Prof. Antonio Sestini
1 - Formattazione Disposizione del testo intorno ad una tabella Selezionare la tabella Dal menù contestuale scegliere il comando «proprietà» Selezionare lo stile di disposizione del testo «ravvicinato» (si ottengono ulteriori opzioni cliccando su «posizionamento») 27/04/2015 2
Disposizione del testo attorno ad immagini o disegni Selezionare l immagine o l oggetto disegnato Dal menù contestuale scegliere il comando relativo al tipo di oggetto ( p.es. «formato forme», o «immagine» e cliccare sulla scheda «layout» Selezionare lo stile di disposizione del testo da applicare (si ottengono ulteriori opzioni cliccando su «avanzate»). 27/04/2015 3
Trova e sostituisci Attivare il pulsante «trova» nel gruppo «modifica» della scheda «home» Il pulsante «formato» della finestra di dialogo «trova e sostituisci» consente di scegliere il formato opportuno 27/04/2015 4
Incolla speciale Selezionare il testo da copiare Attivare il pulsante «incolla incolla speciale» nel gruppo «appunti» della scheda «home» Selezionare l opzione «incolla» e scegliere tra «testo formattato» e «testo non formattato» 27/04/2015 5
Interlinea Dal menù contestuale scegliere il comando «paragrafo» Selezionare la scheda «rientri e spaziatura» 27/04/2015 6
Impaginazione di paragrafo Posizionare il cursore nel paragrafo da modificare e scegliere il comando «paragrafo» dal menù contestuale Selezionare la scheda «distribuzione testo», le opzioni di impaginazione presenti sono quattro: Controlla righe isolate (impedisce che l ultima riga di un paragrafo venga posizionata da sola all inizio di una pagina, o che la prima riga di un paragrafo venga posizionata da sola alla fine di una pagina) Mantieni assieme le righe (fa sì che tutte le righe di un paragrafo stiano sempre sulla stessa pagina) Mantieni con il successivo (fa sì che il paragrafo selezionato stia sempre sulla stessa pagina de paragrafo successivo) Anteponi interruzione (inserisce un interruzione di pagina, prima del paragrafo selezionato) 27/04/2015 7
Elenco numerato Selezionare il comando «elenco a più livelli» nel gruppo «paragrafo» della scheda «home» I pulsanti «riduci rientro» e «aumento rientro» consentono di agire sui livelli strutturali alzando o abbassando di livello l elemento selezionato 27/04/2015 8
Creare uno Stile Carattere Attivare il menù «stili» nella scheda «home» Fare clic sul pulsante «nuovo stile» Digitare il nome da assegnare, nella casella «nome» Selezionare «carattere» nella casella «tipo» Selezionare nella casella «stile basato su» Scegliere la formattazione (finestra di dialogo «crea nuovo stile da formattazione», pulsante «formato») 27/04/2015 9
Modificare uno stile carattere Selezionare con il tasto destro del mouse, dal riquadro «stili», lo stile da modificare e scegliere il comando «modifica» 27/04/2015 10
Aggiornare uno Stile Carattere Selezionare il testo che ha la formattazione con la quale si vuole aggiornare Selezionare con il tasto destro del mouse, dal riquadro «stili», lo stile da aggiornare e scegliere il comando «aggiorna in base alla selezione» L aggiornamento dello stile carattere si riflette sul testo che utilizza quello stile 27/04/2015 11
Applicare una struttura a colonne Selezionare il testo da disporre in colonne Attivare il comando «colonne» nella scheda «layout di pagina» Selezionare il numero delle colonne 27/04/2015 12
Modificare le colonne Selezionare il testo in colonne Attivare il comando «colonne altre colonne» del gruppo «imposta pagina» nella scheda «layout di pagina» Nella finestra di dialogo «colonne» scegliere la larghezza delle colonne e la spaziatura Attivare o disattivare l opzione «linea separatrice» 27/04/2015 13
Inserire o eliminare un interruzione di colonna Posizionare il cursore nel punto in cui va inserita l interruzione di colonna Attivare il comando «interruzioni colonna» del gruppo «imposta pagina» nella scheda «layout di pagina» 27/04/2015 14
Applicare la formattazione automatica/stile ad una tabella Selezionare la tabella Attivare il comando «stili tabella» nella scheda «progettazione» 27/04/2015 15
Ripetere automaticamente l intestazione di riga/righe nella parte superiore di ciascuna pagina Selezionare la riga o le righe del titolo e la prima riga della tabella Selezionare il comando «proprietà» dal menù contestuale Selezionare la scheda «riga» Attivare l opzione «ripeti come riga di intestazione in ogni pagina» 27/04/2015 16
Consentire o non consentire un interruzione di riga/righe tra pagine consecutive Posizionare il cursore nella tabella Selezionare il comando «proprietà» dal menù contestuale Selezionare la scheda «riga» Disattivare l opzione «permetti la divisione delle righe» 27/04/2015 17
Ordinare i dati per colonna singola, per più colonne contemporaneamente Selezionare la tabella o le righe da ordinare Attivare il comando «ordina» del gruppo «dati» nella scheda «layout» Specificare uno o più criteri di ordinamento, specificando ogni volta il nome del campo e il tipo di ordinamento, crescente o decrescente e confermare con «ok» 27/04/2015 18
