- SISTEMA CSQ - per la certificazione dei Sistemi di Gestione. Approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 15 settembre 2011

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1 - SISTEMA CSQ - REGOLAMENTO per la certificazione dei Sistemi di Gestione Approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 15 settembre 2011 I N D I C E Articolo 1) - Oggetto del Regolamento Articolo 2) - Condizioni generali Articolo 3) - Certificazione dell Organizzazione Articolo 4) - Concessione d uso dei marchi Uso dei certificati Articolo 5) - Obblighi dell Organizzazione certificata Articolo 6) - Controllo dell Organizzazione certificata Articolo 7) - Sospensione, revoca e rinuncia alla certificazione Articolo 8) - Variazione delle norme o del Regolamento Articolo 9) - Tariffe Articolo 10) - Limiti della certificazione e responsabilità Articolo 11) - Durata del contratto Articolo 12) - Informativa ex art. 13, D.Lgs. 20 giugno 2003, n. 196 Articolo 13) - Ricorsi Articolo 14) - Legge applicabile e Foro competente Segreteria CSQ: IMQ - Via Quintiliano, Milano Tel.: 02/50731 (15 linee) - Fax: 02/ csq@imq.it reg.csq

2 1.1 - Sistema CSQ Articolo 1 - OGGETTO DEL REGOLAMENTO Il presente Regolamento, approvato dal Consiglio di Amministrazione di IMQ S.p.A. (qui di seguito IMQ ), stabilisce la procedura che viene applicata da IMQ, nell ambito del Sistema CSQ, per la certificazione dei Sistemi di Gestione per la Qualità, l Ambiente, la Salute e Sicurezza sul posto di lavoro, la Sicurezza dei dati, ecc. (qui di seguito per brevità i Sistemi di Gestione ) delle Organizzazioni fornitrici di prodotti e/o servizi. Il Sistema CSQ è un sistema di certificazione gestito da IMQ in collaborazione con CESI e ISCTI. Esso è articolato in: schemi certificativi di base; schemi certificativi settoriali. L elenco di questi schemi e la descrizione dei relativi aspetti peculiari sono riportati nelle Prescrizioni Particolari, che costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Regolamento. Le Prescrizioni Particolari sono approvate dalla competente Commissione Tecnica CSQ e non possono derogare alle prescrizioni generali del presente Regolamento, salvo specifica approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione di IMQ Scopo della certificazione Scopo della certificazione dei Sistemi di Gestione è di dare assicurazione - con un adeguato livello di fiducia - che l Organizzazione operi secondo la norma o le norme afferenti ai Sistemi di Gestione stessi, ad es. ISO 9001, ecc. (qui di seguito la norma o le norme ). Detto scopo viene conseguito, secondo le prescrizioni della norma ISO/IEC e delle ulteriori disposizioni applicabili per la certificazione in questione, mediante un attività di verifica svolta in modo indipendente, che comprende in particolare la valutazione della documentazione relativa al Sistema di Gestione, una verifica iniziale e successive verifiche di sorveglianza e di ricertificazione, condotte presso l Organizzazione secondo il metodo del campionamento e con le modalità descritte negli articoli successivi. IMQ non garantisce e non può garantire in alcun modo l esito positivo di detta attività di verifica e, di conseguenza, l emissione del relativo certificato Commissione Tecnica CSQ Sulla corretta gestione dei diversi schemi certificativi da parte di IMQ vigila una apposita Commissione Tecnica CSQ, nella quale sono rappresentate pariteticamente le varie componenti interessate agli specifici schemi di certificazione, in particolare le Pubbliche Amministrazioni, i Clienti/Committenti, i Consumatori e gli Enti di Normazione/Ricerca. Alla Commissione Tecnica CSQ è in particolare attribuito il ruolo di garantire l imparzialità delle attività di certificazione effettuate nell ambito del Sistema CSQ. Articolo 2 - CONDIZIONI GENERALI Requisiti e responsabilità dell Organizzazione L Organizzazione s impegna a conformarsi e a mantenersi conforme ai requisiti di natura cogente, quali leggi, regolamenti, etc., di tipo internazionale, nazionale o locale. La certificazione CSQ riguarda solo la conformità del Sistema di Gestione dell Organizzazione alle norme di riferimento e non costituisce, pertanto, attestazione di rispetto dei predetti requisiti. L Organizzazione rimane pertanto l unica responsabile della propria conformità legislativa, con esclusione di qualsiasi responsabilità od obbligo di garanzia da parte di IMQ Ottenimento e mantenimento della certificazione Importi dovuti Pag. 2 di 19

3 La certificazione e il mantenimento della stessa sono subordinati: - all esito positivo delle valutazioni di conformità del Sistema di Gestione dell Organizzazione rispetto ai requisiti normativi/regolamentari applicabili; - al pagamento dell importo per la gestione delle attività relative al rilascio della certificazione; - al pagamento dell importo per le verifiche documentali ed ispettive previste (ordinarie e straordinarie); - al pagamento dell importo per il mantenimento della certificazione (cosiddetti diritti, fatturati trimestralmente), ivi compresi i ratei (quote di diritti maturati dalla data di emissione del certificato a quella di emissione della prima fattura trimestrale: v. par. 9.1 che segue); - al pagamento degli ulteriori importi previsti nel Tariffario IMQ (ad es. per le variazioni/riemissioni del certificato) Valutatori CSQ Le attività di verifica sono svolte da uno o più valutatori qualificati secondo specifiche procedure, in conformità alle norme applicabili. Il Gruppo addetto alla conduzione della singola attività (di seguito anche Gruppo di Verifica ) può essere composto da personale dipendente degli Enti che concorrono al Sistema CSQ o da personale esterno; un valutatore appartenente al Gruppo di Verifica viene nominato Responsabile del Gruppo stesso. Nel Gruppo di Verifica può essere prevista la presenza di esperti tecnici, che forniscono conoscenze o competenze relative allo specifico schema/settore Impegno di riservatezza Tutti gli atti relativi alla domanda di certificazione e alla valutazione del Sistema di Gestione dell Organizzazione (documentazione, registrazioni, comunicazioni, rapporti di verifica, ecc.) sono considerati riservati, salvo quanto previsto nell ambito di accordi di mutuo riconoscimento cui IMQ aderisce e, in generale, nei confronti degli Enti di accreditamento. L accesso e la consultazione dei documenti relativi alla certificazione sono riservati solo al personale di IMQ coinvolto nell iter di certificazione. Nel caso in cui informazioni relative all Organizzazione debbano essere comunicate o divulgate per obblighi di legge, IMQ ne darà avviso all Organizzazione stessa Divieto di svolgere attività di consulenza Nell effettuazione delle attività previste dal presente Regolamento e, in particolare, nelle visite presso l Organizzazione, IMQ non fornisce in alcun modo servizi di consulenza inerenti al Sistema di Gestione dell Organizzazione per il quale è richiesta ovvero già ottenuta la certificazione. Articolo 3 - CERTIFICAZIONE DELL ORGANIZZAZIONE Accettazione dell offerta IMQ e domanda di certificazione A seguito della ricezione del Preventivo (v. par. 9.1 che segue), formulato da IMQ sulla base delle informazioni fornite dall Organizzazione, quest ultima deve compilare, sottoscrivere ed inviare a IMQ: copia del Preventivo, sottoscritta per accettazione; il modulo Domanda di Certificazione, in modo da fornire in particolare le seguenti informazioni: - denominazione dell Organizzazione; - denominazione e localizzazione della/e unità operativa/e per la/e quale/i s intende ottenere la certificazione; - descrizione del tipo di attività svolta da detta/e unità operativa/e; Pag. 3 di 19

