REGOLAMENTO IMQ. Certificazione delle Imprese che erogano servizi ai sensi dei Regolamenti (CE) n. 303/2008 e n. 304/2008

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1 REGOLAMENTO IMQ Certificazione delle Imprese che erogano servizi ai sensi dei Regolamenti (CE) n. 303/2008 e n. 304/2008 Approvato dal Consiglio di Amministrazione in data INDICE Articolo 1 - OGGETTO DEL REGOLAMENTO... 2 Articolo 2 - CONDIZIONI GENERALI... 3 Articolo 3 - PROCESSO DI CERTIFICAZIONE... 3 Articolo 4 - UTILIZZO DELLA CERTIFICAZIONE E DEI MARCHI IMQ E ACCREDIA... 6 Articolo 5 - OBBLIGHI DELL IMPRESA CERTIFICATA... 7 Articolo 6 - MANTENIMENTO, RINNOVO, SOSPENSIONE, REVOCA E RINUNCIA DELLA CERTIFICAZIONE... 8 Articolo 7 - RECLAMI E RICORSI Articolo 8 - MODIFICHE ALLA NORMATIVA Articolo 9 - MODIFICHE AL REGOLAMENTO Articolo 10 - DURATA DEL CONTRATTO Articolo 11 - TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Articolo 12 - LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE IMQ - Via Quintiliano, Milano Tel.: (15 linee) - Fax: Mod. 2725REG/0 1/13 Aprile 2013

2 Articolo 1 - OGGETTO DEL REGOLAMENTO Generalità Il presente Regolamento, approvato dal Consiglio di Amministrazione di IMQ S.p.A. (qui di seguito IMQ ), stabilisce la procedura che viene applicata da IMQ per la certificazione delle imprese (qui di seguito la Certificazione ) che erogano servizi di: installazione, manutenzione o riparazione di apparecchiature fisse di refrigerazione, condizionamento d aria e pompe di calore contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra, in base alle disposizioni del Regolamento (CE) n. 303/2008; installazione, manutenzione o riparazione di impianti fissi di protezione antincendio e di estintori contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra, in base alle disposizioni del Regolamento (CE) n. 304/2008; (qui di seguito Servizi ) Scopo della Certificazione Scopo della Certificazione è di dare assicurazione, con un adeguato livello di fiducia, che l Impresa eroghi il Servizio impiegando personale certificato e mettendo a disposizione del personale gli strumenti e le procedure necessari, come richiesto dalla normativa di riferimento. Detto scopo viene conseguito con riferimento alla seguente normativa, per quanto applicabile: UNI CEI EN Requisiti generali relativi agli organismi che gestiscono sistemi di certificazione di prodotti ; UNI CEI EN ISO/IEC Valutazione della conformità - Vocabolario e principi generali ; ISO/IEC Guide 65 General requirements for bodies operating product certification systems ; IAF GD5 IAF Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 65 ; Regolamento ACCREDIA RG-01 Regolamento per l accreditamento degli Organismi di certificazione ; Regolamento ACCREDIA RG-09 Regolamento per l utilizzo del marchio ACCREDIA ; Regolamento ACCREDIA RT-29 Prescrizioni per l accreditamento degli Organismi operanti le certificazioni dei servizi di: installazione, manutenzione o riparazione di apparecchiature fisse di refrigerazione, condizionamento d aria e pompe di calore contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra, in base alle disposizioni del regolamento (CE) n. 303/2008; installazione, manutenzione o riparazione di impianti fissi di protezione antincendio e di estintori contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra, in base alle disposizioni del regolamento (CE) n. 304/2008 ; UNI ISO Linee guida per i piani della qualità ; I documenti sopra riportati si intendono nell ultima revisione corrente. IMQ non garantisce e non può garantire in alcun modo l esito positivo di detta attività di valutazione e, di conseguenza, il rilascio del relativo certificato Definizioni Si applicano le definizioni riportate nell Art. 2 del Regolamento (CE) n. 842/2006, negli Articoli 3 dei Regolamenti (CE) n. 303/2008 e n. 304/2008, e nell Art. 2 del DPR 27 gennaio 2012, n Commissione Tecnica Sulla corretta applicazione del presente Regolamento vigila la competente Commissione Tecnica, costituita su delibera del Consiglio di Amministrazione di IMQ. Nella Commissione Tecnica sono rappresentati in modo equilibrato gli interessi di tutte le parti significativamente interessate agli schemi di certificazione gestiti da IMQ, senza che prevalga alcun interesse. In particolare, la Commissione Tecnica è coinvolta nello sviluppo e nel riesame degli schemi di certificazione implementati da IMQ e contribuisce a salvaguardare l imparzialità delle attività di Certificazione svolte. Mod. 2725REG/0 2/13 Aprile 2013

