PIANO TRIENNALE (ANNI 2008, 2009, 2010) DI RAZIONALIZZAZIONE DELL UTILIZZO DI DOTAZIONI STRUMENTALI, AUTOVETTURE DI SERVIZIO E BENI IMMOBILI AI SENSI

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1 PIANO TRIENNALE (ANNI 2008, 2009, 2010) DI RAZIONALIZZAZIONE DELL UTILIZZO DI DOTAZIONI STRUMENTALI, AUTOVETTURE DI SERVIZIO E BENI IMMOBILI AI SENSI DELL ART. 2, COMMI 594 E 595 DELLA L. 24 DICEMBRE 2007, N. 244 (Legge Finanziaria 2008) AGGIORNAMENTO 2009 PREMESSA L articolo 2, comma 594 della Legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Finanziaria 2008) dispone che ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture, le amministrazioni pubbliche di cui all articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, adottano piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo: a) delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio; b) delle autovetture di servizio, attraverso il ricorso, previa verifica di fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche cumulativo; c) dei beni immobili ad uso abitativo o di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali. L articolo 2, comma 595 della legge finanziaria 2008 dispone inoltre che nei piani di cui alla lettera a) del comma 594 sono altresì indicate le misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze. Preliminarmente si evidenzia inoltre che per la maggior parte delle attrezzature, in particolare quelle informatiche, la Camera effettua gli acquisti anche per l Azienda Speciale CISE. DOTAZIONI STRUMENTALI NON INFORMATICHE Per quanto riguarda le dotazioni strumentali non informatiche, esaminata la dislocazione delle stesse nei locali camerali, si individuano i seguenti beni (fatta eccezione per i beni che costituiscono presidi di sicurezza che non possono essere rimossi dalla loro collocazione per obbligo normativo e per le attrezzature utilizzate dagli uffici per adempiere ad obblighi istituzionali ovvero per erogare servizi all utenza quali bollatrici, vidimatrici, affrancatrici, casseforti, carrelli per il trasporto di materiale): - fotocopiatrici; - telefax; - centralino e apparecchi telefonici. La Camera di Commercio di Forlì-Cesena nel 2008 era dotata di n.11 fotocopiatrici di diversa tipologia di cui n. 9 di proprietà e n. 2 a noleggio tramite le convenzioni Intercent-E.R.; per queste ultime i contratti scadono nel Per quanto riguarda la sede di Forlì, le fotocopiatrici sono dislocate come segue: n. 1 piano primo proprietà n. 2 piano secondo proprietà (n. 1 assegnata agli uffici e n. 1 alla biblioteca) n. 2 piano terzo n. 1 noleggio (assegnata al CISE) n. 1 proprietà (assegnata a SAPRO) n. 2 piano quarto proprietà (di cui n. 1 multifunzione ta all U.O. Albi e n. 2 piano quinto (stamperia) 1 noleggio 1 proprietà (a colori, riscattata nel 2006, al termine del noleggio) 1

2 Per quanto riguarda la sede di Cesena, è presente n. 1 fotocopiatrice di proprietà. Altrettanto per quanto riguarda l ufficio di Forlì in Via Punta di Ferro. Per una migliore efficienza operativa, si ritiene che almeno una fotocopiatrice per piano sia indispensabile per l attività istituzionale dell Ente, al fine di evitare inutili perdite di tempo per i dipendenti che dovrebbero, nella maggior parte dei casi, spostarsi da un piano ad un altro. Delle due fotocopiatrici al secondo piano della sede di Forlì, una viene utilizzata da tutti i dipendenti del piano, mentre una, di dimensioni e caratteristiche ridotte (di proprietà dell Ente) viene utilizzata quasi esclusivamente dal personale dell U.O. Biblioteca; in considerazione del layout dei locali e del costo minimo di manutenzione della stessa, non si ritiene opportuno procedere alla dismissione. Per ciò che concerne la fotocopiatrice assegnata a SAPRO, si tratta di una soluzione temporanea, fino a quando la società si trasferirà al sesto piano al termine dei lavori di ristrutturazione che dovrebbero iniziare nei primi mesi del 2009 (attualmente il sesto piano non occupa uffici ed è inutilizzato proprio in previsione di tali interventi). Nel 2010, quando verrà effettuato il trasferimento