4 - norma a fronte della quale si intende ottenere la certificazione; - nome della persona da contattare presso l Organizzazione; - numero di addetti. In allegato alla domanda deve inoltre essere fornita la seguente documentazione: - un certificato dal quale risulti l iscrizione dell Organizzazione ad una Camera di Commercio o documento equivalente; - il modello del marchio (di fabbrica, di commercio o di servizio) dell Organizzazione; - il documento che descrive l organizzazione e le attività svolte dall Organizzazione o dall unità operativa da certificare, ad es. il Manuale Qualità o altro Manuale dell Organizzazione (qui di seguito anche Manuale o Manuale di Sistema ); - eventuale documentazione ulteriore richiesta per specifici schemi. La copia del Preventivo e la Domanda di Certificazione devono essere sottoscritte dal legale rappresentante dell Organizzazione ovvero da persona munita di idonea procura. Il contratto di certificazione s intende perfezionato al momento della ricezione, da parte di IMQ, dell accettazione del Preventivo, che implica altresì l accettazione integrale del presente Regolamento e delle relative Prescrizioni Particolari Istruzione della domanda Accettazione della domanda Al ricevimento della domanda IMQ provvede a: esaminare in via preliminare la domanda e la relativa documentazione presentata; richiedere altra documentazione, oltre a quella indicata in precedenza, qualora ciò sia ritenuto necessario ai fini dell accettazione della domanda; confermare per iscritto l accettazione della domanda, dopo aver verificato la completezza della documentazione ricevuta Riconoscimento della certificazione rilasciata da altri Organismi La presentazione, da parte del richiedente, di certificati in corso di validità e rapporti di valutazione di Organismi riconosciuti da IMQ, in virtù di procedure ed accordi di mutuo riconoscimento, può consentire di omettere l effettuazione di alcune delle attività previste nell iter certificativo; questo nel rispetto di quanto stabilito nei documenti prescrittivi applicabili (es. documento IAF MD 2 Mandatory Document for the Transfer of Accredited Certification of Management Systems ) Iter certificativo Assegnazione al Gruppo di Verifica Ispettiva e facoltà di ricusazione Completata la fase istruttoria, IMQ assegna la pratica di certificazione ad un Gruppo di Verifica Ispettiva, composto da uno o più soggetti, che garantisca una competenza adeguata all attività da svolgere (v. par. 2.3 che precede). L Organizzazione ha il diritto di chiedere la sostituzione di un valutatore o di un esperto; tale richiesta deve essere formulata per iscritto, entro cinque (5) giorni da quando l Organizzazione riceve l informazione, e deve essere adeguatamente motivata. IMQ si riserva la decisione di confermare o sostituire il soggetto in questione, in funzione della rilevanza delle motivazioni esposte dal richiedente Svolgimento delle attività di verifica La verifica dell Organizzazione comporta una valutazione della conformità del Sistema di Gestione dell Organizzazione stessa alle prescrizioni della norma pertinente; detta verifica viene svolta secondo il metodo del campionamento ed è basata su interviste al personale, osservazione diretta delle attività svolte, esame di luoghi, documenti e registrazioni. Al momento dell esecuzione della visita iniziale, l Organizzazione deve aver completato almeno un ciclo di verifiche ispettive interne ed aver effettuato almeno un riesame della Pag. 4 di 19

5 Direzione. Il Responsabile del Gruppo di Verifica provvede a contattare l Organizzazione con l obiettivo di definire le date della valutazione e trasmette alla stessa, con congruo anticipo, il Piano della Verifica Ispettiva. Qualora l Organizzazione chieda lo spostamento di una visita nei dieci (10) giorni lavorativi antecedenti la data pianificata per la stessa, IMQ si riserva la facoltà di addebitare all Organizzazione un importo per gli oneri derivanti, secondo le tariffe in vigore. All inizio della verifica ispettiva, i valutatori devono avere un incontro con la Direzione dell Organizzazione al fine di: presentare i partecipanti e descriverne i ruoli; stabilire un canale ufficiale per le comunicazioni tra i valutatori e la Direzione; illustrare la procedura e i criteri utilizzati ai fini della verifica; confermare il campo di applicazione della certificazione, il piano della verifica e gli obiettivi della stessa; fornire ogni altra informazione pertinente, chiarendo eventuali dubbi; stabilire un clima di fiducia reciproca. L Organizzazione s impegna a fornire ai valutatori tutti gli strumenti necessari per una corretta valutazione, assicurando in particolare che siano disponibili: i documenti relativi al Sistema di Gestione per il quale è richiesta la certificazione; le registrazioni relative, inclusi i rapporti delle verifiche ispettive interne. Durante la verifica, i valutatori devono essere assistiti da personale dell Organizzazione. Quest ultima, peraltro, deve consentire il loro accesso in condizioni di sicurezza a tutte le aree ove vengono svolte attività rilevanti per l oggetto della certificazione, anche per l intervista del personale coinvolto nelle suddette attività; a questo proposito, l Organizzazione s impegna a mettere a disposizione dei valutatori tutte le informazioni necessarie (v. par. 5.4). La verifica ispettiva è suddivisa in due fasi, denominate Fase 1 e Fase 2 (o anche Stage 1 e Stage 2 ). Fase 1 L obiettivo della Fase 1 è stabilire il livello di preparazione dell Organizzazione e, in particolare, identificare eventuali carenze che in Fase 2 sarebbero inequivocabilmente classificate come Non Conformità critiche (per la classificazione dei rilievi si veda il punto che segue) e che determinerebbero pertanto l interruzione dell iter di certificazione. La valutazione documentale che è inclusa nella Fase 1 ha lo scopo di verificare la conformità dei documenti dell Organizzazione ai requisiti della norma applicabile nonché ad altri eventuali documenti applicabili allo schema e/o connessi allo stato di accreditamento dello schema stesso (v. Prescrizioni Particolari). Tale valutazione viene di norma effettuata presso l Organizzazione, salvo diversi accordi con quest ultima. Al termine dell attività di Fase 1, il Responsabile del Gruppo di Verifica prepara il Rapporto di Verifica Ispettiva di Fase 1 e ne fornisce copia all Organizzazione; tale Rapporto evidenzia le eventuali carenze che devono essere risolte prima dell esecuzione della visita di Fase 2, ma non fornisce una classificazione dei rilievi, limitandosi ad identificare le situazioni che precludono il successivo proseguimento dell iter di certificazione, vale a dire le aree di criticità che devono essere risolte prima di procedere alla verifica ispettiva di Fase 2. Qualora nel corso delle attività di Fase 1 vengano acquisite informazioni relative all Organizzazione (es. n. di addetti, siti, processi) differenti rispetto a quelle precedentemente fornite dall Organizzazione stessa, l impegno necessario per lo svolgimento della Fase 2 precedentemente determinato potrà subire variazioni. Fase 2 Pag. 5 di 19