3 Articolo 2 - CONDIZIONI GENERALI Requisiti cogenti e responsabilità dell Impresa L Impresa s impegna a conformarsi e a mantenersi conforme ai requisiti di natura cogente, quali leggi, regolamenti, ecc., di tipo internazionale, nazionale o locale. La Certificazione riguarda solo la conformità del Servizio in oggetto allo schema di certificazione di riferimento e non costituisce, pertanto, attestazione di rispetto dei predetti requisiti. L Impresa rimane pertanto l unica responsabile della propria conformità legislativa, con esclusione di qualsiasi responsabilità od obbligo di garanzia da parte di IMQ Ottenimento e mantenimento della Certificazione - Importi dovuti I corrispettivi dovuti e le modalità di pagamento per la Certificazione e il relativo mantenimento sono quelli riportati nel relativo Tariffario IMQ; la concessione ed il mantenimento della Certificazione sono subordinate al pagamento di tali corrispettivi Valutatori IMQ Le attività di verifica sono svolte da uno o più valutatori qualificati secondo specifiche procedure, in conformità alle norme applicabili. Il Gruppo addetto alla conduzione della singola attività (di seguito anche Gruppo di Verifica ) può essere composto da personale dipendente IMQ e/o da personale esterno; se necessario, un valutatore appartenente al Gruppo di Verifica viene nominato Responsabile del Gruppo stesso. Nel Gruppo di Verifica può essere prevista la presenza di esperti tecnici, che forniscono conoscenze o competenze relative allo specifico schema/settore Impegno di riservatezza Tutti gli atti relativi alla domanda di Certificazione e alla valutazione del Servizio erogato dall Impresa sono considerati riservati, salvo quanto previsto nei confronti di ACCREDIA e delle Autorità competenti Divieto di svolgere attività di consulenza Nell effettuazione delle attività previste dal presente Regolamento, IMQ non fornisce in alcun modo servizi di consulenza inerenti all ambito per il quale è richiesta ovvero già ottenuta la Certificazione Iscrizione in appositi Registri pubblici Le Imprese certificate vengono inserite in un apposito Registro pubblico. A tal fine il consenso alla pubblicazione dei dati è parte integrante delle prescrizioni del presente Regolamento Presentazione della domanda di Certificazione Articolo 3 - PROCESSO DI CERTIFICAZIONE IMQ fornisce alle Imprese quanto segue: Informazioni dettagliate del processo di certificazione; Informazioni dettagliate sulla predisposizione del Piano della Qualità di cui al DPR 43/2012 relativamente al servizio che intendono sottoporre a certificazione; Indicazioni dei costi associati al processo di certificazione, e in particolare quelli relativi a: - presentazione della domanda di certificazione; - esame della documentazione; - effettuazione delle verifiche ispettive, con separazione tra quelli relativi a: valutazione iniziale/supplementare/straordinaria, estensione, sorveglianza, rinnovo e spese vive (vitto, alloggio, spese auto); - rilascio della certificazione. Mod. 2725REG/0 3/13 Aprile 2013

4 L Impresa interessata deve inviare a IMQ: - copia del Preventivo, sottoscritta per accettazione; - domanda di Certificazione, compilando e firmando l apposito modulo predisposto da IMQ; - il presente Regolamento datato e firmato per accettazione Istruzione della domanda di Certificazione Al ricevimento della domanda IMQ provvede a: - esaminare in via preliminare la domanda e la relativa documentazione presentata; - richiedere ulteriore documentazione, qualora ciò sia ritenuto necessario ai fini dell accettazione della domanda; - accettare la domanda dopo averne verificato la correttezza e la completezza; - inviare, su richiesta del Richiedente, la conferma di accettazione Iter certificativo Assegnazione al Gruppo di Verifica Ispettiva e facoltà di ricusazione Completata la fase istruttoria, IMQ assegna la pratica di certificazione ad un Gruppo di Verifica Ispettiva, composto da uno o più soggetti, che garantisca una competenza adeguata all attività da svolgere (v. par. 2.3 che precede). L Impresa ha il diritto di chiedere la sostituzione di un valutatore o di un esperto; tale richiesta deve essere formulata per iscritto, entro cinque (5) giorni da quando l Impresa riceve l informazione, e deve essere adeguatamente motivata. IMQ si riserva la decisione di confermare o sostituire il soggetto in questione, in funzione della oggettiva fondatezza delle motivazioni esposte dal Richiedente Svolgimento delle attività di verifica La verifica dell Impresa comporta una valutazione del Piano della Qualità (PdQ) del Servizio, con particolare riguardo all impiego di personale certificato in numero sufficiente da coprire il volume d attività previsto, e alla dimostrazione che il personale abbia a disposizione gli strumenti e le procedure necessari per svolgere le attività previste. Detta verifica viene svolta secondo il metodo del campionamento ed è basata su interviste al personale, osservazione diretta delle attività svolte, esame di luoghi, documenti e registrazioni. Il Responsabile del Gruppo di Verifica provvede a contattare l Impresa con l obiettivo di definire le date della verifica e trasmette alla stessa, con congruo anticipo, il Piano della Verifica Ispettiva. Qualora l Impresa chieda lo spostamento di una visita nei dieci (10) giorni lavorativi antecedenti la data pianificata per la stessa, IMQ si riserva la facoltà di addebitare all Impresa un importo per gli oneri derivanti, secondo le tariffe in vigore. All inizio della verifica ispettiva, i valutatori devono avere un incontro con la Direzione dell Impresa al fine di: - presentare i partecipanti e descriverne i ruoli; - stabilire un canale ufficiale per le comunicazioni tra i valutatori e la Direzione; - illustrare la procedura e i criteri utilizzati ai fini della verifica; - confermare il campo di applicazione della Certificazione, il piano della verifica e gli obiettivi della stessa; - fornire ogni altra informazione pertinente, chiarendo eventuali dubbi; - stabilire un clima di fiducia reciproca. L Impresa s impegna a fornire ai