Funzioni per documenti lunghi

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1 8 Funzioni per documenti lunghi In questo capitolo: Creare e personalizzare intestazioni e piè di pagina Organizzare le informazioni Riorganizzare un documento Creare un documento master Inserire un frontespizio Creare note a piè di pagina e note di chiusura Creare un sommario Creare un indice analitico Non tutti i documenti sono brevi e semplici da creare, ma uno dei vantaggi di Microsoft Word 00 è proprio la sua capacità di gestire con tutta la semplicità e la potenza necessarie anche volumi di molte pagine. Dispone infatti di molti strumenti specializzati per i documenti lunghi e complessi come le relazioni, i libri e simili. I documenti lunghi richiedono spesso funzionalità che aiutano i lettori a trovare le informazioni desiderate nel testo, per esempio testatine, note a piè di pagina e segnalibri. Può anche essere necessario aggiungere citazioni, un sommario e un indice analitico. Questo capitolo descrive come aggiungere tali funzionalità e altre ai documenti lunghi che crei in Word. 75

2 Creare intestazioni e piè di pagina La maggior parte dei documenti lunghi più di una pagina includono i numeri di pagina nella parte superiore o inferiore di ogni pagina. Oltre ai numeri di pagina, i documenti lunghi hanno anche qualche tipo di testo identificativo, come un titolo, titoli di sezione e nome dell autore, nella parte superiore o inferiore di ogni pagina. Vedrai spesso i termini intestazione e piè di pagina utilizzati per descrivere queste informazioni ripetute, ma vedrai anche il termine testatina. Word 00 prevede una speciale area delle intestazioni e dei piè di pagina, che appare sulla pagina quando fai clic alla sua estremità superiore o inferiore, in cui sono disponibili strumenti contestuali che servono per aggiungere, modificare e formattare intestazioni e piè di pagina nel documento. Aggiungere intestazioni e piè di pagina Fai clic sull icona Layout di stampa. Sulla scheda Inserisci, nel gruppo Intestazione e piè di pagina, clic sullo strumento Intestazione. Nella raccolta che appare clic sull opzione desiderata. 3 Clic sul campo o testo segnaposto e immetti le informazioni che desideri mostrare. 4 Sulla scheda Strumenti intestazione e piè di pagina, Progettazione, nel gruppo Spostamento, clic sullo strumento Vai al piè di pagina, seleziona il layout e il contenuto desiderati e digita le informazioni per il piè di pagina. 5 Clic sul pulsante Chiudi intestazione e piè di pagina per ritornare alla parte principale del documento. Potresti voler digitare semplicemente le informazioni, come il titolo o il nome dell autore, nell intestazione o nel piè di pagina, ma puoi anche aggiungere campi che inseriscono le proprietà del documento. Per ulteriori informazioni, consulta Creare intestazioni e piè di pagina variabili a pagina 78. Puoi vedere le intestazioni e i piè di pagina sulla pagina soltanto nella visualizzazione Layout di stampa o nell anteprima di stampa Creare intestazioni e piè di pagina

3 Funzioni per documenti lunghi Modificare le intestazioni e i piè di pagina Sulla scheda Inserisci, nel gruppo Intestazione e piè di pagina, fai clic sullo strumento Intestazione e quindi clic su Modifica intestazione nella raccolta. Se ci sono elementi che desideri escludere dall intestazione, eliminali e poi utilizza qualsiasi elemento della scheda Strumenti intestazione e piè di pagina, Progettazione per aggiungere contenuto e formati all intestazione. Digita o aggiungi il contenuto desiderato. Utilizza le tabulazioni, la spaziatura, l allineamento di paragrafo e le impostazioni del tipo di carattere per personalizzare il layout. 3 Clic sullo strumento Vai al piè di pagina. 4 Aggiungi e formatta il contenuto del piè di pagina. 5 Clic su Chiudi intestazioni e piè di pagina quando hai terminato. 5 4 Creare intestazioni e piè di pagina 77

4 Creare intestazioni e piè di pagina variabili Quando sfogli le pagine dei libri spesso puoi notare che le intestazioni e i piè di pagina cambiano a seconda della pagina: quelli sulle pagine sinistre sono diversi da quelli sulle pagine destre. Puoi impostare facilmente questa caratteristica in Word creando intestazioni e piè di pagina differenti per le pagine destre e sinistre. Creare intestazione e piè di pagina per la prima pagina Premi Ctrl+Home per passare alla prima pagina del documento e fai doppio clic nell area dell intestazione. Sulla scheda contestuale Progettazione, nel gruppo Opzioni, clic su Diversi per la prima pagina. 3 Crea l eventuale intestazione che desideri mostrare sulla prima pagina. 4 Clic su Vai al piè di pagina nel gruppo Spostamento e crea il piè di pagina desiderato o crea un piè di pagina personalizzato. È pratica comune omettere l intestazione e il piè di pagina sulla prima pagina di un documento o di ogni capitolo di un libro. Se desideri omettere l intestazione o il piè di pagina, lascia vuote le relative aree. 4 3 Indica che l intestazione della prima pagina è diversa da quella delle altre pagine 78 Creare intestazioni e piè di pagina variabili