6 La Fase 2 consiste in un esame sistematico ed indipendente, mirato a stabilire se le attività vengono svolte dall'organizzazione in accordo con quanto stabilito e a valutare la conformità del Sistema di Gestione ai requisiti della norma di riferimento. Essa si basa su interviste, esame di documenti, raffronti fra procedure formalizzate e prassi operative. La visita di Fase 2 viene eseguita dopo un adeguato lasso di tempo dalla visita di Fase 1 ovvero come regolamentato nell ambito di determinati schemi di certificazione; l intervallo temporale è determinato, tra l altro, in modo congruente con il superamento delle carenze eventualmente riscontrate in Fase 1, nonché in funzione delle caratteristiche dell Organizzazione, in termini di dimensioni e criticità dei relativi processi. In casi particolari, correlati alla semplicità del Sistema di Gestione e alle dimensioni contenute dell Organizzazione, si possono effettuare consecutivamente la Fase 1 e la Fase 2, purché le condizioni poste dalla norma e dalla documentazione di accreditamento eventualmente applicabile siano soddisfatte. Tra la visita di Fase 1 e la visita di Fase 2 non può intercorrere un intervallo temporale superiore ad un (1) anno (ovvero tempi più ristretti per specifici schemi). Se ciò accade, la Fase 1 deve essere effettuata nuovamente; i relativi costi aggiuntivi sono a carico dell Organizzazione Rapporto di Verifica Ispettiva Al termine della visita di Fase 2, il Gruppo di Verifica compila un apposito Rapporto di Verifica Ispettiva (qui di seguito Rapporto ), che evidenzia anche le eventuali situazioni di Non Conformità (v. punto che segue). Prima di rendere definitivo il Rapporto, il richiedente: - viene messo al corrente del risultato della verifica ispettiva; - ha l opportunità di discutere con il Gruppo di Verifica il contenuto del Rapporto. Successivamente, questi firma - per presa visione - il Rapporto (ivi comprese le singole Non Conformità eventualmente rilevate) e ne riceve copia. Qualora IMQ non provveda a trasmettere all Organizzazione, entro un (1) mese dalla data della visita, una comunicazione scritta di rettifica delle risultanze contenute nel Rapporto, lo stesso s intende confermato Classificazione delle Non Conformità Le situazioni non conformi eventualmente rilevate nel corso della visita sono formalizzate all'organizzazione dal Gruppo di Verifica Ispettiva. Tali rilievi sono classificati come: critici (C) ovvero importanti (I) ovvero secondari (S), secondo i seguenti criteri: Non Conformità critica (C): situazione che potrebbe compromettere in maniera sostanziale l efficacia del Sistema di Gestione dell Organizzazione, rendendo impossibile il raggiungimento dei propri obiettivi o il soddisfacimento dei requisiti; può consistere in un numero elevato di Non Conformità classificabili come importanti ; Non Conformità importante (I): pur non essendo compromessa l efficacia complessiva del Sistema di Gestione, sono presenti difformità che devono essere risolte per dichiarare la conformità alla norma; può consistere in un numero elevato di Non Conformità classificabili come secondarie ; Non Conformità secondaria (S): situazione di disallineamento formale o comunque con impatto scarso o nullo sull efficacia complessiva del Sistema di Gestione Azioni Correttive L Organizzazione deve impegnarsi ad eliminare le Non Conformità eventualmente rilevate nel corso della verifica ispettiva tramite adeguate Azioni Correttive. Nel caso in cui le Non Conformità siano classificate come critiche (C) o importanti (I), le Azioni Correttive individuate, sottoscritte da un rappresentante dell Organizzazione, devono essere trasmesse a IMQ entro il termine indicato nel/i rapporto/i di Non Conformità, specificando tempi di attuazione e relative responsabilità; le Azioni Correttive Pag. 6 di 19

7 proposte si intendono accettate qualora IMQ non provveda ad inviare all Organizzazione, entro un (1) mese dalla data di ricezione delle stesse, specifica richiesta di integrazione o modifica. La verifica dell attuazione delle Azioni Correttive volte a risolvere le Non Conformità critiche viene effettuata sulla base di evidenze documentali o tramite visita supplementare (v. punto che segue); l ottenimento/mantenimento della certificazione è subordinato all esito positivo di tale verifica. La verifica dell attuazione delle Azioni Correttive relative a Non Conformità classificate come importanti ovvero secondarie viene invece effettuata nel corso della visita successiva Delibera del Comitato di Certificazione Il Rapporto con i relativi allegati, la documentazione pertinente e - nel caso in cui siano rilevate Non Conformità critiche ovvero importanti - le relative Azioni Correttive vengono successivamente trasmessi al Comitato di Certificazione CSQ. Sulla base delle risultanze contenute nella suddetta documentazione, nonché di ogni altra informazione pertinente, tale organo decide sul rilascio o meno della certificazione Rilascio e validità del certificato Contenuto del certificato Quando la certificazione viene accordata, IMQ provvede ad inviare all Organizzazione il relativo certificato nel quale sono precisati: la norma di riferimento, la sede legale dell Organizzazione ed il sito/i produttivo/i cui la certificazione si riferisce, la/e attività a cui il Sistema di Gestione si applica, il settore merceologico, la data di emissione, la data di scadenza ed eventuali indicazioni ulteriori (ove richieste da disposizioni normative, di accreditamento ecc.). L invio del certificato è subordinato al pagamento, da parte dell Organizzazione, degli importi dovuti a IMQ per le attività eseguite sino alla data di rilascio del certificato stesso Mancato rilascio della certificazione Quando la certificazione non viene accordata, IMQ comunica per iscritto all Organizzazione tale decisione, indicando le relative motivazioni e richiedendo l invio di documentazione che fornisca evidenza della risoluzione delle Non Conformità riscontrate ovvero, ove ritenuta opportuna, l effettuazione di una visita supplementare volta alla verifica di detta risoluzione. L esito positivo delle suddette valutazioni supplementari, il cui costo è carico dell Organizzazione, permette di procedere al rilascio della certificazione Periodo di validità del certificato Il certificato ha durata triennale. La sua validità è tuttavia subordinata, oltre che al perdurare del rapporto contrattuale con IMQ, all esito positivo delle visite di sorveglianza eseguite sul Sistema di Gestione dell Organizzazione, secondo le modalità indicate nell art. 6 che segue. A seguito di tali visite, la validità del certificato viene confermata da IMQ mediante lettera. Lo scioglimento del contratto con IMQ per qualsiasi motivo fa venir meno la validità e l efficacia del certificato. A seguito dell esito positivo della visita di ricertificazione (v. punto ), il certificato viene riemesso; la mancata esecuzione di tale visita, così come il mancato invio e/o la mancata attuazione delle Azioni Correttive entro la data di scadenza del certificato comportano la perdita di validità di quest ultimo e la risoluzione del contratto con IMQ, con conseguente necessità di riavviare ex novo l iter di certificazione Iscrizione nei data-base delle Organizzazioni certificate In seguito all emissione del certificato, l Organizzazione viene iscritta nel registro delle Pag. 7 di 19