Convertire del testo delimitato in tabella Selezionare il testo da convertire in tabella Attivare il comando «tabella converti il testo in tabella» nella scheda inserisci Selezionare il numero di colonne che si desidera ottenere Scegliere l opzione desiderata in «opzioni di adattamento automatico» Indicare nell area «separa il testo in corrispondenza di» il carattere delimitatore che è stato usato e confermare con «ok» 27/04/2015 19
Convertire una tabella in testo Selezionare la tabella da convertire in testo Attivare il comando «converti in testo» nel gruppo «dati» della scheda «layout» Scegliere l opzione più idonea nella finestra di dialogo «converti tabella in testo» e confermare con «ok» 27/04/2015 20
2 - Riferimenti Selezionare l immagine o la tabella Aggiungere una didascalia Attivare il comando «inserisci didascalia» nella scheda «riferimenti» Nella finestra di dialogo «didascalia» selezionare un etichetta appropriata al tipo di oggetto selezionato, dalla casella di riepilogo «etichetta» (oltre a quelle predefinite «figura», «equazione», «tabella», è anche possibile crearne di personalizzate cliccando sul pulsante «nuova etichetta») Selezionare nella casella «posizione» il punto dove posizionare la didascalia Eventualmente visualizzare o modificare le opzioni di numerazione con il pulsante «numerazione» e confermare con «ok» 27/04/2015 21
Aggiornare o eliminare una didascalia La didascalia si può aggiornare cliccando su di essa con il tasto destro del mouse e selezionando il comando «aggiorna campo» Per cambiare il formato al numero della didascalia, nella finestra di dialogo «didascalia», cliccare sul pulsante «numerazione» Dal menù a discesa della casella «formato», scegliere il tipo e confermare con «ok» 27/04/2015 22
Note a piè di pagina, note di chiusura Le note a piè di pagina: vengono posizionate in fondo alla pagina o in fondo al testo Le note di chiusura: vengono posizionate alla fine del documento o del sezione del documento alla quale appartengono 27/04/2015 23
Inserire note a piè di pagina e note di chiusura Posizionare il cursore immediatamente dopo la parola o testo al quale si desidera legare al nota Attivare il comando «note a piè di pagina e di chiusura» nella scheda «riferimenti» cliccando sulla freccia in basso a destra del gruppo «note a piè di pagina» Nella finestra di dialogo scegliere il tipo di nota da inserire; nel menù a discesa scegliere il tipo di formato e confermare con «ok» Digitare il testo della nota 27/04/2015 24
Modificare le note Per raggiungere il testo di una nota basta fare doppio clic sull indicatore della nota stessa Per modificare il contenuto occorre posizionare il cursore all interno del testo della nota ed effettuare le modifiche come un qualsiasi altro testo Per modificare il formato numero della nota, posizionare il cursore all interno del testo ed usare il comando «opzioni note» dal menù contestuale Scegliere il nuovo formato nel menù a discesa della finestra di dialogo «note a piè di pagina e di chiusura» e confermare con «ok» 27/04/2015 25
Eliminare le note Partendo da una nota a piè di pagina o di fine documento, si può raggiungere il suo indicatore utilizzando «vai a nota» dal menù contestuale Selezionare il numero della nota nel documento Premere Canc dalla tastiera per eliminare sia l indicatore che la nota dal documento La numerazione delle note si aggiornerà automaticamente 27/04/2015 26
Convertire una nota a piè di pagina in nota di chiusura (e viceversa) Fare un clic con il tasto destro del mouse all inizio del testo della nota Selezionare il comando «converti in nota di chiusura» oppure, viceversa «converti in nota a piè di pagina» 27/04/2015 27
Tabelle di riferimento e indici Gli indici possono essere di tre tipi: Indice degli argomenti o Sommario Generalmente posto all inizio del manuale, contiene in ordine sequenziale gli argomenti che sono riportati nel manuale stesso, caratterizzati dallo stile titolo Indice analitico o indice Generalmente posto alla fine del manuale, contiene in ordine alfabetico i termini che sono stati contrassegnati durante la stesura del manuale Tabelle di riferimento o Indice delle figure E l elenco di tutti gli oggetti dotati di didascalia(figure, tabelle, equazioni o altro, definito dall utente) presenti nel documento. 27/04/2015 28
Creare un indice Formattare tutti i titoli del documento che si vuole includere nel sommario, con gli stili «titolo» Posizionare il cursore nel punto iniziale del documento dove si desidera creare il sommario Attivare il comando «inserisci sommario sommario» nella scheda «riferimenti» 27/04/2015 29
Creare un indice Nella finestra di dialogo, nella casella «formati» selezionare il formato prescelto Nella casella «mostra livelli fino a» selezionare il livello Se si desidera utilizzare stili diversi dagli stili titolo predefiniti cliccare su «opzioni» e associare i numeri da 1 a n agli stili personalizzati e togliere il numero che era associato agli stili titolo predefiniti Confermare con «ok» 27/04/2015 30
