Gentile Espositore, 1 Congresso Congiunto A.I.S.G. S.I.GLA. N O T I Z I E U T I L I al fine di consentirle di organizzare per tempo ogni dettaglio della sua partecipazione all 1 Congresso Congiunto AISG - SIGLA, riepiloghiamo di seguito alcune informazioni utili per la Sua presenza all evento: 1. Luogo e data di svolgimento del Congresso Il 1 Congresso Congiunto AISG SIGLA avrà luogo presso Veronafiere - Centro Congressi Palaexpo - Ingresso A1 - Viale del Lavoro 8-37135 Verona (VR) 2. Giorni ed orari di apertura del Congresso Giovedì 18 Giugno dalle ore 13:30 alle ore 18:30 Venerdì 19 Giugno dalle ore 8:00 alle ore 18:30 Sabato 20 Giugno dalle ore 9:00 alle ore 14:00 3. Modalità d ingresso all area espositiva e congressuale in fase di svolgimento Potranno accedere all' area espositiva del Congresso gli Espositori e i Congressisti muniti dei propri badges. 4. Segreteria Organizzativa del Congresso JAKA Congressi srl Via della Balduina,88 00136 ROMA - Referente: Valeria Valentini Tel. +39 06 35497114-335/7615457; indirizzo di posta elettronica : v.valentini@jaka.it 5. Allestimento delle aree espositive L accesso al Centro Congressi Palaexpo ed al quartiere fieristico di Verona, per le attività di allestimento e movimentazione merci, è consentito il giorno Mercoledì 17 Giugno 15 dalle ore 9:30 alle ore 17:00, secondo le modalità di seguito riportate : 5.1 Ingresso pedonale Veronafiere - Centro Congressi Palaexpo - Ingresso A1 - Viale del Lavoro 8 (Vr) 5.2 Carico / scarico e movimentazione merci in fase di allestimento Veronafiere - Porta carraia E, Via Belgio (Vr) L accesso al quartiere fieristico di Verona e lo stazionamento dei mezzi è consentito per il tempo strettamente necessario allo svolgimento delle attività di cui trattasi. L accesso allo stabile Centro Congressi Palaexpo, piano -1, avverrà tramite il montacarichi centrale, mentre, per le attività di carico/scarico (piano stradale) e la sosta/fermata temporanea dei relativi mezzi, è designata l area antistante. Lo spostamento di merci entro lo stabile Centro Congressi Palaexpo, piano -1 è consentito esclusivamente tramite carrelli a mano muniti di ruote gommate. L Espositore comunicherà, entro il 5 giugno, alla Segreteria Organizzativa del Congresso, l eventuale necessità di accedere al quartiere fieristico di Verona, indicando i nominativi dei soggetti incaricati ed i numeri di targa dei relativi mezzi. Jaka Congressi srl Via della Balduina, 88 00136 ROMA Pag. 1
5.3 Allestimento di stand personalizzati: ingresso materiali, mezzi e maestranze Veronafiere - Porta carraia E, Via Belgio (Vr) Per gli Espositori che provvederanno all allestimento dello spazio espositivo assegnato, autonomamente od avvalendosi di allestitori / fornitori / maestranze di propria fiducia, l accesso al quartiere fieristico di Verona da parte di tutti i soggetti coinvolti nelle attività lavorative, è subordinato al rispetto di quanto previsto dal regolamento tecnico Veronafiere e dagli adempimenti, previsti nel AISG SIGLA vademecum per allestimento stand personalizzati (disponibile al link: http://aisg-sigla-2015.jaka.it/index.php/espositori), ai quali si dovrà ottemperare entro il termine del 22 Maggio 2015. Si ricorda che nella realizzazione del proprio allestimento, oltre ai dati dimensionali relativi alla superficie espositiva assegnata, dovrà essere rispettata l altezza massima di mt. 2,50. Tutti i materiali utilizzati per l'allestimento degli stand dovranno essere di tipo incombustibile o ignifugati con idonei prodotti come previsto dalla legge. E' richiesta la certificazione di rispondenza alle caratteristiche di reazione al fuoco di cui alla lettera "B" dell'art. 2 del D.M. 6/7/83 (G.U. n 201 del 23/7/83) e art. 2 del D.M. 28/8/84 (G.U. n 246 del 6/9/84). Tutte le operazioni di allestimento, disallestimento, trasporto e rimozione materiali, sono a carico degli Espositori. Per cause tecniche e/o organizzative, la Segreteria Organizzativa del Congresso si riserva di variare gli spazi prenotati con spazi alternativi simili che garantiscano il medesimo svolgimento del programma e la medesima visibilità dell Azienda Espositrice. Per tutto quanto non espressamente indicato si faccia riferimento al regolamento tecnico, alla documentazione di cui al AISG SIGLA vademecum per allestimento stand personalizzati ed alle procedure e regolamenti vigenti nell ambito del quartiere fieristico di Verona consultabili al link : http://aisgsigla-2015.jaka.it/index.php/espositori, oltre alle leggi ed alle norme vigenti sul territorio italiano. 