5 Funzioni per documenti lunghi Creare intestazioni e piè di pagina per le pagine pari e dispari Fai doppio clic nell area dell intestazione o del piè di pagina e, sulla scheda contestuale Progettazione, nel gruppo Opzioni, clic su Diversi per le pagine pari e dispari. Aggiungi un intestazione e un piè di pagina alle pagine dispari. 3 Passa a una pagina pari e crea un intestazione e un piè di pagina. 4 Clic in basso a destra per ridurre il controllo Zoom al 30 percento in modo da poter vedere più pagine nella finestra del documento. 5 Controlla le intestazioni e i piè di pagina per assicurarti che siano corretti. Se crei un intestazione o un piè di pagina personalizzato per le pagine pari, posiziona il testo sul lato sinistro in modo che compaia sul lato esterno della pagina. Per le pagine dispari allinea invece il testo in modo che compaia sul lato esterno delle pagine destre Creare intestazioni e piè di pagina variabili 79

6 Collegare e scollegare intestazioni e piè di pagina Fai clic nell intestazione o nel piè di pagina che desideri modificare. Se lo strumento Collega a precedente è attivo, significa che la funzionalità è operativa. Clic per disattivare il collegamento. 3 Se lo strumento Collega a precedente non è attivo, fai clic per attivarlo. Ora l intestazione o il piè di pagina su questa pagina assumerà lo stesso testo e formato di quello della precedente. Lo strumento Collega a precedente appare soltanto quando lavori nell intestazione o nel piè di pagina di un documento in cui hai creato sezioni. Indica che l intestazione o il piè di pagina mostra lo stesso testo e formato della pagina precedente 80 Creare intestazioni e piè di pagina variabili

7 Funzioni per documenti lunghi Organizzare le informazioni Le tabelle e gli elenchi ti offrono un modo facile per presentare le informazioni in una forma chiara. Puoi disporre entrambi i tipi di elementi nel modo desiderato per fare in modo che i lettori possano comprendere al meglio le tue idee. Un metodo per aiutare i lettori a comprendere il tuo messaggio è ordinare le informazioni e disporle in ordine alfabetico o numerico, operazione molto semplice in Word. Ordinare una tabella Fai clic ovunque nella tabella, clic sulla scheda Strumenti tabella, Layout e clic su Ordina. Specifica se la tabella conterrà una riga di intestazioni (una riga con i titoli delle colonne). 3 Specifica il titolo della colonna che desideri utilizzare per ordinare la tabella, il tipo di contenuto della colonna e se desideri che le informazioni siano ordinate in sequenza crescente o decrescente. 4 Se desideri eseguire un ordinamento di secondo o di terzo livello, immetti i criteri. 5 Clic su OK. 6 Controlla il risultato dell ordinamento. Se non sei soddisfatto dei risultati, fai clic sullo strumento Annulla. Vedi anche Creare un elenco puntato o numerato, a pagina 7, per informazioni sulla creazione di elenchi Organizzare le informazioni 8

8 Ordinare un elenco Seleziona l intero elenco. Sulla scheda Home, nel gruppo Paragrafo, fai clic su Ordina per visualizzare la finestra di dialogo Ordina testo. 3 Specifica se desideri che una riga di intestazioni per l elenco sia inclusa nella selezione. 4 Per ordinare un semplice elenco in sequenza alfabetica, numerica o per data, nella finestra di dialogo Ordina testo specifica se desideri eseguire l ordinamento per paragrafi, quale tipo di informazioni sono presenti nell elenco e se desideri che le informazioni siano ordinate in modo crescente o decrescente. Clic su OK. 5 Per ordinare un elenco più complesso, per esempio uno contenente colonne, clic su Opzioni per visualizzare la finestra di dialogo Opzioni di ordinamento, specifica il carattere da utilizzare per separare le colonne e clic su OK. 6 Clic su OK Organizzare le informazioni