L indice Le voci di sommario sono «collegamenti ipertestuali» premendo il tasto ctrl e cliccando contemporaneamente su una voce di sommario, è possibile raggiungere direttamente il punto del documento collegato. I diversi stili del sommario possono essere formattati singolarmente, modificando gli «stili sommario» dal riquadro attività «stili e formattazione». 27/04/2015 31
Aggiornare un sommario Cliccare con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi del sommario e selezionare «aggiorna campo» Nella finestra di dialogo «aggiorna sommario» scegliere se aggiornare solo i numeri di pagina o l intero sommario in base ai cambiamenti apportati al documento Confermare con «ok» 27/04/2015 32
Creare un indice delle figure (1) Un indice delle figure contiene l elenco di tutte le figure, tabelle o equazioni presenti nel documento. Posizionare il cursore nel punto del documento dove si desidera generare l indice. Attivare il comando «inserisci indice delle figure» nella scheda «riferimenti». Nella casella «formati» selezionare quello prescelto. Nella casella «caratteri di riempimento» modificare eventualmente le opzioni relative. Nella casella «etichetta didascalia» selezionare il tipo di etichetta 27/04/2015 33
Creare un indice delle figure (2) Cliccare sul pulsante «opzioni» e selezionare il tipo di stile scelto per generare l indice delle figure. Confermare con «ok» 27/04/2015 34
Segnare un indice analitico: le voci Le voci di un indice analitico possono essere principali o secondarie. Selezionare il testo Attivare il comando «segna voce» nella scheda «riferimenti» 27/04/2015 35
Voci principali e voci secondarie Per utilizzare del testo esistente come voce di indice analitico, selezionare il testo. Per inserire un testo personalizzato fare clic nel documento, dove si desidera posizionare la voce. Per creare la voce principale di indice in cui viene utilizzato un testo personalizzato, digitare o modificare il testo nella casella «voce principale» Per creare una voce secondaria, digitare il testo nella casella «voce secondaria» Per creare una voce di livello successivo, digitare il testo relativo alla voce secondaria, seguito dai «:» e digitare il testo della voce di terzo livello. Per formattare i numeri di pagina, selezionare le caselle di controllo «grassetto» o «corsivo», in «formato numero di pagina». Per formattare il testo dell indice, selezionarlo nella casella «voce principale» o «voce secondaria», fare clic col tasto destro e scegliere «carattere» Per contrassegnare la voce di indice analitico, fare clic su «segna» oppure «segna tutto». Per contrassegnare altre voci selezionare il testo, fare clic nella finestra di dialogo «segna voce di indice analitico» e ripetere i passaggi di creazione voce principale/secondaria e successivi. 27/04/2015 36
Creare, aggiornare, eliminare un indice analitico Per creare l indice analitico: Posizionare il cursore nel punto del documento in cui si desidera creare l indice analitico Attivare il comando «inserisci indice» nella scheda «riferimenti» Scegliere le opzioni più opportune e confermare con «ok» Per aggiornare l indice analitico: Posizionare il cursore all interno dell indice e premere F9 oppure fare clic col tasto destro del mouse e selezionare «aggiorna campo» Per eliminare l indice analitico: Dopo aver cliccato su «mostra/nascondi», selezionare l intero campo della voce indice, comprese le parentesi graffe e premere Canc 27/04/2015 37
I segnalibri Segnalibri e riferimenti incrociati Un segnalibro è un indicatore non visibile associato a un certo punto del documento; viene identificato con un nome e può essere utilizzato come collegamento ipertestuale o per spostarsi velocemente da un punto qualsiasi del documento, ad un punto particolare, contrassegnato dal segnalibro. I riferimenti incrociati Un riferimento incrociato è un collegamento ad un titolo, ad un segnalibro, ad una tabella, ad una figura, ecc. che consente di rintracciare immediatamente ulteriori informazioni, ed è contrassegnato dalla parola «vedi» seguita dal testo che identifica il punto di destinazione. Se selezionato con Ctrl + clic del mouse rimanda ad un altro punto del documento, come un collegamento ipertestuale. 27/04/2015 38
Aggiungere, eliminare un segnalibro Per aggiungere un segnalibro: Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera aggiungere il segnalibro Attivare il comando «segnalibro» del gruppo «collegamenti» nella scheda «inserisci» Nella finestra di dialogo, nella casella «nome segnalibro» digitare il nome senza spazi né punteggiatura; cliccare su «aggiungi» e chiudere. Per raggiungere un segnalibro: Utilizzare il tasto F5 Scegliere il nome del segnalibro e cliccare su «vai» Per eliminare un segnalibro: Nella finestra di dialogo «segnalibro», selezionare il segnalibro da eliminare e cliccare su «elimina», poi chiudere. 27/04/2015 39