valutatori tutti gli strumenti necessari per una corretta valutazione, assicurando in particolare che siano disponibili i documenti relativi al PdQ del Servizio per il quale è richiesta la Certificazione. Durante la verifica, i valutatori devono essere assistiti da personale dell Impresa. Quest ultima, peraltro, deve consentire il loro accesso in condizioni di sicurezza a tutte le aree ove vengono svolte attività rilevanti per l oggetto della Certificazione, anche per l intervista del personale coinvolto nelle suddette attività; a questo proposito, l Impresa s impegna a mettere a disposizione dei valutatori tutte le informazioni necessarie (v. par. 5.3) Rapporto di Verifica Ispettiva Al termine della visita presso l Impresa, il Gruppo di Verifica compila un apposito Rapporto di Verifica Ispettiva (qui di seguito Rapporto ), che evidenzia anche le eventuali situazioni di Non Conformità. Mod. 2725REG/0 4/13 Aprile 2013

5 Prima di rendere definitivo il Rapporto, il Richiedente: - viene messo al corrente del risultato della verifica ispettiva; - ha l opportunità di discutere con il Gruppo di Verifica il contenuto del Rapporto. Successivamente, questi firma - per presa visione - il Rapporto (ivi comprese le singole Non Conformità eventualmente rilevate) e ne riceve copia. Qualora IMQ non provveda a trasmettere all Impresa, entro un (1) mese dalla data della visita, una comunicazione scritta di rettifica delle risultanze contenute nel Rapporto, lo stesso s intende confermato Azioni Correttive L Impresa deve impegnarsi ad eliminare le Non Conformità eventualmente rilevate nel corso della verifica ispettiva tramite adeguate Azioni Correttive. Le Azioni Correttive individuate, sottoscritte da un rappresentante dell Impresa, devono essere trasmesse a IMQ entro il termine indicato nel/i rapporto/i di Non Conformità, specificando tempi di attuazione e relative responsabilità; le Azioni Correttive proposte si intendono accettate qualora IMQ non provveda ad inviare all Impresa, entro un (1) mese dalla data di ricezione delle stesse, specifica richiesta di integrazione o modifica. La verifica dell attuazione delle Azioni Correttive volte a risolvere le Non Conformità viene effettuata sulla base di evidenze oggettive, nel corso della visita successiva o, nei casi critici, tramite visita supplementare (v. punto che segue); l ottenimento/mantenimento della Certificazione è subordinato all esito positivo di tale verifica Delibera della Certificazione Il Rapporto con i relativi allegati, la documentazione pertinente e - nel caso in cui siano rilevate Non Conformità - le relative Azioni Correttive vengono successivamente trasmessi al Comitato di Delibera IMQ. Sulla base delle risultanze contenute nella suddetta documentazione, nonché di ogni altra informazione pertinente, tale organo decide sul rilascio o meno della Certificazione Rilascio e validità del certificato Contenuto del certificato Quando la Certificazione viene accordata, IMQ provvede ad inviare all Impresa il relativo certificato nel quale sono precisati: il Regolamento Comunitario di riferimento (Reg. CE 303/2008 o Reg. CE 304/2008), il nome dell Organismo di Certificazione (IMQ S.p.A.), il numero di certificato, il nome completo del titolare dell Impresa e la sua sede legale, l attività che il titolare del certificato è autorizzato a svolgere, la data di rilascio, la data di scadenza e la firma del rappresentante legale IMQ (o persona da questi delegata) che rilascia il certificato. L invio del certificato è subordinato al pagamento, da parte dell Impresa, degli importi dovuti a IMQ per le attività eseguite sino alla data di rilascio del certificato stesso Mancato rilascio della Certificazione Quando la Certificazione non viene accordata, IMQ comunica per iscritto all Impresa tale decisione, indicando le relative motivazioni e richiedendo l invio di documentazione che fornisca evidenza della risoluzione delle Non Conformità riscontrate ovvero, ove ritenuta opportuna, l effettuazione di una visita supplementare volta alla verifica di detta risoluzione. L esito positivo delle suddette valutazioni supplementari, il cui costo è carico dell Impresa, permette di procedere al rilascio della Certificazione Validità del certificato La Certificazione della conformità delle Imprese ha una durata di 5 anni. Nell arco dei cinque anni di validità della Certificazione, IMQ effettuerà verifiche di sorveglianza con frequenza annuale: due verifiche ispettive saranno effettuate presso l Impresa mentre le restanti verifiche saranno effettuate presso la sede di IMQ su base documentale. La validità del certificato è subordinata, oltre che al perdurare del rapporto contrattuale con IMQ, all esito positivo di tali visite di sorveglianza secondo le modalità indicate nell art. 6 che segue. Lo scioglimento del contratto con IMQ per qualsiasi motivo fa venir meno la validità e l efficacia del certificato. Mod. 2725REG/0 5/13 Aprile 2013