9 Funzioni per documenti lunghi Riorganizzare un documento La visualizzazione Struttura è una delle funzionalità più importanti per lavorare con i documenti lunghi. Permette di organizzare i pensieri, assicurarsi che la struttura globale del documento sia sensata e spostare sezioni da una posizione all altra. Consente anche di cambiare il livello di titoli e sezioni. Affinché il documento sia mostrato correttamente nella visualizzazione Struttura, occorre formattare i titoli e il corpo testo utilizzando gli stili di Word. Visualizzare la struttura del documento Fai clic su Visualizzazione Struttura in basso a destra della finestra. Sulla scheda Struttura specifica il minimo livello di titolo da mostrare. 3 Clic per espandere o comprimere il contenuto sotto il titolo selezionato. 4 Clic per cambiare il livello di un elemento, alzandolo o abbassandolo, oppure per trasformare il corpo testo in titolo o un titolo in corpo testo. Prova questo! Trascina il segno più (+) o meno (-) verso sinistra per alzare di livello velocemente l elemento, verso destra per abbassarlo di livello o all estrema destra per trasformarlo in corpo testo. Cambiando il livello cambia anche lo stile assegnato al paragrafo. Per espandere o comprimere velocemente una sezione, fai doppio clic sul segno più (+) accanto al suo titolo. 4 3 Un segno meno (-) indica che non c è contenuto sotto il titolo Un segno più (+) indica che c è contenuto sotto il titolo Una sottolineatura indica che il contenuto sotto il titolo è compresso e non compare Vedi anche Applicare e salvare gli stili, a pagina 66, per informazioni su some applicare gli stili di Word al testo. Riorganizzare un documento 83

10 Spostare un paragrafo Espandi la struttura in modo che il paragrafo che desideri spostare e l area in cui spostarlo siano entrambi visualizzati. Fai clic nel paragrafo che desideri spostare. 3 Clic per spostare il paragrafo in alto o in basso nel documento. Attenzione Usa molta cautela quando modifichi il testo nella visualizzazione Struttura. Se per esempio il testo di una sezione è compresso sotto il suo titolo, potresti pensare di eliminare soltanto il titolo mentre in realtà stai eliminando l intera sezione. 3 Quando selezioni e sposti una sezione, tutti i suoi paragrafi vengono spostati, compresi quelli che non sono stati espansi e visualizzati. Per spostare velocemente una sezione, fai clic sul segno più (+) accanto al suo titolo, quindi trascina il titolo verso l alto o verso il basso nel documento. 84 Riorganizzare un documento

11 Funzioni per documenti lunghi Spostare una sezione Fai clic sul segno più (+) per selezionare il titolo della sezione e tutto il suo contenuto. Trascina per spostare il titolo e il contenuto in alto o in basso nel documento. Riorganizzare un documento 85

12 Creare un documento master Quando lavori su documenti grandi con più autori, potresti voler creare un documento master per mantenere tutte le parti organizzate e aiutare gli altri a collaborare in modo efficace. Un documento master contiene documenti secondari in cui i singoli autori lavorano per apportare modifiche, variare il contenuto e aggiungere formattazione e illustrazioni come necessario. Tutte le modifiche sono coordinate, perciò sia che modifichi i documenti separatamente o come parte del documento master, tutti i cambiamenti vengono salvati. Quando i singoli documenti sono incorporati nel documento master, puoi impostare facilmente stili e formattazione comuni e definire l impaginazione, riferimenti incrociati e un sommario. Creare il documento master Espandi o comprimi gli argomenti utilizzando gli strumenti della struttura Inizia un nuovo documento che sarà utilizzato per l intero documento master. Aggiungi l eventuale testo introduttivo al documento master, salvalo e passa alla visualizzazione Struttura. Sulla scheda Struttura, nel gruppo Documento master, clic sul pulsante Mostra documento. 3 Seleziona il testo che desideri utilizzare per creare un documento secondario e clic su Crea. 4 Sposta il documento secondario in una nuova area del documento trascinandolo alla sua nuova posizione. 5 Inserisci nuovo testo come documento secondario facendo clic su Inserisci e scegliendo il file del documento nella finestra di dialogo Inserisci documento secondario. 6 Comprimi la visualizzazione del documento secondario selezionando la sezione del documento secondario e facendo clic su Comprimi documenti secondari nel gruppo Documento master. 7 Apri i documenti separatamente, modificali e quindi salvali. Quando aprirai in seguito il documento master, vedrai qualsiasi modifica di formattazione che sia stata apportata ai documenti. 4 Per aprire un documento secondario come documento separato direttamente dal documento master, fai clic su Comprimi documenti secondari, quindi tieni premuto il tasto Ctrl e fai clic sul collegamento al documento. Se apri il documento master e vedi soltanto collegamenti, fai clic su Mostra documento e poi su Espandi documenti secondari. 86 Creare un documento master