Creare riferimenti incrociati Posizionare il cursore nel punto in cui si deve creare il riferimento incrociato. Attivare il comando «riferimento incrociato» nel gruppo «collegamenti» della scheda «inserisci» Nella finestra di dialogo, nella casella «tipo», selezionare il tipo di elemento cui collegarsi (titolo, segnalibro, figura ) e dall elenco, selezionare l elemento specifico per il collegamento. Nella casella «inserisci riferimento a» selezionare cosa si desidera venga visualizzato nel testo dal riferimento incrociato, confermare con «inserisci» e chiudere. 27/04/2015 40
Aggiungere un riferimento incrociato ad una voce dell indice Selezionare il testo Digitare il testo nella casella «voce principale» Selezionare l opzione «riferimento incrociato» e digitare il testo. Per contrassegnare altre voci, ripetere l operazione. Per eliminare un riferimento incrociato Selezionare il riferimento incrociato Eliminarlo col tasto Canc 27/04/2015 41
3 - Produttività Uso dei campi Sono elementi che vengono mostrati nel documento come testo, ma in realtà rappresentano dati soggetti a variazione come per esempio la data attuale o il numero di pagine. Permettono quindi di inserire in maniera automatica informazioni che aggiorneranno automaticamente. Alcuni campi si inseriscono automaticamente quando si usano determinate funzioni come indici e sommari, numerazione delle pagine, voci di glossario, data odierna. 27/04/2015 42
Quali campi Tra i campi disponibili: Autore: che inserisce il nome dell autore, e si trova con il nome Author nella categoria Informazioni documento; Nome e percorso del file: che inserisce il nome del documento e la sua posizione nel disco, e si trova col nome FileName nella categoria Informazioni documento; Dimensione del file: che riporta le dimensione del file, e si trova col nome FileSize nella categoria Informazioni documento; Fill-in: che visualizza una finestra di dialogo per l introduzione guidata di un dato, e si trova con il nome Fill-in nella categoria Stampa Unione. 27/04/2015 43
Inserire i campi Posizionare il cursore nel punto del documento in cui inserire il campo Attivare il comando «parti rapide campo» del gruppo «testo» nella scheda «inserisci» Nella finestra di dialogo, selezionare nella casella «categorie» la categoria da inserire Selezionare nell area «nomi dei campi» il campo prescelto. Scegliere le «proprietà campo» e le «opzioni campo» da applicare, nelle rispettive aree; confermare con «ok» 27/04/2015 44
Inserire il codice di campo «formula somma» in una tabella Posizionare il cursore nella cella della tabella in cui si vuole ottenere la somma Selezionare il comando dal menù «tabella formula» Nella finestra di dialogo la somma è automaticamente imposta sulla colonna se immediatamente sopra alla cella si trovano dei numeri «=sum(above)»; sulla riga se le celle che contengono dei numeri non si trovano sopra, ma a sinistra della cella con la formula «=sum(left)». Confermare con «ok» 27/04/2015 45
Cambiare il formato al numero di campo Nella finestra di dialogo «formula», selezionare un formato numerico, nella casella «formato numero» Confermare con «ok» 27/04/2015 46
Bloccare, sbloccare, aggiornare i campi Bloccare un campo: Posizionare il cursore all interno del campo Utilizzare la combinazione Ctrl + F11 Sbloccare un campo: Posizionare il cursore all interno del campo Utilizzare la combinazione Ctrl + Shift + F11 Aggiornare un campo: Posizionare il cursore all interno del campo Dal menù contestuale scegliere il comando «aggiorna campo» 27/04/2015 47
Moduli, modelli L utilizzo dei moduli è indicato per la creazione di documenti standard costituiti da una parte fissa e da campi nei quali è possibile inserire dati variabili. Una volta preparato il modulo occorre attivare la protezione che consente all utente la compilazione dei soli campi variabili. Il modulo creato va salvato come modello (.dot e dotx) I campi modulo disponibili in Word sono: Campo modulo testo: può accogliere testo, numeri o date Campo modulo casella di controllo: casella destinata a contenere un segno di spunta Campo modulo elenco a discesa: consente di creare un elenco a discesa nel quale è possibile selezionare una delle voci 27/04/2015 48
Campo modulo testo Attivare il comando «strumenti precedenti» nel gruppo «controlli» nella scheda «sviluppo». Finestra di dialogo «opzioni per campo modulo testo»: Tipo: Consente di impostare il tipo di dati, tra «testo normale», «numero», «data», ecc. Testo predefinito: Da la possibilità di inserire un testo che viene mostrato come predefinito. Lunghezza massima: Permette di impostare un valore massimo per il numero di caratteri che possono essere digitati Formato testo: Consente di impostare uno specifico formato tra quelli proposti in base alla scelta operata nella casella «tipo» 27/04/2015 49