6 Iscrizione nel registro delle imprese certificate In seguito all emissione del certificato, IMQ iscrive l Impresa nel Registro telematico nazionale delle imprese certificate, secondo quanto previsto dalla normativa vigente. IMQ può inserire informazioni sulle imprese certificate anche nei propri data-base, cui viene data adeguata diffusione. IMQ è responsabile unicamente della veridicità dei dati pubblicati nei propri data-base, non potendo garantire in alcun modo la correttezza e l aggiornamento delle informazioni contenute in registri e banche dati di terzi Accreditamento di IMQ Accreditamento per la certificazione di imprese - Obblighi di IMQ IMQ è autorizzata a rilasciare le certificazioni in oggetto dalle Autorità competenti in quanto Organismo di Certificazione accreditato, ed è quindi tenuta ad applicare le prescrizioni dettate dall Ente di accreditamento e dalle Autorità competenti. IMQ è altresì tenuta a comunicare alle Autorità preposte i provvedimenti di rilascio, diniego, sospensione, ripristino, rinuncia e revoca della Certificazione Sospensione, rinuncia e revoca dell accreditamento IMQ provvederà ad informare l Impresa dell eventuale sospensione, rinuncia o revoca del proprio accreditamento nello schema in questione. In queste eventualità, l Impresa ha la facoltà di rescindere il contratto senza dare alcun preavviso; inoltre, IMQ provvederà a supportare la medesima nell eventuale passaggio ad altro Organismo accreditato. In ogni caso, IMQ non è in alcun modo responsabile per eventuali danni causati all Impresa dalla sospensione, rinuncia o revoca del proprio accreditamento. Articolo 4 - UTILIZZO DELLA CERTIFICAZIONE E DEI MARCHI IMQ E ACCREDIA Concessione d uso dei marchi Con decorrenza dalla data del rilascio della Certificazione, l Impresa ha diritto all uso del riferimento alla Certificazione IMQ e potrà usare il marchio IMQ solo con riferimento al Servizio per cui ha ottenuto la Certificazione. L Impresa certificata può quindi usare il marchio IMQ collegato alla Certificazione sui propri documenti e sul materiale pubblicitario inerente la propria attività, purché ciò avvenga in maniera veritiera e completa dei dati relativi alla Certificazione Disposizioni per l uso dei marchi L Impresa certificata può usare il marchio IMQ solo: - con il proprio nome; - con il numero di identificazione del certificato (opzionale); - con il riferimento alla normativa a cui la Certificazione fa riferimento; - nel periodo di validità del certificato; - senza cambi di forma (sono permessi ingrandimenti e riduzioni che comunque ne permettano la perfetta leggibilità); - nei colori stabiliti oppure in bianco/nero. L Impresa certificata può utilizzare, in via facoltativa, il marchio ACCREDIA congiuntamente al marchio IMQ, nel rispetto delle regole indicate nel documento RG-09 Regolamento per l utilizzo del marchio ACCREDIA, che qui s intende integralmente richiamato. Nota: Il suddetto documento è disponibile sul sito web di ACCREDIA I suddetti marchi saranno inviati alle imprese certificate, nei vari formati, per il tramite del Servizio Marketing di IMQ Uso scorretto dei marchi e del certificato L Impresa certificata si impegna a non fare un uso scorretto della Certificazione e dei relativi marchi. Per uso scorretto si intende, in particolare, l utilizzo degli stessi con riferimento a servizi o attività non attinenti a quanto incluso nel certificato stesso, con l intenzione di trarre in inganno terzi circa lo scopo e l estensione della Certificazione. Mod. 2725REG/0 6/13 Aprile 2013

7 E altresì uso scorretto il riferimento alla Certificazione quando questa non sia ancora stata rilasciata, oppure sia stata sospesa o revocata, oppure sia trascorso il periodo di validità. IMQ è tenuta al controllo del corretto utilizzo delle certificazioni emesse e dei relativi marchi. A tal fine l Impresa potrà inviare a IMQ per approvazione, prima della pubblicazione, copia della documentazione aziendale (cataloghi, strumenti pubblicitari, contratti o altre forme di comunicazione) che emetterà per propagandare l ottenimento della Certificazione. Nei casi di utilizzo scorretto della Certificazione e/o dei marchi, IMQ prenderà tutte le misure atte a far cessare tale uso, tutelando nel contempo e nei modi più opportuni i propri diritti, anche mediante la pubblicazione dell accaduto sul proprio sito web e/o sulla stampa. Articolo 5 - OBBLIGHI DELL IMPRESA CERTIFICATA Trasferibilità della Certificazione - Modifiche nell assetto organizzativo La Certificazione è riservata all Impresa ed all attività menzionate nel certificato. Essa non è trasferibile, salvo nei casi di cessione, trasformazione, fusione, scissione, conferimento di un ramo particolare dell Impresa certificata. In questi casi l Impresa dovrà inviare una comunicazione a IMQ in modo tempestivo, comunque non oltre quindici (15) giorni dall avvenuta iscrizione della relativa registrazione nel Registro telematico nazionale delle Imprese, ove prevista; l inosservanza di questo termine può dare luogo, a carico dell Impresa certificata, all applicazione del provvedimento di sospensione o di revoca della Certificazione. Nei casi sopra descritti, l Impresa dovrà inoltrare a IMQ richiesta scritta di mantenimento della Certificazione in capo al soggetto risultante della vicenda modificativa dell assetto organizzativo, corredata di copia del relativo certificato di iscrizione alla Camera di Commercio, e di eventuali documenti ulteriori, qualora siano ritenuti necessari. IMQ provvederà quindi ad accertare, eventualmente anche attraverso una verifica supplementare, che l erogazione del Servizio oggetto di