13 Funzioni per documenti lunghi Inserire un frontespizio Quando crei documenti lunghi, aggiungere un frontespizio che distingua il progetto può essere utile per fare una buona impressione. Un frontespizio potrebbe includere il titolo, il nome dell autore, il reparto, la foto o il logo, il tutto presentato in una grafica d effetto. Word 00 dispone di molti modelli per frontespizi che puoi personalizzare per adattarli all aspetto desiderato per la pubblicazione. Inserire il frontespizio Fai clic sulla scheda Inserisci e, nel gruppo Pagine, clic su Frontespizio e clic sul tipo di frontespizio desiderato nella raccolta che appare. Passa alla visualizzazione Layout di stampa, se necessario, facendo clic sullo strumento in fondo a destra della finestra e premi Ctrl+Home per spostarti all inizio del documento. 3 Clic in una delle caselle di testo segnaposto e digita le informazioni che desideri includere. Ripeti per tutte le altre aree che devono essere completate. 4 Puoi cambiare la progettazione del frontespizio come segue: Clic su Frontespizio sulla scheda Inserisci e scegli un altra progettazione. Clic su Temi sulla scheda Layout di pagina e scegli un altro tema. Aggiungi un immagine, un disegno, campi, testo o altri elementi per personalizzare la pagina. Cambia il colore di sfondo della pagina. Clic di nuovo su Frontespizio e scegli Rimuovi frontespizio corrente. 5 Salva il documento. 5 3 Inserire un frontespizio 87

14 Creare note a piè di pagina e note di chiusura Quando lavori con i documenti lunghi, potresti dover aggiungere note a piè di pagina e note di chiusura al testo per fornire ulteriori informazioni sulle risorse che hai utilizzato. Le note a piè di pagina compaiono in fondo alla pagina mentre le note di chiusura riuniscono tutte le note alla fine dl documento o della sezione. Le note a piè di pagina presentano una determinata numerazione, mentre quelle di chiusura hanno una numerazione o un formato differenti. Se aggiungi o elimini una nota a piè di pagina o una nota di chiusura, la numerazione viene aggiornata automaticamente. Il programma stima inoltre lo spazio richiesto per la nota a piè di pagina e, se la nota è troppo lungo per la pagina, continua automaticamente alla pagina successiva. Inserire una nota a piè di pagina o una nota di chiusura Fai clic sulla scheda Riferimenti e, con il punto d inserimento posizionato dove desideri appaia l indicatore di riferimento della nota a piè di pagina o della nota di chiusura, nel gruppo Note a piè di pagina, clic su Inserisci nota a piè di pagina per una nota a piè di pagina o Inserisci nota di chiusura. Digita il testo della nota a piè di pagina o della nota di chiusura. 3 Doppio clic sul numero della nota a piè di pagina o della nota di chiusura per tornare alla posizione del documento dove è stata inserita la nota a piè di pagina. Puoi immettere il testo delle note a piè di pagina e delle note di chiusura direttamente sulla pagina nella visualizzazione Layout di stampa. Nelle visualizzazioni Layout Web, Struttura e Bozza puoi immettere il testo nel riquadro Nota a piè di pagina che appare in fondo alla finestra quando inserisci l indicatore Creare note a piè di pagina e note di chiusura

15 Funzioni per documenti lunghi Cambiare l indicatore di riferimento Sulla scheda Riferimenti, nel gruppo Note a piè di pagina, fai clic sullo strumento Note a piè di pagina e di chiusura, il piccolo quadratino con la freccia in fondo a destra del gruppo Note a piè di pagina. Specifica dove desideri inserire le note a piè di pagina o le note di chiusura e fai clic sul tipo di numerazione desiderata. 3 Clic per visualizzare la finestra di dialogo Simbolo, seleziona un simbolo per l indicatore della nota a piè di pagina o della nota di chiusura e clic su OK. 4 Clic su Applica. 3 4 Creare note a piè di pagina e note di chiusura 89