6. Disallestimento delle aree espositive L accesso al Centro Congressi Palaexpo ed al quartiere fieristico di Verona per le attività di disallestimento e movimentazione, sarà consentito, secondo le medesime modalità ed indicazioni di cui al punto 5), Sabato 20 Giugno 15 dalle ore 14:00 alle ore 18:00. Al termine del periodo di disallestimento, gli spazi espositivi assegnati, dovranno risultare sgomberi da materiali e merci; la Segreteria Organizzativa del Congresso e Veronafiere - Centro Congressi Palaexpo declinano ogni responsabilità in caso di danni o smarrimenti di merci lasciate incustodite. Oltre i termini di disallestimento su citati, Veronafiere si riserva di procedere allo sgombero degli spazi e di addebitare i costi discendenti. 7. Impianti elettrici L esecuzione degli impianti elettrici negli stand sarà a totale cura e carico degli Espositori (tranne per le Ditte che avranno richiesto la realizzazione dello stand preallestito o la prestazione di servizi elettrici, di cui al punto 12, da parte di Veronafiere), i quali dovranno avvalersi di ditte qualificate o di proprio personale specializzato. I lavori dovranno essere eseguiti nel rigoroso rispetto delle norme CEI, delle disposizioni di legge in materia. All atto dell allacciamento elettrico è richiesta la consegna, al personale incaricato da Veronafiere, della certificazione di conformità dell impianto a regola d arte (lg.37/08). L'Espositore è tenuto a verificare la tensione di rete al momento dell'allacciamento del proprio impianto o delle proprie apparecchiature, alla rete di distribuzione della F.M. Veronafiere. E fatto espresso divieto di attivare di propria iniziativa l erogazione elettrica manovrando/manomettendo gli impianti di distribuzione della F.M. di proprietà di Veronafiere. Tutte le utenze e gli impianti elettrici dovranno prevedere regolamentare impianto di messa a terra. Jaka Congressi srl Via della Balduina, 88 00136 ROMA Pag. 2
I lavori di allestimento e disallestimento dovranno essere effettuati previo isolamento dell impianto elettrico dalla rete di alimentazione elettrica di Veronafiere - Centro Congressi Palaexpo. 8. Obblighi e divieti Gli Espositori saranno responsabili di qualsiasi danno conseguente l inosservanza di obblighi, divieti, di disposizioni regolamentari, oltre che delle leggi, con l esclusione di qualsiasi responsabilità da parte della Segreteria Organizzativa Congressuale e di Veronafiere - Centro Congressi Palaexpo, anche per danni a terzi. In caso venissero rilevate inadempienze e mancanze per quanto sopra, Veronafiere, s intende legittimato ad intervenire direttamente, nell ambito del Quartiere fieristico di Verona e del Centro Congressi Palaexpo, agendo anche con proprio personale di servizio. Di seguito, in evidenza, il riepilogo di alcune prescrizioni : - Le strutture (pannelli) che compongono gli stand dovranno essere in buono stato e di colore neutro, sia nella parte anteriore che nella parte posteriore confinante con gli altri spazi espositivi. - Le sostanze chimiche dovranno essere correttamente confezionate ed etichettate secondo la normativa vigente. - Il sostegno del materiale pubblicitario, segnaletico, di allestimento ed espositivo dovrà essere predisposto su strutture autoportanti. - I rifiuti derivanti dall allestimento e dal disallestimento (allestitori ed Espositori) e comunque i rifiuti di ogni genere prodotti nello svolgimento dei lavori, dovranno essere trasportati e smaltiti dai diretti interessati, pertanto lo smaltimento degli imballaggi e di altro materiale vario è a cura dell Espositore. Eventuale intervento da parte di Veronafiere - Centro