Certificazione non abbia subito modifiche o comunque sia conforme ai requisiti normativi di riferimento. I costi dell aggiornamento della Certificazione e dell eventuale verifica ispettiva saranno a carico del soggetto risultante dalla vicenda modificativa Obblighi dell Impresa L Impresa certificata s impegna a: a) mantenere la propria struttura conforme ai requisiti richiesti dalle normative di riferimento. Qualora l Impresa intenda modificare la sua struttura in parti che hanno o possono avere rilevanza ai fini della conformità o meno a tali normative, l Impresa deve darne preventiva comunicazione scritta a IMQ (v. anche quanto stabilito al punto 5.1), che può accettare le modifiche o disporre l effettuazione di una o più verifiche ispettive supplementari. Il costo di dette verifiche è a carico dell Impresa certificata; b) comunicare tempestivamente a IMQ eventuali variazioni del numero dei propri addetti; in tal caso IMQ potrà disporre a titolo oneroso l effettuazione di una verifica supplementare, anticipare la visita di sorveglianza e/o modificare i tempi di visita previsti; c) non utilizzare la propria Certificazione in modo da portare discredito a IMQ; d) non fare alcuna dichiarazione o pubblicizzare la propria Certificazione in maniera tale da poter essere considerata ingannevole o non autorizzata; e) consentire l accesso agli ispettori dell Ente di accreditamento ACCREDIA in accompagnamento ai valutatori IMQ; tali visite, il cui scopo è la sorveglianza sull operato dei valutatori IMQ, sono regolarmente comunicate con un congruo preavviso; f) comunicare immediatamente a IMQ tutte le situazioni difformi rilevate dalle Autorità di controllo, nonché eventuali sospensioni o revoche di autorizzazioni, concessioni, ecc.; g) comunicare immediatamente a IMQ eventuali procedimenti giudiziari/amministrativi in corso inerenti l oggetto della Certificazione, fatti salvi i limiti imposti dalla legge; h) comunicare immediatamente a IMQ eventuali incidenti con impatto di lunga durata e/o che abbiano richiesto l intervento di Enti esterni per la risposta e/o che abbiano comportato comunicazioni a pubbliche Autorità; i) tenere informata IMQ sugli sviluppi dei suddetti procedimenti. Mod. 2725REG/0 7/13 Aprile 2013

8 5.3 - Sicurezza sul lavoro - Obbligo di informativa L Impresa, ai sensi della vigente legislazione in materia di sicurezza e prevenzione degli infortuni sul lavoro, s impegna a fornire a IMQ un informativa completa e dettagliata relativa ai rischi specifici esistenti nell ambiente di lavoro, in cui sono destinati ad operare i valutatori di IMQ. L Impresa s impegna altresì a promuovere, attraverso il proprio incaricato a ciò preposto, la cooperazione ed il coordinamento ai fini dell attuazione delle misure e degli interventi di protezione e prevenzione dai rischi sul lavoro, che incidono sull attività lavorativa dei valutatori incaricati da IMQ, e che richiedono la tutela sia dei lavoratori sia di tutti gli altri soggetti che operano o che comunque sono presenti nel medesimo ambiente di lavoro. Articolo 6 - MANTENIMENTO, RINNOVO, SOSPENSIONE, REVOCA E RINUNCIA DELLA CERTIFICAZIONE Mantenimento della Certificazione La Certificazione della competenza delle imprese ha una durata di 5 anni. Nell arco dei cinque anni di validità della Certificazione, IMQ effettua un controllo periodico sull Impresa certificata per verificare il mantenimento della conformità ai requisiti delle normative di riferimento. Questo controllo avviene sia attraverso visite ispettive presso l Impresa sia attraverso verifiche documentali, con cadenza annuale. Ciascuna visita è effettuata entro dodici (12) mesi dalla precedente. Nel corso del quinquennio di validità della Certificazione, almeno due verifiche sono condotte presso l Impresa. Le visite di sorveglianza sono preannunciate con un congruo preavviso; qualora l Impresa chieda lo spostamento di una visita nei dieci (10) giorni lavorativi antecedenti la data pianificata per la stessa, IMQ si riserva la facoltà di addebitare all Impresa un importo per gli oneri derivanti, secondo le tariffe in vigore. L Impresa certificata si impegna a lasciar entrare i valutatori IMQ in ogni momento durante l orario di lavoro. Durante le visite di sorveglianza, i valutatori IMQ devono essere messi in condizioni tali da poter verificare senza difficoltà l operatività dell Impresa. I valutatori sono tenuti a limitare al minimo indispensabile le interferenze con l attività dell Impresa. Relativamente alle modalità di visita, redazione del Rapporto, verbalizzazione delle Non Conformità ed invio delle Azioni Correttive, si richiama quanto previsto nel punto 3.3 che precede Rinnovo della Certificazione Il rinnovo della Certificazione avviene previa esecuzione di un nuovo iter di certificazione. La visita di rinnovo è pertanto orientata ad un riesame generale delle competenze e delle attività dell Impresa, comprendendo l analisi delle sue prestazioni nel quinquennio. L intervallo temporale tra la visita iniziale e la visita di rinnovo (e, successivamente, tra ogni visita di rinnovo) non può eccedere cinque (5) anni, pena la perdita di validità del certificato. La riemissione del certificato è subordinata all esito positivo della suddetta visita, nonché all attuazione delle Azioni Correttive per