8 Organizzazioni con Sistema di Gestione certificato, registro cui viene data adeguata diffusione. Le informazioni relative alla certificazione dell Organizzazione sono poi trasmesse alle Federazioni/Associazioni di cui IMQ fa parte nonché - in relazione allo stato degli accreditamenti di IMQ - agli Enti di accreditamento. IMQ è responsabile unicamente della veridicità dei dati pubblicati sui propri data-base, non potendo garantire in alcun modo la correttezza e l aggiornamento delle informazioni contenute in registri e banche dati di terzi Accreditamento di IMQ Accreditamento per la certificazione di Sistemi di Gestione - Obblighi di IMQ Nella attività di certificazione di Sistemi di Gestione, IMQ opera generalmente sotto accreditamento ed è quindi tenuta ad applicare le prescrizioni dettate dagli Enti di accreditamento (v. Prescrizioni Particolari). In particolare, nell ambito degli schemi e dei settori in cui è l accreditamento è rilasciato da ACCREDIA (Ente Unico nazionale di Accreditamento), IMQ deve operare in conformità alle disposizioni di tale Ente, applicando i relativi documenti di riferimento. IMQ è altresì tenuta a comunicare all Ente di accreditamento i provvedimenti di rilascio, diniego, sospensione, ripristino, rinuncia e revoca della certificazione, nonché le informazioni di cui al par. 5.2 lett. h) Sospensione, rinuncia e revoca dell accreditamento IMQ provvederà ad informare l Organizzazione dell eventuale sospensione, rinuncia o revoca dell accreditamento di IMQ nel settore di appartenenza dell Organizzazione stessa, nonché a supportare la medesima nell eventuale passaggio ad altro Organismo accreditato. IMQ non è in alcun modo responsabile per eventuali danni causati all Organizzazione dalla sospensione, rinuncia o revoca dell accreditamento; nei suddetti casi, l Organizzazione ha facoltà di rinunciare alla certificazione, senza necessità di preavviso e senza oneri aggiuntivi. Nota: Informazioni aggiornate sullo stato di accreditamento di IMQ sono disponibili in qualsiasi momento presso la Segreteria CSQ, nonché sui siti Internet e (per gli accreditamenti ACCREDIA); si veda inoltre quanto riportato nelle Prescrizioni Particolari per accreditamenti diversi da quelli ACCREDIA. Articolo 4 - CONCESSIONE D USO DEI MARCHI USO DEI CERTIFICATI Concessione d uso dei marchi Con decorrenza dalla data di rilascio del certificato, l Organizzazione potrà usare i marchi concessi da IMQ solo con riferimento al/i singolo/i schema/i certificativo/i per cui l Organizzazione ha ottenuto la certificazione (qui di seguito «i marchi»); tali marchi sono indicati nell Allegato A delle Prescrizioni Particolari. L Organizzazione può, quindi, usare i marchi collegati alla certificazione sui propri documenti e sul materiale pubblicitario inerente la propria attività, purché ciò avvenga in maniera veritiera e completa dei dati relativi alla certificazione. Il Sistema CSQ, in quanto aderente alla Federazione CISQ (Certificazione Italiana Sistemi Qualità Aziendali CISQ), consente altresì all Organizzazione certificata di: essere inserita nell elenco CISQ delle Organizzazioni certificate; fruire degli accordi di mutuo riconoscimento stipulati da CISQ con Enti esteri; utilizzare il marchio CISQ (v. par. 4.2); ricevere il Certificato IQNet ed il relativo marchio nonché essere inserita nel data-base IQNet delle Organizzazioni certificate (v. par. 4.2) Disposizioni per l uso dei marchi Pag. 8 di 19

9 (i) Marchio CSQ L Organizzazione potrà usare il marchio CSQ solo: - con il nome dell Organizzazione certificata (o col nome dell unità operativa dell Organizzazione certificata); - con il numero di identificazione del certificato (opzionale); - con il riferimento alla norma o alle norme per cui si è ottenuta la certificazione; - nel periodo di validità del certificato; - all interno dello scopo/attività dell Organizzazione (o dell unità operativa) certificata; - in relazione all eventuale unità operativa certificata dell Organizzazione; - senza cambi di forma (sono permessi ingrandimenti e riduzioni che comunque ne permettano la perfetta leggibilità); - nei colori stabiliti oppure in bianco/nero (v. Allegato A ). (ii) Marchio CISQ Esso potrà essere usato unicamente: - congiuntamente al marchio CSQ, ponendolo alla destra di esso e rispettando le stesse condizioni menzionate alla lettera (i) che precede; - con dimensioni mai superiori a quelle del marchio CSQ ; - senza cambi di forma (sono permessi ingrandimenti e riduzioni che comunque ne permettano la perfetta leggibilità e non inficino la perfetta leggibilità del marchio CSQ ); - nei colori stabiliti oppure in bianco/nero (v. Allegato A ). (iii) Marchio IQNet Esso potrà essere usato unicamente: - congiuntamente al marchio CSQ, ponendolo alla destra di esso e rispettando le stesse condizioni menzionate alla lettera (i) che precede; - con dimensioni mai superiori a quelle del marchio CSQ ; - senza cambi di forma (sono permessi ingrandimenti e riduzioni che comunque ne permettano la perfetta leggibilità e non inficino la perfetta leggibilità del marchio CSQ ); - nei colori stabiliti oppure in bianco/nero (v. Allegato A ). (iv) Marchio ACCREDIA Esso potrà (facoltativamente) essere usato solo da parte delle Organizzazioni in possesso di certificazioni rilasciate sotto accreditamento, congiuntamente al marchio CSQ e nel rispetto delle regole indicate nel documento RG-09 Regolamento per l utilizzo del marchio ACCREDIA, che qui s intende integralmente richiamato. Nota: Il suddetto documento è disponibile sul sito web di ACCREDIA Tutti questi marchi saranno inviati, nei vari formati, all Organizzazione per il tramite del Servizio Marketing di IMQ Uso scorretto dei marchi e del certificato L uso dei marchi e/o del certificato è scorretto se fatto in modo da trarre in inganno i destinatari del messaggio, danneggiare la reputazione di IMQ e/o del Sistema CSQ e compromettere la fiducia del pubblico, ovvero quando gli stessi non sono usati in modo conforme al presente Regolamento. In particolare, a titolo esemplificativo, è scorretto l uso dei marchi e/o del certificato in associazione con il nome e/o il marchio dell Organizzazione certificata, ovvero richiedente la certificazione, quando: la certificazione non è stata ancora rilasciata; la certificazione è stata sospesa o revocata; i marchi vengono abbinati ad attività e/o servizi non coperti dalla certificazione; i marchi sono apposti su prodotti e sui relativi imballaggi visibili al consumatore, o comunque utilizzati in modo tale da essere interpretati come marchi di conformità a norme tecniche per prodotti, inclusi i casi in cui il prodotto sia rappresentato da documenti emessi dall Organizzazione (es. certificati di analisi, referti medici, attestazioni di conformità., ecc.); i marchi sono apposti su rapporti di prova o certificati di taratura emessi Pag. 9 di 19

