PIANO TRIENNALE (ANNI 2008, 2009, 2010) DI RAZIONALIZZAZIONE DELL UTILIZZO DI DOTAZIONI STRUMENTALI, AUTOVETTURE DI SERVIZIO E BENI IMMOBILI AI SENSI

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1 PIANO TRIENNALE (ANNI 2008, 2009, 2010) DI RAZIONALIZZAZIONE DELL UTILIZZO DI DOTAZIONI STRUMENTALI, AUTOVETTURE DI SERVIZIO E BENI IMMOBILI AI SENSI DELL ART. 2, COMMI 594 E 595 DELLA L. 24 DICEMBRE 2007, N. 244 (Legge Finanziaria 2008) PREMESSA L articolo 2, comma 594 della Legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Finanziaria 2008) dispone che ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture, le amministrazioni pubbliche di cui all articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, adottano piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo: a) delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio; b) delle autovetture di servizio, attraverso il ricorso, previa verifica di fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche cumulativo; c) dei beni immobili ad uso abitativo o di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali. L articolo 2, comma 595 della legge finanziaria 2008 dispone inoltre che nei piani di cui alla lettera a) del comma 594 sono altresì indicate le misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze. Preliminarmente si evidenzia inoltre che per la maggior parte delle attrezzature, in particolare quelle informatiche, la Camera effettua gli acquisti anche per l Azienda Speciale CISE. DOTAZIONI STRUMENTALI NON INFORMATICHE Per quanto riguarda le dotazioni strumentali non informatiche, esaminata la dislocazione delle stesse nei locali camerali, si individuano i seguenti beni (fatta eccezione per i beni che costituiscono presidi di sicurezza che non possono essere rimossi dalla loro collocazione per obbligo normativo e per le attrezzature utilizzate dagli uffici per adempiere ad obblighi istituzionali ovvero per erogare servizi all utenza quali bollatrici, vidimatrici, affrancatrici, casseforti, carrelli per il trasporto di materiale): - fotocopiatrici; - telefax; - centralino e apparecchi telefonici. La Camera di Commercio di Forlì-Cesena è attualmente dotata di n.11 fotocopiatrici di diversa tipologia di cui n. 9 di proprietà e n. 2 a noleggio tramite le convenzioni Intercent-E.R.; per queste ultime i contratti scadono nel Per quanto riguarda la sede di Forlì, le fotocopiatrici sono dislocate come segue: n. 1 piano primo proprietà n. 2 piano secondo proprietà (n. 1 assegnata agli uffici e n. 1 alla biblioteca) n. 2 piano terzo n. 1 noleggio (assegnata al CISE) n. 1 proprietà (assegnata a SAPRO) n. 2 piano quarto proprietà (di cui n. 1 multifunzione assegnata all U.O. Albi e Ruoli) n. 2 piano quinto (stamperia) 1 noleggio 1 proprietà (a colori, riscattata nel 2006, al termine del noleggio) Per quanto riguarda la sede di Cesena, è presente n. 1 fotocopiatrice di proprietà. Altrettanto per quanto riguarda l ufficio di Forlì in Via Punta di Ferro. 1

2 Per una migliore efficienza operativa, si ritiene che almeno una fotocopiatrice per piano sia indispensabile per l attività istituzionale dell Ente, al fine di evitare inutili perdite di tempo per i dipendenti che dovrebbero, nella maggior parte dei casi, spostarsi da un piano ad un altro. Delle due fotocopiatrici al secondo piano della sede di Forlì, una viene utilizzata da tutti i dipendenti del piano, mentre una, di dimensioni e caratteristiche ridotte (di proprietà dell Ente) viene utilizzata quasi esclusivamente dal personale dell U.O. Biblioteca; in considerazione del layout dei locali e del costo minimo di manutenzione della stessa, non si ritiene opportuno procedere alla dismissione. Per ciò che concerne la fotocopiatrice assegnata a SAPRO, si tratta di una soluzione temporanea, fino a quando la società si trasferirà al sesto piano al termine dei lavori di ristrutturazione che dovrebbero iniziare nei primi mesi del 2009 (attualmente il sesto piano non occupa uffici ed è inutilizzato proprio in previsione di tali interventi). Per quanto riguarda le due fotocopiatrici al quinto piano, una di esse è un apparecchiatura a colori (l unica in dotazione all intero ente). Delle n. 10 fotocopiatrici in dotazione all ente, n. 3 sono ormai obsolete e, in