Campo modulo casella di controllo Finestra di dialogo «opzioni per campo modulo casella di controllo»: Dimensioni casella: permette di stabilire le dimensioni esatte della casella Valore predefinito: consente di stabilire se la casella deve presentarsi già selezionata 27/04/2015 50
Campo modulo elenco a discesa Finestra di dialogo «opzioni per campo modulo casella di controllo»: Voce elenco: Permette di digitare le voci che devono comparire nell elenco a discesa. Il pulsante «aggiungi» permette di aggiungere la voce nell elenco Voce nell elenco a discesa: Visualizza le voci già inserite e permette di modificarne l ordine, grazie ai pulsanti «sposta» Il pulsante «rimuovi» permette di eliminare le voci dall elenco. 27/04/2015 51
Modificare un campo modulo Selezionare il campo modulo con il tasto destro del mouse e scegliere il comando «modifica campo». Nella finestra di dialogo «campo» si possono modificare il campo prescelto, il formato, le opzioni. Per tutti e tre i tipi di campo modulo è possibile inserire del «testo guida», attraverso il pulsante omonimo, e di farlo comparire automaticamente nella barra di stato o premendo il tasto F1: Fare doppio clic sul campo modulo Attivare il pulsante «testo guida» nella finestra del campo modulo. Selezionare la scheda «barra di stato» o «tasto guida (F1)» Attivare l opzione «digitare il testo» Scrivere il testo del messaggio nell area sottostante 27/04/2015 52
Proteggere e sproteggere un modulo Quando un modulo è protetto, il testo del documento può essere modificato, mentre è possibile utilizzare tutte le funzionalità dei campi modulo. Attivare il comando «proteggi documento», nel gruppo «proteggi» nella scheda «revisione» Nel riquadro «proteggi documento»: Selezionare l opzione «2. Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento» Selezionare dal menù a discesa la voce «compilazione moduli» Nel riquadro «proteggi documento» è possibile immettere una password a protezione del modulo. In questo modo la protezione non può essere rimossa, se non digitando la password corretta. 27/04/2015 53
Modificare un modello Cliccare sul pulsante con il logo «microsoft office» Selezionare «apri» Oppure: Cliccare col tasto destro del mouse sull icona del modello da modificare Selezionare «apri» 27/04/2015 54
Stampa Unione La stampa unione permette di personalizzare un documento (lettera, busta) con i dati dei diversi destinatari ai quali il testo deve essere inviato. Durante la stampa unione è possibile apportare modifiche al file che costituisce l origine dei dati (che contiene i dati dei destinatari), selezionando o deselezionando i destinatari, ordinandoli o filtrandoli in base ai diversi campi. 27/04/2015 55
Modificare una lista di destinatari per la stampa unione Modificare i destinatari: Nel terzo passaggio della stampa unione attivare il pulsante «modifica elenco destinatari» Nella finestra di dialogo «destinatari stampa unione» cercare il nome da modificare, attraverso il pulsante «trova destinatario» Attivare il pulsante «modifica» per apportare a variazione 27/04/2015 56
Riordinare una lista di destinatari per la stampa unione Riordinare i destinatari: Nel terzo passaggio della stampa unione attivare il pulsante «modifica elenco destinatari» Nella finestra di dialogo «destinatari stampa unione» fare clic su uno dei pulsanti a forma di freccia, posizionati accanto ai nomi dei campi, sulle intestazioni della tabella. Riordinare in base a più criteri: Fare clic su uno dei pulsanti a forma di freccia accanto ai nomi dei campi sulle intestazioni di tabella Selezionare «avanzate»; compare la finestra di dialogo «opzioni query» Fare clic sulla scheda «ordina i record» Selezionare da uno a tre criteri di ordinamento e confermare con «ok» 27/04/2015 57
Inserire campi nella stampa unione Il campo IF Nella stampa unione il campo IF è utilizzato per porre una condizione ad un campo. Il risultato della condizione genera la scrittura di uno dei due testi definiti. 27/04/2015 58
Unire un documento con una lista di destinatari utilizzando determinati criteri di unione Nella finestra di dialogo «destinatari stampa unione» fare clic su uno dei pulsanti a forma di freccia, posizionati accanto ai nomi dei campi sulle intestazioni della tabella. Selezionare «avanzate» Nella finestra di dialogo «Opzioni query» selezionare da uno a sei criteri di filtraggio, scegliendo il nome del «campo», il «criterio di filtraggio», il «valore» di confronto, gli «operatori» (e/o) da utilizzare. Confermare con «ok» 27/04/2015 59
Collegamenti, incorporamenti Gli oggetti incorporati vengono memorizzati nel documento in cui sono inseriti e non vengono aggiornati quando il file originario viene modificato. Gli oggetti collegati rimangono dei file e possono essere aggiornati. Quando si utilizza un oggetto collegato, le informazioni originali restano memorizzate nel file di origine. Per mantenere il collegamento ai dati originali è necessario che il file di origine rimanga disponibile sul pc o sulla rete. 27/04/2015 60
