SISTEMA DI VALUTAZIONE DEL PERSONALE NON DIRIGENTE DEGLI ENTI Approvato con deliberazione GU n. 99 del 30/12/2015

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1 SISTEMA DI VALUTAZIONE DEL PERSONALE NON DIRIGENTE DEGLI ENTI Approvato con deliberazione GU n. 99 del 30/12/ Oggetto Il presente sistema di valutazione riguarda il personale non dirigente degli enti, Comuni e Unione, che fanno parte dell Unione della Romagna Faentina. 2. Perché si valuta La valutazione è finalizzata a riconoscere il merito e a orientare i lavoratori al miglioramento delle proprie prestazioni e delle proprie competenze, in relazione agli obiettivi e ai compiti istituzionali dell ente. 3. Chi valuta chi Negli enti con dirigenti. Il dirigente valuta le prestazioni degli incaricati di posizione organizzativa e dei lavoratori del proprio settore che collaborano direttamente con il dirigente medesimo 1. Gli incaricati di posizione organizzativa valutano le prestazioni dei lavoratori ad essi assegnati. Il dirigente formula indirizzi agli incaricati di posizione organizzativa, finalizzati ad assicurare, all interno del settore, l adozione di criteri uniformi da parte degli incaricati di posizione organizzativa stessi nell attribuzione dei punteggi relativi alle valutazioni dei lavoratori del servizio. Nel valutare i lavoratori distaccati a tempo parziale all'unione o al Comune (compreso il personale incaricato di posizione organizzativa), il valutatore tiene conto della performance individuale, gestionale e comportamentale, espressa anche nei servizi dell'unione o del Comune, sentito il dirigente del settore e/o il responsabile del servizio dell'unione o del Comune. Negli enti senza dirigenti. Le prestazioni degli incaricati di posizione organizzativa apicale sono valutate dal segretario generale, sentito il Sindaco. Quando il segretario generale del Comune svolge anche l'incarico di posizione organizzativa, la sua valutazione in questo ruolo viene assorbita dalla valutazione che ottiene nello svolgimento dell'incarico di segretario generale. Gli incaricati di posizione organizzativa valutano le prestazioni dei lavoratori ad essi assegnati. Il segretario generale formula indirizzi agli incaricati di posizione organizzativa, finalizzati ad assicurare, all interno dell ente, l adozione di criteri uniformi nell attribuzione dei punteggi relativi alle valutazioni dei lavoratori. 1 La collaborazione diretta deve essere documentata. 1

2 Nel valutare i lavoratori distaccati a tempo parziale all'unione o al Comune (compreso il personale incaricato di posizione organizzativa), il valutatore tiene conto della performance individuale, gestionale e comportamentale, espressa anche nei servizi dell'unione o del Comune, il dirigente del settore e/o il responsabile del servizio dell'unione o del Comune. 4. Che cosa si valuta: definizioni dei parametri 2 e criteri di valutazione 4.1) Parametro gestionale - Attuazione degli obiettivi gestionali (per tutti) Definizione del parametro Grado di raggiungimento degli obiettivi gestionali annuali assegnati. Gli obiettivi gestionali sono definiti, di norma per ogni servizio / centro di costo, all interno del PEG, collegato al ciclo della performance. Gli obiettivi gestionali di PEG sono attribuiti automaticamente ai lavoratori del servizio a cui sono affidati dal PEG medesimo e sono valutati tenendo conto degli esiti del ciclo della perfomance, secondo il sistema vigente nello specifico ente 3. Specifici obiettivi di gruppo o individuali, strumentali 4 agli obiettivi gestionali, di PEG o istituzionali 5, possono essere assegnati a singoli lavoratori o a gruppi di essi. In questo caso, il superiore gerarchico / valutatore, che assegna gli obiettivi, dovrà discuterli con il lavoratore e scriverli in apposita scheda, datata e sottoscritta da entrambi (modello A). Gli obiettivi di gruppo, anche se declinati per singolo lavoratore, nel caso in cui non vengano annotati nella scheda modello A, sono stabiliti in apposita conferenza di settore o di servizio, il cui verbale, consegnato ai lavoratori interessati, sostituisce la compilazione della scheda - modello A. Criterio di valutazione Per le categorie A e B, secondo una scala da insufficiente a ottimo, tenendo conto dei seguenti intervalli: da 0 a 8 da 9 a 17 da 18 a 23 da 24 a 27 da 28 a 30 Per le categorie BG3, C e D, secondo una scala da insufficiente a ottimo, tenendo conto dei seguenti intervalli: da 0 a 10 da 11 a 20 da 21 a 30 da 31 a 36 da 37 a 40 Per le posizioni organizzative, secondo una scala da insufficiente a ottimo, tenendo conto dei seguenti intervalli: 2 Le definizioni dei parametri, in particolare di quelli comportamentali, sono finalizzate a declinare in ambiti operativi e più circoscritti i parametri stessi, al fine di orientare e uniformare la valutazione. Tuttavia, il valutatore può circoscrivere l'ambito di valutazione, in relazione a ciascun specifico parametro, utilizzando a tal fine la scheda - modello A in fase di definizione degli obiettivi (anche per i parametri comportamentali). 3 Nel caso del Comune di Faenza e dell Unione della Romagna Faentina il grado di raggiungimento degli obiettivi gestionali delle persone incaricate di Posizione organizzativa è calcolato automaticamente tramite il sistema di misurazione della performance, gestito dal Servizio Pianificazione, Programmazione e Controllo. In tal caso, l'eventuale risultato con decimali viene arrotondato all'unità superiore nel caso di valori uguali o superiori a 5 del primo decimale o all'unità inferiore nel caso di valori inferiori a 5 del primo decimale. 4 Gli obiettivi strumentali agli obiettivi gestionali sono obiettivi costituiti da attività funzionali al raggiungimento degli obiettivi gestionali posti dal PEG o istituzionali. 5 Gli obiettivi istituzionali sono gli obiettivi che l unità organizzativa deve assicurare in quanto assegnati dalla legge o dagli atti organizzativi interni agli enti, non assegnati espressamente dal PEG; essi, di norma, fanno riferimento alle attività generalmente stabilite dal funzionigramma. 2