Congressi Palaexpo comporterà un addebito all Espositore che verrà calcolato sulla base dell intervento necessario. - E fatto obbligo all Espositore di attenersi alle prescrizioni che le Autorità di Pubblica Sicurezza e quelle preposte alla prevenzione incendi, alla prevenzione infortunistica e alla vigilanza sui locali aperti al pubblico dovessero emanare. L Espositore e i terzi operanti per suo conto negli spazi di Veronafiere Centro Congressi Palaexpo devono utilizzare personale con rapporti di lavoro rispondenti a tutte le vigenti leggi italiane (in materia previdenziale, fiscale, ecc ). Nell ambito del quartiere fieristico di Verona - Centro Congressi Palaexpo, è vietato: - Fumare. - Movimentare materiali con carrelli a ruote in metallo. - Trascinare materiali o compiere azioni che possano provocare sfregamento/danneggiamento. - Accedere alla struttura con automezzi. - Accedere alle sale con cibi e/o bevande. - E proibito fissare al pavimento, alle colonne e alle pareti qualunque materiale con adesivi, colle, fori di qualsiasi tipo ed è vietato eseguire pitturazioni o trattamenti di materiali senza una preventiva autorizzazione. L inosservanza di tali disposizioni autorizzerà la sospensione dell allestimento non conforme. I danni derivati da allestimenti non autorizzati saranno addebitati alla ditta espositrice. - Appoggiare o appendere carichi contro strutture mobili, tendaggi o finestre. - Occludere con materiale o arredo i mezzi di lotta antincendio (porte tagliafuoco, estintori, idranti, pulsanti di allarme ecc ). - Occludere con materiale i quadri elettrici presenti nei locali di servizio. - Depositare e abbandonare liquidi infiammabili all interno di Veronafiere - Centro Congressi Palaexpo. - Posizionare corpi caldi (es. faretti a incandescenza) vicino a tendaggi o addobbi. - Occupare con il proprio materiale spazi diversi da quelli assegnati, in particolare corridoi, vie di fuga e uscite di sicurezza. - Tutte le forme di pubblicità o promozione che arrechino disturbo agli altri Espositori e Congressisti o che non siano conformi al generale spirito dell evento. Jaka Congressi srl Via della Balduina, 88 00136 ROMA Pag. 3
9. Servizi di spedizione/ritiro, magazzinaggio, movimentazione (a pagamento) Le Aziende espositrici avranno facoltà di avvalersi dello spedizioniere DHL Global Forwarding (Italy) Spa per la prestazione dei servizi di cui al presente punto, quali facchinaggio - noleggio di elevatore c/conducente (muletto) trasporto magazzinaggio - spedizione/ritiro e/o servizi correlati alla gestione delle merci, facendone esplicita richiesta per iscritto o contattando, non oltre il 22 maggio 2015, il fornitore citato ai contatti di seguito riportati, per la definizione preventiva degli aspetti per la quotazione dei servizi richiesti, la definizione degli aspetti logistici ed amministrativi ai contatti di seguito specificati : DHL Global Forwarding (Italy) Spa - Line Manager : Sig. Cristian Arcangeli (Tel. +39 045 9217235 - e-mail : cristian.arcangeli@dhl.com) L eventuale recapito di materiali a DHL Global Forwarding (Italy) Spa dovrà avvenire non oltre lunedì 15 giugno 2015 presso l indirizzo sotto menzionato ed i colli dovranno essere corredati di etichetta riportante : INDIRIZZO : CONTATTO : DHL Global Forwarding (Italy) Spa c/o Veronafiere Porta E Via Belgio 37135 VERONA Nominativo e numero telefonico di chi ha disposto la spedizione EVENTO : 1 Congresso Congiunto A.I.S.G. S.I.GLA. / 18 20 Giugno 2015 ESPOSITORE / ALTRO : REFERENTE : N STAND O MATERIALE PER LA SEGRETERIA ORGANIZZATIVA nome dell Azienda es. espositore, segreteria organizzativa, ecc. Nominativo e numero telefonico della persona referente presente allo stand o preso il punto di destino Palaexpo piano -1 Sala Margherita - Stand N 10. Spedizione/ritiro e movimentazione autonoma di materiali Le Aziende espositrici potranno organizzare la spedizione, il trasporto, la movimentazione ed il ritiro di materiali, a propria cura e carico, recapitando o prelevando, gli stessi, presso lo spazio espositivo assegnato, nelle giornate ed orari di