10 dall Organizzazione certificata; ciò al fine di evitare che la certificazione possa essere confusa con l accreditamento dei laboratori di prova o di taratura Controllo sull uso dei marchi IMQ è tenuta al controllo del corretto utilizzo delle certificazioni emesse e dei relativi marchi. A tal fine l Organizzazione potrà inviare a IMQ per approvazione, prima della pubblicazione, copia della documentazione aziendale (cataloghi, strumenti pubblicitari, contratti o altre forme di comunicazione) che emetterà per propagandare l ottenimento della certificazione CSQ Azioni IMQ Pubblicazione uso scorretto Nei casi di utilizzo scorretto della certificazione e/o dei marchi, IMQ prenderà tutte le misure atte a far cessare tale uso, tutelando nel contempo e nei modi più opportuni i propri diritti, anche mediante la pubblicazione dell accaduto sul proprio sito web e/o sulla stampa. Articolo 5 - OBBLIGHI DELL`ORGANIZZAZIONE CERTIFICATA Trasferibilità della certificazione - Modifiche nell assetto organizzativo La certificazione è riservata all Organizzazione ed ai luoghi di attività menzionati nel certificato. Essa non è trasferibile, salvo nei casi di cessione, trasformazione, fusione, scissione, conferimento di un ramo particolare dell Organizzazione certificata. In questi casi l Organizzazione dovrà inviare una comunicazione a IMQ in modo tempestivo, comunque non oltre quindici (15) giorni dall avvenuta iscrizione della relativa registrazione nel Registro delle Imprese, ove prevista; l inosservanza di questo termine può dare luogo, a carico dell Organizzazione certificata, all applicazione del provvedimento di sospensione o di revoca della certificazione. Nei casi sopra descritti, l Organizzazione dovrà inoltrare a IMQ richiesta scritta di mantenimento della certificazione in capo al soggetto risultante della vicenda modificativa dell assetto organizzativo, corredata di copia del relativo certificato di iscrizione alla Camera di Commercio, e di eventuali documenti ulteriori, qualora siano ritenuti necessari. IMQ provvederà quindi ad accertare, eventualmente anche attraverso una verifica supplementare, che il Sistema di Gestione non abbia subito modifiche o comunque sia conforme ai requisiti della norma di riferimento. I costi dell aggiornamento della certificazione e dell eventuale verifica ispettiva saranno a carico del soggetto risultante dalla vicenda modificativa Obblighi dell Organizzazione L Organizzazione certificata s impegna a: a) mantenere la propria struttura conforme ai requisiti richiesti dalla norma o dalle norme indicate nel certificato. Qualora l Organizzazione intenda modificare la sua struttura in parti che hanno o possono avere rilevanza ai fini della conformità o meno a tali norme, l Organizzazione deve darne preventiva comunicazione scritta a IMQ (v. anche quanto stabilito ai parr. 5.1 e 5.3), che può accettare le modifiche o disporre l effettuazione di una o più verifiche ispettive supplementari. Il costo di dette verifiche è a carico dell Organizzazione certificata; b) comunicare tempestivamente a IMQ eventuali variazioni del numero dei propri addetti; in tal caso IMQ potrà disporre a titolo oneroso l effettuazione di una verifica supplementare, anticipare la visita di sorveglianza e/o modificare i tempi di visita previsti (v. par. 9.1); c) non utilizzare la propria certificazione in modo da portare discredito a IMQ; d) non fare alcuna dichiarazione o pubblicizzare la propria certificazione in maniera tale da poter essere considerata ingannevole o non autorizzata; e) nell ambito del Sistema di Gestione certificato, tenere una registrazione dei reclami e delle azioni correttive e, ove richiesto da IMQ, dare evidenza della relativa gestione; Pag. 10 di 19

11 f) in relazione allo stato di accreditamento del Sistema CSQ, consentire l accesso ai valutatori dell Ente di accreditamento accompagnati dai valutatori del Sistema CSQ; tali visite, il cui scopo è la sorveglianza sull operato dei valutatori del Sistema CSQ, sono regolarmente comunicate con un congruo preavviso, salvo nel caso delle visite con breve preavviso (v. par. 6.3); g) comunicare immediatamente a IMQ tutte le situazioni difformi rilevate dalle Autorità di controllo, nonché eventuali sospensioni o revoche di autorizzazioni, concessioni, ecc.; h) comunicare immediatamente a IMQ eventuali procedimenti giudiziari/amministrativi in corso inerenti l oggetto della certificazione, fatti salvi i limiti imposti dalla legge; i) comunicare immediatamente a IMQ eventuali incidenti con impatto di lunga durata e/o che abbiano richiesto l intervento di Enti esterni per la risposta e/o che abbiano comportato comunicazioni a pubbliche Autorità; j) tenere informato IMQ sugli sviluppi dei suddetti procedimenti. In relazione all adempimento dei suddetti obblighi, IMQ potrà eseguire a titolo oneroso visite di controllo straordinarie, ed eventualmente adottare provvedimenti di sospensione o revoca della certificazione, in base alla gravità della situazione e/o all impatto dell evento verificatosi Modifica della certificazione Se l Organizzazione intende modificare il campo di validità della certificazione (es. siti/unità operative, processi, ecc.) deve farne richiesta scritta a IMQ, che deciderà se sia necessario o meno condurre attività di verifica ulteriori e provvedere alla formulazione di un nuovo Preventivo. A seguito dell accettazione di tale Preventivo e dell esito positivo delle attività di verifica e di delibera (v. par. 3.3), il certificato viene riemesso. I costi relativi alle attività di verifica aggiuntive e alla riemissione del certificato sono a carico dell Organizzazione Sicurezza sul lavoro Obbligo di informativa L Organizzazione, ai sensi della vigente legislazione in materia di sicurezza e prevenzione degli infortuni sul lavoro, s impegna a fornire a IMQ un informativa completa e dettagliata relativa ai rischi specifici esistenti nell ambiente di lavoro, in cui sono destinati ad operare i valutatori di IMQ. L Organizzazione s impegna altresì a promuovere, attraverso il proprio incaricato a ciò preposto, la cooperazione ed il coordinamento ai fini dell attuazione delle misure e degli interventi di protezione e prevenzione dai rischi sul lavoro, che incidono sull attività lavorativa dei valutatori incaricati da IMQ, e che richiedono la tutela sia dei lavoratori sia di tutti gli altri soggetti che operano o che comunque sono presenti nel medesimo ambiente di lavoro. Articolo 6 - CONTROLLO DELL`ORGANIZZAZIONE CERTIFICATA Controllo periodico (visite ordinarie) IMQ effettua un controllo periodico sull Organizzazione certificata per verificare il mantenimento della conformità ai requisiti delle norme di riferimento. Questo controllo avviene attraverso visite effettuate secondo i criteri e le modalità precisate nel presente paragrafo e nella normativa applicabile Visite di sorveglianza La prima visita di sorveglianza viene effettuata entro nove (9) mesi dall ultimo giorno della visita di Fase 2, salvo i casi in cui il Comitato di Certificazione CSQ, al fine di verificare la risoluzione delle Non Conformità rilevate (e previa comunicazione all Organizzazione), ritenga opportuno un intervallo di tempo più ristretto. Le visite di sorveglianza, successive alla prima, sono effettuate entro dodici (12) mesi Pag. 11 di 19