la risoluzione delle Non Conformità eventualmente rilevate, entro la data di scadenza del certificato (v. punto ). I costi della riemissione del certificato sono a carico dell Impresa, come da Tariffario IMQ in vigore Sospensione della Certificazione La Certificazione può essere sospesa allorquando IMQ abbia ragione di ritenere che l erogazione del Servizio da parte dell Impresa non risponda più ai requisiti normativi e, in particolare, nei seguenti casi: a) rilievo di Non Conformità in numero elevato, mancato invio e/o adozione di Azioni Correttive e, in generale, esito negativo delle verifiche ispettive; b) impossibilità ad effettuare le visite di sorveglianza secondo le cadenze temporali indicate al punto 6.1; c) inadempimento, da parte dell Impresa, degli obblighi previsti ai punti 5.1 e 5.2; d) esistenza di procedimenti giudiziari o amministrativi, verbali di illecito, reclami, contenziosi ecc. aventi ad oggetto i requisiti cogenti del Servizio erogato dall Impresa, o mancata comunicazione a IMQ dell esistenza degli stessi; e) condanna dell Impresa per fatti aventi ad oggetto il mancato rispetto dei requisiti cogenti pertinenti al Servizio oggetto di Certificazione; f) su richiesta motivata dell Impresa. Mod. 2725REG/0 8/13 Aprile 2013

9 Il provvedimento di sospensione della Certificazione e l eventuale provvedimento di ripristino vengono comunicati all Impresa a mezzo raccomandata A.R. o altra modalità valida agli effetti di legge. Durante il periodo di sospensione: - IMQ può sospendere l attività di sorveglianza; - IMQ procede a registrare sul data-base delle imprese certificate lo stato di sospensione; - IMQ comunica il provvedimento di sospensione alle Autorità e/o Enti interessati; - l Impresa non può utilizzare il/i certificato/i ottenuto/i ed i marchi di cui all art. 4 del presente Regolamento, né qualificarsi come Impresa certificata; - l Impresa è comunque tenuta al pagamento degli importi per il mantenimento della Certificazione (diritti). La sospensione può essere annullata soltanto quando l Impresa abbia risolto in modo ritenuto soddisfacente da IMQ le Non Conformità riscontrate, o nel caso in cui venga meno la situazione che aveva dato origine al provvedimento di sospensione. Prima di procedere al ripristino della Certificazione, IMQ può effettuare verifiche documentali e/o presso l Impresa al fine di accertare l effettiva risoluzione delle problematiche precedentemente riscontrate; tutte le spese relative a tali verifiche aggiuntive sono a carico dell Impresa certificata. Trascorsi sei (6) mesi senza che la sospensione abbia potuto essere annullata, la Certificazione viene revocata. Il suddetto termine può essere inferiore nel caso in cui la data di scadenza del certificato sia antecedente rispetto alla decorrenza di sei mesi dall adozione del provvedimento di sospensione; in questa ipotesi, la data limite per l effettuazione della visita di ripristino/rinnovo è comunque quello di cinque anni dalla data di rilascio del certificato Revoca della Certificazione La Certificazione può essere revocata in caso di: a) inadempimento, da parte dell Impresa, degli obblighi previsti ai punti 5.1 e 5.2; b) mancato pagamento degli importi dovuti, a qualunque titolo, a IMQ. In tal caso, prima di procedere alla revoca, IMQ provvede ad inviare all Impresa una comunicazione denominata preavviso di revoca ; decorso un mese da tale comunicazione senza che l Impresa abbia provveduto al saldo degli importi dovuti, il certificato viene revocato. Durante tale periodo di preavviso tutte le attività di verifica vengono sospese, analogamente a quanto avviene nelle ipotesi di sospensione; c) fallimento o cessazione dell attività dell Impresa; d) gravi irregolarità o abusi nell utilizzo del certificato e/o del marchio; e) condanna dell Impresa per il mancato rispetto di requisiti cogenti del Servizio erogato; f) mancato adeguamento, da parte dell Impresa, a modifiche normative e/o regolamentari; g) nei casi previsti dal punto 6.3 che precede. La decisione della revoca viene comunicata all Impresa mediante lettera raccomandata A.R. o altra modalità valida agli effetti di legge. Nel caso di revoca della Certificazione, l Impresa si obbliga a: a) non utilizzare più il/i certificato/i ottenuto/i ed i marchi di cui all art. 4 che precede; b) restituire il/i certificato/i entro quindici (15) giorni dalla relativa comunicazione; c) eliminare dalla carta intestata e da tutti i documenti i marchi di cui alla lett. a) che precede, nonché ogni riferimento alla Certificazione; d) provvedere al saldo di tutti gli importi dovuti a IMQ. IMQ, inoltre, provvede a: - interrompere l attività di sorveglianza; - cancellare la Certificazione dell Impresa dai registri di cui al punto ; - comunicare il provvedimento di revoca alle Autorità e/o Enti interessati Rinuncia alla Certificazione L Impresa può rinunciare alla Certificazione: a) nelle ipotesi di recesso contemplate all art. 10 che segue; b) quando non intenda adeguarsi alle variazione delle normative di riferimento (v. par. 8.1); c) quando non accetti le variazioni apportate al presente Regolamento (v. par. 8.2 e art. 9); d) in caso di rinuncia o revoca dell accreditamento di IMQ per lo schema cui la Certificazione si riferisce; Mod. 2725REG/0 9/13 Aprile 2013

