Doc.: PQ13 Rev.: 1 Data: 05/05/09 Pag.: 1 di 6 Gestione amministrativa, della rendicontazione, della contabilità e del controllo economico (dei progetti finanziati) EMESSA DA: VERIFICATA DA: APPROVATA DA:
Doc.: PQ13 Rev.: 1 Data: 05/05/09 Pag.: 2 di 6 Indice 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Definizioni e riferimenti 4. Responsabilità 5. Gestione della contabilità e degli adempimenti normativi 6. Controllo economico 7. Rendicontazione delle spese 8. Gestione amministrativa del personale 9. Documenti di riferimento 10. Registrazioni 11. Funzioni destinatarie 12. Storia delle revisioni 1. Scopo Lo scopo di questa procedura è quello di definire le modalità e le responsabilità dell Istituto Tecnico Industriale Statale Leonardo da Vinci per la gestione amministrativa dei progetti didattici finanziati dalla Regione Lombardia o da altro Ente. La procedura descrive: le modalità per la redazione dei bilanci preventivi e dei conti consuntivi, relativi alla formazione finanziata, con accenni all attività amministrativa istituzionale dell Istituto relativamente agli aspetti di controllo economico da parte del Collegio dei Revisori dei Conti nominati dal M.I.U.R. le modalità per la gestione contabile dei finanziamenti finalizzati all attività di formazione, mediante l emissione di mandati di pagamento e di reversali di incasso ; le modalità di gestione amministrativa del personale dell Istituzione scolastica 2. Campo di applicazione La presente procedura si applica alle attività di Gestione amministrativa dei progetti finanziati, finanziati dalla Regione Lombardia o da altro Ente, comprese tra le fasi di redazione del bilancio di previsione e di rendicontazione finale, con riferimento al controllo economico dei progetti. 3. Definizioni e riferimenti Ente Finanziatore = Ente esterno che emana bandi per la presentazioni di progetti di formazione e provvede al finanziamento dei progetti approvati Ente Capofila = Ente o Istituto destinatario dei finanziamenti, della loro gestione rendicontazione. e della A.T.S. = Associazione Temporanea di Scopo costituita con atto notarile e avente efficacia per la durata del progetto stesso, tra i partner del progetto e l Ente capofila. Rappresentante legale è il DS dell Ente capofila C.T.S.= Comitato Tecnico Scientifico costituito dai partner del progetto. Si configura come organo di Amministrazione
Doc.: PQ13 Rev.: 1 Data: 05/05/09 Pag.: 3 di 6 DS = Dirigente Scolastico pro-tempore dell Ente capofila Direttore di Progetto = Dirigente Scolastico pro-tempore dell Ente capofila Direttore di corso = Docente delegato dal DS pro- tempore dell Ente capofila DSGA = Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi pro-tempore dell Ente capofila Reversale = documento contabile emesso per la riscossione di un finanziamento Mandato = documento contabile emesso per il pagamento di corrispettivi dovuti ai creditori Programma Annuale = bilancio di previsione (anno solare) Conto Consuntivo = rendicontazione annuale delle spese effettuate e dei finanziamenti riscossi (anno solare) Riferimenti: Linee guida per la rendicontazione e la certificazione della spesa (documento del Fondo Sociale Europeo) D.I. n. 44/2001 (Istruzioni amministrativo- contabili delle Istituzioni scolastiche) Linee guida per le dichiarazioni intermedie della spesa e la rendicontazione finale 4. Responsabilità Dirigente Scolastico (DS) Docente delegato dal DS Rappresentante Legale dell A.T.S. (Associazione Temporanea di Scopo) Direttore di Progetto Progettazione Presentazione progetto- Stesura Bilanci e Conti Consuntivi Membro del C.T.S. (Comitato Tecnico Scientifico) Direttore di Corso Stesura Bilanci e Conti Consuntivi Adempimenti di avvio corso (pubblicità corso, selezione dei candidati) Adempimenti in corso d anno (rilevazioni presenze,contatti con docenti, convocazioni C.T.S., verbali) Adempimenti di chiusura corso (esami finali,documentazione finale) Membro del C.T.S. Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi (DSGA) Gestione della contabilità in ottemperanza alle norme indicate nelle Linee guida e alle norme di contabilità generale dello Stato, su indicazione del Direttore di Progetto e di Corso. Controllo economico dei finanziamenti ricevuti. Rendicontazione delle spese in base alla tempistica stabilita Gestione amministrativa del personale interno incaricato del progetto.