12 dalla visita precedente, in accordo con le regole di accreditamento. Le visite di sorveglianza annuali consentono di verificare, nell arco di tre visite, l applicazione del Sistema di Gestione all intera realtà dell Organizzazione coperta da certificazione, fermo restando che alcune aree/aspetti considerati significativi vengono verificati nel corso di ogni visita di sorveglianza Visita di ricertificazione Ciascuna terza visita di sorveglianza, denominata visita di ricertificazione, è orientata ad un riesame generale del Sistema di Gestione certificato, in particolare per quanto concerne gli aspetti documentali, l analisi della sua efficacia e delle sue prestazioni nel triennio. L intervallo temporale tra la visita iniziale e la visita di ricertificazione (e, successivamente, tra ogni ricertificazione) non può eccedere tre (3) anni, pena la perdita di validità del certificato; il suddetto termine è applicabile anche nei casi in cui la certificazione sia sospesa (v. punto che segue). La riemissione del certificato è subordinata all esito positivo della suddetta visita, nonché all attuazione delle Azioni Correttive per la risoluzione delle Non Conformità eventualmente rilevate, entro la data di scadenza del certificato (v. punto ). I costi della riemissione del certificato sono a carico dell Organizzazione, come da Tariffario IMQ in vigore Annullamento/spostamento della visita Le visite di sorveglianza e di ricertificazione sono preannunciate con un congruo preavviso; qualora l Organizzazione chieda lo spostamento di una visita nei dieci (10) giorni lavorativi antecedenti la data pianificata per la stessa, IMQ si riserva la facoltà di addebitare all Organizzazione un importo per gli oneri derivanti, secondo le tariffe in vigore Modalità di verifica e obblighi di cooperazione da parte dell Organizzazione L Organizzazione certificata si impegna a lasciar entrare i valutatori del Sistema CSQ in ogni momento durante l orario di lavoro. Durante le visite di sorveglianza, i valutatori del Sistema CSQ devono essere messi in condizioni tali da poter verificare senza difficoltà l operatività del Sistema di Gestione per il quale l Organizzazione è certificata. I valutatori sono tenuti a limitare al minimo indispensabile le interferenze con l attività dell Organizzazione. Relativamente alle modalità di visita, redazione del Rapporto, verbalizzazione delle Non Conformità ed invio delle Azioni Correttive, si richiama quanto previsto nel par. 3.3 che precede; la suddivisione delle attività in Fase 1 e Fase 2 si applica alle visite di sorveglianza/ricertificazione solo nel caso in cui vi siano modifiche significative nel Sistema di Gestione, nelle caratteristiche dell Organizzazione o del sito in cui opera, nei requisiti applicabili, ecc Visite supplementari Sulla base delle risultanze dei Rapporti di Verifica e delle Non Conformità rilevate, dei reclami ricevuti e, in generale, in tutti i casi in cui si accerti il mancato soddisfacimento, da parte dell Organizzazione, dei requisiti previsti dalla normativa di riferimento, oltreché nelle ipotesi contemplate all art. 5, IMQ può disporre l effettuazione di visite supplementari. Il costo di tali visite è a carico dell Organizzazione certificata Visite con breve preavviso IMQ potrà effettuare anche visite con breve preavviso - effettuate cioè entro cinque (5) giorni lavorativi dalla data di notifica - per indagare sui reclami ricevuti ovvero in seguito a modifiche dell Organizzazione ovvero come azione conseguente nei confronti di un Organizzazione cui è stata sospesa la certificazione. In tali casi, a causa del breve lasso temporale intercorrente tra la comunicazione dei nominativi dei membri del Gruppo di Verifica e l effettuazione della verifica, potrà risultare inapplica- Pag. 12 di 19

13 bile la facoltà di ricusazione di cui al punto che precede. Articolo 7 - SOSPENSIONE, REVOCA E RINUNCIA ALLA CERTIFICAZIONE Sospensione della certificazione Motivazioni del provvedimento di sospensione La certificazione può essere sospesa allorquando IMQ abbia ragione di ritenere che il Sistema di Gestione non risponda più ai requisiti normativi, legislativi e/o regolamentari e, in particolare, nei seguenti casi: a) rilievo di Non Conformità critiche o in numero elevato, mancato invio e/o adozione di Azioni Correttive e, in generale, esito negativo delle verifiche ispettive; b) impossibilità ad effettuare le visite di sorveglianza secondo le cadenze temporali indicate al par. 6.1 e/o le visite supplementari richieste da IMQ; c) inadempimento, da parte dell Organizzazione, degli obblighi previsti ai parr. 5.1 e 5.2; d) esistenza di procedimenti giudiziari o amministrativi, verbali di illecito, reclami, contenziosi ecc. aventi ad oggetto i requisiti cogenti del sistema o del prodotto/servizio erogato dall Organizzazione, o mancata comunicazione a IMQ dell esistenza degli stessi; e) condanna dell Organizzazione per fatti aventi ad oggetto il mancato rispetto dei requisiti cogenti pertinenti al Sistema di Gestione oggetto di certificazione; f) su richiesta motivata dell Organizzazione Comunicazione del provvedimento di sospensione Il provvedimento di sospensione della certificazione e l eventuale provvedimento di ripristino vengono comunicati all Organizzazione a mezzo raccomandata A.R. o altra modalità valida agli effetti di legge Conseguenze della sospensione Durante il periodo di sospensione: - IMQ può sospendere l attività di sorveglianza di cui all art. 6 che precede, salvo quanto previsto al par. 6.3; - IMQ procede a registrare sul data-base delle Organizzazioni certificate lo stato di sospensione; - IMQ comunica il provvedimento di sospensione alle Autorità e/o Enti interessati; - l Organizzazione non può utilizzare il/i certificato/i ottenuto/i ed i marchi di cui all art. 4 del presente Regolamento, né qualificarsi come Organizzazione certificata; - l Organizzazione è comunque tenuta al pagamento degli importi per il mantenimento della certificazione (diritti) Ripristino della certificazione La sospensione può essere annullata soltanto quando l Organizzazione abbia risolto in modo soddisfacente le Non Conformità riscontrate, o nel caso in cui venga meno la situazione che aveva dato origine al provvedimento di sospensione. Prima di procedere al ripristino della certificazione, IMQ può effettuare verifiche documentali e/o presso l Organizzazione al fine di accertare l effettiva risoluzione delle problematiche precedentemente riscontrate; tutte le spese relative a tali verifiche aggiuntive sono a carico dell Organizzazione certificata Durata del periodo di sospensione Trascorsi sei (6) mesi senza che la sospensione abbia potuto essere annullata, la certificazione viene revocata. Pag. 13 di 19

14 Il suddetto termine può essere inferiore nel caso in cui la data di scadenza del certificato sia antecedente rispetto alla decorrenza di sei mesi dall adozione del provvedimento di sospensione; in questa ipotesi, la data limite per l effettuazione della visita di ripristino/ricertificazione è comunque quello di tre anni dalla data di rilascio del certificato (v. punto che precede) Revoca della certificazione Motivazioni del provvedimento di revoca La certificazione può essere revocata in caso di: a) non osservanza degli impegni assunti agli artt. 5 e 6 che precedono; b) mancato pagamento degli importi dovuti, a qualunque titolo, a IMQ. In tal caso, prima di procedere alla revoca, IMQ provvede ad inviare all Organizzazione una comunicazione denominata preavviso di revoca ; decorso un mese da tale comunicazione senza che l Organizzazione abbia provveduto al saldo degli importi dovuti, il certificato viene revocato. Durante tale periodo di preavviso tutte le attività di verifica vengono sospese, analogamente a quanto avviene nelle ipotesi di sospensione; c) fallimento o cessazione dell attività dell Organizzazione; d) gravi irregolarità o abusi nell utilizzo del certificato e/o del marchio; e) condanna dell Organizzazione per il mancato rispetto di requisiti cogenti del Sistema di Gestione o del prodotto/servizio erogato; f) mancato adeguamento, da parte dell Organizzazione, a modifiche normative e/o regolamentari; g) nei casi previsti sub Comunicazione del provvedimento di revoca La decisione della revoca viene comunicata all Organizzazione mediante lettera raccomandata A.R. o altra modalità valida agli effetti di legge Conseguenze della revoca Nel caso di revoca della certificazione, l Organizzazione si obbliga a: a) non utilizzare più il/i certificato/i ottenuto/i ed i marchi di cui all art. 4 che precede; b) restituire il/i certificato/i entro quindici (15) giorni dalla relativa comunicazione; c) eliminare dalla carta intestata e da tutti i documenti i marchi di cui alla lett. a) che precede, nonché ogni riferimento alla certificazione; d) provvedere al saldo di tutti gli importi dovuti a IMQ. IMQ, inoltre, provvede a: aa) interrompere l attività di sorveglianza di cui all art. 6 che precede; bb) cancellare la certificazione dell Organizzazione dai registri di cui al punto ; cc) comunicare il provvedimento di revoca alle Autorità e/o Enti interessati Rinuncia alla certificazione Casistiche della rinuncia L Organizzazione può rinunciare alla certificazione: a) nelle ipotesi di recesso contemplate all art. 11 che segue; b) quando non intenda adeguarsi alle variazione delle norme di riferimento (v. par. 8.1) ovvero delle prescrizioni applicabili all attività di certificazione (v. par. 8.3); c) quando non accetti le variazioni apportate al presente Regolamento (v. par. 8.2); d) quando non accetti le variazioni delle tariffe relative ai diritti annui di mantenimento della certificazione (v. par. 9.2); e) in caso di rinuncia o revoca dell accreditamento di IMQ per lo schema di certificazione e per il settore EA cui la certificazione si riferisce; f) prima dell ottenimento della certificazione. Tuttavia, in tale ipotesi: Pag. 14 di 19