10 f) prima dell ottenimento della Certificazione. Tuttavia, in tale ipotesi, l Impresa sarà comunque tenuta al pagamento dell importo relativo alle attività già svolte. La rinuncia deve essere comunicata tramite raccomandata A.R., via fax o con altra modalità valida agli effetti di legge a: IMQ S.p.A. Funzione Impianti e Costruzioni Via Quintiliano, Milano. Nel caso di rinuncia alla Certificazione, l Impresa si obbliga a: a) non utilizzare più il/i certificato/i ottenuto/i ed i marchi di cui all art. 4 che precede, restituendo inoltre il/i certificato/i a IMQ; b) eliminare dalla carta intestata e da tutti i documenti i marchi relativi alla Certificazione, nonché ogni riferimento alla stessa; c) provvedere al saldo di tutti gli importi dovuti a IMQ, secondo quanto stabilito all art. 10. IMQ, a sua volta, provvede a: - interrompere l attività di sorveglianza; - cancellare la Certificazione dell Impresa dai registri di cui al punto Articolo 7 - RECLAMI E RICORSI Reclami L Impresa certificata, nel caso di carenze rilevate nella gestione delle attività, può presentare reclamo a IMQ, esponendo e motivando per iscritto le ragioni del reclamo stesso. IMQ avrà cura di trattare il reclamo e di rispondere per iscritto al reclamante entro un congruo termine, di regola entro venti (20) giorni lavorativi dalla data di ricezione del suddetto reclamo Ricorsi In caso di disaccordo con IMQ circa l esito della decisione presa riguardo la Certificazione, l Impresa richiedente e/o già certificata può presentare ricorso entro trenta (30) giorni dalla data di ricezione della comunicazione IMQ, esponendo e motivando per iscritto le ragioni del ricorso. IMQ potrà richiedere eventuali ulteriori elementi e/o informazioni ad integrazione del ricorso presentato. Il ricorso sarà esaminato dalla Commissione Tecnica, che deciderà circa il suo accoglimento o meno. La relativa decisione sarà comunicata per iscritto entro centoventi (120) giorni dalla data di ricezione del ricorso Indipendenza e imparzialità Le politiche e le procedure per la risoluzione dei ricorsi e dei reclami ricevuti garantiscono la loro risoluzione in modo indipendente ed equo. Articolo 8 - MODIFICHE ALLA NORMATIVA Modifiche alla normativa di riferimento per la Certificazione Qualora la normativa di riferimento per il rilascio della Certificazione venisse modificata, IMQ ne darà tempestiva comunicazione all Impresa certificata, la quale avrà la facoltà di adeguarsi alle nuove prescrizioni entro il termine che le verrà indicato, o di rinunciare alla Certificazione. Nel caso in cui l Impresa decidesse di mantenere la Certificazione, IMQ provvederà a verificare la conformità dell Impresa alle nuove prescrizioni normative. Le spese per le eventuali attività di verifica relative e la riemissione del certificato sono a carico dell Impresa certificata, secondo le tariffe IMQ in vigore Modifiche alla normativa di riferimento per l accreditamento Nel caso in cui le prescrizioni applicabili all attività di Certificazione, contenute in norme (per esempio EN 45011) e/o in Regolamenti di accreditamento (per esempio ACCREDIA RT-29), subiscano variazioni, IMQ potrà aggiornare la procedura descritta nel par. 3.3 che precede, al fine di recepire le nuove disposizioni. Mod. 2725REG/0 10/13 Aprile 2013

11 Qualora tali modifiche comportino impatti significativi sull attività svolta presso l impresa (es. variazione della frequenza o della durata delle visite, ecc.), IMQ provvederà ad informare quest ultima, che avrà facoltà di rinunciare alla Certificazione nei trenta (30) giorni successivi alla relativa comunicazione. Eventuali costi per attività di valutazione documentale e/o in campo, derivanti dalle modifiche normative o regolamentari di cui sopra, saranno comunque a carico dell impresa. Articolo 9 - MODIFICHE AL REGOLAMENTO Nel caso IMQ apportasse alle prescrizioni del presente Regolamento modifiche che prevedono l accettazione da parte dell Impresa certificata, IMQ ne darà regolare comunicazione mediante lettera raccomandata A.R. o altra modalità valida agli effetti di legge, con contestuale pubblicazione sul proprio sito Internet Qualora l Impresa certificata non risponda a sua volta a mezzo lettera raccomandata A.R., o altra modalità valida agli effetti di legge, entro un (1) mese dal ricevimento della comunicazione dell avvenuta ricezione del Regolamento, le relative modifiche s intenderanno tacitamente accettate. Articolo 10 - DURATA DEL CONTRATTO Durata La validità del contratto di Certificazione, di cui il presente Regolamento costituisce parte integrante e sostanziale, parte dalla data di accettazione del Preventivo formulato da IMQ e cessa alla scadenza quinquennale del Certificato. Ciascuna Parte contraente ha la facoltà di recedere dal contratto suddetto in qualunque momento, mediante lettera raccomandata A.R. o altra modalità valida agli effetti di legge Recesso da parte dell Impresa Il recesso da parte dell Impresa comporta la contestuale ed automatica rinuncia alla Certificazione (v. punto 6.5), che cesserà pertanto di produrre i suoi effetti a partire dalla data di ricezione della relativa comunicazione da parte di IMQ. Ad eccezione dei casi di cui al precedente punto 3.5.2, l Impresa che recede è tenuta a pagare a IMQ: la fattura relativa ai diritti di