della società al 6^ piano, verrà valutata la possibilità di una gestione autonoma della fotocopiatrice. Per quanto riguarda le due fotocopiatrici al quinto piano, una di esse è un apparecchiatura a colori (l unica in dotazione all intero ente). Delle fotocopiatrici in dotazione all ente, n. 3 erano già considerate obsolete nel 2008 per cui, in caso di rottura, considerata ormai difficile la riparazione, si era prevista la loro sostituzione nel corso del In considerazione di tale esigenza, nel corso dell esercizio 2008, erano stati esaminati alcuni progetti tendenti ad una razionalizzazione di tutte le strumentazioni di produzione documentale della Camera al fine di una riduzione dei consumi anche mediante un monitoraggio sistematico. Tuttavia, i progetti esaminati sono risultati essere troppo impegnativi dal punto di vista organizzativo ed economico in relazione a benefici che se ne potrebbero trarre. Pertanto, si è deciso di sostituire le apparecchiature obsolete nel 2009, valutando la possibilità di acquisirle con contratti di noleggio e manutenzione tramite le convenzione Consip e/o Intercent-E.R. che solitamente risultano essere più convenienti rispetto all acquisto. Nel corso del 2009 si è quindi provveduto alla sostituzione di n. 3 fotocopiatrici (n. 1 al 1^ piano, n. 1 al 4^ piano e n. 1 al 5^ piano); per tutte è stato stipulato un contratto di noleggio e manutenzione quinquennale con la ditta RCM di Forlì, in quanto, pur essendo vigente una convenzione Consip, attraverso la richiesta di preventivi sono stati ottenuti prezzi più vantaggiosi. Al 5^ piano è ancora in funzione la fotocopiatrice a colori di proprietà per la quale però non si è stipulato alcun contratto di manutenzione, che non è stata dismessa, ma verrà utilizzata fino ad esaurimento dei materiali di consumo ancora presenti in magazzino. Inoltre, per quanto riguarda l'ufficio di V. Punta di Ferro, in considerazione di guasti sia al fax che alla fotocopiatrice, per i quali è risultata antieconomica la riparazione, si è optato per la sostituzione con un apparecchio multifunzione che è stato acquistato attraverso l'adesione alla convenzione Consip. Allo stato attuale, quindi, le apparecchiature risultano essere le seguenti: n. 1 piano primo noleggio n. 2 piano secondo proprietà (n. 1 assegnata agli uffici e n. 1 alla biblioteca) n. 2 piano terzo n. 1 noleggio (assegnata al CISE) n. 1 proprietà (assegnata a SAPRO) n. 2 piano quarto n. 1 proprietà (multifunzione all U.O. Albi e Ruoli) n. 1 noleggio n. 3 piano quinto (stamperia)n. 2 noleggio (di cui 1 colori) n.1 proprietà (a colori, riscattata nel 2006, al termine del noleggio) n. 1 Cesena n. 1 proprietà. 2

3 Dall'inizio del 2009 tutti gli apparecchi sono dotati di contator; le tre macchine nuove, dall'inizio del 2010 saranno collegate a password di accesso tramite le quali effettuare un monitoraggio dei consumi più puntuale. I telefax in dotazione alla Camera di Commercio nel 2008 erano n. 9 dislocati come segue: n. 1 piano primo proprietà n. 2 piano secondo proprietà n. 1 piano terzo proprietà (assegnato al CISE) n. 2 piano quarto proprietà n. 1 piano quinto proprietà A questi ne vanno aggiunti altri due (n. 1 a Cesena e n. 1 nell ufficio di Via Punta di Ferro). Si ritiene opportuno non procedere alla dismissione delle attrezzature in oggetto nel breve periodo essendo le stesse di proprietà dell Ente e tenuto conto che il contenimento della spesa dovuto all eventuale eliminazione della manutenzione delle attrezzature non sarebbe sufficiente a compensare il disagio degli spostamenti dei dipendenti, spostamenti che si renderebbero necessari per l invio e la ricezione di fax. Tuttavia, trattandosi di attrezzature ormai datate, la valutazione circa la loro sostituzione/eliminazione (ad es. con apparecchi multifunzione) verrà effettuata di volta in volta, in caso di guasti non riparabili. In effetti nel corso del 2009, a seguito della rottura, non riparabile, di uno dei fax del 4^ piano, si è deciso per il momento di non sostituirlo anche in considerazione del fatto che l'ufficio protocollo, in concomitanza