3 da 0 a 10 da 11 a 20 da 21 a 30 da 31 a 36 da 37 a ) Parametro comportamentale - Problem solving (per tutti) Definizione del parametro Capacità di soluzione dei problemi. Questa capacità si manifesta particolarmente in situazioni di crisi e di emergenza, impreviste e non codificate, ma anche nell attività ordinaria. Si manifesta con ideazione e applicazione di soluzioni innovative ai problemi che si presentano, siano essi operativi o amministrativi, organizzativi o di processo. L atteggiamento proattivo del lavoratore e il carattere della semplificazione delle soluzioni ideate e applicate costituiscono fattori rilevanti della valutazione del problem solving. Criterio di valutazione Per tutte le categorie e le posizioni organizzative, secondo una scala da insufficiente a ottimo, tenendo conto dei seguenti intervalli: da 0 a 6 da 7 a 11 da 12 a 16 da 17 a 18 da 19 a ) Parametro comportamentale - Competenza tecnico-operativa (no per posizioni organizzative) Definizione del parametro Capacità di svolgere l attività conoscendo e applicando le conoscenze (teoriche e applicative) richieste per l esercizio dell attività, nel ruolo specificatamente assegnato al lavoratore. Capacità di rispettare le disposizioni. Puntualità e rapidità nello svolgimento dei compiti assegnati. Capacità progettuale. Capacità di organizzare in autonomia il proprio lavoro. Capacità di migliorare le proprie competenze. Flessibilità e disponibilità a farsi carico di nuovi compiti. Criterio di valutazione Per le categorie A e B, secondo una scala da insufficiente a ottimo, tenendo conto dei seguenti intervalli: da 0 a 8 da 9 a 17 da 18 a 23 da 24 a 27 da 28 a 30 Per le categorie BG3, C, D, secondo una scala da insufficiente a ottimo, tenendo conto dei seguenti intervalli: da 0 a 6 da 7 a 11 da 12 a 16 da 17 a 18 da 19 a ) Parametro comportamentale - Competenza relazionale (no per posizioni organizzative) Definizione del parametro Capacità di ascolto e di risposta all utente esterno e ai colleghi interni agli enti dell Unione. Capacità di comprendere e di applicare norme e regole. Senso di responsabilità. Capacità di comunicazione (scritta e parlata) in modo chiaro, sintetico, empatico. Affidabilità. Criterio di valutazione Per tutte le categorie, secondo una scala da insufficiente a ottimo, tenendo conto dei seguenti intervalli: 3