Inserire, modificare, rimuovere un collegamento ipertestuale È possibile inserire su una stringa di testo, su un immagine, su una forma, un collegamento ipertestuale che se selezionato con Ctrl + clic del mouse consente di raggiungere un segnalibro, una pagina web, visualizzare un immagine, aprire un file anche multimediale, un indirizzo di posta elettronica o un programma. Selezionare la stringa di testo, l immagine o la forma Dal menù contestuale scegliere «collegamento ipertestuale» per creare un collegamento, «Modifica collegamento ipertestuale» per modificarlo, «Rimuovi collegamento ipertestuale» per rimuoverlo. 27/04/2015 61
Collegare dati da un documento o programma e mostrare come un oggetto o un icona Gli oggetti collegati possono essere rappresentati interamente nel documento di destinazione o possono essere rappresentati dall icona corrispondente al programma che ha generato l oggetto. In entrambi i casi, al doppio clic del mouse viene visualizzato l oggetto originale. Attivare il comando «oggetto» cliccando sul pulsante «inserisci oggetto» del gruppo «testo» nella scheda «inserisci» Nella scheda «crea da file» nella finestra di dialogo «inserisci oggetto», selezionare il file, cliccando su «sfoglia». Scegliere l opzione «collega al file» oppure «visualizza come icona» 27/04/2015 62
Aggiornare, interrompere un collegamento Utilizzare i pulsanti «aggiorna» o «non aggiornare» nella finestra di messaggio che appare all apertura del file che contiene il collegamento. Per aggiornare successivamente, utilizzare il comando «aggiorna collegamento» del menù contestuale Per interrompere il collegamento utilizzare il comando «oggetto collegato documento > collegamento» del menù contestuale Nella finestra di dialogo «collegamenti», selezionare il collegamento da interrompere e cliccare su «interrompi collegamento» Oppure Cliccare sul pulsante con il logo di Microsoft Office Selezionare il comando «prepara > modifica collegamenti a file» Nella finestra di dialogo «collegamenti», selezionare il collegamento da interrompere e cliccare su «interrompi» 27/04/2015 63
Incorporare dati all interno di un documento come un oggetto Quando si incorpora un oggetto di excel, le informazioni nel file word non vengono aggiornate se il file di origine excel viene modificato. Aprire la cartella di lavoro e selezionare l intervallo di celle desiderato Selezionare il comando «copia» dal menù contestuale Aprire il documento word e posizionare il cursore nel punto in cui occorre incorporare i dati copiati Attivare il comando «incolla speciale» cliccando sul pulsante «incolla» del gruppo «appunti» nella scheda «home» Nella finestra di dialogo «incolla speciale» attivare l opzione «incolla» e nell elenco «come» selezionare «foglio di lavoro microsoft office excel oggetto» 27/04/2015 64
Modificare, eliminare dati incorporati Fare doppio clic che si desidera modificare, si aprirà quindi il foglio di calcolo in ambiente simil-excel Modificare e/o formattare i dati secondo le modalità e i comandi propri di excel Per ingrandire il foglio di lavoro incorporato, utilizzare i quadratini di ridimensionamento Cliccare all esterno dell area di lavoro per tornare nel documento e chiudere l ambiente del foglio di calcolo. 27/04/2015 65
Automazione Se si desidera utilizzare la «formattazione automatica» è possibile aggiungere il comando alla barra di accesso rapido: Fare clic sul pulsante microsoft office e scegliere «opzioni di word» Fare clic su «personalizzazione» Fare clic su «tutti i comandi» nell elenco «scegli comandi da» Nell elenco dei comandi della categoria selezionata, fare clic su «formattazione automatica» e quindi su «aggiungi» Avvicinando il cursore alla parola che word avrà modificato automaticamente, appare l icona di correzione automatica, attraverso la quale è possibile eliminare la correzione o intervenire nelle opzioni. 27/04/2015 66
Creare, modificare, eliminare voci di correzione automatica al testo Fare sul pulsante «microsoft office» e poi su «opzioni di word» Fare clic su «strumenti di correzione» Fare clic su «opzioni di correzione automatica > correzione automatica» Nella scheda «correzione automatica» verificare che sia selezionata la casella di controllo «sostituisci il testo durante la digitazione» Nella casella «sostituisci» immettere una parola o un espressione che si digita spesso in modo errato Nella casella «con» digitare la forma corretta della parola Cliccare su «aggiungi» e terminare con «ok» 27/04/2015 67