con i lavori di ristrutturazione, è attualmente dislocato al 4^ piano per cui logisticamente sul piano resta la disponibilità di n. 2 apparecchi. E' stato invece sostituito il fax in dotazione al Registro delle Imprese (è stato valutato che, per la mole di documenti trasmessi non può essere eliminato), mentre relativamente all'ufficio di Via Punta di Ferro vale quanto detto sopra (apparecchiatura multifunzione). Nel corso del 2009 è stato realizzato anche un nuovo sistema per la gestione elettronica dei fax sia in ricezione che in spedizione che funzionerà a pieno regime dall'inizio del Per quanto riguarda il servizio telefonico, in adesione alla convenzione Consip, nel 2008 si è operato un cambio di gestore passando da Telecom a Fastweb. Per quanto riguarda il centralino telefonico, già nel 2008 ne era prevista la sostituzione da effettuare entro l'anno 2009, in considerazione del fatto che la precedente strumentazione era obsoleta, non ne era più garantita la manutenzione e non era più idonea ad assicurare una gestione soddisfacente delle telefonate della sede di Cesena e attraverso l'adozione di una soluzione tecnologica con modalità VOIP (Voice On Internet Protocol). Nell'agosto del 2009 è entrato in funzione il nuovo impianto telefonico con tecnologia VOIP, costituito da due macchine con software OpenSource, una installalta presso la sede di Forlì e l'altra a Cesena, interconnesse fra loro in modo da collegare le due unità senza creare traffico telefonico esterno e consentire all'operatore di Forlì di rispondere anche alle chiamate provenienti dall'utenza cesenate. Nella sede principale l'impianto è costituito da un server che gestisce tutte le funzioni a cui sono connessi 1 accesso primario con 25 canali bidirezionali, 1 posto operatore, 94 apparecchi telefonici IP, 5 cordless, 5 apaprecchi telefonici BCA, 5 Pos, 6 telefax (oltre al servizio fax su server). Nella sede di Cesena l'impianto è costituito da un server analogo a quello di Forlì anche se di prestazioni inferiori ed è corredato di 2 accessi base, 1 linea fax, 5 apparecchi IP, 1 cordless, 1 telefax. Nell ufficio di Via Punta di Ferro a Forlì è installata una sola linea telefonica HDSL per dati, conversazione e fax, un apparecchio telefonico e un apparecchio multifunzione già descritto. AUTOVETTURE DI SERVIZIO Per quanto riguarda le autovetture di servizio l Ente è attualmente dotato di n. 2 autoveicoli entrambi di proprietà: - n. 1 FIAT 600 Van, in dotazione all U.O. Metrico per funzioni ispettive; 3

4 - n. 1 autovettura Lancia Thesis. Per quanto riguarda quest ultima, in considerazione del mancato utilizzo da parte dell attuale Presidente, nel 2008 era stata attivata la procedura di vendita ai sensi dell art. 46 del D.P.R. n. 254/2005 che però ha dato esito infruttuoso. In considerazione del limitato valore di realizzo e della necessità, per le funzioni ispettive metriche, di dotare l ufficio di un altro autoveicolo tenuto conto che da giugno 2009 l ispettore metrico è coadiuvato da due assistenti, si è ritenuto, per ragioni di economicità, di assegnare anche la lancia Thesis al medesimo ufficio (anziché sostenere i costi di acquisto o di noleggio di un altro automezzo). Relativamente alla FIAT 600 Van, per la quale era già prevista nel 2010 una valutazione circa la possibilità di sostituzione con un mezzo più moderno e idoneo alle necessità dell ufficio, a seguito di un incidente avvenuto a settembre 2009, si è reso necessario attivare già dal corrente anno le procedure per il noleggio di un automezzo (FIAT Grande Punto) tramite la convenzione Consip attualmente vigente. La consegna del veicolo dovrebbe avvenire all'inizio del BENI IMMOBILI AD USO ABITATIVO E DI SERVIZIO L Ente esplica la propria attività nelle sedi di Forlì, Corso della Repubblica n. 5 (di proprietà, sede legale, amministrativa e operativa) e di Cesena Via Gaspare Finali n. 32 (di proprietà, sede operativa). Inoltre, la Camera di Commercio ha un ufficio in presso la Fiera di Forlì in Via Punta di Ferro (in locazione) utilizzato il lunedì dalle Commissioni Prezzi e saltuariamente da