allestimento e disallestimento previsti, in subordine alla presenza in loco di propri incaricati, per la presa in carico / custodia dei beni e per il disbrigo di eventuali adempimenti burocratici. Le operazioni di scarico, carico con muletto e di facchinaggio (incluso il materiale recapitato da trasportatori) dovranno essere organizzate dagli Espositori che se ne assumeranno la totale responsabilità. A tale riguardo si consiglia, per agevolare dette operazioni, l utilizzo di veicoli con pianale idraulico. I mezzi necessari allo svolgimento di dette attività in autonomia, sono autorizzati ad accedere al quartiere fieristico di Verona, per il tempo strettamente necessario. 11. Richiesta servizi aggiuntivi Arredi Servizi Tecnici Si ricorda che lo spazio espositivo consta nella disponibilità dello spazio prenotato/assegnato. 12. Servizi elettrici Non sono previsti impianti di alimentazione elettrica se non su richiesta ed a pagamento. Di seguito, le tariffe per la prestazione dei servizi di cui trattasi (*). 12.1 Per le SOLE aziende espositrici c/stand allestito a propria cura (barrare il servizio secondo necessità): A1) Punto di consegna per alimentazione elettrica, In=16A, V=220V; 3 kw 42,00+iva cad. A2) Punto di consegna per alimentazione elettrica, In=16A, V=380V; 9 kw 50,00+iva cad. A3) Punto di consegna per alimentazione elettrica, In=32A, V=220V; 6 kw 64,00+iva cad. Jaka Congressi srl Via della Balduina, 88 00136 ROMA Pag. 4
A4) Punto di consegna per alimentazione elettrica, In=32A, V=380V; 18 kw 109,00+iva cad. A5) Punto di consegna per alimentazione elettrica, In=63A, V=380V; 36 kw 155,00+iva cad. (*) I servizi suddetti, si riferiscono a singoli allacciamenti (terminati con prese IEC, tri quadri penta polari, secondo necessità) completi di cavi ed interruttori di protezione magnetotermica automatica, nell ambito di spazi espositivi allestiti. 12.2 per le SOLE aziende espositrici c/stand ad ombrello : Allacciamento elettrico In=10A, V=220V (1.5 kw) Presa elettrica multipla (Unel / Ita 10A) q.b. mtl cavo elettrico FG7OR 3X1.5 q.b. canale di protezione a pavimento Imponibile 150,00+iva cad per 3 giorni SI NO (barrare una delle caselle a lato, secondo necessità) 13. Arredo a noleggio N 1 Tavolo rettangolare dim. 160 X 80 h 75 cm ca. N 1 Rivestimento in tessuto per tavolo c.s. N 2 Sedute con intelaiatura metallica ed imbottitura poliuretanica c/rivestimento in tessuto grigio N 1 Cestino getta carte Imponibile 150,00+iva per 3 giorni SI NO (barrare una delle caselle a lato, secondo necessità) 14. Badges Espositore I badge espositore dovranno essere ritirati presso la Segreteria JAKA all interno dell area congressuale da giovedì Mercoledì 17 Giugno 2015. 15. Custodia Durante l orario di apertura del Congresso, l Espositore è l unico responsabile della vigilanza del proprio stand e di tutto quello che vi è contenuto. Per questo motivo dovrà rispondere di eventuali furti o danni che dovesse subire. In orario di chiusura non sarà possibile accedere all area espositiva. La Segreteria Organizzativa del Congresso e Veronafiere - Centro Congressi Palaexpo declinano ogni responsabilità per smarrimenti, furti e/o danni. Tuttavia si invita l Espositore che avesse merci di particolare valore di prestare particolare attenzione durante la giornata e se possibile di portare con se detti materiali al termine delle singole giornate di svolgimento / chiusura. 16. Assicurazione Ogni Espositore ha l obbligo di munirsi di una propria assicurazione per furti e per responsabilità civile verso terzi / all risks (massimali di garanzia 2.500.000,00 per singolo Espositore). 17. Wi-Fi Il servizio di Wi-Fi è libero per i 3 giorni di Congresso; l SSID di riferimento è: AISGSIGLA2015. L Azienda Espositrice si impegna a inviare il presente regolamento tecnico firmato e compilato e la documentazione richiesta alla Segreteria Organizzativa entro e non oltre venerdì 22 maggio 2015 via fax al numero 06/35341535 oppure via e mail v.valentini@jaka.it DATA FIRMA PER ACCETTAZIONE NOME AZIENDA Jaka Congressi srl Via della Balduina, 88 00136 ROMA Pag. 5