caso di rottura, risulta ormai difficile la riparazione, per cui si prevede la loro sostituzione nel corso del In considerazione di tale esigenza, nel corso dell esercizio, sono stati esaminati alcuni progetti tendenti ad una razionalizzazione di tutte le strumentazioni di produzione documentale della Camera al fine di una riduzione dei consumi anche mediante un monitoraggio sistematico. Tuttavia, i progetti esaminati sono risultati essere troppo impegnativi dal punto di vista organizzativo ed economico in relazione a benefici che se ne potrebbero trarre. Pertanto, si è deciso di sostituire le apparecchiature obsolete a inizio 2009, valutando la possibilità di acquisirle con contratti di noleggio e manutenzione tramite le convenzione Consip e/o Intercent-E.R. che solitamente risultano essere più convenienti rispetto all acquisto. Dall inizio del 2009 tutti gli apparecchi saranno dotati di contatori collegati alle password di accesso tramite i quali effettuare un monitoraggio dei consumi più puntuale. I telefax in dotazione alla Camera di Commercio sono attualmente n. 9 dislocati come segue: n. 1 piano primo proprietà n. 2 piano secondo proprietà n. 1 piano terzo proprietà (assegnato al CISE) n. 2 piano quarto proprietà n. 1 piano quinto proprietà A questi ne vanno aggiunti altri due (n. 1 a Cesena e n. 1 nell ufficio di Via Punta di Ferro). Si ritiene opportuno non procedere alla dismissione delle attrezzature in oggetto nel breve periodo essendo le stesse di proprietà dell Ente e tenuto conto che il contenimento della spesa dovuto all eventuale eliminazione della manutenzione delle attrezzature non sarebbe sufficiente a compensare il disagio degli spostamenti dei dipendenti, spostamenti che si renderebbero necessari per l invio e la ricezione di fax. Verrà comunque valutata la possibilità di noleggiare fotocopiatrici multifunzione (fax e scanner) attraverso le quali potrebbe essere ridotto nel corso del triennio il numero dei telefax. Per quanto riguarda il servizio telefonico, in adesione alla convenzione Consip, nel 2008 si è operato un cambio di gestore passando da Telecom a Fastweb. Nella sede principale dal 1999 è installato un centralino Bosh corredato di un accesso primario con n. 25 canali bidirezionali e n. 3 accessi base (n. 6 linee di backup), n. 2 posti operatore, n. 13 apparecchi telefonici digitali, n. 5 cordless, n. 88 apparecchi telefonici BCA, n. 5 Pos, n. 7 apparecchi fax (oltre al servizio fax su server per la sola spedizione). Nella sede di Cesena è installato un centralino Flexy 3000 ISDN corredato di due accessi base (n. 4 conversazioni) + n. 1 linea dedicata al fax, n. 5 apparecchi telefonici digitali, n. 1 cordless, n. 1 apparecchio fax. Nell ufficio di Via Punta di Ferro di Forlì è installata una sola linea telefonica HDSL per dati, conversazione e fax, un apparecchio telefonico e un apparecchio fax. Per quanto riguarda il centralino telefonico, in vista di una futura sostituzione del centralino della sede 2

3 principale, si è ritenuto preferibile adottare una soluzione tecnologica con modalità VOIP (Voice On Internet Protocol) che si prospetta più flessibile nelle funzionalità e più economica nei costi delle conversazioni in particolare fra le sedi e con l estero. Allo stato attuale, l Amministrazione sta valutando alcuni progetti relativi a tale sostituzione al fine di scegliere la procedura più idonea. In ogni caso la sostituzione avverrà entro l anno 2009, anche in considerazione del fatto che per l attuale strumentazione ormai obsoleta non è più garantita la manutenzione; inoltre essa non è più idonea ad assicurare una gestione soddisfacente delle telefonate della sede di Cesena. AUTOVETTURE DI SERVIZIO Per quanto riguarda le autovetture di servizio l Ente è attualmente dotato di n. 2 autoveicoli: - n. 1 FIAT 600 Van di proprietà dell ente, in dotazione all U.O. Metrico per funzioni ispettive; - n. 1 autovettura Lancia Thesis di proprietà in dotazione al Presidente. Per quanto riguarda quest ultima, in considerazione del mancato utilizzo da parte dell attuale Presidente, è in corso la procedura di vendita ai sensi dell art. 46 del D.P.R. n. 254/2005. Per le funzioni ispettive metriche, invece, si è ritenuto opportuno dotare l ufficio di un altro