15 - qualora la rinuncia pervenga a IMQ prima dell esecuzione dell attività di verifica, l Organizzazione sarà tenuta al pagamento dell importo relativo all apertura pratica documentale ( Gestione rilascio certificazione CSQ ); - nel caso in cui la rinuncia venga effettuata successivamente alla verifica documentale o alla visita di Fase 1, ma prima di completare l iter di valutazione, l Organizzazione sarà tenuta al pagamento di un importo pari al cinquanta per cento (50%) di quanto dovuto per la certificazione Comunicazione della rinuncia La rinuncia deve essere comunicata tramite raccomandata A.R., via fax o con altra modalità valida agli effetti di legge a: IMQ S.p.A. Area Certificazione CSQ Via Quintiliano, Milano Conseguenze della rinuncia Nel caso di rinuncia alla certificazione, l Organizzazione si obbliga a: a) non utilizzare più il/i certificato/i ottenuto/i ed i marchi di cui all art. 4 che precede, restituendo inoltre il/i certificato/i a IMQ; b) eliminare dalla carta intestata e da tutti i documenti i marchi relativi alla certificazione, nonché ogni riferimento alla stessa; c) provvedere al saldo di tutti gli importi dovuti a IMQ, secondo quanto stabilito all art. 11. IMQ, a sua volta, provvede a: aa) interrompere l attività di sorveglianza di cui all art. 6 che precede; bb) cancellare la certificazione dell organizzazione dai registri di cui al punto Articolo 8 - VARIAZIONE DELLE NORME O DEL REGOLAMENTO Modifiche alle norme di riferimento per la certificazione Qualora venissero apportate modifiche alle norme di riferimento per la certificazione, IMQ ne darà tempestiva comunicazione all Organizzazione certificata, la quale avrà la facoltà di adeguarsi alle nuove prescrizioni entro il termine che le verrà indicato, o di rinunciare alla certificazione. Nel caso in cui l Organizzazione decidesse di mantenere la certificazione, IMQ provvederà a verificare la conformità dell Organizzazione alle nuove prescrizioni normative. Le spese per le eventuali attività di verifica relative e la riemissione del certificato sono a carico dell Organizzazione certificata, secondo le tariffe IMQ in vigore Modifiche al Regolamento Nel caso in cui IMQ apportasse alle prescrizioni del presente Regolamento modifiche che prevedono l accettazione da parte dell Organizzazione certificata, IMQ ne darà regolare comunicazione mediante lettera raccomandata A.R. o altra modalità valida agli effetti di legge, con contestuale pubblicazione sul proprio sito web Qualora l Organizzazione certificata non risponda a sua volta a mezzo lettera raccomandata A.R., o altra modalità valida agli effetti di legge, entro un (1) mese dal ricevimento della comunicazione dell avvenuta variazione del Regolamento, le relative modifiche s intenderanno tacitamente accettate Modifiche delle prescrizioni applicabili all attività di certificazione Nel caso in cui le prescrizioni applicabili all attività di certificazione, contenute in norme (es. ISO/IEC 17021) e/o in altri documenti specifici (es. Regolamenti di accreditamento), Pag. 15 di 19

16 subiscano variazioni, IMQ potrà aggiornare la procedura descritta nel par. 3.3 che precede, al fine di recepire le nuove disposizioni. Qualora tali modifiche comportino impatti significativi sull attività svolta presso l Organizzazione (es. variazione della frequenza o della durata delle visite, ecc.), IMQ provvederà ad informare quest ultima, che avrà facoltà di rinunciare alla certificazione nei trenta (30) giorni successivi alla relativa comunicazione. Eventuali costi per attività di valutazione documentale e/o in campo, derivanti dalle modifiche normative o regolamentari di cui sopra, saranno comunque a carico dell Organizzazione. Articolo 9 - TARIFFE Importi e diritti di mantenimento della certificazione Gli importi relativi alle attività di certificazione e di mantenimento, nonché le relative condizioni di pagamento, sono indicati nel Preventivo così come accettato dall Organizzazione; tale Preventivo viene redatto secondo le tariffe indicate nel Tariffario IMQ in vigore e sulla base delle informazioni fornite dall Organizzazione (numero di addetti, siti/unità operative, ecc.). Il calcolo degli addetti, ai fini della determinazione delle giornate di verifica, è comprensivo del personale dipendente e dei collaboratori esterni, anche con contratti parttime, a tempo determinato, stagionale, ecc. (v. documento IAF MD 5). L Organizzazione è tenuta a comunicare il numero dei propri addetti in modo corretto, ai fini dell emissione del Preventivo e dell esecuzione della verifica iniziale, nonché ad aggiornare IMQ in merito ad eventuali modifiche (v. punto 5.2 lett. b che precede); in quest ultimo caso, IMQ valuterà se la modifica comporta l aggiornamento dei diritti di mantenimento. Gli importi specificati nel Preventivo si riferiscono all attività di certificazione e ai diritti di mantenimento, che vengono fatturati trimestralmente secondo le date indicate nel Tariffario IMQ. Qualora l intervallo temporale tra la data di rilascio del certificato e la data di emissione della prima fattura relativa ai diritti di mantenimento sia inferiore ad un trimestre, tale fattura riporterà la quota di diritti maturata in tale periodo (c.d. rateo). Per quanto non espressamente previsto nel Preventivo, nonché in assenza dello stesso, si applicano gli importi indicati nel Tariffario IMQ in vigore Variazione del Tariffario IMQ Le eventuali variazioni del Tariffario IMQ relative ai diritti di mantenimento della certificazione vengono comunicate a mezzo lettera raccomandata A.R., o altra modalità valida a- gli effetti di legge, a tutte le Organizzazioni certificate ed in fase di certificazione. L Organizzazione certificata ha il diritto di rinunciare alla certificazione entro un (1) mese dalla data di ricezione della comunicazione relativa a tali variazioni (v. punto lettera d); in mancanza di rinuncia, le variazioni s intendono accettate. All Organizzazione che si avvale della suddetta facoltà di rinuncia vengono praticate le tariffe anteriori alle variazioni, fino alla data di risoluzione del rapporto. Articolo 10 LIMITI DELLA CERTIFICAZIONE E RESPONSABILITÀ Obblighi di legge e requisiti cogenti Responsabilità dell organizzazione - Manleva Il rilascio ed il mantenimento della certificazione dei Sistemi di Gestione non costituiscono attestazione né garanzia da parte di IMQ del rispetto degli obblighi di legge e dei requisiti cogenti gravanti sull Organizzazione certificata. Pertanto, l Organizzazione è e rimane l unica responsabile, sia verso se stessa, sia verso i terzi, del corretto svolgimento della propria attività e della conformità della stessa, e dei propri prodotti, alle normative applicabili, nonché alle aspettative dei clienti e dei terzi in Pag. 16 di 19