personale dell ente in occasione di riunioni, incontri, ecc. Tutti gli spazi utilizzati si ritengono necessari all attività istituzionale dell Ente. La Camera di Commercio non dispone di immobili ad uso abitativo. ASSEGNAZIONE DI APPARECCHIATURE DI TELEFONIA MOBILE L Ente ha a disposizione n. 5 apparecchiature di telefonia mobile e n. 6 schede (più una scheda non ancora operativa) così attribuite: 1) n. 1 al Presidente dell Ente (utilizza solo scheda con telefono proprio; l'apparecchio di proprietà dell'ente, peraltro obsoleto, non è più utilizzato); 2) n. 1 al Segretario Generale; 3) n. 1 all'ispettore Metrico per esigenze di servizio (reperibilità dello stesso quando effettua ispezioni e necessità di contattare gli utenti per verifiche programmate in caso di ritardo); 4) n. 1 all'assistente Metrico per esigenze di servizio (reperibilità dello stesso quando effettua ispezioni e necessità di contattare gli utenti per verifiche programmate in caso di ritardo); 5) n. 1 a disposizione dei dipendenti per particolari motivi (dipendenti che organizzano convegni o riunioni al di fuori delle sedi camerali, missioni, ecc.). Il telefono viene custodito dall U.O. Provveditorato e viene consegnato di volta in volta ai dipendenti autorizzati all utilizzo del telefono cellulare di servizio dal Segretario Generale; 6) n. 1 scheda per PC portatile assegnato al Capo Servizio Affari Generali e Regolazione del Mercato per esigenze di servizio (attività all esterno dell ente, ispezioni, ecc. per le quali necessita dell utilizzo del computer portatile). Si precisa che a partire da agosto 2008 tutti i contratti di telefonia mobile intercorrenti con Tim S.p.A. sono transitati nella convenzione Consip attualmente vigente. I telefoni cellulari sono funzionali e in buono stato ad eccezione di quello dell'ex Presidente che non è stato sostituito in quanto inutilizzato. La vecchia linea ad esso collegata è stata mantenuta nell eventualità che in futuro il secondo assistente metrico ne abbia necessità. Nel corso del 2009, come programmato, è stato sostituito l'apparecchio a disposizione dei dipendenti nei casi previsti. 4

5 DOTAZIONI STRUMENTALI INFORMATICHE Relativamente all hardware, la Camera di Commercio è dotata di due server che sostengono il dominio. Il primo con specifiche funzioni di file server primario con una capacità disco di 291 GB; su questa macchina sono anche installati il servizio di fax centralizzato e la gestione delle presenze del personale. Il secondo (capacità disco di 70 GB) svolge funzioni di supporto al primo e specifiche funzioni di backup su nastro da 200 GB (400 GB compressi). A questi si affiancano altre n. 5 (erano 6 nel 2008) macchine dedicate a specifiche funzioni (fra cui 2, firewall e 1 server Unix di Infocamere) e n. 19 (erano 12 nel 2008) macchine installate presso il CISE ad uso prevalente di applicazioni camerali della capacità totale di GB (di cui 5 macchine virtuali con capacità totale di 52GB). Le apparecchiature in dotazione che nel 2008 erano: - Personal computer in funzione n. 139 (età media 4,8 anni) di cui n. 74 in postazione di produzione, n. 55 in postazioni di supporto, n. 8 con funzione di server di supporto, n. 2 con funzione di server di produzione. Tutte le postazioni sono dotate di monitor a schermo piatto; - Stampanti in funzione (escluse le fotocopiatrici): n. 104 (età media 5,6 anni) di cui n. 78 in postazioni di produzione, n. 25 in postazioni di supporto, n. 1 di rete; - Scanner in funzione: n. 19 (età media 3,6 anni di cui n. 13 su postazioni in produzione); - Video proiettori (fra fissi e mobili): n. 8; attualmente sono: - Personal computer in funzione n. 141 (età media 3,3 anni) di cui n. 76 in postazione di produzione, n. 56 in postazioni di supporto, n. 7 con funzione di server di supporto, n. 2 con funzione di server di produzione. Tutte le postazioni sono dotate di monitor a schermo piatto; - Stampanti in funzione (escluse le fotocopiatrici): n. 109 (età media 5,7 anni) di cui n. 79 in postazioni di produzione, n. 29 in postazioni di supporto, n. 1 di rete; - Scanner in funzione: n. 21 (età media 4,5 anni di cui n. 15 su postazioni in produzione); - Video proiettori (fra fissi e mobili): n. 8; La politica adottata prevede di mantenere in funzione le apparecchiature per un periodo prefissato (circa 3 anni per i PC) e di valutarne poi la sostituzione in considerazione dell obsolescenza raggiunta dal prodotto (inadeguatezza a nuove funzioni, frequenza dei guasti, costi di manutenzione) e delle effettive necessità operative dell utenza cercando, in questo modo, di salvaguardare gli investimenti effettuati dall Ente. Per quanto riguarda le stampanti, nell ambito della valutazione dei progetti tendenti ad una razionalizzazione di tutte le strumentazioni di produzione documentale della Camera di cui si è detto in precedenza, è stato verificato che, considerata la struttura degli uffici, l utilizzo di una stampante centralizzata per diverse postazioni è possibile solo in casi limitati (postazioni di lavoro a isola ). In questi casi, al momento della sostituzione degli apparecchi di stampa attualmente in dotazione, verrà valutata l opportunità di acquisto di strumenti con maggiori capacità tecniche che consentano l utilizzo in modo condiviso da più operatori collocati in postazioni a isola. In questo modo, al termine dell operazione, il risparmio in termini numerici sarebbe di una decina di stampanti. Si precisa, relativamente al materiale hardware (PC, stampanti e scanner) che, per quanto possibile, negli ultimi anni per l acquisto si è sempre fatto ricorso alle convenzioni Consip. Il software a disposizione degli operatori comprende n. 105 licenze di Microsoft Office alle quali si aggiungono altre installazioni e licenze di OpenOffice (n. 15; erano 4 nel 2008), OCR Omnipage e Abbyy Fine Reader (n. 3), Grafica Corel Draw (n. 2), Adobe Acrobat (n. 2), software per non vedenti Subvision Jaws (n. 1). Negli anni passati si è teso ad utilizzare software proprietario (in particolare Microsoft), considerato di fatto uno standard di mercato. Alla luce degli orientamenti dettati dalla normativa vigente e dall elevato 5

6 livello qualitativo raggiunto dal software open source, si è sospeso l aggiornamento delle licenze già acquisite continuando a sperimentare l introduzione di software di tipo open quale, ad esempio, OpenOffice. L adozione di questi programmi presenta alcune difficoltà legate alla compatibilità fra i pacchetti e alla necessità di una adeguata formazione agli utenti, attività peraltro effettuata nel corso del 2009 e che proseguirà anche in futuro al fine di incoraggiarne l'uso almeno nelle postazioni meno problematiche. Sono comunque presenti installazioni dei seguenti software: Mozilla Thunderbird, PDFCreator, Mozilla FireFox, UltraVNC, Poppy, IMAP Notify (su gran parte delle postazioni), Foxit PDF Reader, 7Zip, dopdf, Mozilla SunBird, MOZBackup, DaemonTools, VLC, Drive Image XML. Relativamente alla connessione con l esterno la soluzione tecnologica e la gestione di ICRete (Rete principale di collegamento delle CCIAA ai CED InfoCamere di Padova e Milano) sono affidate interamente ad Infocamere. Nel corso del 2008 si sono attivati importanti miglioramenti della connettività, aumentando notevolmente la capacità e la qualità trasmissiva di tutti gli accessi delle sedi camerali; inoltre, la nuova architettura di rete presenta una elevata affidabilità e consente di garantire la continuità del servizio. Verso l Azienda Speciale C.I.S.E. la connettività è consentita tramite collegamento diretto tra le due reti che, per ragioni di sicurezza, è stato realizzato attraverso un firewall configurato e gestito da Infocamere. La connettività verso Internet (n. 92 abilitazioni attivate, erano 89 nel 2008) è garantita attraverso ICrete di Infocamere così come il servizio (n. 97 caselle di cui n. 5 di posta certificata). In conclusione, la dotazione tecnologica, che per ora appare correttamente dimensionata, necessiterà di qualche aggiornamento legato alla normale sostituzione di materiale usurato, nonché di interventi in funzione di un utilizzo sempre crescente. F.to Il Segretario Generale Dott. A. Nannini 6