4 da 0 a 6 da 7 a 11 da 12 a 16 da 17 a 18 da 19 a ) Parametro comportamentale - Leadership (solo per posizioni organizzative) Definizione del parametro Capacità di guidare i lavoratori al raggiungimento del risultato e alla partecipazione attiva al lavoro del servizio; capacità di dirigere il servizio. Implica capacità di ascolto e dialogo, di relazione, capacità di essere di esempio nei comportamenti e di esprimere competenza tecnica (autorevolezza) nelle materie assegnate. Criterio di valutazione Per le posizioni organizzative, secondo una scala da insufficiente a ottimo, tenendo conto dei seguenti intervalli: da 0 a 2 da 3 a 7 da 8 a 10 da 11 a 13 da 14 a ) Parametro comportamentale - Team building (solo per posizioni organizzative) Definizione del parametro Capacità di lavorare in squadra, di riconoscere e valorizzare il contributo degli altri. Capacità di contribuire all integrazione dei processi lavorativi, promuovendo la collaborazione all interno del servizio affidato e con gli altri servizi degli enti dell Unione Criterio di valutazione Per le posizioni organizzative, secondo una scala da insufficiente a ottimo, tenendo conto dei seguenti intervalli: da 0 a 6 da 7 a 11 da 12 a 16 da 17 a 18 da 19 a ) Parametro comportamentale - Capacità di valutare i propri collaboratori (solo per posizioni organizzative) Definizione del parametro Capacità di rilevare e di evidenziare i punti di forza e i punti di debolezza delle prestazioni dei propri collaboratori, in particolare riguardo al raggiungimento degli obiettivi, alla capacità di risolvere i problemi, alla capacità relazionale e alle competenze tecnico-operative. L evidenza dei punti di forza e dei punti di debolezza rileva in egual misura sia tra i lavoratori sia per uno stesso lavoratore con riferimento ai parametri di valutazione sopra indicati. Criterio di valutazione Per le posizioni organizzative, secondo una scala da insufficiente a ottimo, tenendo conto dei seguenti intervalli: da 0 a Strumenti di valutazione 4

5 Gli strumenti di valutazione sono costituiti dai modelli A, B, C e D, riportati in fondo al presente documento. 6. Processo di valutazione Fermo restando che il periodo temporale di riferimento della valutazione va dal 1 gennaio al 31 dicembre di ogni anno, il processo si articola come segue. 1^ fase: definizione obiettivi entro febbraio Gli obiettivi gestionali di PEG sono obiettivi assegnati automaticamente ai responsabili di posizione organizzativa e agli altri lavoratori del servizio, i quali vi concorreranno secondo le disposizioni operative e organizzative del dirigente e/o del responsabile del servizio nel corso dell'anno. In questo caso non è necessaria la compilazione della scheda - modello A. Il responsabile / valutatore assegna al personale eventuali obiettivi gestionali strumentali agli obiettivi di PEG o istituzionali (parametro 4.1); in tal caso utilizza la scheda modello A. Ulteriori obiettivi possono essere assegnati al personale nel corso dell anno, qualora l Amministrazione assegni al settore / servizio nuovi obiettivi. Specifici obiettivi comportamentali possono essere assegnati dal responsabile / valutatore anche con riferimento ai parametri 4.2, 4.3, 4.4 ai lavoratori non incaricati di posizione organizzativa; in tal caso utilizza la scheda modello A. Specifici obiettivi comportamentali possono essere assegnati dal responsabile / valutatore anche con riferimento ai parametri 4.2, 4.5, 4.6, 4.7 ai lavoratori incaricati di posizione organizzativa; in tal caso utilizza la scheda modello A. 2^ fase: monitoraggio entro settembre Durante l anno lavorativo, il responsabile / valutatore fornisce indicazioni sull andamento della performance del lavoratore, nelle diverse occasioni di svolgimento dei compiti assegnati e/o nel perseguimento degli obiettivi assegnati, sia di carattere positivo sia di carattere negativo. Il responsabile / valutatore, nel corso dell anno e, comunque, entro settembre, può svolgere uno o più colloqui individuali o riunioni di gruppo (settore, servizio o team organizzativi interni al servizio), finalizzati ad analizzare l andamento della performance (individuale o di gruppo). Dell esito del colloquio individuale si darà conto nell'ultimo riquadro della scheda - modello A. Dell esito della riunione di gruppo si darà conto in apposito verbale divulgato ai lavoratori interessati, che sostituisce la compilazione della scheda - modello A. Lo svolgimento di questa fase è facoltativo. Tuttavia il responsabile / valutatore è tenuto ad effettuare almeno un colloquio individuale e almeno una riunione di gruppo, qualora richiesto. Il responsabile / valutatore è tenuto effettuare il colloquio individuale o la riunione di gruppo, se l andamento della prestazione presenta significative criticità e, in particolare, quando l andamento della prestazione stessa si configura insufficiente. Dell esito del colloquio individuale si darà conto nell'ultimo riquadro della scheda - modello A. 3^ fase: valutazione conclusiva entro gennaio dell anno successivo Il responsabile / valutatore effettua la valutazione utilizzando l apposita scheda - modello B, C o D, secondo la categoria del lavoratore. La scheda con la valutazione finale viene consegnata al valutato in apposito incontro individuale. Nell incontro individuale di consegna della scheda, il valutatore illustra le motivazioni dei punteggi attribuiti e il valutato può chiedere chiarimenti. La scheda di valutazione deve essere sottoscritta dal valutatore e dal valutato, per presa visione. 5