Creare, modificare, eliminare testo per l inserimento automatico Per creare un blocco predefinito Selezionare il testo c he si desidera memorizzare come blocco predefinito Per memorizzare insieme alla voce, anche le informazioni sulla formattazione del testo e del paragrafo, includere nella selezione il segno Nel gruppo «testo» della scheda «inserisci», cliccare su «parti rapide», quindi su «salva selezione nella raccolta parti rapide» Compilare le informazioni nella finestra di dialogo «crea nuovo blocco predefinito» Nome: digitare un nome univoco per il blocco predefinito Raccolta: selezionare la raccolta in cui si desidera sia visualizzato il blocco predefinito Categoria: selezionare una categoria, o crearne una nuova Descrizione: digitare una descrizione per il blocco predefinito Salva in: selezionare il nome del modello dall elenco a discesa Opzioni: Inserisci contenuto nella relativa pagina: per assicurarsi che il blocco predefinito venga inserito in una pagina a parte Inserisci contenuto nel relativo paragrafo: per il contenuto che non deve diventare parte di un altro paragrafo Inserisci solo contenuto: per tutto il resto del contenuto 27/04/2015 68
Registrare una macro Se occorre eseguire più volte una procedura complessa, è importante saper registrare una macro, cioè un file che contiene un linguaggio di programmazione «visual basic» la sequenza delle operazioni previste, così da poterla utilizzare ogni volta sia necessaria. Selezionare «registra macro» dal pulsante «macro» della scheda «visualizza» Assegnare un nome alla macro Nella casella «memorizza la macro in» selezionare il nome del documento in uso (oppure in «tutti i documenti» se la si volesse usare sempre) Cliccare su «ok» Il programma inizia a registrare nella macro tutte le operazioni compiute Per interrompere la registrazione, cliccare su «interrompi registrazione» 27/04/2015 69
Verificare, eseguire una macro. Assegnare la macro ad un pulsante Verificare il codice di una macro: Attivare il pulsante «macro» nella scheda «visualizza» Selezionare il nome della macro Attivare il pulsante «modifica» Eseguire una macro: Attivare il pulsante «macro» nella scheda «visualizza» Selezionare il nome della macro Attivare il pulsante «esegui» Assegnare la macro ad un pulsante personalizzato su una barra degli strumenti: Cliccare con il tasto destro sulla barra di accesso rapido Scegliere la voce «macro» dal menù «scegli comandi da» Selezionare la macro e premere «aggiungi» Attivare il pulsante «modifica» se si vuole scegliere un icona diversa 27/04/2015 70
4 Redazione collaborativa Revisioni Gli strumenti di redazione collaborativa sono utilizzati quando un documento deve essere commentato e/o corretto da più persone. È quindi fondamentale la possibilità di tenere traccia di qualsiasi modifica apportata al testo comune. 27/04/2015 Prof.ssa Cavallaro Graziella 71
Attivare le revisioni Attivare il pulsante «revisioni» della scheda «revisione» Da questo momento word segnala ogni modifica in diversi modi: Inserimento di testo il nuovo testo appare colorato in blu e sottolineato Eliminazione di testo il testo eliminato appare colorato in rosso e barrato Formattazione di testo il testo viene formattato e sulla destra un box riporta la modifica effettuata Ciò vale se è selezionata l opzione «solo per commenti/formattazione» nella finestra di dialogo «opzioni rilevamento modifiche» attivata dal pulsante «revisioni». I colori delle parole cancellate/inserite, possono essere definiti nella finestra di dialogo «opzioni rilevamento modifiche» Per tornare a lavorare normalmente sul testo, disattivare il pulsante «revisioni» 27/04/2015 72
Accettare, rifiutare le modifiche Per accettare le modifiche Posizionare il cursore sulla modifica, premere il pulsante «accetta» nella scheda «revisione» Per rifiutare le modifiche Posizionare il cursore sulla modifica, premere il pulsante «rifiuta» nella scheda «revisione» 27/04/2015 73
Commenti I commenti possono essere aggiunti al testo per suggerire una modifica o altro, e sono visualizzati in box sul lato destro del testo. Possono essere modificati, mostrati, nascosti, eliminati. Inserimento di un commento: Posizionare il cursore nel punto del testo in cui si desidera aggiungere il commento, o selezionare il testo da commentare. Selezionare il comando «nuovo commento» Modifica di un commento: Posizionare il cursore all interno del testo del commento ed effettuare le modifiche. Visualizzare /nascondere un commento: Attivare o disattivare il comando «mostra commenti > commenti» nella scheda «revisioni» Eliminare un commento: Posizionare il cursore sul commento, ed attivare il comando «elimina commento» dal menù contestuale. 27/04/2015 74
Confrontare e unire documenti Aprire il documento originale Attivare il comando «confronta > confronta» Nella casella «documento originale» selezionare il documento nel quale riversare le modifiche. Nella casella «documento revisionato» selezionare il documento nel quale possono trovarsi delle modifiche. Cliccando su «altro» che assumendo il titolo «standard» consente la visualizzazione delle impostazioni di confronto. Nella sezione «mostra modifiche in» scegliere tra le opzioni «documento originale», «documento revisionato», «nuovo documento». 27/04/2015 75