mantenimento per il trimestre in corso alla data di comunicazione del recesso; la fattura relativa ai diritti di mantenimento per il trimestre successivo Recesso da parte IMQ Il recesso da parte di IMQ comporta la revoca della Certificazione, che resta comunque in vigore fino alla data prevista per la visita periodica successiva. In questa eventualità restano valide, per il tempo residuo di validità del certificato, tutte le disposizioni del contratto di Certificazione che sono funzionali al mantenimento del Servizio in conformità alla normativa di riferimento, con particolare riguardo alla facoltà di IMQ di effettuare verifiche e ottenere informazioni, qualora abbia ragione di ritenere che detta conformità sia venuta meno Rinnovo Il rinnovo della Certificazione avviene previa esecuzione di un nuovo iter di certificazione. Entro la scadenza quinquennale del contratto e prima della scadenza del certificato, IMQ provvede alla formulazione di un nuovo Preventivo per il successivo iter di certificazione. Al ricevimento dell accettazione di tale Preventivo, vengono pianificate ed eseguite le attività volte al rinnovo della Certificazione. In caso di mancata accettazione del Preventivo da parte dell Impresa, il contratto si intende risolto a far data dal giorno successivo a quello di scadenza del certificato. Qualora l Impresa receda anticipatamente, sarà tenuta al pagamento degli importi dovuti per il mantenimento della Certificazione sino alla scadenza del certificato. Mod. 2725REG/0 11/13 Aprile 2013

12 Articolo 11 - TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI 11.1 Ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003, i dati personali (qui di seguito i dati ) direttamente forniti dal Richiedente ovvero tramite terzi, sono e saranno trattati da IMQ ed in particolare registrati e conservati in una banca dati al fine di assicurare un corretto svolgimento dei rapporti contrattuali con l Impresa stessa, sia sul piano legale (ad es. adempimento di obblighi contabili, fiscali, ecc.) sia sul piano commerciale (ad es. per l invio dei propri cataloghi, brochure, ecc.). In relazione alle summenzionate finalità, il trattamento dei dati avviene mediante strumenti informatici, manuali e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. Il conferimento dei dati del Richiedente è pertanto indispensabile in relazione al corretto svolgimento dei rapporti contrattuali con IMQ, con la conseguenza che l eventuale rifiuto a fornirli determinerà l impossibilità per IMQ di dar corso ai medesimi rapporti. I dati potranno essere comunicati da IMQ, per quanto di loro rispettiva e specifica competenza, ad Enti, Amministrazioni, Associazioni e, in generale, ad ogni soggetto pubblico e privato, a soggetti interni designati sia responsabili sia incaricati del trattamento dei dati, nonché a quei soggetti esterni, responsabili e/o incaricati da IMQ, ai quali la comunicazione sia necessaria per l esecuzione dei servizi disposti da IMQ Titolare dei dati personali è IMQ S.p.A., con sede in Milano Via Quintiliano 43. Ai sensi dell art. 7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti) del D.Lgs. n. 196/2003, il Richiedente potrà in qualunque momento avere accesso ai propri dati; ciò al fine di richiederne, ad esempio, l aggiornamento, la rettifica, l integrazione o la cancellazione, sempre fatto salvo il diritto di opporsi, per motivi legittimi, ai suddetti trattamenti e utilizzi Con la sottoscrizione del presente Regolamento, il Richiedente acconsente che i propri dati personali siano trattati per gli scopi sopra indicati e siano altresì oggetto di comunicazione e di diffusione nell ambito delle finalità sopra riportate. Articolo 12 - LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE 12.1 Le attività di cui al presente Regolamento sono disciplinate dalla legge italiana Qualsiasi controversia relativa all applicazione o all interpretazione del presente Regolamento, comprese quelle inerenti alla sua validità, esecuzione e risoluzione, sarà devoluta alla competenza esclusiva del Foro di Milano. Mod. 2725REG/0 12/13 Aprile 2013

13 Con la presente, il Richiedente dichiara di avere preso visione e di accettare il REGOLAMENTO IMQ Certificazione dei servizi di: installazione, manutenzione o riparazione di apparecchiature fisse di refrigerazione, condizionamento d aria e pompe di calore contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra, in base alle disposizioni del Regolamento (CE) n. 303/2008; installazione, manutenzione o riparazione di impianti fissi di protezione antincendio e di estintori contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra, in base alle disposizioni del Regolamento (CE) n. 304/2008., approvato dal Consiglio di Amministrazione do IMQ S.p.A., in data gg/mm/aaaa. Precisiamo inoltre che, ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile, approviamo espressamente le seguenti clausole contenute nel suddetto Regolamento: art. 6 (Mantenimento, rinnovo, sospensione, revoca e rinuncia della Certificazione), art. 9 (Modifiche al regolamento), art. 12 (Legge applicabile e Foro competente). (Timbro e firma* del Legale Rappresentante o di un procuratore) Data: * Firma per esteso e leggibile Mod. 2725REG/0 13/13 Aprile 2013

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