6 re trasmette la scheda al Servizio Personale e Organizzazione dell Unione della Romagna Faentina per gli adempimenti di competenza e la conservazione nel fascicolo personale del dipendente. re incaricato di posizione organizzativa acquisisce la firma del dirigente (negli enti con dirigenti) o del segretario generale (negli enti senza dirigenti), sulle schede di valutazione dei lavoratori ad esso assegnati, prima di inviare la scheda al Servizio Personale e Organizzazione. 7. Controversie Il lavoratore non incaricato di posizione organizzativa che intende contestare la valutazione ottenuta comunica per iscritto la contestazione al dirigente (negli enti con dirigenti) o al segretario generale (negli enti senza dirigenti), entro dieci giorni dalla consegna della scheda. Nel caso la scadenza del termine coincida con una giornata non lavorativa (sabato) o festiva il termine è prorogato al primo giorno lavorativo utile. Il dirigente (negli enti con dirigenti) o il segretario generale (negli enti senza dirigenti) dirimono le controversie, incontrando (anche congiuntamente, qualora entrambi concordino) valutatore e valutato per ascoltare le loro ragioni e stabilendo il punteggio definitivo, entro cinque giorni dal ricevimento della contestazione. Nell incontro, il lavoratore può essere assistito da un rappresentante delle OOSS o da altra persona liberamente individuata dal lavoratore medesimo. L esito definitivo della valutazione viene annotato sulla scheda già compilata, apportando le eventuali correzioni e sottoscrivendo la scheda medesima, a tal fine. sottoscrive la scheda di valutazione per presa visione. Il lavoratore incaricato di posizione organizzativa non apicale che intende contestare la valutazione ottenuta comunica per iscritto la contestazione al segretario generale, entro dieci giorni dalla consegna della scheda. Nel caso la scadenza del termine coincida con una giornata non lavorativa (sabato) o festiva il termine è prorogato al primo giorno lavorativo utile. Il segretario generale dirime le controversie, incontrando (anche congiuntamente, qualora entrambi concordino) valutatore e valutato per ascoltare le loro ragioni e stabilendo il punteggio definitivo, entro cinque giorni dal ricevimento della contestazione. Nell incontro, il lavoratore può essere assistito da un rappresentante delle OOSS o da altra persona liberamente individuata dal lavoratore medesimo. L esito definitivo della valutazione viene annotato sulla scheda già compilata, apportando le eventuali correzioni e sottoscrivendo la scheda medesima, a tal fine. sottoscrive la scheda di valutazione per presa visione. Il lavoratore incaricato di posizione organizzativa apicale e il lavoratore che appartiene ad un servizio la cui posizione organizzativa sia ricoperta dal segretario generale che intende contestare la valutazione ottenuta comunica per iscritto la contestazione al Presidente del Nucleo di valutazione o all'oiv, in base all'organo previsto nell'ente, entro dieci giorni dalla consegna della scheda. Nel caso la scadenza del termine coincida con una giornata non lavorativa (sabato) o festiva il termine è prorogato al primo giorno lavorativo utile. Il Presidente del Nucleo di valutazione o l'oiv dirime le controversie, incontrando (anche congiuntamente, qualora entrambi concordino) valutatore e valutato per ascoltare le loro ragioni e stabilendo il punteggio definitivo, entro cinque giorni dal ricevimento della contestazione. Nell incontro, il lavoratore può essere assistito da un rappresentante delle OOSS o da altra persona liberamente individuata dal lavoratore medesimo. L esito definitivo della valutazione viene annotato sulla scheda già compilata, apportando le eventuali correzioni e sottoscrivendo la scheda medesima, a tal fine. sottoscrive la scheda di valutazione per presa visione. 6