Documenti master Un documento di grandi dimensioni può essere diviso in una parte detta «master» ed in parti chiamate «documenti secondari» distribuite ai vari collaboratori. Prima della divisione, il documento deve essere opportunamente strutturato in capitoli dotati di titolo, in modo che i documenti secondari possono essere salvati automaticamente con il nome del titolo principale. I documenti secondari possono essere usati come file autonomi e alla fine possono essere riuniti nel master, formattati e stampati come un unico documento, in quanto collegati ad esso attraverso collegamenti ipertestuali. I collegamenti possono essere espansi in modo da visualizzarli direttamente nel master, in tutto o in parte. È possibile anche aggiungere ad una master, un altro documento esistente, e farlo diventare secondario. 27/04/2015 76
Creare un documento master Passare alla visualizzazione struttura di word I pulsanti relativi alla gestione del documento master si trovano sulla barra/scheda «struttura» e permettono di creare, inserire, eliminare documenti secondari. 27/04/2015 77
Inserire, rimuovere un documento secondario Per aggiungere un documento secondario: Posizionare il cursore in una riga vuota del master Premere il pulsante «inserisci» del gruppo «documento master» nella scheda «struttura» Selezionare il file di word da inserire come documento secondario e fare clic su «apri» Per rimuovere un documento secondario: Attivare il pulsante «espandi documenti secondari» nel gruppo «documento master» nella scheda «struttura» Selezionare l icona corrispondente al documento secondario da rimuovere e premere Canc 27/04/2015 78
Opzioni di schema In un documento strutturato è possibile variare le caratteristiche dei singoli elementi, alzando o abbassando il livello, cambiando posizione in alto o in basso, espandendo o comprimendo il testo dei documenti secondari (in questo caso restano solo visibili i link). Il tutto dalla barra/scheda «struttura». 27/04/2015 79
Sicurezza Aggiungere una protezione mediante password Selezionare «salva con nome» Selezionare «strumenti > opzioni generali» Digitare una password di apertura e/o una password di modifica del documento Elimina password Effettuare gli stessi passaggi dell inserimento della protezione Consentire solo le revisioni o i commenti Selezionare il comando «proteggi documento» nella scheda «revisione» Nel riquadro «proteggi documento» selezionare «consenti solo questo tipo di modifiche nel documento» Selezionare «revisioni» o «commenti» 27/04/2015 80
5 Preparare le stampe Interruzione di sezione Per inserire un interruzione di sezione Cliccare su «interruzioni» del gruppo «imposta pagina» nella scheda «layout di pagina» Per eliminare una sezione Evidenziare i caratteri nascosti «mostra/nascondi», individuare il carattere di interruzione di sezione e cancellarlo con Canc o Backspace Le interruzioni di sezione sono di quattro tipi: Pagina successiva: la nuova sezione comincia all inizio della pagina successiva, si usa per iniziare una nuova numerazione, un nuovo capitolo, cambiare l orientamento, ecc.. è come inserire un interruzione di pagina insieme. Continua: la nuova sezione comincia dove è stata inserita l interruzione, serve nei casi in cui si debba passare dal testo su una colonna, al testo su più colonne e viceversa. Pagine pari: la nuova sezione comincia all inizio della prima pagina pari, successiva a quella che contiene l interruzione Pagina dispari: la nuova sezione comincia all inizio della prima pagina dispari successiva a quella che contiene l interruzione 27/04/2015 81
Impostazione documenti Intestazioni e piè di pagina differenti per sezione Creare la sezione di pagina successiva alla fine della pagina Posizionare il cursore nell intestazione o nel piè di pagina della prima sezione per modificarne il testo Posizionare il cursore nell intestazione o nel piè di pagina della seconda sezione Disattivare il pulsante «collega a precedente» del gruppo «spostamento» nella scheda «progettazione» prima di scrivere o modificare il testo Scrivere o modificare il testo Ripetere per le nuove sezioni Intestazione e piè di pagina per la prima pagina Attivare l opzione «diversi per la prima pagina» del gruppo «opzioni» nella scheda «progettazione» Intestazione e piè di pagina diversi per le pagine pari e dispari Attivare l opzione «diversi per le pagine pari e dispari» del gruppo «opzioni» nella scheda «progettazione» 27/04/2015 82
Filigrana Attivare il comando «filigrana personalizzata» cliccando sul pulsante «filigrana» del gruppo «sfondo pagina» nella scheda «layout di pagina» Nella finestra di dialogo scegliere l opzione «filigrana immagine» e usare «seleziona immagine» se si vuole inserire un immagine come sfondo. Scegliere l opzione «filigrana testo» se si vuole inserire del testo, da scegliersi tra quelli disponibili oppure digitato nella casella. Il testo può essere disposto orizzontalmente o diagonalmente. 27/04/2015 83
Prof. Antonio Sestini