autoveicolo anche in considerazione del fatto che il prossimo anno l ispettore metrico sarà coadiuvato da due assistenti. Sono quindi attualmente in corso le procedure di acquisto che dovrebbero concludersi entro la fine del corrente esercizio: in particolare si sta valutando il ricorso alla convenzione Consip attualmente vigente sia per l acquisto che per il noleggio. Nel 2009 verrà mantenuta anche la FIAT 600 Van sempre in dotazione all ufficio metrico, mentre nel corso del 2010, anche in considerazione dell utilizzo e delle necessità dell ufficio stesso si valuterà la possibilità di sostituzione della stessa con un mezzo più moderno e idoneo alle necessità dell ufficio. BENI IMMOBILI AD USO ABITATIVO E DI SERVIZIO L Ente esplica la propria attività nelle sedi di Forlì, Corso della Repubblica n. 5 (di proprietà, sede legale, amministrativa e operativa) e di Cesena Via Gaspare Finali n. 32 (di proprietà, sede operativa). Inoltre, la Camera di Commercio ha un ufficio in presso la Fiera di Forlì in Via Punta di Ferro (in locazione) utilizzato il lunedì dalle Commissioni Prezzi e saltuariamente da personale dell ente in occasione di riunioni, incontri, ecc. Tutti gli spazi utilizzati si ritengono necessari all attività istituzionale dell Ente. La Camera di Commercio non dispone di immobili ad uso abitativo. ASSEGNAZIONE DI APPARECCHIATURE DI TELEFONIA MOBILE L Ente ha a disposizione n. 5 apparecchiature di telefonia mobile e n. 6 schede così attribuite: 1) Presidente dell Ente; 2) Segretario Generale; 3) Ispettore Metrico per esigenze di servizio (reperibilità dello stesso quando effettua ispezioni e necessità di contattare gli utenti per verifiche programmate in caso di ritardo); 4) Assistente Metrico per esigenze di servizio (reperibilità dello stesso quando effettua ispezioni e necessità di contattare gli utenti per verifiche programmate in caso di ritardo); 5) A disposizione dei dipendenti per particolari motivi (dipendenti che organizzano convegni o riunioni al di fuori delle sedi camerali, missioni, ecc.). Il telefono viene custodito dall U.O. Provveditorato e viene consegnato di volta in volta ai dipendenti autorizzati all utilizzo del telefono cellulare di servizio dal Segretario Generale; 6) Scheda per PC portatile assegnato al Capo Servizio Affari Generali e Regolazioni del Mercato per esigenze di servizio (attività all esterno dell ente, ispezioni, ecc. per le quali necessita dell utilizzo del computer portatile). Si precisa che a partire da agosto 2008 tutti i contratti di telefonia mobile intercorrenti con Tim S.p.A. sono transitati nella convenzione Consip attualmente vigente. I telefoni cellulari sono ancora funzionali e in buono stato ad eccezione di quelli a disposizione del Presidente e dei dipendenti per eventuali servizi esterni. Nel primo caso, visto l attuale mancato utilizzo, non si provvederà 3

4 a breve alla sostituzione (viene mantenuta la linea nell eventualità che fra qualche mese anche il secondo assistente metrico ne abbia necessità). Per quanto riguarda la seconda fattispecie si provvederà alla sostituzione nel DOTAZIONI STRUMENTALI INFORMATICHE Relativamente all hardware, la Camera di Commercio è dotata di due server che sostengono il dominio (con 97 utenti attivi). Il primo con specifiche funzioni di file server primario con una capacità disco di 291 GB; su questa macchina sono anche installati il servizio di fax centralizzato (utilizzato solo in spedizione) e la gestione delle presenze del personale. Il secondo (capacità disco di 70 GB) svolge funzioni di supporto al primo e specifiche funzioni di backup su nastro da 200 GB (400 GB compressi). A questi si affiancano altre n. 6 macchine dedicate a specifiche funzioni (documentazione addebiti telefonici Forlì e Cesena, gestione voic , firewall e server Unix di Infocamere) ed altre n. 12 macchine installate presso il CISE ad uso prevalente di applicazioni camerali della capacità totale di GB. Le apparecchiature in dotazione agli operatori sono: - Personal computer in funzione n. 139 (età media 4,8 anni) di cui n. 74 in postazione di produzione, n. 55 in postazioni di supporto, n. 8 con funzione di server di supporto, n. 2 con funzione di server di produzione. Tutte le postazioni sono dotate di monitor