7 8. Contemperamento fra trasparenza e riservatezza Nel processo di valutazione entrano in gioco sia le esigenze di trasparenza (nei confronti degli altri lavoratori e dei cittadini) sia le esigenze di riservatezza, a tutela della dignità del lavoratore. Il contemperamento delle due esigenze è ricercato: - nel riservare la conoscenza della scheda di valutazione individuale solo al lavoratore interessato, al responsabile di servizio e di settore; - nella pubblicazione sul sito web dell ente delle valutazioni medie aritmetiche, delle valutazioni minima e massima e della varianza, articolate per categoria e per settore (ovvero per organizzazione massima dell ente) quando i lavoratori valutati siano più di due. I lavoratori (di norma i valutatori e i lavoratori del Servizio Personale e Organizzazione) che vengono a conoscenza delle singole schede di valutazione per esigenze di lavorazione delle medesime sono tenuti al segreto d ufficio. 7

8 Modello A URF. Sistema di valutazione. Scheda di attribuzione degli obiettivi (facoltativa) Ente Servizio Valutatore Valutato Categoria del valutato 1^ attribuzione di obiettivi (entro febbraio) Parametro Obiettivi specifici Eventuali criteri di valutazione re 8

9 2^ (eventuale) attribuzione di obiettivi (dopo l approvazione del PEG) Parametro Obiettivi specifici Eventuali criteri di valutazione re 9

10 3^ (eventuale) revisione di obiettivi (entro settembre) Parametro Obiettivi specifici Eventuali criteri di valutazione re 10

11 eventuale esito dei colloqui individuali re 11

12 Modello B URF. Sistema di valutazione. Scheda di valutazione degli incaricati di posizione organizzativa Ente Servizio Valutatore Valutato Parametri Punteggio massimo Punteggio assegnato 6 1. Attuazione degli obiettivi assegnati Problem solving Team building Leadership Capacità di valutare i propri collaboratori 5 TOTALE 100 Eventuali sintetiche motivazioni della valutazione complessiva da parte del valutatore Eventuali note e osservazioni del valutato re Nel caso di contestazione Il segretario generale o Presidente del NdV / OIV 6 Il punteggio assegnato non può contenere decimali, ad esclusione del parametro 1, quando è il frutto di un calcolo automatico, collegato al ciclo della performance organizzativa, relativamente alla determinazione dei risultati ottenuti in relazione agli obiettivi assegnati. 12

13 Modello C URF. Sistema di valutazione. Scheda di valutazione dei lavoratori di qualifica D, C, BG3 Ente Servizio Valutatore Valutato Categoria del valutato Parametri Punteggio massimo Punteggio assegnato 7 1. Attuazione degli obiettivi assegnati Problem solving Competenza tecnico-operativa Competenza relazionale 20 TOTALE 100 Eventuali sintetiche motivazioni della valutazione complessiva da parte del valutatore Eventuali note e osservazioni del valutato Eventuali note del dirigente / segretario generale re Il dirigente / segretario generale Nel caso di contestazione Il dirigente / segretario generale 7 Il punteggio assegnato non può contenere decimali. 13

14 Modello D URF. Sistema di valutazione. Scheda di valutazione dei lavoratori di qualifica B, A Ente Servizio Valutatore Valutato Categoria del valutato Parametri Punteggio massimo Punteggio assegnato 8 1. Attuazione degli obiettivi assegnati Problem solving Competenza tecnico-operativa Competenza relazionale 20 TOTALE 100 Eventuali sintetiche motivazioni della valutazione complessiva da parte del valutatore Eventuali note e osservazioni del valutato Eventuali note del dirigente / segretario generale re Il dirigente / segretario generale Nel caso di contestazione Il dirigente / segretario generale P:\URF\VALUTAZIONE\sistemi\urf_nuovo 2016\valutazione prestazioni\2015_urf_sistema di valutazione_v8.doc 8 Il punteggio assegnato non può contenere decimali. 14