Doc.: PQ13 Rev.: 1 Data: 05/05/09 Pag.: 4 di 6 5. Gestione della contabilità e degli adempimenti normativi I finanziamenti confluiscono, dopo la loro riscossione mediante una reversale d incasso, nel Progetto relativo inserito nel Programma Annuale dell IIS L. da Vinci in attesa di essere utilizzati per le varie liquidazioni, con l emissione di mandati di pagamento in duplice copia, datati, numerati progressivamente firmati dal DS e dal DSGA e registrati nel Giornale di Cassa dell Istituzione Le fatture relative alla fornitura di materiali, dopo l esito positivo dei controlli eseguiti secondo le modalità descritte nella procedura Gestione degli approvvigionamenti, vengono liquidate entro 60 gg. dalla data di fatturazione, fatta salva comunque la disponibilità finanziaria di cassa. In caso di esito negativo dei controlli si procede a nuovi accordi con il fornitore e la liquidazione della fattura avverrà successivamente. La gestione della contabilità dell Istituto (compresa quindi la contabilità del progetto finanziato) viene svolta con l ausilio di un software, regolarmente dotato di licenza e di contratto di aggiornamento ed assistenza tecnica. La gestione dei progetti finanziati è stabilita da apposita normativa (linee guida) emanate dagli Enti finanziatori. A tale normativa ci si deve attenere. 6. Controllo economico La redazione dei bilanci preventivi e dei conti consuntivi dei progetti finanziati viene effettuata dal DS in collaborazione con il Docente delegato dal DS, sulla base dei parametri stabiliti dai bandi emanati dagli Enti finanziatori e deliberati dal C.T.S. Gli enti finanziatori inviano un revisore dei conti per la contabilità del progetto con il compito di redigere una relazione tecnica che consenta di verificare l andamento dell esercizio di bilancio e il corretto utilizzo delle risorse assegnate. L esito della visita di controllo,unitamente alla documentazione prevista dall Ente finanziatore, viene inviato entro i termini stabiliti agli Uffici preposti a tali adempimenti. Anche la normale attività amministrativo/contabile dell Istituzione scolastica è sottoposta al controllo di un Collegio dei Revisori dei Conti appositamente nominato dalla Direzione Regionale della Lombardia, che opera in base a disposizioni Ministeriali e di Ragioneria Generale dello Stato. Nella fase di previsione del programma annuale e del conto consuntivo dell Istituzione Scolastica, il collegio dei Revisori può procedere anche ad un controllo dei progetti di formazione finanziata da Enti diversi dallo Stato, in quanto i relativi finanziamenti convergono nel Programma Annuale dell Istituzione (bilancio di previsione). Tali attività sono documentate attraverso la redazione da parte del Collegio dei Revisori di appositi verbali, conservati dal DSGA. 7. Rendicontazione delle spese La redazione dei preventivi dei singoli progetti viene effettuata applicando gli eventuali limiti massimi di costo finanziabile determinato dall organismo finanziatore. Tutta la documentazione contabile: preventivi, ordini, fatture, parcelle, versamenti di oneri fiscali e previdenziali, atti di liquidazione, lettere di incarico al personale interno, cedolini compensi, contratti con esterni, curriculum vitae, schede contabili individuali, eventuali spese per allievi, inerente la rendicontazione economica del corso di formazione finanziata, viene conservata allegata al mandato di pagamento, dall Ufficio Contabilità, in raccoglitori con l indicazione del corso, numero del progetto e codice di progetto. Altra documentazione (copia progetto, documentazione didattica, verbali di riunione, bilancio preventivo e consuntivo, registri, documenti allievi ecc.) viene conservata dal Direttore del corso in