16 Creare un sommario Word include anche una funzionalità per la creazione del sommario che genera un sommario sulla base degli stili che hai assegnato ai titoli nel documento e mostra i numeri di pagina corrispondenti in modo che i lettori possano accedere facilmente agli argomenti desiderati. Il sommario è inserito come campo in un controllo contenuto perciò, dopo averlo creato, puoi cambiarne il layout scegliendone uno alternativo. Puoi anche aggiornare il sommario se modifichi il contenuto del documento. Impostare il testo nella struttura Fai clic su Visualizzazione Struttura in basso a destra della finestra e scorri il documento controllando che ogni paragrafo che desideri sia incluso nel sommario abbia uno stile a cui corrisponde il corretto livello di struttura, o 3. Se desideri includere o escludere un paragrafo ma non vuoi cambiare il suo stile, clic sullo strumento Aggiungi testo sulla scheda Riferimenti, nel gruppo Sommario, e clic sul livello di struttura che desideri applicare. Se un paragrafo che desideri includere nel sommario non ha uno stile con il livello di struttura appropriato, fai clic nel paragrafo e applica lo stile corretto prima di scegliere il comando Sommario. 90 Creare un sommario

17 Funzioni per documenti lunghi 3 Passa alla visualizzazione Layout di stampa e fai clic nel documento dove desideri inserire il sommario. 4 Sulla scheda Riferimenti, nel gruppo Sommario, clic sullo strumento Sommario e seleziona lo stile e il tipo di sommario che desideri creare. Per aggiornare il sommario dopo aver apportato modifiche al documento, fai clic sullo strumento sulla scheda Riferimenti. 4 Vedi anche Applicare e salvare gli stili, a pagina 66, per informazioni su come assegnare stili al testo. Creare un sommario 9

18 Creare un indice analitico L aggiunta delle voci di indice a un documento può essere divertente. Se ami le parole e ti piace pensare ai molti modi in cui una persona potrebbe cercare le informazioni nei tuoi documenti, probabilmente ti divertirai nella creazione degli indici. Word prevede una semplice procedura automatizzata. Quando contrassegni una voce per includerla nell indice, viene inserito un tag di testo nascosto accanto alla voce, in modo che anche se il numero di pagina su cui si trova la voce cambia, l indice rimanga aggiornato. L indice può includere molti livelli, riferimenti incrociati e persino intervalli di pagine, quando la trattazione di un argomento occupa più di una pagina. Contrassegnare le voci Fai clic sulla scheda Riferimenti e, nel gruppo Indice, clic sullo strumento Segna voce per visualizzare la finestra di dialogo Segna voce di indice analitico. Nel documento seleziona il testo che desideri indicizzare. 3 Clic nella finestra di dialogo Segna voce di indice analitico per attivarla. Il testo che hai selezionato appare nella casella Voce principale. 4 Digita qualsiasi sottovoce. Per specificare più di un livello di sottovoci, separa i livelli con i due punti (:). 5 Puoi specificare le opzioni seguenti: Clic su Riferimento incrociato e digita l argomento del riferimento incrociato. Clic su Pagina corrente per aggiungere il numero di pagina accanto alla voce. Clic su Intervallo di pagine e seleziona il segnalibro che contrassegna l intero testo della voce. Occorre prima creare i segnalibri per poterli includere come voce di indice. 6 Clic nel documento, seleziona la voce di indice e ripeti i passi da 3 a 5. 7 Quando hai terminato clic su Chiudi e salva il documento Creare un indice analitico

19 Funzioni per documenti lunghi Compilare l indice Premi Ctrl+Fine per spostarti alla fine del documento. Clic sulla scheda Riferimenti e clic su Inserisci indice per visualizzare la finestra di dialogo Indice. 3 Seleziona il tipo di indice desiderato. 4 Specifica il numero di colonne su cui disporre l indice. 5 Deseleziona questa casella di controllo per inserire i numeri di pagina accanto alla voce o seleziona la casella di controllo affinché venga inserita una tabulazione e i numeri di pagina siano allineati al lato destro di ogni colonna. Se hai selezionato la casella di controllo, scegli il tipo di carattere di riempimento desiderato fra la voce di indice e il numero di pagina. 6 Specifica il formato desiderato per l indice. Se hai scelto Da modello, clic sul pulsante Modifica per cambiare gli stili utilizzati per l indice. 7 Clic su OK. Prova questo! Per aggiungere un riferimento incrociato a una voce correlata includendo anche il numero di pagina, contrassegna la voce due volte: una volta utilizzando Vedi anche nella casella Riferimento incrociato e un altra con l opzione Pagina corrente selezionata. Il pulsante Segna tutto della finestra di dialogo Segna voce di indice analitico trova nel documento ogni istanza del testo che hai selezionato e la contrassegna con i tag che hai inserito nella finestra di dialogo. Il pulsante Segna autom. nella finestra di dialogo Indice ti permette di specificare un documento che contiene un elenco di voci che desideri siano contrassegnate automaticamente per l indice analitico. Se utilizzi una di queste tecniche automatiche, dovrai scorrere il documento ed esaminare attentamente queste voci di indice Creare un indice analitico 93

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