivamente dopo la firma del contratto con il Comune di OZIERI. Tale data sarà quindi utilizzata come punto di partenza per la pianificazione delle attività. La realizzazione dei lavori affidati in outsourcing con il presente appalto dovrà svilupparsi secondo la programmazione di seguito riportata: Nome attività Durata gg Giorno Giorno lavorativi inizio fine Aggiudicazione gara e firma contratto inizio lavori 0 0 Affidamento documenti per la 5 gg 1 5 digitalizzazione Installazione e configurazione del sistema 15 gg 21 35 di gestione e conservazione dei dati Digitalizzazione documenti 70 gg 6 75 Indicizzazione e stesura documentazione 70 gg 11 80 descrittiva e didascalica aggiuntiva Creazione periodica dei supporti di DVD e 70 gg 16 85 DAT/LTO di backup e conservazione Personalizzazione, tuning e test finale del 5 gg 41 45 sistema di gestione documentale Formazione del personale all uso del 12 gg 51 81 sistema Collaudo 2 gg 86 87 Durata complessiva dell appalto: 87 giorni lavorativi, pari a circa 122 consecutivi naturali. pagina 19 di 22
Sarà cura dell offerente, nel proprio elaborato progettuale, proporre il proprio GANTT di realizzazione dei lavori, pienamente compatibile con le tempistiche sopra riportate, descrivendo un dettagliato elenco di tutte le attività principali e subordinate necessarie alla realizzazione del progetto, e motivando chiaramente per ciascuna di esse: Livello di importanza dell attività; Durata dell attività; Risorse impegnate; Apparecchiature impegnate; Dipendenze con predecessori, successori e relativi ritardi standard; Criticità principali delle singole attività; Margine di flessibilità; Metodo di calcolo del costo; WBS di appartenenza; Vincoli; Quanto proposto e descritto sarà oggetto di specifica analisi e valutazione da parte della commissione tecnica dell amministrazione appaltante. Riepilogo delle attività Di seguito vengono sinteticamente riassunte le attività specialistiche e i beni Hardware e Software richiesti per la realizzazione del progetto. Digitalizzazione documentale secondo le specifiche tecniche precedentemente descritte Archiviazione delle immagini digitali prodotte su supporto ottico e magnetico, sei formati adatti alla conservazione a lungo termine e alla consultazione ordinaria Fornitura, installazione e configurazione di un Server NAS Il NAS è un sistema hardware dedicato all archiviazione delle immagini digitali e dei relativi metadati. Tali sistemi sono considerati strumenti all avanguardia per la tutela e la salvaguardia dei pagina 20 di 22
dati, consentendo di mantenere on-line una grande mole di dati riducendo al minimo i rischi di perdita dei dati o di blocco del sistema informatico. Infatti i NAS sono molto simili ai comuni server, ma adottano una tecnologia di storage molto più evoluta che consente di ottimizzare la velocità e la sicurezza della consultazione e della conservazione dell informazione digitale. Il NAS acquistato sarà dotato di 8-10 unità Hard-Disk in configurazione ridondante RAID5 o RAID6, sistema che garantisce l integrità dei dati anche in caso di rottura di uno o due hard disk, permettendo inoltre la sostituzione del disco rotto senza la necessità di arrestare il sistema. Per tali ragioni il NAS è un apparecchiatura adeguata alle esigenze realizzative del presente progetto, nel quale la mole dei dati digitali è consistente e la tutela della bontà delle immagini di importanza primaria. Fornitura, installazione, configurazione e personalizzazione software di gestione immagini e dati Software di gestione delle immagini digitali e dei relativi metadati, Il software di gestione delle immagini digitali e dei relativi metadati rispetterà gli standard internazionali OAI. Questo sistema consentirà di interfacciarsi con tutti i software certificati SBN, OAI, etc. e permetterà tutte le funzionalità di gestione, ricerca, classificazione e indicizzazione dei documenti, con le caratteristiche tecniche e gli standard di dati descrittivi ampliamente descritti in precedenza. Addestramento del personale interno all utilizzo del sistema di gestione di gestione delle immagini digitalizzate e dei relativi metadati Precisazioni Al fine di evitare fraintendimenti e contestazioni sia durante le fasi partecipazione all appalto che durante la realizzazione dei lavori, si precisa quanto segue: Tutte le attività necessarie alla realizzazione del progetto devono essere realizzate esclusivamente presso la sede principale dell archivio storico del comune di OZIERI; In nessun caso i documenti potranno essere trasportati al di fuori di tale sede; Comune di Ozieri Via Vittorio Veneto, 11 07014 (SS) / P. IVA 00247640907 Tel. Centralino: 079-781220 Fax 079-787376 www.comune.ozieri.ss.it
Tutti i lavori dovranno essere eseguiti dal personale dell impresa aggiudicataria, ed esclusivamente con l impiego di attrezzature proprie; Sarà onere dell impresa aggiudicataria la predisposizione presso tale sede di tutte le apparecchiature necessarie per la realizzazione dei lavori; L archivio storico del comune di OZIERI si limiterà a mettere a disposizione esclusivamente gli spazi necessari per la realizzazione dei lavori; Tutte le attività dovranno essere realizzate secondo tempi e modi da concordare con il responsabile dell Archivio Storico; Tutte le attività dovranno essere realizzate senza interferire in alcun modo con le normali attività di erogazione di servizi da parte dell archivio storico ai propri utenti; Il Dirigente Dott.ssa Cossu Maura Anna Responsabile del Procedimento Dott.ssa Silvana Ghera Tel. 079 781217 e-mail uff.contratti@comune.ozieri.ss.it Comune di Ozieri Via Vittorio Veneto, 11 07014 (SS) / P. IVA 00247640907 Tel. Centralino: 079-781220 Fax 079-787376 www.comune.ozieri.ss.it