a schermo piatto; - Stampanti in funzione (escluse le fotocopiatrici): n. 104 (età media 5,6 anni) di cui n. 78 in postazioni di produzione, n. 25 in postazioni di supporto, n. 1 di rete; - Scanner in funzione: n. 19 (età media 3,6 anni di cui n. 13 su postazioni in produzione); - Video proiettori (fra fissi e mobili): n. 8. La politica adottata prevede di mantenere in funzione le apparecchiature per un periodo prefissato (circa 3 anni per i PC) e di valutarne poi la sostituzione in considerazione dell obsolescenza raggiunta dal prodotto (inadeguatezza a nuove funzioni, frequenza dei guasti, costi di manutenzione) e delle effettive necessità operative dell utenza cercando, in questo modo, di salvaguardare gli investimenti effettuati dall Ente. Per quanto riguarda le stampanti, nell ambito della valutazione dei progetti tendenti ad una razionalizzazione di tutte le strumentazioni di produzione documentale della Camera di cui si è detto in precedenza, è stato verificato che, considerata la struttura degli uffici, l utilizzo di una stampante centralizzata per diverse postazioni è possibile solo in casi limitati (postazioni di lavoro a isola ). In questi casi, al momento della sostituzione degli apparecchi di stampa attualmente in dotazione, verrà valutata l opportunità di acquisto di strumenti con maggiori capacità tecniche che consentano l utilizzo in modo condiviso da più operatori collocati in postazioni a isola. In questo modo, al termine dell operazione, il risparmio in termini numerici sarebbe di una decina di stampanti. Si precisa, relativamente al materiale hardware (PC, stampanti e scanner) che, per quanto possibile, negli ultimi anni per l acquisto si è sempre fatto ricorso alle convenzioni Consip. Il software a disposizione degli operatori comprende n. 105 licenze di Microsoft Office alle quali si aggiungono altre installazioni e licenze di OpenOffice (n. 4), OCR Omnipage e Abbyy Fine Reader (n. 3), Grafica Corel Draw (n. 2), Adobe Acrobat (n. 2), software per non vedenti Subvision Jaws (n. 1). Negli anni passati si è teso ad utilizzare software proprietario (in particolare Microsoft) considerato di fatto uno standard di mercato. Alla luce degli orientamenti dettati dalla normativa vigente e dall elevato livello qualitativo raggiunto dal software open source, si è sospeso l aggiornamento delle licenze già acquisite continuando a sperimentare l introduzione di software di tipo open quale, ad esempio, OpenOffice. L adozione di questi programmi presenta alcune difficoltà legate alla compatibilità fra i pacchetti e alla necessità di una adeguata formazione agli utenti. Comunque si è proceduto all installazione dei seguenti software: Mozilla Thunderbird, PDFCreator, Mozilla FireFox, UltraVNC, Poppy, IMAP Notify (su gran parte delle postazioni), Foxit PDF Reader, 7Zip, dopdf, Mozilla SunBird, MOZBackup, DaemonTools, VLC, Drive Image XML. La sperimentazione avrà una nuova fase entro la fine del 2008 con ulteriori installazioni di OpenOffice e con la formazione di alcuni utenti. Relativamente alla connessione con l esterno la soluzione tecnologica e la gestione di ICRete (Rete 4

5 principale di collegamento delle CCIAA ai CED InfoCamere di Padova e Milano) sono interamente a carico di Infocamere. Nel corso del 2008 si sono attivati importanti miglioramenti della connettività, aumentando notevolmente la capacità e la qualità trasmissiva di tutti gli accessi delle sedi camerali; inoltre, la nuova architettura di rete presenta una elevata affidabilità e consente di garantire la continuità del servizio. Verso l Azienda Speciale C.I.S.E. la connettività è consentita tramite connessione diretta tra le due reti che, per ragioni di sicurezza, è stata realizzata attraverso un firewall configurato e gestito da Infocamere. La connettività verso Internet (n. 89 abilitazioni attivate) è garantita attraverso ICrete di Infocamere così come il servizio (n. 97 caselle di cui n. 5 di posta certificata). In conclusione, la dotazione tecnologica, che per ora appare correttamente dimensionata, necessiterà di qualche aggiornamento legato alla normale sostituzione di materiale usurato, nonché di interventi in funzione di un utilizzo sempre crescente. F.to Il Segretario Generale Dott. A. Nannini 5