17 genere. L Organizzazione s impegna altresì a tenere indenne IMQ ed i suoi dipendenti, ausiliari e collaboratori da qualsiasi reclamo, azione e/o pretesa di terzi connessa all esecuzione delle attività di IMQ in base al presente Regolamento Inadempimento IMQ Limiti alla responsabilità In caso di accertato inadempimento di IMQ dovuto ad errore od omissione nell esecuzione dell attività oggetto del presente Regolamento, la responsabilità di IMQ sarà limitata ad un importo massimo non superiore a cinque (5) volte il compenso dovuto per le attività svolte al momento dell errore od omissione che ha provocato il danno Clausola di decadenza Ogni reclamo o richiesta di risarcimento nei confronti di IMQ dovrà essere avanzata dall Organizzazione, a pena di decadenza, entro e non oltre un (1) anno dall evento che ha dato luogo alla richiesta o al reclamo. Articolo 11 DURATA DEL CONTRATTO Fatte salve le ipotesi di cui al par che segue, il contratto di certificazione, di cui il presente Regolamento costituisce parte integrante e sostanziale, è stipulato a tempo indeterminato, a partire dalla data di accettazione del Preventivo formulato da IMQ. Ciascuna Parte contraente ha la facoltà di recedere dal contratto suddetto in qualunque momento, mediante lettera raccomandata A.R. o altra modalità valida agli effetti di legge Il recesso da parte dell Organizzazione comporta la contestuale ed automatica rinuncia alla certificazione (v. punto ), che cesserà pertanto di produrre i suoi effetti a partire dalla data di ricezione della relativa comunicazione da parte di IMQ. L Organizzazione che recede è tenuta a pagare a IMQ: la fattura relativa ai diritti di mantenimento per il trimestre in corso alla data di comunicazione del recesso; la fattura relativa ai diritti di mantenimento per il trimestre successivo Il recesso da parte di IMQ comporta la revoca della certificazione, che resta comunque in vigore fino alla data prevista per la visita periodica successiva. In questa eventualità restano valide, per il tempo residuo di validità del certificato, tutte le disposizioni del contratto di certificazione che sono funzionali al mantenimento del Sistema di Gestione in conformità alla norma di riferimento, con particolare riguardo alla facoltà di IMQ di effettuare verifiche e ottenere informazioni, qualora abbia ragione di ritenere che detta conformità sia venuta meno Nei casi in cui il Preventivo formulato non comprenda le attività di ricertificazione, IMQ provvede, su richiesta dell Organizzazione e prima della scadenza del certificato, alla formulazione di un nuovo Preventivo per il successivo triennio. Al ricevimento dell accettazione di tale Preventivo, vengono pianificate ed eseguite le attività volte al rinnovo della certificazione. In caso di mancata accettazione del Preventivo da parte dell Organizzazione, il contratto si intende risolto a far data dal giorno successivo a quello di scadenza del certificato. Qualora l Organizzazione receda anticipatamente, sarà tenuta al pagamento degli importi dovuti per il mantenimento della certificazione sino alla scadenza del certificato In ogni caso, la mancata esecuzione delle attività di ricertificazione previste ai punti e entro il termine di validità del certificato, comporta la risoluzione del contratto a far data dal giorno successivo a quello di scadenza del certificato stesso. Pag. 17 di 19

18 Articolo 12 - INFORMATIVA EX ART. 13, DECRETO LEGISLATIVO 20 GIUGNO 2003, N. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) Ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003, i dati personali (qui di seguito i dati ) direttamente forniti dall Organizzazione ovvero tramite terzi, sono e saranno trattati da IMQ - ed in particolare registrati e conservati in una banca dati al fine di assicurare un corretto svolgimento dei rapporti contrattuali con l Organizzazione, sia sul piano legale (ad es. adempimento di obblighi contabili, fiscali, ecc.) sia sul piano commerciale (ad es. per l invio di cataloghi, brochure, ecc.). In relazione alle summenzionate finalità, il trattamento dei dati avviene mediante strumenti informatici, manuali e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. Il conferimento dei dati dell Organizzazione è pertanto indispensabile in relazione al corretto svolgimento dei rapporti contrattuali con IMQ, con la conseguenza che, l eventuale rifiuto di fornirli, determinerà l impossibilità per IMQ di dar corso ai medesimi rapporti. I dati potranno essere comunicati da IMQ, per quanto di loro rispettiva e specifica competenza, ad Enti, Amministrazioni, Associazioni e, in generale, ad ogni soggetto pubblico e privato, a soggetti interni designati sia responsabili sia incaricati del trattamento dei dati, nonché a quei soggetti esterni responsabili e/o incaricati da IMQ ai quali la comunicazione sia necessaria per l esecuzione dei servizi disposti da IMQ, ivi comprese le società di recupero del credito alle quali potrà essere affidato l incarico di procedere al recupero dei crediti. La diffusione dei dati è finalizzata esclusivamente a garantire le istituzioni ed i consumatori circa il rilascio, l esistenza, la rinuncia, la sospensione o la revoca della certificazione "Titolare" dei dati personali è l IMQ S.p.A., con sede in Via Quintiliano, Milano, nella persona del Direttore Generale pro-tempore. Ai sensi dell art. 7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti) del decreto di cui al par. 12.1, l Organizzazione potrà in ogni momento avere accesso ai propri dati, chiedendo informazioni al Responsabile del trattamento dati competente per Funzione. Ciò al fine di richiederne, ad esempio, l aggiornamento, la rettifica, l integrazione o la cancellazione, sempre fatto salvo il diritto dell Organizzazione di opporsi, per motivi legittimi, ai suddetti trattamenti e utilizzi. L elenco aggiornato dei Responsabili è conoscibile inoltrando la relativa richiesta all indirizzo info@imq.it. L elenco delle società di recupero del credito, Responsabili esterne del trattamento dati, è conoscibile invece attraverso il sito web Con la sottoscrizione del presente Regolamento, l Organizzazione acconsente che i propri dati personali siano trattati per gli scopi sopra indicati e siano altresì oggetto di comunicazione e di diffusione nell ambito delle finalità su riportate. Articolo 13 - RICORSI L Organizzazione può presentare ricorso contro le decisioni di IMQ alla Commissione Tecnica CSQ, esponendo e motivando le ragioni del proprio dissenso entro trenta (30) giorni dalla ricezione della relativa comunicazione La Commissione Tecnica CSQ assume motivate decisioni entro tre (3) mesi dalla data di presentazione del ricorso; IMQ provvede quindi a comunicare dette decisioni all Organizzazione. Articolo 14 - LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE Il contratto di certificazione, di cui il presente Regolamento costituisce parte integrante e sostanziale, è disciplinato dalla legge italiana. Pag. 18 di 19

19 Qualsiasi controversia relativa all applicazione o all interpretazione del contratto di cui al par. 14.1, comprese quelle inerenti alla sua validità, esecuzione e risoluzione, sarà devoluta alla competenza esclusiva del Foro di Milano. Pag. 19 di 19

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