Doc.: PQ13 Rev.: 1 Data: 05/05/09 Pag.: 5 di 6 faldoni indicanti il contenuto e, al termine del corso, la stessa è consegnata al DS che la conserva nell ufficio di Presidenza per il tempo previsto dai bandi degli Enti finanziatori. L imputazione del costo del personale interno coinvolto nel progetto viene effettuata sulla base delle ore previste nell incarico affidato dal DS al dipendente e dichiarate dal dipendente stesso prima della liquidazione. Il calcolo del costo orario complessivo del dipendente è effettuato sulla base delle voci che concorrono a formare la retribuzione annua così come richiesto dalle linee guida, comprendendo oneri a carico dell Amministrazione di appartenenza. L emissione dei mandati di pagamento è effettuata tramite disposizione di bonifico, con accredito su c/c/p o con riscossione diretta allo sportello, firmato dal DS e DSGA. Per quanto riguarda il calcolo di costi indiretti, l imputazione viene effettuata previo riscontro dell inerenza al progetto, avendo come riferimento i costi effettivamente sostenuti dall Istituto. Tutta la rendicontazione è subordinata ai limiti fissati dal bando e dalle linee guida stabilite dalla Regione Lombardia ovvero da altro ente competente. In base alle indicazioni ed utilizzando le procedure di gestione telematica predisposte dall organismo finanziatore della attività, il personale amministrativo preposto provvede all inserimento nei termini stabiliti, dei dati amministrativo/contabili compresa la certificazione periodica dei rendiconti. 8. Gestione amministrativa del personale Il DS incarica il personale dipendente interno a svolgere le attività previste dal progetto, sulla base della disponibilità dichiarata dai dipendenti in base alla qualifica rivestita e alle competenze professionali possedute. Viene stabilito dallo stesso Dirigente, il monte ore di lavoro, previsto per tutta la durata del corso. La conferma della regolare effettuazione della prestazione,è sottoscritta, dopo verifica del lavoro effettivamente svolto dal DS, che autorizza la liquidazione dei compensi. La gestione amministrativa del personale amministrativo è affidata al DSGA il quale provvede ad informare il personale circa eventuali nuovi adempimenti,a controllare il rispetto delle scadenze previste dagli Enti erogatori. Su autorizzazione del DS il personale amministrativo, in collaborazione con il DSGA che controlla lo stato dei finanziamenti ricevuti, predispone le liquidazioni,il versamento degli oneri relativi e il rilascio delle certificazioni fiscali. Con i collaboratori esterni, il DS sottoscrive contratti di prestazione professionale e stabilisce l entità del compenso orario, in virtù dei parametri indicati nel bando (titolo di studio,curriculum vitae). Gli adempimenti fiscali e tributari (dichiarazioni 770 e IRAP) vengono predisposti annualmente dal DSGA. 9. Documenti di riferimento La documentazione relativa alla gestione amministrativo/ contabile viene archiviata presso l Ufficio Contabilità per 10 anni. La documentazione relativa al controllo economico dei bilanci preventivi e consuntivi viene archiviata presso l Ufficio Contabilità. La documentazione di progetto viene archiviata presso l ufficio di Presidenza. 10. Registrazioni Documentazione specifica, richiesta dall Ente erogatore ed indicata nel bando, relativa: Alla gestione amministrativo/contabile, Al controllo economico dei bilanci preventivi e consuntivi Progettazione ed erogazione del progetto
Doc.: PQ13 Rev.: 1 Data: 05/05/09 Pag.: 6 di 6 11. Funzioni destinatarie DS Docente delegato dal DS come direttore di corso DSGA PERSONALE INTERNO 12. Storia delle revisioni Rev. 0 del 06/06/04: Emissione per uso Rev. 1 del 5/05/2009: Revisione parziale (nuova denominazione istituto, cambiamento attribuzioni funzioni già del vicario; aggiornamento, in ottemperanza alle modifica normativa dei progetti finanziati, della sezione Controllo economico)